Приказ Архивного управления Кузбасса от 26 марта 2024 г. N 20 "Об утверждении Регламента проведения Архивным управлением Кузбасса ведомственного контроля в сфере закупок в отношении подведомственных государственных архивов Кузбасса"

В соответствии со статьей 100 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", постановлением Коллегии Администрации Кемеровской области от 05.09.2014 N 354 "Об утверждении Порядка осуществления ведомственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок государственными органами в отношении подведомственных им заказчиков",

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент проведения Архивным управлением Кузбасса ведомственного контроля в сфере закупок в отношении подведомственных государственных архивов Кузбасса.

2. Признать утратившим силу приказ архивного управления Кемеровской области от 04.12.2014 N 69 "Об утверждении регламента проведения архивным управлением Кемеровской области ведомственного контроля в сфере закупок для обеспечения государственных нужд Кемеровской области в отношении государственных казенных учреждений - государственных архивов Кемеровской области".

3. Настоящий приказ подлежит опубликованию на сайте "Электронный бюллетень Правительства Кемеровской области - Кузбасса" и на официальном сайте Архивного управления Кузбасса.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

5. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Начальник управления

С.Н. Добрыдин

Утвержден
приказом
Архивного управления Кузбасса
от 26.03.2024 г. N 20

Регламент
проведения Архивным управлением Кузбасса ведомственного контроля в сфере закупок в отношении подведомственных государственных архивов Кузбасса

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент осуществления Архивным управлением Кузбасса (далее - управление) ведомственного контроля в сфере закупок в отношении подведомственных государственных архивов Кузбасса (далее - Регламент) устанавливает порядок подготовки и проведения управлением ведомственного контроля в сфере закупок для обеспечения нужд Кемеровской области - Кузбасса в отношении подведомственных заказчиков - государственных архивов Кузбасса (далее - архивы).

1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии со статьей 100 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Порядком осуществления ведомственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок государственными органами в отношении подведомственных им заказчиков, утвержденным постановлением Коллегии Администрации Кемеровской области от 05.09.2014 N 354.

1.3. Предметом ведомственного контроля является соблюдение архивами, в том числе их контрактными службами, контрактными управляющими, комиссиями по осуществлению закупок законодательства Российской Федерации и Кемеровской области - Кузбасса о контрактной системе (далее также - законодательство Российской Федерации о контрактной системе).

1.4. При осуществлении ведомственного контроля управление осуществляет проверку соблюдения законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок, в том числе:

а) соблюдения ограничений и запретов, установленных законодательством Российской Федерации о контрактной системе;

б) соблюдения требований к обоснованию закупок и обоснованности закупок;

в) соблюдения требования о нормировании в сфере закупок;

г) правильности определения и обоснования начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), начальной цены единицы товара, работы, услуги, начальной суммы цен единиц товара, работы, услуги;

д) соответствия информации об идентификационных кодах закупок и непревышении объема финансового обеспечения для осуществления данных закупок информации, содержащейся в планах-графиках закупок, извещениях об осуществлении закупок, протоколах определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), условиях проектов контрактов, направленных участниками закупок, с которыми заключаются контракты, в реестре контрактов, заключенных заказчиками;

е) предоставления учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы, организациям инвалидов преимущества в отношении предлагаемых ими цены контракта, суммы цен единиц товара, работы, услуги;

ж) соблюдения требований, касающихся участия в закупках субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций;

з) соблюдения требований по определению поставщика (подрядчика, исполнителя);

и) применения заказчиком мер ответственности и совершения иных действий в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта;

к) соответствия поставленного товара, выполненной работы (ее результата) или оказанной услуги условиям контракта;

л) своевременности, полноты и достоверности отражения в документах учета поставленного товара, выполненной работы (ее результата) или оказанной услуги;

м) соответствия использования поставленного товара, выполненной работы (ее результата) или оказанной услуги целям осуществления закупки.

1.5. Ведомственный контроль осуществляется в соответствии с настоящим регламентом в форме проведения выездных и (или) документарных мероприятий ведомственного контроля (далее - проверки).

1.6. Должностные лица, уполномоченные на осуществление проверок (далее - уполномоченные лица) должны иметь высшее образование или дополнительное образование в сфере закупок.

1.7. Проведение проверок включает следующие этапы:

планирование проверок;

принятие решения о проведении проверки;

проведение проверки;

оформление результатов проверки;

принятие мер по устранение нарушений, выявленных при проведении проверки.

2. Планирование проверок

2.1. Проверки проводятся в соответствии с планом проверок, утвержденным приказом начальника управления.

2.2. План проверок на второе полугодие текущего года утверждается не позднее 20 июня текущего года, на первое полугодие следующего года - не позднее 20 декабря текущего года.

2.3. Копия приказа об утверждении плана проверок не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа направляется подведомственным архивам и размещается на официальном сайте управления kuzbassarchives.ru.

3. Принятие решения о проведении проверки

3.1. Решение о проведении проверки оформляется приказом управления.

3.2. Приказ о проверке издается не позднее чем за 5 рабочих дней до ее начала.

3.3. В приказе указываются:

а) наименование органа контроля;

б) должности, фамилии, имена, отчества уполномоченных лиц;

в) полное наименование подлежащего проверке архива;

г) цели, задачи и предмет проверки;

д) правовые основания проверки;

е) даты начала и окончания проверки;

ж) вид проверки (выездная, документарная);

з) место проведения проверки (при выездной проверке);

и) перечень мероприятий, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;

к) перечень документов, предоставление которых необходимо для достижения целей и задач проверки.

3.4. Уполномоченные лица обеспечивают подготовку в адрес архива уведомления о предстоящей проверке (далее - уведомление).

3.5. Уведомление должно содержать следующую информацию:

а) полное наименование архива, которому адресовано уведомление;

б) предмет проверки (проверяемые вопросы);

в) период, за который проверяется деятельность архива;

г) вид проверки (выездная, документарная);

д) даты начала и окончания проверки;

е) список уполномоченных лиц;

ж) запрос о предоставлении документов, информации, материальных средств, необходимых для осуществления проверки;

з) сведения о необходимости обеспечения условий для проведения выездной проверки, в том числе о предоставлении помещения для работы, средств связи и иных средств и оборудования.

4. Проведение проверки

4.1. Срок проведения проверки не может составлять более чем 15 календарных дней и может быть продлен только один раз не более чем на 15 календарных дней на основании приказа управления.

4.2. Документарная проверка проводится по месту нахождения управления на основании предоставленной по его запросу документации, касающейся предмета проверки.

4.3. Не позднее 5 рабочих дней со дня получения уведомления архив обязан направить в управление необходимые для достижения целей проверки информацию и документы.

4.4. Уполномоченными лицами рассматриваются также документы архива, на момент проверки имеющиеся в наличии управления, в том числе акты предыдущих проверок и иные документы, содержащие информацию по проверяемым вопросам.

4.5. Выездная проверка проводится по месту нахождения архива.

В ходе выездной проверки проводятся контрольные действия по документальному и фактическому изучению деятельности архива. Контрольные действия по документальному изучению проводятся по документам о планировании и осуществлении закупок, финансовым, бухгалтерским, отчетным документам, касающимся исполнения контрактов и использования поставленных товаров, результатов выполненных работ и оказанных услуг, иным документам архива в сфере закупок, а также путем анализа и оценки полученной из них информации с учетом информации по письменным объяснениям, справкам и сведениям должностных лиц, материально ответственных и иных лиц архива и другими действиями по контролю. Контрольные действия по фактическому изучению проводятся путем осмотра, инвентаризации, наблюдения, пересчета, экспертизы, контрольных обмеров и другими действиями по контролю.

4.6. Директор архива (или иное уполномоченное им лицо) обеспечивает беспрепятственный доступ уполномоченных лиц на территорию, в помещения, здания архива, возможность осмотра имущества, в необходимых случаях фотосъемки, видеозаписи, копирования документов с учетом требований законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны.

При необходимости директор архива (или иное уполномоченное им лицо) дает письменные (в том числе в форме электронного документа) и (или) устные пояснения по вопросам, возникающим в ходе проверки, а также предоставляет заверенные своей подписью и печатью копии документов с учетом требований законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны.

4.7. При отсутствии необходимых документов или возникновении обстоятельств, препятствующих их представлению в ходе проверки, директор архива (или иное уполномоченное им лицо) обязан представить письменное объяснение причин их непредставления.

4.8. Проверка материальных ценностей, контрольные обмеры выполненных работ или другие аналогичные действия проводятся в присутствии материально-ответственных лиц.

5. Оформление результатов проверки

5.1. В срок не позднее 10 календарных дней после завершения проверки уполномоченные лица составляют акт проверки.

5.2. Акт проверки составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченными лицами и представляется на утверждение начальнику управления.

5.3. Акт проверки должен содержать следующие сведения:

а) основание проведения проверки;

б) дату, время и место составления акта проверки;

в) наименование органа контроля;

г) дату и номер приказа о проведении проверки;

д) фамилии, инициалы и должности уполномоченных лиц;

е) наименование проверяемого архива;

ж) проверяемый период и срок проведения проверки;

з) информацию об архиве;

и) описание работы, проведенной в ходе осуществления проверки;

к) обобщенную информацию о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях, и предложения по их устранению;

л) сведения об ознакомлении или об отказе от ознакомления с актом проверки директора, иного уполномоченного им лица, присутствовавшего при проведении проверки, сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием указанного журнала.

5.4. Не позднее 3 рабочих дней со дня утверждения один экземпляр акта направляется директору архива.

5.5. При наличии возражений или замечаний по выводам, указанным в акте, директор архива или иное уполномоченное им лицо не позднее 5 рабочих дней со дня получения акта вправе сделать соответствующую запись на последней странице акта или представить письменные возражения или замечания, которые подшиваются к материалам проверки.

5.6. Уполномоченные лица управления в срок до 5 рабочих дней со дня получения письменных возражений по акту рассматривают обоснованность возражений и дают по ним письменное заключение.

5.7. Оригинал заключения после его утверждения начальником управления направляется директору архива, копия заключения приобщается к материалам проверки.

6. Порядок реализации результатов проверки

6.1. В случае, если по результатам проверки выявлены нарушения положений законодательства Российской Федерации о контрактной системе, уполномоченными лицами в течение 20 рабочих дней со дня завершения проверки разрабатывается план их устранения и предотвращения в дальнейшей деятельности архива (далее - План), который утверждается приказом управления.

6.2. В течение 5 рабочих дней после утверждения Плана уполномоченные лица направляют его директору архива, который обеспечивает своевременное устранение нарушений и недостатков, указанных в Плане.

6.3. В соответствии со сроками, указанными в Плане, архив представляет в управление подписанный директором архива отчет о выполнении.

6.4. Директор архива несет персональную ответственность за несвоевременное устранение нарушений и недостатков, указанных в акте, а также за нарушение срока предоставления информации, указанной в Плане.

6.5. В случае выявления по результатам проверки действий (бездействия) должностных лиц архива, содержащих признаки административного правонарушения в сфере закупок, информация о данном правонарушении с приложением заверенных управлением копий акта проверки и материалов, подтверждающих выявленное нарушение, в срок не позднее 10 рабочих дней с момента подписания акта подлежит направлению в Главное контрольное управление Кузбасса.

В случае выявления действий (бездействия) должностных лиц, содержащих признаки состава уголовного преступления, информация о данном правонарушении с приложением заверенных управлением копий акта проверки и материалов, подтверждающих выявленное нарушение, в срок не позднее 10 рабочих дней с момента подписания акта подлежат направлению в правоохранительные органы.

6.6. Документальные материалы, полученные (разработанные) в ходе проведения мероприятий ведомственного контроля, хранятся управлением не менее 3 лет.

7. Права и обязанности уполномоченных лиц при проведении проверки

7.1. Уполномоченные лица имеют право:

1) беспрепятственного доступа на территорию архива;

2) осмотра имущества архива, приобретенного в результате осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Кемеровской области - Кузбасса;

3) на проведение фотосъемки, видеозаписи, копирование документов;

4) на получение необходимых пояснений в письменной форме, в форме электронного документа и (или) устной форме по вопросам проводимой проверки.

7.2. При проведении проверки уполномоченные лица обязаны:

1) своевременно и в полной мере исполнять предоставленные полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений требований законодательства Российской Федерации и Кемеровской области - Кузбасса в сфере контрактной системы;

2) учитывать требования законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны;

3) соблюдать законные интересы архивов;

4) предоставлять для ознакомления директору архива информацию и документы, относящиеся к предмету контроля;

5) знакомить директора архива с результатами проверки;

6) соблюдать положения приказа о проведении проверки;

7) не требовать предоставления сведений и документов, не относящихся к предмету проверки.

8. Заключительные положения

8.1. Уполномоченные лица несут ответственность за соблюдение законодательства Российской Федерации.

8.2. Решения, действия (бездействие) уполномоченных лиц могут быть обжалованы заинтересованными лицами в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.