Приказ Министерства юстиции Республики Татарстан от 22 апреля 2024 г. N 55од "О защите персональных данных государственных гражданских служащих Республики Татарстан в Министерстве юстиции Республики Татарстан"

В соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года. N 609, Законом Республики Татарстан от 16 января 2003 года N 3-ЗРТ "О государственной гражданской службе Республики Татарстан" приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Татарстан в Министерстве юстиции Республики Татарстан и ведении его личного дела.

2. Установить, что:

ведение личных дел и личных карточек государственных гражданских служащих Республики Татарстан в Министерстве юстиции Республики Татарстан (далее - гражданский служащий), ведение и хранение трудовых книжек гражданских служащих, а также хранение личных дел гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, в течение установленного срока с дальнейшей их передачей в установленном порядке в архив осуществляется отделом кадров и государственной службы;

полномочия по обработке персональных данных гражданских служащих и ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных возлагаются на работников отдела кадров и государственной службы.

3. Руководителям структурных подразделений Министерства ознакомить гражданских служащих с Положением об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Татарстан в Министерстве юстиции Республики Татарстан и ведении его личного дела.

4. Признать утратившими силу следующие приказы:

от 11.11.2010 N К-163/03-03 "О защите персональных данных государственных гражданских служащих Министерства юстиции Республики Татарстан";

от 13.04.2016 N К-31-1/03-03 "О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Республики Татарстан от 11.11.2010 N К-163/03-03 "О защите персональных данных государственных гражданских служащих Министерства юстиции Республики Татарстан";

от 27.09.2018 N К-129-2/03-01 "О внесении изменений в приложение N 2 к приказу Министерства юстиции Республики Татарстан от 11.11.2010 N К-163/03-03 "О защите персональных данных государственных гражданских служащих Министерства юстиции Республики Татарстан";

от 17.02.2020 N К-26-2/02-05 "О внесении изменений в Положение об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Министерства юстиции Республики Татарстан и ведении его личного дела";

от 05.04.2021 N К-42-2/02-05 "О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Республики Татарстан от 11.11.2010 N К-163/03-03 "О защите персональных данных государственных гражданских служащих Министерства юстиции Республики Татарстан".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

Р.И. Загидуллин

Положение
об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Республики Татарстан в Министерстве юстиции Республики Татарстан и ведении его личного дела
(утв. приказом Министерства юстиции РТ от 22 апреля 2024 г. N 55од)

1. Настоящим Положением определяется порядок обработки персональных данных государственного гражданского служащего Республики Татарстан в аппарате Министерства юстиции Республики Татарстан и аппаратах мировых судей Республики Татарстан (далее - Министерство, гражданский служащий), а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 42 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 79-ФЗ), Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ), Трудовым кодексом Российской Федерации, а также иными нормативными правовыми актами.

2. Основные понятия, используемые в настоящем Положении, применяются в том же значении, что и в Федеральном законе N 152-ФЗ.

3. Представитель нанимателя в лице министра юстиции Республики Татарстан (лица, исполняющего его обязанности) (далее - министр, представитель нанимателя), а также начальник отдела кадров и государственной службы Министерства обеспечивают защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

4. При обработке персональных данных гражданского служащего работники отдела кадров и государственной службы обязаны соблюдать следующие требования:

а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения законодательства Российской Федерации, личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Республики Татарстан (далее - гражданская служба), обучении и должностном росте, а также обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и государственного имущества, учета результатов исполнения гражданским служащим должностных обязанностей;

б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

в) запрещается обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные Федеральным законом N 79-ФЗ и Федеральным законом N 152-ФЗ персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) запрещается принятие решений, порождающих юридические последствия в отношении гражданского служащего или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, на основании персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;

д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Министерства в порядке, установленном Федеральным законом N 79-ФЗ, Федеральным законом N 152-ФЗ, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральными законами;

ж) обеспечение конфиденциальности персональных данных, за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных;

з) в случае выявления недостоверных персональных данных гражданского служащего или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему гражданскому служащему, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки;

и) в случае подтверждения факта недостоверности персональных данных гражданского служащего оператор на основании документов, представленных гражданским служащим, являющимся субъектом персональных данных, или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование;

к) в случае выявления неправомерных действий с персональными данными оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных оператор обязан уведомить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.

5. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться только при наличии согласия в письменной форме гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации о государственной службе, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

6. Трансграничная передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу осуществляется в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ и международными договорами Российской Федерации.

7. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом N 152-ФЗ;

в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона N 79-ФЗ. Гражданский служащий при отказе оператора исключить или исправить его персональные данные имеет право заявить в письменной форме министру о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

г) требовать от министра уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные их персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать действия (бездействие) оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке, если гражданский служащий, являющийся субъектом персональных данных, считает, что оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона N 152-ФЗ или иным образом нарушает его права и свободы.

8. Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих обработку персональных данных другого гражданского служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом N 79-ФЗ и другими федеральными законами.

9. В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации", статьей 43 Федерального закона N 79-ФЗ и статьей 40 Закона Республики Татарстан от 16 января 2003 года N 3-ЗРТ "О государственной гражданской службе Республики Татарстан" на основе персональных данных гражданских служащих в Министерстве формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих.

10. Отдел кадров и государственной службы вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва.

11. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы, и необходимые для обеспечения деятельности Министерства.

Личное дело гражданского служащего ведется отделом кадров и государственной службы.

12. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

13. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы (далее - должность гражданской службы);

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, полученные в установленном статей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации порядке, а также копии документов, подтверждающих прохождение военной или иной службы;

е) копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (при наличии);

ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (при наличии);

з) копия приказа министра о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения, внесенные в служебный контракт;

к) копии приказов министра о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия приказа министра об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Республики Татарстан (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей гражданского служащего;

х) копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

14. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральным законодательством.

15. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся отделом кадров и государственной службы на электронных носителях и обеспечиваются защитой от несанкционированного доступа и копирования.

16. В обязанности работников отдела кадров и государственной службы, осуществляющих ведение личных дел гражданских служащих, входит:

а) приобщение к личным делам гражданских служащих документов, указанных в пунктах 14 и 15 настоящего Положения;

б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с федеральным законодательством, а также настоящим Положением;

г) ознакомление гражданского служащего с документами его личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

д) обеспечение формирования сведений о трудовой деятельности за период прохождения гражданской службы гражданскими служащими и представления указанных сведений в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (за исключением сведений, составляющих государственную тайну).

17. Работники, на которых возложены полномочия по ведению и хранению личных дел гражданских служащих, привлекаются в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного настоящим Положением.

18. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.

19. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность иного субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности иного субъекта Российской Федерации.

20. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 20 настоящего Положения), хранятся отделом кадров и государственной службы в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

21. Если гражданин, личное дело которого хранится, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

22. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся отделом кадров и государственной службы в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.