Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

51. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) приём и регистрация документов, указанных в пункте 19 Административного регламента (далее - документы);

2) рассмотрение документов в целях установления наличия либо отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, приятие решения о проставлении апостиля;

3) проставление апостиля либо отказ в проставлении апостиля;

4) выдача результата предоставления государственной услуги.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 1 к Административному регламенту.

Приём и регистрация документов

52. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Агентство документов.

53. Документы представляются заявителем лично в соответствии с графиком приема заявителей Агентством либо направляются в Агентство почтовой связью.

54. Датой поступления документов является дата их регистрации в Агентстве.

55. Прием и регистрацию документов, поступивших почтовой связью, в день их поступления осуществляет секретарь-делопроизводитель Агентства в системе электронного документооборота "Дело"; затем передает их должностному лицу, ответственному за прием и регистрацию документов, для установления отсутствия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 22 Административного регламента, и регистрации поступивших документов во ФГИС "ЕГР ЗАГС". Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

56. Прием документов, установление отсутствия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 22 Административного регламента, и регистрацию документов, представленных заявителем на личном приеме, осуществляет во ФГИС "ЕГР ЗАГС" должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, во время приема, а также оформляет запрос (приложение N 2 к Административному регламенту).

После окончания приема должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, передает запрос, оформленный по результатам личного приема заявителя, секретарю-делопроизводителю Агентства для регистрации в системе электронного документооборота "Дело".

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

57. Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, при поступлении к нему документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 22 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты на каждый представленный документ.

58. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 22 Административного регламента, представленных заявителем на личном приеме, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, в устной форме уведомляет заявителя на личном приеме о наличии оснований для отказа в приеме документов, разъясняет заявителю основания для отказа в приеме документов, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме документов и возвращает заявителю представленные документы.

59. По письменному требованию, изложенному заявителем, предоставившим документы на личном приеме, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, готовит проект уведомления об отказе в приеме документов (в письменном требовании заявитель указывает способ получения уведомления - на личном приеме или почтовой связью).

В проекте уведомления указываются основания для отказа в приеме документов, разъясняется, как устранить обстоятельства, препятствующие их приему (если такие обстоятельства устранимы), заявитель информируется о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме документов.

60. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 22 Административного регламента, поступивших в Агентство почтовой связью, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, готовит проект уведомления об отказе в приеме документов.

Подготовленный проект уведомления с приложением документов, представленных заявителем, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, передает на подпись руководителю Агентства либо лицу, его замещающему.

61. Руководитель Агентства либо лицо, его замещающее, подписывает уведомление об отказе в приеме документов.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

62. Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, выдает (в соответствии с графиком приема граждан Агентством) заявителю на личном приеме уведомление об отказе в приеме документов с приложением представленных документов или передает указанное уведомление и представленные заявителем документы секретарю-делопроизводителю Агентства для отправки заявителю почтовой связью (в день поступления к нему подписанного руководителем Агентства или лицом, его замещающим, уведомления об отказе в приеме документов).

63. Срок подготовки уведомления об отказе в приеме документов не должен превышать 2 рабочих дня со дня представления заявителем на личном приеме (поступления почтовой связью) документов в Агентство.

64. При отсутствии оснований для отказа в приёме документов, предусмотренных пунктом 22 Административного регламента, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, предлагает заявителю, обратившемуся на личный прием, уплатить государственную пошлину; во время приема осуществляет регистрацию документов, оформление запроса и уведомления в приеме документов (далее - уведомление) во ФГИС "ЕГР ЗАГС".

65. Запрос (приложение N 2 к Административному регламенту) заполняется в электронном виде, с одновременной распечаткой и передачей запроса должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию документов, заявителю для ознакомления, проставления даты и подписи.

Запрос может быть заполнен заявителем от руки (разборчиво) на личном приеме при технических сбоях ФГИС "ЕГР ЗАГС" либо при направлении документов в Агентство почтовой связью.

Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, вносит в Журнал входящих документов для проставления апостиля (приложение N 3 к Административному регламенту) информацию о запросе и принятых официальных документах.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 4 минуты на каждый представленный официальный документ.

Журнал входящих документов для проставления апостиля ведется в электронном виде с использованием ФГИС "ЕГР ЗАГС". При технических сбоях ФГИС "ЕГР ЗАГС" указанный журнал ведется на бумажном носителе.

При ведении Журнала входящих документов для проставления апостиля на бумажном носителе максимальный срок выполнения административного действия по внесению информации о запросе и принятых официальных документах составляет 5 минут на каждый предоставленный официальный документ.

Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, при личном обращении заявителя оформляет уведомление (приложение N 4 к Административному регламенту).

Уведомление заполняется в электронном виде с использованием ФГИС "ЕГР ЗАГС", с указанием даты и времени выдачи принятых документов, распечатывается и передается заявителю. При вручении уведомления должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, информирует заявителя о дате и времени выдачи результата государственной услуги.

При технических сбоях ФГИС "ЕГР ЗАГС" уведомление может быть заполнено от руки либо оформлено и распечатано посредством программно-технических средств.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 4 минуты.

66. После выполнения действий по приему и регистрации документов, представленных заявителем, должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, передает их должностному лицу, ответственному за проставление апостиля.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

67. Результатом административной процедуры является прием и регистрация документов, представленных заявителем, либо уведомление заявителя об отказе в приеме документов.

Рассмотрение документов в целях установления наличия либо отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, принятие решения о проставлении апостиля

68. Основанием для начала административной процедуры является поступление зарегистрированных документов, поступивших для предоставления государственной услуги, к должностному лицу, ответственному за проставление апостиля.

69. Должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 24 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия - 20 минут на каждый документ.

70. При отсутствии документа, подтверждающего факт уплаты государственной пошлины за предоставление государственной услуги (в случае непредставления заявителем по собственной инициативе), должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, формирует и направляет межведомственный запрос для получения информации об уплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги.

71. При наличии технической возможности использования ГИС ГМП должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, в день поступления зарегистрированных документов формирует межведомственный запрос в Федеральное казначейство о предоставлении информации об уплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги и направляет его адресату с использованием ФГИС "ЕГР ЗАГС" либо по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия.

Максимальный срок выполнения административного действия - 20 минут.

72. При отсутствии технической возможности использования ГИС ГМП, должностное лицо, ответственное за проставление апостиля,:

1) в день поступления зарегистрированных документов формирует с использованием программно-технических средств Агентства межведомственный запрос в Управление Федерального казначейства по Калининградской области о предоставлении информации об уплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги (далее - межведомственный запрос) и представляет на подпись руководителю Агентства либо лицу, его замещающему;

2) после подписания межведомственного запроса должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, отправляет сканированный образ межведомственного запроса на адрес электронной почты Управления Федерального казначейства по Калининградской области (ufk35@roskazna.ru), распечатывает подтверждение отправки.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

73. При поступлении информации, содержащейся в ГИС ГМП, либо ответа на межведомственный запрос должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, осуществляет действия, предусмотренные пунктом 68 Административного регламента, в день получения ответа.

74. При наличии оснований, предусмотренных пунктом 24 Административного регламента, должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, принимает решение об отказе в проставлении апостиля.

При отсутствии оснований, предусмотренных пунктом 24 Административного регламента, должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, принимает решение о проставлении апостиля.

75. Результатом административной процедуры является принятие решения о проставлении апостиля либо об отказе в проставлении апостиля.

Решение о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля принимается в день рассмотрения документов.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.

Проставление апостиля либо отказ в проставлении апостиля

76. Основанием для начала административной процедуры является принятие решения о проставлении апостиля либо об отказе в проставлении апостиля.

77. Форма апостиля должна соответствовать образцу, содержащемуся в приложении к Конвенции.

Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ, и в надлежащем случае - подлинность печати, которыми скреплен этот документ.

Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см, составляется на русском языке (приложение N 6 к Административному регламенту).

Заголовок апостиля должен быть дан на французском языке - "APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".

Проставление апостиля на официальном документе, предоставленном заявителем, осуществляется посредством ФГИС "ЕГР ЗАГС".

При технических сбоях ФГИС "ЕГР ЗАГС" апостиль может быть проставлен с использованием иных автоматизированных систем либо путём проставления специального оттиска штампа "Апостиль" с его последующим заполнением.

Проставление апостиля методом ксерокопирования или любым иным отличным от предусмотренных настоящим Административным регламентом способов не допускается.

78. В случае принятия решения о проставлении апостиля должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, в день принятия решения приступает к проставлению апостиля на официальном документе, представленном заявителем.

Апостиль проставляется на оборотной стороне официального документа, представленного заявителем, либо на отдельном листе бумаги формата А4, скрепляемом с официальным документом специальным образом (приложение N 7 к Административному регламенту).

В случае проставления апостиля на отдельном листе, официальный документ, представленный заявителем, и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо специальным тонким шнуром (лентой).

Лист с апостилем в месте, где он прошит с официальным документом, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Под "звездочкой" оформляется запись о количестве пронумерованных, прошнурованных и скрепленных гербовой печатью листов с указанием фамилии лица, подписавшего апостиль.

Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки, приписки, исправления не допускаются.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.

79. Должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, в день принятия решения о проставлении апостиля, заполняет соответствующие строки апостиля в электронном виде с использованием ФГИС "ЕГР ЗАГС":

- в строке 1 - "Российская Федерация";

- в строке 2 - фамилия в творительном падеже должностного лица, подписавшего официальный документ, предоставленный для проставления апостиля. В случае отсутствия в Агентстве образца подписи лица, подписавшего официальный документ, и наличия факта его выдачи, в строке 2 апостиля указывается: "должностным лицом";

- в строке 3 - в именительном падеже наименование должности руководителя органа ЗАГС, подписавшего официальный документ, предоставленный для проставления апостиля. В случае подписания документа должностным лицом Органа ЗАГС, уполномоченным на подписание официальных документов, либо отсутствия в Агентстве точного наименования должности лица, подписавшего официальный документ, и наличия факта его выдачи, в строке 3 апостиля указывается "должностное лицо, уполномоченное на подписание официальных документов";

- в строке 4 - официальное наименование Органа ЗАГС, удостоверившего документ оттиском печати;

- в строке 5 - в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль;

- в строке 6 - цифрами указывается дата проставления апостиля;

- в строке 7 - в творительном падеже фамилия и инициалы, должность лица, подписавшего апостиль, а также название удостоверяющего органа (Агентство);

- в строке 8 указывается номер апостиля.

Максимальный срок выполнения административного действия при использовании ФГИС "ЕГР ЗАГС" либо других информационных автоматизированных систем составляет 1 минуту на каждый официальный документ.

Максимальный срок выполнения административного действия при проставлении апостиля путём проставления специального оттиска штампа "Апостиль" с его последующим заполнением составляет 20 минут на каждый официальный документ.

80. Должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, распечатывает апостиль. В случае проставления апостиля на отдельном листе, официальный документ, предоставленный заявителем, и лист с апостилем скрепляет специальным образом, место скрепления заклеивает плотной бумажной "звездочкой" (приложение N 7 к Административному регламенту).

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты на каждый официальный документ.

81. После выполнения административных действий, предусмотренных пунктами 78-80 Административного регламента, должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, передает официальный документ, предоставленный для проставления апостиля, руководителю Агентства либо лицу, его замещающему, для подписания апостиля и проставления оттиска гербовой печати.

Должностное лицо, ответственное за проставление апостиля, распечатывает Реестр апостилей (приложение N 5 к Административному регламенту) и Журнал учета входящих документов для проставления апостиля (приложение N 3 к Административному регламенту).

Ре