Приказ Архивного управления Кузбасса от 3 июня 2024 г. N 35 "Об утверждении Положения о единой архивной информационной системе Кемеровской области - Кузбасса"

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлением Правительства Российской Федерации от 06.07.2015 N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации", Законом Кемеровской области - Кузбасса от 24.12.2019 N 151-ОЗ "О государственных информационных системах Кемеровской области - Кузбасса" и на основании распоряжения Правительства Кемеровской области - Кузбасса от 11.08.2023 N 477-р "О единой архивной информационной системе Кемеровской области - Кузбасса"

приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о единой архивной информационной системе Кемеровской области - Кузбасса.

2. Установить, что правомочия обладателя государственного информационного ресурса единой архивной информационной системы Кемеровской области - Кузбасса осуществляет Архивное управление Кузбасса.

3. Определить оператором единой архивной информационной системы Кемеровской области - Кузбасса Архивное управление Кузбасса.

4. В течение шести месяцев со дня вступления в силу настоящего приказа обеспечить:

4.1 проведение мероприятий по аттестации единой архивной информационной системы Кемеровской области - Кузбасса;

4.2 выполнение мероприятий по вводу в эксплуатацию единой архивной информационной системы Кемеровской области - Кузбасса.

5. Настоящий приказ подлежит опубликованию на сайте "Электронный бюллетень Правительства Кемеровской области - Кузбасса" и на официальном сайте Архивного управления Кузбасса.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник управления

С.Н. Добрыдин

Утверждено
приказом
Архивного
управления Кузбасса
от 03.06.2024 N 35

Положение
о единой архивной информационной системе Кемеровской области - Кузбасса

1.1. Настоящее Положение определяет назначение и правила создания и функционирования единой архивной информационной системе Кемеровской области - Кузбасса (далее - Система) в сфере архивного дела на территории Кемеровской области - Кузбасса.

1.2. Архивное управление Кузбасса является исполнительным органом Кемеровской области - Кузбасса, осуществляющим правомочия обладателя информации в пределах полномочий, установленных федеральным законодательством, законами и нормативными правовыми актами Кемеровской области - Кузбасса, обеспечивающим создание и развитие Системы (далее - уполномоченный орган).

1.3. Оператором Системы является Архивное управление Кузбасса, которое обеспечивает проведение мероприятий по аттестации Системы, обеспечивает обслуживание системных программных средств Системы, формирует требования к защите информации и обеспечивает реализацию мероприятий по защите информации в Системе, обеспечивает организационное, техническое и технологическое сопровождение функционирования Системы.

1.4. Министерство цифрового развития и связи Кузбасса обеспечивает работоспособность технических средств для размещения Системы.

1.5. Пользователями Системы (далее - пользователи) являются:

уполномоченный орган;

государственные архивы Кемеровской области - Кузбасса и муниципальные архивы (далее также - архивы);

юридические лица - источники комплектования государственных архивов Кемеровской области - Кузбасса и муниципальных архивов (далее также - источники комплектования);

физические лица, прошедшие процедуру регистрации/авторизации в Системе (далее также - граждане).

1.6. Целями внедрения Системы являются:

создание единого информационного пространства между пользователями Системы;

обеспечение равного доступа к информационным ресурсам, получения гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий;

повышение эффективности, качества, доступности и оперативности предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела, а также снижение затрат на их оказание.

1.7. Система предназначена для решения следующих задач:

организация работы по комплектованию, обеспечению сохранности, учету и использованию архивных документов в электронном виде, в том числе с использованием технологий искусственного интеллекта, уполномоченным органом, архивами и источниками комплектования;

сбор и обработка данных в сфере архивного дела, в том числе с использованием технологий искусственного интеллекта, и обмен этими данными между уполномоченным органом, архивами и источниками комплектования;

выстраивание цифрового взаимодействия между пользователями Системы в сфере архивного дела;

предоставление государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела в электронной форме с использованием федеральной государственной информационной системы" (далее - портал услуг), в том числе обеспечение гражданам возможности совершать в электронной форме при получении государственной услуги с использованием портала услуг действия, установленные подпунктами "а" - "г", "е" - "ж" пункта 2 требований к предоставлению в электронной форме государственных и муниципальных услуг, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26.03.2016 N 236 "О требованиях к предоставлению в электронной форме государственных и муниципальных услуг" (при наличии технической возможности).

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

2. Основные принципы функционирования Системы и ее структура

2.1. Основными принципами функционирования Системы являются:

обеспечение полноты и достоверности информации, хранение и представление которой осуществляется с использованием Системы;

применение модульного принципа построения Системы;

обеспечение надежного функционирования Системы;

реализация мероприятий по защите информации, содержащейся в Системе, в соответствии с Требованиями о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах, утвержденными приказом Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 11.02.2013 N 17 "Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах";

реализация мероприятий по защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";

возможность интеграции Системы с другими (внешними) информационными системами.

2.2. Основными структурными элементами Системы являются:

2.2.1. Веб-приложение Системы - веб-приложение, обеспечивающее выполнение функциональных задач уполномоченного органа и архивов, исполненное в архитектуре "тонкого клиента", при которой работа конечных пользователей ведётся исключительно в веб-браузере персонального компьютера, подключенного по сети передачи данных к Системе и не предусматривает установку на рабочих местах пользователей какого-либо иного программного обеспечения, кроме криптографических средств, обеспечивающих подписание документов электронной подписью.

2.2.2. Веб-приложение Портала - веб-приложение, обеспечивающее гражданам возможность обращения в государственные и муниципальные архивы с использованием информационно-коммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть Интернет), функционирующее в единственном экземпляре на едином сервере, имеющее соединение с веб-приложением Системы, и исполненное в архитектуре "тонкого клиента", при которой работа конечных пользователей (посетителей Портала) ведётся исключительно в веб-браузере персонального компьютера, подключенного по сети Интернет к веб-приложению Портала и не предусматривает установку на рабочих местах пользователей какого-либо иного программного обеспечения.

2.2.3. Веб-приложение личного кабинета источников комплектования - веб-приложение, обеспечивающее организациям - источникам комплектования архивов выполнение функциональных задач по организации комплектования архивных фондов организаций и их передачи на постоянное и/или временное хранение в государственный (муниципальный) архив, функционирующее в единственном экземпляре на едином сервере, имеющее постоянное соединение с веб-приложением Системы и исполненное в архитектуре "тонкого клиента", при которой работа конечных пользователей (сотрудников организаций - источников комплектования) ведётся исключительно в веб-браузере персонального компьютера, подключенного к веб-приложению личного кабинета и не предусматривает установку на рабочих местах пользователей какого-либо иного программного обеспечения.

2.3. Система разделена на публичную и закрытую части. Публичная часть Системы обращается за информацией к закрытой части Системы через web-сервисы.

3. Информация, содержащаяся в Системе

3.1. Размещению в Системе подлежит следующая информация:

запрос заявителя государственной или муниципальной услуги в сфере архивного дела о предоставлении государственной или муниципальной услуги с приложением необходимых документов;

документы и информация, необходимые в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной или муниципальной услуги в сфере архивного дела, установленные административными регламентами предоставления государственной или муниципальной услуги;

информация о составе, объеме, содержании и месте хранения архивных документов;

документы и информация необходимые в соответствии с нормативными правовыми актами для организации и проведения работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию архивных документов в архивах и источниках комплектования;

скан-копии архивных описей дел (документов), архивных документов;

документы и информация о работе экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа, экспертных комиссий источников комплектования;

архивные справочники;

заполненные отраслевые отчетные формы и их шаблоны;

иная информация, соответствующая требованиям действующего законодательства.

3.2. Размещение информации в Системе осуществляют уполномоченный орган, архивы, источники комплектования, граждане, прошедшие регистрацию в Системе.

3.3. Пользователи Системы несут ответственность за полноту, достоверность и актуальность размещаемой ими в Системе информации.

3.4. Уровень доступа к данным Системы для каждого пользователя регулируется ролевой моделью с возможностью блокировки, добавления/лишения доступа отдельным пользователям оператором Системы.

4. Эксплуатация Системы

4.1. Оператор Системы обеспечивает:

создание и развитие Системы;

надежное функционирование Системы в соответствии с законодательством в области информации, информационных технологий и защиты информации;

размещение информации в Системе, актуальность и достоверность размещаемой информации;

защиту информации, размещаемой в Системе, от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий с момента ее поступления в Систему;

доступ пользователей к информации, содержащейся в Системе, в соответствии с регламентом работы с Системой.

4.2. Информация хранится в Системе бессрочно, за исключением документов, прилагаемых к заявлению на предоставление государственной или муниципальной услуги в сфере архивного дела, загружаемых гражданами. Документы хранятся в Системе на протяжении 2 лет с момента их загрузки пользователями либо с момента достижения цели обращения. Системой обеспечивается фиксация изменений документов и хранение измененных копий с возможностью просмотра их состояния на определенную дату.

4.3. Пользователи Системы обеспечивают защиту рабочих мест, подключенных к Системе, от неправомерного доступа, а также защиту информации, размещенной ими в Системе или полученной ими с использованием Системы, за исключением физических лиц, от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.

5. Порядок и условия предоставления доступа к информации, содержащейся в Системе

5.1. Использование Системы осуществляется уполномоченным органом, архивами и источниками комплектования на безвозмездной основе.

5.2. Порядок и условия доступа пользователей к информации, содержащейся в Системе, порядок работы в Системе определяются регламентом работы с Системой, разрабатываемым и утверждаемым оператором Системы.