Приказ Министерства культуры Новосибирской области от 7 июня 2024 г. N 252 "Об архиве министерства культуры Новосибирской области"

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве министерства культуры Новосибирской области.

2. Положение об архиве министерства культуры Новосибирской области, утвержденное министром культуры Новосибирской области 25.03.2011, признать утратившим силу.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на отдел организационной и кадровой работы (Горлатых С.С.).

И.о. министра

Ю.В. Зимняков

УТВЕРЖДЕНО
приказом
министерства культуры
Новосибирской области
от 07.06.2024 N 252

Положение
об архиве министерства культуры Новосибирской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве министерства культуры Новосибирской области (далее - Минкультуры НСО, министерство) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации" (в редакции приказа Федерального архивного агентства от 10.11.2023 N 121).

1.2. Архив Минкультуры НСО входит в состав отдела организационной и кадровой работы, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Минкультуры НСО, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив Новосибирской области, источником комплектования которого выступает министерство, и представлен специалистом, на которого должностной инструкцией министерства возложена ответственность за ведение архива.

1.3. Положение об архиве Минкультуры НСО разработано с учетом особенностей организационной структуры службы документационного обеспечения и архива министерства, а также состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве министерства.

Положение об архиве Минкультуры НСО - источника комплектования государственного архива Новосибирской области подлежит согласованию с экспертно-методической комиссией (далее - ЭМК) государственного архива Новосибирской области на предмет соответствия его Типовому положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве министерства.

После согласования Положение об архиве Минкультуры НСО утверждается министром культуры Новосибирской области.

1.4. Архив Минкультуры НСО в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ "Об архивном деле в Новосибирской области", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77, нормативными актами вышестоящих организаций по вопросам организации архивного дела, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, распорядительными документами министерства, настоящим Положением.

2. Состав документов архива

Архив Минкультуры НСО хранит:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений министерства, его коллегиальных органов, в том числе специальную документацию, относящуюся к основной отраслевой (специфической) деятельности министерства, научно-техническую документацию; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, в том числе документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и документы по личному составу фондов организаций-предшественников.

2.3. Документы по личному составу фонда(ов) организаций, реорганизованных в форме присоединения к организации (при их наличии).

2.4. Личные фонды руководителей и ведущих работников организации (при их наличии).

2.5. Служебные и ведомственные издания.

2.6. Фонд пользования архива (при наличии).

2.7. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива организации.

3. Задачи архива

Задачами архива организации являются:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.2. Комплектование архива Минкультуры НСО документами, образовавшимися в деятельности министерства.

3.3. Создание справочно-поисковых средств к документам.

3.4. Учет документов, находящихся на хранении в архиве министерства.

3.5. Обеспечение сохранности хранящихся в архиве документов.

3.6. Использование документов, находящихся на хранении в архиве министерства.

3.7. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив Новосибирской области с соблюдением требований, установленных Федеральным архивным агентством.

3.8. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в архив организации.

4. Функции архива

Архив Минкультуры НСО осуществляет следующие функции:

4.1. Организует не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве, прием упорядоченных в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения, в соответствии с утвержденным графиком.

4.2. Осуществляет подготовку и обеспечивает представление не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве, согласно плану-графику, утвержденному государственным архивом Новосибирской области и годовому плану работы экспертной комиссии (далее - ЭК) министерства:

4.2.1. На рассмотрение и согласование ЭК министерства:

а) описей дел, документов постоянного хранения управленческой, аудиовизуальной (фото-фоно-видео), специальной - относящейся к основной отраслевой (специфической) деятельности, научно-технической и другой образующейся в процессе деятельности министерства документации, а также электронных документов, с научно-справочным аппаратом к ним на бумажном и электронном носителях;

б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу министерства;

г) номенклатуры дел министерства;

д) описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

е) актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

ж) актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

з) актов о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению.

4.2.2. На утверждение экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - ЭПК управления ГАС НСО), а затем на утверждение министру:

а) описей дел, документов постоянного хранения управленческой, аудиовизуальной (фото-фоно-видео), специальной - относящейся к основной отраслевой (специфической) деятельности, научно-технической и другой образующейся в процессе деятельности министерства документации, а также электронных документов, с научно-справочным аппаратом к ним на бумажном и электронном носителях;

б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дел по личному составу министерства;

г) номенклатуры дел министерства;

д) актов о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;

е) актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (только на документы Архивного фонда Российской Федерации);

ж) актов о неисправимых повреждениях архивных документов (только на документы Архивного фонда Российской Федерации).

4.2.3. На согласование ЭПК управления ГАС НСО, а затем на утверждение министру Положения об архиве министерства.

4.2.4. На утверждение министру (после рассмотрения на ЭК организации):

а) актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

б) актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.3. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.4. Участвует в работе ЭК организации.

4.5. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве министерства.

4.6. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Минкультуры НСО, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности министерства.

4.7. Создает, пополняет, совершенствует и осуществляет ведение справочно-поисковых средств к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность со справочно-поисковыми средствами государственного архива Новосибирской области.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве министерства.

4.9. Организует информирование министра и сотрудников министерства о составе и содержании документов архива Минкультуры НСО.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Организует выдачу документов во временное пользование.

4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.13. Ведет учет использования документов архива организации.

4.14. Создает фонд пользования архива организации и организует его использование.

4.15. Участвует в разработке документов министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.16. Оказывает методическую помощь:

- службе документационного обеспечения организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

- структурным подразделениям и сотрудникам министерства в подготовке документов к передаче в архив Минкультуры НСО.

4.17. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов организации, ответственных за ведение делопроизводства и архив.

4.18. Представляет в государственный архив Новосибирской области учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.19. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив Новосибирской области.

5. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. Представлять министру предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Минкультуры НСО.

5.2. Принимать участие в заседаниях ЭПК управления ГАС НСО (ЭМК государственного архива Новосибирской области, ЭПК Новосибирского городского архива, ЭК администрации района (городского округа).

5.3. Давать рекомендации структурным подразделениям Минкультуры НСО по вопросам, относящимся к компетенции архива министерства.

5.4. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях министерства.

5.5. Информировать структурные подразделения министерства о необходимости передачи документов в архив организации в соответствии с утвержденным графиком.

5.6. Запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы архива министерства, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.