Приложение 1. Положение об автоматизированной системе электронного документооборота Челябинской области

Приложение 1
к приказу Министерства
информационных технологий,
связи и цифрового развития
Челябинской области
от 16 декабря 2020 г. N 265

Положение
об автоматизированной системе электронного документооборота Челябинской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет назначение автоматизированной системы электронного документооборота Челябинской области (далее именуется - Система), состав её участников и их полномочия, порядок взаимодействия Системы с государственными и иными информационными системами, порядок модернизации и развития функциональных возможностей Системы, вывода Системы из эксплуатации.

Полное наименование Системы - автоматизированная система электронного документооборота Челябинской области.

Сокращенное наименование Системы - СЭД ЧО.

2. Система используется для обеспечения комплексной автоматизации делопроизводства и юридически значимого электронного документооборота Аппарата Губернатора и Правительства Челябинской области, органов исполнительной власти Челябинской области и подведомственных им учреждений (организаций).

Другие государственные органы, исполнительно-распорядительные органы муниципальных образований Челябинской области, учреждения, организации и иные лица могут быть подключены к Системе в случае необходимости обеспечения информационного взаимодействия с Аппаратом Губернатора и Правительства Челябинской области, органами исполнительной власти Челябинской области и подведомственными им учреждениями (организациями) посредством юридически значимого электронного документооборота.

3. Подключение к Системе осуществляется при условии соблюдения требований по подключению, в том числе к программному и аппаратному обеспечению автоматизированных рабочих мест пользователей, установленных в Регламенте взаимодействия участников и эксплуатации автоматизированной системы электронного документооборота Челябинской области (далее именуется - Регламент Системы).

Лица, присоединившиеся к Системе, обязаны руководствоваться настоящим Положением, Регламентом Системы, Правилами работы с электронными документами, а также иными документами (регламентами, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями и пр.), разработанными и утвержденными Оператором Системы.

4. Использование Системы осуществляется на безвозмездной основе.

5. Электронные документы, направляемые в Систему или создаваемые в Системе, должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации и законодательства Челябинской области, в том числе Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 г. N 410-р.

6. В целях обеспечения в Системе функционирования юридически значимого электронного документооборота участники информационного взаимодействия обязаны соблюдать правила обмена электронными документами, установленные действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Челябинской области, настоящим Положением, Регламентом Системы, иными документами (регламентами, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями и пр.), разработанными и утвержденными Оператором Системы.

7. Сведения, составляющие государственную тайну, и документы, содержащие такие сведения, а также документы, которые содержат служебную информацию ограниченного распространения ("для служебного пользования"), не подлежат обработке в Системе.

II. Основные цели и задачи Системы

8. СЭД ЧО является государственной информационной системой Челябинской области, созданной в целях:

- повышения эффективности деятельности Аппарата Губернатора и Правительства Челябинской области, органов исполнительной власти Челябинской области и подведомственных им учреждений (организаций) за счет комплексной автоматизации процессов делопроизводства и документооборота;

- формирования единого информационного пространства, обеспечивающего взаимодействие Аппарата Губернатора и Правительства Челябинской области, органов исполнительной власти Челябинской области и подведомственных им учреждений (организаций) между собой и с другими государственными органами, исполнительно-распорядительными органами муниципальных образований Челябинской области, учреждениями и организациями посредством юридически значимого электронного документооборота в целях совместной работы над поручениями, резолюциями, иными документами, в соответствии с делегированными полномочиями с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

9. Система предназначена для решения следующих задач:

- автоматизация документооборота: подготовка документов, их согласование, регистрация, передача по списку адресатов, передача на исполнение, контроль исполнения, формирование отчета об исполнении;

- организация юридически значимого электронного документооборота между участниками информационного взаимодействия;

- автоматизация процессов управления с учетом возможностей современных информационных и коммуникационных технологий, в том числе возможности использования мобильного программного решения (мобильного приложения) для руководителей в соответствии с оптимизированными процессами делопроизводства и документооборота.

10. Система обеспечивает:

- единый порядок приема, учета, подготовки, оформления, регистрации, контроля исполнения и хранения электронных документов;

- возможность создания комплекса организационно-распорядительных документов в электронном виде;

- персонифицированный доступ к электронным документам в Системе;

- подключение к Системе из сети Интернет по защищенному соединению, в том числе с мобильных устройств с помощью мобильного приложения для руководителей;

- автоматизированный контроль прохождения документов на протяжении всего жизненного цикла документа;

- контроль своевременного исполнения поручений и резолюций по документу;

- оперативное получение информации о ходе выполнения работ по документу, о месте нахождения подлинника документа.

III. Участники информационного взаимодействия

11. Оператором Системы является Министерство информационных технологий, связи и цифрового развития Челябинской области (далее именуется - Мининформ, Оператор Системы).

Оператор Системы отвечает за организацию работ по эксплуатации, модернизации и развитию функциональных возможностей Системы, выводу Системы из эксплуатации, за защиту информации, содержащейся в базах данных Системы, за работоспособность средств и систем защиты информации, за безопасность персональных данных, при их обработке в Системе.

12. Администратором Системы является подведомственное Мининформу областное государственное бюджетное учреждение "Челябинский региональный центр навигационно-информационных технологий" (далее именуется - ОГБУ "ЧРЦНИТ", Администратор Системы).

Администратор Системы отвечает за клиентское сопровождение, прикладное сопровождение, обеспечение функционирования Системы, обеспечение информационной безопасности Системы, за безопасность персональных данных, при их обработке в Системе.

13. Администратором инфраструктуры Системы является подведомственное Мининформу областное государственное казенное учреждение "Центр информационно-технического обслуживания" (далее именуется - ОГКУ "ЦИТО", Администратор инфраструктуры Системы).

Администратор инфраструктуры Системы отвечает за поддержание информационно-телекоммуникационной инфраструктуры Системы в работоспособном состоянии, за безопасность персональных данных, при их обработке в Системе.

14. Участником-координатором Системы является структурное подразделение Аппарата Губернатора и Правительства Челябинской области, принимающее решение о модернизации и развитии функциональных возможностей Системы, о выводе Системы из эксплуатации, и осуществляющее методическое руководство по организации процессов делопроизводства и документооборота - Управление организационной и контрольной работы Правительства Челябинской области (далее именуется - Участник-координатор).

15. Участниками Системы являются:

- Губернатор Челябинской области;

- Правительство Челябинской области и подведомственные ему учреждения (организации);

- структурные подразделения Аппарата Губернатора и Правительства Челябинской области;

- органы исполнительной власти Челябинской области;

- подведомственные учреждения (организации) органов исполнительной власти Челябинской области;

- исполнительно-распорядительные органы муниципальных образований Челябинской области;

- Законодательное Собрание Челябинской области;

- Управление федеральной антимонопольной службы по Челябинской области.

16. Пользователями Системы являются сотрудники Участников системы, получившие право доступа к ресурсам Системы в пределах своих должностных полномочий и для исполнения должностных обязанностей (далее именуются - Пользователи Системы).

IV. Полномочия участников информационного взаимодействия

17. Оператор Системы осуществляет:

1) общую организацию, координацию и контроль эксплуатации Системы, а также методическое руководство данным процессом путём разработки и утверждения регламентов, правил, инструкций, методических рекомендаций и пр.;

2) эксплуатацию, модернизацию, развитие функциональных возможностей Системы, вывод Системы из эксплуатации;

3) защиту информации, содержащейся в базах данных Системы, обеспечивает работоспособность средств и систем защиты информации;

4) обеспечение безопасности персональных данных, при их обработке в системе.

18. В целях организации и координации работ по эксплуатации, модернизации и развитию функциональных возможностей Системы, выводу Системы из эксплуатации Оператор Системы (в том числе посредством закупок необходимых товаров, работ, услуг и (или) выдачи государственного задания подведомственному государственному учреждению):

1) организует автоматизированные рабочие места Пользователей Системы в соответствии с требованиями, определенными в Регламенте Системы, для Участников Системы, передавших полномочия на осуществление ряда закупок Мининформу в соответствии с распоряжением Правительства Челябинской области от 08.09.2016 г. N 500-рп "О централизации закупок отдельных товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Челябинской области" (далее - Распоряжение 500-рп);

2) анализирует изменения нормативных правовых актов, влияющих на требования к программному и аппаратному обеспечению Системы, защите информации в Системе, интеграции с внешними системами и вносит предложения Участнику-координатору Системы о необходимости внесения изменений в Систему, модернизации или развитию функциональных возможностей Системы, выводу Системы из эксплуатации;

3) анализирует предложения Администратора Системы, Администратора инфраструктуры Системы, Участников Системы и вносит предложения Участнику-координатору Системы о необходимости внесения изменений в Систему, модернизации или развитию функциональных возможностей Системы, выводу Системы из эксплуатации;

4) обеспечивает проведение необходимых мероприятий по внесению изменений в Систему, по модернизации или развитию функциональных возможностей Системы, по выводу Системы из эксплуатации;

5) приобретает технические и программно-технические средства для модернизации или развития Системы;

6) информирует участников информационного взаимодействия о мероприятиях, связанных с работой Системы.

19. В целях защиты информации, содержащейся в базах данных Системы, обеспечения работоспособности средств и систем защиты информации Оператор Системы:

1) обеспечивает защиту информации в системе в соответствии с законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации;

2) информирует Администратора Системы и Администратора инфраструктуры Системы об уязвимых местах, возможных путях несанкционированного доступа к Системе, о воздействии компьютерных вирусов на Систему;

3) контролирует исполнение участниками информационного взаимодействия требований законодательства Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации при эксплуатации, модернизации и развитии функциональных возможностей Системы;

5) проводит периодическую оценку функционирования информационной системы и ее системы защиты информации.

20. Оператор Системы выполняет обработку персональных данных, содержащихся в Системе в соответствии с заключаемыми с Участниками договорами-поручениями на обработку персональных данных.

21. Администратор Системы осуществляет (в том числе посредством закупок необходимых товаров, работ, услуг):

1) клиентское сопровождение Системы;

2) прикладное сопровождение Системы;

3) обеспечение функционирования Системы;

4) обеспечение информационной безопасности Системы;

5) обработку персональных данных, содержащихся в Системе.

22. В целях клиентского сопровождения Системы Администратор Системы:

1) осуществляет прием обращений Пользователей Системы;

2) проводит инструктаж Пользователей Системы как первичный, так и при внесении изменений в Систему;

3) разрабатывает инструкции и обучающие материалы по работе в Системе;

4) консультирует Пользователей Системы по вопросам использования Системы;

5) собирает предложения Пользователей Системы по устранению недостатков и совершенствованию Системы, проводит их анализ, отбор и формирует сводные предложения Оператору Системы об изменении Системы, её модернизации или развитию функциональных возможностей Системы, выводу Системы из эксплуатации;

6) осуществляет управление правами доступа Системы, в том числе:

- регистрирует Пользователей Системы, изменяет права доступа, удаляет учетные записи и права доступа Пользователей Системы в соответствии с Регламентом Системы;

- информирует Пользователей Системы посредством телефона или электронной почты о регистрации, изменении прав доступа и удалении учетных записей Пользователей Системы;

- присваивает и выдает посредством электронной почты Пользователям Системы логины и первичные пароли доступа к Системе.

23. В целях прикладного сопровождения Системы Администратор Системы:

1) изменяет настройки Системы;

2) вносит изменения в справочники Системы по поручению Участника-координатора или Оператора системы;

3) вносит изменения в Систему в соответствии с изменениями структуры, штатного расписания, порядка замещения должностей Участников Системы по запросу уполномоченных лиц Участников Системы;

4) разрабатывает новые формы отчетов по запросу Участников Системы.

24. В целях обеспечения функционирования Системы Администратор Системы:

1) осуществляет мониторинг и контроль функционирования специального программного обеспечения Системы;

2) выполняет сбор и анализ сообщений об ошибках и сбоях в Системе;

3) устраняет ошибки и сбои в Системе и восстанавливает ее работоспособность, формирует отчеты по устранению инцидентов и представляет их Оператору Системы;

4) осуществляет установку, настройку и обновление версий специального программного обеспечения Системы.

25. В целях обеспечения безопасности Системы Администратор Системы:

1) проводит мониторинг подсистемы безопасности Системы;

2) контролирует права доступа в Системе.

26. Администратор Системы выполняет обработку персональных данных, содержащихся в Системе, в соответствии с заключаемыми с Участниками Системы договорами-поручениями на обработку персональных данных.

27. Администратор инфраструктуры Системы осуществляет (в том числе посредством закупок необходимых товаров, работ, услуг) поддержание информационно-телекоммуникационной инфраструктуры Системы в работоспособном состоянии, в рамках которого:

1) обеспечивает работоспособность программно-технических средств серверного оборудования Системы, размещенного в программно-аппаратном комплексе "Челябинский региональный центр обработки данных электронного правительства", и каналов связи Системы;

2) осуществляет мониторинг и контроль за функционированием программно-технических средств серверного оборудования и каналов связи Системы;

3) анализирует и устраняет выявляемые в ходе эксплуатации ошибки и сбои программно-технических средств серверного оборудования и каналов связи Системы;

4) проводит необходимые регламентные работы: резервное копирование данных Системы, установку, настройку и обновление версий программного обеспечения - операционной системы и общесистемного программного обеспечения серверного оборудования Системы;

5) выполняет ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств серверного оборудования Системы.

28. Администратор инфраструктуры Системы выполняет обработку персональных данных, содержащихся в Системе, в соответствии с заключаемыми с Участниками Системы договорами-поручениями на обработку персональных данных.

29. Участник-координатор Системы выполняет следующие функции в Системе:

1) анализирует изменения нормативных правовых актов, влияющих на требования к Системе в части ведения документооборота и организации делопроизводства и в случае необходимости направляет Оператору Системы методические рекомендации;

2) принимает и направляет Оператору Системы решение о необходимости внесения изменений в Систему, модернизации или развития функциональных возможностей Системы, о выводе Системы из эксплуатации;

2) формирует и поддерживает в актуальном состоянии общие справочники Системы путем направления запросов на внесение изменений Администратору Системы.

30. Участник Системы:

1) определяет список Пользователей Системы из числа сотрудников Участника Системы в количестве, согласованном с Оператором системы, и подает заявление на регистрацию Пользователей Системы;

2) самостоятельно организует автоматизированные рабочие места Пользователей Системы в соответствии с требованиями, определенными в Регламенте, в том случае, если полномочия на организацию закупок соответствующих товаров, работ, услуг не возложены на Мининформ в соответствии с Распоряжением 500-рп;

3) организует получение, в случае необходимости, сертификатов ключей усиленной квалифицированной электронной подписи;

4) ведет документооборот в электронном виде с использованием Системы;

5) предоставляет Администратору Системы информацию об изменениях в структуре, штатном расписании Участника Системы, влекущих изменение в составе Пользователей Системы, в течение 1 рабочего дня после утверждения таких изменений;

6) предоставляет Администратору Системы скан-копии приказов о замещении уполномоченных должностных лиц в течение двух часов после подписания такого приказа;

7) направляет Администратору Системы запросы на создание новых форм отчетов;

8) направляет Администратору Системы предложения по устранению недостатков и совершенствованию Системы;

9) направляет Оператору Системы предложения по модернизации и развитию функциональных возможностей Системы;

10) заключает с Оператором Системы, Администратором Системы и Администратором инфраструктуры Системы договоры-поручения на осуществление другим лицом обработки персональных данных.

31. Участник Системы обязан обеспечить прекращение доступа к Системе для уволенных сотрудников в соответствии с Регламентом Системы.

32. Пользователь Системы:

1) изучает инструкции и руководства по использованию Системы, проходит первичный инструктаж и последующие инструктажи при изменении Системы;

2) получает у Администратора Системы логин и пароль доступа к Системе;

3) получает и использует, в случае необходимости, сертификат ключа усиленной квалифицированной электронной подписи;

4) использует Систему для ведения документооборота в электронном виде в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа к Системе, настоящим Положением и Регламентом Системы, а также иными регламентами, инструкциями, руководствами, методическими рекомендациями и др., разработанными и утвержденными Оператором Системы;

5) использует информацию, полученную в Системе, исключительно в служебных целях;

6) извещает Администратора Системы о возникновении ошибок в работе Системы и об обстоятельствах их возникновения в соответствии с Регламентом Системы;

7) выполняет требования действующего законодательства Российской Федерации по защите персональных данных, обрабатывающихся в Системе, в том числе требования, предусмотренные статьями 6, 7 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных".

V. Взаимодействие Системы с государственными и иными информационными системами

33. Обеспечено взаимодействие Системы с системой межведомственного электронного документооборота в соответствии с постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

VI. Модернизация и развитие функциональных возможностей Системы

34. Модернизация и развитие функциональных возможностей Системы осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в Постановлении Правительства Российской Федерации от 06.07.2015 г. N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации".

35. Модернизация и развитие функциональных возможностей Системы осуществляются на основе следующих принципов:

1) многократность использования информации, размещенной в Системе, участниками информационного взаимодействия;

2) непрерывность и бесперебойность функционирования Системы;

3) обязательность применения при размещении информации в Системе справочников, классификаторов и реестров;

4) надежность программных и технических средств Системы;

5) эффективное использование программных и технических средств Системы;

6) обеспечение целостности информации в Системе.

36. Модернизация и развитие функциональных возможностей Системы возможна вследствие:

1) изменений нормативных правовых актов, влияющих на требования к Системе;

2) получения предложений о необходимости внесения изменений в Систему от участников информационного взаимодействия и принятия Участником-координатором Системы решения о внесении изменений в Систему, модернизации или развитию функциональных возможностей Системы.

37. В случае принятия решения о выполнении работ по модернизации и развитию функциональных возможностей Системы Оператор Системы вправе:

- направить Участнику-координатору Системы и (или) Участникам Системы на согласование техническое задание;

- включить представителя Участника-координатора Системы и (или) Участника Системы в состав приемочной комиссии с целью приемки результатов оказания работы и (или) услуги;

- привлекать представителей Участника-координатора Системы и (или) Участника Системы к тестированию результатов оказания работы и (или) услуг.

VI. Вывод Системы из эксплуатации

38. Основанием для вывода Системы из эксплуатации является:

1) нецелесообразность эксплуатации Системы, в том числе низкая эффективность используемых технических средств и программного обеспечения, изменение правового регулирования, принятие управленческих решений, а также наличие иных изменений, препятствующих эксплуатации Системы;

2) финансово-экономическая неэффективность эксплуатации Системы.

39. Решение о выводе Системы из эксплуатации принимается Участником - координатором Системы.