Приложение 2. Правила работы с электронными документами

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу Министерства
информационных технологий,
связи и цифрового развития
Челябинской области
от 16 декабря 2020 г. N 265

Правила работы
с электронными документами

Настоящие Правила разработаны в соответствии с Положением об автоматизированной системе электронного документооборота Челябинской области.

Автоматизированная система электронного документооборота Челябинской области (далее именуется - СЭД ЧО, система) является государственной информационной системой Челябинской области и обеспечивает подготовку и создание документов в электронной форме, сбор электронных документов (включение электронных образов документов в СЭД ЧО), их обработку, управление такими документами, их исполнение, оперативное хранение и персонифицированный доступ к ним.

В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

документы в электронной форме - электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;

МЭДО (система межведомственного электронного документооборота) - федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников системы межведомственного электронного документооборота;

усиленная квалифицированная электронная подпись - электронная подпись, которая соответствует следующим признакам: получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; создается с использованием средств электронной подписи; ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законодательством;

простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

В СЭД ЧО создаются, обрабатываются, используются и хранятся:

- документы в электронной форме;

- электронные образы документов;

- электронные сообщения, полученные по МЭДО.

Требования настоящих Правил применяются в отношении всех вышеуказанных типов электронных документов.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Входящая корреспонденция, поступающая на бумажном носителе, включается в СЭД ЧО после сканирования и создания электронных образов документов.

Включение электронного образа документа в СЭД ЧО возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа).

Прием электронных сообщений (электронных документов) по системе МЭДО от других органов власти или организаций и отправка электронных документов в МЭДО осуществляются службами Управления организационной и контрольной работы Правительства Челябинской области. Электронные сообщения, поступающие и отправляемые по МЭДО, проходят регистрацию и включение в автоматизированную систему электронного документооборота Челябинской области согласно установленному порядку. При получении электронных документов по МЭДО служба Управления организационной и контрольной работы Правительства Челябинской области при необходимости может осуществить проверку подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи.

При загрузке электронного сообщения в СЭД ЧО реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей электронной регистрационно-контрольной карточки.

В целях учета и поиска документов в СЭД ЧО используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

N п/п	Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в электронную регистрационно-контрольную карточку
1.	Адресант (корреспондент)	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	в соответствии с реквизитом "Подпись"
4.	Вид документа	в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5.	Дата документа	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Номер документа	в соответствии с номером, присвоенным документу автором
7.	Дата поступления документа	дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Входящий номер документа	номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Наименование текста (содержание)	краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11.	Индекс дела	индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12.	Сведения о переадресации документа	на основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13.	Количество листов основного документа	количество листов основного документа
14.	Количество приложений	количество приложений
15.	Общее количество листов приложений	общее количество листов приложений
16.	Указания по исполнению документа	резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
17.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	должность, фамилия и инициалы исполнителя
18.	Отметка о конфиденциальности	в соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и другие)

Допускается включение в электронную регистрационно-контрольную карточку дополнительных сведений о документах.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД ЧО. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Указания по исполнению электронного документа "резолюция" оформляется в СЭД ЧО по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Подготовка проектов резолюций к поступившим электронным документам или созданным в системе документам в электронной форме, передача проектов резолюций на рассмотрение руководителю для утверждения, передача утвержденных резолюций на исполнение участникам (пользователям) СЭД ЧО осуществляется в электронном виде посредством системы, досылка этих документов на бумажном носителе, как правило, не требуется.

В случае если исполнитель по резолюции не является участником (пользователем) СЭД ЧО, резолюция передается на исполнение по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Подписание и отправка (рассылка) исходящей корреспонденции участникам (пользователям) СЭД ЧО осуществляется в электронном виде посредством системы, досылка этих документов (их копий) на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением документов, содержащих информацию ограниченного доступа, документов, на которых обязательна подлинная подпись должностного лица и/или печать, а также документов, не подлежащих сканированию.

В случае если адресат не является участником (пользователем) СЭД ЧО, документ направляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

В СЭД ЧО используются для вида электронных подписей: усиленная квалифицированная электронная подпись и простая электронная подпись.

Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

В СЭД ЧО простая электронная подпись используется при рассмотрении и согласовании электронных документов (за исключением проектов правовых актов), подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и другое), создаваемых в электронной форме, утверждении (подписании) резолюций и формировании поручений для участников (пользователей) СЭД ЧО.

Средства усиленной квалифицированной электронной подписи используются для подписания исходящих электронных документов.

Лица, создающие и (или) использующие усиленную квалифицированную электронную подпись, обязаны соблюдать конфиденциальность ключа электронной подписи.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.