Учет выплат работающим женщинам-матерям (Е.В. Мирошникова, "Бухгалтерский учет", N 21, ноябрь 2003 г.)

Учет выплат работающим
женщинам-матерям

     Государственные пособия                                             

     Налогообложение государственных пособий                             

     Учет выплаты государственных пособий                                

     Учет материальной помощи, оказанной организацией-работодателем      

     Налогообложение материальной помощи                                 

     Расходы на обеспечение благоприятных условий труда                  

Большинство предприятий в своем штате имеют женщин. Государство охраняет интересы работающих женщин независимо от их должностей и размеров заработной платы. В соответствии с Конституцией РФ государство защищает права матерей, предоставляя им дополнительные социальные гарантии. Регулированию труда женщин посвящена отдельная глава 41 Трудового кодекса РФ.

Государственные пособия

Дополнительная материальная поддержка матерей государством осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 19.05.95 N 81-ФЗ "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей". Данным законом установлены следующие виды государственных пособий:

- пособие по беременности и родам;

- единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;

- единовременное пособие при рождении ребенка;

- ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;

- ежемесячное пособие на ребенка.

Пособие по беременности и родам. Отпуск по беременности и родам предоставляется женщине по ее заявлению и в соответствии с медицинским заключением. Продолжительность отпуска составляет (ст.255 ТК РФ):

- дородовый отпуск - 70 календарных дней (в случае многоплодной беременности - 84 дня);

- послеродовый отпуск - 70 календарных дней (в случае осложненных родов - 86 дней, при рождении двух и более детей 110 дней).

Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных до родов, то есть фактически отработанное время до и после родов не влияет на количество предоставляемых дней.

Послеродовый отпуск может быть предоставлен и при усыновлении ребенка в возрасте до 3 месяцев. Такой отпуск предоставляется женщине по ее желанию вместо отпуска по усыновлению (ст.257 ТК РФ). Продолжительность отпуска составляет 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней. Возможности получения дородового отпуска для женщин, усыновляющих ребенка, не предусмотрено.

Для получения пособия женщина должна написать заявление о предоставлении ей отпуска и представить больничный лист. В случае утери листка нетрудоспособности пособие может быть выдано по его дубликату.

В соответствии с действующим до настоящего времени "Положением о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию", утвержденным постановлением Президиума ВЦСПС от 12.11.84 N 13-6, размер пособия не зависит от стажа работы женщины и составляет 100% заработка по месту работы. Порядок исчисления среднего заработка (дохода) установлен "Положением о порядке назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей", утвержденным постановлением Правительства РФ от 04.09.95 N 883. Средний заработок (доход) для исчисления пособия по беременности и родам определяется в порядке, установленном для исчисления пособия по временной нетрудоспособности.

Минимальный размер пособия по беременности и родам за полный календарный месяц не может быть ниже минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом, а в районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, - минимального размера оплаты труда с учетом этих коэффициентов (ст.14 Федерального закона от 08.02.03 N 25-ФЗ).

Пособие выплачивается не позднее 10 дней со дня представления работницей всех необходимых документов.

Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности. Данное пособие предоставляется женщинам, вставшим на учет в медицинское учреждение в ранние сроки беременности (до 12 недель). Размер этого пособия, выплачиваемого однократно, - 300 руб. Основанием для начисления пособия является справка из соответствующего медицинского учреждения.

Единовременное пособие может быть выплачено вместе с пособием по беременности и родам, если справка о постановке на учет в медицинском учреждении и документы для начисления пособия по беременности и родам представлены одновременно.

Единовременное пособие при рождении ребенка. Право на получение этого пособия имеет один из родителей ребенка либо лицо, его заменяющее (усыновитель ребенка в возрасте до 3 месяцев). Размер пособия составляет 4500 руб. (постановление Правительства РФ от 14.02.02 N 102). Пособие выплачивается на каждого рожденного (усыновленного) ребенка. Для начисления пособия необходимы следующие документы: заявление с просьбой выплатить пособие, справка о рождении ребенка из органа ЗАГС, справка с места работы другого родителя о том, что им (ей) не было получено это пособие.

Единовременное пособие при рождении ребенка выплачивается не позже чем через 10 дней со дня представления всех необходимых документов.

Ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Право на получение этого пособия имеет лицо, фактически осуществляющее уход за ребенком. Это может быть не только мать, но и отец, усыновитель, бабушка, дедушка, другой родственник или опекун. Пособие выплачивается ежемесячно в сумме 500 руб. (постановление Правительства РФ от 14.02.02 N 102), при этом размер пособия не зависит от количества детей, за которыми осуществляется уход.

Для назначения и выплаты пособия работником представляются заявление о назначении этого пособия и копия свидетельства о рождении ребенка (п.33 постановления Правительства РФ от 04.09.95 N 883). Основанием для назначения и выплаты пособия является решение администрации предприятия о предоставлении работнику отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет.

Право на получение пособия сохраняется и в случае работы на условиях неполного рабочего времени или на дому. После того как лицо, ухаживающее за ребенком, приступает к работе на полный рабочий день, право на пособие утрачивается. Если в период нахождения женщины в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет наступает отпуск по беременности и родам, женщина имеет право выбора одного из двух выплачиваемых в периоды соответствующих отпусков видов пособий.

Ежемесячное пособие на ребенка. Это ежемесячное пособие, размер которого составляет 70 руб.*(1) на каждого ребенка до 16-летнего возраста, выплачивается не организацией-работодателем, а отделом социальной защиты населения за счет средств бюджетов субъектов Российской Федерации.

Налогообложение государственных пособий

В соответствии с п.1 ст.217 Налогового кодекса РФ все виды государственных пособий не облагаются налогом на доходы физических лиц. Суммы выплаченных государственных пособий не включаются в налоговую базу единого социального налога (п.1 ст.238 НК РФ). Так как базой для начисления взносов на обязательное пенсионное страхование является налогооблагаемая база по ЕСН, то и взносы в Пенсионный фонд РФ не начисляются (п.2 ст.10 Федерального закона от 15.12.01 N 167-ФЗ). На суммы, выплаченные в виде государственных пособий, не следует также начислять взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве (п.2 "Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации", утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765).

Учет выплаты
государственных пособий

Пособие по беременности и родам, единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, единовременное пособие при рождении ребенка, ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет - выплачиваются работодателем за счет средств Фонда социального страхования РФ. При этом организация уменьшает взносы, предназначенные к уплате в ФСС РФ, на суммы начисленных пособий. В случае, когда суммы пособий больше, чем начисленные взносы, по заявлению организации ФСС РФ возмещает эту разницу на расчетный счет предприятия.

Для отражения в бухгалтерском учете информации о расчетах по социальному страхованию используется счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", субсчет "Расчеты по социальному страхованию". Начисление пособий отражается записью:

Д-т сч.69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", субсч. "Расчеты по социальному страхованию",

К-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

При выплате пособия производится запись:

Д-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

К-т сч.50 "Касса".

Если отпуск по беременности и родам продолжался не полный календарный месяц, дневное (часовое) пособие, исчисленное в установленном порядке из фактического заработка работника, не должно превышать максимальную величину дневного (часового) пособия в данном календарном месяце, рассчитанную исходя из максимального размера пособия за полный календарный месяц (письмо ФСС РФ от 18.02.02 N 02-18/05/1136).

Пример 1. Оклад работницы Смирновой составляет 3500 руб. в месяц. 03.02.03 работницей предоставлена справка из женской консультации о том, что она встала на учет в ранний срок беременности. Смирновой начислено и выплачено причитающееся ей пособие. В учете предприятия произведены бухгалтерские записи:

Д-т сч.69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", субсч. "Расчеты по социальному страхованию",

К-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

300 руб. начислено единовременное пособие женщине, вставшей на учет в медицинском учреждении в ранние сроки беременности;

Д-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

К-т сч.50 "Касса"

300 руб. выплачено пособие.

С 01.07.03 Смирнова ушла в отпуск по беременности и родам. Отпуск по беременности и родам предоставляется до 17.11.03 (140 календарных дней). Расчет пособия производится следующим образом:

июль - 3500 руб.;

август - 3500 руб.;

сентябрь - 3500 руб.;

октябрь - 3500 руб.;

ноябрь - 1842 руб. (3500 руб. : 19 дн. x 10 дн.).

Итого - 15842 руб.

Произведены бухгалтерские записи:

Д-т сч.69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", субсч. "Расчеты по социальному страхованию",

К-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

15842 руб. начислено пособие по беременности и родам;

Д-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

К-т сч.50 "Касса"

15842 руб. выплачено пособие.

При расчете суммы пособия по беременности и родам следует учитывать, что максимальный размер этого пособия за полный календарный месяц не может превышать 11700 руб. Данный порядок был установлен ст.15 Федерального закона от 11.02.02 N 17-ФЗ и продолжает действовать и в 2003 г. в соответствии со ст.8 Федерального закона от 08.02.03 N 25-ФЗ.

При наличии возможности организация может выплачивать пособие и в большей сумме. Но в этом случае сумма превышения может быть отнесена только за счет собственных средств организации. Сумма пособия по беременности и родам, выплачиваемая за счет собственных средств организации, отражается в составе прочих внереализационных расходов (п.12 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина РФ от 06.05.99 N 33н). Начисление пособия отражается записью:

Д-т сч.91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие расходы",

К-т сч.70 "Расчеты по оплате труда"

на сумму пособия, начисленного за счет средств организации;

Д-т сч.70 "Расчеты по оплате труда",

К-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Расчеты по НДФЛ"

начислен налог на доходы физических лиц с суммы пособия, выплачиваемого за счет средств организации;

Д-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

К-т сч.50 "Касса"

выплачено пособие (за вычетом удержанного НДФЛ).

Учет компенсационных выплат

Статьей 256 ТК РФ для матерей предусмотрена возможность получения отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет с сохранением рабочего места. Этот отпуск может быть использован полностью или по частям также отцом ребенка, бабушкой, дедушкой, другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком.

Для лиц, находящихся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, предусмотрена ежемесячная компенсационная выплата (постановление Правительства РФ от 03.11.94 N 1206). Размер выплаты установлен указом Президента РФ от 08.02.01 N 136 и составляет в настоящее время 50 руб.

Для получения компенсационных выплат лицу, осуществляющему уход за ребенком, необходимо обратиться к администрации организации-работодателя с заявлением. Решение о назначении ежемесячных компенсационных выплат должно быть принято в 10-дневный срок со дня поступления документов.

Ежемесячные компенсационные выплаты осуществляются за счет средств, направляемых на оплату труда (п.20 постановления Правительства РФ от 03.11.94 N 1206). Начисление и выплата компенсации отражается в бухгалтерском учете записями:

Д-т сч.20 "Основное производство" (25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы"),

К-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

начислена компенсационная выплата для работницы основного производства (обслуживающего производства, администрации);

Д-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

К-т сч.50 "Касса"

на сумму, выплаченную лицу, осуществляющему уход за ребенком до достижения им 3 лет.

Учет материальной помощи, оказанной организацией-работодателем

Материальная помощь выдается по распоряжению руководителя предприятия на основании личного заявления работающей женщины. Материальная помощь не входит в систему оплаты труда работников, поскольку имеет иные основания для выплаты и носит индивидуальный характер.

Для отражения в бухгалтерском учете сумм материальной помощи используется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Порядок отражения в учете начисления материальной помощи зависит от источников финансирования, за счет которых производятся выплаты.

Материальная помощь может отражаться в учете как расходы организации, поскольку при ее выплате происходит уменьшение экономических выгод работодателя в результате выбытия активов(денежных средств, иного имущества). Затраты на выплату материальной помощи относятся к внереализационным расходам (п.12 ПБУ 10/99) и отражаются в бухгалтерском учете на счете 91"Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы".

При начислении и выплате сумм материальной помощи в учете организации производятся следующие записи:

Д-т сч.91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие расходы",

К-т сч.73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

начислена материальная помощь по заявлению работницы;

Д-т сч.73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",

К-т сч.50 "Касса"

сумма материальной помощи выплачена из кассы;

Д-т сч.99 "Прибыли и убытки",

К-т сч.91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Сальдо прочих доходов и расходов"

отражено списание сальдо прочих доходов и расходов на финансовый результат.

Источником выплаты материальной помощи могут быть собственные средства организации, оставшиеся в ее распоряжении после уплаты налогов. Такой порядок расходования чистой прибыли должен быть разрешен собственниками (учредителями, участниками) организации. Для отражения в бухгалтерском учете информации о наличии и движении сумм нераспределенной прибыли или непокрытого убытка используется счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)". При начислении и выплате материальной помощи производятся записи:

Д-т сч.84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)",

К-т сч.73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

начислена материальная помощь по заявлению работницы;

Д-т сч.73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",

К-т сч.50 "Касса"

сумма материальной помощи выплачена из кассы.

Работодатель может оказать поддержку работающим женщинам не только в денежной форме, но и в виде иных материальных благ.

Передача подарков от организации к работницам должна осуществляться в порядке, предусмотренном гл.32 Гражданского кодекса РФ. Согласно п.2 ст.574 ГК РФ в случаях, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает пять установленных законом минимальных размеров оплаты труда, договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме.

Выдача в качестве подарков готовой продукции, материалов, товаров, предметов, специально приобретенных для дарения, отражается в бухгалтерском учете организации записью:

Д-т сч.91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие расходы" (84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)"),

К-т сч.10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция"

на стоимость безвозмездно переданных материальных ценностей.

Налогообложение материальной помощи

Если размер материальной помощи, оказанной организацией работнице, не превышает 2000 руб. за налоговый период (год), вся эта сумма не облагается налогом на доходы физических лиц (п.28 ст.217 НК РФ). В случаях, когда материальная помощь превышает 2000 руб., с разницы начисляется налог на доходы физических лиц по ставке 13% (п.1 ст.224 НК РФ).

Вне зависимости от источника финансирования материальной помощи выплаченные работницам суммы не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п.23 ст.270 НК РФ). Стоимость безвозмездно переданного имущества (в том числе в виде подарков работницам) не уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п.16 ст.270 НК РФ).

В соответствии с п.3 ст.236 НК РФ выплаты, не уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, единым социальным налогом не облагаются. Не следует начислять также взносы на обязательное пенсионное страхование. Базой для начисления этих страховых взносов является налоговая база по ЕСН (п.2 ст.10 Федерального закона от 15.12.01 N 167-ФЗ), а материальная помощь ЕСН не облагается.

На сумму материальной помощи следует начислить взнос на страхование от несчастных случаев на производстве. В перечень выплат (утвержден постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765), на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, материальная помощь не включена.

Стоимость материальных ценностей, передаваемых работницам организации в качестве подарков, облагается налогом на добавленную стоимость. На основании п.1 ст.146 НК РФ передача права собственности на безвозмездной основе признается реализацией. Стоимость переданного бесплатно имущества подлежит включению в налогооблагаемую базу по НДС. Налог следует начислить в порядке, предусмотренном п.2 ст.154 НК РФ. При наличии правильно оформленного счета-фактуры и документов, подтверждающих факт оплаты, сумма НДС, уплаченная при покупке этих материальных ценностей, может быть принята к вычету.

В случае приобретения подарка в розничной сети и отсутствия счета-фактуры товар приходуется организацией по фактически уплаченной стоимости на основании авансового отчета и приложенных к нему оправдательных документов. В соответствии с п.3 ст.154 НК РФ при дальнейшей реализации имущества, подлежащего учету по стоимости с учетом уплаченного НДС, налоговая база определяется как разница между ценой приобретения этого имущества и стоимостью его реализации. Поскольку при выдаче подарка работодатель не преследует цели извлечения прибыли, разница между ценами приобретения и реализации этих материальных ценностей равна нулю.

Расходы на обеспечение благоприятных условий труда

Статьей 254 ТК РФ предусмотрен перевод беременных женщин в соответствии с медицинским заключением и по их заявлению на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов. Одним из самых распространенных в настоящее время неблагоприятных факторов признана электронно-вычислительная техника.

В этом году вступили в действие новые Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы "Санпин 2.2.2/2.4.1340-03" (утверждены постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.03 N 118). В соответствии с требованиями, установленными данным нормативным документом, беременные женщины должны переводиться на работы, не связанные с использованием ПЭВМ, или для них ограничивается время работы с компьютерами (не более 3 часов за рабочую смену).

По решению руководства организации, в случае отсутствия дополнительного рабочего места для беременной женщины может быть создано новое рабочее место. Расходы на создание такого рабочего места признаются производственными и отражаются в бухгалтерском учете на соответствующих счетах.

Пример 2. Оператор ЭВМ Иванова на время беременности переведена в хозяйственный отдел на работу, не связанную с использованием компьютерной техники. В хозяйственном отделе создано дополнительное рабочее место, для чего приобретено оборудование общей стоимостью 4800 руб. (в том числе НДС 20% - 800 руб.).

В бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч.51 "Расчетный счет"

4800 руб. с расчетного счета оплачена стоимость оборудования;

Д-т сч.08 "Вложения во внеоборотные активы",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

4000 руб. оборудование принято к учету в составе вложений во внеоборотные активы;

Д-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

800 руб. отражен НДС;

Д-т сч.01 "Основные средства",

К-т сч.08 "Вложения во внеоборотные активы"

4000 руб. введено в эксплуатацию оборудование для нового рабочего места.

В соответствии с п.18 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01), утвержденного приказом Минфина РФ от 30.03.01 N 26н, объекты основных средств стоимостью не более 10000 руб. за единицу разрешается списывать на затраты на производство по мере отпуска их в эксплуатацию. Начисление амортизации отражается записью:

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы",

К-т сч.02 "Амортизация основных средств"

4000 руб. списана стоимость объекта основных средств.

Е.В. Мирошникова,

аудиторская фирма "Визави-М"

"Бухгалтерский учет", N 21, ноябрь 2003 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Размер данного пособия увеличивается на 100% на детей одиноких матерей, на 50% на детей, родители которых уклоняются от уплаты алиментов.