Заключение трудовых договоров с работниками (О. Попова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 7, февраль 2004 г.)

Заключение трудовых договоров с работниками

Положения Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) обязывают работодателей заключать трудовые договоры со всеми работниками в письменной форме (ст.67 ТК РФ).

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса Российской Федерации налогоплательщик имеет право уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов при соблюдении определенных условий. Одним из условий признания расходов является документальное подтверждение, т.е. правомерность затрат должна быть подтверждена документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Трудовой договор - это и есть документ, оформление которого требует законодательство. Если с работником, принятым на работу с 1 февраля 2002 г. (и позже), не заключен трудовой договор, расходы на его заработную плату нельзя принимать в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Нужно отметить, что и в КЗоТ РФ была предусмотрена необходимость заключать трудовые договоры в письменной форме (ст.18), однако в тот период не действовала глава 25 НК РФ (ст.252).

Обязанность перезаключать (заключать в письменной форме) договоры со "старыми" работниками законодательством не предусмотрена. Если работник до 1 февраля 2002 г. был принят на работу без заключения трудового договора, то документ, на основании которого он был принят на работу, следует рассматривать как трудовой договор. Это закреплено в Методических рекомендациях по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.02 г. N БГ-3-02/729 (с изменениями и дополнениями от 27.10.03 г.). Как правило, такими документами были заявление работника о принятии на работу с визой руководителя и приказ руководителя о принятии работника на работу.

Тем не менее, по нашему мнению, следует заключить письменные договоры со всеми работниками организации. В договоре с теми, кто работал до принятия ТК РФ, можно закрепить условие о фактическом начале работы.

В некоторых организациях есть трудовые договоры, составленные в соответствии со старым трудовым законодательством. В таком случае можно также разработать и заключить новые трудовые договоры с работниками или внести изменения в предыдущий договор путем принятия дополнительного соглашения. При этом важно учесть все изменения, которые произошли в трудовом законодательстве. Допустим, внося изменения, касающиеся изменения должности работника, указать, что отпуск у работников не 24 рабочих, а 28 календарных дней, и т.д.

Если же работник работает в организации уже в течение нескольких лет, а никакие документы не оформлены (нет ни заявления, ни приказа), то с точки зрения трудового права данный работник считается принятым на работу после фактического допущения его к выполнению должностных обязанностей (часть 2 ст.67 ТК РФ). Эта норма была закреплена и в КЗоТ РФ (часть 3 ст.18). А вот с точки зрения налогового законодательства принять расходы на заработную плату работника в целях уменьшения налога на прибыль сложно. Иными словами, работник в этой ситуации защищен больше, чем работодатель. Если работника (даже не оформленного надлежащим образом) незаконно уволят, то в суде, ссылаясь на свидетельские показания, он сможет защитить свои права.

Что следует предпринять в такой ситуации работодателю, если работник не подпишет договор? Можно составить акт о том, что работник отказался подписать трудовой договор.

Трудно сказать, будет ли данный документ способствовать принятию решения в налоговом споре в пользу налогоплательщика, т.е. работодателя, но в качестве аргумента в защиту работодателя он может быть использован, так как в п.2 ст.109 НК РФ закреплено положение о том, что лицо не может быть привлечено к ответственности за совершение налогового правонарушения при отсутствии вины лица в совершении налогового правонарушения.

Выплата заработной платы

Во многих организациях заработную плату работникам выплачивают только один раз в месяц, объясняя это тем, что при более частой выплате увеличиваются затраты времени на расчеты и необходимо принять на работу в бухгалтерию дополнительных работников. Некоторые работодатели заключают с работниками соглашения, в которых предусмотрена выплата заработной платы один раз в месяц.

В соответствии со ст.136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором.

Данная норма императивна (обязательна) для исполнения. В трудовом договоре может быть оговорено условие по сроку выплаты заработной платы с меньшими интервалами (три раза в месяц, каждую неделю). Только федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы.

Конкретная дата выплаты заработной платы должна быть установлена в коллективном договоре, либо в положении об оплате труда, либо в трудовом договоре с работником.

Нарушая нормы ст.136 ТК РФ, работодатель может понести материальную (закрепленную в трудовом праве), административную, налоговую, а в некоторых случаях и уголовную ответственность. В ст.142 и 236 ТК РФ предусмотрена ответственность работодателя за нарушение сроков выплаты заработной платы и иных сумм, причитающихся работнику.

При нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Конкретный размер выплачиваемой работнику денежной компенсации определяется коллективным или трудовым договором.

Кроме того, в случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы.

В соответствии со ст.5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП) нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда. Причем штраф будет наложен на конкретных должностных лиц, а не на организацию в целом. В соответствии со ст.23.12 КоАП решение о применении административной ответственности в виде штрафа принимается должностными лицами федеральной инспекции труда. Размер штрафа в каждом конкретном случае определяется в зависимости от характера нарушения.

Если должностное лицо ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно будет дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет, т.е. на этот срок лишено возможности занимать руководящие должности.

Что касается налоговых последствий, то, по нашему мнению, суммы заработной платы, не выплаченные вовремя работникам, могут быть признаны в соответствии с п.6 ст.250 НК РФ внереализационными доходами в виде долговых обязательств, под которыми понимаются любые заимствования независимо от формы их оформления (часть 1 ст.269 НК РФ).

Если небольшой организации трудно выплачивать работникам заработную плату два раза в месяц, можно предложить переводить ее на счета в банках (на карточку). Аванс необязательно высчитывать в процентном соотношении к заработной плате, можно выплачивать его и в твердой сумме всем сотрудникам независимо от их должностных окладов (ставок). Ограничений в законодательстве на этот счет нет.

Изменение штатного расписания и размер оплаты труда

В соответствии со ст.255 НК РФ расходами на оплату труда в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль организаций признаются любые начисления работникам, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Следовательно, чтобы расходы на оплату труда были приняты в целях уменьшения налога на прибыль, размер оплаты труда, премий и иных начислений (например, размер доплаты за совмещение должностей) должен быть предусмотрен трудовым либо коллективным договором.

Данной нормой не предусмотрено, что в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, могут быть включены начисления работникам, предусмотренные иными, помимо коллективных договоров, локальными нормативными актами организации - положениями об оплате труда, положениями о премировании и материальном стимулировании, как это допускалось ранее на основании Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5.08.92 г. N 552, которое утратило силу.

Теперь важно и для организации налогового учета соблюдать правила заключения коллективного договора: кворум собрания работников, оформление полномочий представителей сторон, регистрация в Минтруде России.

Пунктом 21 ст.270 НК РФ предусмотрено, что в составе расходов, не учитываемых для целей налогообложения прибыли, отражаются расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов). Это свидетельствует о необходимости закреплять виды и размер вознаграждения работников непосредственно в трудовом договоре с конкретным работником. Следует отметить, что данный пункт в какой-то мере противоречит ст.255 НК РФ, разрешающей относить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, вознаграждение работнику, предусмотренное в коллективном договоре.

В Методических рекомендациях по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.02 г. N БГ-3-02/729, указано, что расходы на оплату труда должны учитываться для целей налогообложения прибыли только в том случае, если нормы коллективного договора, правила внутреннего трудового распорядка организации, положения о премировании и (или) других локальных нормативных актов, принятых организацией, отражены в конкретном трудовом договоре, заключаемом между работодателем и работником.

В трудовом договоре допускаются (кроме существенных его условий) ссылки на нормы коллективного договора, правила внутреннего трудового распорядка организации, положения о премировании и (или) других локальных нормативных актов без конкретной их расшифровки в трудовом договоре. В этом случае будет считаться, что указанные локальные нормативные акты распространяются на конкретного работника.

Таким образом, допускается, что в организации могут быть созданы какие-то внутренние нормативные акты помимо коллективного договора и если ссылка в индивидуальном трудовом договоре на данные локальные нормативные акты есть, то расходы на оплату труда, предусмотренные данными локальными нормативными актами, могут быть приняты к налоговому учету.

Если в трудовой договор, заключенный с конкретным работником, не включены те или иные начисления, предусмотренные в коллективном договоре и (или) локальных нормативных актах, либо на данные акты в трудовом договоре нет ссылок, то такие начисления не могут быть приняты для целей уменьшения налогооблагаемой прибыли.

С другой стороны, есть оговорка "кроме существенных условий трудового договора", а в соответствии со ст.57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются, в частности, условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). В такой ситуации, на наш взгляд, нужно в индивидуальном трудовом договоре (договоре с работником) указать конкретный оклад, надбавки и доплаты, которые непосредственно устанавливаются работнику, предусмотреть, что он будет получать премии в соответствии с положением о премировании (или положением об оплате труда, коллективным договором) или в самом трудовом договоре закрепить порядок начисления работнику премий (размер премии, за какие результаты).

Если должностной оклад работника увеличивается, в связи с тем что в штатное расписание внесены изменения и этими изменениями увеличены должностные оклады работников, целесообразно внести изменения в трудовой договор (оформить это дополнительным соглашением к трудовому договору).

Условия в договоре о том, что должностной оклад устанавливается и изменяется в соответствии со штатным расписанием, недостаточно. Могут возникнуть споры с налоговыми органами по поводу возможности включения в состав расходов, уменьшающих налог на прибыль, сумм увеличения заработной платы работникам. Можно предложить следующие варианты, которые помогут решить эту проблему и избежать оформления дополнительных документов.

1. Установить заработную плату в условных единицах, а выплачивать ее, конечно, в валюте Российской Федерации.

2. Сразу оговорить в трудовом договоре, при каких условиях может изменяться заработная плата (например, в случае увеличения курса доллара, или индекса инфляции, или банковской ставки рефинансирования), например: "Работнику устанавливается должностной оклад в размере 3000 руб. Курс доллара США на момент заключения договора равен 30 руб./долл.

В случае увеличения официального курса доллара на 5% должностной оклад работника увеличивается на 150 руб.".

Но данные варианты не лишены недостатков. В первом случае могут возникнуть суммовые разницы, второй вариант не рассчитан на "скачки" курса доллара.

О. Попова

ООО "Финаудитсервис"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 7, февраль 2004 г.