Электронная регистрация на выставках (М. Макарова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 6, февраль 2004 г.)

Электронная регистрация на выставках

Конгрессно-выставочная деятельность во всем мире - важнейшая отрасль национальной экономики. Она балансирует на границе маркетинга, рекламы, технологий продаж. В настоящее время во всем мире, и в России в частности, растут обороты выставочных мероприятий. Это выражается как в увеличении их количества, так и в повышении качества. Все больше предприятий и организаций осознают необходимость представления своей компании на специализированных выставках, ярмарках, форумах и т.д. Современные тенденции таковы, что происходит дробление крупных выставок на более мелкие - узкосегментированные. Однако значительная часть этих мероприятий проводится в неспециализированных помещениях, без применения новейших разработок и достижений. Для повышения эффективности и престижа выставочной деятельности существует много современных способов. Сегодня мы остановимся на одном из них - проведении электронной регистрации участников и посетителей.

Суть процесса такова: на входе в выставочное помещение (зал для конференций и т.д.) организуется зона регистрации, которая представляет собой несколько компьютеров, объединенных в сеть. Посетителям/участникам предлагается заполнить анкету, в которой помимо вопросов о персональных данных есть ряд вопросов, интересующих организаторов мероприятия, например: откуда вы узнали о мероприятии, цель прихода, чем занимается ваша организация и т.д. После заполнения анкета передается оператору, который вносит эти данные в компьютер, затем посетителю, заполнившему анкету, выдается именная пластиковая карта - бедж с указанием основных логотипов мероприятия. Бедж имеет специальное крепление, благодаря которому его легко закрепить на одежде. Он может быть выполнен различными способами и содержать не только информацию о своем владельце, но и его фотографию.

Можно совместить проведение электронной регистрации с организацией контроля доступа. В таком случае бедж выступает билетом. Его наличие проверяется вручную или с помощью нанесенного на него штрих-кода производится автоматический контроль доступа. Штрихкод генерирует основную информацию о посетителе, указанную в анкете, а также размер произведенной оплаты. Считывание информации осуществляется с помощью ручного сканера (такие сканеры установлены сейчас в большинстве супермаркетов) либо путем установки щелевого или многоплоскостного сканера на устройстве, обеспечивающем контроль доступа (например, на турникете). Тогда при считывании информации с беджа контроллер, установленный в турникете, будет автоматически запрашивать необходимую информацию из компьютера. Это удобно, если в рамках одного мероприятия проходит одновременно несколько событий, например выставка и конференция.

Благодаря проведению электронной регистрации организаторы конгрессно-выставочных мероприятий получают ряд конкурентных преимуществ.

Во-первых, они могут узнать точное количество человек, посетивших их мероприятие.

Во-вторых, как правило, регистрация совмещается с анкетированием, результаты каждого сложно недооценить. Организаторы имеют возможность получить ответы на интересующие их вопросы, причем охват опроса составляет 100% целевой аудитории. Грамотно анализируя полученную информацию, они могут не только качественно повысить уровень своих мероприятий, но и понять, как наиболее эффективно привлечь именно тех посетителей и участников, в которых они заинтересованы.

В-третьих, после проведения электронной регистрации организаторы получают полную базу данных о посетителях, которую они могут использовать для проведения почтовой и электронной рассылки приглашений на будущий год. По статистике от 25 до 50% посетителей приходят на выставку потому, что они получили бесплатный пригласительный билет. Откуда люди берут приглашения? Они получают их от организаторов выставок и от компаний - участниц мероприятия. Сколько человек пригласят компании и пригласят ли кого-то вообще - не известно, следовательно, рассчитывать на этот источник по большому счету нельзя. Кроме того, компании год от года меняют свои решения об участии в той или иной выставке, а компания, которая не участвует в выставке, автоматически оставляет ее без своей клиентской базы, поэтому ценность получаемой базы данных для выставочных организаций сложно недооценить.

В-четвертых, после прохождения процедуры регистрации каждый посетитель получает именную пластиковую карту (бедж) с указанием компании, которую он представляет, что помогает сделать общение участников и посетителей более комфортным и цивилизованным.

В качестве дополнительного сервиса экспонент может установить на своем стенде считыватель и накопитель штрих-кодов, с помощью которого он может сканировать коды с беджей всех посетителей, которые интересовались продукцией, представленной на стенде. По окончании мероприятия организатор передает экспоненту ту часть базы посетителей, штрих-коды которых были отсканированы. Более того, существует много способов не только окупить регистрацию, но и извлечь дополнительный доход от ее проведения.

В заключение хотелось бы отметить, что, если организаторы проводят профессиональную выставку, хотят развивать свой бизнес и нацелены на то, чтобы следующее мероприятие было более успешное чем нынешнее, без регистрации посетителей не обойтись.

М. Макарова,

компания "Русском Ай Ти Системс"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 6, февраль 2004 г.