Вопрос: Бюджетное учреждение имеет в соседнем поселке филиал, не являющийся юридическим лицом. Расчеты по выдаче заработной платы, стипендий, выдача и принятие подотчетных сумм, ведется на счете 160 с использованием форм и бланков для оформления и учета кассовых операций. Для выдачи по итогам спортивных соревнований победителям и судьям была разработана ведомость на выдачу денежных средств, с введением дополнительных граф. По итогам проведенной проверки ревизоры настаивают, чтобы выдача денег победителям и судьям производились по платежной ведомости, по которой выдается заработная плата основным работникам. Правомерны ли требования ревизоров? ("Консультант бухгалтера", N 12, декабрь 2003 г.)

Бюджетное учреждение имеет в соседнем поселке филиал, не являющийся юридическим лицом, где работает бухгалтер-кассир (штатная единица централизованной бухгалтерии).

В учетной политике учреждения отмечено, что расчеты по выдаче заработной платы, стипендий, выдача и принятие подотчетных сумм, ведется на счете 160 (субсчет 3) с использованием форм и бланков для оформления и учета кассовых операций.

Приказом по учреждению директор и бухгалтер филиала уполномочены подписывать первичные документы (приходные и расходные кассовые ордера, доверенности, авансовые отчеты).

Для производства выдач по итогам спортивных соревнований победителям и судьям была разработана ведомость на выдачу денежных средств, с введением дополнительных граф (ИНН, адрес, номер пенсионного страхования). Ведомость подписывается ответственным лицом, назначенным приказом по учреждении.

По итогам проведенной проверки ревизоры настаивают на том, чтобы выдача денег победителям и судьям производились по платежной ведомости, по которой выдается заработная плата и аванс основным работникам. Кроме того, отмечено, что неправильно организованы расчеты с филиалом учреждения.

Правомерны ли требования и указания ревизоров?

Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центробанка России 22 сентября 1993 года N 40, допускает выдачу наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации, а также для оплаты расходов по служебным командировкам.

Таким образом, действующее законодательство допускает выдачу наличных средств под отчет обособленным структурным подразделениям бюджетного учреждения.

При этом, если обособленное подразделения имеет официальный статус филиала учреждения (статья 55 ГК РФ), то за руководителями указанного структурного подразделения согласно пункту 8 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина России от 30 декабря 1999 года N 107н, сохраняются права получателей ассигнований, включая утверждение заявлений на выдачу авансов и авансовых отчетов, документов по инвентаризации, актов о списании пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей в соответствии с действующим законодательством.

В правах руководителя также решать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждения. В связи с этим, представляется, что в его правах утверждать и доверенности на право получения материальных ценностей.

Что касается оформления кассовых документов, то следует учитывать положения пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, согласно которому каждое предприятие вправе вести только одну кассовую книгу. Таким образом, фактически оформление обособленным филиалом, не выделенным на самостоятельный баланс, приходных и расходных кассовых ордеров не осуществимо.

В случае необходимости принятия наличных денежных средств от сторонних физических и юридических лиц, кассир филиала может применять квитанции по форме 10, утвержденной Инструкцией N 107н. Применение указанного бланка в условиях действия нового Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных средств и (или) расчетов с использованием платежных карт" подтверждено письмом Минфина России от 29 июля 2003 года N 03-01-01/11-233.

Расходование средств, предоставленных обособленному подразделению, должно производиться без использования расходных кассовых ордеров. В случае необходимости выплаты денежных средств сотрудникам филиала или иным сторонним лицам по заключенным с ними гражданско-правовым договорам или авторским договорам, может использоваться расчетно-платежная ведомость (форма N 49) и (или) платежная ведомость на выдачу аванса, заработной платы (форма N 389), утвержденные Инструкцией N 107н.

Пункт 14 Инструкции N 107н допускает применение бюджетными учреждениями только первичных документов, указанных в приложении N 1 к Инструкции. Учитывая, что формы платежных ведомостей установлены Инструкцией, применение иных ведомостей (в том числе самостоятельно разработанных и предусмотренных учетной политикой учреждения) не допускается.

В связи с этим выдача сумм в пользу победителей соревнований и судей должна производиться с использованием форм N 49 или N 389, предусмотренных Инструкцией N 107н. В случае необходимости, указанные формы могут быть доработаны с учетом требуемых дополнительных реквизитов (ИНН, адреса, номера пенсионного удостоверения), например, путем внесения дополнительной графы.

Внесение изменений в утвержденные формы первичных документов допускается постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 года N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации". При этом не допускается изменять формы по учету кассовых операций, а в части изменяемых форм должны оставаться без изменения утвержденные реквизиты (включая код, номер формы, наименование документа). Могут изменяться и форматы бланков. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается внесение изменений в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Все вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

1 декабря 2003 г.

"Консультант бухгалтера", N 12, декабрь 2003 г.