Доходы работников счет любят (О. Лежнина, "Практическая бухгалтерия", N 2, февраль 2004 г.)

Доходы работников счет любят

     Можно и не переделывать                                             

     Карточный учет                                                      

     Доходные справки                                                    

До 1 апреля этого года все фирмы должны отчитаться за доходы, выплаченные штатным сотрудникам, внештатникам и другим гражданам в 2003 году.

Работники МНС разработали два новых бланка для налога на доходы - форму N 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 год" и форму N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 2003 год". Обе формы утверждены приказом МНС России от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583.

Можно и не переделывать

И вновь перед бухгалтером возникла проблема - как поступить с налоговой карточкой. Ведь в течение 2003 года ее заполняли на бланке 2002 года. Мы вот что посоветуем.

Если карточку вы вели в электронном виде, то заменить старый бланк на новый не составит труда. В нем поменялись-то всего два раздела. Если же форму N 1-НДФЛ вы заполняли на бумаге, то переписывать ничего не надо, оставьте все как есть. Ведь оштрафовать фирму нельзя даже за то, что она не ведет бланк N 1-НДФЛ. Это сказано в постановлении Высшего Арбитражного Суда от 7 октября 2003 г. по делу N 4243/03.

И еще один нюанс. На этот год налоговые работники налоговую карточку пока не утвердили. Получается, что сейчас форму N 1-НДФЛ вам надо вести на бланке для 2003 года.

Карточный учет

На всех работников, а также граждан, которые получают у вас на фирме какие-либо доходы, вы должны завести налоговую карточку (форма N 1-НДФЛ). Итак, по порядку - что вы должны в ней указывать.

Раздел 1 предназначен для общих сведений о фирме (ИНН, наименование компании и др.). Отметим, что в этой части карточки появилась новая строка 1.4 для кода ОКАТО. Сюда нужно записать код территории, в бюджет которой вы перечисляете налог на доходы. Напомним, что его указывают в платежках на уплату налога.

В раздел 2 карточки запишите сведения о человеке, который получает у вас доход (ИНН, Ф.И.О., дату рождения, адрес места жительства и др.). Все эти сведения работник должен был представить, когда устраивался к вам на фирму.

Основной раздел карточки - третий: "Расчет налоговой базы и налога на доходы физических лиц". Порядок его заполнения не изменился. Ежемесячно сюда вы должны вносить все доходы работника, которые облагаются налогом по ставке 13 процентов. Если же карточку вы завели на нерезидента (тот, кто в течение года проживал на территории России менее 183 дней в году), то в этом разделе надо указывать все его доходы (заработную плату, дивиденды и др.). Напомним, что с любых выплат нерезидентам НДФЛ удерживают по ставке 30 процентов.

В разделе 4 вы должны указать доходы, облагаемые налогом по ставке 6 процентов. Это - дивиденды. Сумму дивидендов, выплаченную работнику фирмы, записывают в строке 1 (в столбце, соответствующем месяцу их выплаты). Если же фирма получила дивиденды от долевого участия в других компаниях и при этом выплачивала дивиденды гражданам-учредителям, то доход последних облагается налогом в особом порядке. Его надо удерживать с разницы между дивидендами, начисленными и полученными от сторонней фирмы (как их рассчитать, мы рассказали на стр.23). Полученную разницу отразите в строке 2 "Облагаемая сумма дивидендов". Заметим, в старой форме карточки такой строки не было.

Если результат будет отрицательным, то база для расчета налога на доходы по дивидендам считается равной нулю. При этом уменьшить на эту сумму другие доходы, например полученную зарплату, нельзя (ст.275 НК РФ).

В разделе 5 карточки вы должны отразить доходы резидентов, с которых НДФЛ удерживают по максимальной ставке 35 процентов. Это выигрыши, призы, материальная выгода по страховым договорам, процентным вкладам в банках и т.д.

Обратите внимание, что структура и содержание раздела 5 остались прежними. А вот порядок расчета налоговой базы по таким выплатам поменялся. Связано это с тем, что весной 2003 года в Налоговый кодекс были внесены поправки (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 55-ФЗ). Точнее, в статьи 217 и 224. Теперь проценты по вкладам освобождены от налога на доходы в пределах полного размера ставки рефинансирования. Раньше НДФЛ можно было не платить в пределах суммы, рассчитанной исходя из 3/4 ставки Банка России.

А вот каких-либо изменений в разделы 6, 7, 8, 9 налоговые работники не внесли. В разделе 6 по-прежнему определяют общую сумму налога по итогам года (для нерезидентов заполняется строка - "По ставке 30%").

В разделе 7 отражают доходы, при выплате которых фирмы налог не удерживают. Сюда, например, надо записать суммы, выплаченные индивидуальным предпринимателям. Делают это лишь в том случае, если у вас есть копия свидетельства о государственной регистрации индивидуала. Если же такого документа вы не имеете, то доходы, выплаченные ПБОЮЛ, нужно отразить в разделе 3 налоговой карточки.

Еще в разделе 7 вы можете указать суммы, выплаченные гражданам, если вы купили у них имущество, которое принадлежало им на праве собственности.

Если вы обнаружили ошибку в расчете налога за 2000, 2001 или 2002 год, то пересчитайте налог по существовавшим на тот момент правилам, а результаты внесите в раздел 8 "Результаты пересчета налога за предшествующие налоговые периоды".

В разделе 9 "Сведения о представлении справок" укажите номер и дату справки о доходах, которую вы выдали работнику.

Доходные справки

Все фирмы обязательно должны сдать в инспекцию справки о доходах по форме N 2-НДФЛ. Крайний срок подачи справок - 1 апреля 2004 года. При этом отчитаться нужно по каждому человеку, получившему в 2003 году от вашей фирмы какие-либо деньги, будь то сотрудник фирмы, внештатник или работник, трудившийся по гражданско-правовому договору. Единственное, на кого не придется подавать справки, - это индивидуальные предприниматели.

Справку по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 2003 год" заполняют на основании налоговой карточки работника за 2003 год (форма N 1-НДФЛ).

В разделах 1 и 2 справки, где указывают сведения о работнике и работодателе, появились новые реквизиты. Как и в налоговой карточке, кроме названия, ИНН, КПП и телефона фирмы нужно еще указать код ОКАТО из "Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления" (утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. N 413). Кроме того, теперь нужно указывать номер пенсионного страхового свидетельства работников.

В раздел 3 "Доходы, облагаемые по ставке 13 и 30 процентов" нужно вписать ежемесячные доходы работника, с которых был начислен налог по ставке 13 процентов. Доходы нерезидентов нужно показать в этом же разделе (все они облагаются НДФЛ по ставке 30%).

Данные для этого раздела справки нужно взять из итогового столбца таблицы, которая находится в разделе 3 карточки (N 1-НДФЛ).

Пример

Кропотина Елена Игоревна работает в ООО "Анкор" с начала 2003 года. 1 мая ей увеличили зарплату с 7000 до 8000 руб. Работница имеет право на два стандартных вычета по НДФЛ - на себя в размере 400 руб. и на своего ребенка в размере 300 руб. Кроме зарплаты Кропотина получила в сентябре 2003 года материальную помощь к отпуску в сумме 5000 руб. Так как зарплата Кропотиной в марте превысила 20 000 руб., то на стандартные вычеты она имеет право только в январе и феврале 2003 года.

Общая сумма стандартных вычетов равна:

(400 руб. + 300 руб.) х 2 мес. = 1400 руб.

Доход, с которого надо заплатить НДФЛ по ставке 13 процентов, равен:

7000 руб. х 4 мес. + 8000 руб. х 8 мес. + (5000 руб. - 2000 руб.) - 1400 руб. = 93 600 руб.

С этой суммы исчислен и удержан налог в сумме:

93 600 руб. х 13% = 12 168 руб.

Раздел 3 формы N 2-НДФЛ на Кропотину бухгалтер заполнил так:

Справка о доходах физического лица за 2003 год N 1 в ИМНС N 1

. . .

  3. Доходы, облагаемые налогом по ставке 13% (30%)  3.1. Доходы по видам

Код*  Сумма дохода  Код* Сумма вычета Код* Сумма дохода Код* Сумма вычета       дохода

2000   92000.00                  .    2760    5000.00   503    2000.00

----- ----------      ------ ------  ----   ----------  ---  ----------

  3.2. Доходы по месяцам

Январь       7000.00          Февраль 7000.00           Март      7000.00

Апрель       7000.00          Май     8000.00           Июнь      8000.00

Июль         8000.00          Август  8000.00           Сентябрь 13000.00

Октябрь      8000.00          Ноябрь  8000.00           Декабрь   8000.00

  3.3. Стандартные вычеты

Код* Сумма вычета  Код* Сумма вычета  Код* Сумма вычета Код* Сумма вычета

101    800.00      103     600.00                 .                .

---   ----------   -----  ---------    ----  ---------  ----  -----------

  3.4. Общая сумма дохода 97000.00  3.5. Облагаемая сумма дохода 93600.00

                         -----------                             ---------

  3.6. Сумма налога исчисленная 12168 3.7. Сумма налога удержанная 12 168

                                ------                            --------

Раздел 4 формы N 2-НДФЛ заполняют, если в 2003 году ваша фирма выплачивала дивиденды учредителям-гражданам. С таких доходов нужно удержать НДФЛ по ставке 6 процентов. Данные для заполнения раздела 4 возьмите из итогового столбца таблицы, расположенной в разделе 4 налоговой карточки. В обновленной форме N 2-НДФЛ появилась новая строка 4.2 "Облагаемая сумма дохода". Ее значение может быть меньше, чем сумма, указанная в пункте 4.1 "Общая сумма дохода". Разница возникнет, если ваша фирма получала дивиденды от других компаний.

О. Лежнина,

эксперт ПБ

"Практическая бухгалтерия", N 2, февраль 2004 г.