Вход
Порядок проведения инвентаризации (И. Ланина, "Финансовая газета", N 8, февраль 2004 г.)
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета. Основными целями инвентаризации согласно п.1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 (далее - Методические указания), являются:
выявление фактического наличия имущества;
сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
проверка полноты отражения в учете финансовых обязательств.
Под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Кроме того, инвентаризации подлежат и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу. Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации согласно п.2 ст.12 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Основными задачами инвентаризации являются:
выявление фактического наличия имущества;
контроль за сохранностью ТМЦ и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
выявление ТМЦ, потерявших свои первоначальные качества, залежавшихся и не нужных организации;
проверка соблюдения правил и условий хранения ТМЦ и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
проверка полноты отражения в учете обязательств.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе: председателя комиссии - руководителя организации или его заместителя, членов комиссии - главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представителей общественности.
Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе: председателя комиссии - представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию, членов комиссии - специалистов (экономиста, работника бухгалтерии, товароведов и т.п.).
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом или распоряжением (приложение 1).
Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:
проводят инструктаж рабочих комиссий;
осуществляют контрольные проверки;
рассматривают объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачу.
Рабочие комиссии непосредственно осуществляют инвентаризацию ТМЦ и денежных средств в местах хранения и производства. При малом объеме работ при инвентаризации и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Отсутствие одного из членов комиссии на период инвентаризации дает основания рассматривать ее результаты недействительными.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности, перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, типовую форму договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.02 г. N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".
Инвентаризация проводится в несколько этапов. Рассмотрим их подробнее.
1. Подготовительный этап. Материально ответственные лица составляют промежуточные реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации (т.е. не дожидаясь обычной даты представления отчета) и передают их инвентаризационной комиссии. Эти документы служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)".
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
2. Натуральная и документальная проверка. Проверяется фактическое наличие имущества и обязательств. Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись, документальной - акт инвентаризации. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" утверждены 6 типовых форм описи и 8 типовых форм акта.
Описи или акты составляются в двух экземплярах. При необходимости количество экземпляров может быть увеличено. Заполняются они чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. На каждой странице описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
3. Таксировочный этап. В описи (акты) вносятся денежные оценки имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета.
4. Сравнительно-аналитический этап. Производится сравнение фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей необходимо получить объяснения от материально ответственных лиц. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Пример Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей по форме N инв-3 приведен в приложении 2.
По результатам выполнения сравнительно-аналитического этапа все предложения комиссии обобщаются в унифицированной форме N инв-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденной постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 г. N 26 (приложение 3).
5. Заключительный этап. Ведомость подписывают главный бухгалтер и руководитель организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее 5 лет.
Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств даны в Методических указаниях.
Результаты инвентаризации отражают на счетах бухгалтерского учета в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, а при проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности - в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;
недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Приложение 1
Приказ N 24
(постановление, распоряжение)
по ЗАО "Фрегат"
(наименование организации)
от "15" декабря 2003 г.
Для проведения инвентаризации в организации назначается рабочая
инвентаризационная комиссия в составе:
1. Председатель - коммерческий директор Саврасов Николай Иванович.
2. Члены комиссии: старший бухгалтер Кролова Марина Петровна,
старший менеджер Панков Сергей Викторович, администратор Макарова Людмила
Александровна.
Инвентаризации подлежат: основные средства, товары на складе,
денежные средства в кассе организации, финансовые обязательства
(имущество и финансовые обязательства)
к инвентаризации приступить 22 декабря 2003 г.
------------------
(дата)
и окончить 24 декабря 2003 г.
------------------
(дата)
Причина инвентаризации подготовка к составлению годовой отчетности
---------------------------------------------
(контрольная проверка, смена материально
ответственных лиц, переоценка и т.д.)
Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию 29 декабря 2003 г.
Руководитель В.В. Никифоров
Приложение 2
Инвентаризационная опись
товарно-материальных ценностей N 2
| Налогоплательщик ЗАО "Фре- гат" |
Форма N инв-3 по ОКУД | 0309003 |
| по ОКПО | 52564479 | |
| Распоряжение о проведении инвентаризации: |
Номер | 14 |
| Дата | 15.12.2003 г. | |
| Дата начала инвентаризации | 22.12.2003 г. | |
| Дата окончания инвентаризации | 24.12.2003 г. |
Расписка
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, отражены в регистрах учета, и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Материально ответственное лицо:
Зав. складом Князев А.Б. Князев
-------------- --------------- ----------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
/-----------------------------------------------------------------------\
| |Товарно-материаль- |Единица изме-|Цена, | Фактическое |По данным|
| |ные ценности |рения |руб. | наличие |бухгалтер- |
| | | | | |ского уче-|
| | | | | |та, регист-|
| | | | | |ров учета |
| |-------------------+--------------| |-------------+------------|
| |наименова- |номенк-|наиме- |код по| |кол-во|сумма,|кол- |сумма,|
| |ние, вид,|латур- |нование|СОЕИ | | |руб. |во | руб. |
| |сорт, груп-|ный но-| | | | | | | |
| |па |мер | | | | | | | |
|--+-----------+-------+-------+------+------+------+------+-----+------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|--+-----------+-------+-------+------+------+------+------+-----+------|
|1 |Лента штам-|1021995| тонна | 168 |12900=| 1,5 |19350=| 1,5 |19350=|
| |повочная | | | | | | | | |
| |металличес-| | | | | | | | |
| |кая | | | | | | | | |
|--+-----------+-------+-------+------+------+------+------+-----+------|
|2 |Лента упа-|1021994| тонна | 168 |13250=| 1,28 |16960=| 1,3 |17225=|
| |ковочная | | | | | | | | |
| |металличес-| | | | | | | | |
| |кая | | | | | | | | |
|--+-----------+-------+-------+------+------+------+------+-----+------|
|3 |Пряжка упа-|1022521|упаков-| 778 | 260= | 20 | 5200=| 20 |5200= |
| |ковочная | |ка | | | | | | |
|--+-----------+-------+-------+------+------+------+------+-----+------|
|4 |Скоба ме-|1022522|упаков-| 778 | 257= | 94 |24158=| 94 |24158=|
| |таллическая| |ка | | | | | | |
|--+-----------+-------+-------+------+------+------+------+-----+------|
|5 |Уголок за-|1022523|упаков-| 778 | 300= | 87 |26100=| 87 |26100=|
| |щитный | |ка | | | | | | |
\-------------------------------------+------+------+------+-----+------|
| Итого|203,78|91768=|203,8|92033=|
\---------------------------------/
Итого по описи: количество
порядковых номеров Пять
---------------------------------
(прописью)
общее количество единиц
фактически Двести три целых семьдесят восемь сотых
---------------------------------------
(прописью)
на сумму, руб. фактически Девяносто одна тысяча семьсот
шестьдесят восемь
------------------------------------
(прописью)
Председатель Коммерческий директор Саврасов Н.И. Саврасов
комиссии: --------------------- -------------- ---------------
(должность) (подпись) (расшифровка
подписи)
Члены комиссии: Старший бухгалтер Кролова М.П. Кролова
------------------ ------------- ------------------
(должность) (подпись) (расшифровка
подписи)
Ст. менеджер Панков С.В. Панков
------------------ ------------- ------------------
(должность) (подпись) (расшифровка
подписи)
Администратор Макарова Л.А. Макарова
------------------ ------------- ------------------
(должность) (подпись) (расшифровка
подписи)
Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с N 1 по N 5, комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Ценности, перечисленные в описи, находятся в моем (нашем) ответственном хранении.
Материально ответственное лицо:
Зав. складом Князев А.Б. Князев
-------------- ----------------- ------------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Указанные в настоящей описи данные и подсчеты проверил член инвентаризационной комиссии:
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
-------------------- ----------------- ---------------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Приложение 3
Ведомость
учета результатов, выявленных инвентаризацией
/-----------------------------------------------------------------------\
| | | |Результаты,| |Из общей суммы недостач и потерь от|
| | | |выявленные | |порчи имущества, руб. коп. |
| | | |инвентари- | | |
| | | |зацией, | | |
| | | |сумма, руб.| | |
| | | |коп. | | |
| | | |-----------| |------------------------------------|
| | | |из- |недос-| |зачтено |списано в|отнесе-|списано|
| | | |лиш-|тача | |по пере-|пределах |но на|сверх |
| | | |ки | | |сортице |норм ес-|винов- |норм |
| | | | | | | |тественной|ных лиц|естест-|
| | | | | | | |убыли | |венной |
| | | | | | | | | |убыли |
|--+--------+-----+----+------+----+---------+----------+-------+-------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|--+--------+-----+----+------+----+---------+----------+-------+-------|
|1 |Основные| 01 | - | - | - | - | - | - | - |
| |средства| | | | | | | | |
|--+--------+-----+----+------+----+---------+----------+-------+-------|
|2 |ТМЦ | 41 | - | 265= | - | - | - | 265= | - |
|--+--------+-----+----+------+----+---------+----------+-------+-------|
|3 |Денежные| 50 |0,13| - | - | - | - | - | - |
| |средства| | | | | | | | |
| |в кассе | | | | | | | | |
|--+--------+-----+----+------+----+---------+----------+-------+-------|
|4 |Расчеты | 60 | - | - | - | - | - | - | - |
| |с пос-| | | | | | | | |
| |тавщика-| | | | | | | | |
| |ми | | | | | | | | |
|--+--------+-----+----+------+----+---------+----------+-------+-------|
|5 |Расчеты | 62 | - | - | - | - | - | - | - |
| |с поку-| | | | | | | | |
| |пателями| | | | | | | | |
\-----------+-----+----+------+----+---------+----------+-------+-------|
|Итого|0,13| 265= | - | - | - | 265= | - |
\-----------------------------------------------------------/
Руководитель Ген. директор Никифоров В.В.Никифоров
---------------- ------------ ------------------
должность подпись расшифровка
подписи
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
---------------- -------------------------------
подпись расшифровка подписи
Председатель
инвентаризационной
комиссии Ком. директор Саврасов Н.И. Саврасов
---------------- ------------- --------------
должность подпись расшифровка
подписи
И. Ланина,
аудитор
"Финансовая газета", N 8, февраль 2004 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Газета "Финансовая газета"
Учредители: Министерство Финансов Российской Федерации, Главная редакция международного журнала "Проблемы теории и практики управления"
Газета зарегистрирована в Госкомпечати СССР 9 августа 1990 г.
Регистрационное свидетельство N 48
Издается с июля 1991 г.
Индексы 50146, 32232
Адрес редакции: г. Москва, ул. Ткацкая, д. 5, стр. 3
Телефон +7 (499) 166 03 71