Приложение N 2. Положение об архиве Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Омской области

Приложение N 2
к приказу Министерства энергетики
и жилищно-коммунального хозяйства
Омской области
от 9 августа 2024 г. N 42-п

Положение
об архиве Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Омской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует функционально-организационные основы создания и ведения архива Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Омской области (далее - Архив).

2. Архив создается на правах подразделения в составе структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Омской области (далее - Министерство), а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - БУ ИсА), источником комплектования которого выступает Министерство.

3. Положение об Архиве подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК).

Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Министерства и настоящим Положением.

II. Состав документов Архива

4. Архив хранит;

1) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Министерства, ее коллегиальных органов;

2) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций-предшественников (при их наличии);

3) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива.

III. Задачи Архива

5. К задачам Архива относятся:

1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего Положения;

2) комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности Министерства;

3) учет документов, находящихся на хранении в Архиве;

4) использование документов, находящихся на хранении в Архиве;

5) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в БУ ИсА;

6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в Архив.

IV. Функции Архива

6. Архив осуществляет следующие функции:

1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства, в соответствии с утвержденным графиком;

2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве;

3) представляет в БУ ИсА учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Министерства;

5) осуществляет подготовку и представляет:

- на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Министерства описей дел, документов постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

на утверждение ЭПК проекты описей дел, документов (годовые разделы), проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации, актов о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны;

на утверждение руководителю Министерства документы, указанные в подпункте "б" настоящего подпункта, после их утверждения ЭПК;

6) организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в БУ ИсА;

7) организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

8) проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве;

9) организует информирование руководства и работников Министерства о составе и содержании документов Архива;

10) информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

11) организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование;

12) исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

13) ведет учет использования документов Архива;

14) создает фонд пользования Архива и организует его использование;

15) осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива;

16) участвует в разработке документов Министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства;

17) оказывает методическую помощь:

отделу документооборота и организационного обеспечения управления государственной службы, кадров и организационного обеспечения Министерства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

- структурным подразделениям и работникам Министерства в подготовке документов к передаче в Архив.

V. Права Архива

7. Архив имеет право:

1) представлять Министру энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Омской области предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве сведения, необходимые для работы Архива;

2) давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, относящимся к компетенции Архива;

3) информировать структурные подразделения Министерства о необходимости передачи документов в Архив в соответствии с утвержденным графиком;

4) принимать участие в заседаниях ЭПК.