Приложение. Методические рекомендации по формированию, утверждению и работе команд проектов

Приложение

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом администрации
Краснодарского края
от 30.05.2024 N 171

Методические рекомендации
по формированию, утверждению и работе команд проектов

1. Общие положения

1.1. Методические рекомендации по формированию, утверждению и работе команд проектов (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии с Положением об организации проектной деятельности в исполнительных органах Краснодарского края (далее - Положение) и функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в исполнительных органах Краснодарского края (далее - Функциональная структура), утвержденными постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 12 марта 2018 г. N 98 "Об организации проектной деятельности в исполнительных органах Краснодарского края".

1.2. Настоящие методические рекомендации разработаны в целях:

установления единого подхода к формированию команд проектов;

повышения эффективности межведомственного взаимодействия участников проектов;

обеспечения качества процессов управления изменениями, рисками и проблемными вопросами проектов.

1.3. Понятия, используемые в методических рекомендациях, соответствуют терминам и определениям, приведенным в Положении, а также:

команда проекта - небольшая группа специалистов, состоящая из государственных гражданских служащих, муниципальных служащих (представителей органов местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края), работников государственных учреждений Краснодарского края, представителей иных органов и организаций (по согласованию), которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта в соответствии с закрепленными за ними ролями, стремящихся к достижению ключевых параметров проекта;

проектная нагрузка (коэффициент занятости в проекте) - соотношение количества времени, затраченного на реализацию запланированных мероприятий в рамках проекта, к общему количеству времени, затраченному на выполнение всех обязанностей в рамках профессиональной служебной деятельности участника проекта.

2. Формирование команды проекта

2.1. При формировании команды проекта рекомендуется учитывать необходимость включения в нее специалистов, работающих в рамках организационно-штатных структур различных исполнительных органов Краснодарского края, органов местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края, государственных учреждений Краснодарского края, иного органа и(или) организации (далее - учреждение). Иными словами, организационная структура проекта не соответствует штатному расписанию учреждения.

2.2. Процедура формирования организационно-ролевой структуры и команды проекта предусмотрена разделом 3 Положения.

2.3. При формировании команды проекта рекомендуется использовать матричный подход.

Матричный подход предполагает назначение исполнителя в команду проекта не на все время реализации проекта, а только на время, необходимое для выполнения конкретных задач, при этом члены команды проекта не освобождаются от выполнения своих задач в рамках должностного регламента, а обязанности в проекте имеют приоритетный характер.

2.4. Для построения эффективной организационно-ролевой структуры с использованием матричного подхода руководителю проекта рекомендуется выполнить следующие условия:

2.4.1. Обеспечить поддержку руководителя учреждения в реализации проекта с применением механизмов проектного управления.

2.4.2. Обеспечить поддержку представителя нанимателя (работодателя) по вопросам участия сотрудников учреждения в проектах других учреждений (не препятствовать работе в составе команд проектов других учреждений).

2.4.3. В кратчайшие сроки согласовать с представителем нанимателя (работодателем) проектную нагрузку участников проекта.

2.4.4. Обеспечить эффективное регулярное, систематическое взаимодействие участников проекта по вопросам реализации проекта, анализа рисков, выработки мер реагирования и другое.

2.5. Формирование состава команды проекта осуществляется руководителем проекта в соответствии с пунктом 3.1 Положения при подготовке паспорта проекта. Состав команды проекта, в том числе кандидатуры руководителя проекта и администратора проекта, утверждается решением соответствующего проектного комитета при утверждении паспорта проекта.

2.6. В команду проекта в приоритетном порядке целесообразно включать государственных гражданских служащих, муниципальных служащих, работников государственных учреждений Краснодарского края или иных физических лиц:

включенных в проектный резерв;

включенных в федеральный резерв управленческих кадров (письмо Председателя Правительства Российской Федерации от 26 июля 2018 г. N ДМ-П6-4671);

обладающих сертификатами в сфере управления проектами;

получивших дополнительное профессиональное образование в сфере управления проектами;

прошедших курсы, семинары или иные обучающие мероприятия по управлению проектами (при наличии подтверждающих документов);

ранее участвовавших в реализации проектов при условии высокой эффективности участника.

2.7. При формировании команды проекта рекомендуется дополнительно учитывать такие личностные характеристики членов команды, как:

умение работать в условиях неопределенности;

успешный опыт работы в других проектных мероприятиях;

умение налаживать деловые коммуникации и вести переговоры;

инициативность, предприимчивость;

исполнительность и ориентированность на результат;

профессиональная компетентность (в сфере реализации проектов);

возможность исполнять мероприятия проекта в установленные сроки, с учетом профессионального опыта и полномочий по текущей деятельности;

возможность принятия членом команды проекта модели двойного подчинения - непосредственному руководителю учреждения и руководителю проекта;

способности к анализу, планированию и моделированию;

активность, высокая работоспособность;

возможность участия в команде проекта на протяжении всего срока реализации проекта с учетом планов высвобождения персонала (плановые сокращения сотрудников, выход на пенсию, предоставление отпуска по уходу за ребенком, а также иные плановые обстоятельства, препятствующие участию сотрудника в проекте на протяжении всего срока его реализации).

2.8. Назначение государственных гражданских служащих, муниципальных служащих, работников государственных учреждений Краснодарского края, иного органа и организации или иных физических лиц должно осуществляться с соблюдением следующих требований:

исполнители проекта назначаются на проектную роль на основании правового акта представителя нанимателя о его участии в проекте (для государственных гражданских служащих и работников государственных учреждений Краснодарского края) или представленной главой муниципального образования Краснодарского края руководителю проекта информации (для муниципальных служащих) с указанием уровня проектной нагрузки;

включение в команду проекта сотрудников иного органа и организации или иных физических лиц осуществляется с их согласия, которое подтверждается письмом руководителя иного органа, организации или физического лица;

включение в команду проекта сотрудников иного органа и организации или иных физических лиц не влечет гражданско-правовые и финансовые обязательства, не накладывает обязательств по ограничению сотрудничества учреждений в части реализации проекта с иными хозяйствующими субъектами и не преследует целей, которые могут привести к недопущению, ограничению или устранению конкуренции;

назначение на проектные роли и исполнение функций в проекте участником проекта осуществляется в соответствии с должностными обязанностями.

Если государственный гражданский служащий, муниципальный служащий, работник государственного учреждения Краснодарского края, сотрудник иного органа и организации в соответствии с должностным регламентом не имеет полномочий для согласования принимаемых решений в ходе реализации проекта, он обеспечивает согласование решения непосредственным руководителем учреждения.

2.9. В целях обеспечения исполнения сроков формирования команды руководителю проекта рекомендуется:

проработать с потенциальными членами команды проекта вопросы их участия в проекте е, в том числе назначения на проектные роли и исполнение функций в проекте - при разработке паспорта проекта;

направить членам команды проекта паспорт проекта, а также материалы, подготовленные к заседанию соответствующего проектного комитета по вопросу утверждения проекта, - в течение двух рабочих дней с даты проведения заседания соответствующего проектного комитета, на котором принято решение об утверждении проекта.

2.10. Внесение изменений в состав команды проекта осуществляется в соответствии с Положением и методическими рекомендациями по управлению изменениями проектов, утверждаемыми приказом администрации Краснодарского края.

3. Организация работы команды проекта

3.1. Управление командой проекта - процесс координации и контроля деятельности членов команды проекта в ходе реализации проекта, обеспечения эффективной коммуникации в проекте, в том числе при решении проблемных вопросов проекта, управление изменениями и рисками проекта.

3.2. Оперативное управление командой проекта осуществляет руководитель проекта. Его основная задача - достижение показателей, результатов и выгод указанного проекта в рамках выделенного бюджета в соответствии со сроками осуществления данного проекта и с заданными требованиями к качеству.

Руководитель проекта осуществляет функции, предусмотренные Функциональной структурой, в том числе:

формирует единое видение проекта всеми членами команды проекта;

дает поручения по проекту, обозначает сроки их выполнения;

контролирует выполнение поручений на каждом этапе, при необходимости, оказывает содействие;

обеспечивает принятие согласованных решений членами команды проекта по проблемным вопросам и рискам проекта;

обеспечивает эффективное взаимодействие команды проекта;

способствует выстраиванию доверительных отношений в команде проекта по вопросам, связанным с реализацией проекта;

организует постоянную коммуникацию членов команды проекта.

Основная задача участников проекта обеспечить реализацию проекта в соответствии с проектными документами, поручениями и указаниями руководителя проекта и своевременно отчитаться о результатах выполнения.

3.3. Члены команды проекта:

реализуют мероприятия проекта в соответствии со сроками, установленными в паспорте и рабочем плане проекта;

выполняют поручения руководителя проекта, отданные в рамках реализации проекта;

предоставляют информацию об исполнении протокола рабочего совещания руководителю проекта не позднее срока исполнения поручения, указанного в протоколе;

своевременно извещают руководителя проекта о проблемах и рисках, а также предлагают руководителю проекта варианты решения проблем и минимизации рисков;

обеспечивают эффективное взаимодействие в команде проекта;

поддерживают постоянную обратную связь при решении проблемных вопросов.

3.4. Признаки эффективной команды:

достижение ключевых параметров проекта является общей целью всех членов команды проекта;

диверсификация задач, четкое и понятное распределение ролей членов команды проекта;

открытые, четкие и эффективные коммуникации, обмен информацией о ходе реализации проекта, эффективные переговоры;

позитивная атмосфера сотрудничества и эффективное управление конфликтами;

непосредственное участие руководителя в принятии решений;

возникающие ошибки корректируются, сделанные выводы исключают повторения ошибок.

3.5. Для обеспечения эффективной коммуникации в команде проекта руководителю проекта рекомендуется разрабатывать матрицу коммуникаций проекта по форме согласно приложению к настоящим методическим рекомендациям.

3.6. В целях планирования и контроля текущих и срочных вопросов в рамках реализации проекта руководителю проекта рекомендуется проводить рабочие совещания команды проекта.

3.7. Периодичность проведения рабочих совещаний команды проекта устанавливается в зависимости от масштаба и сложности решаемых задач, но не реже 1 раза в неделю.

3.8. Участниками рабочих совещаний команды проекта являются: руководитель проекта, администратор проекта, исполнители проекта, представители соответствующей общественно-экспертной группы по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края (при необходимости).

3.9. Участие в рабочих совещаниях предусмотрено для исполнителей проекта либо их представителей исключительно в очном порядке, в том числе посредством видео-конференц-связи. Заочное участие не предусмотрено.

3.10. Представителем исполнителя проекта на рабочем совещании команды проекта может являться лицо, наделенное полномочиями принятия решений по обсуждаемому вопросу и ознакомленное с информацией предыдущих рабочих совещаний команды проекта, либо присутствующее на каждом совещании.

Участие представителя исполнителя проекта в рабочем совещании допускается в случаях временного отсутствия ответственного исполнителя проекта.

3.11. В ходе рабочего совещания команда проекта рассматривает следующие вопросы:

о ходе реализации проекта, в том числе прохождение контрольных точек;

причины и последствия реализации проекта с нарушением установленных сроков, неисполнение бюджета проекта;

анализ возникших проблем и рисков, обсуждение предложений по их решению, разработка плана мер реагирования на риски.

Основная часть решений по проекту рассматривается и согласовывается в день проведения рабочего совещания команды проекта.

3.12. В случае необходимости обсуждения неотложных вопросов реализации проекта, по решению руководителя проекта, куратора проекта может быть организовано дополнительное совещание команды проекта.

3.13. Решения, принятые в ходе рабочего совещания, вносятся администратором проекта в протокол совещания команды проекта. Администратор проекта контролирует исполнение протокольных решений.

3.14. Руководитель проекта совместно с командой проекта принимает решения по проблемным вопросам. В случае если проблемный вопрос невозможно урегулировать на уровне команды проекта, руководитель проекта выносит его на рассмотрение куратора проекта или соответствующего проектного комитета.

4. Определение коэффициента занятости в проекте

4.1. Под коэффициентом занятости в проекте понимается соотношение количества времени, затраченного на реализацию запланированных мероприятий в рамках проекта, к общему количеству времени, затраченному на выполнение всех обязанностей в рамках профессиональной служебной деятельности участника проекта.

4.2. Коэффициент занятости в проекте обусловливается масштабом, сложностью и содержанием проекта, а также количеством запланированных к достижению результатов и контрольных точек проекта, в которых участник проекта принимает непосредственное участие, и определяется на начальном этапе при подготовке плана реализации проекта.

4.3. Для расчета коэффициента занятости в проекте рекомендуем использовать формулу:

,

где К - коэффициент занятости участника в проекте, %;

РВ _п - объем рабочего времени, необходимого на реализацию запланированных мероприятий в рамках проекта на весь период реализации;

РВ _о - общий объем рабочего времени, необходимого на выполнение всех обязанностей в рамках профессиональной служебной деятельности участника проекта, охватывающего весь период реализации проекта.

Для расчета планового значения уровня занятости следует оценить предельные трудозатраты на работу в проекте в рабочих днях и определить их долю в общем объеме рабочего времени в течение месяца, равном в среднем 21 рабочему дню.

4.4. Объем рабочего времени руководителя проекта, выделенного для реализации, определяется куратором проекта с учетом необходимости выполнения им должностных обязанностей и полномочий по замещаемой должности.

4.5. Объем рабочего времени участника проекта (за исключением руководителя проекта), выделенного для реализации проекта, определяется представителем нанимателя (работодателем) по согласованию с непосредственным руководителем участника проекта на основании данных о количестве рабочего времени, необходимого для выполнения требуемого функционала в рамках проекта.

4.6. Для удобства расчетов итоговое значение коэффициента занятости округляется до целого числа в большую сторону.

4.7. Значение коэффициента занятости не может превышать следующие предельные значения коэффициента, установленные на основе выполнения следующих функций (в случае, если работа в проекте не предусматривает выполнение указанной функции, то рекомендованное значение уровня занятости в рамках этой функции к расчету не принимается):

4.7.1. Для руководителя проекта (не более 45%):

оперативное управление реализацией проекта (рабочие встречи, распределение задач между участниками проекта, управление ресурсами проекта) - не более 25% (из расчета еженедельной занятости до 10 часов в 40-часовую рабочую неделю);

мониторинг и отчетность - не более 12,5% (из расчета еженедельной занятости до 5 часов в 40-часовую рабочую неделю);

анализ рисков и возможностей проекта (формирование и актуализация информации о рисках проекта) - не более 5% (из расчета еженедельной занятости до 2 часов в 40-часовую рабочую неделю);

работа с проектными документами (согласование, утверждение) - не более 2,5% (из расчета еженедельной занятости до 1 часа в 40-часовую рабочую неделю).

4.7.2. Для администратора проекта (не более 60%):

организация работы над проектом (координация участников проекта, контроль исполнения поручений руководителя проекта) - не более 25% (из расчета еженедельной занятости до 10 часов в 40-часовую рабочую неделю);

мониторинг и отчетность - не более 12,5% (из расчета еженедельной занятости до 5 часов в 40-часовую рабочую неделю);

взаимодействие с участниками проекта, региональным и (или) ведомственным проектным офисом - не более 10% (из расчета еженедельной занятости до 4 часов в 40-часовую рабочую неделю);

работа с проектными документами (формирование, согласование, актуализация) - не более 7,5% (из расчета еженедельной занятости до 3 часов в 40-часовую рабочую неделю);

организационно-техническое обеспечение деятельности куратора и руководителя проекта - не более 5% (из расчета еженедельной занятости до 2 часов в 40-часовую рабочую неделю).

4.7.3. Для ответственного за достижение результата проекта (не более 25%):

оперативное управление достижением результата (рабочие встречи, поручения) - не более 15% (из расчета еженедельной занятости до 6 часов в 40-часовую рабочую неделю);

работа с проектными документами (формирование, согласование, актуализация) - не более 5% (из расчета еженедельной занятости до 2 часов в 40-часовую рабочую неделю);

взаимодействие с федеральными органами управления проектной деятельностью в случае, если проект направлен на достижение показателей и результатов федерального проекта - не более 5% (из расчета еженедельной занятости до 2 часов в 40-часовую рабочую неделю).

4.7.4. Для исполнителя проекта (не более 80%):

фактическая реализация мероприятий, направленных на достижение результатов и контрольных точек, предусмотренных паспортом проекта - не более 50% (из расчета еженедельной занятости до 20 часов в 40-часовую рабочую неделю);

работа с проектными документами (формирование, актуализация) - не более 20% (из расчета еженедельной занятости до 8 часов в 40-часовую рабочую неделю);

формирование отчетной информации - не более 5% (из расчета еженедельной занятости до 2 часов в 40-часовую рабочую неделю);

техническое обеспечение руководителя проекта - не более 5% (из расчета еженедельной занятости до 2 часов в 40-часовую рабочую неделю).

4.8. Одно должностное лицо может совмещать не более двух ролей в одном проекте, одна из которых "ответственный за достижение результата проекта".

4.9. В случае если участник проекта является участником более одного проекта, то при определении его фактического коэффициента занятости в каждом проекте необходимо учитывать, что их суммарное значение не может превышать доли общего служебного времени служащего в связи с исполнением всех обязанностей в рамках профессиональной служебной деятельности на должности государственной гражданской службы, равного 100%.

4.10. Учет проектной нагрузки должностного лица осуществляет ведомственный проектный офис исполнительного органа Краснодарского края (государственным гражданским служащим которого является должностное лицо) или муниципальный проектный офис администрации муниципального образования (муниципальным служащим которого является должностное лицо).

В случае если государственный гражданских служащий или муниципальный служащий включается в инициируемый проект и фактический коэффициент занятости превышает 100%, ведомственный проектный офис или муниципальный проектный офис выступает с инициативой внесения изменений в части проектной нагрузки должностного лица в правовой акт представителя нанимателя о его участии в проекте, а также направляет копию данного правового акта и уведомляет руководителя проекта о необходимости внесения изменений в паспорт проекта.

5. Управление заинтересованными сторонами проекта

5.1. Заинтересованные стороны проекта - лица, заинтересованные в реализации проекта: исполнительные органы Краснодарского края, органы местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края, физические и юридические лица, которые участвуют в проекте, могут влиять на проект или интересы которых могут быть затронуты в ходе реализации проекта.

5.2. Управление заинтересованными сторонами проекта осуществляется в целях выявления возможных зон воздействия заинтересованных сторон на проект путем выявления основных лиц, групп и организаций, имеющих прямые или косвенные интересы в проекте, и происходит при помощи формирования и ведения реестра заинтересованных лиц. Например, привлеченные инвесторы и спонсоры к финансированию проекта, Законодательное Собрание Краснодарского края.

5.3. Руководителю проекта целесообразно обеспечивать процесс управления заинтересованными сторонами проекта, посредством:

регулярного информирования заинтересованных сторон о состоянии проекта, о достижении промежуточных и итоговых результатов (совещания, информационная рассылка по электронной почте);

организации обратной связи от заинтересованных сторон и учета их мнения при принятии решений по проекту (анкетирование, совещания).

5.4. По решению руководителя с заинтересованными сторонами могут согласовываться документы календарного планирования, запросы на изменения проекта.

5.5. По итогам завершения проекта в архив проекта вносятся сведения, материалы и выводы по проекту с учетом мнения заинтересованных сторон.

Директор департамента организации проектной деятельности администрации Краснодарского края

С.А. Герих