Приказ Агентства по молодежной политике Удмуртской Республики от 5 июня 2024 г. N 01-02/082 "Об организации работы с обращениями граждан в Агентстве по молодежной политике Удмуртской Республики"

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением об Агентстве по молодежной политике Удмуртской Республики, утвержденным постановлением Правительства Удмуртской Республики от 21 апреля 2022 года N 213, приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

Положение об организации работы с письменными обращениями граждан в Агентстве по молодежной политике Удмуртской Республики;

Положение об организации личного приема граждан в Агентстве по молодежной политике Удмуртской Республики;

Положение об организации работы с обращениями граждан, направленными в Агентство по молодежной политике Удмуртской Республики в форме электронного документа с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

Журнал регистрации приема граждан руководителя Агентства по молодежной политике Удмуртской Республики, заместителями руководителя Агентства по молодежной политике Удмуртской Республики.

2. Установить, что личный прием граждан проводится руководителем Агентства по молодежной политике Удмуртской Республики, а в его отсутствии лицом, исполняющим обязанности руководителя Агентства по молодежной политике Удмуртской Республики каждую пятницу с 14.00 до 16.00 часов.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

А.А. Выстребов

Утверждено
приказом Агентства
по молодежной политике
Удмуртской Республики
от 5 июня 2024 г. N 01-02/082

Положение
об организации работы с обращениями граждан в письменной форме в Агентстве по молодежной политике Удмуртской Республики

I. Общие положения

1. Положение об организации работы с обращениями граждан в письменной форме в Агентстве по молодежной политике Удмуртской Республики (далее соответственно - Положение, Агентство) определяет порядок организации рассмотрения письменных обращений граждан, контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, анализ и обобщение информации, содержащейся в них.

2. Работа с обращениями граждан в письменной форме (индивидуальными и коллективными, включая обращения объединений граждан (далее - обращения)), поступившие в Агентстве по молодежной политике Удмуртской Республики, организуется специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан в Агентстве (далее - специалист).

3. Специалист организует свою работу в соответствии с настоящим Положением, инструкцией по делопроизводству Агентства.

Специалисты в своей служебной деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ); Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных"; Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"; иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Удмуртской Республики; настоящим Положением.

4. Обращения поступают в Агентство по следующим каналам: лично от гражданина, по почте, по официальной электронной почте Агентства, через интернет-приемную на официальном сайте Агентства, через системы электронного документооборота от организаций, государственных органов, органов местного самоуправления, должностных лиц.

5. Регистрация обращений, рассмотрение, направление запросов, подготовка ответов заявителю осуществляется в системе электронного документооборота "Директум" (далее - СЭД).

6. Подписание ответов заявителю осуществляется в СЭД квалифицированной электронной подписью в случае направления ответа заявителю электронными средствами связи.

7. Подписание ответов заявителю осуществляется на бумажном носителе, подписанном собственноручной подписью, в случае направления ответа заявителю средствами почтовой связи.

II. Организация работы с обращениями граждан в письменной форме

8. Организация делопроизводства по обращениям осуществляется в специалистом.

9. Регистрация обращений осуществляется в СЭД. Регистрация обращений, поступивших от гражданина (нарочно), по почте, через интернет-приемную на официальном сайте Агентства осуществляется специалистом в течение трех рабочих дней со дня поступления обращения.

10. На каждое поступившее в Агентство обращение создается регистрационная карточка в СЭД в течение 3 рабочих дней с момента поступления.

11. При регистрации обращения специалист выполняет следующие действия:

осуществляет предварительное рассмотрение обращения, проверяет наличие фамилии гражданина, направившего обращение, почтового или электронного адреса, по которому должен быть направлен ответ;

проверяет обращение на повторность;

определяет суть обращения, срок рассмотрения обращения и в соответствии с полномочиями Агентства устанавливает должностное лицо как автора резолюции;

в регистрационной карточке СЭД указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Сканирует обращение и прикрепляет его электронный образ к регистрационной карточке. В коллективном обращении регистрируется первый заявитель, в том числе заявитель, в адрес которого просят направить ответ;

отмечает тип доставки обращения (почта, интернет-сайт, доставлено лично и т.п.). Если обращение переслано, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики, подразделений федеральных органов власти и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляет штамп Агентства с указанием присвоенного обращению регистрационного порядкового номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

12. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в регистрационной карточке делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений. При поступлении нескольких дубликатов уже принятого обращения в форме электронного документа в течение рабочего дня - регистрируется только одно из обращений, при этом в регистрационной карточке делается соответствующая отметка о количестве направленных дублированных обращений.

13. В случае если в период рассмотрения обращения гражданина от него поступают обращения, аналогичные по содержанию или содержащие дополнения к предыдущему обращению, то гражданину предоставляется один ответ на все обращения.

14. Специалист направляет зарегистрированное обращение в СЭД руководителю Агентства, а в его отсутствие лицу, исполняющему обязанности руководителя Агентства (далее - руководитель), на рассмотрение.

15. Руководитель в течение двух дней, ознакомившись в СЭД с содержанием обращения, назначает должностных лиц, ответственных за рассмотрение обращения и подготовку ответа (далее - Исполнитель), назначает сроки рассмотрения для Исполнителя. В случае назначения нескольких Исполнителей срок рассмотрения назначается каждому Исполнителю и назначается основной Исполнитель, который будет готовить ответ. Информация, направленная ответственному Исполнителю для подготовки ответа, прикрепляется в СЭД со сформированной связкой к первоначальному обращению.

16. В случаях если обращение направляется для рассмотрения двум или нескольким структурным подразделениям Агентства, ответственным Исполнителем является структурное подразделение Агентства или должностное лицо, указанное в резолюции первым, которое осуществляет сбор соответствующей информации от других Исполнителей, указанных в резолюции, координацию их работы для подготовки ответа гражданину, а также ему предоставляется право инициативного запроса необходимой информации от других структурных подразделений Агентства, не указанных в качестве соисполнителей, а также при необходимости запрашивает в СЭД информацию у государственных учреждений, подведомственных Агентству. Информация, направленная ответственному Исполнителю для подготовки ответа, прикрепляется в СЭД со сформированной связкой к первоначальному обращению.

17. Специалист после назначения ответственных лиц за рассмотрение обращения и подготовку ответа ставится на контроль исполнение обращения.

18. Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции Исполнители. Ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращений несут руководители структурных подразделений Агентства.

19. Сроки рассмотрения обращений в Агентстве определяются в соответствии с Федеральным законом N 59-ФЗ.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона N 59-ФЗ, руководитель вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Служебная записка о продлении срока рассмотрения обращения прикрепляется в СЭД со сформированной связкой к первоначальному обращению.

20. Ответ на обращение подписывается руководителем. В случае подготовки ответа на бумажном носителе, электронный образ ответа прикрепляется в СЭД со сформированной связкой к первоначальному обращению.

21. Должностные лица Агентства, осуществляющие рассмотрение письменных обращений в соответствии с их должностными регламентами, несут установленную законодательством ответственность, в том числе за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, достоверность ссылок на нормативные правовые акты.

Утверждено
приказом Агентства
по молодежной политике
Удмуртской Республики
от 5 июня 2024 г. N 01-02/082

Положение
об организации личного приема граждан в Агентстве по молодежной политике Удмуртской Республики

I. Общие положения

1. Личный прием граждан осуществляется руководителем Агентства по молодежной политике Удмуртской Республики, а в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности руководителя Агентства по молодежной политике Удмуртской Республики (далее соответственно - руководитель, Агентство) в соответствии с: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ); настоящим Положением.

2. Личный прием граждан осуществляется руководителем на основании обращений, поступивших в письменной форме, в виде электронного документа или устного личного обращения.

3. Информация о порядке личного приема граждан руководителем размещается на официальном сайте Агентства.

4. Время приема граждан руководителем осуществляется по предварительной записи - каждую пятницу с 14.00 до 16.00 часов. При необходимости на прием привлекаются специалисты Агентства, в рамках компетенции.

5. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения в следующих случаях:

грубого, агрессивного поведения гражданина;

если ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов;

если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Агентства.

Причина отказа в дальнейшем рассмотрении обращения фиксируется в карточке личного приема гражданина.

6. При записи на личный прием гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан в Агентстве (далее - специалист).

7. Обращение гражданина о личном приеме специалист рассматривает на соответствие следующим требованиям:

просьба гражданина о личном приеме не должна быть анонимной (гражданином предъявляется документ, удостоверяющий личность (паспорт)). В случае отказа гражданина предъявить документ, удостоверяющий его личность, его обращение признается анонимным;

интересующий гражданина вопрос должен относиться к компетенции Агентства. Если интересующие гражданина вопросы не входят в компетенцию Агентства, специалист разъясняет гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться;

обращение гражданина в случае необходимости должно подкрепляться материалами и документами, обосновывающими или поясняющими суть обращения;

представляемые гражданином материалы не должны содержать нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи.

8. Личный прием граждан специалистом ведется в порядке очередности.

9. При осуществлении личного приема руководитель обеспечивает строгое соблюдение законодательства и служебной этики, внимательное и доброжелательное отношение к гражданину.

10. Содержание устных обращений граждан во время личного приема руководителем заносятся в карточку личного приема гражданина. Карточки по результатам приема в бумажном экземпляре подписываются руководителем и передаются в специалисту.

11. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

12. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

13. Руководитель при осуществлении личного прием граждан несет ответственность за качество ответов по существу поставленных вопросов и предоставляемые разъяснения по вопросам, относящимся к полномочиям Агентства.

14. Руководитель проводят личный прием граждан в служебном кабинете.

15. При записи на личный прием к руководителю в случае необходимости специалист формирует пакет документов с приложением имеющихся материалов по рассматриваемому вопросу и направляет руководителю для ознакомления и для определения даты проведения личного приема.

16. Если во время предварительной записи установлено, что обращение гражданина в Агентство носит повторный характер, сотрудник представляет руководителю все имеющиеся материалы по предыдущим обращениям гражданина.

17. Дата, время и место приема граждан определяются руководителем и доводятся до сведения гражданина специалистом в письменной форме, по телефону или иным доступным способом.

18. В случае отсутствия руководителя в назначенный день приема (командировка и др.) личный прием переносится на другой день, о чем гражданин уведомляется специалистом заранее.

19. По решению руководителя к участию в проведении им личного приема граждан могут привлекаться специалисты структурных подразделений Агентства, а также руководители государственных учреждений, подведомственных Агентству.

20. В случае если на личном приеме возникают новые вопросы, которые не могут быть решены непосредственно во время приема, гражданину предлагается оставить письменное обращение, которое подлежит регистрации в установленном порядке с последующим направлением на рассмотрение по существу.

Утверждено
приказом Агентства
по молодежной политике
Удмуртской Республики
от 5 июня 2024 г. N 01-02/082

Положение
об организации работы с обращениями граждан, направленными в Агентстве по молодежной политике Удмуртской Республики в форме электронного документа с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)"

I. Общие положения

1. Положение об организации работы с обращениями граждан, направленными в Агентство по молодежной политике Удмуртской Республики в форме электронного документа с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее соответственно - Агентство, Единый портал, обращения) определяет порядок организации рассмотрения обращений, контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращения, анализ и обобщение информации, содержащейся в них.

2. Работа с обращениями, поступившими через Единый портал, осуществляется специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан в Агентстве (далее - специалист) в соответствии с: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ); Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных"; Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"; распоряжением Главы Удмуртской Республики от 31 мая 2021 года N 129-РГ "Об организации работы по внедрению Единого окна цифровой обратной связи на базе "Федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" в Удмуртской Республике"; настоящим Положением.

3. Регистрация обращений, поступивших через Единый портал, рассмотрение, направление запросов, подготовка ответов заявителю, направление в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу для ответа по компетенции осуществляются с использованием Единого портала.

4. В случае если для всестороннего рассмотрения обращения, поступившего через Единый портал, необходимо запросить дополнительные документы либо провести дополнительные мероприятия по доводам, указанным в обращении, данное обращение в течение 2 дней с даты регистрации в Едином портале предоставляется специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан в Агентстве (далее - специалист) для регистрации в СЭД "Директум". В этом случае регистрация, рассмотрение, подготовка ответа заявителю организуется в соответствии с Положением об организации работы с письменными обращениями граждан в Агентстве. Срок рассмотрения данного обращения составляет не более 30 дней с момента поступления обращения на Единый портал.

5. Ответ заявителю направляется по электронной почте или по адресу (уникальному идентификатору) личного кабинета гражданина на Едином портале.

Утверждено
приказом Агентства по молодежной
политике Удмуртской Республики
от 5 июня 2024 г. N 01-02/082

Журнал
регистрации личного приема граждан руководителем Агентства по молодежной политике Удмуртской республики, а в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности руководителя Агентства по молодежной политике Удмуртской Республики

N п/п	Дата обращения	Ф.И.О.	Содержание обращения	Результат рассмотрения обращения
1.
2.
3.