Постановление Администрации Волгограда от 19 августа 2024 г. N 918 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда"

В целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в администрации Волгограда, руководствуясь Уставом города-героя Волгограда, администрация Волгограда постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Волгограда.

2. Признать утратившими силу постановления администрации Волгограда:

2.1. От 07 марта 2013 г. N 530 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений".

2.2. От 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.3. От 19 июня 2015 г. N 850 "О внесении изменения в постановление администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.4. От 28 июня 2016 г. N 963 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.5. От 14 ноября 2017 г. N 1747 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.6. От 10 июля 2018 г. N 895 "О внесении изменения в постановление администрации Волгограда от 30 августа 2013 г. N 1480 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.7. От 05 февраля 2019 г. N 132 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

2.8. От 22 апреля 2022 г. N 458 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 05 февраля 2019 г. N 132 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального обнародования путем официального опубликования.

Глава Волгограда

В.В. Марченко

Утверждена
постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

Инструкция
по делопроизводству в администрации Волгограда

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Волгограда (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области в сфере информации и архивного дела, в том числе в соответствии с приказами Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 31 июля 2023 г. N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", Уставом города - героя Волгограда, распоряжением администрации Волгограда от 19 апреля 2016 г. N 274-р "Об утверждении Положения об электронном (безбумажном) документообороте в структурных подразделениях администрации Волгограда" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.

1.3. Действие Инструкции распространяется на структурные подразделения администрации Волгограда, не обладающие правами юридического лица (далее - структурные подразделения).

1.4. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Инструкции в администрации Волгограда возлагается на руководителя аппарата главы Волгограда.

Организацию и ведение делопроизводства, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет отдел документационного обеспечения аппарата главы Волгограда (далее - отдел документационного обеспечения), в части полномочий обращений граждан - отдел обращений граждан контрольного управления аппарата главы Волгограда (далее - отдел обращений граждан), в структурных подразделениях - службы делопроизводства.

Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней. Должностные обязанности работников службы делопроизводства и ответственных работников за делопроизводство структурных подразделений устанавливаются должностными инструкциями.

Общий отдел аппарата главы Волгограда (далее - общий отдел) - структурное подразделение, обеспечивающее деятельность архива администрации Волгограда.

Должностные обязанности работника общего отдела, обеспечивающего деятельность архива администрации Волгограда (далее - работник общего отдела, обеспечивающий деятельность архива), устанавливаются должностной инструкцией.

1.5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.6. Система автоматизированного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - САДД), применяемая в администрации Волгограда, структурных подразделениях, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.7. Доступ к работе в САДД должны иметь только зарегистрированные пользователи. Права работникам администрации Волгограда в САДД предоставляются согласно должностным обязанностям.

1.8. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и на оформление документов, формы которых утверждаются федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти.

1.9. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.10. Правила, определяющие порядок работы с документами, имеющими ограничительную пометку доступа к документу "Для служебного пользования", утверждаются соответствующими инструкциями.

1.11. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь на часть общих принципов работы с документами, а также на подготовку документов к передаче на архивное хранение.

1.12. Инструкция является обязательной для исполнения работниками администрации Волгограда.

1.13. Работники администрации Волгограда обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации.

1.14. Передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления Волгограда, организациям допускается только с разрешения главы Волгограда или иного уполномоченного им лица.

1.15. Работники администрации Волгограда несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.16. При переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работник обязан передать по акту все находящиеся у него служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.17. Вновь принятые работники в течение пяти рабочих дней со дня их принятия должны быть ознакомлены своим непосредственным руководителем с Инструкцией и иными правовыми актами, устанавливающими порядок работы с документами в администрации Волгограда под подпись.

2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие термины и определения:

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

архив - структурное подразделение, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по содержательному признаку и целевому назначению;

внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;

документ временного срока хранения - документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;

выписка из документа - часть текста документа, заверенная в установленном порядке;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности организации;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов в администрации Волгограда, структурном подразделении со дня их создания или получения до завершения их исполнения или отправления;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела;

запрос информации - обращение юридических или физических лиц (индивидуальных предпринимателей) в устной или письменной форме в администрацию Волгограда, структурное подразделение либо к должностным лицам администрации Волгограда, а также обращение администрации Волгограда, структурного подразделения к юридическим или физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

лист-заверитель дела - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;

опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на хранение;

отметка "ЭПК" - отметка, означающая, что документы дела после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение;

оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение;

оформление документа - проставление реквизитов, необходимость использования которых установлена правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения;

регистрационная карточка документа (далее - РК) - объект, обладающий определенным набором атрибутов (полей), содержащих регистрационные реквизиты документа - реквизиты, которые присваиваются документу в момент регистрации (номер, дата, корреспондент и т.п.);

регистрационный массив - совокупность документов одного вида или типа, имеющих единую нумерацию (сквозную);

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и осуществление в установленном порядке записи сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководство администрации Волгограда - глава Волгограда, первый заместитель главы Волгограда, заместители главы Волгограда, руководитель аппарата главы Волгограда;

руководство структурного подразделения - руководитель структурного подразделения, заместители руководителя структурного подразделения;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

служба делопроизводства - структурное подразделение администрации Волгограда, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (отдел документационного обеспечения), а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении;

служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в органах местного самоуправления Волгограда, отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделениях (органах) администрации Волгограда;

срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

текущее хранение - хранение документов в структурном подразделении со дня помещения их в дело до передачи в архив;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;

талон-поручение - сведения о резолюции в САДД (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) на бумажном носителе;

уничтожение документов - исключение документов из документального фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

хранение документов - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;

электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронное письмо - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

иные понятия, используемые в Инструкции, применяются в значениях, определенных Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст "Об утверждении национального стандарта".

3. Документирование управленческой деятельности

3.1. Документы администрации Волгограда

3.1.1. В процессе деятельности администрации Волгограда создаются:

проекты решений Волгоградской городской Думы;

правовые акты главы Волгограда;

правовые акты администрации Волгограда;

протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);

доверенности;

планы, отчеты, заключения;

записки (аналитические, служебные, пояснительные);

письма;

договоры, контракты, соглашения.

3.1.2. В администрации Волгограда создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе.

3.1.3. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 миллиметров от верхнего края листа.

Для создания документов в администрации Волгограда используется только лицевая сторона листа, за исключением доверенности, бланков согласования правовых актов главы Волгограда, администрации Волгограда.

3.1.4. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа в формате текстового редактора Microsoft Word.

При создании документов используется шрифт Times New Roman, размер шрифта - N 12-14.

При подготовке текстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных допускается применение шрифтов меньших размеров, а также шрифта Arial.

Размер межстрочного интервала и насыщенность шрифта определяется исходя из установленных Инструкцией требований в разделах, регулирующих правила создания конкретных видов документов (оформления конкретных реквизитов). В случае если размер межстрочного интервала или насыщенность шрифта не указаны, применяется одинарный межстрочный интервал и шрифт обычной насыщенности.

Интервал между словами - один пробел.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Документы, создаваемые в администрации Волгограда, структурных подразделениях, оформляются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А6 (105 x 148 мм) для резолюций (поручений), в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3.2.2. Инструкцией предусматривается использование следующих бланков документов:

бланк распорядительного документа по форме согласно приложению 1 к Инструкции;

бланк протокола по форме согласно приложению 2 к Инструкции;

бланк акта по форме согласно приложению 3 к Инструкции;

бланк отчета о проделанной работе по форме согласно приложению 4 к Инструкции;

бланк служебного письма по форме согласно приложению 5 к Инструкции;

бланк резолюции по форме согласно приложению 6 к Инструкции;

бланк перечня поручений по форме согласно приложению 7 к Инструкции;

бланк согласования проекта постановления (распоряжения) главы Волгограда, администрации Волгограда по форме согласно приложению 8 к Инструкции;

бланк отчета об исполнении контрольного поручения (по исполнению администрацией Волгограда решений Волгоградской городской Думы, протокольных поручений Волгоградской городской Думы) по форме согласно приложению 9 к Инструкции;

бланк промежуточной информации об исполнении контрольного поручения (по исполнению администрацией Волгограда решений Волгоградской городской Думы, протокольных поручений Волгоградской городской Думы) по форме согласно приложению 10 к Инструкции.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий соблюдение требований, предъявляемых к графическому воспроизведению реквизитов документа.

В администрации Волгограда, структурных подразделениях устанавливаются следующие размеры полей на документе:

30 мм - левое;

20 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Для внутренней переписки в администрации Волгограда, структурных подразделениях допускается изменение левого поля до 20 мм.

Вид используемого шрифта: Times New Roman. Размер шрифта, межстрочный интервал определяется видом реквизита и форматом листа бумаги в соответствии с Инструкцией.

При подготовке текстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных допускается применение шрифта вида Arial и изменение размера правого поля до 10 мм.

3.3.2. Документы, создаваемые в администрации Волгограда, структурных подразделениях, имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление:

01 - герб города-героя Волгограда;

05 - наименование организации - автора документа;

06 - наименование структурного подразделения - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные об организации;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

Номера реквизитов приводятся в соответствии с нумерацией, используемой в Национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденном приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Кроме указанных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты (например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.).

Все реквизиты должны располагаться в документе в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов и границ зон согласно приложению 11 к Инструкции.

Реквизиты документа, за исключением текста, состоящие из нескольких строк, печатаются через один строчный интервал.

В проектах правовых актов администрации Волгограда и нормативных правовых актах администрации Волгограда следует использовать парные кавычки "...". В остальных документах допускается применять прямые кавычки "...".

3.3.3. Герб города-героя Волгограда (реквизит 01).

Изображение Герба города-героя Волгограда помещается на документах администрации Волгограда в соответствии с постановлением Волгоградского городского Совета народных депутатов от 31 марта 1999 г. N 55/602 "О символике города-героя Волгограда и порядке ее использования".

Герб города-героя Волгограда может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, помещается в пределах верхнего поля документа и центрируется относительно реквизита 05.

Размеры изображения Герба города-героя Волгограда для печати на бланках администрации Волгограда, структурного подразделения:

высота - 17 мм,

ширина - 13 мм.

3.3.4. Наименование организации - автора документа (реквизит 05) и наименование структурного подразделения - автора документа (реквизит 06).

Реквизит 05 и реквизит 06 должны соответствовать наименованию, определенному Уставом города-героя Волгограда, положением о структурном подразделении.

В реквизитах 05, 06 при угловом расположении бланка используется размер шрифта Times New Roman N 12, при продольном - N 14.

Для структурного подразделения реквизит 06 центрируется относительно слов "АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА", например:

при угловом расположении реквизитов:

      АДМИНИСТРАЦИЯ

       ВОЛГОГРАДА

 Комитет по строительству

при продольном расположении реквизитов:

                          АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА

                          Комитет по строительству

3.3.5. Наименование должности лица - автора документа (реквизит 07) используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

3.3.6. Справочные данные об организации (реквизит 08).

Реквизит 08 центрируется относительно реквизита 05 и печатается шрифтом Times New Roman N 8.

Реквизит 08 указывается в письмах и включает почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

3.3.7. Наименование вида документа (реквизит 09).

Реквизит 09 обозначается прописными буквами, например: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ. Печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman N 18 полужирной насыщенности и центрируется.

Реквизит 09 не указывается в письмах, подготавливаемых администрацией Волгограда, структурным подразделением.

3.3.8. Дата документа (реквизит 10).

Реквизит 10 проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, отделом документационного обеспечения при регистрации документа или непосредственно исполнителем при подготовке документа. В последнем случае размер шрифта Times New Roman должен составлять N 10-12.

Датой документа является дата его подписания, утверждения.

Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо, служебная записка, акт), утверждения (правила, регламент, план, отчет), дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами местного самоуправления Волгограда, является дата более поздней подписи.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.08.2023;

словесно-цифровым способом: 05 августа 2023 г.

3.3.9. Регистрационный номер документа (реквизит 11).

Реквизит 11 проставляется службой делопроизводства при регистрации документа или непосредственно исполнителем при подготовке документа. В последнем случае размер шрифта реквизита должен составлять N 10-12.

Реквизит 11 проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в администрации Волгограда, структурном подразделении.

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя или более органами местного самоуправления Волгограда, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (реквизит 12).

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в начале текста письма, например:

"В администрации Волгограда рассмотрено письмо от 17.06.2022 N 777 по вопросу обращения Ивановой И.А. о благоустройстве дворовых площадок для детей...".

3.3.11. Место составления (издания) документа (реквизит 13).

Место составления (издания) документа указывается при оформлении протоколов, договоров, соглашений, контрактов.

Реквизит 13 печатается шрифтом Times New Roman N 12-16 обычной насыщенности и центрируется.

3.3.12. Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14).

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в верхнем правом углу первого листа документа на границе верхнего поля. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально" и другие), которая может дополняться указанием номера экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:

                                               Для служебного пользования

                                               Экз. N 2

3.3.13. Адресат (реквизит 15).

Адресатом документа могут быть органы власти, органы местного самоуправления, организации, структурные подразделения организации, должностные лица или физические лица.

Вид и размер шрифта реквизита 15 должны соответствовать виду и размеру шрифта реквизита 18.

В реквизите 15 допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Строки реквизита 15 выравниваются по левой границе текстовых строк реквизита.

При адресации документа без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже, например:

                                                 Администрация Кировского

                                                 района Волгограда

При адресации документа руководителю организации в реквизит 15 входит в состав наименование должности адресата. Наименование должности, фамилия, инициалы указываются в дательном падеже. Фамилия должностного лица отделяется от должности межстрочным интервалом, например:

                                                 Руководителю комитета

                                                 по строительству

                                                 администрации Волгограда

                                                 Фамилия И.О.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите 15 указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, например:

                                                 Департамент финансов

                                                 администрации Волгограда

                                                 Юридический отдел

При адресовании документа руководителю структурного подразделения организации указывается в именительном падеже наименование структурного подразделения организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:

                                                 АО "Чайка"

                                                 Начальнику отдела

                                                 материально-технического

                                                 обеспечения

                                                 Фамилия И.О.

В состав реквизита 15 может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 г. N 383 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых администрацией Волгограда, структурным подразделениям, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                  ОАО "ЧАЙКА"

                                                  Менделеева ул., д. 100,

                                                  Волгоград, 400127

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                      Фамилия И.О.

                                      Асеева ул., д. 18, кв. 15,

                                      г. Суровикино, Суровикинский район,

                                      Волгоградская область, 404413

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется реестр рассылки документа.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций (нескольким должностным лицам), то они указываются обобщенно, например:

                                        Администрациям районов Волгограда

                                        или

                                        Структурным подразделениям

                                        администрации Волгограда

При отправке письма по электронной почте или посредством факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

                                                Всероссийский

                                                научно-исследовательский

                                                институт документирования

                                                и архивного дела

                                                mail@vniidad.ru

3.3.14. Гриф утверждения документа (реквизит 16).

Размер шрифта Times New Roman реквизита 16 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 18.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом в реквизит входят составные части:

слово "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия);

наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

дата утверждения, например:

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                                 глава Волгограда

                                                 Подпись И.О. Фамилия

                                                 "__" ___________ 20__ г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Если невозможно расположить подписи на одном уровне, их располагают друг под другом, упорядочивая должности в алфавитном порядке, аналогичном подписанию документа несколькими должностными лицами.

При утверждении документа специально издаваемым документом в реквизит входят:

слово "Утверждено", "Утвержден", "Утверждены" или "Утверждена" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия);

наименование вида утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера, например:

                                                 Утверждено

                                                 постановлением

                                                 администрации Волгограда

                                                 от 15.01.2022 N 77

3.3.15. Заголовок к тексту (реквизит 17).

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Используется во всех видах документов, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до пяти строк).

Реквизит 17 оформляется под реквизитами бланка слева от границы левого поля.

В нормативных правовых актах (их проектах) заголовок к тексту оформляется над текстом документа и выравнивается относительно самой длинной строки по ширине.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа, например:

Письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляет исполнитель проекта документа.

Вид и размер шрифта реквизита 17 должны соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.

3.3.16. Текст документа (реквизит 18).

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично в соответствии с правилами орфографии и пунктуации.

Текст документа для всех видов документов, кроме правовых актов администрации Волгограда, структурных подразделений, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Используется шрифт Times New Roman N 14, межстрочный интервал - от 1 до 1,5 пунктов, абзацный отступ - 12,5 мм.

При подготовке проектов правовых актов главы Волгограда, администрации Волгограда, структурного подразделения применяется шрифт Times New Roman N 14, одинарный межстрочный интервал, отступ от левого края документа для выделения абзаца 15 мм.

Допускается использовать меньший размер шрифта и межстрочного интервала, если текст представлен в форме таблицы.

В администрации Волгограда, структурных подразделениях текст документа оформляется в виде связного текста, таблицы, анкеты или сочетания этих форм.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной нормативными правовыми актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии, обращение к должностному лицу отделяется от текста письма межстрочным интервалом и центрируется относительно текста документа, например:

Уважаемый Иван Иванович!

В администрации Волгограда рассмотрено письмо от 18.06.2023 N 356 по вопросу обращения Ивановой Л.П. о благоустройстве детских площадок....

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа, например: "приказываю подготовить и представить на рассмотрение", "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов";

от 3-го лица единственного числа, например: "комиссия решила", "комитет не считает возможным";

от 1-го лица множественного числа, например: "просим представить данные о", "представляем на рассмотрение и утверждение";

от 3-го лица множественного лица, например: "слушали", "выступили", "решили".

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа, например: "приказываем", "решили".

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя департамента (комитета, управления) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату",

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, изданных органами власти, местного самоуправления Волгограда, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с постановлением администрации Волгограда от 15 сентября 2011 г. N 2758 "Об утверждении Правил делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Страницы текста нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами по центру верхнего поля.

3.3.17. Отметка о приложении (реквизит 19).

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. Размер шрифта реквизита 19 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 18. Слово "Приложение" печатается с прописной буквы и располагается от текста в одном межстрочном интервале.

В письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля письма, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложения:

1. Заключение по проекту на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о доработке на 2 л. в 1 экз.

Если приложения (приложение) сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2022 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель), то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

На приложениях справочного характера к приказам (распоряжениям), правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются как "Приложение 1", "Приложение 2". Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение 2

к распоряжению

администрации Волгограда

от 15.03.2022 N 35-р

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ, в верхнем правом углу проставляется гриф "Утверждено", например:

Утверждено

постановлением

администрации Волгограда

от 15.09.2022 N 101

3.3.18. Гриф согласования документа (реквизит 20).

Гриф согласования документа используется при согласовании проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Размер шрифта реквизита 20 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 18.

В гриф согласования документа входят:

слово "СОГЛАСОВАНО", "СОГЛАСОВАНА", "СОГЛАСОВАН" или "СОГЛАСОВАНЫ" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия);

должность лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

дата согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель департамента

экономического развития и

инвестиций администрации Волгограда

Подпись И.О. Фамилия

11.01.2023

СОГЛАСОВАНО

письмо департамента

экономического развития и

инвестиций администрации Волгограда

от 11.01.2023 N 01-05/11

Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документа, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа при необходимости осуществляется:

с органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами местного самоуправления Волгограда;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с совещательными органами;

с подведомственными организациями;

с общественными организациями.

3.3.19. Виза (реквизит 21).

Виза используется при ознакомлении работников администрации Волгограда, структурного подразделения с документом. Виза проставляется от руки работником администрации Волгограда, структурного подразделения.

Виза включает в себя:

должность лица, который ознакомлен с документом (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату согласования, например:

Ведущий специалист общего

отдела аппарата главы Волгограда         подпись             И.О. Фамилия

Дата

На документах, один экземпляр которых помещают в дело, допускается проставлять визу на оборотной стороне последнего листа документа.

На многостраничных документах реквизит 21 проставляется на лицевой стороне последнего листа документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

3.3.20. Подпись (реквизит 22).

Подпись в документе располагается в соответствии со схемой расположения реквизитов и границ зон, указанной в приложении 11 к Инструкции. В документах администрации Волгограда, структурного подразделения располагается подпись в трех межстрочных интервалах от реквизита 18 или реквизита 19.

Размер шрифта реквизита 22 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 18.

Наименование должности реквизита 22 проставляется от левого поля документа без отступа.

При использовании в документе реквизита 05 в состав подписи входят: краткое наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Председатель комитета                 подпись                И.О. Фамилия

Если в документе реквизит 05 не используется, наименование должности лица, подписавшего документ, указывается полностью (в соответствии с должностной инструкцией), например:

Председатель комитета по

культуре администрации Волгограда     подпись                И.О. Фамилия

Инициалы ставятся перед фамилией и не разделяются пробелом.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за", проставлением косой черты перед наименованием должности или добавлять какие-либо приставки.

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, подписи располагают на одном уровне. Если невозможно расположить подписи на одном уровне, их располагают друг под другом, упорядочивая должности в алфавитном порядке, например:

Председатель комитета по культуре

администрации Волгограда                   подпись           И.О. Фамилия

Председатель комитета по

физической культуре и спорту

администрации Волгограда                   подпись           И.О. Фамилия

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением, например:

Председатель комиссии:                     подпись           И.О. Фамилия

Члены комиссии:                            подпись           И.О. Фамилия

                                           подпись           И.О. Фамилия

В положениях, инструкциях, правилах и иных документах, утверждаемых постановлением главы Волгограда, распоряжением главы Волгограда, постановлением администрации Волгограда или распоряжением администрации Волгограда вместо реквизита 22 проставляется отметка о наименовании структурного подразделения, подготовившего проект документа.

В таких случаях в правой части листа указывается наименование структурного подразделения, например:

                                                 Комитет по культуре

                                                 администрации Волгограда

Согласование электронного документа осуществляется в соответствии с учетом технико-функциональных особенностей работы САДД.

3.3.21. Отметка об электронной подписи (реквизит 23).

Отметка об ЭП используется при визуализации электронного документа, подписанного ЭП, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об ЭП должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи на аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об ЭП должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об ЭП не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об ЭП не должны перекрывать элементы текста документа.

Отметка об ЭП в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа ЭП, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа ЭП. Отметка об ЭП может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации) в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Например:

                           Эмблема органа власти

                ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

   Наименование должности Сертификат 1а111ааа00000000111 И.О. Фамилия

                       Владелец Фамилия Имя Отчество

                 Действителен с 01.02.2020 по 31.12.2022

3.3.22. Печать (реквизит 24).

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "М.П." (место печати) или иным образом.

В администрации Волгограда, структурном подразделении применяются:

печать с изображением Герба города-героя Волгограда;

печать для отдельных видов документов с надписью "Для документов", "Проект" и т.д.

Печать с изображением Герба города-героя Волгограда проставляется:

на документах, связанных с расходованием финансовых средств и материальных ценностей;

на документах по личному составу.

Перечень и виды других печатей определяются администрацией Волгограда, структурными подразделениями.

3.3.23. Отметка об исполнителе (реквизит 25).

Реквизит 25 печатается шрифтом Times New Roman N 12 обычной насыщенности.

Включает: инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, проставляется от левого края документа без отступа, например:

Фамилия, Имя, Отчество

24 56 88

При направлении документа в другой город указывается телефонный код Волгограда, например:

Фамилия, Имя, Отчество

(8442) 24 56 88

3.3.24. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Отметка о заверении копии используется для свидетельствования соответствия копии документа либо выписки из документа подлиннику документа.

Реквизит 26 проставляется на копии документа исполнителем от руки или штампом.

В реквизит входят:

слово "Верно";

наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи;

дата заверения;

печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию);

при необходимости реквизит может содержать указание на место нахождения подлинника документа, например:

Подлинник документа находится

в деле администрации Волгограда N ______ за _________ г.

Верно

Должность              подпись               И.О. Фамилия

Дата            Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, прошнуровываются и скрепляются печатью, за исключением копий (выписок), рассылаемых (выдаваемых) редакционным отделом правового управления аппарата главы Волгограда согласно реестру рассылки, указанному исполнителем в проекте правового акта администрации Волгограда. Отметка о заверении копии проставляется на оборотной стороне последнего листа копии документа (выписки из документа) и дополняется указанием количества листов копии документа (выписки из документа), например:

Пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью _______ листов

Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно" в таком случае проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа копии документа.

3.3.25. Отметка о поступлении документа (реквизит 27).

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в администрацию Волгограда и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа.

При необходимости отметка о поступлении документа может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки. Допускается проставлять отметку о поступлении документа с использованием штампа.

3.3.26. Резолюция (реквизит 28).

Резолюция содержит указание по исполнению документа и оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) от руки или с использованием бланка резолюции по форме согласно приложению 6 к Инструкции или вносится непосредственно в САДД.

Реквизит 28 включает в себя:

фамилию, инициалы исполнителей;

содержание поручения (при необходимости);

срок исполнения;

подпись руководителя;

дату, например:

Морозову Н.В.,

Федосеевой И.А.

Прошу подготовить

предложения к 05.12.2022

Подпись Дата

3.3.27. Отметка о контроле (реквизит 29).

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль и проставляется с использованием штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.3.28. Отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности основного исполнителя или руководителя структурного подразделения, подписи, дату, например:

В дело N 04-12

письмо от 11.01.2023 N 04-12/3-1и

Подпись                Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями об особенностях исполнения документа.

3.4. Порядок оформления проектов правовых актов главы Волгограда, администрации Волгограда

3.4.1. Подготовка проектов правовых актов главы Волгограда, администрации Волгограда (далее - правовые акты), в том числе перечень прилагаемых документов, порядок их согласования и подписания, осуществляется в порядке, устанавливаемом администрацией Волгограда.

3.4.2. К проектам правовых актов прилагаются обосновывающие материалы (пояснительные записки, заявления, ходатайства, расчеты, договоры, другие документы) и реестры адресатов рассылки, подписанные исполнителями.

3.4.3. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

3.4.4. Верхнее поле проекта правового акта устанавливается равным 20 мм, левое поле - 30 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм.

3.4.5. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются в верхней части листа по центру.

3.4.6. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "Наименование должности лица - автора документа" или "Наименование организации - автора документа", "Наименование вида документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись", "Виза" и могут содержать приложения.

3.4.7. Наименование должности лица - автора документа (глава Волгограда, администрация Волгограда) печатается шрифтом полужирной насыщенности прописными буквами центрованным способом без отступа от верхнего поля.

3.4.8. Наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) печатается шрифтом полужирной насыщенности прописными буквами центрованным способом, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами.

3.4.9. Заголовок к тексту отвечает на вопросы "О чем?" ("О ком?") издан документ. В распоряжениях администрации Волгограда, главы Волгограда объемом менее четырех - пяти строк заголовок к тексту может отсутствовать.

Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 60 мм от верхнего края листа с прописной буквы. Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал и выравнивается от левой границы текстового поля по ширине.

3.4.10. Текст документа отделяется от заголовка текста двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля.

Текст документа может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях главы Волгограда завершается словом "постановляю:", в постановлениях администрации Волгограда - словами "администрация Волгограда постановляет:"

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст постановления главы Волгограда, администрации Волгограда начинается со слов "постановляю:", "администрация Волгограда постановляет:".

Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты в тексте документа нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер подпункта также может состоять из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) главы Волгограда, администрации Волгограда в тексте указанных правовых актов на них обязательно делается ссылка.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы, списки и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту правового акта и являются его неотъемлемой частью.

Проект правового акта по организации исполнения федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, закона Волгоградской области, иных правовых актов Волгоградской области и муниципальных правовых актов Волгограда должен содержать ссылку на дату, номер и полное наименование акта, в соответствии с которым он принимается. В проектах правовых актов употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

3.4.11. Постановления (распоряжения) главы Волгограда, администрации Волгограда подписываются главой Волгограда, а в его отсутствие - исполняющим полномочия главы Волгограда.

Подпись в правовых актах отделяется от текста документа тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов "глава Волгограда", инициалов и фамилии главы Волгограда.

Наименование должности лица, подписывающего правой акт, печатается в две строки через одинарный межстрочный интервал от границы левого поля. Инициалы и фамилия лица, подписывающего правовой акт, печатаются у правой границы текстового поля.

3.4.12. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице либо при необходимости оптимального размещения текста на двух и более листах.

3.4.13. Визы проставляются на лицевой стороне всех страниц проекта правового акта в нижней его части.

3.4.14. Приложениями к проектам правовых актов могут быть положения, порядки, правила, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и др.

В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции какого-либо органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

При необходимости допускается печатать приложения шрифтом меньшего размера, чем основная часть правового акта, но не менее Times New Roman N 12-14.

3.4.15. Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) главы Волгограда, администрации Волгограда. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через одинарный межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, например:

Приложение 1

к постановлению

главы Волгограда/

администрации Волгограда

от N

На последующих страницах приложения в правом верхнем углу может делаться пометка "Продолжение приложения 1" ("Продолжение приложения 2" и т.д.).

3.4.16. При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить прилагаемое (прилагаемую, прилагаемый) положение, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утверждено" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с главным словом заголовка приложения (порядок - Утвержден, положение - Утверждено, инструкция - Утверждена, правила - Утверждены), например:

Утверждено

постановлением

главы Волгограда/

администрации Волгограда

от N

На последнем листе утверждаемого документа в правом нижнем углу указывается полное официальное наименование разработчика.

3.4.17. Заголовок приложения отделяется от даты и номера правового акта и от текста приложения тремя одинарными межстрочными интервалами.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами (Положение, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Последующие строки заголовка могут отделяться от первой строки одинарным межстрочным интервалом.

3.4.18. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текстового поля. Точка в конце заголовков не ставится.

3.4.19. В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы, как правило, нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой, например: 1.2. Номер пункта должен состоять из номера раздела и пункта, разделенных точкой, например: 2.5, а при наличии подразделов - из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например: 2.3.1. Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 1.2.2.1, а могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

3.4.20. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. При оформлении на компьютере табличных материалов должны использоваться средства текстового редактора Word.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, а в двух- и многоярусной - заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Если заголовки второго, третьего и других ярусов графы грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, они пишутся с прописной буквы.

Графы таблицы нумеруются арабскими цифрами.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

В графах текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графах таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.

3.4.21. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

3.4.22. При наличии примечаний они печатаются в конце приложения. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставится точка, текст примечания печатается с прописной буквы. Если примечаний несколько, то после слова "Примечания" ставится двоеточие, примечания нумеруются арабскими цифрами с точкой. Слово "Примечание" ("Примечания") печатается от левой границы текстового поля. Текст примечания печатается через одинарный межстрочный интервал.

3.4.23. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется как верхний индекс звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой (длина черты - одна треть ширины текстового поля). Символ сноски ставится с абзаца. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы шрифтом Times New Roman N 12 через одинарный межстрочный интервал. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.4.24. Оформленные надлежащим образом проекты правовых актов согласовываются с заинтересованными органами, организациями и должностными лицами. Форма бланка согласования проекта постановления (распоряжения) главы Волгограда, администрации Волгограда приведена в приложении 8 к Инструкции.

3.5. Порядок издания и регистрации постановлений (распоряжений) главы Волгограда, администрации Волгограда

3.5.1. Проекты правовых актов разрабатываются в структурных подразделениях.

3.5.2. Оформленные соответствующим образом и согласованные в установленном порядке проекты правовых актов представляются в редакционный отдел правового управления аппарата главы Волгограда для проведения редакционных и корректорских правок на предмет соответствия правилам русского языка, установленным требованиям и правилам оформления проектов правовых актов, и последующего направления на подписание.

3.5.3. Регистрация правовых актов после их подписания осуществляется редакционным отделом правового управления аппарата главы Волгограда в САДД, за исключением проектов правовых актов, содержащих сведения, доступ к которым ограничен действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области, которые регистрируются в специальном делопроизводстве либо в отдельных реестрах.

Постановления (распоряжения) главы Волгограда, администрации Волгограда нумеруются в пределах календарного года арабскими цифрами. Регистрационный номер постановления администрации Волгограда состоит из порядкового номера, постановления главы Волгограда - из порядкового номера и проставляемой через дефис строчной буквы "п". Регистрационный номер распоряжения администрации Волгограда состоит из порядкового номера и проставляемой через дефис строчной буквы "р", распоряжение главы Волгограда - из порядкового номера и проставляемых через дефис строчных букв "кр".

Нумерация правовых актов начинается с начала календарного года. Регистрационный номер правового акта проставляется редакционным отделом правового управления аппарата главы Волгограда (при регистрации размер шрифта N 14).

3.5.4. Копии правовых актов заверяются печатью редакционного отдела правового управления аппарата главы Волгограда и рассылаются адресатам согласно составленному исполнителем реестру.

Копии правовых актов рассылаются посредством электронной почты либо САДД и на бумажном носителе.

Копии правовых актов на бумажном носителе передаются в отдел документационного обеспечения для направления по назначению.

3.5.5. Тиражирование и рассылка копий подписанных правовых актов производится в течение трех дней, а срочных - незамедлительно с даты регистрации их в редакционном отделе правового управления аппарата главы Волгограда и поступления в отдел документационного обеспечения. К срочным относятся правовые акты, касающиеся кадровых вопросов, а также иные правовые акты, срочность которых определяется главой Волгограда.

При необходимости указанный срок может быть продлен начальником редакционного отдела правового управления аппарата главы Волгограда и документационного обеспечения до пяти рабочих дней.

3.5.6. Изготовление копий правовых актов в большем количестве экземпляров, чем указано в реестре адресатов для рассылки документа, не разрешается.

3.5.7. Повторное тиражирование и рассылка копий документов, а также изготовление копий ранее принятых правовых актов допускается только с разрешения руководителя аппарата главы Волгограда либо уполномоченного лица в соответствии с распределением обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда - руководителем департамента финансов администрации Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда.

3.5.8. Замена ранее разосланных копий правовых актов производится по указанию руководителя аппарата главы Волгограда либо уполномоченного лица в соответствии с распределением обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда - руководителем департамента финансов администрации Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда.

3.5.9. Подлинники правовых актов за текущий и два предыдущих года хранятся в редакционном отделе правового управления аппарата главы Волгограда.

3.6. Оформление доверенностей для представления интересов муниципального образования городской округ город-герой Волгоград, главы Волгограда, администрации Волгограда

Доверенности от имени главы Волгограда, администрации Волгограда выдаются первому заместителю главы Волгограда, заместителям главы Волгограда, руководителю аппарата главы Волгограда, руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделений администрации Волгограда, муниципальным служащим отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделений администрации Волгограда в соответствии с должностными обязанностями, предусмотренными должностными инструкциями.

В исключительных случаях по решению главы Волгограда доверенность может быть выдана иному лицу.

Порядок выдачи доверенностей на подписание от имени муниципального образования городской округ город-герой Волгоград, администрации Волгограда договоров, соглашений и документов, связанных с их исполнением, а также для представления интересов муниципального образования городской округ город-герой Волгоград, главы Волгограда, администрации Волгограда в судах, правоохранительных органах, органах принудительного исполнения судебных актов и иных административных органах устанавливается распоряжением администрации Волгограда.

3.7. Порядок подготовки и оформления соглашений (договоров)

Порядок подготовки, согласования, заключения и хранения соглашений (договоров), заключаемых администрацией Волгограда, устанавливается правовыми актами администрации Волгограда.

3.8. Оформление протоколов заседания (совещания)

3.8.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) координационных, экспертных и других органов.

3.8.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут оформляться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

3.8.3. В администрации Волгограда протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование организации - автора документа - указывается полное официальное наименование структурного подразделения. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman N 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

наименование вида документа - ПРОТОКОЛ. Реквизит печатается шрифтом Times New Roman N 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами и выравнивается по центру;

вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 обычной насыщенности через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

место составления (издания) документа - указывается при необходимости, печатается через два одинарных межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания (совещания)", отделяется от него линией и выравнивается по центру;

дата документа и регистрационный номер документа. Дата документа оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой документа является дата проведения заседания (совещания). Регистрационный номер документа обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

3.8.4. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти, органов местного самоуправления и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержались - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.8.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего (председателя), секретаря, а также фамилии и инициалы присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали: Первый заместитель главы Волгограда	Фамилия И.О.
Заместители главы Волгограда	Фамилия И.О. Фамилия И.О.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Вопросы нумеруются римскими цифрами. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.8.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Подпись председательствующего отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным межстрочным интервалом и оформляется аналогично.

3.8.7. В администрации Волгограда оформляются следующие виды протоколов:

протоколы заседаний администрации Волгограда;

протоколы совещаний (перечень поручений) у главы Волгограда, первого заместителя главы Волгограда, заместителей главы Волгограда, руководителя аппарата главы Волгограда;

протоколы заседаний различных совещательных органов (комиссий, советов, комитетов и др.).

3.8.8. Срок подготовки протокола не должен превышать пяти дней со дня проведения соответствующего заседания (совещания) и трех дней по перечню поручений. Конкретный срок подготовки может определить руководитель, ответственный за проведение заседания (совещания).

3.8.9. Протоколы заседаний (совещаний) оформляются работниками структурных подразделений, ответственных за проведение заседаний (совещаний), перечни поручений - контрольным управлением аппарата главы Волгограда либо помощниками руководства администрации Волгограда.

Проекты протоколов (перечни поручений) по итогам совещания у главы Волгограда перед представлением на подпись главе Волгограда подлежат согласованию с первым заместителем главы Волгограда, заместителем главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда согласно курируемым сферам деятельности.

3.8.10. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, содержащий часть текста протокола, касающуюся вопроса, по которому готовится выписка, его рассмотрение и принятое по нему решение.

Выписка из протокола заверяется подписью секретаря заседания (совещания), а в случае его отсутствия - подписью председательствовавшего на заседании (совещании).

Выписки из протоколов могут быть доведены до сведения исполнителей и (или) иных заинтересованных лиц, в том числе членов заседания (совещания) в электронной форме.

3.8.11. Протоколы заседаний совещательных органов оформляются и регистрируются в соответствии с правовыми актами, регламентирующими их деятельность.

Подписанный перечень поручений регистрируется контрольным управлением аппарата главы Волгограда и рассылается исполнителям в соответствии с резолюцией в САДД.

3.9. Служебная переписка

3.9.1. Выделяют следующие виды деловой переписки и их названия: деловое (служебное) письмо, электронное письмо (электронное сообщение).

3.9.2. Служебные письма готовятся как:

доклады об исполнении поручений главы Волгограда, администрации Волгограда, первого заместителя главы Волгограда, заместителей главы Волгограда, руководителя аппарата главы Волгограда;

исполнение поручений главы Волгограда по обращениям граждан;

сопроводительные письма к проектам муниципальных правовых актов Волгограда;

ответы на запросы различных организаций и физических лиц;

инициативные письма.

3.9.3. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

Герб города-героя Волгограда;

наименование организации - автора документа;

наименование должности лица - автора документа;

справочные данные об организации;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

текст документа;

отметка о приложении;

виза;

подпись;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

Перечисленные реквизиты оформляются в соответствии с подразделом 3.3 настоящего раздела.

3.9.4. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца по форме согласно приложению 5 к Инструкции.

Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках структурных подразделений.

3.9.5. При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.9.6. В служебных письмах могут использоваться вступительное обращение "Уважаемый...!", "Уважаемая...!" и заключительная этикетная фраза "С уважением,...".

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Текст служебного письма излагается: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("администрация Волгограда не считает возможным..."), на бланках письма должностного лица - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

3.9.7. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата.

3.9.8. К проекту служебного письма, подготовленного на официальном бланке, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4, содержащий визы исполнителя письма и иных работников структурных подразделений, участвовавших в согласовании проекта письма.

3.9.9. Право подписания служебных писем закреплено распоряжением главы Волгограда в соответствии с распределением обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда - руководителем департамента финансов администрации Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда.

3.9.10. Право подписания служебных писем имеют руководство администрации Волгограда, руководители структурных подразделений (по поручению руководства администрации Волгограда).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

3.9.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления запроса, обращения в администрацию Волгограда.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4. Организация документооборота

4.1. Общие принципы организации документооборота

4.1.1. Движение документов со дня их создания или получения до завершения исполнения или отправки ответа заявителю (организации, учреждению) образует документооборот администрации Волгограда, структурного подразделения. Прохождение и исполнение документов должно быть оперативным, все операции должны выполняться в порядке и последовательности, указанных в Инструкции.

Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота - организация движения документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени в условиях электронного документооборота.

В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение поступающих документов;

регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством администрации Волгограда, руководством структурного подразделения;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

обработка и отправка отправляемых документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело.

Документооборот в администрации Волгограда, структурных подразделениях осуществляется с использованием САДД.

В САДД хранятся регистрационные реквизиты документов, а также электронные образы документов, полученные путем сканирования или подготовленные в электронном виде.

4.1.2. В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация, отправляемая документация, внутренняя документация, обращения граждан.

4.1.3. В составе поступающих и отправляемых документов администрации Волгограда, структурных подразделений выделяются:

поступающие документы, адресованные руководству администрации Волгограда, документы, адресованные руководителям комиссий, образованных в соответствии с муниципальными правовыми актами Волгограда, а также отправляемые документы за подписью руководства администрации Волгограда, - регистрируются в отделе документационного обеспечения;

обращения граждан (устные, письменные, индивидуальные, коллективные) и переписка по обращениям граждан - регистрируются в отделе обращений граждан;

документы, поступающие из судебных органов (судебные постановления, определения, повестки, документы исполнительного производства и др.), - регистрируются в правовом управлении аппарата главы Волгограда;

документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения и имеющие ограничительную пометку доступа "Для служебного пользования", а также информацию, отнесенную в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к государственной тайне. Переписка по указанным документам регистрируется в отделе мобилизационной, секретной работы и защиты информации аппарата главы Волгограда;

поступающие документы, адресованные руководителям структурных подразделений, а также отправляемые документы за подписью руководителей структурных подразделений, их заместителей - регистрируются в структурных подразделениях.

4.1.4. Обмен документами между территориальными и отраслевыми (функциональными) структурными подразделениями администрации Волгограда, с Волгоградской областной Думой, Волгоградской городской Думой осуществляется по электронной почте, в том числе с использованием САДД.

Документ, полученный по электронной почте, факсу, подлежит рассмотрению и обработке согласно порядку, предусмотренному для документа, поступившего на бумажном носителе.

4.1.5. К внутренней документации относятся:

правовые акты по вопросам организации работы администрации Волгограда, личному составу;

записки (аналитические, служебные, пояснительные);

доверенности;

протоколы и перечни поручений совещаний, заседаний;

доклады, справки, планы, отчеты, заключения.

4.1.6. Регистрационный номер поступающего и отправляемого документа состоит:

из индекса структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда на текущий год;

из разделителя - наклонной черты;

из порядкового номера документа в пределах группы документов и календарного года, например:

N 12-/170

Порядковый номер присваивается документам начиная с первого номера:

с 01 января каждого года;

при изменении наименования администрации Волгограда, структурного подразделения.

4.1.7. Переписка между структурными подразделениями по вопросам текущей деятельности ведется с регистрацией документов в этих структурных подразделениях, а также в САДД с применением квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в рамках электронного (безбумажного) документооборота.

ЭП не применяется к документам, связанным с подготовкой и рассмотрением дел в судах, рассмотрением судебных запросов и исполнением судебных актов.

4.1.8. В администрации Волгограда, структурном подразделении доставка и отправка документов осуществляются следующими видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской связи (нарочно), иными видами специальной связи, факсимильной, телефонной, посредством электронной почты, САДД, через сайт информационно-справочного интернет-портала Волгограда.

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2.1. Общий порядок работы с поступающими документами.

Все поступившие документы проходят первичную обработку в день поступления, а при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы регистрируются в день их поступления до 16.00 час. датой текущего дня, а с 16.00 час. - датой следующего дня.

На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, по электронной почте, проставляется отметка о поступлении документа.

4.2.2. Основные этапы работы с поступающими документами заключаются в приеме и первоначальной обработке поступающих документов на бумажном носителе: проверка правильности доставки документов, проверка целостности упаковки, вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций), проверка целостности документов, включая приложения, уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов).

4.2.3. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой "Лично" - непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа - работнику, уполномоченному на обработку документов ограниченного доступа.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", незамедлительно проходят первичную обработку, регистрацию и передаются на рассмотрение.

4.2.4. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю в течение трех календарных дней со дня получения, поступившие по электронной почте, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю в течение одного часа с момента получения.

4.2.5. При обнаружении повреждения поступающего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему составляется акт по форме согласно приложению 12 к Инструкции в трех экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр высылается отправителю, второй - приобщается к поступающему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение, третий экземпляр остается в службе делопроизводства.

Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю службы делопроизводства.

4.2.6. Конверты после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда надо установить адрес отправителя или при большом (более 10 календарных дней) расхождении между датами подписания и получения документов. Конверт или упаковка подлежит сканированию и прикреплению к РК документа в САДД, сам конверт с бумажным носителем передается на рассмотрение.

4.2.7. Информация о документах, поступивших по электронной почте, со сроком (датой мероприятия) позже указанного в тексте документа срока исполнения или при большом (более 10 календарных дней) расхождении между датами подписания и получения документов подлежат регистрации с прикреплением информации о дате поступления с электронной почты к РК документа в САДД.

4.2.8. Документы, переданные в администрацию Волгограда, структурное подразделение по электронной почте, подлежат регистрации при соблюдении правильности оформления документа. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

4.2.9. Электронные документы, поступающие по электронной почте, в обязательном порядке проходят проверку:

подлинности электронной подписи лица, подписавшего образ;

правильности наименования адресата;

наличия приложений, если они указаны в тексте электронного документа.

При положительном результате проведения проверки электронный документ принимается к исполнению и подлежит дальнейшей обработке, при отрицательном - незамедлительно возвращается отправителю с указанием причин возврата.

4.2.10. Документы на иностранных языках, поступившие в администрацию Волгограда, после регистрации передаются в управление зарубежных и региональных связей аппарата главы Волгограда для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководству администрации Волгограда.

4.2.11. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.

Не подлежат регистрации следующие виды документов:

документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, - пригласительные, поздравительные письма и телеграммы, билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные документы, коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов.

По завершении первичной обработки на всех принятых к делопроизводству документах на бумажном носителе проставляется отметка о поступлении документа.

4.2.12. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции главы Волгограда, первого заместителя главы Волгограда, заместителей главы Волгограда, руководителя аппарата главы Волгограда руководителей структурных подразделений не допускается.

4.3. Порядок предварительного рассмотрения поступающих документов

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступающих документов на требующие обязательного рассмотрения руководством администрации Волгограда и направляемые непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в администрации Волгограда распределения обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда, в структурном подразделении - на основании положения о структурном подразделении.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Документы, поступающие в администрацию Волгограда на имя руководства администрации Волгограда, а также без указания конкретного лица, после предварительного рассмотрения передаются по назначению в соответствии с распределением обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда - руководителем департамента финансов администрации Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда.

4.4. Порядок регистрации поступающих документов

4.4.1. Регистрация поступающих документов представляет собой запись учетных данных о документе по устанавливаемой форме, фиксирующую факт их получения. Цель регистрации - обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля. Регистрация осуществляется независимо от способа доставки один раз в службе делопроизводства.

4.4.2. Регистрация поступающих документов включает в себя:

внесение в САДД сведений о документе;

проставление регистрационного штампа с указанием даты поступления и регистрационного номера документа;

сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, и прикрепление полученного файла (электронного образа документа) к РК в САДД;

передача несканируемых документов (например, приложения) при внесении в САДД на рассмотрение на бумажном носителе с отметкой в примечании РК документа об отсутствии сканируемого документа, например:

Приложения в бумажном виде; диск; брошюра и т.п.;

при невозможности установления количества листов приложения в примечании РК в САДД указывается "Приложение в электронном виде".

4.4.3. При регистрации поступающих документов обязательно указываются:

регистрационный номер документа;

дата регистрации документа;

сведения о корреспондентах (одном или нескольких): названия организаций, направивших документ в администрацию Волгограда, структурное подразделение; для каждой организации нужно указать фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, а также регистрационные реквизиты (регистрационный номер и дату регистрации) поступающего документа по данным отправителя;

адресат: фамилия, имя, отчество должностного лица (одного или нескольких), которому адресован документ и которому он должен быть направлен на рассмотрение;

краткое содержание документа;

состав документа: количество листов в документе и количество листов в приложениях (если имеются);

способ доставки: способ, которым документ доставлен в администрацию Волгограда, структурное подразделение (факс, курьер, почта, электронная почта и др.);

сведения о сопроводительном письме (если имеется): корреспондент, фамилия, имя, отчество подписавшего, регистрационные реквизиты по данным отправителя.

Информация о документе должна быть полной и достоверной.

В пределах регистрационного массива каждому документу присваивается регистрационный номер только один раз.

4.5. Передача зарегистрированных документов на рассмотрение руководству администрации Волгограда, руководству структурного подразделения

4.5.1. Зарегистрированные документы передаются по назначению для рассмотрения в день их регистрации.

4.5.2. Результаты рассмотрения документа оформляются в виде резолюций (поручений) руководства администрации Волгограда (бланк резолюции (поручения) - приложение 6 к Инструкции), руководства структурного подразделения, содержащие поручения структурным подразделениям или конкретным должностным лицам.

Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) и все последующие отметки о прохождении документа и исполнении резолюции вносятся в САДД.

В случае если резолюция адресована нескольким работникам, то ответственным за исполнение документа в целом является работник, указанный первым (верхним), либо работник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.

4.6. Порядок доведения документов до исполнителей

После рассмотрения документ согласно резолюциям руководителя направляется на исполнение ответственным исполнителям (структурным подразделениям или конкретным должностным лицам).

Срок вынесения резолюции ответственному исполнителю - в течение рабочего дня.

Документы, передаваемые нескольким исполнителям, направляются им одновременно в САДД: ответственному исполнителю передается оригинал документа, соисполнителям - документ в САДД.

Документы с поручениями руководства администрации Волгограда направляются исполнителю в САДД. Оригиналы документов с поручениями направляются на исполнение через службу делопроизводства.

4.7. Порядок исполнения документов или использования информации

Исполнение документов предусматривает сбор и обработку информации, при необходимости - подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством администрации Волгограда, руководством структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.

При оперативном решении вопросов без подготовки ответного документа исполнитель делает отметки в РК документа САДД в поле "Отчет исполнителя", полученном для исполнения, о дате поступления (если образовался временной интервал между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки об исполнении документа исполнитель вносит в САДД.

4.8. Порядок помещения поступающих документов в дело

Законченные делопроизводством поступающие документы в 10-дневный срок после даты исполнения документа должны быть оформлены и списаны в дело. Документ должен помещаться в дело только после исполнения и снятия с контроля с соответствующими отметками о ходе исполнения.

Списание поступающего документа (в бумажном, электронном виде) в дело оформляет исполнитель с указанием даты списания. Документ помещается в папку с соответствующим номенклатурным делом.

Отметка о списании экземпляра вносится в САДД в обязательном порядке.

4.9. Порядок работы с отправляемыми документами

4.9.1. Общий порядок работы с отправляемыми документами.

Основные этапы работы с отправляемыми документами:

подготовка и оформление проекта документа;

согласование проекта документа;

подписание (утверждение) документа;

подготовка документа к пересылке адресату;

регистрация документа;

пересылка документа адресату;

помещение экземпляра документа в дело.

Информация о зарегистрированных документах, их отправке адресатам заносится в САДД и хранится в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда. Решение о необходимости учета в САДД проектов отправляемых документов и стадии их согласования (на подписи, на регистрации и др.) принимает руководитель структурного подразделения, подготавливающего документ.

4.9.2. Порядок подготовки и оформления проекта документа.

Исполнитель собирает и обрабатывает информацию, необходимую для подготовки отправляемого документа, готовит проект документа, оформляет его в соответствии с общими требованиями к оформлению документов, указанными в разделе 3 Инструкции.

Проект документа регистрируется в САДД.

Регистрация проекта отправляемого документа в САДД включает в себя:

внесение информации о проекте документа в РК проекта документа в САДД;

прикрепление файла с проектом документа к РК проекта в САДД.

При регистрации проекта отправляемого документа обязательно указываются:

регистрационный номер проекта документа;

дата регистрации проекта документа;

исполнитель проекта документа - фамилия, имя, отчество должностного лица, подготовившего текст проекта документа;

краткое содержание проекта документа;

адресат - наименование организации (одной или нескольких), фамилия, имя, отчество должностного лица (одного или нескольких), фамилия, имя, отчество физического лица (одного или нескольких), которым адресован документ.

4.9.3. Порядок согласования проекта отправляемого документа.

Исполнитель составляет список должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект документа. Проект документа в обязательном порядке должен быть согласован с непосредственным руководителем исполнителя (руководителем соответствующего структурного подразделения).

Документ за подписью главы Волгограда визируется на втором экземпляре руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа, и должен быть завизирован первым заместителем главы Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда, координирующими деятельность данного структурного подразделения.

В случае если в проекте документа присутствует просьба о выделении дополнительного финансирования, то требуется дополнительное согласование с первым заместителем главы Волгограда. Срок согласования документа не должен превышать двух дней.

Ответственный исполнитель организует и координирует выполнение поручения соисполнителями, готовит и представляет доклад об исполнении поручения.

Соисполнители несут ответственность за полноту, достоверность и своевременность предоставления информации и предложений ответственному исполнителю. Предложения соисполнителей по существу исполняемого поручения должны быть представлены ответственному исполнителю в первой половине срока исполнения поручения.

Исполнитель обязан не позднее пяти дней до окончания срока рассмотрения документа представить на подпись, визирование руководителю структурного подразделения проект документа.

До передачи подготовленного проекта документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Проект документа представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он подготовлен. Проект документа, не соответствующий указанным требованиям, возвращается исполнителю для устранения недостатков.

4.9.4. Исполнитель направляет проект документа каждому должностному лицу, указанному в списке согласования. В случае получения замечаний к проекту документа исполнитель вносит соответствующие изменения в текст проекта документа и повторяет согласование.

Если проект документа зарегистрирован в САДД, то в РК проекта документа в САДД вносится проект документа в согласованной редакции.

Согласование проектов отправляемых документов осуществляется в САДД посредством применения электронной подписи. После согласования в САДД проект отправляемого документа направляется исполнителем документа на подписание.

Исполнитель обязан контролировать прохождение проекта документа со дня передачи его на подпись до дня подписания документа, а также своевременную регистрацию и отправку документа.

При передаче проекта документа на подпись руководству администрации Волгограда, контроль за его своевременным подписанием осуществляет помощник руководства администрации Волгограда. В день подписания документа помощник руководства администрации Волгограда передает его в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки. Подписанный документ на обращение гражданина передается помощником руководства администрации Волгограда в отдел обращений граждан (в соответствии с разделом 5 Инструкции).

4.9.5. Порядок подписания (утверждения) отправляемого документа.

Исполнитель составляет список должностных лиц, подпись которых необходима для подписания (утверждения) документа.

Документ подписывается в соответствии с распределением обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда - руководителем департамента финансов администрации Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда и иными правовыми актами администрации Волгограда, регулирующими порядок подписания служебных писем, направляемых в адрес должностных лиц и государственных органов.

Руководители структурных подразделений подписывают:

информационные письма;

письма либо запросы в пределах своей компетенции;

письма, составленные на основе уже утвержденных распорядительных документов.

4.9.6. Исполнитель направляет проект документа на подписание, визирование каждому из должностных лиц, указанных в списке. В случае получения замечаний к проекту документа исполнитель вносит соответствующие изменения в текст проекта документа и повторно направляет на подписание.

При регистрации проекта документа в САДД в РК проекта документа вносится проект документа в подписанной редакции.

Подписание проектов отправляемых документов осуществляется в САДД посредством применения электронной подписи. После подписания в САДД проект отправляемого документа направляется исполнителем документа на регистрацию.

Ответственность за соответствие содержания проекта документа в САДД подписанному документу на бумажном носителе несет исполнитель.

4.9.7. Порядок подготовки отправляемого документа к пересылке адресату.

Исполнитель определяет количество экземпляров документа, необходимое для отправки адресатам, обеспечивает тиражирование документа.

На экземпляры документа, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит реестр на рассылку.

4.9.8. Документ в нужном количестве экземпляров (при необходимости - и реестр на рассылку) исполнитель передает по назначению для регистрации и направления адресату.

Проект документа, зарегистрированный в САДД, пересылается на регистрацию в службу делопроизводства.

Отправляемые документы должны поступать в службу делопроизводства правильно и полностью оформленными, подготовленными к регистрации и отправлению:

решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель;

допускается не указывать почтовый адрес (электронный) для документов, направляемых в вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (организации, с которыми ведется постоянная переписка);

документы направляются на официальные адреса электронной почты. При необходимости отправки документа на дополнительные адреса электронной почты исполнитель обязан указать адрес электронной почты для службы делопроизводства;

в случае смены официального адреса электронной почты администрации Волгограда, структурного подразделения служба делопроизводства обязана незамедлительно проинформировать участников электронного документооборота администрации Волгограда об изменении;

в случае невозможности отправки документа по электронной почте с объемным либо не подлежащим сканированию приложением (диск, брошюра и т.п.) служба делопроизводства вносит информацию в примечание РК документа в САДД, например:

Приложение в бумажном виде; диск; брошюра и т.п.;

если документ содержит приложение, в котором невозможно установить количество листов (например, файл в формате Microsoft Exel), то в примечании указывается "Приложение в электронном виде";

документ должен быть передан в службу делопроизводства в необходимом количестве экземпляров (по одному экземпляру для отправки каждому из адресатов). Копия документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда;

проект документа, подготовленный к отправке в САДД и переданный на регистрацию на бумажном носителе, должен передаваться в службу делопроизводства с визами должностных лиц (распечатанный лист согласования проекта документа из САДД).

Ответственность за правильность оформления документа несет исполнитель документа. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю для доработки отделом документационного обеспечения, службой делопроизводства. Неправильно оформленный документ на обращение гражданина возвращается исполнителю для доработки отделом обращений граждан (в соответствии с разделом 5 Инструкции).

4.9.9. Ответы на запросы от государственного органа, органа местного самоуправления Волгограда, организации, поступающие в администрацию Волгограда и не находящиеся на контроле в контрольном управлении аппарата главы Волгограда, направляются только в адреса заявителей. При регистрации таких документов в САДД в обязательном порядке устанавливается связка между поступившим и отправляемым документом.

4.10. Порядок регистрации отправляемых документов

4.10.1. Регистрация отправляемых документов представляет собой запись учетных данных о документе по устанавливаемой форме, фиксирующую факт его создания и отправления. Цель регистрации - обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов, сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), комплектности документов (наличие указанных в отправляемых документах приложений) и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.

Регистрации подлежат все отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях: документы, отправляемые в сторонние организации, структурным подразделениям, физическим лицам.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле службы делопроизводства.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в САДД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда.

Допускается не распечатывать в дело отправляемый документ, подписанный электронной подписью и отправляемый в форме электронного документа. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в САДД.

Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию со службой делопроизводства.

4.10.2. Регистрация отправляемого документа включает в себя:

внесение информации о документе в РК в САДД;

сканирование документа и прикрепление полученного файла (электронного образа документа) к РК в САДД.

4.10.3. При регистрации отправляемого документа обязательно указываются:

регистрационный номер документа;

дата регистрации документа;

список подписавших (фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, подписавших документ);

список визировавших (фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, визировавших документ);

краткое содержание документа;

исполнитель (фамилия, имя, отчество и телефон должностного лица, подготовившего документ);

адресат (названия организаций, структурных подразделений, фамилии, имена, отчества должностных лиц, физических лиц, которым адресован документ; при пересылке документа почтой необходимо указать почтовый адрес, при пересылке по электронной почте - адрес электронной почты);

состав документа (количество листов в документе и количество листов в приложениях (если имеются);

вид отправки (при необходимости - индивидуально для каждого адресата), то есть способ, которым документ будет отправлен адресатам (факс, курьер, почта, электронная почта и др.);

связка (установление связи текущего документа с другими документами и проектами документов).

Информация о документе должна быть полной и достоверной.

4.11. Порядок пересылки отправляемых документов адресату

4.11.1. Делопроизводитель выполняет сортировку зарегистрированных отправляемых документов в соответствии с адресатами и видами отправки.

Сортировка отправляемой корреспонденции выполняется средствами САДД.

4.11.2. Для корреспонденции, отправляемой почтой (простой, заказной), служба делопроизводства составляет реестры рассылки в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми в установленном порядке.

4.11.3. Документы за подписью руководства администрации Волгограда, отправляемые почтой (простой, заказной), отдел документационного обеспечения вкладывает в конверты, которые заклеивает и маркирует.

Документы за подписью руководства администрации Волгограда по обращениям граждан, отправляемые почтой (простой, заказной), работники отдела обращений граждан вкладывают в конверты, заклеивают и передают до 16.00 час. для отправки в отдел документационного обеспечения.

Документы за подписью руководителя структурного подразделения соответствующая служба делопроизводства вкладывает в конверты, заклеивает, оформляет и передает в отдел документационного обеспечения для отправки до 16.00 час.

Несколько документов, одновременно отправляемых в один адрес, должны вкладываться в один конверт.

Для отсылки документов адресатам конверты маркируются на франкировальной машине с оттиском адреса администрации Волгограда.

4.11.4. Отправку документов осуществляет служба делопроизводства.

Отметка об отправке (и виде отправки) документа вносится в РК документа в САДД в обязательном порядке каждому адресату.

4.11.5. Обработка и отправка документов выполняется службой делопроизводства не позднее трех рабочих дней со дня получения их от исполнителя, но не позднее срока рассмотрения соответствующего документа, предусмотренного действующим законодательством Российской Федерации.

4.12. Порядок помещения отправляемых документов в дело

Законченные делопроизводством отправляемые документы (в бумажном, электронном виде) в 10-дневный срок после даты исполнения документа должны быть оформлены и списаны в дело. Экземпляр отправляемого документа должен помещаться в дело только после отправки адресату.

Списание экземпляра отправляемого документа в дело оформляет служба делопроизводства, выполнившая отправку документа, с указанием даты списания. Документ помещается в папку с соответствующим номенклатурным делом.

Отметка о списании экземпляра вносится в САДД в обязательном порядке.

Законченные делопроизводством дела в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда хранятся в службе делопроизводства или структурном подразделении.

4.13. Порядок работы с внутренними документами

К внутренним документам относятся документы, не предназначенные к отправке сторонним организациям, другим структурным подразделениям, физическим лицам.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5. Порядок работы с обращениями граждан

Организация работы с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение), и ведение делопроизводства по обращениям в администрации Волгограда возложена на отдел обращений граждан и осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", правовыми актами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными правовыми актами федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Волгоградской области, Уставом города-героя Волгограда, муниципальными правовыми актами Волгограда, другими нормативными правовыми актами, регулирующими организацию и порядок рассмотрения обращений.

Порядок рассмотрения обращений распространяется на все обращения, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами:

обращений, которые рассматриваются в порядке конституционного, гражданского, административного, уголовного судопроизводства или арбитражными судами;

обращений, связанных с изобретениями, открытиями, рационализаторскими предложениями, порядок рассмотрения которых регламентируется федеральным законодательством;

иных обращений, в отношении которых федеральным законодательством установлен особый порядок рассмотрения.

5.1. Обращение граждан в администрацию Волгограда

Граждане имеют право обращаться в администрацию Волгограда и к должностным лицам администрации Волгограда письменно или устно, лично или через своих представителей, индивидуально или коллективно.

Обращение - направленные в администрацию Волгограда, структурное подразделение или должностному лицу администрации Волгограда в письменной форме или в форме электронного документа предложения, заявления или жалобы, а также устные обращения в администрацию Волгограда, структурное подразделение.

Коллективное обращение - обращение двух и более граждан по вопросу, касающемуся широкого круга лиц.

Анонимное обращение - если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Анонимные обращения подлежат регистрации, но ответ на них не дается.

Обращения в интересах несовершеннолетних или недееспособных лиц вправе подать их законные представители, а также органы опеки и попечительства.

Правом на обращение пользуются иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на законном основании на территории Волгограда, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации или международными договорами.

Обращения подаются в администрацию Волгограда, должностным лицам администрации Волгограда, в отраслевые и территориальные структурные подразделения администрации Волгограда, их должностным лицам, к непосредственному ведению которых относится решение вопросов, содержащихся в обращении.

Обращение, поступившее в администрацию Волгограда или должностному лицу администрации Волгограда в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.

Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.

Работа с обращениями осуществляется с использованием САДД, в которой выполняются действия и вносятся отметки, необходимость которых определена Инструкцией.

Порядок работы с обращениями аналогичен порядку работы с поступающими, отправляемыми и внутренними документами в службе делопроизводства, но включает в себя ряд особенностей.

5.2. Требования к письменному обращению

Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать наименование администрации Волгограда либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

В обращении, поступившем в администрацию Волгограда или должностному лицу администрации Волгограда в форме электронного документа, гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

Гражданин вправе обратиться с просьбой направить ответ на имя уполномоченного им лица с приложением необходимых подтверждающих документов.

5.3. Основные этапы работы с поступающими документами по обращениям

В процессе документооборота по обращениям обеспечивается:

прием и первоначальная обработка;

регистрация;

предварительное рассмотрение и распределение по руководителям и исполнителям;

передача по назначению;

рассмотрение руководством администрации Волгограда, руководством структурного подразделения;

исполнение или использование информации, содержащейся в документах;

контроль исполнения.

5.4. Порядок приема и первоначальная обработка корреспонденции по обращениям

Письменные обращения поступают в администрацию Волгограда как непосредственно от граждан, принесенные лично в отдел обращений граждан, так и через почту России, посредством электронной почты, через органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, Государственную Думу Российской Федерации, Волгоградскую областную Думу, Волгоградскую городскую Думу, органы прокуратуры, иные организации.

Обращение, поступившее в службу делопроизводства, в тот же день передается в отдел обращений граждан для регистрации, в виде электронного документа - пересылается на общий электронный ящик отдела обращений граждан (prgr@volgadmin.ru).

При представлении гражданином обращения в отдел обращений граждан лично по просьбе гражданина работниками отдела обращений граждан на втором экземпляре обращения, представленного гражданином, проставляется штамп установленного образца о принятии обращения с указанием даты представления обращения.

При получении работниками отдела обращений граждан документов по обращениям для регистрации (обращения, другие документы по обращениям) работниками отдела обращений граждан на документе проставляется дата его получения.

На пакетах с пометкой "Лично" проставляется только дата получения и они передаются адресату без вскрытия, не регистрируются и не подлежат учету.

При вскрытии конвертов с документами работниками отдела обращений граждан проверяются правильность определения адресата, оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений составляется акт в одном экземпляре по форме согласно приложению 12 к Инструкции, который хранится в одном экземпляре на бумажном носителе в папке дела и САДД. Конверты сохраняются, сканируются вместе с обращением.

5.5. Регистрация обращений

Обращения регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.

Обращение в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, подлежит регистрации в течение трех рабочих дней со дня поступления в администрацию Волгограда, после чего незамедлительно передается руководству администрации Волгограда согласно распределению обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда.

Передача обращений на исполнение без регистрации и резолюции руководства администрации Волгограда не допускается.

Обращения, поступившие в предпраздничные дни, регистрируются в течение трех рабочих дней, следующих после нерабочих дней.

В пределах регистрационного массива по группам документов (устное обращение, письменное обращение, переписка по обращению, ответ на обращение) каждому документу присваивается регистрационный номер только один раз.

Регистрационный номер поступающего и отправляемого документа состоит:

из Первой буквы фамилии;

из разделителя-дефиса;

из порядкового номера документа в пределах группы документов и календарного года, например:

А-2543, где:

А - первая буква фамилии гражданина;

2543 - порядковый номер письма, поступившего в контрольное управление аппарата главы Волгограда.

Порядковый номер присваивается документам начиная с первого номера - с 01 января каждого года.

Очередное обращение регистрируется через разделитель - наклонная черта, например:

А-2543/1, где:

А - первая буква фамилии гражданина;

2543 - порядковый номер письма, поступившего в контрольное управление аппарата главы Волгограда;

/1 - обозначение очередного обращения.

Ан - анонимные обращения.

Кол - коллективные обращения.

Пр - прочие документы по обращениям.

Одновременно на бумажном носителе обращения проставляется регистрационный штамп установленного образца с проставлением номера и даты регистрации документа.

Формируется папка дела.

При регистрации документа в САДД осуществляется внесение данных о гражданине, сути обращения, исполнителях:

сведения о корреспондентах (одном или нескольких): фамилия, имя, отчество гражданина (одного или нескольких), домашний адрес и (или) адрес электронной почты, регион проживания (район), контактный телефон, пол (женский, мужской);

краткое содержание документа;

состав документа: количество листов в документе и количество листов в приложениях (если имеются);

способ доставки: способ, которым документ доставлен в администрацию Волгограда (нарочный, электронная почта, факс, курьер, почта, заказная почта (с проставлением номера) и др.);

сведения о сопроводительном письме (если имеется): корреспондент, фамилия, имя, отчество подписавшего, организация, регистрационные реквизиты по данным отправителя;

плановая дата исполнения документа в основной карточке РК в САДД;

рубрика из тематического классификатора обращений;

дополнительные реквизиты: вид обращения, вид поступления в администрацию Волгограда (государственные органы власти, общественные организации, платформы обратной связи и т.д.).

Все обращения хранятся в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (далее - Перечень, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236).

Регистрации не подлежат документы, не требующие исполнения и не содержащие информацию, используемую в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма и телеграммы; билеты; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы; коммерческие предложения; печатные издания; унифицированные формы и бланки документов и др.

Корреспонденция на иностранных языках подлежит регистрации и передаче для перевода в управление зарубежных и региональных связей аппарата главы Волгограда, затем вместе с текстом перевода направляется по назначению.

5.6. Порядок предварительного рассмотрения документов по обращениям, передача по назначению

Предварительное рассмотрение документов по обращениям проводится с целью их распределения исходя из оценки их содержания, на основании установленного в администрации Волгограда распределения обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда, в структурном подразделении - на основании положения о структурном подразделении.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы по обращениям, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Документы, поступающие в администрацию Волгограда на имя руководства администрации Волгограда, также без указания конкретного лица, после предварительного рассмотрения передаются по назначению в соответствии с распределением обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда - руководителем департамента финансов администрации Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда.

Поручения по рассмотрению обращений отражаются в резолюциях в САДД. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы ответственного исполнителя (соисполнителя), задание - указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, подпись и дату. Если резолюция не содержит срок исполнения, то документ подлежит исполнению в течение 30 дней со дня регистрации обращения, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации.

Фамилии исполнителей в резолюции формируются в последовательности, соответствующей статусу должности.

Если поручение по рассмотрению обращения адресовано одновременно нескольким должностным лицам, ответственность за своевременную подготовку ответа на обращение и представление информации об исполнении несет должностное лицо, назначенное ответственным исполнителем (в САДД перед фамилией ответственного исполнителя проставляется восклицательный знак).

Соисполнители несут ответственность за полноту, достоверность и своевременность предоставляемых информации и предложений.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, необходимого для рассмотрения обращения, руководство администрации Волгограда вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом гражданина, направившего обращение.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в органы государственной власти Российской Федерации, Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его имя, фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение.

В случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации, руководство администрации Волгограда может принять решение о направлении обращений, поступивших в администрацию Волгограда, в органы государственной власти Российской Федерации, Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда, оставлении обращений без ответа, прекращении переписки с гражданином, возвращении обращения гражданину.

К бумажному носителю обращения прикладывается талон-поручение (резолюция), распечатанный из САДД.

5.7. Исполнение обращения, исходящие документы по обращениям

Руководство администрации Волгограда, руководители структурных подразделений, которым были направлены на рассмотрение обращения, дают письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов.

Ответ на устное обращение может быть дан устно с согласия гражданина в ходе личного приема, если изложенные факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

Обращение считается рассмотренным, когда дан ответ заявителю по существу всех вопросов, поставленных в обращении, и приняты по ним необходимые меры.

Для организации исполнения обращения ответственный исполнитель организует работу соисполнителей, осуществляет сбор всех материалов от них, подготовку итогового документа. Соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию каждый в своей части в течение первой половины срока, отведенного на исполнение обращения.

Ответственный исполнитель готовит сводный проект ответа на обращение согласно резолюции с учетом предложений и информации всех соисполнителей. Ответы соисполнителя заявителю только в рамках своих полномочий не допускаются, за исключением случаев, когда невозможно назначить ответственного исполнителя.

Ответственность за качественное, своевременное рассмотрение вопросов, поставленных в обращениях несет должностное лицо, назначенное ответственным исполнителем. Соисполнители несут ответственность за качественную подготовку, полноту, достоверность и своевременность предоставляемых информации и материалов.

Порядок подготовки и оформления исходящих проектов документов по обращениям аналогичен подготовке проектов документов, проходящих через службу делопроизводства.

Исполнитель определяет количество экземпляров документа, необходимое для отправки адресатам, обеспечивает тиражирование документа.

Документ передается в отдел обращений граждан для регистрации. Отправляемые документы должны поступать в отдел обращений граждан правильно и полностью оформленными, подготовленными к регистрации и отправлению, с ссылками на исходный документ, приложениями; документ должен быть передан в необходимом количестве экземпляров: по одному экземпляру для отправки каждому из адресатов; один дополнительный экземпляр с подписью руководителя и визой исполнителя - для помещения в дело.

Ответственность за правильность оформления документа несет исполнитель документа. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю для доработки.

5.8. Порядок регистрации отправляемых документов по обращениям

Регистрация отправляемого документа включает в себя:

внесение информации о документе в РК в САДД;

внесение фактической даты исполнения в РК в САДД;

проставление номера и даты на документе;

сканирование документа и прикрепление полученного файла (электронного образа документа) к РК в САДД.

Направление адресату в соответствии с выбранным исполнителем видом доставки.

При регистрации отправляемого документа обязательно указываются:

регистрационный номер документа;

дата регистрации документа;

подписант документа;

краткое содержание документа;

исполнитель (фамилия, имя, отчество и телефон должностного лица, подготовившего документ);

адресат (названия организаций, структурных подразделений, фамилии, имена, отчества должностных лиц, физических лиц, которым адресован документ; при пересылке документа почтой необходимо указать почтовый адрес, при пересылке по электронной почте - адрес электронной почты);

состав документа (количество листов в документе и количество листов в приложениях (если имеются);

вид отправки (при необходимости - индивидуально для каждого адресата), то есть способ, которым документ будет отправлен адресатам (факс, курьер, почта, электронная почта и др.);

связка (установление связи текущего документа с другими документами и проектами документов).

Информация о документе должна быть полной и достоверной.

Проект документа в САДД регистрируется в соответствии с инструкцией подготовки документов в САДД. При регистрации пакет документов из проекта не копируется.

Регистрационный номер поступающего и отправляемого документа состоит из:

Первой буквы фамилии;

разделителя-дефиса;

порядкового номера документа в пределах группы документов и календарного года;

разделителя-дефиса;

обозначение очередности ответа;

обозначении вида связки, например:

А-2543-1и, где:

А - первая буква фамилии гражданина;

2543 - порядковый номер письма, поступившего в контрольное управление аппарата главы Волгограда;

1 - обозначение очередности ответа;

и - вид связки.

5.9. Порядок пересылки отправляемых документов адресату

Регистрация документов за подписью руководства администрации Волгограда, корреспонденция контрольного управления аппарата главы Волгограда работниками отдела обращений граждан производится до 16.00 час. текущего дня, после 16.00 час. - следующим рабочим днем; сортируется в соответствии с адресатами и видами отправки, вкладывается в конверты, заклеивается, передается в службу делопроизводства.

Несколько документов, одновременно отправляемых в один адрес, должны вкладываться в один конверт.

5.10. Порядок контроля исполнения документов по обращениям

Контроль за исполнением документов по обращениям осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений за достоверностью предоставленной информации осуществляют исполнители, руководители структурных подразделений.

Координацию исполнения поручений структурными подразделениями, контроль за качеством предоставляемой информации и за прохождением подготовленного проекта документа осуществляют помощники руководства администрации Волгограда.

Контроль за исполнением обращений, поставленных на контроль главой Волгограда, за соблюдением установленного порядка рассмотрения обращений, включая соблюдение сроков, осуществляет контрольное управление аппарата главы Волгограда.

Сроки исполнения поручений главы Волгограда, первого заместителя главы Волгограда, заместителей главы Волгограда, руководителя аппарата главы Волгограда, руководителей структурных подразделений указываются в самих документах или устанавливаются руководством администрации Волгограда, руководителями структурных подразделений и фиксируются в резолюциях.

Сроки исполнения обращений исчисляются в календарных днях с даты их регистрации в администрации Волгограда и исполняются в следующие сроки:

содержащие дату исполнения - в указанный срок;

без указания даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в трехдневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в установленный законом 30-дневный срок.

Если установленный срок рассмотрения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.

Для проведения анализа и обобщения данных об исполнительской дисциплине в администрации Волгограда (итоговый контроль) работниками отдела обращений граждан проставляется фактическая дата исполнения документа в САДД.

6. Порядок контроля исполнения документов

Контроль за исполнением документов осуществляется в соответствии с муниципальными правовыми актами администрации Волгограда, регулирующими порядок организации контроля за исполнением документов в администрации Волгограда.

В структурных подразделениях организацию контроля за сроками и порядком исполнения документов осуществляют уполномоченные лица.

7. Документальный фонд администрации Волгограда, структурного подразделения

7.1. Организация работы с документами

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности администрации Волгограда, составляют документальный фонд администрации Волгограда.

Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.

В состав документального фонда администрации Волгограда входят:

документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения;

документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

документы по личному составу, в том числе организаций-предшественников;

документы постоянного хранения до передачи в муниципальное казенное учреждение "Волгоградский городской архив" (далее - МКУ "ВГА").

Электронные документы администрации Волгограда, созданные в САДД и отражающие организационные и административно-хозяйственным вопросы, плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению, информационные и справочные документы и иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документы, к которым действующим законодательством Российской Федерации устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236, имеют временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

Хранение электронных документов временного хранения осуществляется с применением САДД.

Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд.

Ответственность за сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление документов в дела в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений.

7.2. Разработка и ведение номенклатуры дел

Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел является основой для формирования дел, составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел состоит из разделов. Заголовками разделов являются наименования структурных подразделений и наименования функций, направлений деятельности администрации Волгограда, структурных подразделений.

Первым в номенклатуре дел администрации Волгограда располагается структурное подразделение, в котором формируется нормативная правовая и организационно-распорядительная документация.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов, в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки дел, содержащие электронные документы, а также заголовки дел, содержащие как электронные документы, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел с указанием в графе "Примечания" особенностей формирования дела и вида носителя информации.

Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел.

Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отображать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому (ым) оно сформировано:

номинальный - название вида дела (переписка, журнал, документы) или вида документов, включенных в дело (постановления, распоряжения, протоколы);

авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ (ы);

корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

хронологический - дата (период), к которой (ому) относятся документы дела;

географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

указание на копийность документов дела.

Графа 3 номенклатуры дел "Количество томов (частей)" заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

Сроки хранения документов (графа 4 номенклатуры дел) устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Перечня, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

Номенклатура дел администрации Волгограда составляется по форме согласно приложению 13 к Инструкции на основании номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 14 к Инструкции.

Номенклатура дел администрации Волгограда подписывается начальником отдела документационного обеспечения, визируется работником общего отдела, обеспечивающим деятельность архива, согласовывается с экспертной комиссией администрации Волгограда (далее - ЭК администрации Волгограда) и утверждается руководителем аппарата главы Волгограда. Один раз в пять лет номенклатура дел администрации Волгограда согласовывается с экспертно-методической комиссией (далее - ЭМК) МКУ "ВГА".

В случае изменения структуры, функций и полномочий администрации Волгограда номенклатура дел администрации Волгограда подлежит пересоставлению, согласованию с ЭК администрации Волгограда и с ЭМК МКУ "ВГА".

Номенклатура дел администрации Волгограда составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел администрации Волгограда является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел отдела документационного обеспечения;

2-й экземпляр передается в общий отдел в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в МКУ "ВГА", источником комплектования которого является администрация Волгограда.

В качестве рабочего экземпляра в отделе документационного обеспечения используется копия утвержденной номенклатуры дел администрации Волгограда на текущий год.

В структурные подразделения номенклатура дел администрации Волгограда рассылается отделом документационного обеспечения в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

Номенклатура дел администрации Волгограда разрабатывается в конце каждого года и утверждается руководителем аппарата главы Волгограда.

Утвержденная номенклатура дел администрации Волгограда вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Номенклатура дел администрации Волгограда включается в САДД в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов, а также их метаданных.

Законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре дел администрации Волгограда.

Документы (дела) становятся архивными с 01 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в отдел документационного обеспечения. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с установленным порядком и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел администрации Волгограда.

Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел администрации Волгограда, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в отдел документационного обеспечения.

Отделом документационного обеспечения на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, готовится дополнение к номенклатуре дел администрации Волгограда, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел администрации Волгограда указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел администрации Волгограда.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел администрации Волгограда подписывается начальником отдела документационного обеспечения и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в администрации Волгограда в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел администрации Волгограда.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел администрации Волгограда хранится в отделе документационного обеспечения до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда, не будут составлены описи дел постоянного хранения для передачи в МКУ "ВГА".

По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел структурного подразделения, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел временных сроков хранения.

В итоговую запись номенклатуры дел администрации Волгограда сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел администрации Волгограда, передаются в МКУ "ВГА", о чем в номенклатуре дел администрации Волгограда проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

7.3. Экспертиза ценности документов. Порядок проведения и оформления экспертизы ценности

Предметом экспертизы ценности документов (далее - экспертиза ценности) является определение соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности в целях определения срока хранения и отбора документа и (или) документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения.

Объектом экспертизы ценности является документ и (или) документы.

Экспертиза ценности проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся роль и место администрации Волгограда в Российской Федерации, значимость выполняемых ею полномочий и функций, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся вид документа, форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.

Критерии экспертизы ценности применяются ко всем видам документов, образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда.

Задачами экспертизы ценности являются:

определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры дел;

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, передачи в общий отдел, а также для передачи документов постоянного хранения в МКУ "ВГА";

выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Экспертизе ценности подлежат все документы администрации Волгограда независимо от видов носителей и способов записи.

Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности и утверждения руководителем аппарата главы Волгограда описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу запрещается.

Решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается экспертно-проверочной комиссией комитета культуры Волгоградской области.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности в администрации Волгограда создается ЭК администрации Волгограда.

ЭК администрации Волгограда является совещательным органом, создается распоряжением администрации Волгограда, действует на основании положения, утверждаемого постановлением администрации Волгограда.

Ежегодно службой делопроизводства структурных подразделений при методической помощи ЭК администрации Волгограда проводится экспертиза ценности.

При подготовке к проведению экспертизы ценности осуществляется изучение истории архивного фонда, состава, содержания, подлинности документов, а также поглощенности информации, содержащейся в документе.

Экспертиза ценности проводится:

при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;

при подготовке дел к передаче в общий отдел;

при подготовке к передаче дел в МКУ "ВГА";

при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются:

номенклатуры дел структурных подразделений;

описи дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

На основе номенклатур дел структурных подразделений, работник отдела документационного обеспечения готовит проект номенклатуры дел администрации Волгограда. Проект номенклатуры дел администрации Волгограда подписывается начальником отдела документационного обеспечения и визируется работником общего отдела, обеспечивающим деятельность архива.

На основе описей дел структурных подразделений, работник общего отдела, обеспечивающий деятельность архива, готовит проекты годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу. Указанные проекты подписываются работником общего отела, обеспечивающим деятельность архива.

На основе предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, работник отдела документационного обеспечения составляет проект акта о выделении к уничтожению документов администрации Волгограда, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 15 к Инструкции. Указанный проект подписывается начальником отдела документационного обеспечения и визируется работником общего отдела, обеспечивающим деятельность архива.

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов администрации Волгограда, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен указанный акт.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру по истечении установленного срока хранения в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела.

Оставшиеся документы временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов администрации Волгограда, не подлежащих хранению. При включении в указанный акт документов, выявленных при просмотре дел со сроком хранения с отметкой "ЭПК", отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Проекты номенклатуры дел администрации Волгограда, описей дел постоянного хранения администрации Волгограда, описей дел по личному составу администрации Волгограда подлежат представлению на согласование ЭК администрации Волгограда. На электронные документы, не подлежащие хранению, составляется отдельный акт.

На рассмотрение ЭМК МКУ "ВГА" администрация Волгограда представляет следующие документы, подготовленные в процессе проведения экспертизы ценности:

проекты описей дел постоянного хранения администрации Волгограда в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде в редактируемом формате;

проекты описей дел по личному составу администрации Волгограда в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде в редактируемом формате;

проекты актов о выделении к уничтожению документов администрации Волгограда, не подлежащих хранению, в двух экземплярах.

Руководитель аппарата главы Волгограда утверждает:

опись дел постоянного хранения администрации Волгограда после утверждения экспертно-проверочной комиссией комитета культуры Волгоградской области;

описи дел по личному составу администрации Волгограда, акты о выделении к уничтожению документов администрации Волгограда, не подлежащих хранению, после согласования ЭМК МКУ "ВГА".

Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в администрации Волгограда путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Снижение нормативно установленных сроков хранения документов запрещается.

7.4. Организация передачи дел на хранение

Архивные документы подлежат передаче на хранение в общий отдел не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела муниципальных служащих администрации Волгограда, уволенных с муниципальной службы, передаются в общий отдел по истечении 10 лет со дня увольнения.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения после проведения экспертизы ценности подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и включению в опись дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел (заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов);

в дело включается один экземпляр каждого документа;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся;

распоряжения группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии);

переписка систематизируется в деле в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом по дате ответа, инициативные письма - по дате регистрации. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

не допускается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел и текущее хранение дел до передачи их в общий отдел осуществляется структурным подразделением.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в САДД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает:

изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (на отдельные категории дел) по форме согласно приложению 16 к Инструкции;

составление внутренней описи документов дела по форме согласно приложению 17 к Инструкции;

оформление обложки дела по форме согласно приложению 18 к Инструкции;

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

лист использования (при необходимости).

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования:

нумерация производится арабскими цифрами простым графитным карандашом;

номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист;

листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно;

конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке - вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;

листы больших форматов подшиваются за один край и нумеруются как один лист;

все листы дела (тома, части) на бумажном носителе (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются в валовом порядке.

В случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация или использование литерных номеров листов.

Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается в дело.

Для документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, составляется внутренняя опись документов дела.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты.

На дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется обложка дела.

На обложке дела указываются:

Администрация Волгограда;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

На обложках дел постоянного хранения указывается наименование муниципального архива - МКУ "Волгоградский городской архив", в который в последствии передаются дела.

Индекс дела и заголовок дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел администрации Волгограда. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. При необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения.

Датами дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, составляющих дело, или даты утверждения (если протоколы утверждаются).

Датой личного дела являются даты о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - прописью.

Количество листов на обложке дела указывается на основании листа-заверителя.

Срок хранения на обложке дела указывается в соответствии со сроком хранения по номенклатуре дел.

Формирование и оформление дел производится работниками структурных подразделений в соответствии с требованиями Инструкции при методической помощи работника общего отдела, обеспечивающего деятельность архива.

Архивные документы передаются в общий отдел по описям дел, составленным в структурных подразделениях, по форме согласно приложению 19 к Инструкции.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах и направляются в общий отдел не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно:

на дела постоянного хранения;

на дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

на дела по личному составу.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся полностью;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния и о наличии копий.

В конце описи дел заполняется итоговая запись, за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Передача дел на хранение в общий отдел осуществляется по графику.

Прием-передача дел производится работником общего отдела, обеспечивающим деятельность архива, в присутствии работника структурного подразделения, передающего дела. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел, документов указываются количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников.

При приеме-передаче дел, содержащих документы на бумажном носителе, проверяются:

соответствие заголовка дела по описи дел структурного подразделения содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

правильность нумерации листов дела;

правильность составления внутренней описи документов дела (при наличии);

правильность оформления обложки дела;

наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела.

В случае обнаружения нарушения формирования и оформления дел они должны быть устранены работником структурного подразделения.

Опись дел постоянного хранения администрации Волгограда по форме согласно приложению 20 к Инструкции, опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения по форме согласно приложению 21 к Инструкции и опись дел по личному составу администрации Волгограда по форме согласно приложению 22 к Инструкции составляются работником общего отдела, обеспечивающим деятельность архива, на основании описей дел структурных подразделений.

На титульном листе годовых разделов описей дел указываются:

МКУ "Волгоградский городской архив";

Администрация Волгограда;

номер архивного фонда;

номер и название описи;

крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

В предисловии к годовым разделам описи дел постоянного хранения указываются сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения, включенных в опись:

о структуре администрации Волгограда на начало и конец года, если в течение года вносились изменения в структуру;

об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел;

о содержании и полноте дел.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

Законченная опись дел на бумажном носителе должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, каждый том описи дел должны иметь лист-заверитель.

7.5. Организация использования документов. Изъятие документов. Передача документов на архивное хранение

Основными формами использования документов являются:

исполнение запросов юридических и физических лиц (далее - пользователи);

выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений.

Исполнение запросов пользователей осуществляется на основании письменного обращения в форме справок, выписок, копий документов из документального фонда администрации Волгограда или письменного отказа в предоставлении справок, выписок, копий документов из документального фонда администрации Волгограда в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Выдача документов, хранящихся в общем отделе, работникам структурных подразделений осуществляется с разрешения начальника общего отдела на основании письменного запроса.

Документы выдаются после регистрации в журнале учета выдачи дел из общего отдела аппарата главы Волгограда, где указываются структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела, лист указанного журнала оформляется по форме согласно приложению 23 к Инструкции.

Изъятие документов допускается по решению судебных и (или) правоохранительных органов; по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных в свое время подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек.

Изъятие документов производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного разрешения руководителя аппарата главы Волгограда.

С изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются руководителем аппарата главы Волгограда, печатью администрации Волгограда, и приобщаются к соответствующей единице хранения.

В случае возврата документов из судебных и (или) правоохранительных органов, они помещаются (подкладываются) на место прежнего нахождения, а изготовленные с них копии, если они составляют отдельную единицу хранения, используются как фонд пользования, а если представляют собой отдельные листы единицы хранения - уничтожаются.

Подлинные личные документы выдаются владельцу на основании письменного обращения с разрешения руководителя аппарата главы Волгограда по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо его родственнику по предъявлении документа, подтверждающего родство, или иному лицу по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Изъятие (возврат) документов оформляется актом. Акт и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возврат), включаются в дело фонда. Изъятие (возврат) документов и их замена на копии отражаются в учетных документах.

Передача документов на архивное хранение в МКУ "ВГА" оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение по форме согласно приложению 24 к Инструкции, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр указанного акта после сдачи архивных документов остается в МКУ "ВГА", другой возвращается в общий отдел. Вместе с архивными документами передаются четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, а также один - в электронном виде, после принятия документов один экземпляр описи на бумажном носителе возвращается в общий отдел.

8. Общие положения работы с электронными документами

Порядок работы с электронными документами в администрации Волгограда устанавливается правовым актом администрации Волгограда.

9. Изготовление, учет, хранение и уничтожение печатей, штампов

Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в администрации Волгограда устанавливается правовым актом администрации Волгограда.

Аппарат главы Волгограда

Приложение 1
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                       БЛАНК РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

                                  Герб Волгограда

                   ГЛАВА ВОЛГОГРАДА/АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА

                                   Вид документа

                          (постановление, распоряжение)

Дата документа, регистрационный номер документа

Заголовок к тексту

Текст документа

Должность                          подпись                   И.О. Фамилия

Аппарат главы Волгограда

Приложение 2
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                           АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА

                                  ПРОТОКОЛ

                            _______________ N _____

                                 Волгоград

                          __________________________

                           (наименование заседания)

                         ___________________________

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали:

должность - Фамилия И.О.

должность - Фамилия И.О.

                                ПОВЕСТКА ДНЯ

1. Рассматриваемый вопрос.

СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. - полное или краткое содержание доклада.

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Принятое решение:

2. Рассматриваемый вопрос.

Слушали и т.д.

Председатель                                 И.О. Фамилия

Секретарь                                    И.О. Фамилия

Аппарат главы Волгограда

Приложение 3
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

         АДМИНИСТРАЦИЯ                              УТВЕРЖДАЮ

           ВОЛГОГРАДА

                                            _____________________________

              АКТ                                    (должность)

                                            _____________________________

    _____________ N ________                _____________________________

                                            И.О. Фамилия

                                            "___" ___________ 20___ г.

Волгоград

Заголовок к тексту

Основание составления.

Цель, сущность, установленные факты, выводы, предложения и т.д.

Акт составили:

Должность                                                    И.О. Фамилия

"___" ___________ 20___ г.

Должность                                                    И.О. Фамилия

"___" ___________ 20___ г.

Аппарат главы Волгограда

Приложение 4
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

      АДМИНИСТРАЦИЯ                         УТВЕРЖДАЮ

       ВОЛГОГРАДА

___________________________                 _____________________________

(структурное подразделение)                          (должность)

___________________________                 _____________________________

                                            _____________________________

                                            И.О. Фамилия

                                            "___" ___________ 20___ г.

Волгоград

                                ОТЧЕТ

                  о проделанной работе в 20____ году

Должность составителя                                        И.О. Фамилия

Аппарат главы Волгограда

Приложение 5
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                             БЛАНК СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

               Герб

            Волгограда

          АДМИНИСТРАЦИЯ                        __________________________

           ВОЛГОГРАДА                                 (должность)

им. Володарского ул., д. 5, Волгоград,         __________________________

            400066                             __________________________

тел. (8442) 30-12-83, факс (8442)              __________________________

          30-14-24                             Фамилия. И.О.

  E-mail: kancelyaria@volgadmin.ru             (в дательном падеже)

ОКПО 04024339, ОГРН 1023403433822,

   ИНН/КПП 3444059139/344401001

от _________________ N ______________

на N _____________ от _______________

Заголовок к тексту (О чем?)

                              Уважаемый (ая)...!

Должность                                                    И.О. Фамилия

Имя, Отчество, Фамилия исполнителя

номер телефона

                                 Образец

Аппарат главы Волгограда

Приложение 6
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                              БЛАНК РЕЗОЛЮЦИИ

+-----------------------------------------------------------------------+

|                       АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА                        |

|   ________________________________________________________________    |

|                                                                       |

|Дата документа                       Номер документа                   |

|                                                                       |

|Дата резолюции                       Фамилия И.О. исполнителя          |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|                                                                       |

|Наименование должности                                    И.О. Фамилия |

|Контрольный срок исполнения:                                           |

+-----------------------------------------------------------------------+

Аппарат главы Волгограда

Приложение 7
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                          ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ

от "__" _________ 20__ г.                                 N _____________

N п/п	Исполнители	Содержание поручения	Срок исполнения
1	2	3	4

_________________________________ _______________ _______________________

          (должность)                 (подпись)         (И.О. Фамилия)

Аппарат главы Волгограда

Приложение 8
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                             БЛАНК СОГЛАСОВАНИЯ

проекта ______________________ главы Волгограда, администрации Волгограда

            (постановление,

              распоряжение)

_________________________________________________________________________

             (наименование проекта постановления (распоряжения)

_________________________________________________________________________

   (разработчик (наименование структурного подразделения администрации

                                Волгограда)

_________________________________________________________________________

Наименование организации	Занимаемая должность	Фамилия, имя, отчество	Замечания по проекту постановления, распоряжения	Дата и подпись
1	2	3	4	5

Заключительная экспертиза ____________ __________________________________

                            (подпись)                (Ф.И.О.)

     Примечание.  При наличии замечаний к проекту в бланке согласования в

графе  4 делается отметка "см. замечания" и ставится подпись руководителя

структурного   подразделения  администрации  Волгограда.  При  устранении

замечаний - отметка "замечания сняты".

     Ответственный   работник  структурного  подразделения  администрации

Волгограда - разработчика проекта:

_____________________________ ___________ _______________________________

          (должность)          (подпись)    (инициалы, фамилия, телефон)

_________________________________________________________________________

      (дата сдачи проекта в редакционный отдел правового управления

                        аппарата главы Волгограда)

"___" _________ 20__ г. _______________________ ________________________*

 (дата направления)       (подпись работника)         (Фамилия И.О.)

_____________________________

     *  Отметка  работника правового управления аппарата главы Волгограда

о    направлении  в  прокуратуру  Волгограда,  Волгоградскую  межрайонную

природоохранную  прокуратуру  делается  на  бланке согласования в случае,

если проект является нормативным правовым актом.

Аппарат главы Волгограда

Приложение 9
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

            Герб                        Первому заместителю председателя

         Волгограда                     Волгоградской городской Думы

  АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА              _________________________________

                                                   (Фамилия И.О.)

 им. Володарского ул., д. 5,

      Волгоград, 400066,

 тел. (8442) 30-12-83, факс

       (8442) 30-14-24

E-mail: kancelyaria@volgadmin.ru,

ОКПО 04024339, ОГРН 1023403433822,

  ИНН/КПП 3444059139/344401001

от _________ N __________

на N ______ от __________

                                 Отчет

                  об исполнении контрольного поручения

     Администрацией Волгограда во исполнение ____________________________

_________________________________________________________________________

 (вид документа (решение, протокольное поручение), дата, номер, название

                               документа)

проделана следующая работа: _____________________________________________

_________________________________________________________________________

              (обобщенная информация о результатах исполнения

_________________________________________________________________________

   каждого пункта документа в последовательности, указанной в документе,

_________________________________________________________________________

 а также вывод об исполнении по каждому пункту и (или) документу в целом)

     На основании вышеизложенного представляю к снятию с контроля _______

________________________________________________________________________.

                (вид документа, его дата, номер, название)

Глава Волгограда ______________________ _________________________________

                        (подпись)                 (И.О. Фамилия)

     Оборотная сторона отчета об исполнении контрольного поручения*:

Наименование структурного подразделения, органа, организации	Занимаемая должность (без сокращений)	Ф.И.О.	Дата согласования	Подпись
1	2	3	4	5
Наименование структурного подразделения администрации Волгограда (исполнитель, ответственный исполнитель, соисполнитель)
Контрольное управление аппарата главы Волгограда
Администрация Волгограда
Управление по взаимодействию с общественными объединениями и органами местного самоуправления аппарата главы Волгограда

_________________________________________________________________________

 (должность, Ф.И.О. исполнителя без сокращений, подпись, номер телефона)

_____________________________

     *  Оформляется  на  оборотной  стороне  последнего  листа  отчета об

исполнении контрольного поручения.

Аппарат главы Волгограда

Приложение 10
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

            Герб                        Первому заместителю председателя

         Волгограда                     Волгоградской городской Думы

  АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА              _________________________________

                                                   (Фамилия И.О.)

 им. Володарского ул., д. 5,

      Волгоград, 400066,

 тел. (8442) 30-12-83, факс

       (8442) 30-14-24

E-mail: kancelyaria@volgadmin.ru,

ОКПО 04024339, ОГРН 1023403433822,

  ИНН/КПП 3444059139/344401001

от _________ N __________

на N ______ от __________

                           Промежуточная информация

                    об исполнении контрольного поручения

     Администрация Волгограда во исполнение _____________________________

                                                    (вид документа

_________________________________________________________________________

   (решение, протокольное поручение), дата, номер, название документа)

сообщает следующее:

_________________________________________________________________________

              (информация об исполнении контрольного поручения)

________________________________________________________________________.

     На основании вышеизложенного администрация Волгограда ______________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Руководитель аппарата

главы Волгограда       _____________________ ____________________________

                              (подпись)             (И.О. Фамилия)

     Оборотная   сторона   промежуточной   информации    об    исполнении

контрольного поручения*:

Наименование структурного подразделения, органа, организации	Занимаемая должность (без сокращений)	Ф.И.О.	Дата согласования	Подпись
1	2	3	4	5
Наименование структурного подразделения администрации Волгограда (исполнитель, ответственный исполнитель, соисполнитель)
Контрольное управление аппарата главы Волгограда
Администрация Волгограда
Управление по взаимодействию с общественными объединениями и органами местного самоуправления аппарата главы Волгограда

_________________________________________________________________________

 (должность, Ф.И.О. исполнителя без сокращений, подпись, номер телефона)

_____________________________

     *  Оформляется  на  оборотной стороне последнего листа промежуточной

информации об исполнении контрольного поручения.

Аппарат главы Волгограда

Приложение 11
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                 1. Схема расположения реквизитов и границ зон

                       (угловой бланк на листе формата А4)

                 2. Схема расположения реквизитов и границ зон

                      (продольный бланк на листе формата А4)

Аппарат главы Волгограда

Приложение 12
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                                  АКТ

"___" ___________ 20___ г.                                      Волгоград

     Мы, нижеподписавшиеся работники ____________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________,

составили настоящий акт о том, что "___" __________ 20___ г. при вскрытии

пакета __________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

в нем не оказалось ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

     Настоящий акт составлен в трех экземплярах:

1. _____________________________________________________________________.

    (администрации Волгограда, структурному подразделению администрации

                                 Волгограда)

2. _____________________________________________________________________.

                                 (адресату)

3. _____________________________________________________________________.

                                (отправителю)

Подписи: __________________________

         __________________________

Аппарат главы Волгограда

Приложение 13
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                              НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                          администрации Волгограда

  АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА              УТВЕРЖДАЮ

                                        _________________________________

                                          (руководитель аппарата главы

                                                   Волгограда)

     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                   ____________ ____________________

                                          (подпись)   (инициалы, фамилия)

    на ___________ год                  ______________

                                            (дата)

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник отдела

документационного

обеспечения аппарата

главы Волгограда      ______________________ ____________________________

                           (подпись)              (расшифровка подписи)

Дата __________

_____________________________________ _____________ _____________________

   (наименование должности работника     (подпись)       (расшифровка

     общего отдела аппарата главы                          подписи)

     Волгограда, обеспечивающего

        деятельность архива)

Дата __________

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

протокол экспертной комиссии            протокол экспертно-методической

аппарата главы Волгограда               комиссии муниципального казенного

от _________ N ______                   учреждения "Волгоградский

                                        городской архив"

                                        от _________ N ______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____________

году в администрации Волгограда

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
На бумажном носителе (при наличии гибридных дел, том (а) на бумажном носителе учитываются в разделе таблицы "На бумажном носителе", том (а) на электронном носителе учитываются в разделе таблицы "Электронных"):
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Электронных (при наличии гибридных дел, том (а) на бумажном носителе учитываются в разделе таблицы "На бумажном носителе", том (а) на электронном носителе учитываются в разделе таблицы "Электронных"):
Временного (до 10 лет включительно)

Начальник отдела

документационного

обеспечения аппарата

главы Волгограда      ______________________ ____________________________

                           (подпись)              (расшифровка подписи)

Дата ______________

Итоговые   сведения   переданы   в   муниципальное   казенное  учреждение

"Волгоградский городской архив"

_____________________________________ __________ ________________________

     (наименование должности лица,     (подпись)   (расшифровка подписи)

         передавшего сведения)

Дата ______________

Аппарат главы Волгограда

Приложение 14
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                              НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

           структурного подразделения администрации Волгограда

_________________________________________________________________________

    (наименование структурного подразделения администрации Волгограда)

                              НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                              на _______ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
Название раздела

_____________________________________ __________ ________________________

(наименование должности руководителя   (подпись)   (расшифровка подписи)

     структурного подразделения

      администрации Волгограда)

Дата __________

_____________________________________ __________ ________________________

  (наименование должности работника    (подпись)   (расшифровка подписи)

      структурного подразделения

       администрации Волгограда,

 ответственного за делопроизводство)

Дата __________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
На бумажном носителе (при наличии гибридных дел, том (а) на бумажном носителе учитываются в разделе таблицы "На бумажном носителе", том (а) на электронном носителе учитываются в разделе таблицы "Электронных"):
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Электронных (при наличии гибридных дел, том (а) на бумажном носителе учитываются в разделе таблицы "На бумажном носителе", том (а) на электронном носителе учитываются в разделе таблицы "Электронных"):
Временного (до 10 лет включительно)

_____________________________________ __________ ________________________

(наименование должности руководителя   (подпись)   (расшифровка подписи)

     структурного подразделения

      администрации Волгограда)

Дата __________

Аппарат главы Волгограда

Приложение 15
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                                    АКТ

              о выделении к уничтожению (архивных) документов

             администрации Волгограда, не подлежащих хранению

 Администрация Волгограда                         УТВЕРЖДАЮ

           АКТ                     Руководитель аппарата главы Волгограда

 ______________ N _______          __________________

о выделении к уничтожению               (подпись)

(архивных) документов, не          ______________________________________

подлежащих хранению                         (расшифровка подписи)

                                   Дата ___________

     На основании _______________________________________________________

                       (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                      с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие  практическое  значение  документы  фонда N ____ администрации

Волгограда

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	NN описи (при выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графа не заполняется)	N ед. хр. по описи (индекс по номенклатуре дел)	Количество ед. хр. (дел)	Сроки хранения и NN статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ___________________________________________________________________

                               (цифрами и прописью)

ед. хр. (дел, электронных дел) за ____________ годы.

Описи дел постоянного хранения за __________________________________ годы

утверждены    экспертно-проверочной     комиссией     комитета   культуры

Волгоградской области (протокол от ________ N __________)

Начальник отдела

документационного

обеспечения аппарата

главы Волгограда     _______________________ ____________________________

                            (подпись)             (расшифровка подписи)

Начальник общего

отдела аппарата

главы Волгограда     _______________________ ____________________________

                            (подпись)             (расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

протокол экспертной комиссии            протокол экспертно-методической

администрации Волгограда                комиссии муниципального казенного

от _________ N ______                   учреждения "Волгоградский

                                        городской архив"

                                        от _________ N ______

Документы в количестве ____________________________ единиц хранения (дел,

                            (цифрами и прописью)

электронных дел):

на бумажном носителе весом _______________ кг сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________

_________________________________________________________________________

                              (способ уничтожения)

_____________________________________ _____________ _____________________

  (наименование должности работника,    (подпись)   (расшифровка подписи)

          сдавшего документы)

Дата _________

Изменения в учетные документы внесены

_____________________________________ _____________ _____________________

  (наименование должности работника,    (подпись)   (расшифровка подписи)

          внесшего изменения)

Дата _________

Аппарат главы Волгограда

Приложение 16
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                          ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов

                                        (цифрами и прописью)

с N ____________________ по N ______________________________ в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

__________________________________ ___________ __________________________

(наименование должности работника,  (подпись)     (расшифровка подписи)

  оформившего лист-заверитель)

Дата __________

Аппарат главы Волгограда

Приложение 17
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                            ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                          документов дела N _____

N п/п	Регистрационный N документа	Дата документа	Заголовок документа	NN листов дела	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                          (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                             (цифрами и прописью)

________________________________________ __________ _____________________

      (наименование должности лица,      (подпись)  (расшифровка подписи)

     составившего внутреннюю опись

           документов дела)

Дата __________

Аппарат главы Волгограда

Приложение 18
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                                ОБЛОЖКА ДЕЛА

Муниципальное казенное учреждение

"Волгоградский городской архив"

Администрация Волгограда

________________________________________

(наименование структурного подразделения

        администрации Волгограда)

ДЕЛО N _____

ИНДЕКС ДЕЛА N ______

_________________________________________________________________________

                              (заголовок дела)

                                 ТОМ N _____

                                                    _____________________

                                                        (крайние даты)

                                                    на ___________ листах

                                                    хранить _____________

Аппарат главы Волгограда

Приложение 19
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                                  ОПИСЬ ДЕЛ

                         структурного подразделения

                          администрации Волгограда

Администрация Волгограда

________________________________________

(наименование структурного подразделения

      администрации Волгограда)

ОПИСЬ N _______

дел за ________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения (графа не заполняется в описи дел постоянного хранения)	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _______________________________________ дел

                                        (цифрами и прописью)

с N __________________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

_______________________________________ __________ ______________________

      (руководитель структурного         (подпись)  (расшифровка подписи)

подразделения администрации Волгограда)

Дата __________

_________________________________ _____________ _________________________

     (наименование должности        (подпись)     (расшифровка подписи)

        составителя описи)

Дата _________

Передал _________________________________________________ единиц хранения

                        (цифрами и прописью)

____________________________________ _________ __________________________

 (наименование должности работника   (подпись)    (расшифровка подписи)

     структурного подразделения

     администрации Волгограда)

Дата _________

Принял __________________________________________________ единиц хранения

                       (цифрами и прописью)

________________________________________ _________ ______________________

   (наименование должности работника     (подпись) (расшифровка подписи)

общего отдела аппарата главы Волгограда,

  обеспечивающего деятельность архива)

Дата _________

Аппарат главы Волгограда

Приложение 20
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                                ОПИСЬ ДЕЛ

                           постоянного хранения

Администрация Волгограда                        УТВЕРЖДАЮ

                                  Руководитель аппарата главы Волгограда

Фонд N ______                     _____________ _________________________

ОПИСЬ N _____                       (подпись)      (расшифровка подписи)

дел постоянного хранения          Дата _______

за _________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено _______________________________________ дел

                                        (цифрами и прописью)

с N _________________ по N _________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

________________________________________ __________ _____________________

    (наименование должности работника     (подпись) (расшифровка подписи)

общего отдела аппарата главы Волгограда,

  обеспечивающего деятельность архива)

Дата __________

СОГЛАСОВАНО                                УТВЕРЖДЕНО

протокол экспертной комиссии               протокол экспертно-проверочной

аппарата главы Волгограда                  комиссии комитета культуры

от ___________ N _________                 Волгоградской области

                                           от ___________ N ________

Аппарат главы Волгограда

Приложение 21
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                                ОПИСЬ ДЕЛ

                 временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Администрация Волгограда                        УТВЕРЖДАЮ

                                  Руководитель аппарата главы Волгограда

Фонд N ______                     _____________ _________________________

ОПИСЬ N _____                       (подпись)      (расшифровка подписи)

дел временных (свыше 10 лет)      Дата _______

сроков хранения

за _________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _______________________________________ дел

                                         (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

________________________________________ __________ _____________________

    (наименование должности работника     (подпись) (расшифровка подписи)

общего отдела аппарата главы Волгограда,

  обеспечивающего деятельность архива)

Дата ________

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

протокол экспертной комиссии            протокол экспертно-методической

аппарата главы Волгограда               комиссии муниципального казенного

от ___________ N _________              учреждения "Волгоградский

                                        городской архив"

                                        от ___________ N ________

Аппарат главы Волгограда

Приложение 22
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                                ОПИСЬ ДЕЛ

                            по личному составу

Администрация Волгограда                        УТВЕРЖДАЮ

                                  Руководитель аппарата главы Волгограда

Фонд N ______                     _____________ _________________________

ОПИСЬ N _____                       (подпись)      (расшифровка подписи)

дел по личному составу            Дата _______

за _________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _______________________________________ дел

                                          (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

________________________________________ _________ ______________________

    (наименование должности работника    (подпись)  (расшифровка подписи)

общего отдела аппарата главы Волгограда,

  обеспечивающего деятельность архива)

Дата ___________

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

протокол экспертной комиссии            протокол экспертно-методической

аппарата главы Волгограда               комиссии муниципального казенного

от ___________ N _________              учреждения "Волгоградский

                                        городской архив"

                                        от ___________ N ________

Аппарат главы Волгограда

Приложение 23
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

                       Лист журнала учета выдачи дел

              из общего отдела аппарата главы Волгограда

N п/п	Дата выдачи дела	Архивный номер дела	Кому выдано дело (фамилия, подразделение)	Расписка в получении дела	Дата возврата дела	Расписка в обратном приеме дела
1	2	3	4	5	6	7

Аппарат главы Волгограда

Приложение 24
к Инструкции
по делопроизводству в
администрации Волгограда,
утвержденной постановлением
администрации Волгограда
от 19.08.2024 N 918

                                                                    Форма

УТВЕРЖДАЮ                                 УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации,                 Руководитель организации,

передающей документы                      принимающей документы

_________ _____________________           _________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)           (подпись) (расшифровка подписи)

Дата ______________      Печать           Дата ______________      Печать

           АКТ

___________ N _________

приема-передачи архивных

документов на хранение

_________________________________________________________________________

                            (основание передачи)

_________________________________________________________________________

                        (название передаваемого фонда)

__________________________________________________________________ сдала,

            (название организации, передающей документы)

а _____________________________________________________________ принимает

             (название организации, принимающей документы)

на государственное хранение документы за _______ год и справочный аппарат

к ним:

N п/п

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество единиц хранения (единиц учета)

Примечания

1	2	3	4	5

Итого принято ____________________________ единиц хранения (единиц учета)

______________ ________ ____________ _____________ _________ ____________

  (должность) (подпись) (расшифровка  (должность)  (подпись) (расшифровка

                          подписи)                              подписи)

Дата ____________                                       Дата ____________

Фонду присвоен N _________

Изменения в учетные документы внесены.

_________________________________ ____________ __________________________

            (должность)             (подпись)     (расшифровка подписи)

Дата ______________

Аппарат главы Волгограда