Постановление Администрации городского округа "Город Лесной" Свердловской области от 19 августа 2024 г. N 957 "Об утверждении Правил ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в городском округе "Город Лесной"

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законами Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 105-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственным полномочием Свердловской области по предоставлению отдельным категориям граждан компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг", от 9 октября 2009 года N 79-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственным полномочием Российской Федерации по предоставлению мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 27.05.2023 N 835 "Об утверждении единого стандарта предоставления компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан", постановлениями Правительства Свердловской области от 26.06.2012 N 688-ПП "О Порядке предоставления компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки которым относится к ведению Российской Федерации", от 26.06.2012 N 689-ПП "О Порядке предоставления компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки которым относится к ведению субъекта Российской Федерации", от 26.06.2012 N 690-ПП "О Порядке предоставления компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям работников бюджетной сферы, осуществляющих работу в поселках городского типа и сельских населенных пунктах, расположенных на территории Свердловской области, и пенсионерам из их числа", от 14.03.2013 N 306-ПП "Об утверждении Порядка предоставления компенсации расходов на оплату коммунальных услуг многодетным семьям Свердловской области" постановляю:

1. Утвердить Правила ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в городском округе "Город Лесной" (прилагаются).

2. Признать утратившим силу постановление администрации городского округа "Город Лесной" от 27.06.2018 N 783 "Об утверждении Положения о правилах ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме в городском округе "Город Лесной".

3. Настоящее постановление опубликовать в печатном средстве массовой информации "Вестник-официальный" и разместить на официальном сайте администрации городского округа "Город Лесной" в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4. Настоящее постановление вступает в силу с момента опубликования.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы городского округа "Город Лесной" по энергетике и жилищно-коммунальному хозяйству Строкова Д.В.

Исполняющий обязанности главы городского округа "Город Лесной"

А.В. Кузнецов

Утверждены
постановлением администрации
городского округа "Город Лесной"
от 19.08.2024 N 957
"Об утверждении Правил ведения,
учета и хранения личных дел получателей
компенсации расходов на оплату жилого
помещения и коммунальных услуг в
городском округе "Город Лесной"

Правила
ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в городском округе "Город Лесной"

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила устанавливают порядок формирования, ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в городском округе "Город Лесной" (далее - Правила).

1.2. Личное дело получателя компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг (далее - личное дело) - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о получателе меры социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг, необходимые для назначения и выплаты ему компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг (далее - компенсация расходов).

1.3. Формирование, ведение, учет и хранение личных дел получателей компенсации расходов организуется с целью упорядочения совокупности документов о получателях компенсации расходов и обеспечения их сохранности.

1.4. Персональные данные, внесенные в личные дела граждан, получающих компенсацию расходов, относятся к сведениям конфиденциального характера и попадают под действие Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных".

1.5. Формирование, ведение, учет и хранение личных дел получателей компенсации расходов в городском округе "Город Лесной" осуществляется муниципальным бюджетным учреждением "Расчетно-кассовый центр" (далее - МБУ "РКЦ").

1.6. Лица, ответственные за ведение, учет и хранение личных дел получателей компенсации расходов (далее - ответственные лица), должны быть ознакомлены с Правилами ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов.

2. Правила формирования и ведения личных дел

2.1. Формирование личного дела производится ответственным лицом непосредственно после приема заявления о предоставлении компенсации расходов.

2.2. К личному делу гражданина, обратившегося за предоставлением компенсации расходов с заявлением, приобщаются документы, содержащие информацию и сведения в соответствии с утвержденными постановлениями Правительства Свердловской области от 26.06.2012 N 688-ПП "О Порядке предоставления компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки которым относится к ведению Российской Федерации", от 26.06.2012 N 689-ПП "О Порядке предоставления компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки, которым относится к ведению субъекта Российской Федерации", от 26.06.2012 N 690-ПП "О Порядке предоставления компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям работников бюджетной сферы, осуществляющих работу в поселках городского типа и сельских населенных пунктах, расположенных на территории Свердловской области, и пенсионерам из их числа", от 14.03.2013 N 306-ПП "Об утверждении Порядка предоставления компенсации расходов на оплату коммунальных услуг многодетным семьям Свердловской области".

2.3. Документы, представленные в подлинниках, копируются и заверяются ответственным лицом, подлинники возвращаются заявителю.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ответственным лицом на копии документа ставится штамп, содержащий следующие реквизиты: надпись "Копия верна", должность ответственного лица, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Рядом с расшифровкой подписи ставится личная подпись ответственного лица, заверившего копию, и дата заверения.

2.4. Любые исправления в принятых документах должны быть заверены ответственным лицом, принявшим документ.

2.5. После приобщения документа (сведений) в личное дело запрещается изъятие или внесение в него каких-либо изменений.

2.6. В личное дело включаются и размещаются в следующей последовательности документы:

решение администрации городского округа "Город Лесной" по форме, утвержденной нормативно-правовыми актами Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; заявление получателя компенсации расходов;

копия паспорта гражданина Российской Федерации или иного документа, удостоверяющего личность;

копии документов, подтверждающих право заявителя на меры социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг; копии СНИЛС (при необходимости);

копия реквизитов счета банковской карты, сберегательной книжки (при необходимости); документ, подтверждающий правовые основания владения и пользования жилым помещением;

копии платежных документов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг за месяц, предшествующий обращению;

в случае обращения за компенсацией расходов в части оплаты твердого топлива (уголь, дрова) и его доставки, сжиженного (баллонного) газа - копии кадастрового паспорта, технического паспорта, иных документов, которые содержат описание объектов недвижимости, выданных в установленном законодательством Российской Федерации порядке, действующем на момент их выдачи, а также документов, подтверждающих соответствующие расходы;

запросы, направляемые в органы и организации для получения информации, необходимой для принятия решения о предоставлении либо об отказе в предоставлении компенсации (при необходимости);

информация, предоставленная по запросам, направляемым в органы и организации для получения информации, необходимой для принятия решения о предоставлении либо об отказе в предоставлении компенсации, либо по запросам, направляемым для проверки подлинности документов, приложенных к заявлениям граждан о предоставлении компенсации, полноты и достоверности содержащихся в приложенных документах сведений (при необходимости).

2.7. Документы распределяются и скрепляются в личном деле получателя компенсации расходов в хронологической последовательности.

2.8. Каждое личное дело формируется в отдельный файл, который прикрепляется в папку-регистратор. Личные дела в папках-регистраторах распределяются в алфавитном порядке по первой букве фамилии.

2.9. Личное дело ведется в течение всего периода предоставления и выплаты компенсации расходов.

3. Правила закрытия личных дел получателей

3.1. Личное дело получателя компенсации расходов подлежит закрытию и сдаче в архив в случае:

перемены места жительства (пребывания) получателя компенсации расходов; утраты гражданином права на получение мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;

смерти получателя компенсации расходов, а также признания его в установленном порядке умершим или безвестно отсутствующим;

истечения шести месяцев со дня приостановления выплаты компенсации расходов по причине неполучения компенсации расходов в течение шести месяцев подряд;

наличия у получателя компенсации расходов подтвержденной вступившим в законную силу судебным актом непогашенной задолженности по оплате жилого помещения и коммунальных услуг, которая образовалась за период не более чем три последних года.

3.2. Закрытые личные дела, по которым установлено наличие излишне выплаченной или невыплаченной компенсации расходов, не подлежат сдаче в архив и находятся на контроле ответственного лица:

до полного погашения гражданином излишне выплаченной компенсации расходов; до полной выплаты невыплаченной компенсации расходов;

до разрешения ситуации, когда переплата возникла по причинам, отличным от счетной ошибки или недобросовестности со стороны гражданина.

4. Правила учета и хранения личных дел

4.1. Учет личных дел получателей компенсации расходов осуществляется в журналах регистрации на основании заявлений получателей компенсации расходов. Журналы ведутся в бумажном виде.

4.2. Действующие личные дела получателей компенсации расходов с момента их формирования хранятся в отделе социальных выплат МБУ "РКЦ" на стеллажах в папках-регистраторах в вертикальном положении и распределяются по территориальному признаку в алфавитном порядке: улица, дом, квартира.

4.3. Доступ к личным делам получателей компенсации расходов имеют следующие ответственные лица:

директор МБУ "РКЦ",

начальник отдела правового и кадрового обеспечения, главный юрисконсульт МБУ "РКЦ", ведущий юрисконсульт МБУ "РКЦ", начальник отдела социальных выплат МБУ "РКЦ",

главный специалист по назначению и выплате компенсаций МБУ "РКЦ", ведущий специалист по назначению и выплате компенсаций МБУ "РКЦ", специалисты по назначению и выплате компенсаций МБУ "РКЦ".

4.4. Закрытые личные дела получателей компенсации расходов ежегодно формируются в тома, подшиваются в алфавитном порядке по первой букве фамилии, сверху кладется опись, с указанием фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) гражданина, адреса проживания, количества листов закрытых дел. Хранятся тома в картонных коробках в архиве МБУ "РКЦ".

4.5. Закрытые личные дела, по которым не установлено наличие излишне выплаченной или невыплаченной компенсации расходов, хранятся в течение пяти лет с момента прекращения предоставления компенсации расходов.

4.6. По истечению срока хранения закрытые личные дела подлежат уничтожению.

5. Ответственность за формирование, ведение, учет и хранение личных дел

5.1. Ответственность за организацию работы по формированию, ведению, учету и хранению личных дел получателей компенсации расходов возлагается на МБУ "РКЦ".

5.2. Ответственность за надлежащее формирование, ведение, учет и сохранность личных дел получателей компенсаций расходов несут специалисты МБУ "РКЦ".

5.3. Ответственные лица несут ответственность за разглашение персональных данных получателей компенсации расходов в соответствии с действующим законодательством и настоящими Правилами.

5.4. Контроль за соблюдением исполнения настоящих Правил осуществляет директор МБУ "РКЦ".