Приказ Комитета Ставропольского края по делам архивов от 11 июля 2024 г. N 59 "Об утверждении Положения о государственной информационной системе Ставропольского края "Автоматизированная информационная система архивной службы Ставропольского края"

В соответствии с федеральными законами от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", от 27 июля 2006 г. 152-ФЗ "О персональных данных", от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлением Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" и приказом комитета Ставропольского края по делам архивов от 20.02.2020 N 24 "О создании государственной информационной системы Ставропольского края "Автоматизированная информационная система архивной службы Ставропольского края" приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о государственной информационной системе Ставропольского края "Автоматизированная информационная система архивной службы Ставропольского края".

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Заместитель председателя комитета

Е.В. Захарчук

УТВЕРЖДЕНО

приказом

комитета Ставропольского края

по делам архивов

от 11.07.2024 N 59

Положение
о государственной информационной системе Т края "Автоматизированная информационная система архивной службы Ставропольского края"

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет цели и задачи создания, принципы функционирования, пользователей и их полномочия, а также функции государственной информационной системы Ставропольского края "Автоматизированная информационная система архивной службы Ставропольского края" (далее - АИС).

2. АИС создается в целях автоматизации деятельности архивных органов и учреждений Ставропольского края, организации работы с документами Архивного фонда Российской Федерации, Архивного фонда Ставропольского края, иными архивными документами и оказания информационных услуг государственным органам, органам местного самоуправления, физическим и юридическим лицам на основе архивных документов.

3. АИС предназначена для автоматизации решения следующих задач:

1) организация деятельности архивных органов и учреждений Ставропольского края;

2) снижение трудозатрат на ведение архивного фонда;

3) сокращение сроков поиска и предоставления архивных документов государственным органам, органам местного самоуправления либо юридическим или физическим лицам, обращающимся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (далее - пользователи архивных документов);

4) обеспечение сохранности архивных документов и предоставление пользователям архивных документов их электронных копий;

5) объединение информации архивных органов и учреждений, имеющейся в иных автоматизированных информационно-поисковых системах, необходимых для исполнения запросов государственных органов, органов местного самоуправления, физических и юридических лиц на основе архивных документов и обслуживания пользователей архивных документов в читальных залах;

6) повышение доступности архивной информации и сокращение сроков исполнения запросов государственных органов, органов местного самоуправления, физических и юридических лиц за счет создания и использования автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам;

7) повышение эффективности работы экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов (далее соответственно - ЭПК, комитет);

8) мониторинг информационных потребностей пользователей архивных документов, обеспечение информационных мероприятий, проводимых архивными органами и учреждениями;

9) повышение эффективности и улучшение условий труда специалистов архивных органов и учреждений.

4. АИС состоит из следующих компонентов (модулей) и обеспечивает реализацию следующих функций:

1) "Планово-отчетная документация", предназначенный для формирования, редактирования и выгрузки данных отчетных форм;

2) "Протоколы ЭПК комитета Ставропольского края по делам архивов", предназначенный для автоматизации процессов работы ЭПК комитета;

3) "Плановые работы", предназначенный для проведения учета плановых работ архивных учреждений, а также контроля сроков хранения архивных дел;

4) "Контроль сроков хранения", предназначенный для осуществления контроля сроков хранения архивных дел и вывода архивных дел;

5) "Учет приема и исполнения запросов", предназначенный для автоматизации процессов по получению, регистрации, обработки архивных запросов, подготовке результатов их исполнения;

6) "Текущий ввод", предназначенный для реализации функций наполнения АИС индексной информацией и графическими образами архивных документов;

7) "Тематические базы данных", предназначенный для добавления, редактирования, просмотра и удаления тематических баз и тематических карточек;

8) "Читальный зал", предназначенный для автоматизации процессов обслуживания пользователей архивных документов и учета движения и сохранности архивных фондов;

9) "Сервисы личного кабинета пользователя", предназначенный для работы пользователей архивных документов;

10) "Платные услуги", предназначенный для автоматизации процессов оказания платных услуг;

11) "Взаимодействие с программным комплексом "Архивный фонд", предназначенный для выгрузки баз данных архивных документов.

5. Доступ пользователей к АИС осуществляется посредством официального портала в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", размещаемого по адресу https://gisais.stavkomarchiv.ru/.

6. Система доступа к АИС включает:

1) служебный доступ, предоставляемый сотрудникам комитета, государственных казенных архивных учреждений Ставропольского края, муниципальных архивов Ставропольского края для выполнения их обязанностей в части, касающейся обеспечения функционирования АИС;

2) пользовательский доступ для работы в АИС пользователей архивных документов, включающий в себя:

гостевой доступ (без авторизации пользователя), предназначенный для общего ознакомления с информацией об архивном фонде;

авторизованный доступ, предоставляемый посредством федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".

7. АИС предназначена для работы только с архивными документами, доступ к которым не ограничен международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края, а также распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частой собственности.

8. Удаленное использование архивных документов, исполнение запросов на предоставление архивной информации, а также организация записи пользователей архивных документов в читальные залы государственных архивов посредством АИС осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказами Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях" и от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации".

9. Использование и обработка персональных данных, содержащихся в АИС, осуществляются в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

II. Полномочия оператора и пользователей АИС

10. Оператором АИС является комитет.

11. Пользователями АИС (далее - пользователи) являются:

1) комитет;

2) государственные казенные архивные учреждения Ставропольского края;

3) муниципальные архивы Ставропольского края;

4) пользователи архивных документов.

12. АИС поддерживает ролевую модель управления доступом, включающую следующие роли:

1) "Администратор" - пользователь (из числа специалистов комитета), обеспечивающий функционирование в штатном режиме технических и программных средств АИС, отслеживающий процессы наполнения АИС данными, производящий настройку и диагностирование неполадок АИС;

2) "Редактор" - пользователь (из числа специалистов комитета, государственных казенных архивных учреждений Ставропольского края и муниципальных архивов Ставропольского края) с правами создания, изменения, удаления наборов данных в АИС;

3) "Пользователь на просмотр" - пользователь с правами просмотра пространственных данных.

13. Оператор АИС обеспечивает:

1) бесперебойное функционирование, эксплуатацию и развитие технических средств, программного обеспечения и телекоммуникационной инфраструктуры АИС;

2) соблюдение требований о защите информации, содержащейся в АИС;

3) администрирование АИС;

4) предоставление доступа пользователей к АИС;

5) методическую, информационную и техническую поддержку пользователей АИС.

14. Пользователи АИС, указанные в подпунктах 2 - 3 пункта 11 настоящего Положения:

1) поддерживают в актуальном виде информацию, размещаемую в АИС в рамках полномочий в установленной сфере деятельности;

2) обеспечивают взаимодействие с оператором АИС по вопросам работы АИС, в том числе по организации доступа должностных лиц пользователя, наделенных ролью "Редактор", к АИС;

3) обеспечивают соблюдение требований о защите информации на автоматизированных рабочих местах, в том числе переносных, используемых для работы в АИС;

4) используют информацию, содержащуюся в АИС, исключительно в целях реализации полномочий в установленной сфере деятельности;

5) обеспечивают полноту, достоверность и актуальность информации, размещаемой в АИС;

6) предоставляют информацию оператору АИС, необходимую для реализации целей и задач создания АИС, в том числе посредством межведомственного электронного взаимодействия.

15. Пользователи АИС, указанные в подпункте 4 пункта 11 настоящего Положения, осуществляют свои права и обязанности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края в сфере архивного дела, в том числе в соответствии с нормативными правовыми актами, указанными в пункте 8 настоящего Положения.

III. Основные требования к техническим и программным средствам АИС

16. Технические и программные средства АИС обеспечивают:

1) защиту информации, содержащейся в информационных ресурсах АИС, в том числе от копирования, распространения, уничтожения, модификации и блокирования доступа к ней, а также от иных неправомерных действий;

2) идентификацию, аутентификацию и авторизацию лиц, осуществляющих формирование, размещение, изменение и удаление информации, содержащейся в информационных ресурсах АИС;

3) копирование информации на резервный материальный носитель, обеспечивающий возможность восстановления указанной информации;

4) хранение резервных копий информации, полученной в результате копирования;

5) обеспечение возможности определения и фиксации времени передачи, целостности и подлинности запросов и электронных обращений пользователей, указание сведений, позволяющих проследить историю движения запросов и электронных обращений;

6) обеспечение защиты передаваемой информации от несанкционированного доступа, искажения или блокирования с момента поступления указанной информации в АИС и до момента ее передачи иному пользователю АИС.

IV. Обеспечение технической защиты информации в АИС

17. Мероприятия по технической защите информации являются обязательными при обработке информации в АИС.

18. Защита информации, содержащейся в АИС, обеспечивается путем выполнения оператором АИС и пользователями АИС требований к организации защиты информации, содержащейся в АИС, и требований к мерам защиты информации, содержащейся в АИС.

19. Защита информации, содержащейся в АИС, является составной частью работ по созданию и эксплуатации АИС и обеспечивается путем принятия организационных и технических мер защиты информации, направленных на блокирование (нейтрализацию) угроз безопасности информации в АИС.

20. В АИС объектами защиты являются информация, содержащаяся в информационной системе, технические средства, общесистемное, прикладное, специальное программное обеспечение, информационные технологии, а также средства защиты информации.