В добрый путь! Каждому дню - свой путевой лист (Н. Королев, "Московский бухгалтер", N 3, март 2004 г.)

В добрый путь!
Каждому дню - свой путевой лист

Иногда маленькая ошибка, а порой и просто невнимательность могут привести к необратимым последствиям.

Автомобиль за какую-нибудь сотню лет стал неотъемлемой частью человеческой жизни. В деловом же мире он используется сплошь и рядом. А раз так, то многие бухгалтеры не понаслышке знакомы с порядком учета операций по приобретению и использованию бензина или газа в качестве топлива для легковых автомобилей.

Для учета этого вида материальных ценностей предназначен особый документ - путевой лист по форме N 3 *(1).

Скажите, а вы заполняете путевые листы на каждый день? Сразу на несколько? Вот это и есть тот небольшой пустячок, который может доставить вашей фирме большие неприятности. Дело в том, что постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 был утвержден порядок заполнения путевого листа по форме N 3. Там сказано, что лист действителен на один день или смену. Исключения составляют лишь случаи, когда "водитель" отправляется в командировку. Получается, что фирмы, которые необоснованно заполнили один путевой лист сразу на несколько дней, нарушают требования нормативного акта. Чем это может грозить?

Во-первых, путевые листы-"многодневки" нельзя принять к бухгалтерскому учету. Дело в том, что, согласно пункту 2 статьи 9 закона о бухучете, первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированной форме. А это значит, что нельзя отразить в бухгалтерском учете приобретение и использование горючего.

Во-вторых, налоговый инспектор может не принять расходы на топливо для автомобиля, оформленные таким способом, для целей налогового учета. Причем мотивация будет следующей. Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса, к расходам относятся обоснованные и документально подтвержденные затраты. А в этом случае документального обоснования нет. Конечно, с налоговиками можно и поспорить, ведь в кодексе ничего не сказано про то, каким должен быть документ и как он должен быть заполнен. Однако даже если вы выиграете в данном случае, это будет капля победы в море поражений, связанных с путевыми листами.

В-третьих, предприятию грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст.120 НК РФ). Согласно статье, одним из видов грубого нарушения этих правил является отсутствие первичных документов. Причем размер штрафа в этом случае будет немаленький:

5000 рублей (если "путевок" не хватает в одном налоговом периоде);

15 000 рублей (если подобная недостача произошла в нескольких периодах);

10 процентов от неуплаченной суммы налога на прибыль, но не менее 15 000 рублей (если он был занижен в результате недостачи "путевок").

В-четвертых, за каждый недостающий путевой лист компании в случае выездной проверки придется заплатить 50 рублей (п.1 ст.126 НК РФ). Пустячок? А если количество недостающих путевых листов, например, 1000 штук, штраф-то уже - 50 тысяч!

Вот к таким большим проблемам может привести маленькая ошибка. Поэтому, чтобы никаких пагубных последствий не было, составлять путевой лист по форме N 3 нужно на каждый день, а приказом руководителя утвердить перечень лиц, которые будут выдавать и заполнять эти документы. Например, это могут быть сами водители. А бухгалтеру не следует принимать авансовые отчеты, в которых будут путевые листы, заполненные с нарушением установленных правил.

Н. Королев

"Московский бухгалтер", N 3, март 2004 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78.