Постановление Администрации города Салехарда Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 июня 2018 г. N 1470 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард" (в редакции постановления Администрации города Салехарда от 27.12.2018 N 3813, от 28.10.2019 N 2787, от 02.12.2019 N 3248)

ГАРАНТ:

Информация о внесении изменений в настоящий документ содержится в документе:

Постановление Администрации города Салехарда Ямало-Ненецкого автономного округа от 17 мая 2022 г. N 1163

Текст настоящего документа представлен без учета изменений, внесенных названным документом

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения Администрации муниципального образования город Салехард, в том числе с использованием муниципального сегмента региональной межведомственной системы электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, снижения организационно-технических затрат на его осуществление, в целях унификации и оптимизации процедур делопроизводства Администрация муниципального образования город Салехард постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений Администрации муниципального образования город Салехард:

2.1. при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов обеспечить строгое соблюдение Инструкции;

2.2. привести в соответствие с Инструкцией ведомственную правовую базу делопроизводства:

- признать утратившими силу действующие инструкции по делопроизводству;

- разработать и принять правовые акты, регламентирующие работу с отдельными видами документов, не учтенных в Инструкции.

3. Руководителям муниципальных учреждений города Салехарда принять Инструкцию в качестве примерной инструкции по делопроизводству.

4. Признать утратившими силу:

- постановление Администрации города Салехарда от 11 июля 2012 года N 351 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард";

- постановление Администрации города Салехарда от 24 января 2013 года N 16 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард";

- постановление Администрации города Салехарда от 14 июня 2013 года N 245 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард";

- постановление Администрации города Салехарда от 15 января 2014 года N 18 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард";

- постановление Администрации города Салехарда от 15 апреля 2015 года N 174 "О внесении изменений в подпункт 4.2.9 Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард";

- постановление Администрации города Салехарда от 20 мая 2015 года N 243 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард";

- постановление Администрации города Салехарда от 11 июня 2015 года N 283 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард";

- пункт 1 изменений, утвержденных постановлением Администрации города Салехарда от 14 марта 2016 года N 121 "О внесении изменений в некоторые постановления Администрации города Салехарда";

- пункт 2 изменений, утвержденных постановлением Администрации города Салехарда от 03 марта 2017 года N 306 "О внесении изменений в некоторые постановления Администрации города Салехарда".

5. Настоящее постановление вступает в силу с 01 июля 2018 года.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Г лавы города, управляющего делами.

Глава Администрации города

И.Л. Кононенко

Утверждена
постановлением
Администрации города Салехарда
от 18 июня 2018 года N 1470

Инструкция
по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард (в редакции постановления Администрации города Салехарда от 27.12.2018 N 3813, от 28.10.2019 N 2787, от 02.12.2019 N 3248)

Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Инструкция, Администрация города, муниципальное образование) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов Администрации города в процессе осуществления возложенных на неё функций.

I. Термины и определения

Автор документа - орган, организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

бланк документа - лист бумаги белого цвета или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства должностного лица Администрации города или структурного подразделения Администрации города;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

документальный фонд Администрации города - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности Администрации города и ее структурных подразделений (созданные в Администрации города (ее структурном подразделении) и полученные в результате взаимодействия с федеральными органами государственной власти, иными органами государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами);

архивный фонд Администрации города - совокупность документов, состоящая из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, подлежащих хранению в Администрации города;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленные в орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган местного самоуправления или к должностному лицу;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица или копии документа посредством нанесения оттиска;

подлинник документа - первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа, а также все экземпляры электронного документа, подписанные при помощи электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

подразделение делопроизводства - структурное подразделение или должностное лицо Администрации города (ее структурного подразделения), на которое правовым актом Администрации города или соответствующего структурного подразделения Администрации города возложены функции по организации и ведению делопроизводства;

регистрационно-контрольная карточка (РКК) - запись базы данных системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации города (далее - база данных), отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя электронный документ или электронный образ документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в РКК;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

система электронного документооборота и делопроизводства Администрации города (СЭДД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

служба делопроизводства - основное структурное подразделение Администрации города, на которое возложены функции по организации и ведению делопроизводства Главы города и его заместителей;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

штамп - устройство прямоугольной или иной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия;

электронный документ СЭДД - РКК СЭДД документа, прошедшего регистрацию, содержащая требуемый набор реквизитов, включая содержание, подписанная электронной подписью в установленном порядке.

II. Общие положения

2.1. Основы реализации делопроизводства

2.1.1. Реализация делопроизводства и документационного взаимодействия, в том числе с использованием электронных документов и электронных образов документов, Администрации города и ее структурных подразделений, образуемых ими коллегиальных органов, а также муниципальных учреждений города Салехарда осуществляется с использованием СЭДД, порядок управления (администрирования) и перечень участников которой утверждается правовым актом Администрации города.

С использованием региональной межведомственной системы электронного документооборота автономного округа (далее - РМСЭД) осуществляется документационное взаимодействие, в том числе с использованием электронных документов и электронных образов документов, с органами государственной власти автономного округа, органами местного самоуправления в автономном округе, муниципальными учреждениями, организациями и предприятиями, являющимися ее участниками. Принципы формирования и перечень участников РМСЭД утверждается Губернатором автономного округа.

2.1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и автономного округа, Уставом муниципального образования город Салехард, государственным стандартом (ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

2.1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Администрации города, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными образами документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием СЭДД.

2.1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяет Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального образования город Салехард, утвержденная постановлением Администрации города Салехарда от 12 февраля 2018 года N 301 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации муниципального образования город Салехард" (далее - Инструкция ДСП).

Требования настоящей Инструкции применяются:

- к бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документации - в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;

- к документам, порядок подготовки, оформления и работы с которыми утверждены муниципальными правовыми актами муниципального образования город Салехард или приказами руководителей структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица, - в части вопросов, не урегулированных такими правовыми актами.

2.1.5. Общее нормативно-методическое руководство организацией делопроизводства Администрации города, в том числе с использованием СЭДД, ее совершенствование, а также осуществление контроля исполнительской дисциплины и обеспечения установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на управление делами Администрации города.

2.2. Основы организации делопроизводства

2.2.1. Управление делами Администрации города непосредственно осуществляет организацию и ведение делопроизводства Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города.

Закрепление основных функций по ведению делопроизводства и архива должно быть отражено в положениях структурных подразделений Администрации города, персональная ответственность за их выполнение - в должностных инструкциях сотрудников Администрации города и ее структурных подразделений.

К основным функциям по ведению делопроизводства и архива относятся:

- прием и обработка корреспонденции;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением документов;

- учет, хранение и уничтожение нумерованных бланков и печатей;

- разработка сводной номенклатуры дел;

- осуществление экспертизы ценности документов;

- формирование дел и их текущее хранение;

- организация архивного хранения документов;

- оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение.

2.2.2. При работе с документами не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений. Сотрудники обязаны соблюдать физическую целостность оригиналов документов, приложений и резолюций к ним, обеспечить их возврат в установленном настоящей Инструкцией порядке.

При обнаружении утраты оригинала документа постоянного хранения или значительных физических повреждений, делающих невозможным его дальнейшее использование и хранение, проводится служебная проверка.

2.2.3. С содержанием проектов документов, документов, приложений и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.

2.2.4. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю. При увольнении или переводе по службе передаче по акту подлежат все документы.

2.2.5. Предоставление и лишение полномочий сотрудника по работе и прав доступа к документам в СЭДД осуществляется администратором СЭДД по заявкам кадровой службы Администрации города, кадровой службы структурного подразделения Администрации города, обладающего правами юридического лица, муниципальных учреждений и муниципальных

предприятий города Салехарда. Заявки на временное делегирование персональных полномочий могут направляться или осуществляться сотрудниками лично.

Передача идентификационного файла Lotus/Notes, Lotus - имени и индивидуального пароля недопустима. Все действия с документами, совершенные от Lotus - имени сотрудника, считаются совершенными данным сотрудником, вне зависимости от его фактического присутствия на рабочем месте.

2.2.6. Руководители, сотрудники Администрации города (структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица) при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов обязаны обеспечить строгое соблюдение требований настоящей Инструкции.

2.2.7. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

2.2.8. Сотрудники Администрации города (структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица) несут дисциплинарную, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и иную установленную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

III. Создание документов

3.1. Бланки документов, печати и штампы

3.1.1. Документы, создаваемые на бумажном носителе, оформляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Все документы должны иметь установленный настоящей Инструкцией состав реквизитов.

Электронные документы СЭДД создаются в форме РКК соответствующих баз данных.

3.1.2. Эскизы бланков документов составляются на основании продольного варианта расположения реквизитов.

Проекты эскизов бланков Администрации города разрабатываются управлением делами Администрации города.

Проекты эскизов бланков структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица, разрабатываются ими самостоятельно.

Проекты эскизов бланков постоянно действующих коллегиальных органов разрабатываются структурными подразделениями Администрации города, осуществляющими обеспечение их деятельности, и утверждаются председателем или решением коллегиального органа.

Проекты эскизов бланков с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард согласовываются в управлении делами Администрации города.

3.1.3. В Администрации города применяются следующие бланки с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард в многоцветном варианте:

- постановления Г лавы муниципального образования город Салехард;

- распоряжения Г лавы муниципального образования город Салехард;

- постановления Администрации муниципального образования город Салехард;

- распоряжения Администрации муниципального образования город Салехард;

- продольный письма Главы муниципального образования город Салехард;

- продольный письма Администрации муниципального образования город Салехард.

3.1.4. В Администрации города применяются следующие бланки с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард в одноцветном варианте:

- постановления Главы муниципального образования город Салехард;

- распоряжения Главы муниципального образования город Салехард;

- постановления Администрации муниципального образования город Салехард;

- распоряжения Администрации муниципального образования город Салехард;

- продольный письма Главы муниципального образования город Салехард;

- продольный письма Администрации муниципального образования город Салехард.

3.1.5. В Администрации города применяются бланки резолюций без воспроизведения герба муниципального образования город Салехард (формат А6):

- Главы города;

- типовой заместителя Главы Администрации города.

3.1.6. В структурных подразделениях Администрации города применяются следующие виды бланков с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард в одноцветном варианте:

- приказа структурного подразделения;

- письма структурного подразделения.

3.1.7. В деятельности Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города используются печати и штампы:

- печать Администрации города с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард;

- печать Администрации города без воспроизведения герба муниципального образования город Салехард;

- печать (малая) Администрации города с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард для служебных удостоверений;

- регистрационный штамп Администрации города.

3.1.8. В деятельности структурных подразделений Администрации города используются:

- печать структурного подразделения с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард;

- печать структурного подразделения без воспроизведения герба муниципального образования город Салехард;

- регистрационные штампы структурных подразделений Администрации города.

3.1.9. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард утвержден постановлением Администрации город от 11 июля 2012 года N 353 "Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба муниципального образования город Салехард" (далее - постановление N 353).

3.2. Оформление документов на бумажном носителе

3.2.1. Документы изготавливаются с использованием электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.).

Документы оформляются на одной стороне бланков или стандартных листов бумаги белого цвета, как правило, формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом черного цвета. Допускается оформление документов на бумаге иных стандартных форматов. Выбор формата бумаги зависит от вида и объема документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

при книжной ориентации:

25 мм (для правовых актов - 30 мм) - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее,

при альбомной ориентации:

25 мм (для правовых актов - 30 мм) - верхнее; 10 мм - нижнее; 20 мм - левое; 20 мм - правое.

3.2.2. При подготовке документов с применением электронно-вычислительной техники используется шрифт PT Astra Serif размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом, обычным межсимвольным интервалом без смещения и без переноса (разбиения) слов. Использование шрифта с параметрами, отличными от данных, оговаривается отдельно.

Для отделения реквизитов документа используется набор строк (и) непечатаемых символов с параметрами шрифта предыдущего реквизита (далее - пустая строка).

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов, при условии сохранения общей структуры оформления и уровня восприятия документа допускается уменьшение количества пустых строк, разделяющих реквизиты документа. Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

3.2.3. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты), не имеющие содержания, могут опускаться.

3.2.4. Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.5. Герб муниципального образования город Салехард.

Размещение герба муниципального образования город Салехард на документах осуществляется в соответствии с решением Городской Думы муниципального образования город Салехард от 09 декабря 2004 года N 39 "Об утверждении Положения об официальных символах города Салехарда".

На бланках Администрации города и структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица, наличие изображения герба муниципального образования город Салехард является обязательным.

3.2.6. Полное наименование органа местного самоуправления - Администрация муниципального образования город Салехард.

На бланках структурных подразделений Администрации города, наделенных статусом юридического лица, координационных, совещательных и иных органов, образованных Администрацией города, их наименование указывается ниже наименования "Администрация муниципального образования город Салехард" шрифтом более крупного размера. На бланке должностного лица указывается полное наименование должности.

3.2.7. Справочные данные об органе местного самоуправления (его структурном подразделении).

Справочные данные об Администрации города (структурном подразделении Администрации города) указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и/или факсимильного аппарата (с кодом населенного пункта), официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Администрации города (структурного подразделения Администрации города).

3.2.8. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, АКТ и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документа (при их наличии) или указывается при оформлении документа, в том числе и на общем бланке.

В письмах наименование вида документа не указывается.

В РКК СЭДД наименование вида документа выбирается из редактируемого классификатора.

3.2.9. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правило, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя пустыми строками.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами, является дата более поздней подписи.

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, отделенными точкой: 18.02.2018 (без добавления "г." или иных буквенных обозначений).

При словесно-цифровом способе дата документа оформляется в следующей последовательности: число (две арабские цифры), месяц (словом), год (четыре арабские цифры) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже или его сокращением до "г.". Например: 09 марта 2016 года или 09 марта 2016 г.

3.2.10. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, присваиваемый документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд по месту регистрации.

Регистрационный номер формируется строго в соответствии с Порядком формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов структурными подразделениями Администрации муниципального образования город Салехард - участниками системы электронного документооборота и делопроизводства, утверждаемым правовым актом Администрации города (далее - Порядок регистрации), и является уникальным в пределах каждого года.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой ("/") регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований в заголовочной части документа.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Регистрационный номер в дальнейшем изменению не подлежит.

В РКК СЭДД регистрационный номер формируется автоматически или в ручном режиме в момент регистрации документа.

3.2.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включена в состав реквизитов бланка письма, указывается исполнителем при подготовке письма-ответа и проставляется при его регистрации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру, присвоенному автором документа, и дате поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие запросы. Указание в тексте письма ссылки на исходящий номер и дату документа не допускается.

В РКК ответного документа в обязательном порядке устанавливается связь с РКК исходного документа.

3.2.12. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Оформление и работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляется в порядке, определенном Инструкцией ДСП.

3.2.13. Адресат.

Документы адресуют в органы государственной власти, местного самоуправления, общественным объединениям, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита.

Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

При адресовании документа в орган государственной власти, местного самоуправления, общественное объединение, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименований являются условными):

                                                     Правительство

                                                     Российской Федерации

или:

                                                    Министерство связи и

                                                    массовых коммуникаций

                                                    Российской Федерации

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование федерального органа государственной власти, органа государственной власти автономного округа, органа местного самоуправления, общественного объединения, организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                                Департамент имущественных

                                                отношений Администрации

                                                г. Салехарда

                                                Ведущему специалисту

                                                А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю федерального органа государственной власти, органа государственной власти автономного округа, органа местного самоуправления в автономном округе, общественного объединения, организации его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                                   Генеральному директору

                                                   АО "Салехардэнерго"

                                                   Ю.Ф. Стратию

При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или воинское) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень.

Во всех видах написания адреса инициалы и фамилия адресата отделяются одной пустой строкой. Инициалы от фамилии отделяются разделительным пробелом. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений, организаций.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, отделяемый одной пустой строкой.

Порядок написания почтового адреса оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), и содержит следующие реквизиты:

- наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области), республики;

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс,

например:

                                               ООО "Строительно-монтажное

                                               управление N 3"

                                               ул. Республики, д. 9,

                                               Москва, 107996

или при адресовании физическому лицу:

                                              Сидорову С.П.

                                              ул. Полярная, д. 8, кв. 28,

                                              г. Салехард, Ямало-Ненецкий

                                              автономный округ, 629003

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в автономном округе, органы государственной власти автономного округа и органы местного самоуправления в автономном округе, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Обращение в тексте документа в этом случае относится к первому, основному адресату. Остальным указанным адресатам документ направляется в копии с целью информирования о направлении данного документа во все указанные адреса.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа по форме согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции, который прилагается к проекту документа и визируется аналогично проекту документа. В этом случае в проекте документа указывают:

                                                              (по списку)

В случае отнесения документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в различные дела проекты письма, РКК и список рассылки готовятся отдельно для каждого номенклатурного индекса.

Если документ отправляют нескольким однородным адресатам, то их указывают обобщенно, например:

                                                 Муниципальные учреждения

                                                 города Салехарда

или должностным лицам

                                              Руководителям структурных

                                              подразделений Администрации

                                              города Салехарда

При этом также составляется список рассылки, указание на который не требуется при направлении документа всему составу однородных адресатов.

В данном случае готовится один комплект документов, электронные образы которых размещаются в РКК документа, направление адресатам осуществляется в копиях.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки оригинала по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер факсимильного аппарата).

3.2.14. Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом (должностными лицами), распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа и должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), отделенного одной пустой строкой от наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                              Первый заместитель Главы

                                              Администрации г. Салехарда

                                              личная подпись И.О. Фамилия

                                              31 декабря 2017 года

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают слева направо и сверху вниз в соответствии с должностной иерархией. При равенстве должностей грифы утверждения располагают в алфавитном порядке фамилий.

УТВЕРЖДАЮ                                  УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель Главы                   Заместитель Главы

Администрации г. Салехарда                 Администрации г. Салехарда

личная подпись     И.О. Фамилия            личная подпись    И.О. Фамилия

17 октября 2017 года                       17 октября 2017 года

При утверждении документа распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом) гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                        (Положение)         Утверждено

                                            постановлением Администрации

                                            города Салехарда

                                            от 19 февраля 2018 года N 346

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола в скобках, например:

                 (КОНЦЕПЦИЯ)        Утверждена

                                    координационным советом по делам

                                    инвалидов в муниципальном

                                    образовании город Салехард

                                    (протокол от 31 января 2018 года N 1)

3.2.15. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указание по исполнению документа (резолюция) (далее - резолюция) дается должностным лицом, получившим документ в соответствии с его адресованием, направлением по подведомственности или на исполнение. Резолюция оформляется средствами СЭДД на унифицированном бланке резолюции, в РКК, рукописным способом на бланке резолюции или непосредственно на самом документе в местах, свободных от текста или с минимальным его перекрытием, и включает фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости); дату; подпись должностного лица или ее заверение (на бумажном носителе) или отметку о его рассмотрении (в электронном виде).

При необходимости подготовка проекта резолюции Главы Администрации города, его заместителей осуществляется специалистами службы делопроизводства с использованием СЭДД.

Проект резолюции с документом, подлежащим рассмотрению, направляется на рассмотрение должностному лицу в электронном виде средствами СЭДД или на бумажном носителе.

Относительно документов, поступивших с рассмотрения, осуществляется приведение проекта резолюции в СЭДД в соответствие с полученными указаниями (при необходимости) с последующим снятием признака проекта в РКК резолюции.

3.2.16. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об").

Например: "О подготовке проекта договора...".

При оформлении служебных писем целесообразность указания заголовка к тексту определяет исполнитель документа по согласованию с должностным лицом, его подписывающим.

Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом размером N 12, возможно использование насыщенного начертания, в 2-3 строки.

В проектах муниципальных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок начинается с прописной буквы и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

При оформлении документа средствами СЭДД заголовок к тексту вносится в РКК в поле "Заголовок" в обязательном порядке.

3.2.17. Отметка о контроле.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

Дополнительно может проставляться срок исполнения в виде даты завершения исполнения.

В РКК документа, поручения и резолюции отметка о контроле выводится в верхней, нередактируемой части, которая автоматически формируется на основании информации, размещенной во вкладке "Контроль".

3.2.18. Текст документа.

Документы составляются на государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения (приложение N 1 к настоящей Инструкции), а также в тексте могут применяться сокращения, образованные в порядке, установленном государственным стандартом (ГОСТ Р 7.0. 12-2011 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись сокращения слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила").

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение...;... прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов... ;

3-го лица единственного числа:... Администрация муниципального образования город Салехард постановляет...;... коллегия постановила...;... департамент не считает возможным...;

1-го и 3-го лица множественного числа:... просим представить данные о...;... представляем на рассмотрение и утверждение... ; в протоколах: слушали... ; выступили... ; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от 1-го или 3-го лица множественного числа: приказываем... , решили...

В письмах при использовании именного обращения текст излагается от 1-го лица единственного числа.

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от наименования документа (именного обращения - для писем) интервалом в две-три пустых строки.

Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы и разбивание слов не допускаются. Абзацный отступ текста документа - 12,5 мм.

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и написания номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения и т.д., для чего рекомендуется использовать специальные символы ("неразрывный пробел", "неразрывный дефис"), но не наборы иных непечатаемых символов ("пробел", "абзац" и т.д.).

В тексте документа, подготовленного на основании законов, иных нормативных правовых актов, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Если название органа, учреждения, объекта упоминается в тексте несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование, а затем в скобках сформулировать сокращенный вариант (по форме: "далее -..."), который далее будет употребляться в тексте.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются шрифтом размером N 12 посередине верхнего поля документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без добавочных слов и символов ("страница", "стр." и др.). Страницы каждого приложения к документу нумеруются отдельно по этим же правилам.

При оформлении писем средствами СЭДД текст документа вносится в РКК в поле "Текст" в виде непосредственно текстовой части документа.

Часть содержания приложения может быть оформлена в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблица размещается более чем на одной странице, графы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих граф.

Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и граф или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

Приложения размещаются в РКК в поле "Файлы" в виде исходных файлов.

При употреблении в тексте фамилий и инициалов лиц инициалы указываются после фамилии.

3.2.19. Отметка о приложении.

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, актах, справках и т.д.), или о том, что документ является приложением к основному документу (правовому акту, договору, отчету и т.д.).

Отметка о приложении к служебному письму оформляется под текстом письма с абзацным отступом от границы левого поля и отделяется от основного текста одной пустой строкой.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет следующий вид:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывается название документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются по началу первого предложения, например:

Приложение: 1. Справка о подготовке школ к новому учебному году

            на 8 л. в 1 экз.

            2. Список школ на 1 л. в 1 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: проект постановления Администрации города Салехарда

            "О..." и приложения к нему, всего на 15 л. в 1 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: акт о передаче сведений об избирателях (участниках

            референдума), для служебного пользования, N 4-ДСП,

            на 2 л. в 1 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, флэш-накопитель и др.):

     Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение содержит одновременно документ и его электронный образ, то об этом также делается отметка:

     Приложение: на  5 л. в  1 экз.  и  электронный  образ  на  магнитном

носителе.

В случае отправления электронного образа документа на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес

            otvet@slh.yanao.rn.

В случае направления электронного образа прилагаемого документа участникам СЭДД или РМСЭД исключительно средствами СЭДД на сопроводительном письме указывается:

     Приложение: РКК СЭДД

В этом случае файлы приложений размещаются в поле "Файлы" РКК данного документа.

В приложении к правовым актам, договорам, положениям, правилам и другим документам на первом его листе в правом верхнем углу с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита пишутся слова "Приложение N ", отделенные одной пустой строкой от наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                          Приложение N 2

                                          к распоряжению Администрации

                                          города Салехарда

                                          от 15 февраля 2018 года N 107-р

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Если приложением к документу является иной документ, утверждаемый данным, то на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на реквизиты утверждающего документа) и гриф утверждения, в котором указываются данные документа, которым утвержден документ-приложение:

                                            Приложение N 1

                                            УТВЕРЖДЕНО

                                            постановлением Администрации

                                            города Салехарда

                                            от 19 февраля 2018 года N 346

В этом случае между словом "Приложение" и грифом утверждения документа разделительная пустая строка не применяется.

Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, насыщенным шрифтом, центруется по странице (Положение, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

3.2.20. Подпись.

Подпись должностного лица включает наименование должности лица (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), подписывающего документ, его собственноручную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Глава Администрации города                  Подпись          И.О. Фамилия

или на бланке должностного лица:

                                            Подпись          И.О. Фамилия

Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В служебных письмах допускается дополнять подпись словами "С уважением", оформляемыми от левого поля документа в строке, предшествующей указанию должности (при наличии) или расшифровке подписи.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

Заместитель Главы Администрации

города, управляющий делами                   Подпись         И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                            Подпись         И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Г лавы Администрации         Заместитель Г лавы Администрации

города по социальной политике            города по экономике и финансам

Подпись             И.О. Фамилия         Подпись             И.О. Фамилия

В документах коллегиальных органов указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности (статус) в составе коллегиального органа, например:

Председатель                     Подпись                     И.О. Фамилия

комиссии

Секретарь                        Подпись                     И.О. Фамилия

комиссии

Члены комиссии:

                                 Подпись                     И.О. Фамилия

                                 Подпись                     И.О. Фамилия

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке относительно их фамилий.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности должностного лица с правом подписи, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):

И.о. начальника департамента                Подпись          И.О. Фамилия

Исполняющий обязанности

начальника департамента                     Подпись          И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровке фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

При адресовании ответных писем на запрос, подписанный исполняющим обязанности, в реквизите "Адресат" указывается руководитель или в случае невозможности его установления - организация автора запроса.

В РКК документа фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ, отображаются в поле "Автор" (в базе данных "Входящие документы") или "Подпись".

3.2.21. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа с органами государственной власти автономного округа, органами местного самоуправления в автономном округе, общественными объединениями и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения;

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, полного

наименования должности должностного лица (указанного с прописной буквы), которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Г лавы Администрации

города по экономике и финансам

Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек) отделяется одной пустой строкой от следующих реквизитов.

Все составные части реквизита располагают с выравниванием по границе левого поля документа. Длина самой длинной строки реквизита не должна превышать 88 мм.

Если согласование осуществляют другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     письмом Администрации

     города Салехарда

     от 16.02.2018 N 1.01-10-02/315

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне. При значительном количестве согласующих грифы согласования могут располагаться на отдельном листе. В этом случае на основном документе, в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

В РКК документа факт и результаты согласования отображаются во вкладке "Ход исполнения".

3.2.22. Виза.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), проставляемой в виде оттиска штампа или рукописным способом, и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: "Замечания по тексту", "Согласен с учетом замечаний" и др.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются в отдельном документе (заключении), который подписывают, датируют и прилагают к документу, или направляются автору документа в виде отдельного письма или приложения к сопроводительному письму. В этом случае в визе согласования указывается "С замечаниями".

Для отдельных видов документов возможно оформление виз на отдельном листе согласования. В этом случае лист согласования по общей форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции (с учетом специфики конкретного вида документа и типа согласования) печатается на оборотной стороне листа проекта документа, на котором предусматривается подпись должностного лица. Документ может быть согласован в электронном виде средствами СЭДД с использованием механизма "Согласование". При оформлении документа на бумажном носителе результат электронного согласования выводится на печать аналогично листу согласовании и заверяется инициатором процесса согласования.

При наличии листа согласования вышеуказанные реквизиты и замечания располагают в соответствующих графах.

При передаче проектов документов допускается полистное визирование (парафирование) документа и его приложений. В этом случае дополнительного заверения визы печатью или иным способом не требуется. Расшифровка подписи указывается на первом и последнем листах визируемого документа, а также на листах, на которых предусмотрена подпись автора документа.

В служебных письмах визы проставляются в границах нижнего колонтитула на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра (для документов постоянного хранения) или на обратной стороне последнего листа (для документов временного хранения) документа. В проекте РКК внутреннего документа указывается список визирующих с указанием результата и времени визирования. В иных документах процедура визирования совпадает с процедурой согласования.

3.2.23. Оттиск печати.

Использование печати с воспроизведением герба муниципального образования осуществляется в соответствии с Порядком использования бланков и печатей и положениями настоящей Инструкции.

Оттиск печати используется для удостоверения документов, подписанных должностными лицами, которые обладают правом подписи таких документов, а также при заверении копий документов.

Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных федеральным законодательством и законодательством автономного округа, а также на утвержденных унифицированных формах документов в местах, для этого предназначенных (отметка "Место печати", "МП" или иные аналогичные отметки).

Оттиск печати с воспроизведением герба муниципального образования следует проставлять с соблюдением ориентации относительного его изображения таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности должностного лица.

При проставлении оттиска печати используется штемпельная краска синего цвета.

3.2.24. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Заверению подлежат копии документов (выписки из документов), включенных в состав документального фонда Администрации города (ее структурных подразделений), то есть созданные или полученные ими во исполнение утвержденных полномочий.

В случаях, когда документы переданы на постоянное хранение в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард для свидетельствования верности копии (выписки из документа) его подлиннику, на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется в виде текста или оттиска штампа реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати, например:

     Подлинник документа находится в деле

     Администрации муниципального образования

     город Салехард

     N ________ за ___________ г.

     Верно

     Должность   Подпись    И.О. Фамилия

     Дата   Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Многостраничные копии (выписки из документов) при необходимости также заверяются в следующем порядке: страницы нумеруются, листы прошиваются на два - четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесенные в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74 x 105 мм, на котором указывают/проставляют:

- текст/оттиск штампа по формату и содержанию реквизита "Отметка о заверении копии";

- текст/оттиск штампа "Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью" с указанием уполномоченного основного структурного подразделения Администрации города, осуществившего заверение, должности и Ф.И.О. заверяющего должностного лица, даты и количества листов (цифрами и прописью);

- оттиск печати Администрации города или ее уполномоченного структурного подразделения без воспроизведения герба муниципального образования проставляется так, чтобы он захватил оба текста/оттиска штампов.

Электронные документы и электронные копии документов заверяются электронной подписью уполномоченных должностных лиц.

В случаях, когда подлинники документов находятся в службе делопроизводства (до передачи их на постоянное хранение в муниципальный архив) для свидетельствования верности копии (выписки из документа) его подлиннику, на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется в виде текста реквизит "Отметка о заверении копии", например:

     Подлинник подписан

     Копия верна

     Должность      Подпись      И.О. Фамилия

     Дата      Печать

или

     Выписка верна

     Должность      Подпись      И.О. Фамилия

     Дата      Печать

В случаях заверения копии муниципального правового акта Администрации города Салехарда о проведении контрольного мероприятия (проверки и т.д.) служба делопроизводства снимает копию с подлинника документа, содержащего подпись уполномоченного на его подписание должностного лица Администрации города (далее - уполномоченное лицо), и на подписи уполномоченного лица проставляет оттиск печати Администрации города с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард.

В нижнем левом углу копии муниципального правового акта Администрации города указывается следующая информация: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) и должность должностного лица, непосредственно подготовившего проект муниципального правового акта Администрации города Салехарда, контактный телефон, электронный адрес (при наличии).

Заверение копии с учетом положений абзаца второго настоящего подпункта осуществляется только в отношении муниципальных правовых актов Администрации города, изданных в рамках осуществления полномочий по муниципальному контролю.

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять оттиском печати Администрации города (структурного подразделения) без воспроизведения герба муниципального образования город Салехард, проставляемого на месте, отведенном для собственноручной подписи.

При заверении копии приложения к документу оттиск печати проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. При этом оттиск должен захватывать часть текста, удостоверяющего реквизиты документа, которым утверждено данное приложение.

Электронные документы и электронные образы документов могут быть подписаны или заверены электронной подписью уполномоченных должностных лиц в порядке, определяемом муниципальным правовым актом. Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются должностным лицом или делопроизводителем, осуществившим его получение средствами СЭДД, РМСЭД или на закрепленный адрес электронной почты.

Заверение документов осуществляется структурным подразделением (должностным лицом), осуществляющим в соответствии с правовым актом или утвержденным положением документационное обеспечение автора заверяемого документа.

3.2.25. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество, замещаемую должность исполнителя документа, наименование структурного подразделения Администрации города (сведения о структурном подразделении Администрации города не указываются в случае их указания на бланке), номер его служебного телефона (с указанием кода) (допускается указывать адрес электронной почты исполнителя в едином почтовом домене). Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа или при отсутствии места - на оборотной стороне бланка документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе печатается от границы левого поля шрифтом размером N 10 или иным шрифтом меньшего размера, но не менее размера N 8, например:

     Иванов Иван Иванович

     заведующий сектором кадров

     управления делами Администрации

     города Салехарда

     +7 (34922) 22323, ivvvvvanov@slh.yanao.ru

В случае наличия сведений о структурном подразделении Администрации города на бланке:

     Сидоров Игорь Сергеевич

     главный специалист сектора энергетики

     +7 (34922) 34136, depgorhoz@slh.yanao.ru

В случае направления запроса, в процессе исполнения которого подразумевается взаимодействие или направление информации средствами электронной почты, в контактные реквизиты исполнителя включается определенный для осуществления указанного взаимодействия адрес электронной почты в едином почтовом домене.

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе на бумажном носителе указываются сведения и контактные реквизиты основного исполнителя. Указание нескольких исполнителей недопустимо.

Дополнительные отметки "Исп.:", "Исполнитель:" или "Тел.:", "Телефон:" не ставятся.

В РКК документа допускается указание нескольких исполнителей в поле "Исполнители".

3.2.26. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя слова "В дело", наименование должности, фамилию, инициалы и подпись должностного лица, ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, в т.ч. для документов временного хранения - указание на ход исполнения, отображаемый в РКК документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется и датируется должностным лицом, осуществляющим контроль, или лицом, им на то уполномоченным, при снятии документа с контроля.

Возможно проставление отметки об исполнении документа и направлении его в дело в виде оттиска штампа.

3.2.27. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). При внутренней переписке во избежание дублирующих действий по регистрации дополнительный регистрационный номер не присваивается и не указывается. В РКК внутреннего документа для этих целей используется кнопка "Отметка о поступлении".

Отметка о поступлении может проставляться в виде оттиска штампа или оформляться штрих-кодом.

IV. Правовые акты Администрации города

4.1. Общие положения

4.1.1. Правом вносить проекты постановлений и распоряжений на рассмотрение Администрации города Салехарда обладают заместители Главы Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города и муниципальных учреждений города Салехарда (далее - авторы проекта).

4.1.2. Общественные организации, объединения, организации могут в инициативном порядке направлять проекты правовых актов заместителям Главы Администрации города или руководителям структурных подразделений Администрации города по принадлежности вопросов для внесения проекта в установленном порядке.

4.1.3. Проекты правовых актов должны соответствовать Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации и иным правовым актам Российской Федерации, Уставу (Основному закону) автономного округа, законам автономного округа, Уставу муниципального образования город Салехард.

4.2. Разработка проекта правового акта

4.2.1. В процессе разработки проекта правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта правового акта федеральное законодательство и законодательство автономного округа, муниципальные правовые акты муниципального образования, практика применения соответствующих правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.

Автор проекта несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество подготовленных документов, за соблюдение служебной тайны, сроков подготовки и согласования.

4.2.2. Одновременно с разработкой проекта правового акта при необходимости должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их структурных элементов (далее - изменения).

Положения о внесении изменений включаются в проект правового акта того же вида, что и ранее изданный, а также (при необходимости) разрабатываются проекты правовых актов иных видов, предусматривающие внесение соответствующих изменений или признающие утратившими силу правовые акты.

Если при подготовке проекта правового акта возникла необходимость внесения в ранее изданные правовые акты существенных изменений, как правило, превышающих 1/3 объема правового акта, или было выявлено наличие по одному и тому же вопросу нескольких правовых актов, то автор проекта разрабатывает и вносит для принятия новый проект правового акта с учетом всех имеющихся изменений, с одновременным признанием утратившим силу действующего нормативного правового акта. В проект такого правового акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

Разработка проекта правового акта осуществляется должностным лицом, определяемым автором проекта (далее - исполнитель проекта).

4.2.3. Срок разработки проекта правового акта не должен превышать одного месяца, если не установлен иной срок, а по вопросам организации и проведения мероприятий, направленных на предупреждение и ликвидацию чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, - 7 календарных дней с момента возникновения необходимости в его разработке.

Для разработки проектов правовых актов, издаваемых совместно несколькими исполнителями, могут создаваться рабочие группы.

4.2.4. При разработке проекта правового акта, которым создается коллегиальный орган (комиссия, совет, межведомственная рабочая группа и т.д.) или вносится изменение в него, состав коллегиального органа в случае, если федеральным законодательством, законодательством автономного округа, муниципальными правовыми актами муниципального образования не предусмотрено иное, излагается без указания на персональные данные (Ф.И.О.) должностных лиц, включаемых в состав, с указанием их должностей (включая наименование органа) либо с использованием формулировки "представитель...".

Наименование должности заместителя Главы Администрации города в составе коллегиального органа указывается с определением курируемой сферы в соответствии с установленным распределением обязанностей между заместителями Главы Администрации города.

При включении в состав коллегиального органа представителя общественности и (или) представителя бизнес-сообщества, не имеющего должности, указываются персональные данные (Ф.И.О.) конкретного лица или указывается организация, которую представляет это лицо с использованием формулировки "представитель...".

Наименование коллегиального органа указывается со строчной буквы.

4.3. Оформление правового акта

4.3.1. Правовые акты, издаваемые в Администрации города, оформляются на листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) (приложения N 4 к настоящей Инструкции). Размер левого поля составляет 25,0 мм.

4.3.2. Правовые акты Администрации города имеют следующие реквизиты:

- герб города Салехарда;

- наименование исполнительного органа местного самоуправления (Администрация муниципального образования город Салехард);

- наименование вида документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ;

- дата принятия документа;

- номер постановления или распоряжения;

- заголовок, в краткой форме обозначающий содержание документа;

- текст документа;

- наименование должности и подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ.

4.3.3. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, центруется и пишется с прописной буквы, выделяется насыщенным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Текст отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками и печатается через один межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия должностного лица печатаются в последней строке написания должности у правой границы текстового поля с выравниванием последней буквы фамилии по границе поля.

4.3.4. При размещении текста проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Страницы каждого приложения к проекту правового акта нумеруются отдельно. На первой странице номер не указывается.

4.3.5. Оформление проектов правовых актов осуществляется в соответствии с Правилами юридико-технического оформления проектов муниципальных правовых актов Администрации муниципального образования город Салехард, утвержденными постановлением Администрации города Салехарда (далее - Правила юридико-технического оформления).

4.4. Подготовка проекта правового акта

4.4.1. При подготовке проекта правового акта осуществляется:

- формирование списка согласующих должностных лиц, списка рассылки средствами СЭДД;

- обоснование необходимости принятия проекта правового акта (подготовка пояснительной записки);

- формирование требуемого пакета прилагаемых документов (подготовка сравнительного анализа в случае, предусмотренном пунктом 4.4.3 настоящего подраздела; результаты экспертиз; информационные источники по теме; научная библиография; научные статьи, посвященные разработке правового акта; материалы парламентских слушаний, конференций, семинаров, совещаний, "круглых столов", рабочих групп, согласительных и иных комиссий; исторические документы; международные документы; правотворческий опыт других субъектов Российской Федерации и т.д.);

- проведение внутреннего согласования и внутренней (служебной) экспертизы.

Правовые акты, подлежащие обязательному официальному опубликованию, являются общедоступными. Список рассылки в данном случае может не формироваться, кроме случаев необходимости направления данного правового акта в федеральные органы государственной власти или органы государственной власти автономного округа и организации, не входящие в СЭДД.

В качестве примечания к списку рассылки возможно также указать количество официальных, заверенных в установленном порядке копий данного правового акта, необходимых автору проекта. Это примечание указывается в РКК проекта правового акта в поле "Текст".

В списке рассылки правовых актов, содержащих персональные данные или сведения для служебного пользования, указываются все организации, на которые распространяется действие этих правовых актов или в отношении которых правовой акт содержит предписания.

В целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы проект правового акта до направления на согласование размещается автором проекта на официальном Интернет-сайте муниципального образования в порядке, установленном муниципальным правовым актом муниципального образования город Салехард.

Проекты правовых актов, затрагивающие вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, в соответствии с решением Городской Думы города Салехарда от 19 февраля 2015 года N 7 "Об утверждении Порядка проведения процедуры оценки регулирующего воздействия проектов муниципальных правовых актов и экспертизы муниципальных правовых актов муниципального образования город Салехард, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности", направляются на антикоррупционную экспертизу уполномоченным должностным лицам Администрации города с приложением заключения об оценке регулирующего воздействия.

4.4.2. К проекту правового акта в обязательном порядке прилагается пояснительная записка, которая должна содержать:

- обоснование необходимости его разработки и принятия, а также последствий реализации предлагаемых решений;

- финансово-экономическое обоснование (по вопросам, связанным с установлением и (или) увеличением расходных обязательств муниципального образования город Салехард (формирование доходов городского бюджета);

- информацию о результатах проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта правового акта (в отношении проектов нормативных правовых актов), в том числе о рассмотрении заключений независимой антикоррупционной экспертизы;

- информацию о содержании в проекте правового акта сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну, сведений для служебного пользования, а также сведений, содержащих персональные данные (при наличии);

- иные сведения, необходимость которых предусмотрена федеральным законодательством, законодательством автономного округа, муниципальными правовыми актами.

4.4.3. К проекту правового акта, предусматривающего внесение изменений в ранее принятые правовые акты, прилагается сравнительный анализ вносимых изменений.

Сравнительный анализ оформляется в виде таблицы согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции и включает в себя только те структурные единицы правового акта, в которые вносятся изменения. В сравнительный анализ не включаются тексты значительных по объему структурных единиц, излагаемых в новой редакции, таких, как раздел, подраздел, таблицы, приложение к порядку (положению, муниципальной программе и т.п.).

Для удобства визуального восприятия вносимых изменений следует применять насыщенный (изменяемый текст) и зачеркнутый (исключаемый текст) вид шрифта.

4.4.4. Согласование проекта правового акта проводится в электронном виде средствами СЭДД, для чего исполнитель проекта осуществляет подготовку проекта РКК правового акта в СЭДД в следующем порядке.

В базе данных "Организационно-распорядительные документы" (далее - ОРД) создается проект РКК правового акта с обязательным заполнением следующих полей, содержащих постоянные и временные (только для этого этапа) реквизиты:

"Вид документа" - из классификатора выбирается значение вида правового акта (постоянный);

"Место регистрации" - из справочника системной организации выбирается структурное подразделение, возглавляемое или курируемое автором проекта (временный);

"Заголовок" - полностью указывается заголовок проекта правового акта (временный);

"Подпись" - указывается автор проекта (временный);

"Исполнитель" - указывается исполнитель проекта (временный).

В разделе "Содержание" в поле "Файлы" должны быть размещены в формате исходных файлов проект правового акта, пояснительная записка к нему, таблица сравнительного анализа изменений (в случае подготовки проекта правового акта, указанного в пункте 4.4.3 настоящего подраздела) и иные материалы, которые могут быть востребованы при его согласовании и проведении экспертизы.

Наименование файла, содержащего проект правового акта в тестовом формате, должно включать слово "проект" и дату создания, а в случае оформления приложения к проекту в отдельном файле "проект приложение" и дату создания. Длина наименования файла не может составлять более 80 символов.

Подготовленная РКК проекта правового акта направляется на согласование с использованием модуля СЭДД "Согласование" должностному лицу, осуществляющему юридическое обеспечение деятельности структурного подразделения, инициирующего проект (далее - юридическая служба), для проведения внутренней (служебной) экспертизы.

Инициатором согласования является исполнитель проекта.

Лицо, осуществляющее внутреннюю (служебную) экспертизу:

- проверяет проект на соответствие действующему законодательству, в том числе антикоррупционному, и правилам оформления проектов правовых актов, в том числе юридико-техническим;

- по итогам внутренней (служебной) экспертизы в случае несоответствия проекта указанным требованиям оформляет отрицательное заключение;

- отражает в модуле СЭДД "Согласование" итоги внутренней (служебной) экспертизы с указанием "Тематики" проекта правового акта.

В случае несогласия с результатами внутренней (служебной) экспертизы исполнитель проекта проводит согласительные мероприятия с юридической службой. При недостижении согласия проект правового акта выносится на рассмотрение автору проекта с неурегулированными разногласиями и документированными выражениями позиции обеих сторон.

4.4.5. Окончательная редакция проекта правового акта направляется на утверждение автору проекта правового акта.

4.5. Согласование проекта правового акта

4.5.1. Проект правового акта согласовывается в следующей последовательности:

- согласование с руководителями организаций, в отношении которых проект содержит предписания (осуществляется исполнителем посредством направления проекта правового акта на бумажном носителе с сопроводительным письмом в случае, когда организация-участник согласования не является участником СЭДД);

- согласование с руководителями структурных подразделений Администрации города, в отношении которых проект содержит предписания, а также по вопросам, входящим в их компетенцию;

- согласование с начальником службы делопроизводства управления делами Администрации города или лицом, исполняющим его обязанности;

- согласование с начальником юридической службы управления делами

Администрации города или лицом, исполняющим его обязанности;

- согласование с заместителями Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей или лицами, исполняющими их обязанности.

4.5.2. Согласование проекта правового акта является обязательным:

- по вопросам, связанным с управлением экономикой муниципального образования город Салехард, с начальником управления экономики Администрации города Салехарда, который несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в сфере управления экономикой;

- по вопросам, связанным с управлением имуществом муниципального образования город Салехард, с начальником управления имущественных отношений Администрации города, который несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в части управления муниципальным имуществом;

- по вопросам, связанным с установлением и (или) увеличением расходных обязательств муниципального образования город Салехард (формированием доходов городского бюджета), с начальником департамента финансов Администрации города, который несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в части финансов;

- по вопросам, связанным со строительством и земельными правоотношениями, с начальником департамента строительства, архитектуры и земельных отношений Администрации города, который несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в части строительства и земельных отношений.

Согласование проекта правового акта согласующими осуществляется в пределах полномочий, закрепленных в их положениях или учредительных документах.

4.5.3. В случае отсутствия замечаний и предложений по проекту приказа согласующий выбирает значение "Согласен" в поле "Решение" РКК согласования и проект правового акта считается согласованным "без замечаний".

В случае наличия небольших по объему замечаний, в том числе редакционного характера, они могут быть представлены автору проекта и (или) исполнителю проекта одним из способов:

в рабочем порядке;

указаны в листе согласования (поле "Комментарии") в СЭДД;

в дубликате исходного файла проекта правового акта, созданного с форматированием или цветовым оформлением, отличных от основного текста. Файл с замечаниями присоединяется в поле "Файл" раздела "Документ" РКК согласования проекта.

В данном случае согласующий выбирает значение "Согласен с замечаниями" в поле "Решение" РКК согласования и проект правого акта считается согласованным "с замечаниями".

В случае значительных по объему или принципиальных замечаний по содержанию или предмету проекта правого акта они излагаются в отдельном заключении, которое прилагается к данному проекту правого акта путем присоединения в поле "Файл" раздела "Документ" РКК согласования файла с заключением. При этом согласующий выбирает значение "Не согласен" в поле "Решение" РКК согласования.

Проект правого акта в данном случае считается несогласованным. Автор отрицательного заключения имеет право высказать мнение о необходимости направления проекта правого акта должностному лицу, ранее отсутствующему в списке согласующих.

4.5.4. Срок рассмотрения проекта правового акта общим объемом, включая приложения, до 20 страниц, представленного на согласование, не должен превышать пяти рабочих дней с даты регистрации проекта правового акта в согласующем органе, по вопросам, связанным с расходованием средств городского бюджета (поступлением средств в городской бюджет), - семи рабочих дней.

Срок согласования проекта правового акта объемом свыше указанного увеличивается на один рабочий день на каждые последующие полные или неполные 20 страниц, но не может превышать 15 рабочих дней.

При оперативной подготовке проектов правовых актов по указанию Главы Администрации города срок согласования может быть сокращен, вплоть до незамедлительного исполнения.

При параллельном согласовании всем согласующим одновременно направляются копии проекта правового акта и прилагаемых к нему документов.

Согласование действительно в течение трёх месяцев. В случае необходимости продления срока действия согласования автор проекта правового акта обращается к согласующему лицу с просьбой подтвердить согласование.

4.5.5. Участники согласования в целях более детальной проработки проекта правового акта могут организовывать в рамках процесса дополнительные процедуры согласования внутри структурного подразделения, с подчиненными муниципальными учреждениями с использованием механизма СЭДД "Согласование до визы" (петлевое согласование).

По завершении срока согласования инициатор принимает решение:

- о прекращении процедуры согласования. В этом случае при непоступлении результатов согласования от отдельных участников проект правового акта считается согласованным ими по умолчанию, о чем инициатором согласования делается отметка "Согласовано по умолчанию" в РКК проекта правового акта в поле "Текст";

- о мотивированном продлении срока согласования, но не более чем на 5 рабочих дней.

При поступлении замечаний и предложений от участников согласования исполнителем проекта осуществляется доработка исходного проекта правового акта или проводятся согласительные процедуры с участием исполнителя проекта правового акта и должностного лица, высказавшего замечания и предложения.

Ответственность за внесение требуемых изменений и формирование (при необходимости) новой редакции проекта правового акта возлагается на исполнителя проекта.

Новая версия проекта правового акта повторно направляется на согласование с тем же (первоначальным) составом участников согласования.

Процедура согласования считается завершенной при высказывании всеми участниками согласования положительного решения (или согласованного по умолчанию).

4.5.6. После согласования проекта правового акта с заинтересованными структурными подразделениями Администрации города и организациями, в отношении которых проект содержит предписания, заместителями Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей, исполнитель проекта правового акта осуществляет следующую доработку реквизитов проекта РКК правового акта:

"Тематика" - осуществляется выбор значения, полученного в результате внутренней (служебной) экспертизы из классификатора в соответствии с предметом регулирования создаваемого проекта правового акта;

"Заголовок" - полностью указывается заголовок проекта правового акта (постоянный);

"Место регистрации" - указывается "Салехард МО";

"Подпись" - указывается "Глава Администрации города";

"Исполнитель" - к непосредственному исполнителю дополнительно указывается автор проекта.

4.6. Рассмотрение и принятие проекта правового акта

4.6.1. Проект правового акта для рассмотрения Главой Администрации города (далее - рассмотрение) направляется в управление делами Администрации города в электронном виде средствами СЭДД.

4.6.2. Проект правового акта передается на рассмотрение путем направления сопроводительного письма.

4.6.3. РКК сопроводительного письма, указанного в пункте 4.6.2 настоящей Инструкции, должна содержать электронную версию текста проекта правового акта полностью идентичную версии, содержащейся в РКК проекта правового акта, в виде файлов установленных настоящей Инструкцией форматов, связь с проектом РКК правового акта, созданным в базе ОРД с реквизитами, заполненными в соответствии с пунктами 4.4.4, 4.5.6 настоящей Инструкции.

4.6.4. РКК сопроводительного письма должна содержать сканированные образы пояснительной записки, заключений и иных документов, служащих основанием для разработки и принятия проекта правового акта, а также информацию о согласовании проекта правового акта организациями-участниками согласования, не являющимися участниками СЭДД.

Электронные копии проектов правовых актов направляются в управление делами Администрации города в формате Open Document (.odt).

4.6.5. В управлении делами Администрации города проводится лингвистическая экспертиза проекта правового акта, которая заключается в оценке соответствия представленного текста нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей языка правовых актов и устранении орфографических и пунктуационных ошибок.

В случае выявления замечаний лингвистического характера управление делами Администрации города имеет право самостоятельно внести соответствующие изменения в части лингвистического оформления проекта правового акта или, при наличии специальных (отраслевых) особенностей текста, направить автору проекта правового акта замечания (рекомендации) по устранению логических, редакционно-технических ошибок и ошибок в использовании терминов.

4.6.6. После проведения лингвистической экспертизы проект правового акта переносится на бланк установленного образца и передается на подпись Главе Администрации города.

Проекты правовых актов, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, в соответствии с соглашением о взаимодействии прокуратуры г. Салехарда и Администрации муниципального образования город Салехард направляются управлением делами Администрации города на юридическую экспертизу (в том числе антикоррупционную) в прокуратуру г. Салехарда.

4.6.7. В случае, если подписание документа откладывается, то руководитель, подписывающий документ, вправе менять сроки исполнения, указанные в проекте.

Проект документа, отклоняемый в целом, направляется автору, с резолюцией руководителя с указанием причины отклонения проекта.

4.6.8. Подписанный правовой акт Администрации города регистрируется управлением делами Администрации города в день его подписания в базе данных "ОРД" СЭДД. При регистрации правового акта проверяется содержание, оформление и комплектность (наличие всех приложений), указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер в пределах календарного года отдельно для каждого вида правового акта.

К порядковому номеру распоряжений Администрации города по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс "р".

К порядковому номеру распоряжений Администрации города по кадровым вопросам через дефис добавляется буквенный индекс "рк".

4.6.9. Датой принятия правового акта Администрации города является дата подписания Главой Администрации города.

4.6.10. Копии правовых актов Администрации города в течение трех рабочих дней направляются средствами СЭДД должностным лицам, структурным подразделениям Администрации города согласно листу рассылки, составленному автором проекта правового акта.

В исключительных случаях направление осуществляется факсимильной связью или электронной почтой на официальные электронные адреса.

Автору проекта правового акта направление осуществляется, в том числе, и на бумажном носителе.

4.6.11. Правовые акты Администрации города подлежат официальному опубликованию в порядке, установленном муниципальными правовыми актами.

4.6.12. Правовые акты Администрации города, подлежащие официальному опубликованию, направляются средствами СЭДД для размещения на официальном Интернет-сайте муниципального образования город Салехард (www.salekhard.org).

4.6.13. Подлинники всех правовых актов Администрации города и их электронные копии находятся в управлении делами Администрации города вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки.

V. Договоры (соглашения), заключаемые от имени Администрации муниципального образования город Салехард

5.1. Порядок заключения договоров (соглашений)

5.1.1. Договоры, соглашения, меморандумы, протоколы о намерениях (далее - договоры (соглашения) от имени Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Администрация города) заключаются в пределах полномочий Администрации города, установленных федеральными законами, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального образования город Салехард и иными муниципальными правовыми актами, а также соглашениями с федеральными органами государственной власти о передаче осуществления части полномочий.

Договоры (соглашения) от имени Администрации города подписываются Главой Администрации города либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом муниципального образования и иными муниципальными правовыми актами, другими должностными лицами.

5.1.2. Договоры (соглашения) с органами государственной власти Ямало-Ненецкого заключаются только от имени Администрации города.

5.1.3. Договоры (соглашения), заключаемые от имени Администрации города, подлежат регистрации в управлении делами Администрации города. Подлинники договоров (соглашений) хранятся в управлении делами Администрации города вместе с документами, на основании которых они приняты.

5.2. Порядок оформления договоров (соглашений)

5.2.1. Структура, содержание и оформление проекта договора (соглашения) должны отвечать его цели и соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

5.2.2. Проект договора (соглашения) изготавливается в количестве, соответствующем количеству сторон - участников договора (соглашения), на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

5.2.3. Все страницы договора (соглашения), начиная со второй страницы, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля.

5.2.4. Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:

вид документа;

заголовок к тексту;

место издания документа, дата и регистрационный номер (проставляется после подписания документа);

текст документа;

юридические адреса сторон (банковские реквизиты - при необходимости), между которыми заключаются соглашения;

подписи должностных лиц каждой из сторон;

оттиски печатей каждой из сторон.

Наименование вида документа "ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ)" печатается через 2 пустые строки от границы верхнего поля прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру относительно границ текстового поля (без учета абзацного отступа).

Заголовок договора (соглашения) печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится.

Место составления или издания договора (соглашения) печатается от левой границы текстового поля через 2 пустые строки от заголовка.

Реквизит "Дата" печатается от правой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом после подписания его последней стороной договора (соглашения).

Ниже через 2 пустые строки оформляется текст договора (соглашения), который состоит из преамбулы и статей (разделов). В преамбуле указываются юридические наименования сторон договора (соглашения), а также их представителей, уполномоченных на заключение договора (соглашения), с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), занимаемой должности и документа, подтверждающего их полномочия в подписании договора (соглашения) (устав, положение, доверенность и т.д.). Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами, могут иметь самостоятельные заголовки.

Ряд вопросов договора (соглашения) может быть вынесен в приложения. В договоре (соглашении) делается оговорка, что все приложения являются неотъемлемой частью договора (соглашения).

Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса (в случае его отличия от юридического адреса), номера телефонов и факсов, адреса электронной почты (при наличии), банковские реквизиты (в случае если договор (соглашение) содержит условия о денежных обязательствах сторон) и подписи.

Реквизит "Подписи сторон" отделяется двумя строками непечатаемых символов от предыдущего реквизита. Подпись состоит из полного наименования должности лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подписи сторон, как правило, располагаются на одном уровне (по горизонтали). В случае если формат страницы документа не позволяет расположить подписи на одном уровне, подписи располагают одну под другой в той последовательности, в которой стороны договора (соглашения) указаны в преамбуле.

5.2.5. Договор (соглашение), заключаемый от имени Администрации города, скрепляется оттиском печати с воспроизведением герба муниципального образования.

5.2.6. В случае если договор (соглашение) содержит служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся предмета договора (соглашения), его исполнения и полученных результатов, подготовка проекта договора (соглашения) осуществляется в порядке, определенном Инструкцией ДСП.

5.3. Порядок подготовки проектов договоров (соглашений)

5.3.1. Правом вносить проекты договоров (соглашений) на рассмотрение Главе Администрации города обладают руководители структурных подразделений Администрации города (далее - авторы проектов).

5.3.2. Проекты договоров (соглашений) могут поступать Главе Администрации города или в Администрацию города в качестве оферты от контрагентов.

В таком случае проект договора (соглашения) направляется руководителю структурного подразделения Администрации города по принадлежности предмета договора для выработки заключения и внесения проекта договора (соглашения). Согласование поступившего от контрагента договора (соглашения) осуществляется в установленном настоящей Инструкцией порядке.

5.3.3. Подготовка проекта договора (соглашения) к подписанию, проверка деловой репутации и финансовой надежности контрагента, получение необходимых согласований производятся автором проекта.

5.3.4. К проекту договора (соглашения) в обязательном порядке прилагается пояснительная записка, подписанная автором проекта. Пояснительная записка должна содержать в себе обоснование заключения предлагаемого проекта договора (соглашения), оценку финансово-экономических и других последствий заключения договора (соглашения).

5.3.5. К проекту договора (соглашения), основанием для заключения которого послужили другие документы, не входящие в состав документального фонда Администрации города, прилагаются копии этих документов.

5.3.6. Автор проекта несет персональную ответственность за качество, достоверность и законность подготавливаемых документов.

5.4. Порядок согласования проектов договоров (соглашений)

5.4.1. Порядок согласования проектов договоров (соглашений) аналогичен порядку согласования проектов правовых актов, изложенному в разделе IV настоящей Инструкции.

Согласование проекта договора (соглашения) с органами, общественными организациями и организациями, не являющимися участниками ССЭД, в случае если исполнение условий договора (соглашения) входит в их компетенцию, осуществляется автором проекта посредством направления в их адрес проекта договора (соглашения) с сопроводительным письмом или иным согласованным с получателем способом.

Согласование действительно в течение трех месяцев. Периоды проведения внешнего согласования с контрагентом или иными органами, общественными объединениями и организациями в этот срок не входят. В случае необходимости продления срока действия согласования автор проекта договора (соглашения) обращается к участнику согласования с просьбой подтвердить согласование.

Автор проекта несет персональную ответственность за соблюдение сроков согласования проекта договора (соглашения).

5.5. Порядок подписания, регистрации и рассылки договоров (соглашений)

5.5.1. Согласованный проект договора для подписания Главой Администрации города направляется в управление делами Администрации в электронном виде средствами СЭДД путем направления сопроводительного письма.

5.5.2. Подписанный договор (соглашение) регистрируется управлением делами Администрации города в базе данных "Договоры" СЭДД.

5.5.3. В случаях, когда договоры (соглашения) от имени Администрации города заключены (подписаны) без соблюдения процедуры, установленной настоящей Инструкцией, такие договоры (соглашения) в последующем подлежат обязательному одобрению. Решения об одобрении договоров (соглашений) принимаются в форме его согласования.

5.5.4. После подписания и регистрации договор (соглашение) скрепляется оттиском печати с воспроизведением герба муниципального образования и выдается юридической службой Администрации города автору для дальнейшего подписания другой стороной - контрагентом.

5.5.5. Рассылка копий заключенного договора (соглашения) (подписанного всеми сторонами) контрагентам осуществляется автором проекта договора (соглашения).

5.5.6. Если исполнение договора (соглашения) связано с поступлением денежных средств в городской бюджет и (или) расходованием средств городского бюджета, копия заключенного договора (соглашения) направляется в департамент финансов Администрации города для осуществления контроля за соблюдением условий договора (соглашения) в части финансирования и связанных с ним обязательств.

5.5.7. Подлинники договоров хранятся в управлении делами Администрации города вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки.

5.6. Претензионная работа

5.6.1. В случае неисполнения условий договора (соглашения), в результате которого нанесен или может быть нанесен имущественный и иной вред (ущерб) интересам Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города направляют в установленном порядке информацию Главе Администрации города.

В случае обращения Администрации города в суд с исковыми требованиями, а также в случае предъявления исковых требований к Администрации города интересы Администрации города защищает его представитель на основании доверенности, оформленной в установленном настоящей Инструкцией порядке.

5.6.2. Претензионная работа ведется в соответствии с Порядком осуществления претензионно-исковой работы и представления интересов Администрации города в судах, утвержденным постановлением Администрации города.

5.6.3. Исковые заявления от имени Администрации города в суд подписываются Главой Администрации города или лицом, временно исполняющим обязанности Главы Администрации города. Исковое заявление в обязательном порядке визируется заместителем Главы Администрации города, координирующим соответствующее направление и сферу деятельности Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Главы Администрации города.

5.6.4. Для участия в судебном разбирательстве привлекаются сотрудники автора проекта. При необходимости и по согласованию с заместителем Главы Администрации города, управляющим делами для участия в деле могут привлекаться сотрудники юридической службы (отдела) управления делами Администрации города.

VI. Подготовка и оформление отдельных видов документов

6.1. Протокол заседания (совещания)

6.1.1. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, проводимых Главой Администрации города и заместителями Главы Администрации города, заседаниях коллегиальных органов, созданных при Администрации города.

6.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

6.1.3. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то ведение звукозаписи, оформление стенограммы и подготовка протокола этого заседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции ДСП.

6.1.4. Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протоколов совещаний (заседаний), проводимых Главой Администрации и заместителями Главы Администрации города, возлагается на специалистов структурных подразделений Администрации города, на которых возложена подготовка совещания (заседания).

Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов, созданных при Администрации города, - на ответственных секретарей соответствующих коллегиальных органов.

6.1.5. Протоколы печатаются на общем бланке (при наличии) или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют реквизиты, указанные в приложении N 6 к настоящей Инструкции.

Наименование вида документа "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку насыщенным шрифтом N 14 и выравнивается по центру.

Вид или наименование заседания (совещания) располагается по центру, печатается насыщенным шрифтом, отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками.

Место проведения совещания (заседания) указывается при оформлении протоколов совещания (заседания) в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается по центру через две пустые строки после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него линией.

Датой протокола является дата заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола). Дата оформляется в словесно-цифровой форме и печатается через две пустые строки ниже предыдущего реквизита.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждому виду протоколов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов участников заседания (совещания).

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших лиц и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Список участвующих в заседании (совещании) в пределах географического, иерархического или иного видового обобщения ранжируется в алфавитном порядке. Если количество присутствующих превышает 15 человек, вводная часть протокола содержит ссылку на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

     Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их следования, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с использованием предлога "О" ("Об"), печатаются с абзацным отступом размером шрифта N 14 и нумеруются арабскими цифрами.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих вопросам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (решилИ)". Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, решилИ пишутся прописными буквами шрифтом насыщенного начертания, каждое - с начала абзаца, после них ставится двоеточие. Каждый раздел отделяется друг от друга одной пустой строкой.

В протоколе используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании); при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

6.1.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

6.1.7. К протоколу прилагаются тексты проектов решений, список присутствующих на заседании (совещании), при необходимости стенограмма или аудиозапись, а также переданные председателю (председательствующему) письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слово ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

6.1.8. При краткой форме протокола фиксируются только принятые решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, присутствовавших лиц и (при необходимости) наименования должностей.

В основной части краткого протокола центровано располагается нумерованное римской цифрой наименование вопроса, которое начинается с предлога "О" ("Об"), печатается размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

6.1.9. Регистрация протоколов совещаний, проводимых Главой Администрации города, заместителями Главы Администрации города, за исключением заседаний коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых в соответствии с утвержденными положениями о них возложено на структурные подразделения Администрации города, осуществляется службой делопроизводства.

Регистрация протоколов заседаний коллегиальных органов осуществляется структурными подразделениями, на которые в соответствии с утвержденными положениями возложено обеспечение их деятельности, или являющимися местом работы секретаря данного коллегиального органа.

Регистрация протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в базе данных ОРД. Уникальный полный порядковый номер протокола формируется автоматически средствами СЭДД на основании вида протокола и используемого индекса номенклатуры дел. На оригинале документа допускается указывать только его порядковый номер.

6.1.10. Протоколы заседаний (совещаний) включаются в номенклатуру дел по месту регистрации и хранятся в течение установленного ею срока хранения.

6.1.11. После регистрации осуществляется рассылка копий или выписок из протоколов лицам, принявшим участие в заседании (совещании), внесшим вопросы на его рассмотрение, указанным в качестве исполнителей в решениях.

Возможно направление дополнительных экземпляров по листу рассылки, утвержденному председателем (председательствующим) или уполномоченным им должностным лицом.

Форма рассылки (на бумажном носителе или в электронном виде) и полнота направляемого документа (протокол или выписка) в случае отсутствия указаний председателя (председательствующего) или секретаря определяется службой делопроизводства, за исключением заседаний коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых в соответствии с утвержденными положениями о них возложено на структурные подразделения Администрации города, с учетом наличия в документе сведений ограниченного доступа, роли получателя в документируемом мероприятии и его коммуникационных возможностей. Ознакомительная рассылка участникам СЭДД осуществляется в электронном виде, направление на исполнение в сторонние организации - в копиях (выписках) на бумажном носителе.

6.1.12. Оттиск печати ставится на копии, выписке из протокола для удостоверения ее соответствия подлиннику. Копии, выписки из протоколов допускается заверять печатью Администрации города, структурных подразделений Администрации города или коллегиальных органов, утвержденных правовыми актами Администрации города, на которых возложены обязанности по подготовке и оформлению протоколов.

6.1.13. Подготовка проектов муниципальных правовых актов муниципального образования город Салехард во исполнение решений, принятых на заседаниях (совещаниях), проводимых Главой Администрации города, заместителей Главы Администрации города, возлагается на должностных лиц, указанных в протоколе.

6.1.14. Контроль за исполнением решений, принятых на заседаниях (совещаниях), проводимых Главой Администрации города, заместителями Главы Администрации города, возлагается на службу делопроизводства.

Контроль за исполнением решений, принятых на заседаниях (совещаниях) коллегиальных органов, возлагается на ответственных секретарей соответствующих коллегиальных органов.

6.2. Доверенность

6.2.1. Проект доверенности от имени Администрации города на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации, автономного округа и муниципальными правовыми актами, в двух экземплярах, и сопроводительное письмо на имя заместителя Главы Администрации города, управляющего делами о необходимости ее выдачи готовятся заинтересованным лицом, руководителем структурного подразделения Администрации города (далее - автор проекта доверенности). К проекту доверенности, основанием для выдачи которой послужили другие документы, прилагаются копии этих документов.

Проект доверенности от имени Администрации города может быть подготовлен специалистами юридической службы управления делами. В этом случае заинтересованное лицо (структурное подразделение Администрации города) направляет на имя Главы Администрации города или заместителя Главы Администрации города, управляющего делами служебную записку о необходимости выдачи такой доверенности. В служебной записке указывается фамилия, имя, отчество лица (далее - получатель доверенности), на чье имя должна быть оформлена доверенность от имени Администрации города, должность, делегируемые полномочия. К служебной записке также прилагается копия второй и третьей страниц паспорта получателя доверенности.

6.2.2. По итогам правовой экспертизы, являющейся основной процедурой в процессе согласования, при отсутствии замечаний, соответствии доверенности действующему законодательству и правилам юридической техники руководитель юридической службы управления делами согласовывает проект доверенности путем визирования. Подпись согласования ставится на одном экземпляре доверенности в левом нижнем углу листа, на котором предусмотрен реквизит подписи Главы Администрации города либо лица, его замещающего. После согласования проекта доверенности он направляется на подпись Главе Администрации города или иному уполномоченному лицу.

6.2.3. Доверенность оформляется на общем бланке Администрации города с воспроизведением герба муниципального образования в черно-белом варианте.

Доверенности выдаются на срок до трех лет (с момента подписания до окончания текущего календарного года), если иное не оговорено в тексте самой доверенности.

6.2.4. Доверенности от имени Администрации города подписываются Главой Администрации города либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом муниципального образования, другими должностными лицами.

6.2.5. Подписанная Главой Администрации города или иным уполномоченным должностным лицом доверенность заверяется печатью с воспроизведением герба муниципального образования.

6.2.6. При регистрации доверенности в журнале регистрации доверенностей указывается лицо, которому выдается доверенность, дата выдачи, номер и срок ее действия.

Один экземпляр оформленной и подписанной доверенности передается лично лицу, указанному в доверенности, под роспись в журнале регистрации доверенностей.

6.2.7. Второй экземпляр оформленной доверенности хранится в юридической службе управления делами Администрации города.

Лицо, получившее доверенность, обязано вернуть ее в юридическую службу Администрации города при наступлении обстоятельств, влекущих невозможность ее использования, в частности, при истечении срока доверенности, изменении должности (увольнении) и др.

6.3. Поручения Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города

6.3.1. В случае необходимости изложения более подробных, развернутых указаний по исполнению документа или нескольких документов, объединенных одной или близкими целями, подготавливается поручение. Поручения заместителей Главы Администрации города принимаются по вопросам, отнесенным к компетенции заместителя Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между заместителя Главы Администрации города, и содержат указания по исполнению только в отношении координируемых структурных подразделений Администрации города.

Подготовка проекта поручения возлагается на специалистов соответствующего структурного подразделения Администрации города.

6.3.2. Поручение не является правовым актом и не может быть использовано в случаях необходимости правового регулирования решаемого вопроса. Поручением не утверждаются составы постоянно действующих коллегиальных органов и положения о них, а также не устанавливаются расходные обязательства муниципального образования.

6.3.3. Оформление и подготовка проекта поручения соответствует правилам, установленным для оформления и подготовки проектов правовых актов Администрации города. Преамбула (при наличии) завершается словом "поручаю", набранным на одной строке насыщенным шрифтом вразрядку. После него ставится двоеточие.

6.3.4. Порядок и сроки согласования проекта поручения соответствуют правилам, установленным для согласования проектов правовых актов.

Проекты поручений Главы Администрации города в обязательном порядке согласовываются с заместителями Главы Администрации города, в отношении которых проекты поручений содержат предписания.

Согласование проекта поручения осуществляется аналогично согласованию проекта правового акта Администрации города.

Проведение правовой экспертизы поручений Главы Администрации города осуществляется управлением делами Администрации города.

6.3.5. Поручения Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города оформляются на бланках с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард в черно-белом варианте.

Оформление на бланке и регистрация поручения Главы Администрации города и заместителя Главы Администрации города возлагается на службу делопроизводства. Регистрация осуществляется в базе данных ОРД.

6.3.6. Направление исполнителям копий поручения Главы Администрации города и заместителя Главы Администрации города осуществляется средствами СЭДД и РМСЭД по списку рассылки, подготовленному его исполнителем. В случае отсутствия такового направление осуществляется только автору проекта.

6.3.7. Внесение изменений в ранее принятые поручения или признание их утратившими силу осуществляется путем принятия нового поручения.

VII. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена

информацией в деятельности Администрации города, структурных

подразделений Администрации города и должностных лиц.

Виды служебной переписки различаются в зависимости от автора и адресата документа.

7.1. Деловое (служебное) письмо

7.1.1. Деловое (служебное) письмо (далее - письмо) - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату вне Администрации города, структурных подразделений Администрации города и муниципальных учреждений города Салехарда.

7.1.2. Объем текста письма не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объема она оформляется приложением к сопроводительному письму.

7.1.3. Проекты писем, адресованных полномочному представителю Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, главному федеральному инспектору по Ямало-Ненецкому автономному округу, Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа, его заместителям, Председателю Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа оформляется на бланках писем Администрации города с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард в многоцветном варианте шрифтом N 14. Заголовок при наличии печатается шрифтом N 12 и выравнивается по левому полю. Наиболее длинная строка реквизита "Адресат" выравнивается соответственно по правому полю, остальные строки реквизита центруются относительно нее (приложение N 7 к настоящей Инструкции).

7.1.4. За подписью Главы Администрации города или лица, временно исполняющего его обязанности, письма направляются на имя:

- полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе;

- главного федерального инспектора по Ямало-Ненецкому автономному округу;

- Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа;

- Председателя Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа;

- прокурора Ямало-Ненецкого автономного округа;

- прокурора города Салехарда;

- Председателя суда Ямало-Ненецкого автономного округа;

- руководителя органа местного самоуправления.

7.1.5. За подписью Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города по направлениям курируемой ими деятельности направляются письма, адресованные заместителям Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, Председателю Городской Думы города Салехарда, председателю Салехардского городского суда, руководителям территориальных органов федеральных органов государственной федеральных органов государственной власти по Ямало-Ненецкому автономному округу или муниципальному образованию город Салехард, руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа.

7.1.6. Руководители структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица, при исполнении документов Администрации города могут по направлениям курируемой ими деятельности подписывать и направлять корреспонденцию на имя контролирующего заместителя Главы Администрации города, ответные письма на запросы, поступившие на их имя или в адрес возглавляемого ими структурного подразделения, вне зависимости от корреспондента, а также на имя руководителя исполнительного органа власти Ямало-Ненецкого автономного округа по вопросам исполнения переданных полномочий субъекта Российской Федерации муниципальному образованию, направления на регулярной основе статистической и иной отчетности.

7.1.7. Регистрация документов, указанных в пунктах 7.1.4 - 7.1.5 настоящей Инструкции, осуществляется службой делопроизводства.

После подписания и регистрации второй экземпляр документа, приложения (при наличии) и лист рассылки (при наличии) помещаются в дело.

7.2. Внутренние письма

7.2.1. Документационное взаимодействие между должностными лицами Администрации города, должностными лицами муниципальных учреждений города Салехарда осуществляется с использованием внутренней переписки.

7.2.2. Оформление внутренних писем на бумажном носителе не требуется, за исключением внутренних писем, направляемых на имя Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города.

7.2.3. В письмах единого содержания наименование адресатов указывается в обобщенном виде, индивидуальные обращения не указываются. Оригинал письма подготавливается в единственном экземпляре, который после подписания и регистрации оформляется в дело. Направление писем осуществляется средствами СЭДД.

7.2.4. Регистрация внутренних писем осуществляется в базе данных "Внутренние документы".

7.3. Служебные записки

7.3.1. В целях информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами используются служебные записки.

7.3.2. Оформление служебных записок на бумажном носителе не допускается, за исключением служебных записок на имя Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города.

7.3.3. Регистрация служебных записок осуществляется в базе данных "Внутренние документы".

При стабильном наличии данного вида документов в деятельности структурного подразделения они вносятся в раздел номенклатуры дел данного структурного подразделения, их регистрация осуществляется уполномоченными сотрудниками структурного подразделения, являющегося автором.

VIII. Организация документооборота

8.1. Общие принципы работы с документами

8.1.1. Прием проектов документов на оформление, регистрацию и корреспонденции на отправку осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.00 и с 14.00 до 16.00. В предпраздничные дни - до 15.00.

Документы, поступившие после 16.00 (в предпраздничные дни - после 15.00), оформляются, регистрируются и поступают в обработку на следующий рабочий день.

8.1.2. Документы, поступившие на имя или отправляемые от имени Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города, вне зависимости от вида и способа доставки, принимаются, обрабатываются и регистрируются с использованием СЭДД в централизованном порядке службой делопроизводства.

Подготовка проектов и регистрация документов коллегиального органа возлагается на секретаря соответствующего коллегиального органа, ответственного за его документационное обеспечение, который также осуществляет и контроль за исполнением документов коллегиального органа, если в них не указано иное.

Внутренние документы подготавливаются и регистрируются по месту регистрации, определяемому по автору документа, принимаются и обрабатываются по месту, определяемому адресатом документа.

8.1.3. Регистрация с использованием СЭДД личных и коллективных писем, устных обращений граждан, а также направленных со специализированных страниц официальных сайтов, адресованных на имя Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города, а также карточек личного приема и всех документов по их рассмотрению и исполнению осуществляется уполномоченным основным структурным подразделением управления делами Администрации города, ответственным за работу с обращениями граждан.

Обращения граждан, направленные в адрес структурного подразделения Администрации города, на имя его руководителя или полученные в результате личного приема, и все документы по их рассмотрению и исполнению регистрируются в этом структурном подразделении Администрации.

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, автономного округа и муниципальными правовыми актами о работе с обращениями граждан.

Личные обращения, заявления сотрудников к представителю нанимателя, а также запросы лиц, ранее осуществлявших служебную (трудовую) деятельность в Администрации города или структурном подразделении Администрации города, обладающем правами юридического лица, на предоставление архивных справок, обращениями граждан не являются.

8.1.4. Прием телеграмм, адресованных на имя Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города, а также отправка телеграмм указанных должностных лиц производится специалистами службы делопроизводства.

Прием и отправка телеграмм структурного подразделения Администрации города осуществляется делопроизводителем этого структурного подразделения.

8.1.5. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города на номер факсимильного аппарата, указанного в реквизитах соответствующих бланков, возлагается на специалистов службы делопроизводства.

Факсимильные сообщения на имя руководителей структурных подразделений Администрации города обрабатываются делопроизводителями этих структурных подразделений.

Обработка сообщений факсимильной связи производится в установленном для поступающей корреспонденции порядке. В РКК документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.

Прием/передача факсимильных сообщений от/на участников РМСЭД не осуществляется.

8.1.6. Обслуживание официального почтового ящика электронной почты Администрации города осуществляется специалистами службы делопроизводства с использованием специализированного модуля СЭДД; официального почтового ящика электронной почты структурного подразделения Администрации города - делопроизводителями этих структурных подразделений.

Адреса официальных почтовых и именных служебных ящиков электронной почты создаются в едином почтовом домене муниципального образования город Салехард (slh.yanao.ru).

Документы, поступившие в электронном виде, могут быть перенесены на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном настоящей Инструкцией порядке с приложением, при возможности и необходимости, исходных электронных материалов. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения.

8.1.7. Регистрационный номер формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с Порядком регистрации.

8.1.8. Документы на бумажном носителе, не отнесенные к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронного образа документа в состав реквизитов РКК.

8.2. Организация работы с поступившими документами

8.2.1. При приеме и первичной обработке поступивших документов осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.

В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

8.2.2. Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату.

При повреждении конверта, несоответствии вложений, отсутствии оговоренных в документе приложений либо наличии ошибочно направленных документов составляется в двух экземплярах акт, утверждаемый руководителем службы делопроизводства. Первый экземпляр приобщается к поступившему документу, а второй направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов. В последнем случае конверт сохраняется до полного исполнения документа.

8.2.3. Документы с наличием грифа ограничения доступа к документу обрабатываются с учетом положений Инструкции ДСП. Если документ содержит информацию ограниченного доступа и автор документа не указал гриф ограничения доступа к документу, специалисты службы делопроизводства вправе присвоить документу такой гриф.

8.2.4. Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или в случае невозможности пересылки адресату возвращаются отправителю с приложением составленного акта и сопроводительного письма о невозможности доставки адресату в течение 3 рабочих дней с даты получения документа.

8.2.5. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;

- дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;

- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;

- пакеты с пометкой "лично";

- анонимные документы;

- сообщения электронной почты из массовых рассылок (спам).

8.2.6. При предварительном рассмотрении документов осуществляется определение места и необходимости регистрации, индекса отнесенного дела по номенклатуре дел, определяется возможность направления по подведомственности в соответствии с распределением обязанностей и необходимость осуществления контроля исполнения рассматриваемого документа. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

8.2.7. Поступившие документы, подлежащие регистрации вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируются в день обработки:

- письма, в т.ч. сопроводительные, - в базе данных "Входящие документы";

- правовые акты, поручения, протоколы (без сопроводительных писем) - в базе данных ОРД, с указанием вида документа и сохранением его исходного номера;

- соглашения, договоры, муниципальные контракты - в базе данных "Договоры".

8.2.8. Письма, поступившие от участников РМСЭД, при наличии в проекте РКК электронного образа документа и полного комплекта приложений (при наличии) в электронном виде подлежат регистрации, в противном случае осуществляется отказ в регистрации с указанием его причины.

Проверка СЭДД на предмет поступления документов на предварительную обработку осуществляется не реже двух раз в день.

В случае последующего поступления оригинала производится замена на подлинник документа.

8.2.9. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) проставляется оттиск регистрационного штампа с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления оттиска штампа в указанном месте он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.

Дополнительно к оттиску штампа на документ может быть нанесен штрихкод, содержащий указанные реквизиты.

8.2.10. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение Главе Администрации города и заместителям Главы Администрации города в соответствии с утвержденным распределением обязанностей с учетом вида, автора и содержания документа.

8.2.11. Повторные запросы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса направляются автору/исполнителю последнего. Документы по исполнению резолюций Главы Администрации города за подписью указанных в резолюции ответственных исполнителей направляются головному (ответственному) исполнителю по данному документу вне зависимости от первоначального адресования.

8.2.12. Документы с указанием обязательности исполнения и сроками исполнения до 5 рабочих дней могут быть направлены средствами СЭДД потенциальным исполнителям до получения резолюции уполномоченного должностного лица. Последовательность указания исполнителей в этом случае не указывает на иерархию исполнения. Резолюция в данном случае определяет приоритетность, и исполнение осуществляется в соответствии с указанием лица, выдавшего резолюцию.

8.2.13. Оригиналы документов постоянного хранения передаются на рассмотрение и принимаются после рассмотрения через делопроизводителей не реже двух раз в день (до обеденного перерыва и после), а в случае документов срочного исполнения - незамедлительно.

8.2.14. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более 3 рабочих дней. Делопроизводители обязаны принять меры по обеспечению сроков рассмотрения, предварительному определению состава исполнителей и порядка исполнения документа.

8.2.15. В случае ошибочного направления, отсутствия у исполнителя требуемых полномочий, планируемого или внепланового длительного отсутствия самого исполнителя или по иным другим причинам, делающим исполнение данного документа в указанные сроки данным исполнителем невозможным, документ должен быть возвращен в срок, не превышающий 24 часов с момента получения, с приведением обоснованной аргументации.

8.2.16. После подписания резолюции на бумажном носителе осуществляется внесение в РКК ее актуальных статуса, текста, реквизитов и снятие признака проекта. В случае подписания в электронном виде резолюции к документу постоянного хранения делопроизводитель осуществляет ее оформление на бланке и заверение.

Исполнители посредством СЭДД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним.

В случае указания исполнителей, не являющихся участниками СЭДД, копии документов и резолюций на бумажном носителе или в электронном виде направляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с отправляемыми документами.

8.2.17. Подлинник документа и оригинал резолюции в обязательном порядке возвращаются в службу делопроизводства, где и осуществляется их текущее хранение с последующей передачей в установленном настоящей

Инструкцией порядке на архивное хранение.

8.3. Организация работы с отправляемыми документами

8.3.1. Проекты служебных писем передаются на подпись Главе Администрации города или заместителям Главы Администрации города через службу делопроизводства.

Специалисты службы делопроизводства проверяют правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

8.3.2. Исполнитель проекта письма представляет проект письма на бумажном носителе (при необходимости) с визами согласования уполномоченных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов. В базе данных "Исходящие документы" исполнитель проекта письма создает проект РКК с приложением текста письма и всех приложений (при наличии) в формате исходных файлов.

К проектам ответов дополнительно прилагается копия исходного запроса. В проекте РКК таких документов устанавливается связь с РКК исходного запроса.

При направлении письма в несколько адресов исполнителем проекта прилагается завизированный им лист рассылки, а также перечень адресатов в электронном виде по форме согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции, который также размещается в проекте РКК документа.

8.3.3. Документы, прошедшие регистрацию, направляются на отправку или возвращаются исполнителю для ее самостоятельной организации.

Отправка документов за подписью Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города осуществляется специалистами службы делопроизводства.

Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до 3 рабочих дней обрабатываются незамедлительно.

8.3.4. Документы, отправляемые средствами почтовой связи, подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

8.3.5. На заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

8.3.6. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

8.3.7. Отправка копий документов средствами факсимильной связи или по электронной почте осуществляется исполнителями самостоятельно.

8.4. Организация работы с внутренними документами

8.4.1. Документы, направляемые заместителями Главы Администрации города, руководителями структурных подразделений Администрации города Главе Администрации города, заместителям Главы Администрации города или в структурные подразделения Администрации города и получаемые от них, являются внутренней перепиской, регистрируются с использованием СЭДД в базе данных "Внутренние документы" (ВнД) и направляются адресату.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

8.4.2. При получении внутреннего документа его повторная регистрация не осуществляется.

8.4.3. Внутренние документы, за исключением направляемых на имя Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города, а также содержащих информацию ограниченного доступа, направляются только средствами СЭДД в электронном виде.

IX. Особенности работы с электронными документами

9.1. Сообщение электронной почты

9.1.1. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов и других материалов в электронном виде средствами электронной почты.

Отправка осуществляется с адресов электронной почты в адресном пространстве единого почтового домена (slh.yanao.ru).

Передача информации, отнесенной в соответствии с законодательством к информации ограниченного доступа, в том числе персональной, по публичным каналам связи запрещена.

9.1.2. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты.

9.1.3. Адрес электронной почты.

Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке федерального органа государственной власти, органа государственной власти автономного округа, органа местного самоуправления, общественного объединения, организации или должностного лица, сообщенных в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.

По возможности получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

Не допускается указание в одном отправлении более пяти получателей, кроме случаев рассылки, имеющей постоянный характер или определенной муниципальными правовыми актами.

9.1.4. Тема письма.

Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание. При направлении средствами электронной почты копий зарегистрированных документов дополнительно указываются реквизиты (регистрационный номер и дата) исходного запроса и ответа на него.

Не допускается написание темы на языке, отличном от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.

9.1.5. Текст письма.

Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.

В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные номера телефонов, почтовый адрес.

9.1.6. Приложение.

В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов, подготовленные в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

9.1.7. Сообщения электронной почты, направляемые во исполнение документов, поступивших на имя Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города, подлежат обязательной регистрации в СЭДД. В этом случае направление информации осуществляется на адреса электронной почты, указанные автором.

9.2. Электронные копии документов

9.2.1. Под электронной копией документа понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (подпись, дата, виза и т.д.).

9.2.2. Электронная копия может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др. как в составе одного файла, так и разнесенные по отдельным файлам разного формата.

Текст сохраняется в текстовых файлах (проекты) или в защищенном от изменений виде формата PDF (подписанные документы).

Табличные данные могут сохраняться как в текстовых файлах, так и в файлах формата, совместимого с форматом электронных таблиц Microsoft Excel.

Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG, BMP или TIFF.

По согласованию с получателем электронной копии возможно использование иных форматов передаваемых файлов.

9.2.3. Передача электронных копий осуществляется как на сменных носителях (флеш-накопители, оптические диски и др.), так и средствами электронной почты или СЭДД. Обеспечение соответствия оригиналу, гарантии получения и возможности идентичного воспроизведения электронной копии получателем возлагается на отправителя.

Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символы ", "/", ":", "*", "?", "<", ">", "|" и кавычки.

Передаваемые файлы должны пройти антивирусную обработку. В случае обнаружения получателем факта заражения файлы подлежат уничтожению.

В случае наличия в файле выполняемого программного кода (макросы), необходимого для выполнения действий, предусмотренных автором, получатель должен быть об этом извещен. Ответственность за последствия действия этого кода возлагается на отправителя.

При значительных объемах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов как по отдельности, так и в составе пакета в форматах RAR, ZIP или совместимом с ними.

9.2.4. Юридическая значимость электронной копии определяется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы применения электронной подписи.

9.2.5. Иные правила передачи информации в электронном виде могут определяться отдельными законами, нормативными правовыми актами автономного округа, муниципальными правовыми актами.

X. Организация работы с документами в Администрации города

10.1. Работа исполнителей с документами

10.1.1. Организация работы с документами в Администрации города осуществляется в соответствии с видом и содержанием документа, распределением обязанностей между заместителями Главы Администрации города, утвержденными полномочиями структурных подразделений Администрации города, а также на основании поручений и резолюций вышестоящего должностного лица.

10.1.2. Доведение документов, в том числе средствами СЭДД, до исполнителей осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

10.1.3. Заместитель Главы Администрации города или руководитель структурного подразделения Администрации города, указанный в документе (поручении, резолюции) в единственном числе, или указанное в поручении первым, или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным (ответственным) исполнителем документа (поручения, резолюции), организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за исполнение. В РКК документа головной (ответственный) исполнитель отмечается символом ">".

В случае упоминания в документе (поручении, резолюции) нескольких исполнителей с различными указаниями по исполнению головным (ответственным) исполнителем является лицо, подписавшее документ (поручение, резолюцию) или указанное особо.

10.1.4. Исполнители, не определенные в качестве головного (ответственного) исполнителя, являются соисполнителями.

10.1.5. Изменение головного (ответственного) исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

- по правовым актам - путем внесения изменений в исходный правовой акт;

- по поручениям, зафиксированным документами (протоколами, решениями, самостоятельными документами), - путем внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции вышестоящего должностного лица;

- по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица, - на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности.

Информация об указанных изменениях направляется как должностным лицам, ранее указанным в качестве исполнителей, так и вновь вмененным должностным лицам. РКК документа приводится в актуальное состояние соответствующими делопроизводителями.

10.1.6. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного (ответственного) исполнителя с проектами требуемых документов представляются должностному лицу, давшему поручение, заинтересованным должностным лицом в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

10.1.7. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, данные должностные лица обеспечивают его исполнение в пределах компетенции. При этом головной (ответственный) исполнитель представляет должностному лицу, давшему поручение, дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

10.1.8. Головной исполнитель определяет меры по исполнению документа (поручения, резолюции), утверждает, при необходимости, план мероприятий по его реализации и осуществляет общую координацию действий по исполнению.

Реализация мер по исполнению должна обеспечить исчерпывающее и своевременное исполнение документа (поручения, резолюции) в соответствии с его текстом и указаниями по его исполнению.

Разрабатываемый при необходимости план мероприятий должен предусматривать порядок текущего контроля, периодичность проверок, в том числе и с выездом на место, заслушивание информации о ходе выполнения, определять сроки и форму представления информации о выполнении документа.

10.1.9. Головной исполнитель и соисполнители определяют непосредственных исполнителей. Сроки исполнения, установленные для исполнителей, должны предшествовать срокам, установленным для соисполнителя.

При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение в оперативном порядке, для чего согласовывает предложения соисполнителей в рабочем порядке, используя для этого согласительные мероприятия.

10.1.10. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие

сроки:

- установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

"незамедлительно" - в течение 1 дня;

"весьма срочно" - в течение 2 дней;

"срочно" - в 3-дневный срок;

"оперативно" - в 10-дневный срок;

- с указанием периода исполнения (например, в течение одного месяца) - последний день истечения указанного периода.

Если срок исполнения в документе не указан, он подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания, а для поступивших - с даты его регистрации до соответствующего (аналогичного) числа следующего месяца (включительно), а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего числа (включительно) этого месяца, если иное не предусмотрено настоящим пунктом.

Если в документе срок исполнения определен "постоянно", информация об исполнении такого документа направляется автору ежегодно до 20 января.

Если срок исполнения документа установлен "ежемесячно", "ежеквартально", "один раз в полугодие", "ежегодно" и не определена дата исполнения документа, с которой начинает исчисляться ежемесячный, ежеквартальный, полугодовой, годовой срок, - до 20 числа месяца, следующего за отчетным месяцем, кварталом, полугодием, годом.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения документов исчисляются календарными днями. Срок, определенный календарной датой, истекает при наступлении указанной календарной даты (в день ее наступления).

Течение срока, установленного для исполнения документа, начинается на следующий день после: по правовым актам - даты вступления их в законную силу, по иным документам - даты их подписания (для внутренних) или регистрации (для поступивших).

Поручения (резолюции) по организации исполнения документов с установленными сроками должны содержать указания со сроками исполнения, предшествующими указанным в документе вышестоящего должностного лица.

10.1.11. Поручения (резолюции) по организации исполнения документов с установленными сроками должны содержать указания со сроками исполнения, предшествующими указанным в документе вышестоящего должностного лица.

Течение срока, установленного для рассмотрения документа, начинается на следующий день после даты поступления (регистрации) документа в Администрацию города.

10.1.12. Соисполнители осуществляют свод или визирование информации, поступившей от непосредственных исполнителей, и в установленные сроки направляют ее головному исполнителю. Документы, направленные

соисполнителями непосредственно должностному лицу, давшему поручение, минуя головного исполнителя, в принудительном порядке, вне зависимости от первоначального адресования, направляются головному исполнителю.

Информация о положении дел с исполнением документов, об изменении сроков и исполнителей, о дополнительных запросах и промежуточных ответах, об исполнении и снятии с контроля документов своевременно вводится в СЭДД посредством заполнения необходимых полей РКК.

10.1.13. Соисполнители и непосредственные исполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.

10.1.14. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение трех дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет должностному лицу, давшему поручение, объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых в отношении виновных в неисполнении поручения сотрудников.

10.2. Контроль за исполнением документов в Администрации города

10.2.1. Контроль за исполнением документов в Администрации города устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения ответственности должностных лиц Администрации города за безусловное и своевременное исполнение документов.

10.2.2. Централизованный контроль за исполнением документов в Администрации города осуществляет служба делопроизводства.

10.2.3. Контроль за исполнением осуществляется по документам, содержащим указания необходимости и/или сроки исполнения:

- указов и распоряжений Президента Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, в которых имеются поручения органам местного самоуправления субъектов Российской Федерации, а также протоколов совещаний (заседаний) по их исполнению;

- постановлений и распоряжений Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа;

- решений заседаний/совещаний, проводимых Губернатором Ямало-Ненецкого автономного округа, оформленных соответствующими протоколами;

- поручений Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа;

- договоров (соглашений), заключаемых от имени Главы Администрации города;

- постановлений и распоряжений Администрации города;

- планов основных мероприятий Администрации города;

- деловых (служебных) писем, поступивших на имя Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города;

- резолюций Главы Администрации города, заместителей Главы Администрации города на служебную корреспонденцию, поступившую на имя Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города;

- обращений граждан, направленных на имя Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города;

- других документов, целесообразность постановки на контроль которых определяет Глава Администрации города или лицо, исполняющее его обязанности, и заместитель Главы Администрации города, управляющий делами.

10.2.4. Контроль за исполнением документов включает в себя постановку документов на контроль, заполнение соответствующих реквизитов в РКК СЭДД документа, своевременное направление документов, копий (выписок) исполнителям, проверку хода исполнения, учет и обобщение результатов исполнения, информирование Главы Администрации города и заместителя

Главы Администрации города, управляющего делами об исполнении документов, о результатах исполнения или о причинах неисполнения.

10.2.5. В целях реализации функции опережающего контроля головному исполнителю, соисполнителям или исполнителям не позднее чем за 10 дней до истечения срока исполнения, а для документов со сроком исполнения менее 30 дней - по истечении 2/3 срока исполнения, направляется напоминание о необходимости представления информации об исполнении документа. Напоминание формируется средствами СЭДД с внесением соответствующей записи в РКК контролируемого документа и не подразумевает ответного документа.

В случае непредставления в срок информации об исполнении запрос информации об исполнении за подписью заместителя Главы Администрации города, управляющего делами направляется на имя головного исполнителя или на имя курирующего заместителя Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей.

Ответственность за качество, полноту и своевременность внесения в СЭДД информации о ходе исполнения возлагается на исполнителей.

10.2.6. Изменение даты исполнения документа осуществляется:

- по правовым актам - путем внесения изменений в исходный правовой акт;

- по поручениям, зафиксированным документами Главы Администрации города (протоколами, решениями, самостоятельными документами), - путем внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции Главы Администрации города к нему;

- по запросам с указанием обязательности и сроков исполнения - по согласованию с автором/исполнителем запроса;

- по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица, - на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности, или по результатам представленных мотивированных просьб о продлении срока исполнения.

Информация об изменении срока исполнения должна быть отражена в СЭДД.

10.2.7. Проекты ответов на документы с контрольными сроками исполнения представляются с визами головного исполнителя и соисполнителей, указанных в поручении, с приложением копии контролируемого документа-запроса.

10.2.8. От имени Администрации города направляется единый ответ. Не допускается самостоятельное направление исполнителями несогласованных ответов. Документ в этом случае считается неисполненным.

10.2.9. Документы снимаются с контроля управлением делами Администрации города, по представлению руководителя структурного подразделения управления делами Администрации города, уполномоченного на осуществление контроля, который осуществляет действия по обеспечению своевременного представления исполнителями отчетов о проделанной работе, обобщает поступающую информацию и ежедневно информирует заместителя Главы Администрации города, управляющего делами о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Администрации города.

10.2.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения исполнителями всех пунктов поручения, запросов и сообщения результатов заинтересованным, контролирующим лицам или другого документированного подтверждения исполнения. В РКК СЭДД документа устанавливается отметка об исполнении документа с указанием даты. По исполнению резолюции, поставленной на контроль, в РКК СЭДД необходимо проставить отметку "Полностью исполнено".

Если представленная информация не содержит необходимых сведений или не позволяет сделать вывод о полном исполнении контрольного документа, она возвращается исполнителю на доработку. Снятие с контроля в этом случае не происходит.

Информация, представленная с нарушением сроков, должна содержать объяснение о причине задержки.

10.2.11. В случае неисполнения контрольного документа или его отдельных пунктов (положений) в определенные поручением сроки, в информации должны быть указаны причины неисполнения, предложения о продлении сроков исполнения и ответственности исполнителей, по вине которых документ не был исполнен в срок.

При неисполнении и отсутствии аргументированных объяснений причин неисполнения и принимаемых мер заместитель Главы Администрации города, управляющий делами рассматривает вопрос о целесообразности проведения контрольной проверки хода выполнения данного контрольного документа.

XI. Изготовление, учет и хранение печатей и бланков документов

11.1. Изготовление печатей и бланков документов

11.1.1. Бланки с воспроизведением герба муниципального образования в многоцветном варианте являются бланками, подлежащими учету (далее - нумерованные бланки).

11.1.2. Изготовление нумерованных бланков осуществляется полиграфическими предприятиями.

Изготовление бланков документов с воспроизведением герба муниципального образования в одноцветном варианте осуществляется средствами оперативной полиграфии, компьютерной или копировально-множительной техники в монохромном исполнении.

11.1.3. В целях учета нумерованных бланков производится их нумерация. Уникальный порядковый номер проставляется на оборотной стороне в верхнем левом углу.

11.1.4. При направлении заявки на изготовление партии бланков типографского изготовления указываются наименование вида бланка, количество бланков и порядковый номер первого бланка в партии (для бланков строгой отчетности). К заявке прилагается эскиз или образец бланка. В последнем случае образец должен быть приведен в состояние, исключающее его использование по прямому назначению (например, диагональная надпись на лицевой стороне "Образец").

При получении партии бланков типографского изготовления осуществляется проверка ее соответствия заявке (количество, нумерация) и проверка бланков - на соответствие эскизу или образцу. В случае несоответствия всей партии осуществляется ее возврат. Отдельные бракованные экземпляры отбираются на уничтожение.

11.1.5. Эскизы печатей Администрации города с воспроизведением герба муниципального образования (далее - печати) разрабатываются с использованием изображения герба муниципального образования в одноцветном варианте.

11.1.6. Печати изготавливаются в соответствии с требованиями государственного стандарта (ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования"). Печати для проставления оттиска на служебных удостоверениях изготавливаются диаметром не менее 20 мм и не более 25 мм.

Использование герба муниципального образования на печатях и штампах иных форм и содержания не допускается.

11.1.7. Оттиски печатей Администрации города с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард проставляются в специальном журнале учета печатей по форме согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции, ведение которого осуществляется муниципальным казенным учреждением "Производственно-техническое управление".

11.2. Учет печатей и бланков документов

11.2.1. Нумерованные бланки и печати подлежат обязательному учету и хранению. Печати не могут передаваться иным юридическим или физическим лицам.

11.2.2. Лица, ответственные за использование и хранение нумерованных бланков и печатей, назначаются распоряжением Администрации города. Ознакомление назначенных ответственных должностных лиц с распоряжением осуществляется под личную подпись.

11.2.3. Ответственными лицами ведется журнал учета нумерованных бланков в соответствии с общей формой согласно приложению N 9 к настоящей Инструкции (далее - журнал).

Листы журнала нумеруются, журнал прошивается, скрепляется оттиском печати и заверяется ответственным лицом.

Журнал в обязательном порядке включается в номенклатуру дел Администрации города.

11.2.4. При уходе в ежегодный отпуск или увольнении лицо, ответственное за использование и хранение нумерованных бланков, передает их другому ответственному лицу, о чем делается соответствующая отметка в журнале. Передача печатей осуществляется по акту, утверждаемому заместителем Главы Администрации города, управляющим делами.

В случае отсутствия другого ответственного лица передача нумерованных бланков и печатей осуществляется заместителю Главы Администрации города, управляющему делами, который передает их в дальнейшем вновь назначенному ответственному лицу.

Журналы могут вестись в электронном виде с использованием офисного или специализированного программного обеспечения, в том числе функционального модуля СЭДД "БСО".

11.3. Хранение печатей и бланков документов

11.3.1. Нумерованные бланки и печати должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц, в запираемых шкафах или сейфах.

11.3.2. Проверка наличия, порядка использования и условий хранения нумерованных бланков и печатей проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением Администрации города, либо постоянно действующей экспертной комиссией Администрации города в случае наличия данных полномочий в положении о ней.

11.3.3. При обнаружении нарушений при работе с нумерованными бланками и печатями проводится служебная проверка, результаты которой оформляются актом, который доводится до сведения Главы Администрации города и может служить основанием для привлечения виновных к дисциплинарной и иной предусмотренной действующим законодательством ответственности.

В случае утраты нумерованных бланков или печатей акт служебной проверки служит основанием для списания утраченных носителей. В последнем случае в средствах массовой информации автономного округа в срок до 5 рабочих дней публикуется объявление о признании недействительными утраченных бланков и печатей.

11.4. Уничтожение печатей и бланков документов

11.4.1. Уничтожение бракованных, утративших свое значение или пришедших в негодность нумерованных бланков и печатей производится постоянно действующей экспертной комиссией в случае наличия данных полномочий в положении о ней или комиссией, создаваемой распоряжением Администрации города (далее - комиссия).

Нумерованные бланки, использованные для оформления документов ограниченного доступа и пришедшие в негодность, передаются на уничтожение

только в части, содержащей сведения о виде бланка и его номере.

11.4.2. Уничтожение нумерованных бланков и печатей производится:

- печатей - путем их отделения от основания, разрезания не менее чем на четыре части и последующим сжиганием (измельчением);

- бланков строгой отчетности - путем измельчения (сжигания).

11.4.3. В случае реорганизации, ликвидации, изменения наименования Администрации города все бланки и печати подлежат уничтожению ликвидационной комиссией по акту в день внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности Администрации города.

11.4.4. При изменении отдельных реквизитов (адрес, ИНН, ОКПО и др.), отображаемых на бланках и печатях, уничтожению подлежат только бланки и печати, содержащие измененные реквизиты.

11.4.5. Комиссия составляет акт об уничтожении нумерованных бланков согласно приложению N 10) к настоящей Инструкции и клише печати согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции, который подписывается членами комиссии и утверждается заместителем Главы Администрации города, управляющим делами. Акт подшивается в дело согласно утвержденной номенклатуре дел Администрации города.

Оснастки печатей (штампов) списываются в порядке, установленном для осуществления материального учета.

В журнале делается отметка об уничтожении нумерованных бланков с указанием реквизитов акта.

XII. Документальный фонд Администрации города

12.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

12.1.1. Основой формирования документального фонда Администрации города является номенклатура дел Администрации города.

12.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность Администрации города и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в результате деятельности Администрации города.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела и документы с грифом ограниченного доступа к документу и т.д.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Названиями разделов номенклатуры дел Администрации города являются наименования структурных подразделений Администрации города.

12.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации города разрабатывается службой делопроизводства на основе (своде) номенклатур дел структурных подразделений Администрации города, подписывается начальником службы делопроизводства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела (далее - ЭПК) и утверждается заместителем Г лавы Администрации города, управляющим делами.

12.1.5. Согласование с ЭПК номенклатуры дел проводится не реже одного раза в пять лет, если не было структурных изменений в Администрации города.

12.1.6. Сводная номенклатура дел ежегодно, до 1 декабря текущего года, уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

После утверждения сводной номенклатуры дел распоряжением Администрации города в структурных подразделениях назначаются ответственные делопроизводители, осуществляющие ведение соответствующих ее разделов.

Обязанности по ведению делопроизводства с перечнем разделов и заголовков дел включаются в должностную инструкцию работника.

Ответственным делопроизводителям направляются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

12.1.7. Сводная номенклатура дел готовится в четырех экземплярах:

- первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дела;

- второй используется в службе делопроизводства в качестве рабочего экземпляра;

- третий применяется в архиве Администрации города;

- четвертый - в архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города.

12.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом (приложение N 12 к настоящей Инструкции):

12.1.8.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка и, при необходимости, подзаголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

12-05, где:

12 - обозначение раздела,

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделов и одинаковые индексы для однородных подразделов в пределах разных индексов. Для переходящих дел индекс сохраняется.

12.1.8.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.) - номинальный признак, является обязательным;

- наименование автора документа - авторский признак, является необязательным;

- наименование адресата документа - корреспондентский признак, является необязательным;

- краткое содержание документов дела - предметно-вопросный признак, является необязательным;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, - географический признак, является необязательным;

- дата (период), к которой относятся документы дела, - хронологический признак, является необязательным.

Как минимум один из необязательных признаков должен присутствовать в наименовании заголовка дела и располагаться после номинального признака. Возможна комбинация из произвольного числа необязательных признаков в указанной последовательности. Изменение порядка расположения необязательных реквизитов допускается только для обеспечения логической последовательности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы (справки, доклады, информация, переписка и др.) по основным вопросам деятельности Администрации города.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с муниципальными организациями по основным вопросам деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении сотрудников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Городской Думой города Салехарда по основным вопросам деятельности.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами местного самоуправления муниципальных образований в автономном округе по основным вопросам деятельности.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с органами власти Ямало-Ненецкого автономного округа по основным вопросам деятельности.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы финансовых мероприятий.

Квартальные отчеты о работе.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

12.1.8.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

12.1.8.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК срок хранения.

12.1.8.5. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2012 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

12.1.9. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел текущего года в конец соответствующего раздела. При подготовке номенклатуры дел на следующий год систематизация (порядок дел) в номенклатуре сохраняется. Систематизация в номенклатуре дел пересматривается при направлении на рассмотрение ЭПК.

12.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

12.2. Формирование дел и их текущее хранение

12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.2.2. Формирование дел в Администрации города и их текущее хранение осуществляется в структурных подразделениях. Распоряжением Администрации города назначается ответственный за архив Администрации города.

Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть переданы исполнителями ответственным делопроизводителям для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный делопроизводитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется специалистами службы делопроизводства.

12.2.3. При формировании дел соблюдаются следующие правила:

- в дела помещаются только исполненные, правильно и полностью оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

- все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело);

- приложения помещают вместе с основными документами;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- ксерокопии факсимильных сообщений, телефонограммы помещаются на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том 1", "Том 2" и т.д.

12.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в

хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

12.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

12.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

12.2.7. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

12.2.8. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению нормативных правовых актов Российской Федерации или автономного округа, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы формируются и подшиваются в дело переписки за текущий год для дальнейшей передачи на постоянное хранение.

12.2.9. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

12.2.10. Протоколы, постановления, распоряжения, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы коллегий, комиссий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, комиссии; документы к заседаниям коллегии. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

12.2.11. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.

12.2.12. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

12.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан и документы по их рассмотрению группируются отдельно.

12.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, докумен-тответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

12.2.15. Ответственные делопроизводители отвечают за сохранность документов и формирование их в дела и обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

12.2.16. Дела размещают в служебных кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

12.2.17. Дела документального фонда Администрации города, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене ответственного

делопроизводителя.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, информация о результатах которого доводится до заместителя Главы Администрации города, управляющего делами с определением степени дисциплинарной ответственности лица, виновного в утрате.

12.2.18. Представление подлинников документов на ознакомление или во временное пользование сотрудникам Администрации города производится на основании мотивированного письменного запроса за подписью начальника структурного подразделения на имя начальника службы делопроизводства.

Выданный документ замещается в деле его заверенной копией и картой заместителем, утвержденной руководителем службы делопроизводства. В последней указывается дата выдачи, полное наименование должности, инициалы и фамилия, собственноручная подпись лица, получившего документ во временное (до одного месяца) пользование.

12.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

12.3.1. Организация архивного хранения документов.

12.3.1.1. Документы Администрации города являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард (далее - муниципальный архив).

12.3.1.2. Для хранения указанных документов и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на муниципальное хранение Администрация города организует формирование архива Администрации города.

В архив Администрации города передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 2 года после их завершения в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Администрации города, как правило, не подлежат. Они хранятся у ответственных делопроизводителей в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Передача дел в архив Администрации города осуществляется в порядке и в сроки, определяемые распоряжением Администрации города.

12.3.1.3. В период подготовки дел к передаче в архив Администрации города принимающим специалистом службы делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные делопроизводители обязаны устранить.

12.3.1.4. Прием каждого дела производится в присутствии ответственного делопроизводителя. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, принимающего дела в архив Администрации города, и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Администрации города передаются регистрационные картотеки на документы и (или) базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, конвертированные (преобразованные) в структурированный вид текстового формата. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются ответственными делопроизводителями с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Администрации города (ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу несет подразделение, передающее документы).

12.3.1.5. Дела постоянного хранения через 5 лет передаются на постоянное хранение в муниципальный архив в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Законом автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе".

Дела по личному составу находятся в архиве Администрации города в течение 75 лет, созданные после 01 января 2003 года - 50 лет.

12.3.1.6. Подготовка документов и дел к передаче в архив Администрации города и на уничтожение предусматривает проведение комплекса работ, включая:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел и подготовку к передаче в архив Администрации города;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

12.3.2. Экспертиза ценности документов.

12.3.2.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов Администрации города проводится на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

12.3.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче в архив Администрации города создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается постановлением Администрации города. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с уполномоченным исполнительным органом государственной власти автономного округа в области архивного дела.

Состав ЭК утверждается постановлением Администрации города.

12.3.2.3. ЭК является совещательным органом, ее решения утверждаются заместителем Главы Администрации города, управляющим делами. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

12.3.2.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации города непосредственно ответственными делопроизводителями совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства.

12.3.2.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации города; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему оперативному хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

12.3.2.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

12.3.2.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

12.3.3. Оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение.

12.3.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами службы делопроизводства и структурных подразделений Администрации города, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

12.3.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 13 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

12.3.3.3. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной настоящей Инструкцией форме (приложение N 14 к настоящей Инструкции). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке (титульном листе) дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления (фондообразователя) и структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

- наименование органа местного самоуправления: "Администрация муниципального образования город Салехард". В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, фондообразователь был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Администрации города;

- заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, распоряжений, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов, составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

- дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

12.3.3.4. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

12.3.3.5. Количество пронумерованных в деле листов проставляется в листе-заверителе дела.

12.3.3.6. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

12.3.3.7. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

12.3.3.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формат A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в муниципальный архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

12.3.3.9. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

12.3.3.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 15 к настоящей Инструкции).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной настоящей Инструкцией форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной настоящей Инструкцией форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

12.3.3.11. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 3 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном настоящей Инструкцией порядке.

12.3.3.12. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на муниципальное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

12.3.3.13. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

12.3.4. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

12.3.4.1. В Администрации города описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством муниципального архива. По этим описям документы сдаются в муниципальный архив.

12.3.4.2. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 16 к настоящей Инструкции); дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование органа, который вел дела и закончил их делопроизводством. В случаях когда орган в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

12.3.4.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных настоящей Инструкцией правил формирования и оформления дел они устраняются.

12.3.4.4. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

12.3.4.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела и всех остальных однородных дел;

- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи наименования всех томов пишутся полностью.

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

12.3.4.6. Опись дел Администрации города подписывается начальником службы делопроизводства и составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК, ЭПК и утверждается заместителем Главы Администрации города, управляющим делами.

12.3.4.7. Опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются в муниципальный архив, четвертый остается в качестве контрольного экземпляра.

Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах, два из которых передаются в муниципальный архив, третий остается в качестве контрольного экземпляра.

12.3.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

12.3.5.1. По результатом отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 17 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2008 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2012 года).

12.3.5.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на все дела (при этом дела по каждому разделу номенклатуры дел составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты утверждаются заместителем Главы Администрации города, управляющим делами только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.

12.3.5.3. Ответственным делопроизводителям запрещается самостоятельно уничтожать дела и документы по истечении срока хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении их к уничтожению сдаются на утилизацию (уничтожение). Перед сдачей документы упаковываются и увязываются в связки. На основании представленных ответственными делопроизводителями актов о выделении дел к уничтожению составляется сводный акт, в котором указываются дата передачи, количество включенных в акт дел. Сводный акт подписывается руководителем подразделения делопроизводства, утверждается руководителем органа.

Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем специалиста подразделения делопроизводства, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных или иных нужд.

12.3.5.4. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

- уничтожение должно всегда быть санкционированным;

- документы, связанные с судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожаются по истечении указанных судебных разбирательств;

- уничтожение документов должно проводиться в порядке, обеспечивающем конфиденциальность содержащейся в них информации;

- все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

     абзац, абзацы - абз.                переулок - пер.

     бульвар - бул.                      площадь - пл.

     век, века - в., вв. (при цифрах)    погонный метр - пог. м.

     глава, главы - гл.                  подпункт, подпункты - пп.

     год, годы - г., гг. (при цифрах)    поселок - пос.

город, города - г., гг. (не              почтовый ящик - п/я

указывается для городов федерального     проезд - пр.

значения: Москва, Санкт-Петербург)       проспект - просп.

     господин, господа, госпожа - г-н,   пункт, пункты - п., п.п.

гг., г-жа                                район - р-н

     господину - г-ну                    река - р.

     гражданин, граждане - гр-н, гр-не   сего года - с.г.

     гражданка, гражданки - гр-ка, гр-   секунда - с.

ки                                       село - с.

     грамм - г.                          сельское хозяйство - с.х.

     деревня - дер.                      сельскохозяйственный - с.-х.

     железная дорога - ж.д.              смотри - см.

     железнодорожный - ж.-д.             станция - ст.

     заведующий - зав.                   статьи - ст. ст. (при цифрах)

     заместитель - зам.                  статья - ст. (при цифрах)

     и другие - и др.                    страница, страницы - с. (при

цифрах)

     и прочие - и пр.                    строка, строки - стр.

     и так далее - и т.д.                сутки - сут.

     и тому подобное - и т.п.            текущий год - т.г.

     издание - изд.                      то есть - т.е.

     исполняющий обязанности - и.о.      том, тома - т., тт. (при цифрах)

(И.о.)                                   тысяча, тысячи - тыс.

     километр - км.                      улица - ул.

     лист, листы - л., лл.               фамилия, имя, отчество - Ф.И.О.

     метр - м.                           час - ч.

     метр в секунду - м/с                части - ч.ч.

     микрорайон - мкр.                   часть - ч.

     миллиард, миллиарды - млрд.         штука - шт.

     миллион, миллионы - млн.            экземпляр - экз.

     минута - мин.

     область - обл.

     озеро - оз.

      Перечень общепринятых или официально установленных сокращений

Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                       Список рассылки документа

Наименование адресата (в дательном падеже)	Ф.И.О. (в дательном падеже)	Обращение
Начальнику департамента финансов Администрации города Салехарда	И.И. Иванову	Иван Иванович!
Начальнику управления имущественных отношений Администрации города Салехарда	В.В. Васильеву	Василий Васильевич!
Начальнику управления общей политики Администрации города Салехарда	П.П. Петрову	Петр Петрович!
Начальнику департамента городского хозяйства Администрации города Салехарда	С.С. Сидорову	Степан Степанович!

                  Форма представления перечня адресатов

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                            ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта

_________________________________________________________________________

               (вид и наименование правового акта)

Автор проекта ___________________________________________________________

                  (наименование должности и Ф.И.О. автора проекта)

Исполнитель _____________________________________________________________

               (наименование должности и Ф.И.О. исполнителя проекта,

                 контактный телефон, адрес электронной почты СЭДД)

N п/п	Ф.И.О. Заместителя Главы Администрации города	Замечания	Дата, подпись
1.
2.
N п/п	Ф.И.О., должность лица, согласующего проект	Замечания	Дата, подпись
1.
2.
3.
N п/п	Ф.И.О., должность лица, осуществляющего внутреннюю (служебную) экспертизу проекта	Результат	Дата, подпись
	Юрист/начальник юридической службы структурного подразделения Администрации города, ответственный за проведение внутренней (служебной) экспертизы

Рассылка документа

Автор проекта                                  __________________________

                                                     подпись, дата

Исполнитель проекта                            __________________________

                                                     подпись, дата

                   Образец листа согласования общей формы

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                                 +----------+

                                 |   Герб   |

                                 |  города  |

                                 | Салехарда|

                                 |          |

                                 |          |

                                 +----------+

                                  Администрация

                  муниципального образования город Салехард

                                  ПОСТАНОВЛЕНИЕ 

                                 (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

                                  |

                                   2 строки.

___________________________________                          N __________

     |

      2 строки.

                 Об утверждении Инструкции по делопроизводству

                  в Администрации муниципального образования

                                 город Салехард

     |

      2 строки.

     В      целях    совершенствования    и    повышения    эффективности

документационного  обеспечения  Администрация  муниципального образования

город Салехард Постановляет:

     1. Утвердить    прилагаемую     Инструкцию  по  делопроизводству   в

 Администрации   муниципального  образования   город  Салехард   (далее -

Инструкция).

     2. Руководителям  структурных подразделений Администрации города при

подготовке,  обработке,  использовании,  исполнении и хранении документов

Администрации города обеспечить строгое соблюдение Инструкции.

     4.  Контроль  за  исполнением  настоящего постановления возложить на

заместителя Главы Администрации города, управляющего делами П.И. Макогон.

     |

      3 строки.

Глава  Администрации города                                И.Л. Кононенко

     |                                                         |

от левой границы

последний символ на правой границе

               Образец оформления проекта правового акта

Приложение N 4-1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                                 +----------+

                                 |   Герб   |

                                 |  города  |

                                 | Салехарда|

                                 |          |

                                 |          |

                                 +----------+

                 Глава муниципального образования город Салехард

                                  ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                                  (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

                                  |

                                   2 строки.

___________________________________                          N __________

                |

                 2 строки.

                Об утверждении Инструкции по делопроизводству

                 в Администрации муниципального образования

                                 город Салехард

                |

                 2 строки.

     В    целях    совершенствования     и     повышения    эффективности

документационного обеспечения постановляю:

                |

                 2 строки.

     1. Утвердить   прилагаемую   Инструкцию   по    делопроизводству   в

Администрации   муниципального  образования   город   Салехард   (далее -

Инструкция).

     2. Руководителям структурных подразделений Администрации  города при

подготовке, обработке, использовании,  исполнении и  хранении  документов

Администрации города обеспечить строгое соблюдение Инструкции.

     4. Контроль за исполнением  настоящего  постановления  возложить  на

заместителя Главы Администрации города, управляющего делами.

                |

                 2 строки.

                                                                   Ф.И.О.

                                                                   |

последний символ на правой границе

                                Образец оформления проекта правового акта

Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

N п/п	Действующая редакция		Предлагаемая редакция		Обоснование внесения изменения
	структурная единица правового акта	текст структурной единицы	структурная единица правового акта	текст структурной единицы

       Примерная форма оформления сравнительного анализа изменений,

                          вносимых в правовой акт

Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                               П Р О Т О К О Л

                                     |

                                  2 строки

                                     |

                          совещания (заседания) ...

_________________________________________________________________________

                                    |

                                 2 строки

                                    |

________________ 20__ г.                                          N _____

                                    |

                                 2 строки

                                    |

Председатель: И.О. Фамилия

                                | 1 строка

                                |

Секретарь: И.О. Фамилия

Присутствовали: 25 человек, список прилагается

                                    |

                                 2 строки

                                    |

                  ПОВЕСТКА СОВЕЩАНИЯ (ЗАСЕДАНИЯ):

     1. Тема   (доклада,   отчёта,   сообщения),   докладчик   (должность

полностью, фамилия, инициалы).

     2. Тема   (доклада,   отчёта,   сообщения),   докладчик   (должность

полностью, фамилия, инициалы).

                                | 1 строка

                                |

     СЛУШАЛИ:

     Докладчик  (фамилия,   инициалы) -  текст   доклада  приводится  или

прилагается.

                                | 1 строка

                                |

     ВЫСТУПИЛИ:

     Выступающий (фамилия, инициалы)  - краткая запись выступления.

                                | 1 строка

                                |

     РЕШИЛИ:

     (текст принятого решения)

                                | 1 строка

                                |

     Голосовали: за -

                 против -

                 воздержались -

или

     Решение принято единогласно.

                                 |

                              3 строки

                                 |

Председатель            личная подпись                       И.О. Фамилия

                                 |

                             3 строки

                                 |

Секретарь               личная подпись                       И.О. Фамилия

                    Образец оформления полного протокола

Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                              Администрация

               муниципального образования город Салехард

_________________________________________________________________________

   Ул. Свердлова, д. 48, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ,

      629007 Тел. (34922) 2-54-57, 2-55-26, факс (34922) 2-55-26,

      E-mail: adm@salekhard.org ОКПО 01699769, ОГРН 1028900508592,

                       ИНН/КПП 8901003315/890101001

___________________ N  ________             Заместителю Губернатора

                                            Ямало-Ненецкого автономного

На N ______________ от ________             округа, руководителю аппарата

                                            Губернатора Ямало-Ненецкого

                                            автономного округа

                                            Н.В. Фиголь

                                  |

                               3 строки

                                  |

                     Уважаемая Наталия Валериевна!

                                  |

                               3 строки

                                  |

     Направляем  информацию о  ходе  реализации  мер  по  противодействию

коррупции в муниципальном образовании город Салехард по итогам 2017 года.

                                 | 1 строка

                                 |

     Приложение: на 3 л. в 1 экз.

                                  |

                               3 строки

                                  |

Глава Администрации города                                 И.Л. Кононенко

                                                                |

последняя строка на правой границе

                 Пример оформления проекта служебного письма

Приложение N 7-1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                              +----------+

                              |   Герб   |

                              |  города  |

                              | Салехарда|

                              |          |

                              |          |

                              +----------+

                                  Глава

             муниципального образования город Салехард

_________________________________________________________________________

Ул.  Свердлова,  д. 48,  г. Салехард,  Ямало-Ненецкий  автономный  округ,

   629007 Тел. (34922) 2-54-57, 2-55-26, факс (34922) 2-55-26, E-mail:

          adm@slh.yanao.ru ОКПО 01699769, ОГРН 1028900508592,

                        ИНН/КПП 8901003315/890101001

___________________ N  ________             Заместителю Губернатора

                                            Ямало-Ненецкого автономного

На N ______________ от ________             округа, руководителю аппарата

                                            Губернатора Ямало-Ненецкого

                                            автономного округа

                                            Ф.И.О.

                                  |

                               3 строки

                                  |

                      Уважаемая Наталия Валериевна!

                                  |

                               3 строки

                                  |

     Направляем  информацию  о ходе  реализации  мер  по  противодействию

коррупции в муниципальном образовании город Салехард по итогам 2017 года.

                                 | 1 строка

                                 |

     Приложение: на 3 л. в 1 экз.

                                  |

                               3 строки

                                  |

                                                  Ф.И.О.

                                                   |

                                                   |

		последняя строка на правой границе

                 Пример оформления проекта служебного письма".

Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

N п/п	Наименование органа местного самоуправления (Администрация муниципального образования город Салехард)	Оттиск печати с воспроизведением герба муниципального образования город Салехард	Дата проставления оттиска печати	Ф.И.О. ответственного за хранение печати, дата, номер распоряжения о назначении	Примечание
1	2	3	4	5	6

                                  Форма

                 журнала учета печатей Администрации

              муниципального образования город Салехард

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

N п/п	Наименование вида бланка	Порядковые номера бланков	Количеств о бланков	Дата выдачи	Ф.И.О. получившего	Подпись в получении	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

                                  Форма

       журнала учета бланков строгой отчетности с воспроизведением

              герба муниципального образования город Салехард

Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                                          УТВЕРЖДАЮ

                                          Заместитель Главы

                                          Администрации,

                                          управляющий делами

                                          ______________________ (Ф.И.О.)

                                          ______________________

                                                 (дата)

                                   АКТ N ______

       об уничтожении нумерованных бланков с воспроизведением герба

                муниципального образования город Салехард

г. Салехард                                       _______________________

                                                          (дата)

     Руководствуясь постановлением Администрации  города  Салехарда от 11

июля 2012 года N 353 "Об утверждении Порядка изготовления, использования,

хранения и уничтожения  бланков,  печатей и  иных  носителей  изображения

герба муниципального образования город Салехард,  комиссия,  утвержденная

Администрации города от ______________ 20___ года N _______ (наименование

распоряжения), в составе:

     1. Ф.И.О. - должность

     2. Ф.И.О. - должность

     ...

     n. Ф.И.О. - должность

отобрала   к   уничтожению   утратившие   свое  значение   (пришедшие   в

негодность)

нумерованные бланки с воспроизведением герба  муниципального  образования

город Салехард:

     1) (наименование  вида  нумерованного  бланка,  перечень  (диапазон)

номеров, количество экз.);

     2) (наименование  вида  нумерованного  бланка,  перечень  (диапазон)

номеров, количество экз.).

Уничтожение     нумерованных    бланков    с    воспроизведением    герба

муниципального образования города Салехард комиссия удостоверяет.

Председатель комиссии                      (подпись)         И.О. Фамилия

Члены комиссии:                            (подпись)         И.О. Фамилия

                                           (подпись)         И.О. Фамилия

                                  Образец

    акта об уничтожении нумерованных бланков с воспроизведением герба

                 муниципального образования город Салехард

Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                                       УТВЕРЖДАЮ

                                       Заместитель Главы

                                       Администрации,

                                       управляющий делами

                                       _________________________ (Ф.И.О.)

                                       _________________________

                                                (дата)

                                  АКТ N _____

              об уничтожении печати с воспроизведением герба

                 муниципального образования город Салехард

г. Салехард                                            __________________

                                                             (дата)

     Руководствуясь постановлением  Администрации города  Салехарда от 11

июля 2012 года N 353 "Об утверждении Порядка изготовления, использования,

хранения и уничтожения бланков,  печатей  и  иных  носителей  изображения

герба муниципального образования город Салехард,  комиссия,  утвержденная

Администрации города от _______________ 20___ года N ______ (наименование

распоряжения), в составе:

     1. Ф.И.О. - должность

     2. Ф.И.О. - должность

     ...

     n. Ф.И.О. - должность

отобрала  к  уничтожению  утратившую  практическое значение  (пришедшую в

негодность в результате эксплуатации)  печать  с  воспроизведением  герба

муниципального образования город Салехард:

Оттиск печати

     Комиссия удостоверяет уничтожение клише печати путем измельчения

(сожжения)/спиливания.

Председатель комиссии              (подпись)                 И.О. Фамилия

Члены комиссии:                    (подпись)                 И.О. Фамилия

                                   (подпись)                 И.О. Фамилия

        Образец акта об уничтожении клише печати с воспроизведением

            герба муниципального образования город Салехард

Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                  АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                               ГОРОД САЛЕХАРД

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                          УТВЕРЖДАЮ

                                          Заместитель Главы Администрации

На __________ год                         города, управляющий делами

                                          ______________ И.О. Фамилия

                                          ________________ 20__ г.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства                               Подпись       И.О. Фамилия

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива               Подпись       И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ___________ N ___

     Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________

году

     в  Администрации   муниципального    образования    город   Салехард

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства                      Подпись         И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица,

передавшего сведения                         Подпись         И.О. Фамилия

Дата

                          Форма номенклатуры дел

       Администрации муниципального образования город Салехард

Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                          ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____

     В деле подшито и пронумеровано _____________________________________

листов,                                     (цифрами и прописью)

с N _____________________________ по N ___________________________, в том

числе: литерные номера листов

___________________________________________;

пропущенные номера

________________________________________________________________ + листов

внутренней описи ________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительную надпись        Подпись     Расшифровка подписи

Дата

                        Форма листа-заверителя дела

Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

               АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                             ГОРОД САЛЕХАРД

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

              (наименование структурного подразделения)

                   Дело N ________________ Том N ______

                             (индекс)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                              (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                                  (дата)

                                                   На ____________ листах

                                                   Хранить ____________

   Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                            ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                   документов дела N _______________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ___________________________________________________________________

                               (цифрами и прописью)

документов.

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                Подпись       И.О. Фамилия

Дата

                   Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

                                         УТВЕРЖДАЮ

Фон N _____                              Заместитель Г лавы Администрации

                                         города, управляющий делами

ОПИСЬ N ____

дел постоянного хранения                 ________________ И.О. Фамилия

за _______ год                           _________________ 20 __ г.

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование раздела

     В данный раздел описи внесено ______________ дел с N ____ по N _____

                                 (цифрами и прописью)

Наименование должности

руководителя                          Подпись         Расшифровка подписи

службы делопроизводства

Наименование должности

составителя описи                     Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ____________ N ____

                   Форма описи дел постоянного хранения

Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования город Салехард

             Форма акта о выделении к уничтожению документов,

                           не подлежащих хранению

                 АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                              ГОРОД САЛЕХАРД

                                          УТВЕРЖДАЮ

АКТ                                       Заместитель Главы Администрации

                                          города, управляющий делами

___________ 20___ г. N ____

                                          _______________ И.О. Фамилия

г. Салехард                               ________________ 20__ г.

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

     На основании _______________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов с

                               указанием сроков их хранения)

отобраны к  уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Количество дел	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

     Итого ___________________________ дел за ___________________________

               (цифрами и прописью)

годы.

     Описи дел постоянного хранения за _____________________________ годы

утверждены,     а     по    личному     составу     согласованы   с   ЭПК

_________________________________________________________________________

                  (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ N _____________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                 Подпись                   Расшифровка

подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _______ N ___

Документы в количестве __________________________________________________

                                     (цифрами и прописью)

дел

уничтожены путём измельчения (сжигания).

Наименование должности лица,

уничтожившего документы                     Подпись   Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы

внесены.

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива,

внесшего изменения в учетные                Подпись   Расшифровка подписи

документы

Дата