Временная инструкция по делопроизводству в Комплексе социальной сферы (утв. Правительством Москвы 24 января 1997 г.)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый и обязательный для всех работников Комплекса социальной сферы (далее Комплекс) порядок ведения и организации делопроизводства.

1.2. Методическое обеспечение деятельности Комплекса в работе с документами, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства в подведомственных руководителю Комплекса комитетах и управлениях возлагается на Управление координации исполнения социальной политики (далее Управление), его Информационно-аналитический отдел (далее Отдел).

1.3. Требования работников Управления по вопросам организации и ведения делопроизводства, контроля исполнения документов, а также их оформления обязательны для всех должностных лиц Комплекса.

1.4. Работники Управления имеют право проверять состояние делопроизводства в структурных подразделениях, вносить предложения по совершенствованию этого участка работы.

Спорные вопросы решаются руководством Управления.

1.5. Персональную ответственность за организацию делопроизводства, сохранность, своевременную и качественную подготовку документов несут руководители комитетов и управлений Комплекса (далее структурных подразделений).

1.6. Руководители структурных подразделений определяют в своих коллективах ответственных за ведение делопроизводства, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство подразделения о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.7. Содержание поступающих и подготовленных в Комплексе документов не подлежат оглашению лицам, не имеющим к ним отношения.

Использование материалов Комплекса в открытой печати, на радио и телевидении допускается только по поручению или с согласия руководителя Комплекса.

1.8. Нарушения требований данной Инструкции влечет дисциплинарную ответственность должностных лиц Комплекса.

II. Организация делопроизводства

2.1. Общие правила оформления и учета документов, организации делопроизводства.

2.1.1. Документы оформляются на бланках утвержденного образца. Для ведения переписки между структурными подразделениями Комплекса применяются фирменные бланки и бланки для поручений. Использование ксерокопий бланков допускается только в случае нескольких адресатов.

2.1.2. Обязательными реквизитами любого документа являются: регистрационный номер, наименование организации, Ф.И.О. должностного лица - автора документа, название вида документа, заголовок к тексту, дата документа, индекс, текст, подпись.

2.2. Порядок приема, регистрации, предварительного рассмотрения входящих документов.

2.2.1. Вся корреспонденция, адресованная руководителю Комплекса, независимо от способа доставки (почтой, курьером, фельдсвязью и т.д.) направляется структурными подразделениями в канцелярию Управления делами Мэрии (комната N 103, ул. Тверская, 13). В случае поступления корреспонденции непосредственно в Отдел, данный документ направляется Отделом на регистрацию в Сектор служебной корреспонденции УД Мэрии.

В Отделе принимается и регистрируется корреспонденция, направленная структурными подразделениями только по срочным поручениям руководителя Комплекса или начальника Управления.

2.2.2. Корреспонденция, поступающая после окончания рабочего дня, в нерабочие и праздничные дни сдается дежурному по приемной руководителя Комплекса, регистрируется им в специальном журнале и передается не позднее 9.30 следующего дня в Отдел.

2.2.3. Документы с грифом "Секретно", "Для служебного пользования" направляются в 1-й отдел Мэрии.

2.2.6. При приеме корреспонденции в Отделе проверяется правильность адресования и целостность упаковок, наличие и комплектность документов и указанных в них приложений, а также реквизитов (подписи, печати и т.д.).

В случае обнаружения ошибок или недостачи отдельных материалов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

2.2.7. На всех документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа Сектором служебной корреспонденции УД Мэрии проставляется штамп установленного образца с указанием даты поступления документа и входящего номера.

Повторным служебным документам присваивается входящий номер, проставляются "к вх.N" и входящие номера предыдущих документов.

Повторными считаются не нашедшие разрешения документы, поступившие по одному и тому же вопросу из одной организации в течение года от даты первичной регистрации.

2.2.8. Резолюция или поручение руководителя Комплекса оформляется на отдельном бланке или на регистрационной карточке с указанием исполнителя и даты. Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

2.2.9. Отдельные документы могут иметь несколько резолюций (например, руководителя Комплекса, начальника Управления) соответственно этапам рассмотрения.

Начальник Управления имеет право по поручению руководителя Комплекса в своих резолюциях конкретизировать порядок выполнения и состав исполнителей поручения.

2.2.10. В случае, если руководителем Комплекса принято решение о взятии документа или материала на особый контроль, то в правом верхнем углу бланка или карточки проставляется знак "ОК".

2.2.11. Запрещается передавать в другие подразделения документы с резолюцией руководителя Комплекса без его согласия.

2.3. Порядок подготовки и оформления исходящих документов

2.3.1. Общим требованием, предъявляемым ко всем документам, подготовленным в Комплексе, является краткость и ясность изложения, тщательное редактирование текста.

2.3.2. До передачи документа на подпись руководителю Комплекса исполнитель обязан обеспечить правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу, его адресность и рассылку.

Как правило, документ предъявляется на подпись вместе с первичными материалами и поручениями, на основании которых он готовился.

2.3.3. Подготавливаемые к отправке проекты служебных писем за подписью руководителя Комплекса печатаются на бланках установленного образца.

2.3.4. При подготовке ответа (справки) соблюдаются следующие правила:

- ответ подписывается (визируется) руководителем, которому дано поручение в резолюции;

- если в резолюции дано указание подготовить проект ответа в вышестоящую организацию, то документ оформляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр оформляется на бланке Мэрии или Правительства Москвы. Если готовится ответ за подписью Мэра, Премьера, то руководитель. Комитета визирует второй экземпляр проекта ответа, третий - исполнитель.

В случае, если ответ дается за подписью руководителя Комплекса, Мэру, Премьеру, членам Правительства, то бланки не используются.

2.3.5. Исходящие документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем Комплекса или лицом, действующим по его поручению или лицами их замещающими.

2.3.6. При подготовке проекта ответа по поручению, в котором названы несколько исполнителей, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым или тот, кому дано поручение в резолюции.

На копии проекта ответа требуются визы всех исполнителей (или прилагаются их справки).

2.3.7. Исполненные служебные документы и письма, взятые на контроль, со всеми относящимися к ним материалами и оформленные ответы передаются в установленном порядке в УД Мэрии для соответствующей отметки в контрольной картотеке.

2.3.8. Окончательно исполненными считаются служебные документы и письма, по которым рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые решения и даны исчерпывающие ответы.

Документы не считаются исполненными, если в ответах сообщается лишь о предлагаемых мерах для решения поставленных в них вопросов.

2.3.9. Срок исполнения документов в структурных подразделениях по контрольным поручениям исчисляется от даты регистрации документа в УД Мэрии. При указании срока исполнения в днях отсчет ведется с даты подписания первичного поручения.

Если в резолюции не указан другой срок исполнения документов, то он не должен превышать 30 дней со дня их регистрации в УД Мэрии, за исключением вопросов предоставления жилья, предоставления и аренды земельных участков и нежилых помещений (срок 2 - месяца).

2.3.10. При невозможности исполнения поручения руководства по документу в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос об их продлении. Продлить срок может только то должностное лицо, которое его установило.

Продлить срок исполнения поручения установленного вышестоящей организацией, можно лишь по согласованию с ней.

2.3.11. Если документ взят на контроль, то снять его с контроля может только лицо, давшее поручение.

2.4. Порядок подготовки, оформления и выпуска распорядительных документов

2.4.1. Распорядительными документами являются:

- распоряжения Мэра;

- постановления Правительства Москвы;

- распоряжения Премьера;

- распоряжения Первого заместителя Премьера;

- поручения Вице-мэра, Первого зам. Премьера;

- решения совещаний у Вице-мэра, первого зам. Премьера Правительства Москвы с участием руководителей структурных подразделений.

Распорядительные документы готовятся, принимаются и издаются в соответствии с планами Правительства Москвы, решениями вышестоящих органов, поручениями Мэра и Премьера Правительства, а также по инициативе структурных подразделений Комплекса.

2.4.2. Прохождение распорядительных документов на этапах их подготовки и оформления осуществляется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.

2.4.3. Руководитель Комплекса издает распоряжения в соответствии с Регламентом Мэрии по вопросам социальной сферы, работы структурных подразделений, кадров, командировкам и т.п. Для решения срочных вопросов структурным подразделениям даются поручения, которые приравниваются к распорядительным документам.

2.4.4. Ответственность за подготовку распорядительных документов возлагается на руководителей структурных подразделений Комплекса.

2.4.5. При подготовке проектов распорядительных документов требуется соблюдение следующих правил:

- распорядительные документы оформляются на специальных бланках установленного образца:

- заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа, начинаться с предлога "о" или"об"...",

- текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной части. Если распоряжение, постановление издается на основании ранее принятых по этому вопросу документов, то в нем должно содержаться указание о признании их утратившими силу.

К проекту распоряжения (постановления), имеющему ссылки на решения вышестоящих органов, необходимо прилагать их копии;

- если к проекту распорядительного документа имеются приложения, то об этом указывается в тексте.

Приложения, подготовленные в подразделениях Комплекса должны содержать в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Каждый лист приложения визируется исполнителем.

2.4.6. Проекты распоряжений, постановлений, приказов должны быть завизированы ответственным исполнителем, руководителем структурного подразделения, в компетенции которых находится вопрос, вносимый на рассмотрение и согласованы Управлением. В случае, если в проекте распорядительного документа затрагиваются вопросы финансирования объекта или других финансовых услугах, проект в обязательном порядке до представления в Отдел согласовывается в Управлении бюджетного планирования горзаказа.

2.4.7. На оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения оформляются визы руководителей структурных подразделений Правительства Москвы, префектур, и других заинтересованных организаций, а также указывается кем внесен вопрос, кем представлен проект, фамилия исполнителя и его телефон (образец заполнения прилагается).

2.4.8. Замечания и дополнения, высказанные в ходе согласования, вносятся исполнителем в проект распорядительного документа, текст перепечатывается и к нему прилагается прежний вариант с визами.

В случае внесения в текст проекта изменений и дополнений, имеющих принципиальный характер и изменяющий суть документа проводится согласование нового варианта проекта.

В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение.

2.4.9. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования передаются исполнителем в Протокольный отдел Мэрии для передачи на подпись Мэру, Премьеру Правительства Москвы. На визу руководителю Комплекса документ представляется через Отдел.

Датой принятия указанных документов является дата их регистрации Протокольным отделом.

2.4.10. Приказы по кадровым вопросам готовят Управления Комплекса и Управление кадров и государственных служб.

2.4.11. Решения оперативных совещаний у руководителя Комплекса, в которых содержатся поручения подразделениям Комплекса или должностным лицам, направляются Отделом адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

2.4.12. В целях своевременной подготовки планов работы Комплекса Управления и Комитеты представляют в Отдел предложения: по недельным планам - в среду, по квартальным - до 25 числа последнего месяца предыдущего квартала.

2.5. Порядок выполнения поручений несколькими соисполнителями.

2.5.1. В случае, если поручение дано нескольким структурным подразделениям Комплекса и на одно из них возложена координация по выполнению, то другие подразделения направляют координатору материалы по своим вопросам для обобщения.

2.5.2. Соисполнители не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения направляют ответственному исполнителю справки для обобщения (за исключением случаев, когда общий срок исполнения не превышает 3 дня).

III. Организация контроля за исполнением документов

3.1. Учет, контроль, обобщение и своевременное представление информации о выполнении поручений обеспечивают Управление и Отдел.

Работниками Управления и Отдела осуществляется анализ изложенной в ответе информации, проверяется ее соответствие и полнота тому поручению, которое находится на контроле, анализируется: ход рассмотрения документа, содержание ответа (при необходимости дается поручение на его редактирование), наличие предыдущих поручений и ответов на них.

3.2. Ответы на контрольные поручения представляются в Отдел только в комплекте с предыдущей перепиской (делом) по данному вопросу.

3.3. Для продления срока исполнения контрольного поручения, поступившего из УД Мэрии, необходимо подготовить справку с обоснованием переноса срока и указанием причин невозможности выполнения поручения в полном объеме, а также предложить новый реальный срок исполнения. Справка адресуется тому руководителю Мэрии, который дал поручение, и подписывается руководителем Комплекса, начальником Управления или начальником Отдела.

3.4. По распорядительным документам, в которых отсутствуют конкретные сроки, информация о ходе исполнения представляется по запросу контрольного отдела УД Мэрии или Отдела.

Информация о ходе выполнения установленных в распорядительных документах заданий (поручений) представляется в УД Мэрии в течение 3-х дней после окончания даты исполнения.

IV. Порядок приема телефонограмм

4.1. При приеме телефонограмм текст аккуратно записывается, уточняется исходящий номер, фамилия и телефон лица, передавшего телефонограмму.

Записанный текст зачитывается, сообщаются свои фамилия и телефон. Текст принятой телефонограммы отпечатывается с указанием времени приема, регистрируется в установленном порядке как входящий документ и передается для доклада руководству подразделения.

Первый заместитель Премьера Правительства Москвы

В.П. Шанцев