Решение Коллегии Комитета здравоохранения г. Москвы от 22 марта 2001 г. (Протокол N 4-1) "О состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплины в управлении организации медицинской помощи"

Заслушав и обсудив доклад начальника управления организации медицинской помощи Хрупалова А.А. "О состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплины в управлении организации медицинской помощи", коллегия отмечает, что делопроизводство и исполнительская дисциплина находятся под постоянным контролем начальника управления, отделов и проводятся в соответствии с нормативными документами Правительства Москвы и Комитета здравоохранения.

Всего в управлении по штатному расписанию предусмотрена 21 должность, занято - 19, в т.ч.: 5 должностей руководящего состава, 8 - главных специалистов, 4 - ведущих специалиста и 2 специалиста 1-й категории. Остаются вакантными должность начальника отдела стационарной и специализированной помощи и должность специалиста 1-й категории.

В 2000 году документооборот в управлении составил 16 170 единиц, из которых: входящая служебная документация - 7274, обращения граждан - 8896. В среднем в день поступает 65 документов, что составляет 5 документов на одного исполнителя.

В 1999 году управлением рассмотрено 70,2% от общего количества письменных обращений граждан, на одного исполнителя приходилось более 500 писем граждан в год.

В 2000 году всего в управление поступило 8896 письменных обращений граждан, что составило 95,3% от общего количества обращений в Комитет здравоохранения (9335), в т.ч. в отдел амбулаторно-поликлинической помощи - 4061 (45,65%), отдел стационарной и специализированной помощи - 3521 (39,58%), отдел медицинской помощи детям и матерям - 1314 (14,77%).

На одного исполнителя в 2000 году пришлось в среднем 684,3 письменных обращений граждан, что значительно выше чем в 1999 году и свидетельствует об увеличении нагрузки на каждого исполнителя.

Особенно высока нагрузка по работе с письмами и заявлениями граждан в отделе амбулаторно-поликлинической помощи - 1015,25 и в отделе стационарной и специализированной помощи - 704. В отделе медицинской помощи детям и матерям в 2000 году на одного исполнителя пришлось 328,5 писем.

Из общего количества поступивших письменных обращений граждан выполнено в срок 6408 документов (72,03%), в т.ч. отделом амбулаторно-поликлинической помощи - 3245 (79,91%), отделом стационарной и специализированной помощи - 1947 (55,3%), отделом медицинской помощи детям и матерям - 1216 (92,54%).

В структуре причин письменных обращений граждан, направленных для рассмотрения в управление организации медицинской помощи в 2000 году, просьбы о госпитализации составили 55,72%, жалобы на неудовлетворительное оказание медицинской помощи - 13,24%, вопросы лекарственного обеспечения - 12,76%, работы аптечных пунктов и киосков в поликлиниках - 0,78%.

По всем поступившим жалобам проведены тщательные проверки с привлечением главных специалистов Комитета. По итогам проверок издавались приказы Комитета здравоохранения с вынесением дисциплинарных взысканий медицинским работникам учреждений здравоохранения.

В 2000 году в Комитет поступило 15 864 единицы служебной корреспонденции, из них в управление - 7274 (45,9%), в т.ч. в отдел амбулаторно-поликлинической помощи - 2413 (33,8%), отдел стационарной и специализированной помощи - 3479 (47,8%), отдел медицинской помощи детям и матерям - 1382 (19%). Взято на контроль 3725 документов, из них выполнено в срок 2367 (63,54%).

В среднем каждым сотрудником управления выполнено 559 служебных документов, в т.ч. в отделе амбулаторно-поликлинической помощи - 603,3; в отделе стационарной и специализированной помощи - 695,8; в отделе медицинской помощи детям и матерям - 345,5. На каждого сотрудника Комитета в целом в 2000 году пришлось 95 служебных документов, что свидетельствует о высокой интенсивности и напряженности труда сотрудников управления организации медицинской помощи.

Наряду с работой со служебными документами и письмами граждан в 2000 году управлением организации медицинской помощи подготовлено к рассмотрению 24 (66,7%) вопроса к заседанию Коллегии Комитета, в т.ч. отделом амбулаторно-поликлинической помощи - 7; отделом стационарной и специализированной помощи - 12, отделом медицинской помощи детям и матерям - 5.

Также в 2000 году подготовлено 257 (49,1% от общего количества) приказов Комитета здравоохранения, 137 (27,8%) распоряжений и 136 информационных писем по сети.

Особое внимание в 2000 году начальниками отдела председателя Комитета, управления организации медицинской помощи и начальниками отделов в составе управления уделялось контролю за выполнением решений Коллегии Комитета здравоохранения по вопросам, касающимся деятельности управления и подведомственных ЛПУ.

В соответствии с решением Коллегии Комитета здравоохранения от 25.05.2000 г. N 10-2 "Об итогах работы со служебной корреспонденцией в аппарате Комитета здравоохранения в 1999 году" в управлении было проведено обучение сотрудников правилам работы с документами на всех этапах их прохождения, в т.ч. изучение нормативных документов Комитета здравоохранения (приказов и информационных писем) по документационному обеспечению.

В управлении введен ежедневный контроль каждого исполнителя о ходе выполнения поручений по рассмотрению служебной корреспонденции, а в конце дня - доклад в сектор служебной корреспонденции отдела председателя Комитета о ходе выполнения на конкретный день имеющихся поручений.

При анализе работы управления за 2 мес. 2001 года по сравнению с аналогичным периодом 2000 г. отмечается тенденция к увеличению общего количества исполненных в срок письменных обращений граждан (в 1,2 раза) и уменьшение количества писем (в 1,76 раза), исполненных с задержкой установленного срока, при одинаковом общем количестве поступившей корреспонденции.

Вместе с тем в организации работы с документами имеются просчеты, объективные трудности и нерешенные вопросы.

При значительном увеличении количества входящих документов за последние годы не прорабатывался вопрос о направлении первичных обращений граждан непосредственно в управления здравоохранения административных округов для рассмотрения и ответа заявителю.

Недостаточно используется потенциал сотрудников оргметодотделов (кабинетов) в работе со служебной корреспонденцией и обращениями граждан, нередко отмечается их низкая исполнительская дисциплина.

Городская и окружные клинико-экспертные комиссии зачастую проводят разбор обращений граждан без приглашения заявителей.

Отмечается неравномерное распределение нагрузки по работе с документами среди сотрудников управления, недостаточно используются главные специалисты отделов при подготовке регламентирующих, аналитических и программных документов, а также материалов Коллегии; не оправдала себя практика, введенная в 2000 году в отделе стационарной и специализированной помощи, подготовки всех вопросов к заседаниям Коллегии одним главным специалистом, что отрицательно отразилось на квалификации и компетентности остальных главных специалистов. Специалисты управления недостаточно проводят выездную работу в учреждениях здравоохранения, учет выездов по каждому отделу не налажен.

Не отработана взаимозаменяемость и перераспределение документов на период болезни и отпусков сотрудников, не организовано обучение сотрудников непосредственно начальниками и заместителями начальников отделов.

Продолжают иметь место недоработки в оформлении и качестве исходящих из управления документов, не налажена на должном уровне регистрация входящей корреспонденции и оперативное хранение материалов по переписке, что затрудняет их поиск при повторном рассмотрении вопроса.

На документах зачастую не ставится фамилия исполнителя, допущенные исполнителем ошибки при подготовке документов не прорабатываются с ним; несвоевременно оформляется продление сроков исполнения и направление промежуточных ответов, подборка материалов по рассматриваемому вопросу исполнителями проводится небрежно, не выдерживаются сроки исполнения при возврате документов на доработку.

Не отработано четкое взаимодействие и согласованность между соисполнителями из разных структурных подразделений, визирование ими подготовленного документа зачастую не проводится.

Нередко причиной поступления повторных писем граждан является некачественное рассмотрение первичного обращения.

Имеющаяся компьютерная техника сильно изношена, морально устарела и нуждается в обновлении, что в свою очередь не позволяет внедрить в работу автоматизированную программу по регистрации, учету и прохождению служебной документации.

Коллегия решила:

1. Принять к сведению доклад начальника управления организации медицинской помощи Хрупалова А.А. о состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплины в управлении.

2. Поручить заместителю председателя Комитета (Лешкевич И.А.) и начальнику управления организации медицинской помощи (Хрупалов А.А.):

2.1. Организовать делопроизводство и исполнение документов сотрудниками управления строго в соответствии с приказом Комитета от 14.02.2001 г. N 72 "О регламенте Комитета здравоохранения Москвы".

2.2. Провести перераспределение служебных обязанностей сотрудников управления, предусмотрев равномерную динамичную нагрузку на каждого сотрудника соответственно занимаемой должности. Срок: 24.04.2001 г.

2.3. Установить взаимозаменяемость сотрудников на период болезни и отпусков; проводить постоянную работу по повышению профессионализма и компетентности каждого из специалистов. Срок: 30.04.2001 г.

2.4. Совместно с отделом председателя Комитета определить критерии отбора писем граждан для направления к рассмотрению в управлениях здравоохранения административных округов, к рассмотрению на городской и окружных клинико-экспертных комиссиях, к рассмотрению комиссионно с выездом на место в учреждение здравоохранения. Срок: 15.05.2001 г.

2.5. Представить предложения по совершенствованию организационной структуры службы главных внештатных специалистов и оргметодотделов. Срок: 01.05.2001 г.

2.6. Продолжить работу по укреплению исполнительской дисциплины, установить жесткий контроль за ходом выполнения поручений, не допускать продления сроков исполнения документов более чем на один месяц со дня их получения, улучшить качество исходящих из управления документов. Срок: постоянно

3. Начальнику финансово-экономического управления Комитета (Лабзина Е.Б.) рассмотреть вопрос о финансировании закупки компьютерной техники нового поколения для управления организации медицинской помощи. Срок: 01.05.2001 г.

4. Начальнику отдела председателя Комитета (Кузнецов В.В.) предусмотреть внедрение Программы автоматизации системы документооборота Комитета здравоохранения в управлении организации медицинской помощи. Срок: 2001 г.

5. Вопрос о состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплины в управлении заслушать повторно во 2 квартале 2002 г.

6. Контроль за выполнением настоящего решения Коллегии возложить на первого заместителя председателя Комитета здравоохранения Полякова С.В.

Заместитель председателя Коллегии, первый заместитель председателя Комитета здравоохранения Москвы

С.В.Поляков

Секретарь коллегии

Т.С.Волкова