Приложение. Инструкция по делопроизводству Федерального медико-биологического агентства

ГАРАНТ:

Настоящая Инструкция вводится в действие с 20 августа 2005 г.

Приложение

Инструкция
по делопроизводству Федерального медико-биологического агентства

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Федерального медико-биологического агентства (далее Инструкция) подготовлена в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. N 68, Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 г. N 260, и устанавливает порядок ведения делопроизводства в Федеральном медико-биологическом агентстве (далее ФМБА России) в том числе обязательные для всех работников ФМБА России основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранения и использования документов.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью компьютерной техники.

1.2. Ответственность за организацию работы и своевременное прохождение в ФМБА России документов, в том числе поручений вышестоящих органов, руководства ФМБА России, организационное обеспечение деятельности коллегии, совещаний у руководителя ФМБА России и его заместителей, подготовку к выпуску приказов ФМБА России возлагается на управление делами, кадрового и правового обеспечения, а по соответствующим вопросам - на его отделы.

1.3. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера.

Порядок работы с секретными документами и документами, содержащими несекретные сведения ограниченного распространения с грифами "Для служебного пользования", обращениями граждан определяется специальными инструкциями.

1.4. Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в ФМБА России возлагается на начальника управления делами, кадрового и правового обеспечения ФМБА России, на работников, назначаемых ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях ФМБА России, а также на непосредственных исполнителей в той части, которая относится к кругу их обязанностей.

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.

1.5. Методическое руководство по ведению делопроизводства, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, организация и проведение учебы по делопроизводству, проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях ФМБА России (не реже 1 раза в год) возлагаются на управление делами, кадрового и правового обеспечения.

1.6. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается с разрешения руководителя ФМБА России по соответствующему письменному запросу.

1.7. Вновь принятые на работу в ФМБА России работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с настоящей Инструкцией.

1.8. При уходе работников в отпуск, выезде в командировку (или длительное отсутствие по другим причинам) все неисполненные ими документы, а также дела, взятые из текущего архива, при необходимости передаются другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.9. При увольнении или переводе на другую работу работников, все документы сдаются им в Отдел документационного обеспечения управления делами, кадрового и правового обеспечения, (далее Отдел документационного обеспечения).

2. Прием, обработка, распределение поступающей корреспонденции, организация работы с документами, учет их количества

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение поступившей в ФМБА России корреспонденции производится в централизованном порядке Отделом документационного обеспечения.

Письма граждан направляются в Отдел по контролю исполнения Управления делами, кадрового и правового обеспечения.

2.2. Первоначальная обработка корреспонденции производится в Отделе документационного обеспечения. Вся поступившая корреспонденция подлежит учету в автоматизированной базе данных, которая служит для справок и учета поступившей корреспонденции.

Корреспонденция, поступающая из Комитетов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, подлежат регистрации в группе правительственной корреспонденции Отдела документационного обеспечения, а остальная корреспонденция - в группе по регистрации и учету корреспонденции.

Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству ФМБА России, руководителям структурных подразделений, подлежат передаче в Отдел документационного обеспечения, для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с настоящей Инструкцией.

После окончания рабочего дня, в нерабочие и праздничные дни поступающая в ФМБА России корреспонденция принимается секретарем руководителя ФМБА России или оперативным дежурным с последующей передачей в Отдел документационного обеспечения.

2.3. При приеме поступающей в ФМБА России корреспонденции проверяется правильность ее адресования, целостность конвертов и другой упаковки, а также сохранность вложений. Все пакеты, кроме пакетов с надписью "лично", вскрываются, ошибочно направленные документы возвращаются отправителю.

Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа. Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к актам судебных органов.

Если при вскрытии конвертов обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, то составляется акт (в произвольной форме), один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ним на рассмотрение исполнителю.

2.4. Прием несекретной корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документы, с указанием даты получения.

2.5. При приеме пакетов из органов государственной власти Российской Федерации, телеграмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа.

2.6. Вся поступившая корреспонденция сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую.

Как правило, не подлежат регистрации: письма, присланные для сведения; телеграммы и письма с пометкой "Лично"; письма и телеграммы, содержащие поздравления, соболезнования, поздравительные открытки; документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, кредитные справки и др.); документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки и др.); документы первичного статистического учета и отчетности (сводки и информации, присланные для сведения); документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (объяснительные записки, планы, программы); печатные издания (книги, журналы, бюллетени); пригласительные билеты и т.п.

2.7. Все поступившие документы, как правило, регистрируются в день поступления или на следующий день.

Входящая корреспонденция с пометками "Вручить лично", "Вручить немедленно" и "Срочно" передаются в структурные подразделения безотлагательно под расписку с указанием даты и времени вручения.

Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.

2.8. Каждый документ, поступивший в ФМБА России, регистрируется только один раз.

Регистрационный штамп ставится на первой (лицевой) странице основного документа справа внизу с указанием даты регистрации документа, входящего номера, количества листов документа и количества листов приложений к нему.

При регистрации поступившего документа в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе и, одновременно печатается регистрационная карточка, которая вместе с документом отправляется по назначению.

Документы, адресованные конкретным должностным лицам, после их регистрации, как правило, направляются непосредственно им.

В Отделе документационного обеспечения порядковая нумерация правительственных документов ведется отдельно от остальной корреспонденции.

При наличии в документе ссылки на предыдущий документ работник, осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его номер и исполнителя.

2.9. Зарегистрированная корреспонденция поступает в Секретариат для подготовки проектов резолюций руководителя ФМБА России и, при необходимости, его заместителей.

Передача документов на доклад руководителю ФМБА России и его заместителям и возврат их в Отдел документационного обеспечения осуществляется через Секретариат.

Отдел документационного обеспечения еженедельно проводит сверку и информирует Секретариат о документах, находящихся на докладе у руководства ФМБА России.

Работники, отвечающие за делопроизводство в Секретариате управлениях и отделах обязаны вести прием и учет полученной корреспонденции.

2.10. Поручения, содержащиеся в актах Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний и совещаний Правительства Российской Федерации, резолюциях Председателя Правительства Российской Федерации или заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, направляются Отделом документационного обеспечения начальнику управления делами, кадрового и правового обеспечения, далее в Секретариат для проработки и подготовки проектов резолюций с последующим докладом руководителю ФМБА России и, при необходимости, его заместителям.

2.11. Документы, рассмотренные руководителем ФМБА России и его заместителями, направляются на исполнение или ознакомление в структурные подразделения согласно резолюциям, о чем в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки.

Если в соответствии с резолюцией руководителя ФМБА России или его заместителя при исполнении документа требуется участие (согласование) нескольких управлений, то размножение документа и доведение его до соисполнителей возлагается на управление делами, кадрового и правового обеспечения.

Документы, имеющие отметку "Вручить немедленно" и "Срочно", размножаются Отделом документационного обеспечения и направляются всем лицам, поименованным в резолюции, незамедлительно.

Управление, являющееся ответственным исполнителем документа, при необходимости, может подключать к его исполнению другие структурные подразделения, не указанные в резолюции руководителя ФМБА России или заместителя руководителя, по письменному согласованию с руководителем ФМБА России или его заместителем, курирующим деятельность структурного подразделения. При необходимости ответственный исполнитель направляет копии документов соисполнителям. Соисполнители документа обязаны представить предложения ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

Проект подготовленного документа согласовывается с руководителями управлений, которые поименованы в резолюции руководителя ФМБА России или его заместителя. Структурные подразделения, дополнительно привлеченные к исполнению документа, также его визируют.

При наличии замечаний документ визируется с отметкой (с замечаниями) и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения, или пояснительная записка. Визирование с замечаниями без представления самих замечаний не допускается. Замечания рассматриваются управлением - ответственным исполнителем и учитываются при доработке окончательного ответа. В случае несогласия с представленными замечаниями ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя заместителя руководителя ФМБА России, который принимает окончательное решение.

Управлением, являющимся ответственным исполнителем, к работе над поручением могут быть привлечены подведомственные ФМБА России организации. Для этого управление направляет в организацию письмо, подписанное начальникам управления, с приложением копии документа и поручения, содержащее задание по исполнению, с указанием срока, до истечения которого управлению должна быть представлена соответствующая информация.

О результатах выполнения поручения подведомственная организация информирует управление служебным письмом, подписанным руководителем подведомственной организации с приложением проектов требуемых материалов, исходя из поручения. При неисполнении поручения подведомственной организацией управление информирует заместителя руководителя ФМБА России, при необходимости - руководителя ФМБА России, с целью принятия необходимых мер по своевременному исполнению поручения.

Если в резолюции руководителя ФМБА России или его заместителей ответственным исполнителем указывается подведомственная организация, то подлинник документа направляется в подведомственную организацию, а соисполнителям, поименованным в резолюции, Отделом документационного обеспечения направляется копия документа. Подлинники направленных в подведомственные организации документов подлежат возврату в Отдел документационного обеспечения.

Проекты ответов, подготовленные подведомственными организациями, передаются Отделом документационного ответственному исполнителю.

2.12. В случае ошибочной передачи документа работник, отвечающий за делопроизводство в структурном подразделении ФМБА России, немедленно возвращает его в Отдел документационного обеспечения для передачи документа по принадлежности.

При спорности отнесения содержания документа к компетентности управления, которому он передан, начальник управления незамедлительно обращается к соответствующему заместителю руководителя ФМБА России для уточнения исполнителя документа.

Не допускается передача зарегистрированного документа между структурными подразделениями ФМБА России, минуя Отдел документационного обеспечения.

2.13. Работник, отвечающий за делопроизводство в управлении, регистрирует в специальном журнале или в электронном виде полученные из Отдела документационного обеспечения документы и передает их исполнителям. Учетная карточка на поступивший документ остается у работника, отвечающего за делопроизводство, для ведения контроля за исполнением.

2.14. Переписка между структурными подразделениями ФМБА России не подлежит регистрации в Отделе документационного обеспечения.

2.15. Руководители структурных подразделений ФМБА России рассматривают поступившие документы в день их поступления или на следующий день, определяют исполнителей, сроки, порядок согласования и подписания проекта ответа. Они обязаны организовать подготовку предложений по решению содержащихся в документах вопросов с учетом их важности и срока исполнения, а также оперативное ознакомление работников с законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами, решениями коллегии, Совета и другими документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных работников-исполнителей.

Руководители структурных подразделений ФМБА России должны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения документов, принимать меры к устранению причин нарушений.

2.16. Отдел документационного обеспечения производит учет количества поступивших и отправленных документов за месяц, квартал, год. За единицу учета документов принимается сам документ. Итоговые данные подсчета, при необходимости представляются руководителю ФМБА России.

2.17. Представляемые на подпись руководителю ФМБА России, подпись и визирование заместителям руководителя ФМБА России проекты актов Правительства Российской Федерации, приказов нормативного характера и другие наиболее важные или значительные по объему документы должны иметь пояснительные записки, содержащие краткое существо вопроса и, в необходимых случаях, краткую хронологию рассмотрения вопроса.

2.18. Документы, требующие срочного подписания, должны иметь пометку "Вручить немедленно", "Срочно". Право определения срочности такой подготовки имеет руководитель управления, подготовившего документ, руководитель управления делами, кадрового и правового обеспечения.

3. Организация контроля и сроки исполнения контрольных документов

3.1. Организация контроля исполнения включает в себя предварительную проработку документа, постановку документа на контроль, контроль за прохождением документа, снятие с контроля, учет, обобщение и анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование руководителя ФМБА России и его заместителей об исполнении поручений, зафиксированных в документах.

3.2. Контроль за исполнением документов осуществляется централизованно Отделом контроля за исполнением Управления делами, кадрового и правового обеспечения.

3.3. Контролю подлежат все требующие исполнения (содержащие поручения) документы, поступающие от Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также документы, поставленные на контроль в соответствии с указаниями (резолюциями) руководителя ФМБА России, заместителей руководителя ФМБА России, в том числе внутренние распорядительные документы (приказы, отдельные поручения руководителя ФМБА России, заместителей руководителя ФМБА России, решения коллегии и другие документы).

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка в виде штампа "Контроль" и указывается срок исполнения. Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных.

3.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) резолюции на документе;

Срок исполнения документов, поступивших из других федеральных органов государственной власти, организаций и ведомств - с даты их поступления в ФМБА России.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, определяемых законодательством и настоящей Инструкцией.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

С конкретной датой исполнения - в указанный срок;

Без указания конкретной даты исполнения с пометкой "срочно", "незамедлительно" или аналогичным указанием - в 3-дневный срок;

С пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок;

Если срок исполнения не указан - в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения (решения);

По запросам Председателя Совета Федерации, Председателя Государственной Думы и их заместителей - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

По запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления депутатского запроса;

По письмам, поступившим из федеральных органов исполнительной власти на согласование по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации - до 10 дней с даты регистрации (если не указан иной срок);

По письмам, поступившим из иных организаций - до 1 месяца со дня поступления (если не указан конкретный срок);

По внутренним распорядительным документам (приказам, протоколам, поручениям руководителя ФМБА России и его заместителей) - в указанный в документе срок и, если срок не указан, то в срок до 1 месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

3.5. Обо всех случаях возможного нарушения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Отдел контроля за исполнением Управления делами, кадрового и правового обеспечения для внесения необходимых предложений начальнику Управления делами, кадрового и правового обеспечения, а затем доклада руководителю ФМБА России или его заместителям.

3.6. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля:

- Поручения вышестоящих органов - после представления предложений в этот орган, предусматривающих полное выполнение решений, содержащихся в резолюции и списании "в дело" подлинника поручения;

- Запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы после направления депутатам ответов на поставленные вопросы;

- Поручения руководства ФМБА России по письмам федеральных органов исполнительной власти и организаций - после рассмотрения поставленных в них вопросов и направления в соответствующие органы и организации ответов по существу;

- Поручения, содержащиеся в приказах, решениях и протоколах коллегии и оперативных совещаний у руководителя ФМБА России, - после доклада руководству соответствующих предложений.

3.7. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о списании его "в дело" с краткими сведениями, при необходимости, об исполнении или ссылкой на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении.

3.8. Ответственность за исполнение документа в срок и полноту рассмотрения и разрешение вопроса по существу несет должностное лицо, обозначенное в резолюции руководства ФМБА России первым.

В случае если поручение было исполнено с нарушением срока, руководитель структурного подразделения ФМБА России, ответственный за исполнение поручения, не позднее 3 дней после исполнения поручения представляет руководителю ФМБА России объяснение о причинах его неисполнения в срок и принятых мерах.

3.9. Отдел контроля за исполнением:

- Еженедельно направляет заместителям руководителя ФМБА России и начальникам структурных подразделений ФМБА России справочные материалы о состоянии исполнительской дисциплины по текущим поручениям и по поручениям, стоящим на контроле и подлежащим исполнению в следующую неделю;

- Ежемесячно представляет руководителю ФМБА России сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в ФМБА России.

- Дважды в год готовит руководителю ФМБА России обобщенную информацию о состоянии дел с исполнением контрольных документов в Агентстве.

4. Требования к внесению в Правительство Российской Федерации проектов нормативных актов

Подготовка проектов нормативных правовых актов в Минздравсоцразвития России для дальнейшего внесения в Правительство Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации и Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов, рекомендованными Советом Государственной Думы (выписка из протокола N 187 заседания Совета Государственной Думы от 20 ноября 2003 года).

4.1. Оформление законодательных актов Российской Федерации

4.1.1. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

На расстоянии двух межстрочных интервалов от пометки у правой страницы текстового поля печатается слово "Проект".

4.1.2. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта -

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N 16 и может быть выделен полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например, Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации и# указываются при оформлении закона, принятого Государственной Думой.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

4.1.3. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту Федерального закона "О внесении изменений в статью 3 Закона Российской Федерации" "О подоходном налоге с физических лиц".

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13-14 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по ширине.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки в нижней ее части.

4.2. Оформление проектов актов Президента Российской Федерации

4.2.1. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, - визовые экземпляры - печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости - его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

4.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации до направления в Минздравсоцразвития визируются руководителем ФМБА России или лицом, исполняющим его обязанности, которые представляют проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти. Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

4.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся в Минздравсоцразвития России с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

4.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14.

Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

4.2.5. Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты:

наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом размером N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт (1,5 интервала).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного правового акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российская Федерация", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль. На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем ФМБА России.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение N I к Указу Президента Российской Федерации от N

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты - 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату, номер. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Указом Президента

Российской Федерации от N

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) - выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

В тексте ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты, при необходимости, могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

4.3. Оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

4.3.1. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся в Минздравсоцразвития России с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

4.3.2. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615)".

4.3.3. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

4.3.4. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

4.3.5. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13-14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалом 24 пт, проставляется при подписании акта.

Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р". например: N 153-р.

Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрированным способом.

Заголовок. Порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается шрифтом размером Times New Roman (Cyr) N 13-14 с межстрочным интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 56 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициалов и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициалы и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту акта Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

4.3.6. Справка к проекту акта Правительства Российской Федерации оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа печатается прописными буквами с межстрочным интервалом 24 пт ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.

5. Порядок подготовки и оформления служебных документов ФМБА России

5.1. Подготовка приказов

5.1.1. В соответствии с Положением о Федеральном медико-биологическом агентстве, ФМБА России издает приказы, имеющие нормативный характер, по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности ФМБА России - приказы ненормативного характера, в том числе приказы по кадровым вопросам.

5.1.2. Приказы подготавливаются ФМБА России на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поручений руководителя ФМБА России либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся отделом кадров управления делами, кадрового и правового обеспечения (далее - Отдел кадров) на основании соответствующих представлений.

Приказы нормативного и ненормативного характера подписываются руководителем ФМБА России или лицом, его замещающим.

5.1.3. Подготовка приказов нормативного характера и порядок их регистрации осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009, с последующими изменениями и дополнениями.

5.1.4. Проекты приказов нормативного и ненормативного характера (кроме приказов по кадровым вопросам) и приложения к ним визируются исполнителем, руководителями заинтересованных управлений, начальником управления делами, кадрового и правового обеспечения или его заместителем, курирующим вопросы правовой деятельности и делопроизводства, подписываются руководителем ФМБА России.

Приказы по кадровым вопросам визируются начальником Отдела кадров, начальником управления делами, кадрового и правового обеспечения или его заместителем, курирующим кадровые вопросы, заместителем руководителя ФМБА России, подписываются руководителем ФМБА России. Приказы по кадровым вопросам, касающиеся приема, перевода на другую работу, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, награждения работников ФМБА России, также визируются начальником управления делами, кадрового и правового обеспечения или его заместителем, курирующим вопросы правовой деятельности.

Если в приказах затрагиваются вопросы предоставления гарантий и компенсаций, денежных выплат работникам ФМБА России, они визируются руководителями планово-финансового управления.

5.1.5. К проекту приказа нормативного характера, представляемого на подпись руководителю ФМБА России, должна прилагаться справка, подписанная руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, излагающая существо вопроса с необходимыми расчетами, обоснованиями, отражающая содержащиеся в проекте новые по сравнению с действующим законодательством положения, а также возражения, возникшие при согласовании. При этом проект возражающим лицом не визируется.

Приказы печатаются на бланке установленной формы (приложение N 1 к настоящей Инструкции) шрифтом размером N 14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти Федеральное медико-биологическое агентство (ФМБА России);

наименование вида документа - приказ:

дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется словесно - цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 20 июня 2004 г. N 5;

заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру

текст - отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.

Текст приказов может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, ю# в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть (преамбула) в приказах завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами вразрядку от левого поля приказа.

Распорядительная часть приказов ненормативного характера, в том числе приказов по кадрам, должна содержать перечисление предписываемых действий. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Структура приказа нормативного характера должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему приказы нормативного характера могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки

Если приказы изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то положения, то один из пунктов должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка;

приложения к приказу - оформляются на отдельных листах бумаги.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом углу пишется слово "Приложение", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на приказ, его дату и номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются (N 1, N 2 и т.д.).

Например:

Приложение N 2 к приказу Федерального медико-биологического агентства от 1 июня 2004 г. N 3

При наличии в тексте приказа формулировки "Утвердить" (положение, перечень мероприятий, состав комиссии и т.п.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утвержден", "Утверждено" (без кавычек) со ссылкой на приказ, его дату и номер

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Федерального медико-биологического агентства

от 20 июля 2004 г. N 3

визы - включают личную подпись визирующего, при необходимости - его должность, расшифровку подписи и дату. Визы на подлинниках приказов и приложениях к ним проставляются на оборотной стороне последнего листа в нижней их части;

подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

5.1.6. Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его подписания, необходимо указать срок введения его в действие.

5.1.7. Приказы нормативного характера могут издаваться совместно или по согласованию с другими органами.

Согласование с другими органами оформляется визами, включающими в себя наименование должности руководителя органа или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа.

Приказы, издаваемые совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти (организации) - располагаются центровано, через запятую или союз "и";

наименование вида документа "приказ" - располагается центровано;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи - располагается центровано;

номер приказа, составленного совместно двумя и более органами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

На подпись представляется количество актов, соответствующее количеству федеральных органов исполнительной власти, участвующих в его издании.

5.1.8. Подлежащие государственной регистрации приказы не позднее 10 дней со дня их подписания представляются в Федеральную регистрационную службу в 6 экземплярах (подлинник и 5 заверенных копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе).

5.1.9. К приказу, подлежащему государственной регистрации, прилагается справка, подписанная начальником управления делами, кадрового и правового обеспечения или его заместителем, курирующим вопросы правовой деятельности, содержащая основания издания приказа, сведения обо всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и сроках их приведения в соответствие с принятым актом, сведения о согласовании приказа с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным. Представленный на государственную регистрацию приказ нормативного характера должен быть завизирован (на обороте каждого листа оригинала) начальником управления делами, кадрового и правового обеспечения или его заместителем, курирующим вопросы правовой деятельности.

5.1.10. Организация работы по подготовке приказов к государственной регистрации и доставке соответствующих документов в Министерство юстиции Российской Федерации и обратно возлагается на руководителя подразделения - исполнителя приказа.

5.1.11. В случае отказа в государственной регистрации в течение 10 дней со дня получения отказа ФМБА России должен быть подготовлен и подписан соответствующий документ об отмене приказа. Копия этого приказа направляется в Министерство юстиции Российской Федерации.

5.1.12. Перед подписанием проект приказа проверяется на соответствие законодательству Российской Федерации управлением делами, кадрового и правового обеспечения, редактируется и проверяется на соответствие правилам русского языка.

5.1.13. Приказы регистрируются и нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года:

приказы нормативного и ненормативного характера (кроме приказов по кадровым вопросам) - в отделе контроля за исполнением;

приказы по кадровым вопросам - в отделе кадров.

Передача на размножение приказов производится структурным подразделением ФМБА России, которое подготовило приказ, в соответствии с рассылкой документов, подготовленной исполнителем документа и подписанной руководителем соответствующего управления с указанием даты составления.

5.1.14. Размноженные экземпляры передаются в отдел документационного обеспечения для направления адресатам. В ФМБА России в обязательном порядке размноженные экземпляры приказов направляются для сведения:

Руководителю ФМБА России, заместителям руководителя ФМБА России, членам коллегии.

5.2. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами

5.2.1. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках. Проекты писем печатаются с использованием текстового редактора

анием# текстового редактора WinWord 97 шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина и межстрочные интервалы должны соответствовать указанным выше.

5.2.2. Переписка руководителя ФМБА России, заместителей руководителя ФМБА России с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами. Контроль за оформлением служебных писем зарубежным адресатам осуществляет отдел международного сотрудничества.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

5.2.3. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно - цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах - ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами. В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Подлинники документов после передачи подшиваются в соответствующие дела с отметкой на оборотной стороне даты и времени отправки.

5.3. Общие требования к оформлению служебных документов

5.3.1. При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники, сохранность.

5.3.2. Служебные документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

5.3.3. Документы, создаваемые в Агентстве, печатаются с использованием текстового редактора WinWord 97 или в другом, совместимом с ним, формате, шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13-14 через 1-2 межстрочных интервала (18-24 пт).

Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

5.3.4. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт Times New Roman (Cyr).

5.3.5. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют по середине верхнего поля.

5.4. Бланки документов ФМБА России

5.4.1. Документ, оформляемый на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

5.4.2. В ФМБА России применяются следующие бланки:

продольный бланк приказа ФМБА России (приложение N 1);

угловой бланк ФМБА России (бланк письма) (приложение N 2);

форма номенклатуры дел (приложение N 3);

форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 4);

форма листа-заверителя дела (приложение N 5);

форма внутренней описи документов дела структурного подразделения постоянного и долговременного (10 и свыше 10 лет) хранения и по личному составу и для лицевых расчетов (приложение N 6);

опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (в т.ч. по личному составу) (приложение N 7);

форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 8);

форма акта об не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны в структурных подразделениях (приложение N 9).

При необходимости могут применяться другие бланки унифицированных форм, утверждаемые соответствующим приказом ФМБА России.

Использование иных бланков, не предусмотренных настоящим пунктом Инструкции, не допускается.

5.4.3. Бланки изготавливаются полиграфическим способом по заявкам управления делами, кадрового и правового обеспечения и подлежат обязательному учету.

5.4.4. Бланки документов, перечень которых определен в п. 5.4.2 настоящей Инструкции, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.

5.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов

5.5.1. Заголовок к тексту.

Заголовок включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, согласован с наименованием вида документа, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос: "О чем?", "О ком?" или "Чего (кого)" ("о выделении...", "об изменении..." и т.п.).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не составлять.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

5.5.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) Дату.

Если имеется несколько авторов документа, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

5.5.3. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 15 июля следует оформлять 15.07.2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 июля 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.07.15.

5.5.4. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа, присваиваемый Отделом документационного обеспечения, состоит из цифровых индексов и порядковых номеров.

Входящий регистрационный номер документов, зарегистрированных в Отделе документационного обеспечения, состоит из цифр "32", индекса или номера организации, порядкового номера документа и буквой "Р" с порядковым индексом должностного лица (руководителя ФМБА России и его заместителей), даты. Исходящий номер состоит из цифр "32", индекса или номера организации, порядкового номера документа, даты.

5.5.5. Адресат документа.

Адресатом документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа обязательно указывается почтовый адрес организации или физического лица.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Министерство юстиции Российской

Федерации

Департамент управления делами

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Министерство юстиции Российской Федерации

Департамент управления делами Главному специалисту А.П. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Министру обороны Российской Федерации генералу армии

С.Б. Иванову

Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или классный чин государственного служащего - адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин должностного лица, подписавшего документ.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, а затем почтовый адрес.

Например:

А.П. Петрову

ул. Садовая, д. 5, кв. 8 Киреевский р-н, г. Липки Тульская обл., 301264

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется рассылка.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

5.5.6. Текст документа.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Связной текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименования организации-автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

В письмах допускаются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа - "просим направить":

от первого лица единственного числа - "считаю необходимым";

от третьего лица единственного числа - "Федеральное медико-биологическое агентство не возражает".

5.5.7. Подпись.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - при оформлении документа на бланке); личная подпись; расшифровка подписи. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием занимаемой им должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают обязанности лиц в составе комиссии.

5.5.8. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального медико-биологического агентства

(подпись) (инициалы, фамилия) "___"___________2005 г.

________________________________________________________________

Если документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

протоколом заседания коллегии Федерального медико-биологического агентства

от 20 июля 2004 г. N 3

5.5.9. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату согласования или грифом согласования.

Для документов, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов Российской Федерации

(подпись) (инициалы, фамилия) " "__2004 г.

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минфина России от 25.05.2004 N 100

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу.

5.5.10. Резолюция.

Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием номера и даты документа, к которому резолюция относится.

В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

5.5.11. Отметка об исполнителе.

Инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона печатаются шрифтом N 10 на лицевой или оборотной стороне последнего листа служебного письма в левом нижнем углу.

Например:

И.И. Петров

2002323

или

Петров

2002323

5.5.12. Приложение.

Отметка о наличии приложения к письму оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Статистическая отчетность на 4 л. в 1 экз. 2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к служебному письму прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минюста России от 14.04.97 N 02-22 и приложение к нему, всего на 34 л.

5.5.13. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику ставится для придания данной копии юридической силы. Она состоит из заверительной надписи "Верно", наименования должностного лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки и даты заверения. Данный реквизит располагается ниже реквизита "Подпись".

Например:

Верно

Ведущий специалист отдела документационного

обеспечения Личная подпись И.И. Иванова

22.06.2004

Копия исходящего документа, остающаяся в ФМБА России, может быть заверена в упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения. При направлении копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки, подпись необходимо удостоверить печатью.

Допускается заверение копии документа только печатью, определяемой управлением делами, кадрового и правового обеспечения.

5.5.14. Печать.

Печать, заверяющая документы, размещается таким образом, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ, при этом не закрывая его личной подписи.

При размножении приказов, протоколов, подписанных руководителем ФМБА России (его заместителями) личная подпись должностного лица закрывается, на документ ставится соответствующая печать управлением делами, кадров и правового обеспечения.

5.6. Особенности приема, обработки и передачи документов электрической связью

5.6.1. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Контроль за приемом и передачей служебной информации по каналам факсимильной техники, установленной в ФМБА России, а также за ее использованием осуществляется руководителями структурных подразделений ФМБА России.

Прием и передача служебной информации по официальным каналам оперативной связи ведется только по срочным вопросам.

Запрещается передавать в виде телетайпограмм, факсограмм и по каналам электронной почты секретные сведения, тексты документов с пометками "Для служебного пользования", "Не для печати", а также рукописные материалы.

5.6.2. Составление и отправка телеграмм (телетайпограмм).

5.6.2.1. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту - телеграмма) составляются, как правило, только по срочным вопросам (не более 200-250 печатных знаков).

5.6.2.2. Телеграммы, подготовленные в ФМБА России, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к подготовке писем.

5.6.2.3. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108.

5.6.2.4. Текст телеграммы должен быть предельно кратким, без союзов, предлогов и знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла ("не" опускать нельзя). Знаки препинания обозначаются буквами.

     Точка-ТЧК            Скобки-СКБ

     Запятая - ЗПТ        Кавычки - КВЧ

     Двоеточие - ДВТЧ     Номер - HP

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускаются только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

5.6.2.5. В телеграмме необходимо указать точный адрес, например, 394000 ВОРОНЕЖ

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается рассылка, подписанная руководителем ФМБА России.

5.6.2.6. Текст телеграммы печатается в трех экземплярах прописными буквами через 1,5 интервала, без красной строки и абзацев, без переноса слов, поправок и исправлений.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами. В конце текста проставляется исходящий номер.

Если телеграмма является ответом, то текст должен начинаться с номера документа, на который дается ответ. Основание для ответа должно прилагаться к проекту ответа.

5.6.2.7. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, при этом указывается наименование Агентства (ФМБА России) и фамилия подписавшего.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре.

5.6.2.8. Ниже подписи под разделительной чертой пишется полный почтовый адрес, полное название Агентства, должность лица, подписавшего телеграмму. Здесь же указывается наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку телеграммы. Телеграммы для регистрации и отправки представляются в Отдел документационного обеспечения в трех экземплярах. При этом не регистрируются поздравительные телеграммы и телеграммы выражающие соболезнование. Исходящий номер документа проставляется Отделом документационного обеспечения на телеграммах также, как и на документах, отправляемых по почте.

На переданной телеграмме указывается время и дата отправки.

5.6.3. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

5.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя структурного подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

поступившие факсограммы учитываются оперативным дежурным в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

5.6.5. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации между пользователями как внутри ФМБА России, так и между организациями.

5.6.6. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.6.7. Получение и обработка сообщений, поступивших по каналам электронной почты на электронный адрес ФМБА России осуществляется Отделом документационного обеспечения, а на адреса структурных подразделений - указанными подразделениями.

Передача документов, подписанных руководителем ФМБА России, начальниками структурных подразделений осуществляется в соответствии с порядком, установленным приказами по использованию электронной почты.

6. Подготовка заседаний коллегии ФМБА России, совещаний у руководителя и его заместителей, и материалов к совещаниям и заседаниям Правительства Российской Федерации

6.1. Подготовка и проведение заседаний коллегии ФМБА России осуществляется в соответствии с планами заседаний коллегии, утверждаемыми руководителем ФМБА России, а также планами подготовки к заседаниям коллегии, подготавливаемыми секретарем коллегии на основе указаний руководителя ФМБА России и его заместителей, предложений членов коллегии и руководителей подведомственных организаций.

6.2. Подготовка материалов для рассмотрения на заседаниях коллегии ФМБА России осуществляется в соответствии с Положением о коллегии Федерального медико-биологического агентства, утвержденным руководителем ФМБА России. Материалы, подлежащие рассмотрению на заседании коллегии, должны содержать проект решения коллегии, справку с изложением существа вопроса и обоснованием предложений, включенных в проект решения коллегии, подписанную руководителем структурного подразделения ФМБА России и завизированную курирующим заместителем руководителя ФМБА России, предложения по составу выступающих на заседании коллегии и предварительные списки лиц, приглашаемых на заседание коллегии.

Ответственность за качество подготовки документов, представляемых на рассмотрение коллегии, возлагается на руководителей структурных подразделений ФМБА России и курирующих их заместителей руководителя ФМБА России.

6.3. Материалы к очередному заседанию коллегии, надлежаще оформленные, представляются в секретариат коллегии не позднее чем за 15 рабочих дней до назначенной даты заседания для размножения и рассылки членам коллегии, заинтересованным руководителям структурных подразделений ФМБА России и другим должностным лицам в соответствии со списком рассылки, утверждаемым руководителем ФМБА России.

6.4. Проект повестки очередного заседания коллегии ФМБА России вместе с подготовленными материалами не позднее чем за 7 рабочих дней до назначенной даты заседания представляются секретарем коллегии руководителю ФМБА России.

6.5. Заседания коллегии оформляются протоколом. При оформлении протокола указываются его номер, дата проведения заседания, председательствовавший, присутствовавшие члены коллегии, руководители структурных подразделений ФМБА России, а также должностные лица, приглашенные на заседание, наименование рассматриваемого вопроса, фамилии выступивших, прописывается мотивировочная и резолютивная часть и результат обсуждения.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера органов, принимавших участие в заседании.

Протокол должен быть подготовлен на подпись, как правило, не позднее чем через 10 дней со дня проведения заседания. Протокол подписывается председательствовавшим на заседании коллегии и рассылается членам коллегии, директорам департаментов, должностным лицам, которым дано поручение на заседании коллегии, а также руководителям других органов и организации в соответствии со списком рассылки, утверждаемым руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку вопроса на коллегию.

Подлинные протоколы и материалы к заседаниям коллегии хранятся в Отделе документационного обеспечения.

6.6. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании у руководителя ФМБА России и его заместителей, оформление протоколов совещаний осуществляются в соответствии с Регламентом проведения совещаний у руководителя ФМБА России и его заместителей.

6.7. Представление в секретариат руководителя ФМБА России предложений и заключений по материалам к заседаниям Правительства Российской Федерации для участия руководителя ФМБА России в заседаниях Правительства Российской Федерации осуществляется в заранее указанные сроки.

6.8. Подготовка ФМБА России материалов к совещаниям у Президента Российской Федерации, у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителя, заседаниям палат Федерального Собрания Российской Федерации и их комитетов, Правительства Российской Федерации, комиссий Правительства Российской Федерации осуществляется в порядке и в сроки, определяемые руководителем ФМБА России. При этом материалы, вносимые для рассмотрения на заседаниях Правительства Российской Федерации, комиссий Правительства Российской Федерации, должны быть подготовлены должностными лицами, поименованными в резолюции руководителя ФМБА России, и доложены лично руководителю ФМБА России заблаговременно, учитывая, что материалы к заседанию Правительства Российской Федерации должны быть представлены в Аппарат Правительства Российской Федерации не позднее 14 дней до даты, определенной планом заседаний Правительства Российской Федерации.

7. Порядок регистрации и отправки исходящих документов

7.1. Регистрацией исходящих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая его создание и отправление. Регистрации подлежат все документы, требующие учета.

7.2. Исходящие документы регистрируются один раз, как правило, в день подписания или утверждения. В Отдел документационного обеспечения должны быть представлены не менее 2-х экземпляров исходящего документа:

первый экземпляр - на бланке, подписанный руководителем ФМБА России или его заместителями, начальниками управлений, другими должностными лицами;

второй экземпляр - на стандартных листах бумаги без бланка с визами соответствующих заместителей руководителя ФМБА России и руководителей управлений и отделов, исполнителя.

В случае, если документ направляется нескольким адресатам (не более, чем 4-м), в Отдел документационного обеспечения представляются 4 подписанных экземпляра письма на бланке и 1 - на стандартных листах бумаги без бланка с визами.

7.3. В Отделе документационного обеспечения регистрируются все исходящие документы.

В Отделе документационного обеспечения проверяется правильность оформления документов в соответствии с требованиями, предъявляемыми настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные документы после проверки незамедлительно возвращаются исполнителям.

7.4. Документы первичного бухгалтерского учета, (банковские счета, кредитные справки и др.), документы статистического учета и отчетности (сводки и информации), печатные издания (книги, журналы, бюллетени) и другие аналогичные документы, направляемые учреждениями в органы и организации, должны иметь сопроводительное письмо, подписанное должностными лицами ФМБА России.

7.5. Отправка исходящей корреспонденции производится через Отдел документационного обеспечения.

7.6. До передачи документа на отправку работник ФМБА России, отвечающий за делопроизводство в структурном подразделении, обязан проверить правильность оформления служебного документа: наличие подписи, адресата, почтового адреса, необходимых приложений, ссылки на номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона, указания структурного подразделения, где этот документ исполнен.

В Отдел документационного обеспечения исполненный документ поступает с отметкой об исполнении. Этот реквизит включает отметку "В дело", подпись руководителя структурного подразделения, в котором был исполнен документ, и дату проставления отметки. Отметка проставляется в левом нижнем углу первого листа документа.

7.7. Всю исходящую корреспонденцию, подлежащую отправке, структурные подразделения должны сдать в Отдел документационного обеспечения в часы приема корреспонденции.

Корреспонденция, требующая оперативной доставки, отправляется по указанию начальника управления делами, кадрового и правового обеспечения и в иное время.

8. Копировальные работы

8.1. Копировально-множительные работы в ФМБА России осуществляются отделом документационного обеспечения, а также структурными подразделениями на установленных в них компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

9. Организация документов в делопроизводстве

Основными видами работ в ФМБА России, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел в центральном аппарате ФМБА России.

9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в центральном аппарате ФМБА России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (10 лет и выше ) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

9.1.2. Номенклатура дел ФМБА России (приложение N 3 к настоящей Инструкции) составляется работником структурного подразделения ФМБА России, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Отделом документационного обеспечения управления делами, кадров и правового обеспечения. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральном медико-биологическом агентстве, положением о структурных подразделениях ФМБА России, штатным расписанием, планами и отчетами о проделанной работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения. Разработка номенклатуры дел на следующий год в ФМБА России проводится не позднее декабря текущего года.

Вновь созданное структурное подразделение ФМБА России обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Отдел документационного обеспечения.

9.1.3. Сводная номенклатура дел составляется Отделом документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений ФМБА России. Сводная номенклатура дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем ФМБА России после согласования с Росархивом.

9.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают от Отдела документационного обеспечения выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.6. Сводная номенклатура дел ФМБА России составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры ФМБА России.

9.1.7. Разделы в сводной номенклатуре дел ФМБА России соответствуют названиям структурных подразделений ФМБА России и располагаются в соответствии с утвержденной структурой ФМБА России.

9.1.8. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности ФМБА России.

9.1.9. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.1.10. Графы номенклатуры дел ФМБА России заполняются следующим образом:

в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в ФМБА России цифрового обозначения управления, его отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах отдела ФМБА России. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например, условное обозначение управления - 02. Если добавить порядковый номер дела по номенклатуре дел - 01 (дела в каждом отделе начинаются с порядкового номера 01), то индекс дела будет обозначен 02-01;

в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в конкретной форме отражать основное содержание и состав документов этого дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела для всех томов, и заголовки повторяются.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование организации или структурного подразделения;

наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа), и деятельность организации;

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

период, к которому относятся документы дела;

в конце заголовка дела указывается копийность или подлинность документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 "Примечание".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, списки, доклады)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации по вопросам занятости населения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: "Годовые отчеты Федерального медико-биологического агентства по финансовой деятельности за 2005 год".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;

графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года;

в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М, 2000 г.);

в графе 5 "Примечание" указываются названия "Перечней", использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1997 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках ФМБА России, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

9.1.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, формируются не предусмотренные по номенклатуре дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждой номенклатуре оставляются резервные номера.

9.1.12. По окончании календарного года работником ФМБА России, ответственным за делопроизводство, составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Отдельно подсчитывается количество дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет). Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Отдел документационного обеспечения, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. Дела ФМБА России формируются в Отделе документационного обеспечения. Формированием дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство.

9.2.3. Полностью исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем работнику Отдела документационного обеспечения, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Если документ подшивается в дело, формируемое в структурном подразделении, исполнитель определяет номер этого дела. На документе проставляются отметки "В дело N _____", дата, подпись исполнителя, расшифровка подписи. Исполненные документы, передаваемые в управление делами, кадров и правового обеспечения формируются в его отделах в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дела подразделяются на тома.

9.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы нормативного и ненормативного характера группируются отдельно от приказов по кадровым вопросам.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в каждом личном деле располагаются в определенной последовательности и подлежат особому учету. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы".

Лицевые счета работников ФМБА России группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

9.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (в том числе лицевые счета). Полное оформление дела обязательно предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 4 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 5 к настоящей Инструкции); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 6 к настоящей Инструкции)); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.

Особое внимание уделяется брошюрованию дел. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку в 4 прокола. Переплет дела проводится в обязательном порядке.

9.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположении документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

9.2.8. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций.

На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно"

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Центральном архиве ФМБА России.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива, наименование ФМБА России.

При проверке дел по окончании года в реквизитах на обложках дел постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в деле в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.2.9. Для учета документов, определенных категорий постоянного и долговременного сроков (10 и выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.2.10. Контроль за формированием дел в управлениях осуществляется Отделом документационного обеспечения.

9.2.11. Выдача дел, формируемых в управлении делами, кадров и правового обеспечения не допускается. При необходимости отдельный документ может быть временно изъят из дела с разрешения начальника управления делами, кадров и правового обеспечения или его заместителя.

9.3. Порядок хранения дел (документов)

9.3.1. С момента заведения и до передачи в Центральный архив ФМБА России дела хранятся по месту их формирования, в Отделе документационного обеспечения.

9.3.2. Руководители структурных подразделений ФМБА России и работники, ответственные за делопроизводство в них, несут персональную ответственность за хранение документов.

9.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях, располагаются в запирающихся шкафах для обеспечения их сохранности и предохранения документов от пыли и воздействия солнечного света.

9.3.4. В целях повышения оперативного поиска документов все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

9.3.5. Работники ФМБА России хранят у себя только документы, находящиеся на исполнении.

9.3.6. Завершенные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их формирования в течение двух лет и только по истечении этого срока сдаются по описям в Центральный архив ФМБА России.

Завершенные дела временного (до 10 лет) срока хранения остаются в ФМБА России для справочной работы. По истечении сроков хранения дел работник Отдела документационного обеспечения, ответственный за делопроизводство, составляет акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения, который согласовывается с руководителями ФМБА России.

9.3.7. Дела, документы из текущего архива ФМБА России могут выдаваться во временное пользование работником Отдела документационного обеспечения, ответственным за делопроизводство, работникам ФМБА России только под расписку, на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив ФМБА России. Без ведома работника Отдела документационного обеспечения, ответственного за делопроизводство, запрещается брать дела, документы из текущего архива ФМБА России.

9.3.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения из текущего архива ФМБА России допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства ФМБА России с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.

10. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в Центральный архив ФМБА России

Документы Федерального медико-биологического агентства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке, подлежат передаче на хранение в Центральный архив ФМБА России, в котором должны храниться документы долговременного (выше 10 лет) и постоянного сроков хранения.

Подготовка дел к передаче на хранение в Центральный архив ФМБА России предусматривает работу, которая проводится в аппарате ФМБА России и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.

Эта работа проводится в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, настоящей Инструкцией и выполняется работниками ФМБА России, ответственными за делопроизводство.

Контроль за выполнением вышеуказанных работ осуществляет управление делами, кадров и правового обеспечения.

10.1. Проведение экспертизы ценности документов

10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор на хранение и установление сроков хранения документов проводится на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности в ФМБА России на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке к передаче дел в Центральный архив ФМБА России.

10.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФМБА России создается ЦЭК и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях.

10.1.3. Функции и задачи ЦЭК, ЭК определяются разработанными положениями, которые утверждаются соответственно начальником управления делами, кадров и правового обеспечения или его заместителем, отвечающим за делопроизводство, (ЦЭК) и руководителями структурных подразделений (ЭК).

10.1.4. Предварительная экспертиза ценности документов постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения осуществляется руководителями структурных подразделений ФМБА России.

10.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в департаментах осуществляется отбор дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения для передачи их в Центральный архив ФМБА России.

10.1.6. Отбор документов производится в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, номенклатурой дел ФМБА России, настоящей Инструкцией. Во всех делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликатные экземпляры документов, черновики, копии документов. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК ФМБА России.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.2. Порядок составления описей дел

10.2.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда ФМБА России, предназначенный для учета и раскрытия содержания документов.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

10.2.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то и каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый ( в пределах календарного года); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а последующие заголовки дел полностью повторяются; графа описи "примечание", используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

10.2.3. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.2.4. Описи дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, составляемые управлением, подписываются составителем описи с указанием его должности и даты составления, согласовываются с Центральным архивом ФМБА России и утверждаются руководителем ФМБА России.

Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Центральный архив ФМБА России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в ФМБА России. При наличии экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, т.к. один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования. В этом случае опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией.

10.3. Порядок уничтожения дел. Составление акта о выделении к уничтожению дел

10.3.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта (приложение N 8 к настоящей Инструкции) производится после составления сводной описи дел ФМБА России постоянного срока хранения за тот же период.

Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются ЦЭК одновременно. Согласованные акты утверждаются руководителем ФМБА России или его заместителем

10.3.2. Акты о выделении к уничтожению дел составляются, как правило, на все дела ФМБА России.

10.3.3. Начальник структурных подразделений ФМБА России несут персональную ответственность за незаконное уничтожение дел и документов ФМБА России.

10.3.4. Контроль за уничтожением дел, не подлежащих хранению в ФМБА России, возлагается на управление делами, кадров и правового обеспечения.

10.4. Передача дел на хранение в Центральный архив ФМБА России

10.4.1. В Центральный архив ФМБА России передаются полностью оформленные дела с исполненными документами постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача дел в архив осуществляется только по описям.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в Центральный архив ФМБА России, как правило, не подлежат, они хранятся в Отделе документационного обеспечения и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.4.2. Оформленные дела передаются в Центральный архив ФМБА России в установленном порядке.

Не подшитые, не переплетенные и неправильно оформленные дела на хранение в Центральный архив ФМБА России не принимаются.

10.4.3. В период подготовки дел к передаче их в Центральный архив ФМБА России работником Центрального архива ФМБА России предварительно проверяется правильность: формирования, оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел департамента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работник ФМБА России, ответственный за делопроизводство, обязан устранить. При не обнаружении дел в обязательном порядке составляется акт (приложение N 9 к настоящей Инструкции).

10.4.4. Прием дел производится работником Центрального архива в присутствии работника Отдела документационного обеспечения, ответственного за делопроизводство.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Центрального архива, принявшего дела, и работника Отдела документационного обеспечения, передавшего дела на хранение в Центральный архив ФМБА России.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки, программные средства, базы данных на документы, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

Заголовок каждой картотеки или базы данных также включается в опись (приложение N 7 к настоящей Инструкции).

10.4.5. В случае ликвидации или реорганизации ФМБА России работник, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Центральный архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Дела сдаются в Центральный архив увязанными в связки.

10.5. Порядок выдачи дел во временное пользование из Центрального архива ФМБА России

10.5.1. Выдача дел или копий документов из Центрального архива ФМБА России регистрируется в книгах: выдачи дел работникам ФМБА России; выдачи дел во временное пользование сторонним организациям.

10.5.2. Дела (документы) выдаются из Центрального архива ФМБА России во временное пользование на срок, не превышающий:

до 1 месяца - для работников ФМБА России;

3 месяца - для работников сторонних организаций.

По истечении установленного срока дела (документы) должны быть возвращены на место их хранения, в Центральный архив ФМБА России.

10.5.3. Выдача дел или копий документов из Центрального архива ФМБА России в структурные подразделения ФМБА России осуществляется под расписку. При выдаче дела или документа во временное пользование на место выдаваемого дела (документа) помещается отдельная для каждого дела (документа) карта-заменитель, в которой указывается: номер и заголовок дела, номер описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело (документ), дата его возвращения и подпись работника Центрального архива, выдавшего дело (документ). При возвращении дела (документа) в архив Министерства карта-заменитель изымается.

10.5.4. Сторонним организациям копии документов из Центрального архива ФМБА России выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя ФМБА России, управления делами, кадров и правового обеспечения или его заместителя, отвечающего за делопроизводство.

10.5.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения на длительный срок допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя ФМБА России с оставлением в деле заверенных копий изъятых документов и акта о причинах выдачи подлинника документа. Состояние документов, возвращаемых в Центральный архив ФМБА России, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документ.

10.5.6. При любом перемещении дел в Центральном архиве ФМБА России обязательно должны соблюдаться меры предосторожности, которые надежно обеспечат сохранность дел в архиве.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального архивного агентства

В.П. Козлов