Приложение N 3. Положение об отделе государственной службы и информационного обеспечения

Приложение N 3
к приказу Министерства
строительства, архитектуры и
жилищно-коммунального хозяйства
Республики Дагестан
от 5 февраля 2016 г. N 17

Положение
об отделе государственной службы и информационного обеспечения

I. Общие положения

1. Отдел государственной службы и информационного обеспечения (далее - Отдел) является структурным подразделением Управления административного обеспечения Министерства строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Дагестан, работает во взаимодействии с другими управлениями и отделами Министерства.

2. В своей деятельности подчиняется Министру строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства РД, заместителю начальника Управления, начальнику Управления. Структура Отдела и численность сотрудников Отдела определяется штатным расписанием Министерства.

3. Работа Отдела организуется на основе годовых и полугодовых планов, разрабатываемых и утверждаемых в порядке, установленном Министерством.

4. Отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации и Республики Дагестан, Положением о Министерстве и настоящим Положением.

II. Основные задачи и функции Отдела

5. Отдел осуществляет следующие основные задачи:

5.1. обеспечение исполнения федерального законодательства и законодательства Республики Дагестан по вопросам государственной службы и кадровой работы в Министерстве;

5.2. обеспечение прохождения гражданской службы государственными гражданскими служащими Республики Дагестан (далее - гражданские служащие), замещающие должности гражданской службы в Министерстве;

5.3. формирование кадрового резерва;

5.4. организация и проведение всех видов профессиональной переподготовки и повышения квалификации кадров;

5.5. кадровое обеспечение деятельности Министерства;

5.6. ведение учета кадров;

5.7. организация делопроизводства в Отделе в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству;

5.8. разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

5.9. организация подготовки документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела, к передаче в архив;

5.10. организация обслуживания заседаний Коллегии Министерства;

5.11. осуществление работы, связанной с совершенствованием законодательства Республики Дагестан, регулирующего вопросы, входящие в компетенцию Отдела;

5.12. организация и ведение секретного делопроизводства.

6. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции в установленной сфере деятельности:

6.1. организует подготовку приказов Министерства, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебных контрактов, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы в связи с выходом его на пенсию за выслугу лет, оформление соответствующих решений Министерства;

6.2. изучает деловые качества работников и подготавливает предложения руководству Министерства о выдвижении их на другую работу, осуществляет меры по трудоустройству высвобождаемых работников;

6.3. составляет график отпусков, осуществляет контроль за соблюдением правил служебного распорядка и состояния трудовой дисциплины;

6.4. ведет делопроизводство по кадрам и спецработе в соответствии с действующим законодательством РФ и РД и приказами по Министерству, оформление дел и своевременная сдача их в государственный архив;

6.5. обеспечивает отчетность по учету кадров и спецработе, а также ведет воинский учет и бронирование работников аппарата Министерства;

6.6. организует прием, регистрацию, контроль за исполнением секретных документов, их сохранность согласно утвержденной "Номенклатуре дел";

6.7. ведет работу по воинскому учету работников аппарата Министерства и бронированию;

6.8. организует повышение квалификации работников отдела, обучение их работе с использованием компьютера и других технических средств, совершенствующих систему делопроизводства;

6.9. организует соблюдение правил и норм по охране труда и техники безопасности, противопожарной безопасности;

6.10. подготавливает материалы для формирования кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;

6.11. подготавливает предложения о реализации положений Закона Республики Дагестан "О государственной гражданской службе Республики Дагестан", других законов и иных нормативных актов о государственной гражданской службе и внесение указанных предложений Министру;

6.12. ведет трудовые книжки, личные дела гражданских служащих, реестра гражданских служащих Министерства. Оформляет и выдает служебные удостоверения гражданских служащих;

6.13. обеспечивает деятельность комиссии по урегулированию конфликта интересов;

6.14. организует проведение конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы, аттестации и квалификационных экзаменов гражданских служащих и обеспечение должностного роста гражданских служащих Министерства;

6.15. организует формирование кадрового резерва, работу с кадровым резервом и его эффективное использование;

6.16. производит проверку достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну, проведения служебных проверок;

6.17. организует проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;

6.18. осуществляет консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы;

6.19. подготавливает необходимые для рассмотрения на комиссии по зачислению иных периодов в стаж государственной службы, дающий право на ежемесячную надбавку к должностному окладу за выслугу лет, определение продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет гражданским служащим;

6.20. ведет учет использования гражданскими служащими отпусков, оформления очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков;

6.21. оформляет и ведет учет командировок;

6.22. подготавливает и выдает справки о настоящей и прошлой служебной деятельности гражданских служащих, подготовка материалов по привлечению гражданских служащих к дисциплинарной ответственности, табельный учет, контроль над состоянием трудовой дисциплины в Министерстве и соблюдением гражданскими служащими правил служебного распорядка, выдача в пределах своей компетенции необходимых документов гражданским служащим и работникам по их заявлениям;

6.23. обеспечивает соблюдение требований законодательства при работе с информацией, содержащей персональные данные;

6.24. ведет нормативно-справочную информацию, относящуюся к функции Отдела;

6.25. разрабатывает инструкции и методические пособия по улучшению делопроизводства в аппарате Министерства;

6.26. организует контроль за правильным оформлением и хранением материалов и документов, подготовку информации о соблюдении сроков исполнения документов в подразделениях Министерства;

6.27. подготавливает оперативную информацию на совещания у руководства о ходе исполнения в отделах, управлениях Министерства постановлений, поручений Главы, Народного Собрания и Правительства РД, приказов, распоряжений и поручений по Министерству, а также постановлений Коллегии Министерства;

6.28. осуществляет работу с закрытой частью Федерального портала управленческих кадров.

7. Отдел на основе комплексного анализа подготавливает годовые отчеты и другие документы по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

8. Отдел в целях реализации задач и функций в установленной сфере деятельности имеет право:

8.1. запрашивать в установленном порядке у органов исполнительной власти Республики Дагестан, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц информацию и материалы, необходимые для осуществления деятельности;

8.2. подготавливать проекты нормативных правовых актов в пределах своей компетенции;

8.3. пользоваться в установленном порядке информационными системами и ресурсами Министерства, а также банками данных иных органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций;

8.4. требовать от работников Министерства соблюдения трудового законодательства и правил внутреннего трудового распорядка;

8.5. принимать участие в обсуждении вопросов, относящихся к компетенции Отдела;

8.6. запрашивать информацию и привлекать специалистов структурных подразделений по согласованию для подготовки документов, связанных с выполнением поручений руководства Министерства строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства РД;

9. С целью реализации задач и функций в установленной сфере деятельности Отдел обязан:

9.1. представлять по поручению руководства Министерства информацию и материалы по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

9.2. рассматривать в установленные сроки материалы, представленные в Отдел;

9.3. обеспечивать защиту служебной информации и сведений, составляющих государственную тайну от несанкционированного доступа;

9.4. вести делопроизводство в соответствии с установленным порядком.

III. Организация деятельности Отдела

10. Отдел возглавляет начальник, действующий на основании его должностного регламента и настоящего Положения. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Министерства строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства РД в соответствии с действующим законодательством.

11. Начальник Отдела:

11.1. организует работу Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел функций и задач;

11.2. осуществляет контроль и принимает необходимые меры по соблюдению Отделом установленных Регламентом Правительства Республики Дагестан и инструктивными документами Министерства сроков исполнения подготавливаемых материалов и поручений;

11.3. распределяет обязанности между работниками Отдела, согласовывает положения об отделе, а также согласовывает должностные регламенты сотрудников Отдела;

11.4. докладывает руководству Министерства информацию по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, и по отдельным поручениям руководства Министерства;

11.5. представляет Министерство по поручению руководства Министерства в государственных органах, органах местного самоуправления;

11.6. вносит предложения о назначении, перемещении и повышении в должности сотрудников Отдела, продлении сроков их пребывания на государственной службе;

11.7. вносит предложения по подготовке, переподготовке и повышению квалификации сотрудников Отдела;

11.8. вносит в установленном порядке руководству Министерства предложения о поощрении сотрудников Отдела, в том числе предложения о представлении особо отличившихся сотрудников Отдела к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами, а также о применении дисциплинарных взысканий к сотрудникам Отдела;

11.9. вносит предложения о командировании за пределы территории Республики Дагестан и по территории Республики Дагестан сотрудников Отдела по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

11.10. обеспечивает соблюдение сотрудниками Отдела служебной дисциплины в соответствии с утвержденными в Министерстве правилами служебного распорядка, контролирует своевременное, качественное и эффективное исполнение ими заданий и поручений;

11.11. обеспечивает ведение делопроизводства в Отделе в соответствии с утвержденной в Министерстве Инструкцией по делопроизводству;

11.12. обеспечивает соблюдение режима секретности при работе с документами, а также организацию работы по защите сведений, составляющих государственную тайну, и информации ограниченного доступа, находящихся в ведении Отдела или полученных от других органов и организаций;

11.13. представляет на утверждение руководству Министерства планы работ Отдела и отчет об их исполнении;

11.14. обеспечивает соблюдение требований законодательства при работе с информацией, содержащей персональные данные;

11.15. осуществляет работу с закрытой частью Федерального портала управленческих кадров;

11.16. пользуется иными правами и выполняет другие обязанности в соответствии с Положением о Министерстве и решениями руководства Министерства.

12. Во время отсутствия начальника Отдела его обязанности выполняет один из его работников на основании приказа Министра.

13. Сотрудники Отдела несут ответственность за исполнение своих должностных обязанностей в соответствии со своими должностными регламентами.