Приложение N 2. Положение об отделе делопроизводства и ведомственного архива

Приложение N 2
к приказу Министерства
строительства, архитектуры и
жилищно-коммунального хозяйства
Республики Дагестан
от 5 февраля 2016 г. N 17

Положение
об отделе делопроизводства и ведомственного архива

I. Общее положение

1. Отдел делопроизводства и ведомственного архива (далее - Отдел) является структурным подразделением Управления административного обеспечения Министерства строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства РД, работает во взаимодействии с другими управлениями и Отделами Министерства.

2. В своей деятельности подчиняется Министру, заместителю начальника Управления, начальнику Управления Республики Дагестан, Структура Отдела и численность сотрудников Отдела определяется штатным расписанием Министерства.

3. Работа Отдела организуется на основе годовых и полугодовых планов, разрабатываемых и утверждаемых в порядке, установленном Министерством.

4. Отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации и Республики Дагестан, Положением о Министерстве и настоящим Положением.

II. Основные задачи и функции Отдела

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6. Отдел осуществляет следующие основные задачи:

6.1. организация работы по документационному обеспечению деятельности Министерства;

6.2. регистрация, учет, архивирование и анализ входящей и исходящей документации;

6.3. осуществление контроля за сроками исполнения указов, распоряжений, поручений Президента РД, поручений Председателя Правительства РД, его заместителей, поручений руководства Администрации Президента и Правительства РД, направленных на рассмотрение в Министерство;

6.4. осуществление контроля за сроками исполнения поручений Министра;

6.5. осуществление контроля над своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в управлениях Министерства, анализ исполнительской дисциплины;

7. Отдел, в соответствии с возложенными на него задачами, выполняет следующие функции в установленной сфере деятельности:

7.1. обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции;

7.2. осуществление контроля за сроками исполнения документов, поручений;

7.3. составление и представление руководству министерства еженедельной информации о ходе выполнения контрольных поручений;

7.4. осуществление методического руководства по ведению делопроизводства в других структурных подразделениях Министерства в соответствии с установленными правилами, а также инструкцией по делопроизводству;

7.5. организация приема и обработки автоматизированной регистрации входящей документации;

7.6. представление поступившей корреспонденции на рассмотрение Министру;

7.7. распределение корреспонденции с резолюцией Министра заместителям министра и по соответствующим управлениям Министерства;

7.8. обеспечение приема и обработки исходящей корреспонденции;

7.9. организация приема граждан Министром и заместителями министра согласно утвержденному графику приема, рассмотрение жалоб и заявлений граждан;

7.10. анализ состояния исполнительской дисциплины и представление информацию по данному вопросу руководству Министерства и коллегии Министерства;

7.11. оформление дел и организация своевременной передачи документов Министерства на государственное хранение;

7.12. осуществление экспедиционной обработки, приема, регистрации, учета, хранения, доставки и рассылки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведение справочной работы по ней;

8. Осуществление ведомственной подписки на газеты и журналы:

8.1. осуществление контроля за правильным формированием дел в соответствии с Номенклатурой дел и организация своевременной передачи документов Министерства на государственное хранение;

8.2. учет и анализ состояния исполнительской дисциплины и представление информации по данному вопросу руководству Министерства;

8.3. оказание методической и практической помощи подразделениям Министерства и подведомственным учреждениям в улучшении делопроизводства;

8.4. организация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан и контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан;

8.5. ежеквартальный анализ обращений граждан и информирование Правительство РД о количестве и характере обращений граждан;

8.6. систематическое отслеживание поступающей почты на электронный адрес Министерства;

8.7. разработка Инструкции по делопроизводству, Регламент рассмотрения обращений граждан, Номенклатуру дел Министерства;

8.8. консультация по вопросам, относящимся к деятельности отдела.

9. Отдел в целях реализации задач и функций в установленной сфере деятельности имеет право: требовать от сотрудников структурных подразделений Министерства надлежащего выполнения установленных правил работы с документами, порядка рассмотрения обращений граждан и исполнения контрольных поручений;

9.1. требовать объяснения в письменной форме по факту несвоевременного и ненадлежащего исполнения поручений Министра и вышестоящих органов;

9.2. организовывать и проводить по поручению руководства Министерства проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях Министерства и подведомственных организациях;

9.3. запрашивать у руководителей структурных подразделений Министерства и подведомственных организаций информацию, необходимую для выполнения функций, возложенных на отдел;

9.4. запрашивать информацию и привлекать специалистов структурных подразделений по согласованию для подготовки документов, связанных с выполнением поручений руководства Министерства;

III. Организация деятельности Отдела

10. Отдел возглавляет начальник, действующий на основании его должностного регламента и настоящего Положения. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Министерства строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства РД в соответствии с действующим законодательством.

11. Отдел состоит из специалистов, численность которых определяется согласно штатному расписанию. Работники отдела непосредственно подчиняются начальнику Отдела, заместителям начальника Управления и начальникам Управления.

12. Начальник отдела:

12.1. организовывает работу Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел функций и задач;

12.2. распределяет обязанности между работниками Отдела, согласовывает положение об Отделе, а также согласовывает должностные регламенты сотрудников Отдела;

12.3. вносит предложения по подготовке, переподготовке и повышению квалификации сотрудников Отдела;

12.4. обеспечивает соблюдение сотрудниками Отдела служебной дисциплины в соответствии с утвержденными в Министерстве правилами служебного распорядка, контролирует своевременное, качественное и эффективное исполнение ими заданий и поручений;

12.5. во время отсутствия начальника отдела его обязанности выполняет один из сотрудников Отдела на основании приказа Министра;

12.6. сотрудники отдела несут ответственность за исполнение своих должностных обязанностей в соответствии с должностным регламентом.