Приложение N 1. Положение об Управлении административного обеспечения

Приложение N 1
к приказу Министерства
строительства, архитектуры и
жилищно-коммунального хозяйства
Республики Дагестан
от 5 февраля 2016 г. N 17

Положение
об Управлении административного обеспечения

I. Общие положения

1. Управление административного обеспечения (далее - Управление) является структурным подразделением Министерства строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Дагестан (далее - Министерство), осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими управлениями и отделами Министерства. В своей деятельности подчиняется непосредственно Министру строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Дагестан.

2. Структура Управления и численность сотрудников Управления определяется штатным расписанием Министерства.

3. Деятельность Управления организуется на основе годовых и полугодовых планов, разрабатываемых и утверждаемых в порядке, установленном Министерством.

4. Управление в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации и Республики Дагестан, Положением о Министерстве и настоящим Положением.

II. Основные задачи и функции Управления

5. Управление осуществляет следующие основные задачи:

5.1. обеспечение исполнения федерального законодательства и законодательства Республики Дагестан по вопросам государственной службы и кадровой работы в Министерстве;

5.2. организационное и документационное обеспечение деятельности руководства Министерства и структурных подразделений Министерства. Организация контроля исполнительской дисциплины; организация краткосрочного текущего и оперативного планирования деятельности Министерства; протокольное обеспечение руководства Министерства; комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, образовавшихся в деятельности Министерства;

5.3. информационное и информационно-технологическое обеспечение деятельности руководства Министерства и структурных подразделений Министерства, включая внедрение и развитие современных информационных технологий в аппарате Министерства;

5.4. организация работы коллегии Министерства в строгом соответствии с Положением о коллегии и Регламентом коллегии;

5.5. обеспечение прохождения гражданской службы государственными гражданскими служащими Республики Дагестан, замещающими должности гражданской службы в Министерстве;

5.6. кадровое и организационное обеспечение деятельности Министерства;

5.7. ведение учета кадров;

5.8. организация делопроизводства в Министерстве в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству;

5.9. осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в управлениях министерства, анализа исполнительской дисциплины;

5.10. согласование структуры и штатного расписания, подведомственных Министерству организаций;

5.11. организация мероприятий по обеспечению режима секретности в Министерстве в соответствии с требованиями законодательства;

5.12. защита государственной и служебной тайны;

5.13. организация и проведение мероприятий по защите государственной и служебной тайны, обеспечению информационной безопасности специальной связи;

5.14. организация информационного обеспечения и эксплуатации локальной компьютерной сети в здании Министерства, включая персональные компьютеры, подключенные к этой сети;

5.15. организация работы и контроль за соблюдением охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности в Министерстве;

5.16. утверждение бухгалтерской отчетности и отчетов, находящихся в ведении Министерства предприятий;

5.17. организация материально-технического и транспортного обеспечения деятельности руководства Министерства и структурных подразделений Министерства; содержание и эксплуатация административного здания Министерства;

6. Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

6.1. участвует в подготовке совместно с управлениями Положений об Управлениях, Отделах, должностных регламентов государственных гражданских служащих Министерства;

6.2. разрабатывает инструкцию по делопроизводству в Министерстве и его подразделениях;

6.3. разрабатывает регламент внутренней организации работы в аппарате Министерства;

6.4. составляет совместно с подразделениями Министерства номенклатуру дел в аппарате Министерства;

6.5. организует контроль за правильным оформлением и хранением документов в подразделениях Министерства (в том числе, в электронном виде), подготавливает справки - информации о соблюдении сроков исполнения документов руководству Министерства и на коллегию Министерства;

6.6. организует печатание и размножение, доведение до исполнителей документов вышестоящих органов, учреждений и организаций республики, постановлений коллегии и приказов, распоряжений, поручений руководства Министерства;

6.7. организует работу с обращениями граждан, их своевременное рассмотрение и направление ответов в установленные сроки;

6.8. организует прием граждан руководством Министерства, рассмотрение жалоб и заявлений граждан;

6.9. подготавливает документы и организует работу по формированию кадрового резерва для замещения должностей государственной гражданской службы Министерства;

6.10. формирует кадровый резерв, организует работу с кадровым резервом и его эффективное использование;

6.11. подготавливает приказы Министерства, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы в связи с выходом на пенсию, оформление соответствующих решений министерства за выслугу лет;

6.12. ведет трудовые книжки и личные дела гражданских служащих;

6.13. ведет реестр гражданских служащих в Министерстве;

6.14. организует работу комиссии по урегулированию конфликта интересов;

6.15. организует и обеспечивает проведение конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;

6.16. организует и обеспечивает проведение аттестации гражданских служащих, а также проведение квалификационных экзаменов гражданских служащих;

6.17. организует профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку гражданских служащих;

6.18. организует проверку достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформляет допуск установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

6.19. организует проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;

6.20. подготавливает необходимые материалы для рассмотрения на комиссии по зачислению иных периодов в стаж государственной службы, дающий право на ежемесячную надбавку к должностному окладу за выслугу лет, определение продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет гражданским служащим;

6.21. составляет график отпусков, ведет учет использования гражданскими служащими отпусков, оформляет очередные отпуска в соответствии с утвержденными графиками;

6.22. ведет табельный учет;

6.23. ведет контроль за состоянием трудовой дисциплины в Министерстве и соблюдением гражданскими служащими правил служебного распорядка;

6.24. выдает в пределах своей компетенции необходимые документы гражданским служащим и работникам по их заявлениям;

6.25. организует делопроизводство в Министерстве, прием, своевременное и качественное исполнение, отправку корреспонденции по вопросам деятельности Министерства;

6.26. в пределах компетенции управления обеспечивает защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения;

6.27. ведет работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Управления;

6.28. ведет разработку, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

6.29. обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых Министру;

6.30. осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях Министерства;

6.31. ведет учет объема документооборота;

6.32. ведет нормативно-справочную информацию, относящуюся к функции Управления;

6.33. осуществляет прием, регистрацию, контроль за исполнением секретных документов, обеспечивает их сохранность согласно утвержденной "Номенклатуре дел";

6.34. осуществляет работу по воинскому учету работников аппарата Министерства, бронированию;

6.35. ведет сбор и обработку информации, связанную с деятельностью Управления;

6.36. подготавливает материал для представления работников к поощрениям;

6.37. разрабатывает и вносит на рассмотрение руководства Министерства проекты законодательных и иных правовых нормативных актов, а также разрабатывает предложения по совершенствованию законодательства Республики Дагестан и иных нормативных правовых актов по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;

6.38. осуществляет иные функции в соответствии с Положением о Министерстве, актами Министерства, поручениями руководства Министерства и направлениями деятельности Управления.

7. Управление на основе комплексного анализа подготавливает ежеквартальные доклады и другие документы по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

8. Управление в целях реализации задач и функций в установленной сфере деятельности имеет право:

8.1. запрашивать в установленном порядке у органов исполнительной власти Республики Дагестан, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц информацию и материалы, необходимые для осуществления деятельности;

8.2. подготавливать проекты нормативных правовых актов в пределах своей компетенции;

8.3. пользоваться в установленном порядке информационными системами и ресурсами Министерства, а также банками данных иных органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций;

8.4. требовать от руководителей управлений и отде