Вход
- Главная
- Распоряжение Администрации городского округа с внутригородским делением "Город Махачкала" Республики Дагестан от 16 января 2017 г. N 24-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" (с изменениями и дополнениями)
Распоряжение Администрации городского округа с внутригородским делением "Город Махачкала" Республики Дагестан от 16 января 2017 г. N 24-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" (с изменениями и дополнениями)
Распоряжение Администрации городского округа с внутригородским делением "Город Махачкала" Республики Дагестан
от 16 января 2017 г. N 24-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала"
С изменениями и дополнениями от:
12 июля 2017 г., 3 июня, 25 октября 2019 г.
В целях обеспечения единой системы делопроизводства в Администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" (далее - Администрация города Махачкалы):
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Махачкалы (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города Махачкалы обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3. Признать утратившим силу постановление Администрации города Махачкалы от 22 февраля 2011 года N 425 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации города Махачкалы".
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя Аппарата Администрации города Махачкалы А.С. Муртазалиева.
|
Глава города Махачкалы |
М. Мусаев |
|
Верно: Руководитель Аппарата |
А.С. Муртазалиев |
Утверждена
распоряжением
Администрации г. Махачкалы
от 16 января 2017 г. N 24-р
Инструкция
по делопроизводству в Администрации городского округа "город Махачкала"
С изменениями и дополнениями от:
12 июля 2017 г.
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" (далее - Администрация города Махачкалы) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в ее деятельности документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Махачкалы разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Дагестан в сфере информации, документации и архивного дела, а также Уставом муниципального образования "город Махачкала", Регламентом Администрации города Махачкалы, нормативными правовыми актами Администрации города Махачкалы и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Федеральным архивным агентством.
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение, использование и контроль исполнения документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Главой города Махачкалы.
1.6. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение
1.7. Делопроизводство в Администрации организуется с использованием автоматизированных (компьютерных) программ подготовки, регистрации, поиска, контроля прохождения документов и сохранности документной информации на бумажных носителях и в электронном виде. Система электронного документооборота ("Дело"), применяемая в Администрации, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.8. Организация, ведение, совершенствование единой системы делопроизводства по документационному обеспечению деятельности Администрации, методическое руководство, обеспечение контроля исполнения документов и соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляются Управлением делами Администрации. Ответственность за ведение делопроизводства в Администрации возлагается на начальника Управления делами Администрации.
В структурных подразделениях Администрации города Махачкалы ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований Инструкции к работе с документами возлагается на их руководителей. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным распоряжением Главы города ответственными за ведение делопроизводства.
1.9. Работники Администрации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них на исполнении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.10. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.11. При перемещении, убытии работника в отпуск, командировку, в других случаях, он обязан передать находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, исполняющему его обязанности (полномочия), при увольнении - сдать числящиеся за ним документы руководителю подразделения.
1.12. Об утрате документа работник немедленно докладывает своему руководителю.
1.13. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя Аппарата Администрации.
1.14. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке лицом, специально на то уполномоченным, или Управлением пресс-службы Администрации.
1.15. Экземпляр настоящей Инструкции выдается руководителям структурных подразделений Администрации под подпись Управлением делами Администрации.
Работники Администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции.
II. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
система электронного документооборота (СЭД) - это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, ввод резолюций, отправку уведомлений и т.п.);
электронный документооборот - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства";
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для использования человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная подпись (ЭП) - электронный код, присоединенный к информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связанный с такой информацией используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения с состав Архивного фонда Республики Дагестан;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности муниципального образования;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
III. Документационное обеспечение управленческой деятельности
Управленческая деятельность Администрации обеспечивается системой взаимосвязанных документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Администрации, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей Администрации.
Наименования видов документов, создаваемых в деятельности Администрации, соответствуют видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
3.1. Бланки документов Администрации
3.1.1 Документы Администрации, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), а также А5 (148 х 210 мм) для документов с текстом небольшого объема. Бланки поручений имеют формат А5 и А6 (105 х 148 мм).
Информация об изменениях:
Пункт 3.1.2 изменен. - Распоряжение Администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" Республики Дагестан от 12 июля 2017 г. N 499-р
3.1.2. В соответствии с распоряжением Главы города Махачкалы "Об утверждении формы бланков Администрации муниципального образования городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" от 3 ноября 2015 г. N 944-р в Администрации используются следующие виды бланков:
- бланк Главы города Махачкалы (приложение 1);
- бланк Администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" (приложение 2);
- бланк постановления Администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" (приложение 2 а);
- бланк распоряжения Администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" (приложение 2 б);
3.1.3. При переписке подразделений Администрации используются бланки для внутренней переписки установленного образца (приложение 4б).
3.1.4. Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля:
30 мм - левое;
15 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3.1.5. В Администрации города используется угловой вариант бланка письма. На бланках с угловым расположением его реквизиты располагают в левом верхнем углу с центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) расположением реквизитов. (приложения N 3, 4, 4а);
3.1.6. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа или приложения к нему не нумеруется.
Информация об изменениях:
Пункт 3.1.7 изменен. - Распоряжение Администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" Республики Дагестан от 12 июля 2017 г. N 499-р
3.1.7. Состав реквизитов для каждого вида бланков следующий:
Для бланка Главы города:
- герб города Махачкалы;
- наименование должности должностного лица органа местного самоуправления;
- справочные данные об органе местного самоуправления;
Для бланка Администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала":
- герб города Махачкалы;
- наименование органа местного самоуправления;
- справочные данные об органе местного самоуправления;
Для бланка письма должностного лица Администрации города:
- герб города Махачкалы;
- наименование органа местного самоуправления;
- наименование должности должностного лица органа местного самоуправления;
- справочные данные об органе местного самоуправления;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Для бланка внутренней переписки:
- герб города Махачкалы;
- наименование органа местного самоуправления;
- наименование структурного, отраслевого (функционального) органа Администрации города Махачкалы;
- справочные данные об структурном, отраслевом (функциональном) органе Администрации города Махачкалы;
- дата документа;
- регистрационный номер документа.
Для бланков постановления и распоряжения Администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала":
- герб города Махачкалы;
- наименование вида документа;
- наименование органа местного самоуправления.
3.1.8. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.2. Состав реквизитов документов
3.2.1. Инструкцией по делопроизводству при подготовке и оформлении документов в Администрации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477, установлен следующий состав реквизитов:
01. герб города Махачкалы;
02.наименование органа местного самоуправления или наименование должности должностного лица органа местного самоуправления;
03. подпись должностного лица;
04. наименование вида документа;
05. справочный данные об органе местного самоуправления;
06. адресат;
07. дата документа;
08. регистрационный номер документа;
09. заголовок к тексту;
10. ссылка на регистрационный номер входящего документа;
11. текст документа;
12. отметка о приложении;
13. гриф согласования документа;
14. виза документа;
15. гриф утверждения документа;
16. указания по исполнению документа (резолюция);
17. печать;
18. отметка о заверении копии;
19. отметка об исполнителе и номер его телефона;
20. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
21. отметка о контроле;
22. отметка о поступлении документа (регистрационный штамп);
23. отметка о конфиденциальности;
24. идентификатор электронной копии документа;
25. наименование структурного подразделения;
26. место составления (издания) документа;
27. гриф ограничения доступа к документу;
28. отметка об электронной подписи;
29. ссылка на документ.
3.2.2. Состав реквизитов при подготовке различных видов документов может быть неодинаков и не ограничивается перечисленными выше реквизитами. Например, на проекте документа проставляется пометка "Проект". Этот реквизит располагается в верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем. Некоторые реквизиты обязательны только для строго определенных видов документов. Так, гриф утверждения необходим, как правило, для планов, положений, инструкций и других подобных документов и не применяется при оформлении служебных писем, информаций и иных видов документов.
3.2.3. Состав реквизитов документов определяется в зависимости от его вида и содержания.
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного и иного обеспечения ведется, как правило, без использования бланков, на стандартных листах бумаги.
3.3. Правила оформления реквизитов документов
3.3.1. Герб города Махачкалы помещают на бланках документов в соответствии с решением Махачкалинского городского Собрания от 15 декабря 2006 года N 27-2 "Об утверждении Положения о гербе и флаге городского округа "город Махачкала".
Герб города Махачкалы в многоцветном варианте помещается на бланках Главы города, Администрации города.
Герб города Махачкалы в одноцветном варианте помещается на бланках структурных подразделений аппарата Администрации города Махачкалы и отраслевых (функциональных) органов Администрации города Махачкалы, муниципальных предприятий и учреждений.
3.3.2. Наименование органа местного самоуправления (наименование должности должностного лица органа местного самоуправления) размещается на бланках писем и правовых актах, располагается и центрируется ниже герба города Махачкалы на расстоянии 1,5 межстрочного интервала.
Наименование структурного, отраслевого (функционального) органа Администрации города Махачкалы, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о нем.
3.3.3. Подпись должностного лица.
В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:
Глава города Махачкалы ________________________ И. Фамилия
личная подпись
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Заместитель Главы Администрации ________________ И.О. Фамилия
города Махачкалы личная подпись
Начальник отдела бухгалтерского учета
и отчетности Администрации ____________ И.О. Фамилия
города Махачкалы личная подпись
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица, например:
Временно исполняющий обязанности ______________ И.О. Фамилия
Главы города Махачкалы личная подпись
Подпись является обязательным реквизитом документа. Право подписывать документы структурного, отраслевого (функционального) подразделения имеет руководитель структурного, отраслевого (функционального) подразделения Администрации города либо лицо, исполняющее его обязанности на основании правового акта. Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Подпись отделяется от текста, как правило, тремя одинарными межстрочными интервалами.
Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке:
с распорядительного документа - соответствующем распорядительным документом;
с письма, схемы, плана и т.д. - служебным письмом.
Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле) подписи должностного лица, уполномоченного подписать документ, допускается только при подготовке поздравительных адресов, открыток, приветственных, поздравительных и благодарственных писем, приглашений, извещений, служебных удостоверений, удостоверений к наградам, почетных грамот. Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит.
3.3.4. Наименование вида документа.
Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится на всех видах документов, кроме письма.
3.3.5. Справочные данные об органе местного самоуправления - этот реквизит содержит почтовый адрес, адрес электронной почты, адрес официального сайта в сети Интернет, номера телефона, факса.
Номера телефонов, факсов указываются следующим образом: (8722) 68-16-54.
Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.01.2015 N 45.
3.3.6. Адресат
Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения.
Наименование органа (организации) и его подразделения указывают в именительном падеже, например:
Министерство здравоохранения
Республики Дагестан
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании гражданину - после нее. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например:
Министру здравоохранения
Республики Дагестан
И.О. Фамилия
или
Директору филиала
ОАО "РусГидро" -
"Дагестанский филиал"
И.О. Фамилия
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки. В этом случае адресатам направляются копии документа. Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле, должен быть завизирован исполнителем.
При рассылке документов большему количеству адресатов оформляется справка о рассылке с указанием наименований организаций и их адресов, на самом документе в этом случае адресат указывается обобщенно, например:
Руководителям
структурных подразделений
Администрации города Махачкалы
Допускается центрировать каждую строку реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Министру
сельского хозяйства
и продовольствия
Республики Дагестан
И.О. Фамилия
В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа гражданину указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Фамилия И.О.
пр. Р. Гамзатова, д. 105, кв. 12
г. Махачкала, 367012
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, должностным лицам государственной власти Российской Федерации, в органы государственной власти Республики Дагестан, должностным лицам органов государственной власти Республики Дагестан, Главе города Махачкалы, в Собрание депутатов городского округа с внутригородским делением "город Махачкала", заместителям главы Администрации города Махачкалы, а также при переписке внутри структурных подразделений Администрации города Махачкалы.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.
Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата выравниваются по левому краю поля, отведенного для реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом.
3.3.7. Дата документа - это один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровое оформление даты: 25 июня 2014 года. В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.
Не допускается употребление римских цифр.
На бланке документа дата документа указывается в специально обозначенном месте. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.
Также датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в Администрацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
3.3.8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер входящего документа состоит из индекса Аппарата Администрации, порядкового номера и даты поступления.
Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса подразделения и номера дела по номенклатуре дел Администрации. Регистрационный номер документа, составленного двумя и более подразделениями, состоит из регистрационных номеров документов каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.3.9. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:
Распоряжение (о чём?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства
Письмо (о чём?) Об оказании консультативной помощи. Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом. Заголовок печатается через одинарный межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.
3.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:
На N 04-03/21 от 13 марта 2014 года
На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.
В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа.
3.3.11. Текст документа - основная содержательная часть документа. Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.
Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, таблицы или комбинированным способом.
Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются римскими или арабскими цифрами.
Тексты распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, распоряжений, указаний), как правило, состоят из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй, распорядительной, формулируются поручения.
Тексты информационно-справочных документов (служебные письма, докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из двух-трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, в заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа или дата утверждения, заголовок к тексту.
В распорядительных документах, издаваемых единолично руководителем (приказ, поручение), а также в документах, адресованных руководству органа, организации, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов (постановление, решение) текст излагается от третьего лица единственного числа ("...Администрация города Махачкалы постановляет: ...").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности органов и организаций (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").
В служебных письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа (администрация не возражает", "управление считает возможным").
3.3.12. Отметка о приложении. Реквизит "Отметка о приложении" располагается под текстом документа на расстоянии 2 межстрочных интервалов, печатается от левой границы текстового поля документа через одинарный межстрочный интервал.
Слово "Приложение" печатается с красной строки без кавычек:
Приложение: на 5 л., в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
При наличии нескольких приложений их нумеруют:
Приложение: 1. Положение об Управлении торговли ... на 5 л., в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления торговли... на 7 л., в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от _______________ N ____и приложение к нему, всего на 3 л.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишется "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение ___
к распоряжению Администрации
от ___________ N _____
При подготовке проектов актов Главы города Махачкалы в сопроводительном письме указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта. Письмо подписывается руководителем подразделения или другим лицом, исполняющим его обязанности, визируется лицом (включая приложения), вносящим проект, с расшифровкой визы и указанием даты.
3.3.13. Гриф согласования. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями Администрации города, должностными лицами.
Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (пишется без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в нижнем левом углу документа, выравнивается по левому краю, например:
Согласовано
Заместитель Главы
Администрации города Махачкалы
Личная подпись, инициалы, фамилия
"_____" ________________ 20___ года
Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:
Согласовано
Письмо Управления экономического развития
Администрации города Махачкалы
от "___" ________ 20__ года N ____
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве размещаются двумя вертикальными столбцами.
Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
3.3.14. Согласование документа оформляют визой согласования (далее - виза). Этот реквизит свидетельствует о внутреннем согласовании документа. Визирование документа производится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого затрагивает содержание документа (включая приложения). Виза включает должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату визирования, например:
Начальник Правового управления ________ ____________ И.О. Фамилия
дата личная подпись
Допускается полистное визирование документа и его приложения.
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом экземпляре. Визы на проекте документа проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приложение 5).
Деловые письма визируются на втором экземпляре (копии), оставшемся в деле подразделения.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
При подготовке структурным, отраслевым (функциональным) подразделением Администрации проекта документа за подписью Главы города либо при направлении документа на согласование Главе города необходимо предварительное визирование документа заместителем Главы Администрации города, в чьем подчинении находится структурное отраслевое (функциональное) подразделение.
Грифы согласования, визы должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.
3.3.15. Гриф утверждения документа. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, требующим утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.
Данный реквизит официального документа придает правовой или нормативный характер его содержанию.
Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.
Документ может быть утвержден: должностным лицом (руководителем), коллегиальным органом или изданием соответствующего распорядительного документа.
Реквизит обязательно включает слово "Утверждаю", наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения. Гриф утверждения документа состоит из слова "Утверждаю" без кавычек прописными буквами, например:
Утверждаю
Глава города Махачкалы
_____________ И. Фамилия
личная подпись
дата __________ г.
Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.
В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно (слева, справа) на одном уровне и один под другим. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
Утвержден
постановлением Администрации
города Махачкалы
от __________ _______ N ___
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
3.3.16. Указания по исполнению документа (резолюция)
Указания руководителя, в которых определяются организации, подразделения или работники, ответственные за исполнение документов, характер и сроки их исполнения, называется резолюцией. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
Прошу подготовить проект договор с
ОАО "Россельхозбанк" к 05.05.2014 г.
дата личная подпись
Резолюция может оформляться на свободном месте в заголовочной части документа.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 6).
Указания по исполнению документа должны включать в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
3.3.17. Печать
Печать относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу, заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
По наиболее важным финансовым документам могут составляться дела, которые должны быть прошнурованы и пронумерованы, опечатаны печатью. Количество листов заверяются подписями должностного лица и главного бухгалтера.
На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ "МП"). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Оттиск печати с изображением герба города Махачкалы ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица.
3.3.18. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) N ____ за _____ г., Верно, Ведущий специалист, Подпись И.О. Фамилия, Дата, Печать. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.".
Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, например:
Верно: Руководитель Аппарата
Администрации г. Махачкалы _______________ И.О. Фамилия
личная подпись
Заверительная надпись удостоверяется печатью.
3.3.19. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста, но размером шрифта не менее N 10, например:
Фамилия И.О.
номер телефона
3.3.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ, например:
В дело _________
номер дела
________________________
подпись исполнителя
документа
дата
3.3.21. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
3.3.22. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа и содержит подпись работника Управления делами и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
3.3.23. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования"
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
3.3.24. Идентификатор электронной копии документа - это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Администрации, представляющая собой адрес электронной копии документа в компьютерной базе данных.
IV. Требования к оформлению правовых актов в Администрации
Правовые акты Администрации (распоряжения, постановления) имеют следующие реквизиты: герб города Махачкалы, наименование органа местного самоуправления, наименование вида акта - постановление или распоряжение Администрации, дата, регистрационный номер, текст, подпись.
Проекты актов Администрации и приложения к ним (приложения 7, 8, 9, 10, 10а, 11) печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом размера N 14.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА С ВНУТРИГОРОДСКИМ ДЕЛЕНИЕМ "ГОРОД МАХАЧКАЛА".
В отдельных распоряжениях заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Преамбула в постановлениях завершается словами: "Администрация города Махачкалы постановляет:"
Преамбула в распоряжениях может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания.
Преамбула может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
В качестве исполнителей указываются подразделения Администрации или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением.
Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".
Подразделения или должностные лица, до сведения которых доводится документ, указываются в справке о рассылке, которую исполнитель подготавливает вместе с проектом.
Распоряжения по кадровым вопросам (приказы), как правило, имеют следующие наименования: "О назначении Ф.И.О. на работу", "О переводе Ф.И.О. работу", "Об увольнении (об освобождении)", "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О применении дисциплинарного взыскания".
Каждый пункт начинается словом "Назначить", "Перевести", "Освободить", "Объявить благодарность" и т.п. Затем печатаются фамилия, имя, отчество лица, о котором издается распоряжение, его должность, подразделение, куда он назначается.
Текст такого приказа должен быть представлен в виде текста-трафарета.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый акт, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к акту в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Глава города Махачкалы", инициала имени и фамилии.
Инициал имени и фамилия Главы города печатаются у правой границы текстового поля.
Дата и регистрационный номер акта Главы города проставляются после его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Приложения к проектам постановлений и распоряжений Администрации оформляются на отдельных листах бумаги.
Приложение заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 7-8 см.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа (первое слово заголовка приложения) печатается прописными буквами вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
В положениях, программах, инструкциях и других подобных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруют арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела (приложение 11).
Если в тексте проекта акта Администрации упоминаются ранее принятые акты, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: в соответствии с постановлением Правительства Республики Дагестан от ____________ N _____.
Если подготавливаемый акт влечет за собой внесение изменений в другие акты Администрации, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
В проектах постановлений Администрации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
Документы (программы, положения, регламенты, планы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Администрации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет соответствующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами на 2 межстрочных интервала ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами, печатается шрифтом размера N 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 2,5 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочным интервалом.
V. Оформление отдельных видов документов в Администрации города
5.1. Положения, правила, инструкции
5.1.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации города, в правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
5.1.2. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются и утверждаются руководителем структурного подразделения, или как акты, утверждаемые Главой города; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Администрации города
5.1.3. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
5.1.4. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
5.1.5. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
5.1.6. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
5.1.7. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
5.2. Протокол - информационно-справочный документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов, принятия решения на заседаниях, совещаниях, конференциях, собраниях, деловых встречах
5.2.1. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.
5.2.2. Протоколы оформляются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размера N 14.
Слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку жирным шрифтом размера N 17 и выравнивается по центру.
Протокол имеет следующие реквизиты: герб города Махачкалы, наименование вида документа - "протокол", вид заседания, совещания (печатается жирным шрифтом и выравнивается по центру), гриф утверждения (на протоколах совещаний), место проведения заседания, совещания (указывается при необходимости), дата и номер протокола (протоколы заседаний, совещаний нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года), текст (текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной) и подписи.
Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первого листа протокола.
5.2.3. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. (приложение 12).
В вводной части указываются:
фамилии и инициалы председателя и секретаря;
фамилии и инициалы или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек их фамилии не указываются, а делается отметка "Список участников прилагается");
повестка дня.
Фамилии, присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием места работы и должности.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой с точкой, и его наименование начинается с предлога "о" ("об"), печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается отметка "Текст доклада прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
5.2.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются инициалы и фамилии, наименования должностей присутствовавших. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
начальник Управления культуры города Махачкалы
заместитель председателя Комитета по спорту,... города Махачкалы
Многострочные наименования должностей, присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "о" ("об"), печатается центровано шрифтом размера N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Решение о снятии с контроля поручения, результаты рассмотрения протеста прокуратуры города Махачкалы оформляются выпиской из протокола.
5.3. Служебная переписка
5.3.1. Служебные письма Администрации города готовятся:
- как ответы о выполнении поручений Главы Республики Дагестан и Правительства Республики Дагестан, Администрации Главы и Правительства РД;
- как исполнение поручений Главы Республики Дагестан и Правительства Республики Дагестан, Администрации Главы и Правительства РД, Главы города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органа местного самоуправления
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- как сопроводительные письма к свидетельствам и справкам о государственной регистрации актов гражданского состояния, выдаваемым по заявлениям граждан;
- как запросы и инициативные письма.
5.3.2. Служебные письма содержат вступление, основную часть и заключение.
Вступление содержит обоснование вопроса - причину возникновения вопроса или его краткую историю. Если поводом для письма послужил какой-нибудь документ или поручение, дается ссылка на него.
В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержение. В заключении формируется основная цель письма: просьба, предложение, напоминание, требование, мнение.
5.3.3. В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на рассмотрение проект ...");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("Администрация городского округа с внутригородским делением "город Махачкала считает возможным").
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например: Уважаемый Рамазан Магомедович!
5.3.4. Письма адресуются органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левой границе текстового поля или центрирование по самой длинной строке. Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 3.3.6.
5.3.5. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2 - 3 межстрочными интервалами. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя органа местного самоуправления. В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами.
5.3.6. Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате.
5.3.7. В официальной переписке возможно применение клишированных конструкций, соответствующих стандартным ситуациям делового общения:
Согласно постановлению Правительства...
В целях обеспечения выполнения распоряжения...
В соответствии с достигнутой договоренностью...
В подтверждение нашей договоренности...
С целью скорейшего решения вопроса...
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее достигнутым договоренностям...
В соответствии с протоколом (подзаконным актом)...
Направляем на рассмотрение и утверждение...
Просим Вас рассмотреть вопрос...
Согласно Вашим указаниям...
Информируем Вас...
Напоминаем, что...
Сообщаем Вам, что...
Для организации работ...
Предлагаем Вашему вниманию...
На основании...
Исходя из результатов работы...
Проверкой установлено, что...
В ответ на Ваше предложение сообщаем, что...
В случае Вашей заинтересованности мы готовы...
Извещаем Вас о необходимости...
По причине задержки оплаты...
Во избежание конфликтных ситуаций...
Выражаем искреннюю благодарность...
5.3.8. Письма печатаются на бланке установленной формы Администрации города (приложение 1, 3, 4) оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
- адресат;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
- наименование документа, заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложений;
- подпись должностного лица;
- отметка об исполнителе.
Порядок оформления реквизитов письма изложен в разделе 3.3.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении 4а
5.3.9. Оформление писем зарубежным адресатам
Оформление деловой корреспонденции в практике сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей. Наиболее распространенным видом корреспонденции является деловое письмо.
Реквизитами делового письма являются:
заголовок письма (Issuer Field);
ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line);
дата (Date);
адресат (Address);
указание на конкретное лицо (Attention Line);
обращение (Salution);
общее содержание письма (Subject Line);
текст письма (Body of the Letter);
завершающая формула вежливости (Complimentary Close);
подпись (Signature);
приложения (Enclosure);
указание на рассылку копий (CC Notation).
В правом верхнем углу письма указывается наименование организации и адрес отправителя. Как дополнение указывается номер телефона, факс, адрес электронной почты и сайта.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах и проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Заголовок информирует о содержании письма. Это может быть, например: Счет-фактура - Invoice 265 или Заказ и его номер - Order 439.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Под текстом письма ставится личная подпись. За подписью следует полное имя, фамилия и должность лица, подписавшего письмо.
5.3.10. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы оформляются на бланках установленной формы (приложение 17).
Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.
Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель либо составляет несколько экземпляров телеграммы с указанием на каждом экземпляре конкретного адреса, либо составляет список рассылки телеграммы. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.
Если телеграмма направляется нескольким адресатам в один город, но один из адресатов является основным, а остальные - второстепенными, адрес оформляется следующим образом:
МОСКВА МИНТРУД РОССИИ
КОПИЯ: АДМИНИСТРАЦИЯ ПРЕЗИДЕНТА РФ
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя).
Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться отправителем полными словами.
Знаки "точка", "запятая", "кавычки", а также знак "скобка" могут указываться в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "кв ч", "скб" соответственно), либо соответствующими символами.
Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.
Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.
При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.
Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже), наименование организации или места жительства адресата (номер дома, улица), наименование пункта и страны назначения (город, страна).
5.3.11. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Телефонограмма имеет следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование учреждения, должность, инициалы и фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер телефона, адресат, должность, инициалы и фамилия работника, принявшего телефонограмму, название вида документа, дата, индекс (номер), время передачи, текст, подпись.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагаются список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
5.4. Перечни поручений Главы города
5.4.1. Перечни поручений Главы города составляются по его поручению и оформляются по итогам:
рабочих поездок, рабочих совещаний (рабочих встреч) - в случае если принято решение не оформлять протокол заседания;
оперативных совещаний.
Перечень поручений Главы города оформляется Управлением организационной работы, сводного планирования и внешних связей Администрации.
Утвержденный перечень поручений подлежит регистрации в Управлении организационной работы, сводного планирования и внешних связей Администрации.
Принятые решения рассылаются в виде копии перечня поручений.
Рассылка осуществляется на основании списка рассылки, сформированного ответственным за подготовку перечня поручений.
В обязательном порядке в список рассылки перечня поручений включаются должностные лица - ответственные исполнители отдельных пунктов перечня поручений.
5.4.2 Контрольные поручения Главы города составляются по вопросам деятельности Администрации города, требующим особого внимания и оперативного реагирования.
Контрольное поручение Главы города оформляется Управлением организационной работы, сводного планирования и внешних связей по согласованию с заместителями Главы Администрации.
Утвержденное контрольное поручение подлежит регистрации в отделе учета и регистрации документов Управления делами Администрации.
Принятые решения рассылаются в виде копии контрольного поручения.
Рассылка осуществляется на основании списка рассылки, сформированного ответственным за подготовку контрольного поручения.
В обязательном порядке в список рассылки включаются должностные лица - ответственные исполнители контрольного поручения.
5.5. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий
В подразделениях Администрации могут составляться следующие акты: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организаций и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие акты фиксируют установленные факты и события, содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей) либо специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом Главы города. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
При составлении акта необходимо обеспечить установление фактического состояния дел и правильное отражение этого обстоятельства в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (акт), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты или в виде таблицы.
При необходимости допускается включение в акт заключительной части, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте (приложение 13).
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
5.6. Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа, подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя
Докладная записка составляется по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.
Докладная записка составляется на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из 2-3 смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; во второй части - анализ сложившейся ситуации, варианты ее решения; в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять.
Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется Главе города (приложение 14).
5.7. Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником подразделения на имя руководителя подразделения либо руководителя Аппарата Администрации
Служебная записка составляется по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и другим вопросам, оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю подразделения или иному должностному лицу.
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст состоит из двух частей - обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки.
Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения (приложение 15).
5.8. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником и представляемый вышестоящему должностному лицу
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем (приложение 16).
5.9. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, или документ, подтверждающий факты биографического и служебного характера
Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую, организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.
Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем подразделения или специалистом-составителем.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и начальником Управления муниципальной службы и кадров, и заверяются печатью.
ГАРАНТ:
О внесении изменений в раздел VI см. распоряжение Администрации городского округа с внутригородским делением "Город Махачкала" Республики Дагестан от 3 июня 2019 г. N 276-р, распоряжение Администрации городского округа с внутригородским делением "Город Махачкала" Республики Дагестан от 25 октября 2019 г. N 532-р
Текст раздела приводится без учета названных изменений
VI. Организация документооборота
6.1. Общие требования к организации документооборота в Администрации города
6.1.1. Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
6.1.2. Основными принципами организации документооборота в Администрации города являются централизация операций по приему и отправке документов, распределение документов, имеющих одинаковый маршрут на документопотоки,
организация предварительного рассмотрения поступающей документации, однократность регистрации документов.
6.1.3. Документооборот в Администрации города состоит из документопотоков: поступающая документация, отправляемая документация, внутренняя документация.
6.2. Прием, учет и распределение поступающей корреспонденции
6.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в Администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке Управлением делами Администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" с использованием системы электронного документооборота "Дело".
6.2.2. При приёме и первичной обработке поступившей корреспонденции осуществляется проверка правильности адресования, целостность упаковки и комплектности.
В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату. Документы с наличием отметки о конфиденциальности обрабатываются с учётом положений инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения.
Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или, в случае невозможности пересылки адресату, возвращаются отправителю с приложением сопроводительного письма о невозможности доставки адресату.
При повреждении конверта, несоответствия вложений либо отсутствии оговоренных в документе приложений составляется акт, утверждаемый начальником Управления делами.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов. В последнем случае конверт сохраняется до полного исполнения документа.
При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестр) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата, подпись, инициалы и фамилия работника, принявшего документ.
6.2.3. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется Управлением делами в соответствии с полномочиями Главы города и его заместителей, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных подразделений Аппарата Администрации города Махачкалы и отраслевых (функциональных) органов Администрации города Махачкалы.
6.2.4. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации:
- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;
- статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;
- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;
- пакеты с пометкой "Лично";
- анонимные документы;
- сообщения электронной почты из массовых рассылок ("спам").
6.2.5. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих в Администрацию, производится в установленном для корреспонденции порядке. В регистрационной карточке СЭД "Дело" документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.
6.2.6. Обслуживание почтовых ящиков электронной почты Администрации города осуществляется Управлением делами. Документы, поступившие в электронном виде, могут быть перенесены на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном настоящей Инструкцией порядке с приложением, при возможности и необходимости, исходных электронных материалов. В регистрационной карточке СЭД "Дело" документа делается отметка о способе его получения.
6.2.7. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения обращений граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан Управления делами Администрации города Махачкалы в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
6.3. Регистрация поступающей корреспонденции
6.3.1. Поступившая корреспонденция, подлежащая регистрации, за исключением письменных обращений граждан, вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируется в СЭД "Дело" в день поступления в отделе учета и регистрации документов Управления делами Администрации города Махачкалы.
Обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, направленные в адрес Главы, его заместителей и руководителя Аппарата регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан в течение трех дней с момента поступления.
Письма, поступившие от участников межведомственной системы электронного документооборота органов исполнительной власти РД, при наличии в РК СЭД "Дело" электронного образа документа и полного комплекта приложений (при наличии) в электронном виде, регистрируются, переносятся на бумажный носитель и поступают в обработку в день поступления. В случае последующего поступления оригинала производится замена на подлинник документа.
Документы, направленные по СЭД "Дело" с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений.
6.3.2. РК СЭД "Дело" включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.
6.3.3. Регистрационный номер формируется автоматически средствами СЭД "Дело" и включает в себя индекс Аппарата Администрации в СЭД "Дело", порядковый номер документа в пределах текущего года и год регистрации, отделяемые разделительными символами.
6.3.4. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) проставляется регистрационный штамп с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления штампа в указанном месте, он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.
Документы, не отнесённые к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронной копии в состав реквизитов РК СЭД "Дело".
6.4. Порядок рассмотрения и доведения документов до исполнителей
6.4.1. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение Главе города и его заместителям в соответствии с утверждённым распределением обязанностей с учётом вида, автора и содержания документа.
6.4.2. Повторные запросы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса направляются автору/исполнителю последнего. Документы по исполнению резолюций Главы города за подписью указанных в резолюции исполнителей направляются ответственному исполнителю по данному документу.
6.4.3. Копии документов с указанием обязательности исполнения и сроками исполнения до 5 рабочих дней могут быть направлены потенциальным исполнителям до получения резолюции уполномоченного должностного лица.
6.4.4. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более трёх рабочих дней.
6.4.5. В случае ошибочного направления, отсутствия у исполнителя требуемых полномочий, планируемого или внепланового длительного отсутствия самого исполнителя или по иным другим причинам, делающим исполнение данного документа в указанные сроки данным исполнителем невозможным, документ должен быть возвращён в Управление делами в срок, не превышающий 3-х дней с момента получения, с приведением соответствующей аргументации.
6.4.6. После подписания резолюции осуществляется внесение в регистрационную карточку СЭД "Дело" её текста, реквизитов и электронной копии специалистами Управления делами.
Исполнители посредством СЭД "Дело" получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним.
В случае указания исполнителей, не являющихся участниками СЭД "Дело", копии документов и резолюций на бумажном носителе или в электронном виде направляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с отправляемыми документами.
6.4.7. Подлинник документа и оригинал резолюции в обязательном порядке хранится в Управлении делами с последующей передачей в установленном настоящей Инструкцией порядке на архивное хранение.
6.5. Организация работы с отправляемыми документами
6.5.1. Проекты служебных писем передаются на подпись Главе города или его заместителям через Управление делами.
Специалисты Управления делами проверяют правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
6.5.2. Проект служебного письма, представляемый на подпись Главе города, визируется исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем структурного подразделения, подготовившем проект, и заместителем Главы Администрации, курирующим данное структурное подразделение.
Проект служебного письма, представляемый на подпись заместителю Главы Администрации, визируется исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, подготовившем проект.
Проекты ответов за подписью Главы и его заместителей подлежат редакторскому анализу.
К проектам ответов за подписью Главы города или его заместителей дополнительно прилагается исходный запрос.
6.5.3. Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до трёх рабочих дней обрабатываются незамедлительно.
6.6. Регистрация отправляемой корреспонденции
6.6.1. На регистрацию принимаются полностью укомплектованные, правильно оформленные и подписанные письма.
6.6.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в СЭД "Дело" только при наличии проекта РК (РКПД - регистрационная карточка проекта документа), содержащего реквизиты адресования, подписания и наименования, а также электронный вариант письма и, при наличии, приложений к нему.
Проект РКПД ответов на ранее поступившие запросы должен содержать связку на РК исходного запроса.
6.6.3. Регистрационный номер исходящих документов формируется автоматически средствами СЭД "Дело" в соответствии с утверждённым порядком и включает в себя индекс Аппарата Администрации в СЭД "Дело", индекс подразделения, исполнившего документ, индекс дела утверждённой номенклатуры дел, порядковый номер документа в пределах текущего года и год поступления, отделяемые разделительными символами.
6.6.4. После присвоения средствами СЭД "Дело" регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа". Электронная копия полностью заполненного документа, не содержащего сведения конфиденциального характера, размещается (сканируется) в РК СЭД "Дело".
6.7. Отправка документов
6.7.1. Документы, прошедшие регистрацию, направляются на отправку. Отправка документов осуществляется Управлением делами.
6.7.2. Документы, отправляемые средствами почтовой связи, подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
6.7.3. Обработка корреспонденции, предназначенной для отправки почтовой связью, осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222.
6.7.4. Отправка копий документов средствами факсимильной связи или по электронной почте осуществляется исполнителями самостоятельно.
VII. Регистрация и прохождение внутренних документов
7.1. Регистрация и прохождение внутренних документов
7.1.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
7.1.2. Постановления по основной деятельности, оформленные в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, после подписания передаются на регистрацию вместе с указателем рассылки, подготовленным исполнителем, и хранятся в Управлении делами Администрации.
7.1.3. Распоряжения по личному составу (о приеме, переводе, об увольнении, награждении, декретных и административных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках) - срок хранения 75 лет.
Приказы по личному составу (о предоставлении очередных отпусков, декретных и административных отпусках, назначении дежурств и другим кадровым вопросам), срок хранения - 5 лет, регистрируются специалистом Управления кадров и муниципальной службы и хранятся в Управлении кадров и муниципальной службы до истечения срока хранения.
7.1.4. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
7.1.5. Регистрация, учет и движение в Администрации города служебных, докладных записок, оформленных в порядке, предусмотренном Инструкцией, осуществляется специалистом Управления делами Администрации. Регистрация внутренних документов производится в регистрационном журнале, в который вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, заголовок, исполнитель), а также фиксируется их прохождение. Исполнителям документы передаются под подпись.
7.2. Учет объема документооборота
Под объемом документооборота понимается число отдельных документопотоков или общее количество входящих, исходящих и внутренних, и организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности Администрации.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.
Результаты учета документооборота обобщаются Управлением делами Администрации и в конце года представляются руководству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
7.3. Контроль исполнения документов
7.3.1 Контролю подлежит исполнение: распоряжений и постановлений Администрации, правовых актов Администрации, решений Собрания депутатов городского округа "город Махачкала, поручений Главы города, его заместителей, поручений по запросам депутатов, служебных писем, обращений граждан.
7.3.2. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контроль исполнения систематизируется по срокам исполнения документов, по органам-исполнителям и группам документов.
7.3.3. Контроль исполнения документов включает постановку на контроль, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, исполнение, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
7.3.4. В систему обеспечения контроля исполнения документов входят: перечень документов, находящихся на исполнении, со сроками исполнения, картотека регистрации обращений и заявлений граждан, положения о контроле, справки, планы работы, информация об исполнении документа, предложения о снятии с контроля.
7.3.5. Контроль исполнения документов осуществляется как в ходе исполнения (до истечения) срока исполнения - предварительный контроль, так и после истечения (продления) срока исполнения - последующий контроль.
7.3.6. Документы, взятые на контроль, снимаются с контроля руководителем, поставившим документ на контроль, на основании выполнения плана мероприятий, представления итоговой справки или ответов заявителям и предложений о снятии документа с контроля.
7.4. Сроки исполнения документов
7.4.1. В Администрации контроль за сроками исполнения ведется по всем зарегистрированным документам.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях:
со дня поступления для входящих документов;
со дня подписания для внутренних документов;
со дня отправки для исходящих документов.
7.4.2. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются в соответствии:
с датой, указанной руководителем в резолюции;
со сроками, указанными в самом документе;
с правовыми актами Администрации;
с действующим законодательством.
7.4.3. Продление срока исполнения документа осуществляется лицом, установившим срок исполнения. Продление срока исполнения оформляется не позднее чем за 3 дня до истечения срока, если исполнение документа в срок невозможно. Адресат уведомляется о причинах продления срока исполнения документа с указанием конкретной даты.
В противном случае документ считается неисполненным в срок.
7.4.4. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
VIII. Особенности работы с электронными документами
8.1. Документооборот в Администрации осуществляется с использованием системы электронного документооборота "Дело". Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационно-контрольной карточке системы "Дело". При этом к РКК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов - формата рdf или рdf/А; для текстовых документов - doc, docx, xls, xlsx).
8.2. Соответствие распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом "Подписано электронной подписью" и визой работника, создавшего копию электронного документа.
8.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
8.4. В Администрации создаются и используются электронные документы и электронные копии документов.
8.5. Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба города Махачкалы.
Требования к регистрации электронных документов и электронных образов документов аналогичны общим требованиям к регистрации документов на бумажном носителе, предусмотренным Инструкцией.
8.6. При передаче электронные документы заверяются электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи.
8.7. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Администрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
8.8. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
8.9. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом учета и регистрации документов Управления делами.
8.10. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел учета и регистрации документов и ответственный за ведение делопроизводства структурного отраслевого (функционального) подразделения осуществляет проверку подлинности электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи.
8.11. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю Аппарата Администрации, направлении электронных документов в структурные отраслевые (функциональные) подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении, вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
8.12. Документы, создаваемые в Администрации и (или) поступившие в Администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота осуществляется после его сравнения с подлинником документа.
Ответственность за соответствие содержания электронного образа документа содержанию подлинника на бумажном носителе несет лицо, осуществляющее сканирование.
8.13. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, используются обязательные сведения о документе, включаемые в РКК:
адресант;
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
вид документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
наименование либо аннотация документа;
индекс дела;
сведения о переадресации документа;
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;
указания по исполнению документа;
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие.
8.14. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:
"Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы".
8.15. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
IX. Документальный фонд Администрации города
9.1. Номенклатура дел и ее соблюдение в Администрации
9.1.1 Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации города, с указанием срока их хранения. Образец формы номенклатуры дел приведен в приложении 18 к настоящей Инструкции
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении Номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных отраслевых (функциональных) подразделениях Администрации, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы и изучить документы, образующиеся в деятельности Администрации, их виды, состав и содержание.
9.1.3. Сводная номенклатура дел Администрации города разрабатывается специалистом Управления делами на основании номенклатур дел структурных подразделений.
9.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации с заключением начальника Управления по делам архивов (далее - Архивное управление), после одобрения центральной экспертной комиссией Администрации (далее - ЦЭК) направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции РД (далее - ЭПК). Согласованная ЭПК сводная номенклатура дел Администрации подписывается руководителем Аппарата Администрации и утверждается Главой города. Утверждения Номенклатура дел вводится в СЭД "Дело".
9.1.5. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр Номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Аппарата Администрации. Второй используется в отделе учета, регистрации и прохождения документов Управления делами Администрации в качестве рабочего. Третий хранится в наблюдательном деле Управления по делам архивов Администрации.
После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации структурные отраслевые (функциональные) подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
9.1.6. Вновь созданное структурное отраслевое (функциональное) подразделение в месячный срок разрабатывает и согласовывает с архивным отделом номенклатуру дел структурного отраслевого (функционального) подразделения и представляет ее ЦЭК.
9.1.7. В течение года по согласованию с Управлением по делам архивов в утвержденную сводную номенклатуру дел Администрации могут вноситься изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел Администрации в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
9.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается с ЭПК один раз в 5 лет, заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации.
9.1.9. Названиями разделов Номенклатуры дел являются названия структурных отраслевых (функциональных) подразделений Администрации. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации.
9.1.10. В Номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации.
9.1.11. В графе 1 Номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в работе Администрации цифрового обозначения структурного отраслевого (функционального) подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах Администрации. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
В Номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
9.1.12. В графу 2 Номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения Аппарата Администрации города Махачкалы (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с различными корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
9.1.13. Графа 3 Номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
9.1.14. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
9.1.15. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган Администрации для продолжения и др.
9.1.16 Если в течение года в Администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.1.17. По окончании года в конце Номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.2. Формирование дел и текущее хранение - группировка исполненных документов в дела в соответствии с Номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела
9.2.1. Дела формируются во всех структурных отраслевых (функциональных) подразделениях Администрации.
9.2.2. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением делами Администрации.
9.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
дело включается по одному экземпляру каждого документа;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
9.2.4. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.
9.2.5. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.
9.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами Администрации города, Собрания депутатов города Махачкалы, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
9.2.7. Распоряжения по личному составу группируются отдельно от других видов правовых актов.
9.2.8. Нормативные правовые акты и организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии.
9.2.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от их проектов.
9.2.10. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фамилиям.
9.2.11. Поручения органов государственной власти и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности администрации.
9.2.12. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года
9.2.13. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению организационно-распорядительных документов вышестоящих органов, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот документ дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
9.2.14. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Администрации, ее органов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
9.2.15. Дела со дня их заведения до передачи в Управление по делам архивов или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
9.2.16. В каждом структурном отраслевом (функциональном) подразделении выделяются специалисты, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные специалисты обеспечивают сохранность документов и дел.
9.2.17. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
9.2.18. Дела размещают в специально отведенных для этой цели помещениях или в запирающихся шкафах, сейфах структурных отраслевых (функциональных) подразделений, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Не разрешается вносить правку в документы, делать в них пометки, работать с ними вне служебных помещений.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
9.2.19. Дела документального фонда города, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного отраслевого (функционального) подразделения, специалиста ответственного за делопроизводство при реорганизации и ликвидации.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
9.2.20. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
9.2.21. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного, отраслевого (функционального) подразделения, под расписку. В журнале регистрации выдачи дел, вносится соответствующая запись (указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела). Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных, отраслевых (функциональных) подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя Аппарата по актам.
9.2.22. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном, отраслевом (функциональном) подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел с согласия руководителя структурного, отраслевого (функционального) подразделения, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
9.2.23. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы города с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
9.3. Оформление дел
9.3.1. Оформление дел проводится работниками структурных, отраслевых (функциональных) подразделений Администрации города Махачкалы, ответственными за делопроизводство, и под контролем управления.
9.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 18), подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
9.3.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 23). На обложке дела указываются реквизиты: наименование фондообразователя, наименование структурного, отраслевого (функционального) подразделения Администрации, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
9.3.4. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом: наименование органа местного самоуправления - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, орган местного самоуправления был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
наименование структурного, отраслевого (функционального) подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за...год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
9.3.5. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
9.3.6. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела.
9.3.7. Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
9.3.8. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве федерального органа исполнительной власти чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).
9.3.9. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
9.3.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.
9.3.11. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение 20). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
9.3.12. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 19), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела вкладывается в дело и имеет самостоятельную нумерацию.
9.3.13. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
9.3.14. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.3.15. Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело
9.3.16. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения
9.3.17. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся в структурных подразделениях Администрации и по истечении срока хранения подлежат выделению в макулатуру в установленном порядке.
9.4. Экспертиза ценности документов
9.4.1 Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.
9.4.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбору и подготовки к передаче в ведомственный архив постановлением Администрации города создана постоянно действующая ЦЭК Администрации.
ЦЭК организует свою работу в соответствии с положением о ней, утвержденным постановлением Администрации города.
9.4.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Типового перечня и номенклатуры дел Администрации.
9.4.4. Экспертиза ценности документов проводится работниками структурных подразделений Администрации, ответственными за делопроизводство, совместно с экспертной комиссией под непосредственным методическим руководством архивного управления.
9.4.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
отбор документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве Администрации;
выделение к уничтожению документов и дел временного срока хранения
и с пометкой "До минования надобности", сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное или научное значение.
С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.
Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
9.4.6. По результатам экспертизы ценности документов работниками, ответственными за архив, в структурных подразделениях, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 21, 22).
9.4.7. Документы, не подлежащие сдаче в Управление по делам архивов и с истекшими сроками хранения, сдаются на уничтожение по акту, который утверждается Руководителем Аппарата Администрации города (приложение 24)
Акты об уничтожении хранятся постоянно по месту их составления.
9.5. Составление описи дел
9.5.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для учета и раскрытия его содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
9.5.2. Ежегодно работниками, ответственными за делопроизводство и архив, составляются описи дел постоянного хранения на завершенные и оформленные дела всех структурных подразделений Администрации.
9.5.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовой;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого года делаются сноски на номера дел, содержащих материалы за данный год.
9.5.4. Описи дел печатаются в четырех экземплярах, согласовываются с ЦЭК, утверждаются ЭПК, а затем Главой города.
9.5.5. По истечении установленного ведомственного срока хранения (5 лет) дела по акту передаются на хранение в Управление по делам архивов.
9.6. Подготовка и передача документов в Управление по делам архивов
9.6.1. В Управление по делам архивов передаются дела с исполненными документами постоянного хранения по описи. Дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу передаются на муниципальное хранение в Управление по архивным делам при ликвидации (без правопреемника) Администрации.
9.6.2. Дела с исполненными документами постоянного хранения передаются в архивное управление после истечения пятилетнего срока их хранения.
9.6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивное управление, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных, отраслевых (функциональных) подразделениях Администрации и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
9.6.4. В период подготовки дел к передаче в архивное управление работниками ответственными за делопроизводство, предварительно проверяется правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел ответственные делопроизводство обязаны устранить.
9.6.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного, отраслевого (функционального) подразделения Администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном, отраслевом (функциональном) подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивное управление независимо от сроков
X. Прием и передача документов с использованием средств факсимильной связи
10.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов, служебных материалов и устанавливаются в подразделениях.
10.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.
Категорически запрещается передача посредством факсимильной связи секретных документов.
10.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного и графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способами в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
10.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем, руководителем подразделения.
10.5. Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы Главой города или замещающим его лицом.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии заверенного Главой города или замещающим его лицом перевода.
10.6. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, ответственное за использование аппарата факсимильной связи.
На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица.
Оригинал принятой факсограммы регистрируется в отделе учета и направляется соответствующим подразделениям (исполнителям).
10.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование аппаратов факсимильной связи.
XI. Изготовление и использование печатей, штампов
11.1. Изготовление печатей и штампов, используемых в деятельности Администрации, производится в соответствии с правовыми актами Администрации и обеспечивается руководителем Аппарата Администрации.
11.2. Для удостоверения подлинности документа или его копии используется оттиск печати.
Для отметок о получении, регистрации, контроля и исполнения документов используются оттиски соответствующих штампов.
11.3. Изготовленные печати и штампы учитываются в Управлении муниципальной службы и кадров Администрации в журнале учета печатей и штампов (приложение 25) с проставлением их оттисков (листы журнала учета штампов и печатей нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Выдача печатей и штампов работникам, отвечающим за их использование и сохранность осуществляется под подпись в журнале учета печатей и штампов. При увольнении работники обязаны сдать печати и штампы в Управление муниципальной службы и кадров.
11.4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат списанию и уничтожаются Управлением муниципальной службы и кадров по акту.
11.5. Об утере печати или штампа работник незамедлительно сообщает руководителю Аппарата Администрации, который информирует об этом Главу города.
11.6. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.
11.7. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений Администрации города не допускается.
11.8. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется Управлением муниципальной службы и кадров.
11.9. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.
XII. Прием и передача дел при увольнении и переводе работника
12.1. Приему и передаче подлежат: все документы, находящиеся на стадии подготовки и исполнения, исполненные документы текущего и истекшего года, справочные и другие материалы служебного пользования.
12.2. Перед передачей все исполненные документы должны быть сформированы в дела в соответствии с Номенклатурой дел.
12.3. Прием и передача документов производятся по акту при наличии РКК с отметкой о том, кому и когда передан документ. При этом первыми в нем указываются документы, находящиеся на контроле, подготовке и исполнении.
12.4. Акт о приеме и передаче документов составляется в 3-х экземплярах и подписывается вновь назначенным и увольняющимся работниками (при необходимости предусматривается дополнительное визирование в отделе бухгалтерского учета и отчетности, и Управлении муниципальной службы и кадров), руководителем подразделения и начальником Управления делами. Первый экземпляр остается у принявшего работника, копии передаются в Управление делами и Управление муниципальной службы и кадров.
ГАРАНТ:
Приложение не приводится
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распоряжение Администрации городского округа с внутригородским делением "Город Махачкала" Республики Дагестан от 16 января 2017 г. N 24-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала"
Текст распоряжения опубликован не был
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Распоряжение Администрации городского округа с внутригородским делением "Город Махачкала" Республики Дагестан от 25 октября 2019 г. N 532-р
Текст приводится без учета названных изменений
Распоряжение Администрации городского округа с внутригородским делением "Город Махачкала" Республики Дагестан от 3 июня 2019 г. N 276-р
Текст приводится без учета названных изменений
Распоряжение Администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" Республики Дагестан от 12 июля 2017 г. N 499-р