Постановление Администрации Архаринского района Амурской области от 2 мая 2017 г. N 249 "Об утверждении Порядка подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, заключенных администрацией Архаринского района"

В соответствии с ч. 6 ст. 43 Федерального закона от 06.10.2013 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", с целью упорядочения процедуры подготовки, заключения, организации выполнения, прекращения действия и хранения договоров и соглашений с участием администрации Архаринского района

постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, заключенных администрацией Архаринского района.

2. Начальнику организационного отдела администрации Архаринского района (Е.В. Смолякова) обеспечить размещение данного постановления на официальном сайте администрации района.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава района

Д.Л. Лукьянчук

Утвержден
постановлением главы района
от 2 мая 2017 г. N 249

Порядок
подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, заключенных Администрацией Архаринского района

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения соглашений и договоров, заключаемых администрацией Архаринского района, (далее - Порядок) регламентирует механизм подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения соглашений и договоров, заключаемых от имени администрации района, подписываемых главой района, либо иными должностными лицами, уполномоченными в установленном порядке.

1.2. Порядок распространяется на соглашения и договоры, заключаемые с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями (юридическими лицами), а также иные, заключаемые в рамках установленной федеральными законами, законами области, компетенции.

Действие Порядка распространяется также на документы, вносящие изменения и дополнения, приостанавливающие действия соглашений и договоров.

1.3. Соглашения и договоры, заключаемые администрацией района, не могут противоречить федеральному законодательству и законодательству Амурской области.

2. Порядок подготовки проектов договоров

2.1. Подготовка проектов договоров, их регистрация, внесение изменений и дополнений в них производится в следующем порядке:

2.1.1. Подготовка договорной документации (проекта договора и поименных в нем приложений);

2.1.2. Согласование проекта договора с перечнем лиц, который определен заместителем главы района, курирующим данное направление.

2.1.3. Направление проекта договора на подписание главе района.

2.1.4. Регистрация и хранение договора.

2.2. Подготовка проекта договора и документации к нему возлагается на исполнителя.

2.3. Ответственным за своевременную разработку проекта договора, в том числе за его содержание и качество, а также документации к нему, является исполнитель, на которого данная обязанность возлагается главой района или заместителем главы администрации, курирующим данное направление.

2.4. Подготовленный проект договора проходит начальную правовую экспертизу в юридическом секторе администрации района, а затем согласовывается с заместителем главы администрации района, курирующим данное направление работы, заинтересованными структурными подразделениями администрации района.

Окончательный вариант договора с визами руководителей направляется вместе с необходимыми приложениями в юридический сектор для проведения правовой экспертизы на соответствие законодательству и визирование.

Согласование проекта договора осуществляется визированием на оборотной стороне последнего листа договора с указанием должности, фамилии и инициалов лица, визирующего проект документа, и проставлением даты.

2.5. Проверку деловой репутации и финансовой надежности другой стороны договора, а также необходимые согласования осуществляет исполнитель в соответствии с его компетенцией.

2.6. Перечень структурных подразделений администрации района и должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект договора, определяет заместитель главы администрации района, курирующий данное направление работы.

2.7. Окончательный вариант договора, завизированный и согласованный, подписывается главой района.

2.8. Количество экземпляров договора определяется в соответствии с количеством сторон договора.

2.9. Договор, подписанный главой района, передается на регистрацию и хранение.

3. Регистрация и хранение заключенных договоров

3.1. Договор представляется на регистрацию в количестве экземпляров по числу сторон в соответствии с требованиями регистрации служебных документов и регистрируется в журнале регистрации договоров и соглашений у начальника организационного отдела администрации района.

Журнал регистрации договоров и соглашений должен включать следующие графы:

- порядковый номер;

- дата регистрации;

- краткое наименование договора и наименование сторон, заключивших договор;

- регистрационный номер документа;

- указание места хранения;

- отметка о сроке действия договора;

- подпись исполнителя, получившего подлинники договора;

- данные об исполнителе (Ф.И.О., должность, контактный телефон).

Исполнитель обязан раздать подлинники договора сторонам под роспись на своем экземпляре.

Копия договора направляется в юридический сектор администрации района.

3.2. Первый экземпляр заключенного договора остается в администрации района и хранится у исполнителя соответствующего структурного подразделения. Если договор связан с оплатой из бюджета района, то первый экземпляр хранится в отделе учета администрации района.

3.3. Для хранения договоров у каждого исполнителя в структурном подразделении формируется архив и руководителем назначается сотрудник, ответственный за его ведение и хранение.

3.4. Хранение договоров осуществляется в специально созданных делах-папках, в которые также вносятся документы, связанные с исполнением договора (переписка между участниками договора, финансово-расчетные документы, дополнительные соглашения и иные документы). Дела-папки с договорами располагаются в архиве исполнителя структурного подразделения в хронологическом порядке по дате их заключения.

3.5. Исполнитель договора отслеживает срок исполнения договора другой стороной и в случае необходимости предпринимает все необходимые меры для исполнения обязательств по договору (переписка между участниками, направление претензии).

3.6. Изъятие оригинала договора, находящегося на хранении, и передача его кому бы то ни было не допускается.

Для работы сотрудникам выдается копия заключенного договора.

Подлинник договора представляется по запросам суда, органов прокуратуры и иных государственных органов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.7. После исполнения договора или окончания срока его действия договор хранится у исполнителя в течение пяти лет, а затем передается в архив в соответствии с номенклатурой дел.

4. Контроль за исполнением договоров

4.1. Контроль за исполнением договоров, соблюдением условий и сроков осуществляет исполнитель.

4.2. В случае возникновения судебных разбирательств по спорам, связанным с исполнением заключенных договоров, вся документация по ним от исполнителя передается в юридический сектор с соблюдением требований по приему-передаче служебных документов.

5. Порядок внесения изменений и дополнений в договоры

5.1. Любые изменения и дополнения к договору оформляются дополнительным соглашением, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном данным положением для договоров.