Вход
Распоряжение Главного управления ветеринарии Московской области от 1 июня 2016 г. N РВ-492 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Главном управлении ветеринарии Московской области" (документ не действует)
Распоряжение Главного управления ветеринарии Московской области
от 1 июня 2016 г. N РВ-492
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Главном управлении ветеринарии Московской области"
В соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 20.01.2016 N 11-ПГ "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области":
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Главном управлении ветеринарии Московской области (далее - Инструкция).
2. Сотрудникам Главного управления ветеринарии Московской области обеспечить соблюдение настоящей Инструкции.
3. Признать утратившим силу приказ начальника Главного управления ветеринарии Московской области от 18.06.2012 N П-33 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Главного управления ветеринарии Московской области".
4. Отделу аналитики, информационной безопасности и работы с подведомственными учреждениями управления делами и координации деятельности подведомственных учреждений обеспечить размещение настоящего распоряжения на официальном сайте Главного управления ветеринарии Московской области в трехдневный срок с даты его подписания.
5. Контроль исполнения настоящего распоряжения оставляю за собой.
|
Начальник - главный государственный |
Ю.И. Барсуков |
Инструкция
по делопроизводству в Главном управлении ветеринарии Московской области
(утв. распоряжением Главного управления ветеринарии Московской области
от 1 июня 2016 г. N РВ-492)
I. Общие положения
1. Инструкция Главного управления ветеринарии Московской области по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единый порядок подготовки, обработки, хранения и использования образующихся в деятельности Главного управления ветеринарии Московской области (далее - Главное управление) документов.
Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами в межведомственной системе электронного документооборота Московской области (далее - МСЭД) и федеральной информационной системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
2. Организация и ведение делопроизводства в Главном управлении осуществляются структурным подразделением, ответственным за ведение делопроизводства Главного управления (далее - служба делопроизводства), а также лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Главного управления.
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в Главном управлении возлагается на начальника Главного управления ветеринарии Московской области (далее - Начальник).
Государственные гражданские служащие Главного управления, а также работники, занимающие должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Главного управления, государственным должностям Главного управления (далее - работники Главного управления), несут ответственность за сохранность документов и неразглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, служебную информацию, в том числе сведений, касающихся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающих их честь и достоинство, за действия, которые совершают при работе в МСЭД.
3. Инструкция разработана в соответствии с требованиями следующих правовых актов:
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";
постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - приказ Минкультуры РФ N 526);
Уставом Московской области;
Законом Московской области N 183/2005-ОЗ "О гербе Московской области";
Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";
постановлением Правительства Московской области от 27.11.2002 N 573/46 "Об утверждении Положения о порядке обращения с информацией ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах и государственных учреждениях Московской области";
постановлением Губернатора Московской области от 18.12.2014 N 287-ПГ "Об утверждении Регламента рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области";
постановлением Губернатора Московской области от 20.01.2016 N 11-ПГ "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области";
Положением об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, утвержденным распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2013 N 516-РГ "О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области", а также рекомендациями следующих стандартов:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
II. Основные понятия
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Главном управлении;
Документ - официальный документ, созданный сотрудником Главного управления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Главного управления;
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Главного управления;
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Главном управлении, с указанием сроков их хранения;
Корреспондент - организация или должностное лицо, от которого получен документ;
Обращение гражданина - документ, поступивший от физического лица - гражданина;
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
Регистрационный номер - реквизит документа, обозначающий номер (индекс) документа, задаваемый по правилам, принятым в зарегистрировавшей документ организации;
Поручение - распоряжение, подлежащее исполнению;
Резолюция - поручение, выдаваемое на основании рассмотрения документа. Реквизит документа, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;
Соисполнитель - должностное лицо или организация, принимающие участие в подготовке документа совместно с исполнителем;
МСЭД - межведомственная система электронного документооборота Московской области, предназначенная для создания и обмена электронными документами между центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области;
МЭДО - федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота;
Электронный документооборот - движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документооборота, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном виде;
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. В контексте настоящей Инструкции термины "документ" и "электронный документ" эквивалентны;
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Московской области.
III. Бланки документов
4. Документы, создаваемые в Главном управлении, оформляются на бланках с воспроизведением герба Московской области (далее - гербовые бланки) установленной формы или электронных шаблонах бланков. Гербовые бланки изготавливаются типографским способом на листах белой бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Для бланков поручений может использоваться формат А6 (105 x 148 мм).
Гербовые бланки являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
В Главном управлении используются бланки документов с продольным расположением реквизитов (реквизиты располагаются посередине листа вдоль верхнего поля).
Бланки не применяются при внутренней переписке, при подготовке первоначальных вариантов документов, а также для оформления копий служебных писем, остающихся в делах.
При подготовке электронных документов в Главном управлении используются электронные шаблоны бланков документов, которые размещены в МСЭД.
Виды бланков документов:
бланк распоряжения Главного управления (приложение 1);
бланк приказа Начальника (приложение 2);
бланк письма Главного управления (приложение 3);
бланк поручения (резолюции) (приложение 4);
бланк электронного письма МСЭД (приложение 19).
Образцы бланков документов утверждаются приказом Начальника.
5. Гербовые бланки изготавливаются полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.
Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале (приложение 5).
Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
Подготовленные для изготовления образцы гербовых бланков Главного управления согласовываются с Администрацией Губернатора Московской области.
Организация изготовления гербовых бланков Главного управления возлагается на отдел, в компетенцию которого входит решение организационных вопросов по обеспечению деятельности Главного управления. Контроль учета, использования и хранения гербовых бланков Главного управления обеспечивают:
- служба делопроизводства;
- ответственное должностное лицо за организацию делопроизводства в структурном подразделении.
IV. Оформление документов
1. Общие правила оформления документов
6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие стандартные поля:
|
Поле |
Минимальный размер (мм) |
Максимальный размер (мм) |
|
левое |
20 |
25 |
|
правое |
10 |
15 |
|
верхнее |
20 |
20 |
|
нижнее |
20 |
20 |
Для создания, редактирования и оформления документов в Главном управлении используется текстовый редактор Microsoft Word.
При оформлении большинства реквизитов документов в Главном управлении применяется стандартный шрифт со следующими параметрами:
|
Параметры |
Значение |
|
Шрифт |
Times New Roman |
|
Начертание |
обычный |
|
Размер |
14 пт |
|
Цвет текста |
черный (или "Авто") |
|
Подчеркивание |
не используется |
|
Написание вразрядку (увеличенный интервал между символами) |
не используется |
В отдельных случаях при оформлении реквизитов документов может использоваться полужирный шрифт, изменяться размер шрифта, использоваться написание вразрядку. В Инструкции указывается, какие параметры стандартного шрифта должны быть изменены.
Например:
Фраза "используется стандартный шрифт размером 12 пт" означает, что все параметры стандартного шрифта сохраняются, за исключением его размера: для оформления реквизита нужно использовать стандартный шрифт Times New Roman размером 12 пт вместо 14 пт.
Фраза "используется стандартный полужирный шрифт" означает, что все параметры стандартного шрифта сохраняются, за исключением его начертания: для оформления реквизита нужно использовать полужирный шрифт вместо обычного.
Не допускается произвольное графическое выделение отдельных реквизитов, слов, абзацев или частей текста с помощью других начертаний (курсива, полужирного шрифта или их сочетания), изменения цвета шрифта, подчеркивания, написания вразрядку или других текстовых эффектов.
В отдельных случаях, если текст документа необходимо разместить на одной странице, разрешается уменьшать размер стандартного шрифта до 13 пт.
7. При оформлении документов используются следующие основные параметры абзаца в Microsoft Word:
выравнивание текста;
размер отступа слева;
размер отступа справа;
размер абзацного отступа ("красная строка"); интервал перед абзацем; интервал после абзаца; размер межстрочного интервала.
При оформлении большинства реквизитов документов в Главном управлении используются следующие стандартные параметры абзаца:
|
Параметр абзаца |
Значение |
|
Выравнивание текста |
По ширине |
|
Отступ слева |
0 (не используется) |
|
Отступ справа |
0 (не используется) |
|
Первая строка (абзацный отступ) |
1,25 см |
|
Интервал перед абзацем |
0 (не используется) |
|
Интервал после абзаца |
0 (не используется) |
|
Межстрочный интервал |
Множитель, равный 1,15 |
Первая строка абзаца текста печатается с абзацным отступом в 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст выравнивается по ширине абзаца. Отступы слева и справа от текста не допускаются.
Межстрочный интервал в абзацах основного текста документов устанавливается с помощью множителя, значение которого равно 1,15. Интервалы перед абзацем и после него не допускаются.
В отдельных случаях, если текст документа необходимо разместить на одной странице, разрешается изменять значение межстрочного интервала (множителя) в диапазоне от 1 до 1,5.
Для выделения таблиц в основном тексте документа допускается оставлять одну пустую строку перед таблицей и/или после таблицы.
Если для оформления отдельных реквизитов отдельных видов документов используются параметры абзаца, которые отличаются от стандартных параметров абзаца, в Инструкции указывается, какие параметры абзаца должны быть изменены. Например, фраза "без абзацного отступа" означает, что все стандартные параметры абзаца должны быть сохранены, за исключением абзацного отступа - реквизит должен печататься от границы левого поля документа.
8. При оформлении документов для разделения расположенных рядом реквизитов документа используются интервалы в виде пустых строк. Могут использоваться интервалы между реквизитами документов размером в одну, две, три и более пустых строк, например:
Генеральному директору
"ФОРС - центр разработки"
Одна пустая строка
С.А. Томляновичу
Одна пустая строка
Трифоновский тупик, дом 3
г. Москва, 129272
Две пустых строки
Уважаемый Степан Анатольевич!
Текст документа...
Три пустых строки
Руководитель Администрации
Губернатора Московской области (подпись) И.О. Фамилия
9. Страницы документа (кроме первой) нумеруются на лицевой стороне арабскими цифрами. Номер страницы вставляется в верхний колонтитул и выравнивается по центру. Расстояние от верхнего края страницы до верхнего колонтитула должно быть 1,25 см. Для номера страницы используется стандартный шрифт. Выделение номера страницы слева и справа с помощью дефисов и других символов не допускается.
10. Текст документа может состоять из следующих структурных единиц: раздел, подраздел, пункт, подпункт и абзац.
Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римской цифрой, после которой ставится точка; имеет наименование (заголовок).
Наименование раздела печатается стандартным шрифтом с прописной буквы с обозначением номера раздела и выравнивается по центру. Номер раздела должен быть отделен от последующего наименования раздела символом пробела или неразрывного пробела. Точка в конце наименования раздела не ставится. Нумерация разделов сквозная (в пределах всего документа), например:
XXIV. Нормативные правовые акты Московской области
Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый арабской цифрой, после которой ставится точка; имеет наименование (заголовок).
Наименование подраздела печатается стандартным шрифтом с прописной буквы с обозначением номера подраздела и выравнивается по центру. Номер подраздела должен быть отделен от последующего наименования подраздела символом пробела или неразрывного пробела. Точка в конце наименования подраздела не ставится. Нумерация подразделов ведется в пределах раздела, например:
3. Правила оформления таблиц в нормативных документах Главного управления
Пункт имеет порядковый номер, обозначаемый арабской цифрой, после которой ставится точка; не имеет наименования (заголовка).
Текст пунктов печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом с прописной буквы и заканчивается точкой. Номер пункта должен быть отделен от последующего текста пункта символом пробела или неразрывного пробела. Нумерация пунктов сквозная (в пределах всего документа), например:
77. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД.
Подпункт имеет порядковый номер, обозначаемый арабской цифрой с закрывающей круглой скобкой, после которой точка не ставится; не имеет наименования (заголовка).
Пункты могут подразделяться на подпункты после знака двоеточия. Текст подпунктов печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой. Текст последнего подпункта в пределах пункта заканчивается точкой. Номер подпункта должен быть отделен от последующего текста подпункта символом пробела или неразрывного пробела. Нумерация подпунктов ведется в пределах пункта, например:
77. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД:
1) за содержание электронного документа при отправке его на согласование и подписание;
2) за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи при отправке исходящего документа.
В нормативных правовых актах, распорядительных и организационных документах могут присутствовать иные структурные единицы, указанные в Инструкции.
2. Состав и оформление реквизитов документов
11. Документы, создаваемые в Главном управлении как на бланках, так и без них, должны содержать реквизиты, расположение и оформление которых устанавливаются настоящей Инструкцией.
В состав реквизитов документов входят:
герб Московской области;
наименование государственного органа;
справочные данные о государственном органе;
вид документа;
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа - основания подготовки письма;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
должность лица - автора документа;
подпись должностного лица;
гриф согласования;
виза;
гриф утверждения;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка о поступлении документа;
идентификатор электронного документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки о срочности документа: "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно", "Подлежит возврату".
12. Герб Московской области является обязательным реквизитом документов, который воспроизводится в строгом соответствии с Законом Московской области N 183/2005-ОЗ "О гербе Московской области" на бумажных бланках документов, изготавливаемых типографским способом, а также на электронных шаблонах бланков в системе МСЭД.
Установлены следующие размеры герба Московской области, воспроизводимого на бланках Главного управления и подведомственных государственных учреждений: гербовый щит - 18 x 22 мм.
13. Наименование Главного управления должно соответствовать наименованию, установленному положением о государственном органе.
14. Реквизит "Подпись должностного лица" располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из полного наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалов имени и отчества и фамилии). Инициалы печатаются перед фамилией на уровне последней строки наименования должности. Между инициалами и фамилией ставится пробел или неразрывный пробел.
Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от предыдущего реквизита документа тремя пустыми строками. Реквизит "Подпись должностного лица" оформляется с использованием одинарного межстрочного интервала. Наименование должности выравнивается по горизонтали по левому краю (без абзацного отступа), инициалы и фамилия - по правому краю:
Заместитель начальника
Главного управления
ветеринарии
Московской области (подпись) И.О. Фамилия
При подписании документов на бланке письма должность Начальника указывается без названия Главного управления, за исключением нормативных правовых актов и распорядительных документов:
Начальник -
главный государственный
ветеринарный инспектор
Московской области (подпись) И.О. Фамилия
При подготовке многостраничного документа подпись Начальника указывается полностью:
Начальник Главного управления
ветеринарии Московской области -
главный государственный
ветеринарный инспектор
Московской области (подпись) И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Каждая последующая подпись отделяется от предыдущей одной пустой строкой, например:
Начальник Главного управления
ветеринарии Московской области -
главный государственный
ветеринарный инспектор
Московской области (подпись) И.О. Фамилия
Главный бухгалтер (подпись) И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей или не подчиненными по должности их подписи располагаются на одном уровне, например:
Начальник Главного управления Министр образования
ветеринарии Московской области - Московской области
главный государственный ветеринарный
инспектор Московской области
(подпись) И.О. Фамилия (подпись) И.О. Фамилия
Документы коллегиальных органов (совета, коллегии, комиссии, рабочей группы и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, составленных коллегиальным органом, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе коллегиального органа. Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель (председатель, сопредседатели) этого органа, его заместитель (заместители). Члены коллегиального органа и секретарь органа перечисляются в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии (подпись) И.О. Фамилия
Член комиссии (подпись) И.О. Фамилия
Секретарь комиссии (подпись) И.О. Фамилия
Член комиссии (подпись) И.О. Фамилия
Если должностное лицо, на подпись которому представляется проект документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом об исполнении обязанностей руководителя или приказом о распределении обязанностей.
|
N |
Способ замещения (каким распорядительным документом оформляется) |
Как оформляется реквизит "Подпись должностного лица" |
|
1 |
Полномочия по подписанию документов за руководителя прописаны в трудовом договоре или должностном регламенте (штатное заместительство) |
Используется должность замещающего лица |
|
2 |
Приказ о назначении исполняющим обязанности |
И.о. (используется должность замещаемого лица) |
|
3 |
Приказ о распределении обязанностей |
Используется должность замещающего лица |
Пример 1 (штатное заместительство Начальника его первым заместителем):
Первый заместитель начальника
Главного управления ветеринарии
Московской области
- заместитель главного
государственного ветеринарного
инспектора Московской области (подпись) И.О. Фамилия
Пример 2 (замещение Начальника на основании приказа о назначении исполняющим обязанности):
И.о. начальника Главного
управления ветеринарии
Московской области -
главного государственного
ветеринарного инспектора
Московской области (подпись) И.О. Фамилия
Пример 3 (один заместитель Начальника замещает другого во время его отсутствия на основании приказа о распределении обязанностей):
Заместитель начальника Главного
управления ветеринарии
Московской области (подпись) И.О. Фамилия
Документы (исковые заявления, отзывы на исковое заявление, пояснения на исковое заявление, ходатайства в суд и др.) подписываются уполномоченными должностными лицами Главного управления. Право подписи указанных документов предоставляется по доверенности, выдаваемой Начальником, например:
Начальник
Отдела правового обеспечения (подпись) Ф.И.О.
(по доверенности от N )
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
15. Справочные данные о Главном управлении указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Главного управления, номер телефона, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта в информационно-коммуникационной сети Интернет и другие сведения по усмотрению государственного органа.
Составные части почтового адреса на бланках писем указываются в последовательности, установленной пунктом 22 приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", а именно:
наименование адресата (для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для физического лица - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
16. Наименование вида издаваемого документа (например, приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
17. Место составления или издания документа (например, "г. Красногорск") указывается на бланках документов Главного управления, за исключением бланков писем.
18. Датой документа является дата его подписания (например, приказ, распоряжение, письмо, докладная записка, служебная записка, акт и др.), утверждения (например, инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (например, докладная записка, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более государственными органами, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год) четырьмя арабскими цифрами, например: 10.08.2014, 05.03.2015.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 10 августа 2014 г., 5 марта 2015 года.
При указании в тексте документа ссылок на исходящие регистрационные номера и даты документов следует воспроизводить указанные реквизиты в том же формате, который использован в реквизитах соответствующих писем.
19. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
В системе МСЭД регистрационный номер присваивается документу автоматически при выполнении процедуры регистрации в соответствии с заданным шаблоном номенклатуры.
20. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка ответного письма и проставляется на документе после его регистрации.
21. В качестве адресата указываются органы государственной власти, их структурные подразделения, организации, должностные или физические лица.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа ниже реквизитов, отпечатанных типографским способом. Реквизит "Адресат" отделяется от надписей бланка одной пустой строкой. Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии 80 мм от правого поля документа. Строки реквизита "Адресат" печатаются с одинарным межстрочным интервалом и выравниваются по горизонтали по левому краю.
В состав реквизита "Адресат" могут включаться: наименование организации, наименование структурного подразделения организации, должность, фамилия и инициалы имени и отчества лица, которому адресуется документ, а также почтовый адрес.
Каждая из составных частей реквизита "Адресат" печатается с новой строки и отделяется от других составных частей одной пустой строкой. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.
Документ может адресоваться:
организации в целом;
структурному подразделению организации;
руководителю организации;
должностному лицу, не являющемуся руководителем организации;
физическому лицу;
группе однородных организаций (должностных лиц).
В зависимости от того, кому адресуется документ, реквизит "Адресат" оформляется по-разному.
При адресации документа в орган государственной власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Российской Федерации
или:
Администрация Губернатора
Московской области
Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу). В этом случае в реквизите "Адресат" в именительном падеже указывается наименование организации и ниже - соответствующего структурного подразделения, например:
Администрация Губернатора
Московской области
Управление документооборота
Если документ адресован конкретному должностному лицу, то наименование должности, включающее наименование структурного подразделения государственного органа или организации, и фамилия получателя указываются в дательном падеже, а перед ними в именительном падеже - наименование государственного органа организации. Фамилия должностного лица отделяется от должности одной пустой строкой, например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Начальнику департамента
делопроизводства и контроля
П.А. Федорченко
Если должностное лицо, которому адресуется документ, является руководителем государственного органа или организации, то реквизит "Адресат" оформляется иначе. Наименование организации в этом случае входит в наименование должности, которая пишется в дательном падеже, например:
Руководителю Аппарата
Губернатора и Правительства
Свердловской области
Г.Е. Преображенскому
или:
Главе Раменского муниципального
района Московской области
Е.В. Тонких
Таким же образом оформляется реквизит "Адресат" при адресации документа иным должностным лицам, отнесенным к категории руководителей (заместителям, главным специалистам и тому подобное), например:
Заместителю главного редактора
журнала "Делопроизводство
и документооборот"
Э.П. Лебедеву
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования государственных органов, органов местного самоуправления, муниципальных образований и организаций.
Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в реквизите "Адресат" можно указать соответствующее звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией, например:
Начальнику Генерального штаба
Вооруженных сил Российской
Федерации - первому заместителю
Министра обороны Российской
Федерации, генералу армии
К.И. Пушечникову
Во внутренних документах, адресуемых руководителю структурного подразделения Главного управления его работниками, наименование организации не указывается:
Первому заместителю Начальника
Н.Г. Левковичу
В состав реквизита "Адресат" может включаться также почтовый адрес, который оформляется в последовательности, установленной пунктом 22 приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", и отделяется интервалом в одну пустую строку, например:
Государственное казенное
учреждение Московской области
"Московский областной центр
информационно-коммуникационных
технологий"
ул. Железнодорожная, д. 26, кв. 24
г. Красногорск
Московская область, 143406
Почтовый адрес всегда указывается при адресации документов разовым корреспондентам и физическим лицам.
Почтовый адрес в реквизите "Адресат" не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в Московской области или государственным органам или организациям, входящим в структуру Правительства Московской области. В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке рассылки (приложение 6).
При написании почтового адреса допускается использование общепринятых сокращений: п/о (почтовое отделение), в/ч (войсковая часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), пл. (площадь), ул. (улица), б-р (бульвар), наб. (набережная), ш. (шоссе), пер. (переулок), пр. или пр-т (проспект), пр-д (проезд), д. (дом), корп. (корпус), стр. (строение), кв. (квартира).
В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир символ "N" не ставится, дробные номера пишутся через косую черту (например, д. 22/66), при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (например, 16а).
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после фамилии.
Реквизит "Адресат" не должен содержать более 4 адресатов, которые располагают один под другим, через интервал в одну пустую строку. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При конвертировании экземпляров документа подчеркивается конкретный адресат. В случае если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.
При направлении документа в несколько однородных государственных органов или организаций адресата можно обозначить обобщенно, например:
Главам муниципальных
образований Московской области
или:
Руководителям структурных
подразделений Главного управления
ветеринарии Московской области
При использовании подобной формы адресации составляется список рассылки. Список рассылки подписывается исполнителем документа или руководителем структурного подразделения государственного органа.
В списке рассылки наименования организаций располагаются в следующей последовательности: вышестоящие органы, органы одного уровня (в алфавитном порядке). При рассылке приглашений на мероприятия список рассылки разрешается упорядочивать по фамилии адресата.
Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, формулируется одной фразой. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа, например:
Письмо (о чем?) - Об оказании консультативной помощи.
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
В заголовке к тексту разрешается использовать общепринятые аббревиатуры, сокращения слов и словосочетаний.
Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Как правило, заголовок к тексту документа печатается с прописной буквы стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, без точки в конце фразы и выравнивается по горизонтали по центру.
22. Документы составляются на русском языке - государственном языке Российской Федерации. При написании текста документа используется официально-деловой стиль. Содержание документа зависит от его вида и назначения в управленческой деятельности.
Текст должен быть актуальным, кратким, логичным. Если документ готовится в ответ на письмо, запрос, объем информации и аспекты содержания в ответном письме должны соответствовать запросу.
Текст документа помимо связного текста может содержать таблицы, списки, графические изображения или сочетания этих структур.
Текст документа (например, служебного письма), как правило, состоит из трех частей.
В преамбуле, или вводной части, содержится информация о причинах составления письма. Также во вводной части при необходимости даются ссылки на ранее изданные нормативные акты или документы по данному вопросу, например: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
Содержание основной части определяется типом документа. Здесь формулируется основная цель документа, излагаются аргументы, доводы, сведения о фактах, ссылки на источники информации, описывается положение дел, сложившаяся ситуация, приводятся их анализ, доказательства.
В заключительной части письма помещаются выводы, предложения, просьбы, отказы, решения, напоминания, требования и так далее.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также фразой этикетного характера.
Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "О чем?". Например: "Об изменении..."; "Об исполнении..."; "О выделении..."; "О пересмотре...". На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита "Ссылка на исходящий номер и дату документа", начиная от специальной ограничительной отметки. Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом.
Тексты документов излагаются от:
первого лица единственного числа (на бланке письма должностного лица): "Приказываю... подготовить и представить на рассмотрение..."; "Прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов..."; "Прошу Вас представить данные о..."; "Считаю возможным принять участие в..."; "Направляю...";
третьего лица единственного числа: "...комиссия постановила...", "Главное управление не считает возможным...";
первого лица множественного числа: "Просим представить данные о...", "Представляем на рассмотрение и утверждение проект...", в протоколах: "слушали...", "выступили...", "решили (постановили)" - если документ подписывается двумя лицами и более.
В текстах нормативных правовых и распорядительных актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности руководителя государственного органа Московской области или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
В текстах документов, подготовленных на основании законодательных или нормативных правовых, распорядительных актов Главного управления, документов, ранее изданных Главным управлением, указывается наименование вида этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с Положением о Главном управлении ветеринарии Московской области, утвержденным постановлением Правительства Московской области от 25.10.2011 N 1266/44 "Об утверждении Положения о Главном управлении ветеринарии Московской области".
При ссылке на даты выпуска документов не допускается использование таких сокращений, как с.г. (сего года), т.г. (текущего года).
Приложения оформляются на стандартных листах бумаги, как правило, формата А4 и должны иметь все необходимые реквизиты.
23. Отметка о наличии приложения оформляется в виде слова "Приложение:" (всегда в единственном числе) с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа, располагается ниже основного текста документа и отделяется от него одной пустой строкой.
Допускается оформление реквизита "Отметка о наличии приложения" с переходом на отдельный лист (без текста документа).
Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов одного экземпляра приложения и количество экземпляров приложения (со строчной буквы), например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. Наименование приложения пишется со строчной буквы без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по горизонтали по ширине колонки, например:
Приложение: предложения по подготовке проектов на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с точкой (без закрывающей скобки), указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.
Наименования приложений при наличии нескольких приложений пишутся с прописной буквы, например:
Приложение: 1. Предложения по подготовке проектов на 3 л. в 1 экз.
2. Таблица соответствия резолюций на 1 л. в 1 экз.
3. Примеры подготовки проектов типовых резолюций на 5 л.
в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов), например:
Приложение: Техническое задание на разработку модуля в 2 экз.
Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации (дискеты, флэш-накопители, жесткие магнитные диски, CD-ROM, DVD-ROM и тому подобное), то оно оформляется следующим образом:
Приложение: CDR-диск.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: Письмо Главного управления ветеринарии Московской
области от 05.06.2014 N Исх-2967/12-02 и приложение к
нему, всего на 6 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 3 л.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении располагается на первом листе приложения и оформляется следующим образом: вверху справа размещается слово "Приложение (номер приложения)". Под словом "Приложение" печатаются слова "к (название документа)", под ними - его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита печатаются стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравниваются по левому краю.
Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами без использования символа "N" (Приложение 1). Если приложение одно, оно не нумеруется, например:
Приложение
к распоряжению Главного управления
ветеринарии Московской области
от 15.03.2015 N 15РВ-35
На приложениях к служебным письмам отметка о приложении в правом верхнем углу (Приложение 1, Приложение 2 и так далее) не пишется.
Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в правом верхнем углу ставится не отметка о приложении, а гриф утверждения документа, например (при утверждении положения):
УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника
Главного управления ветеринарии
Московской области
от 09.06.2014 N 15П-23
24. Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется с использованием грифа согласования документа. Гриф согласования документа печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левому краю и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, инициалов имени, отчества, фамилии и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника Главного
управления ветеринарии
Московской области (подпись) И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляют служебным письмом, протоколом коллегиального органа и тому подобное, гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главного управления
ветеринарии Московской области
от 26.07.2015 N 01-18/15
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа.
При наличии двух или трех грифов согласования (если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций), их располагают на одном уровне, при большем количестве - двумя вертикальными рядами либо на отдельном листе согласования, на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. В этом случае на документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
При согласовании проекта документа должностными лицами и специалистами Главного управления используется собственноручная виза и/или электронная подпись в системе МСЭД.
Собственноручная виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:
Начальник отдела правового
обеспечения Главного управления
ветеринарии Московской области (подпись) И.О. Фамилия
Дата
25. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, например, при согласовании проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов (приложение 7). При использовании собственноручных виз согласующих лиц лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта нормативного правового акта или распорядительного документа (но не на приложении к ним).
Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих - тогда он печатается на отдельном листе с заголовком "Продолжение листа согласования..." с указанием наименования проекта документа и без указания строки "Проект представил" (приложение 8).
Если согласующее лицо (руководитель государственного органа) отсутствует (отпуск, болезнь, командировка), то в листе согласования об этом делается соответствующая отметка. Проект документа в таком случае согласуется заместителем руководителя государственного органа или иным должностным лицом, имеющим право подписи в соответствии с приказом об исполнении обязанностей руководителя или приказом о распределении обязанностей, путем оформления дополнительного листа согласования по той же форме, что и продолжение листа согласования.
Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты.
Если в процессе согласования проекта документа в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.
26. При согласовании проекта документа в системе МСЭД виза в электронном листе согласования включает в себя расшифровку подписи (фамилия, инициалы имени и отчества) лица, визирующего документ, дату и время согласования, замечания (при их наличии). Если согласующее лицо использует при визировании свою электронную подпись, то в визе содержится также слово "ЭЦП" или специальный графический индикатор (символ замка).
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Начальник отдела
правового обеспечения Замечания прилагаются
Главного управления (подпись)
ветеринарии И.О. Фамилия
Московской области
Дата
Замечания, мнения о проекте документа излагаются на отдельном листе, подписываются лицом, визирующим документ, датируются и передаются исполнителю. Замечания докладываются должностному лицу, подписывающему документ.
При помещении подлинника документа или его копии в дело прикладывается лист согласования документа в МСЭД.
Допускается по усмотрению государственного органа полистное визирование документа и приложения к нему.
Утверждение документа осуществляется после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием нормативного правового акта или распорядительного документа или одним или несколькими должностными лицами. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левому краю и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, с прописной буквы, личной подписи, инициалов имени, отчества, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Главного управления
ветеринарии Московской области -
главный государственный
ветеринарный инспектор
Московской области
_________________ И.О. Фамилия
Дата
Составные части реквизита (должность и подпись утверждающего лица) отделяются друг от друга одной пустой строкой. При утверждении документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа нормативным правовым актом (протоколом) гриф утверждения включает в себя слово "Утвержден", "Утверждена", "Утверждены" или "УтвержденО", согласованное по роду и числу с наименованием вида утверждаемого документа (положение, правила, инструкция, регламент), наименование вида утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Например, при утверждении положения:
УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника
Главного управления
ветеринарии
Московской области
от ________ N _____
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
27. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на специально отведенном месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
28. Копия документа, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, или выписка из документа должны быть заверены.
На первом листе копии документа в правом верхнем углу пишется слово "Копия".
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последней странице копии (выписки из документа) на свободном месте ниже реквизита "Подпись должностного лица" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения (оформляется цифровым способом), печать (при представлении копии или выписки из документа в другой государственный орган, орган местного самоуправления, организацию), например:
Верно
Начальник отдела правового
обеспечения Главного управления
ветеринарии
Московской области (подпись) И.О. Фамилия
Дата Печать
При заверении копии документа отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью без воспроизведения герба Московской области.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются и нумеруются и на обороте последнего листа документа, захватывающего окончание нити, с наклейкой из бумаги с заверительной надписью без слова "Верно" (допускается использовать стандартный шрифт размером 10 пт или 12 пт), например:
Пронумеровано и прошнуровано 10 (десять) листов.
Консультант отдела организационной работы
Организационно-контрольного управления
Министерства культуры Московской области
_______________________ И.О. Фамилия
Дата
29. Отметка об исполнителе документа печатается в левом нижнем поле (колонтитуле) лицевой или оборотной стороны последнего листа документа 1 без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом стандартным шрифтом размером 10 пт. При использовании нижнего колонтитула расстояние от нижнего края страницы до нижнего колонтитула должно быть 1,25 см.
Отметка включает инициалы имени и отчества (перед фамилией), фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:
А.Б. Комаров
8 498 602-29-71
Номера телефонов записываются в принятом в Российской Федерации полном федеральном формате, используя код региона и отделяя дефисом справа налево по две цифры и оставляя три последних цифры в семизначном номере: 498 602-29-71. Вместо дефиса при написании номеров телефонов можно использовать пробел.
При направлении документа в структурное подразделение Главного управления допускается указывать укороченный внутренний номер телефона исполнителя: 208.
Допускается указывать фамилию, имя, отчество исполнителя полностью, должность и структурное подразделение исполнителя, а также адрес его электронной почты, например:
Богатырев Игорь Семенович
Консультант Управления документооборота
8 498 602 29 71
Bogatvr IS@mosreg.ru
30. Указание по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной его части) или на специальном бланке для поручений Начальника формата А6, в нижнем поле которого указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция. В случае если резолюция оформляется на бумажном документе, то она должна записываться на свободной от текста части документа.
В резолюции определяются структурные подразделения Главного управления или должностные лица, которым поручено выполнение задания, проведение анализа, подготовки предложений, письма-ответа и др.
Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей поручения или наименования структурных подразделений, содержание поручения (при необходимости), срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания, например:
Петрову В.Ю.
Прошу подготовить проект ответа.
Доложить к 19.09.2015.
Подпись
Дата
или:
Правовое управление
Просьба рассмотреть вопросы, находящиеся в вашей компетенции.
Подпись
Дата
При наличии нескольких исполнителей, когда конкретный исполнитель поручения не указан, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. На ответственного исполнителя возлагается обязанность обобщения информации, полученной от соисполнителей, и координации их работы, а при необходимости созыв соисполнителей.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Если резолюция предусматривает несколько поручений, она разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей и определения исполнителя, ответственного за выполнение данного поручения.
При вводе резолюции к электронному документу используется аналогичный порядок.
31. Контроль исполнения подразумевает под собой постановку документа на контроль.
Отметку о контроле исполнения документа обозначают буквой "К", словом "Контроль" или аналогичным штампом в левом верхнем поле документа или установленным сроком исполнения, указанным в поручении.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; индекс дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты, например:
Заявителю дан ответ
от 26.08.2014 N ТГ-23562/03-06.
В дело N 03-06
(подпись) И.О. Фамилия
27.08.2015
или:
Издан приказ от 28.05.2014 N 120
"О создании рабочей группы по развитию МСЭД".
В дело N 01-46
(подпись) И.О. Фамилия
29.05.2015
Отметка об исполнении документа или снятии документа с контроля ставится по истечении срока и проведении всех необходимых мероприятий, когда контрольный орган докладывает результаты своей работы по контролируемому вопросу руководителю для получения его резолюции: "Выполнено, с контроля снять" или "Продолжить контроль до устранения недостатков".
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится на свободном поле в левом нижнем углу документа и может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
32. Отметка о поступлении документа в Главное управление содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа. В системе МСЭД присвоение регистрационных номеров входящим документам производится автоматически.
Отметка о поступлении документа может наноситься вручную в виде штампа на лицевой стороне первого листа документа на бумажном носителе.
При создании электронных образов страниц документа система МСЭД автоматически формирует в нижнем колонтитуле каждой страницы документа идентификатор электронного документа в следующей форме:
Документ создан в электронной форме. N Исх-8667/13-06-01 от 15.06.2015.
Исполнитель: Иванов А.Б.
Страница 1 из 2. Страница создана: 15.07.2015 11:50
__________________________________
1 При оформлении исходящих писем за подписью Губернатора Московской области отметка об исполнителе всегда печатается на оборотной стороне последнего листа письма.
3. Особенности написания отдельных слов, словосочетаний, дат, чисел, сокращений некоторых наименований и использования специальных символов в документах
33. Наименования государственных органов, организаций, учреждений пишутся в полном соответствии с их официальными наименованиями, закрепленными в организационных документах (уставах, положениях об организации и др.).
34. Используемые в тексте документов сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицированным.
Например, следующие сокращения могут применяться в любых документах, кроме нормативных правовых актов и распорядительных документов Московской области:
|
г., гг. |
- год, годы (при цифрах); |
|
и др. |
- и другие (после перечисления); |
|
и пр. |
- и прочие (после перечисления); |
|
и т.д. |
- и так далее (после перечисления); |
|
и т.п. |
- и тому подобное (после перечисления); |
|
и.о. |
- исполняющий обязанности; |
|
каб. |
- кабинет; |
|
л. |
- лист, листы; |
|
млн. |
- миллион, миллионы (при цифрах); |
|
млрд. |
- миллиард, миллиарды (при цифрах); |
|
п., пп. |
- пункт, пункты; |
|
руб. |
- рубль; |
|
с. |
- страница (при цифрах); |
|
см. |
- смотри (при ссылке, например, на другую часть документа); |
|
ст. |
- статья (при цифрах); |
|
т.е. |
- то есть; |
|
табл. |
- таблица; |
|
тыс. |
- тысяча, тысячи (при цифрах); |
|
экз. |
- экземпляр |
Аббревиатуры, читаемые по буквам, не склоняются и пишутся прописными буквами, например: МВД, МЧС, ЭВМ, МГУ, РУДН, СНГ.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИД - МИДа, ГОСТ - ГОСТа), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (вуз - вуза).
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, организации в рамках одного документа рекомендуется при первом упоминании давать его полное наименование, а в скобках - сокращенное, например: "...Главное управление ветеринарии Московской области (далее - Главное управление)".
В документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация", "МО" вместо слов "Московская область".
При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных актов Московской области, а также в служебной переписке с федеральными органами государственной власти используются полные наименования государственных органов, органов местного самоуправления, муниципальных образований и организаций.
В служебной переписке между государственными органами, органами местного самоуправления Московской области и подведомственными им организациями, во внутренней переписке, при подготовке протоколов заседаний и совещаний, указаний об исполнении (резолюций), документов справочного характера допускается использование официальных сокращенных наименований федеральных органов государственной власти и государственных органов, например:
|
Полное наименование |
Сокращенное наименование |
|
Министерство внутренних дел Российской Федерации |
МВД России |
|
Федеральная миграционная служба |
ФМС России |
|
Министерство иностранных дел Российской Федерации |
МИД России |
|
Федеральная служба по техническому и экспортному контролю |
ФСТЭК России |
|
Центральная избирательная комиссия Российской Федерации |
ЦИК России |
|
Министерство юстиции Российской Федерации |
Минюст России |
|
Федеральная служба исполнения наказаний |
ФСИН России |
|
Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации |
Минкомсвязь России |
|
Министерство государственного управления, информационных технологий и связи Московской области |
Мингосуправления Московской области |
|
Министерство имущественных отношений Московской области |
Минмособлимущество |
Для ускорения подготовки и сокращения объема документов при внутренней переписке, а также в служебной переписке между государственными органами допускается использование следующих сокращений:
|
Полное наименование |
Сокращение |
|
Центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области |
ЦИОГВ и ГО Московской области |
|
Главное управление |
ГУ |
|
Муниципальное образование |
м.о. |
|
Муниципальный район |
м.р. |
|
Городской округ |
г.о. |
|
Городское поселение |
г.п. |
|
Сельское поселение |
с.п. |
|
Государственное автономное учреждение |
ГАУ |
|
Государственное бюджетное учреждение |
ГБУ |
|
Государственное бюджетное учреждение здравоохранения |
ГБУЗ |
|
Государственное казенное учреждение |
ГКУ |
|
Дошкольное общеобразовательное учреждение |
ДОУ |
35. Для написания чисел используются следующие формы: словесная (четыре компьютера, пять мониторов), цифровая (4 компьютера, 5 мониторов) и словесно-цифровая (25-тысячный).
Словесно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: "50 тыс. рублей", "17 млн. рублей", "130 млрд. рублей".
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) обозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний. Например: XX-XXI века, I квартал, XXII Олимпийские зимние игры в Сочи.
Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и пишется в родительном падеже единственного числа: "36,5 метра", но "36,5 тыс. метров".
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: "85-летие", "в 3-месячный срок", "10-процентный раствор", "3-дневная командировка", "2- и 3-секционные вагоны".
Знаки номера, параграфа, процента, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, а также в заголовках граф таблиц. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процента и тому подобное также пишутся словами.
Знаки N, §, % и тому подобное при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, например: "N 1-5", "§ 1 и 2", "25-30%".
Наращение (буквенное падежное окончание) используется в записи порядковых числительных: "сотрудник 1-го отдела", "1-й вагон из центра", "занять 2-е место", "в начале 2000-х годов".
Наращение не используется:
при записи количественных числительных: словарь в 4 томах, работа 2 сотрудников, программа из 12 мероприятий;
при записи календарных дат словесно-цифровым способом: 22 марта 2015 г., 1 апреля 2016 года;
если число обозначено римской цифрой: XXII Олимпийские игры, XXI век, Людовик XIV;
в номерах томов, глав, страниц, иллюстраций, таблиц, приложений и тому подобное, если родовое слово (том, глава) предшествует числительному: на с. 196, в т. 5, в табл. 11 (но: на 196-й странице, в 5-м томе, в 11-й таблице).
Наращение падежного окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, может быть однобуквенным или двухбуквенным.
Наращение должно быть однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й день (пятый день), 85-я годовщина (восемьдесят пятая годовщина), в 32-м издании (в тридцать втором издании), в 14-м ряду (в четырнадцатом ряду).
Наращение должно быть двухбуквенным, если последней букве предшествует согласный: 5-го созыва (пятого созыва), к 25-му студенту (к двадцать пятому студенту), из 32-го заседания (из тридцать второго заседания), из 14-го ряда (из четырнадцатого ряда).
Если подряд следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого из них: 1-й, 2-й вагоны; 80-е и 90-е годы.
Если подряд следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой, точкой с запятой или соединенных союзом, то падежное окончание наращивается только у последнего числительного: 1, 2 и 3-й вагоны, 70, 80, 90-е годы.
Если два порядковых числительных следуют через тире, то падежное окончание наращивается:
только у второго числительного, если падежное окончание у обоих числительных одинаковое: 50-60-е годы, в 80-90-х годах;
у каждого числительного, если падежные окончания разные: в 11-м - 20-х рядах.
ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
4.3.4. Для написания даты, состоящей из дня, месяца и года, используются цифровой и словесно-цифровой способы оформления дат.
При цифровом способе дату документа записывают арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 10.08.2014, 05.03.2015, при этом слово "г.", "года" не указывается.
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют следующим образом: 10 августа 2014 г., 5 марта 2015 г., 29 сентября 2015 года.
Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: "Государственная программа ... на 2015 год". В остальных случаях разрешается использовать сокращения: "г." (год), "гг." (годы).
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее оформляют следующим образом: "в мае 2015 г.", "в апреле - мае 2015 г.", "в I квартале 2015 г.", "в III-IV кварталах 2014 г.", "во втором полугодии 2014 г.". Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале).
Календарные сроки в документах обозначаются следующим образом: "за 4 месяца 2015 года", "в 2015 году", "с 2014 по 2018 год", "в 2014 - 2018 годах".
Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), то есть начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2015/2016 учебном году, отчетный 2015/2016 год. В остальных случаях между годами ставится тире, например, "освободить от взимания подоходного налога в 2014 - 2015 гг.".
36. При направлении документа (служебного письма, аналитической, докладной или служебной записки) в адрес конкретного должностного лица, как правило, используются фразы этикетного характера (персональное обращение к адресату), которые пишутся в начале документа перед текстом. В конце обращения ставится восклицательный знак, например:
Уважаемый Дмитрий Борисович!
Уважаемая Марина Владимировна!
Этикетные фразы перед текстом документа отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, а от основного текста документа - одной пустой строкой.
37. Знаки препинания (точка, запятая, двоеточие, точка с запятой, многоточие, восклицательный и вопросительный знаки) не отделяются пробелом от предшествующих слов.
Перенос знаков препинания на другую строку не допускается.
Кавычки и скобки не отделяются пробелом от заключенных в них слов, знаки препинания не отделяются от предшествующих скобок и кавычек.
38. Для оформления документов в соответствии с Правилами используются парные символы кавычек "елочки".
Кавычки оформляются тем же шрифтом, что и заключенный в них текст.
Если внутри слов, заключенных в кавычки, встречаются другие слова, в свою очередь заключенные в кавычки, то в конце текста ставится одна закрывающаяся кавычка, например:
ЗАО "Издательский дом "Комсомольская правда", ООО "Компания "Металлинвест";
Закон Московской области N 195/2015-ОЗ "О внесении изменений в Закон Московской области "О гербе Московской области".
39. При оформлении документов используется символ "тире" как знак препинания в тексте документа. Применение тире определяется правилами русской пунктуации.
Тире, обозначающее диапазон значений, границы которого заданы числами (1941 - 1945, XVI - XVII), пробелами не отделяется.
В остальных случаях перед и после тире ставятся пробелы.
Для облегчения набора символа "тире" в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Ctrl" + "-" ("минус" на цифровой клавиатуре).
Кроме того, для получения символа "тире" в Microsoft Word можно использовать следующую технику: после слова, за которым должно следовать тире, нужно поставить пробел, затем ввести символ "дефис" (или "минус" на основной клавиатуре) и еще один пробел, а затем набрать следующее после тире слово. После этого Microsoft Word преобразует символ "дефис" в символ "тире".
40. Дефис относится к небуквенным орфографическим знакам. Написание слов с дефисами определяется правилами русского языка. Пробелом от слова дефис не отделяется (за исключением случая так называемого висячего дефиса: "ветхие одно- и двухэтажные дома").
При разрыве в конце строки сложного слова, которое пишется через дефис, или регистрационного номера документа, включающего один или несколько дефисов, необходимо использовать специальный символ "неразрывный дефис".
Неразрывный дефис - это специальный символ компьютерной кодировки текстов, отображающийся внутри строки подобно обычному дефису, но не позволяющий программе Microsoft Word разорвать в этом месте строку.
Для облегчения набора символа неразрывный дефис в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Ctrl" + "Shift" + "-" ("минус" на основной клавиатуре).
41. При использовании в тексте документа перечислений (списков) не допускается использование маркированных списков (выделенных с помощью символов "дефис", "тире" или других маркеров). При создании перечислений (списков) используется абзац со стандартными параметрами, включая абзацный отступ размером в 1,25 см.
Текст каждого пункта в списке пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой. Последний пункт списка заканчивается точкой.
42. Косая черта (или дробь в номерах и индексах) относится к небуквенным орфографическим знакам и используется в следующих случаях:
в регистрационных номерах документов;
в функции, близкой к функции союзов "и" и "или", как знак альтернативности понятий, например: "добавление/изменение данных о планируемых заседаниях Правительства...", "обновление версий ОПО и/или СПО";
для обозначения отношения каких-либо величин, параметров, например: "по соотношению параметров цена/качество...";
в сокращенных обозначениях составных единиц измерения, например: ц/га (центнеров на гектар), об./мин. (оборотов в минуту), руб./месяц (рублей в месяц);
вместо словосочетаний или сложных слов, например: а/я (абонентский ящик), р/с или р/сч (расчетный счет); в этих случаях после сокращенных элементов слов точки не ставятся;
в технических терминах, например: "посредством локальной сети типа Ethernet 100/1000", "передача данных по протоколу TCP/IP".
Косая черта не отделяется от слов пробелами слева или справа.
43. Неразрывный пробел - это специальный символ компьютерной кодировки текстов, отображающийся внутри строки подобно обычному пробелу, но не позволяющий программе Microsoft Word разорвать в этом месте строку. Неразрывный пробел между словами используется для недопущения переноса на другую строку или страницу (разрыва):
между инициалами имени и отчества и фамилией ("А.С. Пушкин"); после географических сокращений ("г. Красногорск", "р-н Ступинский") или в написании элементов почтового адреса ("ул. Белореченская, д. 24, корп. 1, кв. 166");
между знаками номера, параграфа и относящимися к ним цифрами ("N 8","§ ю");
между числами и относящимися к ним единицами измерения или счетными словами ("120 руб.", "2014 г.", "гл. IV", "п. 19");
между словесными и цифровыми выражениями при оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат, например: 15 августа 2014 года; 8 Марта;
между группами цифр в многозначных числах, по три цифры справа налево, начиная с четырехзначных чисел ("выплачено 1 823 руб.", "в одном мегабайте содержится 1 048 576 байт");
между номерами версий программных продуктов и частями их названий, состоящими из цифр или сокращений ("Windows ХР", "CentOS 6.5").
Для вставки символа "неразрывный пробел" в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Ctrl" + "Shift" + "Пробел".
44. Принудительный разрыв строки используется для переноса текста на другую строку.
При оформлении документов в государственных органах не допускается: разрывать по строкам элементы даты и номера документа при использовании ссылок в тексте документа;
оставлять в конце строки предлоги, союзы и частицы (одно-, двух- и трехбуквенные).
Для вставки принудительного разрыва строки в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Shift" + "Enter".
V. Нормативные правовые акты и распорядительные документы
1. Нормативные правовые акты
45. Распоряжение - правовой акт нормативного характера Главного управления, принимаемый в целях полномочий Главного управления, направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.
Распоряжения не могут противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, актам Президента Российской Федерации, актам Правительства Российской Федерации, Уставу Московской области, законам Московской области, постановлениям и распоряжениям Губернатора Московской области, постановлениям и распоряжениям Правительства Московской области.
Копии распоряжений, затрагивающих права и свободы человека и гражданина, официально направляются на согласование в Министерство юстиции Российской Федерации по Центральному федеральному округу. Копии зарегистрированных нормативных правовых актов направляются в 7-дневный срок в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Центральному федеральному округу согласно распоряжению Губернатора Московской области от 05.08.2008 N 304-РГ "О мерах по выполнению указа Президента Российской Федерации от 10.08.2000 N 1486 и постановления Правительства Российской Федерации от 29.11.2000 N 904").
Подготовка проекта распоряжения возлагается на одно структурное подразделение с учетом его функций и компетенции. Для подготовки проектов наиболее важных и сложных распоряжений могут создаваться рабочие группы.
Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовятся Отделом государственной гражданской службы и мобилизационной подготовки (далее - кадровая служба).
Распоряжения Главного управления, носящие нормативный характер, действуют на всей территории Московской области и обязательны для государственных органов Московской области, государственных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, юридических и физических лиц.
2. Распорядительные документы
46. Распорядительный документ - вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Главного управления, его подразделений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам Главного управления относятся распоряжения Главного управления, имеющие ненормативный характер, приказ начальника Главного управления ветеринарии Московской области (далее - приказ Начальника).
47. Проект приказа Начальника во исполнение постановления (распоряжения) Губернатора Московской области должен быть подготовлен в течение 10 дней со дня вступления в силу такого постановления (распоряжения), если самим постановлением (распоряжением) не установлен другой срок.
Приказ Начальника имеет следующие реквизиты:
наименование должности руководителя, подписывающего приказ, наименование государственного органа в полном соответствии с положением о государственном органе;
наименование вида документа - "ПРИКАЗ";
дата и номер документа;
заголовок приказа;
текст приказа;
визы согласующих лиц;
гриф согласования;
подпись должностного лица.
Приказы Начальника готовят и вносят соответствующие структурные подразделения Главного управления на основании поручения Начальника либо в инициативном порядке.
48. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся Отделом государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки (далее - кадровая служба).
49. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Распоряжения Главного управления, имеющие ненормативный характер, и приказы Начальника подлежат обязательному выполнению работниками Главного управления.
3. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов
50. Проекты распоряжений Главного управления, приказов Начальника и приложения к ним печатаются стандартным шрифтом с абзацным отступом, первая страница оформляется на бланке установленного образца, изготовленном типографским способом. Вторая и последующие - на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст печатается на одной стороне бланка. Использование ксерокопий бланков запрещено.
51. Заголовок распоряжения Главного управления или приказа Начальника отделяется от реквизита "Место принятия" двумя пустыми строками.
Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание текста. Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об оказании...", "О создании..." и тому подобное), например:
Распоряжение (о чем?)
Об утверждении Положения...
Заголовок печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Заголовок начинается с прописной буквы и печатается строчными буквами без кавычек и переносов по слогам. Точка в конце не ставится.
52. Текст распоряжения Главного управления или приказа Начальника отделяется от заголовка тремя пустыми строками и печатается с использованием параметров стандартного абзаца.
Текст содержит, как правило, преамбулу (вступительную часть) и распорядительную часть.
Если содержание распоряжения Главного управления или приказа Начальника не нуждается в пояснениях, то преамбула может отсутствовать.
Преамбула содержит обоснование принятия проекта распоряжения или приказа. Преамбула может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и тому подобное. Если распоряжение или приказ издаются на основании другого документа, то в преамбуле указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.
Преамбула проекта распоряжения завершается двоеточием ":".
Преамбула проекта приказа завершается словом "приказываю:", которое печатается прописными буквами вразрядку.
Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
Значительные по объему проекты распоряжений могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
При подготовке проекта распоряжения или приказа объемом более одного листа все листы должны быть подписаны исполнителем и руководителем отдела правового обеспечения на оборотной стороне каждого листа и пронумерованы в соответствии с требованиями пункта 9 Инструкции.
При необходимости сделать ссылку на другой правовой акт его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид документа, наименование автора правового акта, дата подписания, регистрационный номер и наименование, например:
В соответствии с Федеральным законом от ________ N __________ "____"
постановляю:
или:
В соответствии с пунктом 4 части 2 статьи 3 Закона Московской
области N _____ "_____" Правительство Московской области постановляет:
При ссылке на Конституцию Российской Федерации, кодекс Российской Федерации дата подписания и регистрационный номер не указываются.
При необходимости сделать ссылку не на весь правовой акт, а только на его структурную единицу, сначала указывается конкретная единица, начиная с наименьшей. При этом слова "статья", "часть", "пункт", "подпункт" и другие структурные единицы пишутся полностью, без сокращений. Абзацы при ссылках на них обозначаются словами, например:
В соответствии с абзацем вторым пункта 4 части 2 статьи 11 Закона
Московской области N ______ "____" ...
При упоминании в тексте пункта, номер которого состоит из нескольких цифр, разделенных точками, точка в конце цифрового обозначения пункта не ставится, например:
В соответствии с пунктом 1.2 раздела 1 "Общие положения" приложений
к постановлению Правительства Московской области от N ______ "___" ...
53. Распорядительная часть проекта распоряжения или приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков выполнения.
Распорядительная часть подразделяется на пункты, которые группируются по их значимости и имеют единую (сквозную) нумерацию. Нумеруются пункты арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Текст после номера пункта начинается с прописной буквы.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, например:
1. ___. (пункт 1)
2. ___: (пункт 2)
1) ___; (подпункт 1 пункта 2)
2) ___. (подпункт 2 пункта 2)
После скобки точка не ставится. Подпункты начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой.
Каждый пункт проекта распоряжения или приказа должен содержать законченную мысль и включать одно предписание. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
Пункты, содержащие утверждение, должны начинаться глаголом "утвердить" и содержать полное и точное наименование утверждаемого документа.
В пунктах, содержащих поручение, следует использовать глаголы в неопределенной форме: "поручить", "подготовить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать".
В качестве исполнителей указываются:
В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт распоряжения и приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, например: "Начальнику отдела правового обеспечения Антонову А.Д. ...". Если в качестве исполнителя указывается структурное подразделение, то должность руководителя не пишется, например: "Управлению делами и координации деятельности подведомственных учреждений...".
Наименования упоминаемых в проекте распоряжения или приказа организаций или должностей конкретных должностных лиц приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием.
При необходимости проект распоряжения или приказа может содержать поручение о его официальном опубликовании.
54. Если исполнение распоряжения или приказа предполагает контроль, то в проект распоряжения или приказа обязательно включается пункт о возложении контроля:
"Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на
_____________ ______________.".
(должность) Фамилия И.О.
Контроль не следует возлагать на должностное лицо, указанное в качестве исполнителя (соисполнителя).
В случае если министр лично осуществляет контроль выполнения распоряжения или приказа, пункт о возложении контроля излагается следующим образом:
"Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.".
При внесении изменений в ранее принятое распоряжение или приказ не следует вновь включать пункт о возложении контроля, если в прежнем правовом акте или распорядительном документе контроль уже возложен (при условии, что не изменилось должностное лицо, на которое был возложен контроль, или наименование его должности). Если контролирующее лицо или наименование его должности изменились, следует вносить изменения в соответствующий пункт ранее принятого документа.
55. Проект распоряжения или приказа может содержать пункт о вступлении его в силу.
Если проект правового акта вступает в силу в соответствии с нормами законов и иных нормативных правовых актов Московской области (в общем порядке), то пункт о вступлении в силу в текст проекта правового акта не включается.
Если проект правового акта вступает в силу не в общем порядке, то пункт о вступлении в силу обязательно включается в текст правового акта (особый порядок вступления в силу), например:
"Настоящее постановление вступает в силу на следующий день после его официального опубликования.".
В приказ не включаются слова "Приказ довести до сведения...". Органы государственной власти, структурные подразделения Главного управления, должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит одновременно с проектом приказа.
56. Проект распоряжения и приказа подлежит согласованию с заинтересованными структурными подразделениями Главного управления. Согласование оформляется визами.
Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений и приказов, их согласование возлагается на руководителей структурных подразделений Главного управления, которые готовят и вносят проект приказа.
Проекты распоряжений, приказов и приложения к ним визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения Главного управления, представляющим проект документа, отделом правового обеспечения, заместителями Начальника в соответствии с утвержденным распределением обязанностей. Замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения и приказа.
57. Распоряжения и приказы подписываются Начальником или лицом, исполняющим его обязанности. При этом указывается полное наименование должности лица, подписывающего проект распоряжения или приказа, инициалы имени, отчества и фамилия, личная подпись.
Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита.
Использование факсимильного воспроизведения подписи не допускается.
58. Совместные приказы государственных органов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа.
При оформлении совместного приказа:
наименования органов государственной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа "ПРИКАЗ" располагается по центру;
дата совместного приказа соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами государственной власти и (или) организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей органов государственной власти и (или) организаций располагаются на одном уровне.
59. Приложения к проекту распоряжения или приказа оформляются в соответствии с требованиями Правил к оформлению реквизита "Отметка о наличии приложения" и подписываются руководителем структурного подразделения Главного управления, подготовившим проект.
Приложения к проекту распоряжения или приказа являются его составной и неотъемлемой частью и оформляются на отдельных стандартных листах бумаги формата А4 с соблюдением правил оформления, установленных для текста проекта правового акта. В тексте проекта правового акта ссылки на все приложения обязательны.
Одно приложение не нумеруется. Если проект распоряжения или приказа содержит несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами без использования символа "N" в порядке упоминания их в тексте проекта правового акта. В ссылках на приложения в тексте проекта правового акта символ "N" также не указывается.
При подготовке приложений объемом более одной страницы вторая и последующие страницы нумеруются в соответствии с требованиями пункта 7 Инструкции. Каждое приложение имеет отдельную нумерацию листов.
На первой странице приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о наличии приложения: указывают слово "Приложение", которое начинается с прописной буквы, наименование вида документа, к которому оформлено приложение, его дату и регистрационный номер, например:
Приложение
к распоряжению Главного управления
ветеринарии
Московской области
от ______________ N ______________
Заголовок к тексту утверждаемого приложения печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Наименование вида документа (первое слово заголовка) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и др.) и пишется на отдельной строке. Межстрочный интервал между первой и последующими строками заголовка может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок к тексту отделяется от даты и номера акта шестью пустыми строками, от текста - тремя пустыми строками.
При наличии в тексте нескольких разделов они нумеруются, а их заголовки выравниваются по центру страницы. Точка в конце заголовка не ставится.
60. Состав коллегиального органа (совета, комиссии, рабочей группы) оформляется в виде скрытой таблицы (без обрамления), которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.
В первой графе указываются фамилия и инициалы имени, отчества лица, входящего в состав коллегиального органа, во второй - полное наименование замещаемой должности и должности, занимаемой в коллегиальном органе (руководитель рабочей группы, председатель комиссии или совета, секретарь). При этом символ дефис (тире) между фамилией и должностью лица, входящего в состав коллегиального органа, не ставится.
Фамилии, инициалы имени и отчества печатаются без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом и выравниваются по левому краю. Наименование должности выравнивается по ширине колонки таблицы.
Фамилию, инициалы имени и отчества и наименование должности каждого члена коллегиального органа отделяют от следующего за ним одной пустой строкой.
Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель (председатель) этого органа, его заместитель (заместители).
Список членов коллегиального органа, включая секретаря органа, формируется в алфавитном порядке.
Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся государственными гражданскими служащими Московской области, проходящих государственную гражданскую службу в центральных исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (за исключением работников государственных унитарных предприятий, государственных учреждений Московской области), осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности в скобках указывают: (по согласованию), например:
Фамилия И.О. Начальник Главного управления ветеринарии
(председатель Комиссии) Московской области
Фамилия И.О. заместитель Начальника Главного управления
(заместитель председателя ветеринарии Московской области
Комиссии)
Фамилия И.О. главный специалист отдела правового обеспечения
(секретарь Комиссии)
Фамилия И.О. заведующий отделом Управления Министерства
финансов Московской области
Фамилия И.О. Начальник Управления Федеральной налоговой
службы по Московской области (по согласованию)
Фамилия И.О. заместитель генерального директора общества с
ограниченной ответственностью "Геркулес"
(по согласованию)
61. Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных распоряжений, приказов или их частей включаются в текст распоряжения и приказа и должны содержать ссылку на изменяемый (отменяемый) документ (структурную единицу документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Если при подготовке распоряжения выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные распоряжения или наличие по одному и тому же вопросу нескольких распоряжений, то в целях их упорядочения разрабатывается единое новое распоряжение. В проект такого распоряжения включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных распоряжениях нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.
62. Признание распоряжения или приказа утратившими силу и внесение в них изменений оформляются правовым актом аналогичного вида.
Независимо от того, имеются ли в тексте проекта правового акта замена слов (цифр), исключение слов (цифр, предложений), новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта новыми словами (цифрами, абзацами, предложениями), наименование проекта правового акта всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе.
Одним изменением следует считать изменение одной структурной единицы правового акта или приложения к нему.
В наименовании проекта правового акта о внесении изменений в ранее принятый правовой акт указываются его вид, наименование органа (должности лица), издавшего документ, дата, регистрационный номер и наименование, например:
О внесении изменения в распоряжение Главного управления
ветеринарии Московской области
от __________ N __________ "___________"
Если изменения вносятся в несколько правовых актов, наименование проекта правового акта следует формулировать следующим образом:
О внесении изменений в некоторые распоряжения Главного управления
ветеринарии Московской области
Если правовой акт признается утратившим силу, то наименование проекта правового акта излагается следующим образом:
О признании утратившим силу распоряжения Главного управления
ветеринарии Московской области
от __________ N __________ "___________"
Если в правовой акт, который должен быть признан утратившим силу, ранее были внесены изменения, то необходимо признавать утратившими силу все правовые акты, вносившие в него изменения. В этом случае наименование проекта правового акта следует формулировать так:
О признании утратившими силу некоторых распоряжений Главного
управления ветеринарии Московской области
В преамбуле к проекту правового акта о внесении изменения, признании утратившим силу указываются правовое основание, цели, причины принятия проекта правового акта. Пункт, содержащий указание о признании отдельных правовых актов утратившими силу, следует начинать словами "Признать утратившими силу...".
В случае признания утратившими силу нескольких правовых актов или отдельных пунктов одного правового акта следует формировать перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, в хронологической последовательности (по дате их подписания). Перечень можно включать в текст проекта правового акта или оформлять как приложение к проекту правового акта.
Если перечень признаваемых утратившими силу правовых актов представлен в тексте проекта правового акта, указание на каждый правовой акт, признаваемый утратившим силу, оформляется в виде отдельного подпункта, который нумеруется арабской цифрой с закрывающей круглой скобкой.
Если в правовом акте, признаваемом утратившим силу, есть пункт (подпункт), которым ранее был признан утратившим силу другой правовой акт, утратившим силу признается весь правовой акт.
Признаваемые утратившими силу пункты (подпункты) правового акта должны быть в обязательном порядке указаны. Применение, например, формулировки "за исключением пункта 5" не допускается, например:
Признать утратившими силу:
1) приказ начальника Главного управления ветеринарии Московской области от ________ N ____ "___";
2) пункты 1 - 3 распоряжения Главного управления ветеринарии Московской области от ________ N ____ "___".
Структурная единица (пункт, подпункт, абзац) правового акта излагается в новой редакции в случаях, если необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу, неоднократно вносились изменения в текст указанной структурной единицы правового акта.
При внесении изменений в правовой акт обязательно указываются вид, дата, регистрационный номер, наименование правового акта. Если в изменяемый правовой акт ранее были внесены изменения, такие изменения с указанием вида правового акта, которым они были внесены, даты и регистрационного номера необходимо указать в скобках после наименования правового акта, в который вносятся изменения, например:
Внести в постановление Губернатора Московской области от ________ N __________ "_______" (с изменениями, внесенными постановлениями Губернатора Московской области от ________ N ______, от _________ N _____) следующее изменение:
пункт 4 изложить в следующей редакции:
"4. ___________.".
Внесение большого количества изменений или внесение объемных изменений (общим объемом более одного листа) в правовой акт следует оформлять в виде отдельного документа к проекту правового акта, например:
Утвердить прилагаемые изменения в распоряжение Главного управления ветеринарии Московской области от ________ N ________ "______________".
При внесении изменений в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица правового акта изменяется, потом характер изменений. Внесение изменений следует оформлять последовательно, начиная с наименьшей структурной единицы, например:
в подпункте 1 пункта 2 слова "_________" заменить словами "_________".
При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа", например:
цифры "4,25" заменить цифрами "15,26".
При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова", например:
в пункте 5 слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз".
В случае если необходимо внести изменение в текст путем дополнения структурной единицы (пункта, подпункта, абзаца) словами (предложением), указываются слова, после которых это дополнение должно находиться, например:
пункт 11 после слов "___" дополнить словами "___".
Если дополнение производится в конец структурной единицы (пункта, подпункта, абзаца), то применяется следующая формулировка:
подпункт 3 пункта 5 дополнить словом "________".
При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.
При дополнении правового акта подпунктами, которые нужно расположить в конце пункта, необходимо продолжить имеющуюся нумерацию, указав порядковые номера дополняемых подпунктов, например:
пункт 3 дополнить подпунктом 4 следующего содержания:
"4) __________.".
Если правовой акт дополняется новыми структурными единицами между уже имеющимися, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми обозначениями (пункт 21 или подпункт 52), например:
дополнить подпунктом следующего содержания:
") _________;".
Дополнение абзацами следует осуществлять в конец структурной единицы (пункта, подпункта) правового акта, например:
пункт 5 дополнить абзацем следующего содержания:
"_____________.".
При необходимости включить новый абзац между уже имеющимися абзацами структурная единица (пункт, подпункт) правового акта, к которой относится абзац, излагается в новой редакции.
При дополнении или признании утратившими силу структурных единиц (пункта, подпункта, абзаца) правового акта пересчет пунктов (подпунктов, абзацев) не производится.
Утратившая силу структурная единица (пункт, подпункт, абзац) участвует в подсчете пунктов (подпунктов, абзацев) при последующем внесении изменений в данный правовой акт.
При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного правового акта положения о внесении изменений и об утрате силы могут располагаться в одной структурной единице правового акта. При этом вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно, например:
Внести в распоряжение Главного управления ветеринарии Московской области от _________ N ______ "______" следующие изменения:
1) в преамбуле слова "_____" заменить словами "_______";
2) пункт 2 дополнить словами "______";
3) в пункте 3:
в подпункте 1 слово "______" исключить;
подпункт 2 изложить в следующей редакции:
"2) ________;";
4) пункт 4 признать утратившим силу.
Внесение изменений в приложение к проекту правового акта осуществляется аналогично внесению изменений в правовой акт.
При необходимости внести изменение в приложение к правовому акту, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения следует оформлять в виде приложения. В этом случае приложение к проекту правового акта оформляется следующим образом:
Приложение
к распоряжению Главного управления
ветеринарии Московской области
от _______________ N _____________
(в редакции распоряжения Главного
управления ветеринарии Московской
области
от ____________ N _________)
В конце текста приложения кавычки необходимо закрыть: ".
В случае внесения изменений путем утверждения в новой редакции самостоятельного документа (положения о комиссии, состава совета) прилагаемый документ акта оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Главного управления
ветеринарии
Московской области
от ______________ N _________
или:
"УТВЕРЖДЕН
распоряжением Главного управления
ветеринарии
Московской области
от 30.01.2013 N 29/15
(в редакции распоряжения Главного
управления ветеринарии Московской
области
от ___________ N _________)
В конце текста приложения кавычки необходимо закрыть: ".
Внесение изменений в состав коллегиального органа (совет, комиссия, рабочая группа, штаб, совещание и так далее) возможно следующими способами:
1) включить в состав комиссии:
|
Мельник В.Г. |
заместитель министра жилищно-коммунального хозяйства Московской области (председатель комиссии) |
|
Хриткин А.П. |
начальник управления реализации жилищной реформы Министерства жилищно-коммунального хозяйства Московской области (секретарь комиссии) |
|
Белехова Ю.А. |
председатель Ассоциации председателей советов многоквартирных домов Московской области (по согласованию); |
2) наименование должности Герасименко В.Ю. изложить в следующей редакции:
"начальник управления противодействия коррупции и обеспечения экономической безопасности Главного управления региональной безопасности Московской области";
3) позицию:
|
"Маслов А.А. |
министр здравоохранения Московской области (председатель Комиссии)" |
заменить позицией следующего содержания:
|
"Маслов А.А. |
министр здравоохранения Московской области (заместитель председателя Комиссии)"; |
4) исключить из состава комиссии Гусева В.А., Разворотневу С.В., Урусбамбетова М.Б.
63. Изменения всегда вносятся в основной правовой акт. Вносить изменения в правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.
Внесение изменений в правовой акт в обобщенной форме (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки "по тексту") не допускается.
Проекты правовых актов Главного управления оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых Начальником и изготавливаемых типографским способом.
Текст проекта правового акта печатается на одной стороне бланка. Использование ксерокопий бланков запрещено.
Согласование и визирование проекта правового акта осуществляется в соответствии с Регламентом Главного управления.
4. Правила оформления таблиц в проектах нормативных правовых актов и распорядительных документов и внесения изменений в таблицы
64. Таблица может оформляться отдельным приложением к документу либо находиться непосредственно в тексте документа сразу после первого ее упоминания в тексте.
В случае если таблица приводится непосредственно в тексте документа после первого ее упоминания, справа над таблицей размещают слово "Таблица", отделенное от предшествующего текста одной пустой строкой и выровненное по правому краю страницы. В случае если в тексте приводится несколько таблиц, они должны быть пронумерованы арабскими цифрами (без проставления символа "N") со сквозной нумерацией в пределах всего текста, за исключением таблиц приложений. Таблицы каждого приложения имеют отдельную нумерацию. Точка после номера таблицы не ставится.
При необходимости уточнения содержания таблицы приводят ее заголовок (наименование таблицы) с прописной буквы над таблицей (на следующей строке после слова "Таблица"), точка после заголовка таблицы не ставится. Заголовок таблицы пишется стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру страницы. Заголовок таблицы отделяется от таблицы одной пустой строкой. Таблица отделяется от последующего текста также одной пустой строкой.
В зависимости от ширины и объема таблицы она размещается на стандартных листах бумаги формата А3 или А4 книжной или альбомной ориентации и выравнивается по горизонтали по центру страницы.
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Пересечение графы и строки образует ячейку таблицы.
Текст таблиц печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом. При оформлении таблицы большого размера допускается использовать стандартный шрифт размером в 13, 12 или 11 пт. Первая строка абзаца текста таблицы (включая заголовки граф и строк) печатается без абзацного отступа. Отступы текста слева и справа не допускаются. Интервалы перед и после абзаца не допускаются.
Заголовки граф и строк (при их наличии) таблицы пишутся с прописной буквы в именительном падеже и, как правило, в единственном числе ("Наименование муниципального образования", "Единица измерения"), а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка (подзаголовка) графы точка не ставится. Сокращение слов в заголовках (подзаголовках) граф не допускается, за исключением единиц измерения. Подзаголовки граф и строк (при их наличии) грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовки (подзаголовки) граф выравниваются по горизонтали по центру, заголовки строк (при их наличии) - по левому краю.
Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы, но при необходимости допускается их перпендикулярное расположение.
Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие графы и строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей, но заголовочная часть таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.
Графы таблицы должны быть пронумерованы. Нумерация граф оформляется в виде последовательности арабских цифр, расположенных в отдельной строке сразу под строкой (строками), содержащей заголовки (подзаголовки) граф. Номера граф выравниваются по горизонтали по центру. При этом графой с номером 1 в таблице обязательно должна быть графа "N п/п". Точки после цифр в номерах граф не ставятся.
Строки таблицы должны быть пронумерованы. Нумерация строк оформляется в виде последовательности арабских цифр, расположенных в самой первой графе таблицы ("N п/п" - номер по порядку). Точка после номера строки не ставится. Номера строк выравниваются по горизонтали по центру.
Текст в ячейках таблицы пишется с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал, выравнивается по вертикали сверху, а по горизонтали - по ширине графы. Для удобства восприятия текста в таблице допускается выравнивать текст в ячейках таблицы по горизонтали по левому краю. Короткий текст в ячейках таблицы допускается выравнивать по горизонтали по центру графы.
Числовые данные в ячейках таблицы выравниваются по горизонтали по центру графы.
В заголовке графы, содержащей указание на количество (единицу измерения), наименование единицы измерения указывается в скобках в родительном падеже множественного числа.
В случае если наименование единицы измерения дается не в заголовке графы, а в самой графе, такое наименование следует писать в родительном падеже множественного числа без скобок: штук/тонн, тонн/метров и тому подобное.
В таблицах, включающих указание на единицу измерения, как правило, содержатся графы или строки, озаглавленные словами "Итого", "Итого расходов", "Всего", "В том числе". После указанных слов двоеточие не ставится.
При переносе текста таблицы на другую страницу многострочные заголовки граф рекомендуется не повторять. На всех последующих страницах допускается повторять только строку с номерами граф.
При наличии в тексте таблицы ссылки на сноску она оформляется в таблице цифрой или звездочкой. Текст сноски печатается стандартным шрифтом размером 10 пт без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по ширине страницы. Текст сноски печатается под чертой в конце каждой страницы или после таблицы в целом. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно печататься более трех сносок.
Если в тексте документа содержится текстовый фрагмент, относящийся к таблице и оформленный в виде примечания, то он приводится после таблицы, располагается после слова "Примечание." без абзацного отступа, пишется стандартным шрифтом с прописной буквы. В случае если в тексте документа есть сноски, расположенные после таблицы, то примечание дается после сносок.
65. Строки таблицы могут быть признаны утратившими силу.
При признании утратившими силу строк таблиц нумерация строки таблицы не изменяется.
При дополнении таблицы новыми строками первоначальная нумерация строк не меняется. Новая строка дополнительно обозначается цифрами, помещаемыми над основными цифровыми обозначениями строк - 31, 52.
Варианты внесения изменений в структуру таблицы:
в заголовке таблицы слова "______" заменить словами "_______";
в заголовке таблицы слова "______" исключить;
заголовок таблицы изложить в следующей редакции: "______";
заголовок таблицы после слов "______" дополнить словами "______";
в строке 1 слова "________" заменить словами "__________";
в строке 3 слова "________" исключить;
в графе 3 строки 4 цифры "________" заменить цифрами "_______";
строку 2 признать утратившей силу;
дополнить строкой следующего содержания:
"________________________".
В случае если строки и (или) графы не пронумерованы, то изменение вносится путем изложения позиции в редакции, например:
позицию "Источники финансирования Подпрограммы I по годам реализации и главным распорядителям бюджетных средств, в том числе по годам:" изложить в следующей редакции:
"________________________".
5. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения нормативных правовых актов и распорядительных документов
66. Подготовленные, согласованные и подписанные распоряжения Главного управления или приказы Начальника по основной деятельности на бланке со всеми приложениями, списком рассылки, другими информационными материалами сдаются исполнителем на регистрацию в службу делопроизводства. Подготовленные, согласованные и подписанные распоряжения Главного управления или приказы Начальника по кадровым вопросам - в кадровую службу.
Регистрация распоряжений Главного управления или приказов Начальника по основной деятельности осуществляется системой МСЭД в порядке возрастания номеров с присвоением соответствующего буквенного индекса: "П" - приказ Начальника, "РВ" - распоряжение Главного управления. Дата приказа оформляется цифровым способом, например: 03.11.2015.
После регистрации производится соответствующая запись в журнале регистрации распоряжений Главного управления и журнале регистрации приказов Начальника.
Регистрация распоряжений и приказов по кадровым вопросам осуществляется кадровой службой.
67. Нормативные правовые акты и распорядительные документы, подготовленные совместно двумя и более государственными органами, после согласования представляются в установленном порядке на подпись и регистрацию в количестве экземпляров, равном числу государственных органов, подготовивших документ. Регистрационный номер такого документа состоит из регистрационных номеров каждого органа, проставляемых в порядке указания авторов в документе (через дробь).
68. Копии распоряжений и приказов заверяются печатью и направляются службой делопроизводства в государственные органы и организации согласно листу рассылки сопроводительным письмом, которое готовит исполнитель.
Работникам Главного управления зарегистрированные распоряжения и приказы согласно листу рассылки рассылаются посредством системы МСЭД.
69. Подлинники распоряжений и приказов хранятся в службе делопроизводства, а по истечении десяти календарных лет передаются на хранение в государственное казенное учреждение Московской области "Центральный государственный архив Московской области" вместе с документами постоянного хранения в Главное архивное управление Московской области (далее - ГКУ МО "ЦГАМО").
70. Заверение соответствия копии распоряжения и приказа подлиннику осуществляется службой делопроизводства.
VI. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
71. Для осуществления деятельности Главного управления могут использоваться организационные документы, к которым относятся:
положения (правила, инструкции, регламенты);
протоколы (выписки из протоколов);
акты;
служебные письма;
записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные, пояснительные); заявления;
телеграммы (телефонограммы); факсимильные сообщения (факсограммы);
стенограммы (выписки из стенограмм); договоры (соглашения, контракты);
доверенности;
планы, отчеты, прогнозы, программы и др.
72. Положения, правила, инструкции, регламенты.
В положении устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Главного управления.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
В регламенте излагается совокупность правил, устанавливающих порядок работы Главного управления.
Положения, правила, инструкции, регламенты применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Начальником или утверждаются установленным порядком. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распоряжения или приказа об утверждении.
Решение о порядке принятия положений, правил, инструкций, регламентов принимает Начальник.
Текст проекта положения, правил, инструкции, регламента печатается на стандартных листах бумаги формата А4 и оформляется в соответствии с общими правилами оформления основного текста документов.
Порядок подготовки и оформления проекта положения, правил, инструкции, регламента соответствует порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции, регламента печатается стандартным шрифтом и выравнивается по горизонтали по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ) и пишется на отдельной строке. Заголовок к тексту отделяется от нижней границы отметки о приложении (грифа утверждения) шестью пустыми строками, а от текста - тремя пустыми строками.
Межстрочный интервал между первой и последующими строками заголовка может быть увеличен на 6 пт. Остальная часть заголовка размещается под наименованием вида документа и печатается с одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится.
При утверждении положения, правил, инструкции, регламента гриф утверждения оформляется в соответствии с требованиями Инструкции к оформлению реквизита "Гриф утверждения".
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
Констатирующей частью положения, правил, инструкции, регламента является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения, правил, инструкции, регламента может делиться на структурные единицы: разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы. Нумерация структурных единиц текста осуществляется в соответствии с требованиями пункта 7 Инструкции.
73. Протокол составляется на основании записей (стенограмм), сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и другого (приложение 9).
Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня предоставления записи или стенограммы совещания (заседания).
Конкретный срок подготовки протокола может установить руководитель Министерства, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. В отдельных случаях на основе рукописных или аудиозаписей, которые велись на заседании (совещании), составляется стенографический протокол, который близко к тексту передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и оформляются в соответствии с общими правилами оформления основного текста документа.
Протокол содержит следующие реквизиты:
наименование Главного управления: указывается полное наименование;
наименование вида документа: "ПРОТОКОЛ", которое отделяется от предыдущего реквизита тремя пустыми строками, печатается прописными буквами стандартным шрифтом размером 16 пт полужирного начертания вразрядку и выравнивается по центру;
вид заседания (совещания): отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается стандартным шрифтом полужирного начертания с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру;
место проведения заседания (совещания): указывается в том случае, если заседание (совещание) происходило не в установленном (обычном) месте; печатается через две пустых строки после реквизита "Вид заседания (совещания)", отделяется от него двойной чертой (верхняя граница абзаца, состоящая из двойной линии с верхним полем размером в 6 пт) и выравнивается по центру;
дата и номер протокола: пишутся на одной строке; дата оформляется словесно-цифровым способом и выравнивается по левому краю; номер протокола обозначается арабскими цифрами и выравнивается по правому краю, может включать буквенные индексы. Дата и номер протокола отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками. Датой протокола является дата заседания; основная часть (текст) протокола;
подписи председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания).
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части оформляются следующие реквизиты:
инициалы, фамилии председателя или председательствующего; инициалы, фамилия секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания);
список присутствующих на заседании (совещании) лиц и при необходимости - лиц, приглашенных на заседание (совещание). Слово "Присутствовали" печатается без отступа от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через одинарный межстрочный интервал, наименования должностей могут указываться обобщенно. Каждая последующая запись отделяется от предыдущей одной пустой строкой.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Повестка дня, содержащая перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Если повестка заседания (совещания) формируется до проведения мероприятия и является самостоятельным документом, она прилагается к протоколу, и докладчики в вводной части протокола не указываются. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются без отступа от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ: (указывается название вопроса, докладчики);
ВЫСТУПИЛИ: (указываются участники обсуждения вопроса, кроме председательствующего);
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов (в этом случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается").
Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Обязательно указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.
Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ или его заверенная копия должны прилагаться к протоколу.
В качестве исполнителя может быть указан один или несколько государственных органов, структурное подразделение государственного органа, подведомственные государственным органам организации, а также одно или несколько должностных лиц из вышеперечисленных органов. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения поручения.
Протокол оформляет секретарь заседания (совещания) или должностное лицо, ответственное за проведение заседания (совещания). Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания). Подписи оформляются в соответствии с требованиями Правил к оформлению реквизита "Подпись должностного лица".
Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Протоколы могут издаваться в краткой форме.
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть краткого протокола оформляется так же, как и в случае полного протокола. В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки сопроводительным письмом, которое готовит ответственный исполнитель.
Копии протоколов в бумажном виде могут заверяться печатью.
Принятые решения доводятся до исполнителей, в том числе и в виде выписок из протоколов, которые могут заверяться печатью.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.
В этом случае наименование вида документа будет оформлено как "Выписка из протокола".
Итоги заседания Коллегии оформляются решением (приложение 10), которое прилагается к протоколу. В протоколе Коллегии делается запись "решение Коллегии N... прилагается".
74. Акт - документ, составляемый несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие, его номер и дату.
Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования их должностей с указанием государственных органов, их структурных подразделений, подведомственных организаций, инициалов фамилий должностных лиц (в именительном падеже). В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Слова "Основание", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В основной (констатирующей) части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания.
Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.
Утверждение акта может осуществляться министром, лицом, его замещающим, или уполномоченным лицом.
75. Служебные письма - официальные документы информационно-справочного характера, используемые для обмена информацией в деятельности Министерства.
Служебные письма оформляются как ответные (об исполнении поручений, ответы на запросы, сопроводительные к проектам нормативных правовых актов, исковые заявления и т.д.) и инициативные.
Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией министра или лица, его замещающего, на основании указанных непосредственно в документе сроков выполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по обращениям граждан - действующим законодательством.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то данное поручение подлежит выполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Тексты ответных писем должны соответствовать поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.
Служебные письма печатаются на гербовых бланках или шаблонах электронных бланков. При оформлении письма объемом более одной страницы вторая и последующие страницы нумеруются в соответствии с требованиями пункта 9 Инструкции.
Ответные служебные письма должны содержать ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, при этом в тексте документа указанная ссылка может быть опущена. К письму в обязательном порядке прилагается документ, послуживший основанием для его подготовки (поручение, письмо, резолюция, иной документ).
При необходимости оформляется заголовок к тексту служебного письма, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий тему письма в краткой форме. Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом служебного письма. К тексту служебных писем, имеющих небольшой объем (до 5 строк), заголовок указывать не требуется.
Заголовок к тексту служебного письма печатается стандартным шрифтом размером 12 пт через одинарный межстрочный интервал, без точки в конце фразы и выравнивается по горизонтали по центру между угловыми скобками под реквизитами продольного бланка. Рекомендуется ограничивать заголовок к тексту служебного письма 4 - 5 строками длиной до 30 символов в строке.
Право подписи служебных писем устанавливается в соответствии с распределением обязанностей между Начальником, первым заместителем Начальника и заместителями Начальника.
76. В Главном управлении для информационного обмена используются следующие виды записок:
аналитические;
докладные;
служебные;
объяснительные.
Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления министра о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Служебная записка - форма внутренней переписки, содержащая оперативную справочную и управленческую информацию, связанную с исполнением полномочий конкретных должностных лиц.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Объяснительная записка - документ, содержащий объяснение причины какого-либо действия, факта, события. Объяснительные записки по личному составу оформляются рукописным способом, подписываются составителем (автором) и хранятся в личном деле.
Аналитические, докладные, служебные записки оформляются, как правило, в форме электронных документов в системе МСЭД.
При оформлении аналитических, докладных, служебных записок используются следующие реквизиты:
адресат (должностное лицо государственного органа);
вид документа; дата документа; регистрационный номер;
текст документа;
подпись (должностного лица - автора документа); отметка об исполнителе.
Наименование вида документа (аналитическая, докладная, служебная, пояснительная записка) печатается стандартным шрифтом прописными буквами без абзацного отступа, отделяется от предыдущего реквизита документа двумя пустыми строками.
В служебных записках, как правило, используются фразы этикетного характера в начале записки перед текстом и отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками.
Текст отделяется от наименования вида документа двумя пустыми строками, а при наличии этикетной фразы отделяется от нее одной пустой строкой и печатается с использованием стандартного шрифта с абзацным отступом.
Текст аналитической, докладной или служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, обстоятельно излагается информация о событиях, фактах, сложившейся ситуации, послуживших поводом к написанию записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Аналитические, докладные и служебные записки подписываются руководителем структурного подразделения Главного управления.
77. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.
Заявление содержит следующие реквизиты:
адресата (должность, инициалы и фамилия должностного лица);
данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, должность), фамилия указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог "от" не пишется; наименование вида документа (заявление);
текст;
отметку о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
дату.
Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения ("прошу рассмотреть...", "прошу перевести..."). Форма изложения заявления свободная. Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.
Заявление может иметь приложение (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление передается (направляется) должностному лицу для принятия решения. Решение руководителя формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией руководителя служит основанием для издания соответствующего распорядительного документа.
Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 рукописным или печатным способом стандартным шрифтом. Заявление подписывается собственноручно.
78. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма направляется при необходимости срочной передачи информации (с запрещением передачи информации ограниченного распространения).
Оформление телеграмм производится в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".
Телеграммы печатаются на стандартных листах белой бумаги формата А4 прописными буквами стандартным шрифтом, без переноса слов, поправок и исправлений (приложение 11).
В телеграммах содержатся следующие реквизиты: вид документа - "ТЕЛЕГРАММА"; адресат; адрес получателя (с указанием индекса отделения связи); ссылка на исходящий номер и дату документа (при необходимости); текст; подпись; наименование и адрес отправителя (помещается под чертой); дата телеграммы (помещается под чертой); отметка об исполнителе.
При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже (кому?).
Наименование организации пишется в именительном падеже, отделяется от предыдущего реквизита пустой строкой, печатается стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, выравнивается слева.
Адрес получателя (отделяется от реквизита "Адресат" одной пустой строкой, печатается стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, выравнивается слева) - подробный адрес и точное наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и инициалы должностного лица; если адресатом является организация - наименование организации).
В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город Балашиха, село Дуброво, деревня Ильинское и так далее) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно: "стр.", "корп." и "кв.". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и тому подобное пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно либо не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.
Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символа "косая черта" (/) (например, 22/66) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.
В адресах организаций, размещенных в жилых домах, допускается указание дополнительных данных (например, подъезд, цокольный этаж, подвал и тому подобное).
Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов.
При подаче телеграммы в четыре и более адреса готовится количество экземпляров телеграммы, соответствующее числу адресатов, плюс необходимое количество копий. В адресе на каждом экземпляре телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.
К многоадресной телеграмме готовится список рассылки, который оформляется на отдельном листе и подписывается должностным лицом, подписавшим телеграмму, или исполнителем (приложение 12).
Текст ответной телеграммы начинается с указания ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "на Ваш".
Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита одной пустой строкой и печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом.
Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, излагаться четко, кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание, в частности, отрицательную частицу "не" опускать нельзя), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением).
Можно использовать следующие сокращенные наименования знаков препинания:
точка - ТЧК; запятая - ЗПТ; двоеточие - ДВТЧ; кавычки - КВЧ; скобки - СКВ.
Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "косая черта" могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.
Знак "номер" указывается либо полным словом, либо сокращенным словом "НР".
Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна, указываются полными словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.
Лексические особенности телеграмм:
не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем;
выбор делается в пользу более коротких слов;
предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различных ее толкований;
не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации.
Текст телеграммы печатается без переноса слов, без красных строк и абзацев. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов и заканчивается точкой - "ТЧК". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Регистрационный номер и дата регистрации телеграммы пишется после текста телеграммы (в конце текста).
Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя пустыми строками и оформляется в соответствии с требованиями Инструкции к оформлению реквизита "Подпись должностного лица". Подпись заверяется гербовой печатью Главного управления.
Полномочия по подписанию телеграмм совпадают с полномочиями по подписанию служебных писем.
Наименование и адрес Главного управления указываются под чертой.
Дату телеграммы печатают под наименованием и адресом отправителя словесно-цифровым способом: 18 ноября 2015 года.
Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с требованиями пункта 28 Инструкции.
79. Стенограмма - дословная запись устной речи во время докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или аудиозаписи.
Окончательный текст стенограммы составляется на основании расшифровки произведенных стенографических или аудиозаписей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений).
Текст стенограммы (выписки из стенограммы) оформляется в соответствии с требованиями Правил к оформлению протокола.
80. Договоры, соглашения, контракты, заключаемые Главным управлением, готовятся и оформляются структурными подразделениями в рамках их компетенции в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Московской области, а также поручениями Начальника.
Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения договоров, соглашений, контрактов, заключаемых Главным управлением, и внесения изменений и дополнений к ним определяется Регламентом Главного управления.
81. Доверенность фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица Главного управления перед третьими лицами.
Официальные (служебные) доверенности, выдаваемые Главным управлением своему представителю на совершение сделок, представление интересов Главного управления или выполнение других действий, готовятся и оформляются структурными подразделениями Главного управления.
Доверенность составляется в произвольной форме, должна иметь дату составления и номер.
В тексте доверенности указываются, как правило, должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой проводятся действия по доверенности; вид производимого действия; срок действия доверенности; образец подписи лица, получившего доверенность. Доверенность может содержать разрешение или запрет на дальнейшее передоверие.
Доверенности представляются на подпись Начальнику или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты доверенностей визируются в нижнем поле лицевой стороны второго экземпляра (визового) документа исполнителем, руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, заместителем Начальника Главного управления, курирующим подразделение (в случае если документ подписывается Начальником), начальником отдела правового обеспечения Главного управления.
Подпись на доверенности заверяется оттиском гербовой печати Министерства.
Порядок и сроки хранения доверенностей устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел государственного органа.
82. План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Обязательными реквизитами планов являются:
наименование (содержание) работы или мероприятия;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
83. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
VII. Организация документооборота
1. Принципы организации документооборота
84. Движение документов с момента их создания или получения до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:
входящие - документы, поступающие из сторонних организаций;
исходящие - документы, отправляемые в другие организации;
внутренние - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях и не направляемые за пределы Главного управления.
85. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:
организация предварительного рассмотрения входящих документов;
распределение документов по документопотокам;
однократность регистрации документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
2. Организация доставки документов
86. Доставка документов, адресованных в Главное управление, осуществляется с помощью почтовой связи, фельдъегерской связи (Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации), специальной связи (ФГУП "Главный центр специальной связи") на основании заключенных договоров (контрактов), с помощью средств электрической связи, непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.
С помощью почтовой, фельдъегерской и специальной связи доставляется служебная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
С помощью технических средств связи поступают: сообщения электронной почты, электронные документы по системе МЭДО, а также электронные сообщения, поступающие через официальный сайт Главного управления в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
Корреспонденция, ошибочно доставленная в адрес Главного управления, возвращается службой делопроизводства Главного управления в Отделение почтовой связи.
Документы, доставляемые в Главное управление нарочным, принимаются службой делопроизводства Главного управления в понедельник, вторник и четверг в рабочие часы Главного управления. При приеме документов на копии документа делается отметка о получении.
87. Телеграммы в адрес Главного управления поступают в отделение ОАО "Центральный телеграф" и передаются под расписку работникам службы делопроизводства Главного управления с проставлением даты и времени приема. Телеграммы регистрируются, а затем направляются на рассмотрение руководству.
88. Факсограммы, поступающие на официальные телефонные номера Главного управления, и сообщения электронной почты, поступающие на официальные адреса электронной почты Главного управления, принимаются работниками служб делопроизводства Главного управления и регистрируются в соответствии с Инструкцией.
Обращения в электронной форме, поступающие от граждан и организаций через формы для обращений на официальном сайте Главного управления, принимаются работниками службы делопроизводства и регистрируются в соответствии с регламентом рассмотрения обращений граждан и организаций Главного управления.
89. Электронные документы, поступающие по системе МЭДО, автоматически загружаются в систему МСЭД и регистрируются работниками службы делопроизводства в соответствии с Инструкцией.
3. Прием и первичная обработка поступающих документов на бумажном носителе
90. Все поступающие документы (независимо от способа их доставки) в адрес Главного управления проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение и направляются исполнителям службой делопроизводства Главного управления.
91. Работники структурных подразделений Главного управления, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны дважды в день (в 10.00 и 15.00) проверять наличие адресованной структурным подразделениям корреспонденции в службе делопроизводства.
92. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность доставки (адреса).
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично", "Вручить лично", вскрываются и проверяются в соответствии с инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступившей в государственный орган. Конверты (бандероли) с пометкой "Лично" учитываются в специальном журнале и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Если при вскрытии конверта обнаруживается пометка "Лично" на самом обращении, такое обращение регистрируется в рабочем порядке.
Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с приложением соответствующего акта (приложение 13).
При нарушении целостности упаковки документов работник службы делопроизводства Главного управления проставляет на упаковке отметку "Поступило в поврежденном виде", которую заверяет своей подписью с расшифровкой и указанием даты. В этом случае почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.
Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции, как правило, уничтожаются.
Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:
к обращениям граждан;
к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и так далее);
если в документе не указан адрес отправителя и (или) соответствующие реквизиты (номер, дата);
если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.
Работник службы делопроизводства Главного управления проверяет наличие документов, включая приложения, а также соответствие номеров документов номерам, указанным на конвертах, а также правильность (полноту) оформления основных реквизитов документа.
93. При отсутствии документа либо приложения к нему, отсутствии необходимых реквизитов документа (подпись, дата и регистрационный номер), а также обнаружении повреждений документ возвращается отправителю с приложением соответствующего акта (приложение 13). Один экземпляр акта приобщается к поступившему документу и возвращается отправителю документа, второй подшивается в соответствующее дело.
При получении поврежденного документа в регистрационной карточке документа в МСЭД в поле "Примечание" делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
4. Регистрация входящих документов
94. Регистрация служебной корреспонденции, адресованной в Главное управление, осуществляется службой делопроизводства. Обращения граждан регистрируются отдельно от других документов Главного управления в соответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в Главном управлении Московской области.
95. При первичной обработке проводится сортировка документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
Не регистрируются:
конверты с пометкой "Лично", не подлежащие вскрытию; приглашения на различные мероприятия, в том числе пригласительные билеты на семинары, конференции, симпозиумы и подобные мероприятия; научные труды;
поздравительные и благодарственные письма, открытки, телеграммы, соболезнования;
печатные издания (книги, газеты, журналы, сборники, альманахи, бюллетени, каталоги и тому подобное);
коммерческие предложения, поступившие без сопроводительных писем; рекламные проспекты, каталоги и другие рекламные материалы, прейскуранты цен на товары и услуги;
ведомственные статистические отчеты, техническая литература, информационные справочники, сводки и бюллетени, тематические и специальные сборники и обзоры;
документы на иностранных языках без перевода; счета организаций;
месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;
первичные документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.);
формы статистической отчетности; унифицированные формы и бланки документов;
задания и отчеты работников государственных органов по командировкам; извещения об отпусках и командировках;
документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию.
Если на документ, не подлежащий регистрации, наложена резолюция руководителя (собственноручно), то такой документ должен быть зарегистрирован.
96. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в систему МСЭД. Регистрационный номер очередному документу присваивается системой МСЭД автоматически в течение календарного года в соответствии с выбранной номенклатурой.
В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка (регистрационный штамп), содержащая наименование Главного управления, входящий регистрационный номер и дату регистрации. Штамп должен наноситься не на текстовой части документа.
Регистрационный штамп может быть распечатан из системы МСЭД на лицевой стороне первого листа документа. Регистрационный штамп также может быть распечатан на специальной клейкой этикетке и наклеен на свободное поле лицевой стороны первого листа документа.
97. Регистрация полученных документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем получения.
При большом объеме поступающих документов в первую очередь обрабатываются и регистрируются наиболее важные и срочные документы. К наиболее важным документам относятся документы, поступившие от Президента Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств, правоохранительных органов, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, содержащие поручения государственным органам.
Документы с пометками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы обрабатываются и регистрируются незамедлительно.
98. Если входящий документ поступил на бумажном носителе или по факсу, то для получения электронного образа документа он должен быть отсканирован. Если входящий документ поступил по электронным каналам: электронной почте или системе МЭДО в виде электронного файла, то сканировать документ не требуется.
Документ сканируется после присвоения ему регистрационного номера, затем к РК прикрепляется электронный образ (скан-образ) документа с приложениями (при их наличии).
Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам следующие документы:
содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования";
содержащие персональные данные о работниках государственных органов и других гражданах, в том числе кадровые документы и наградные материалы;
прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в том числе судебные решения (в последнем случае сканируется только первая страница документа);
документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и так далее) объемом свыше 50 листов;
документы, оформленные на листах формата, превышающего А4;
несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним очень большого объема 2.
99. Если на регистрацию поступил документ, качество которого не позволяет однозначно и безошибочно прочитать текст документа и понять его содержание, то работник, регистрирующий документы (далее - регистратор), имеет право отказать в регистрации данного документа с указанием причины отказа. Исключение составляют документы, содержащие пометки "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно", они подлежат регистрации и соответствующему направлению на исполнение.
__________________________________
2 Максимальный объем документа (в листах) при сканировании определяется техническими ограничениями МСЭД (максимальный размер прикрепляемого к РК файла с электронным образом документа не должен превышать 120 Мб).
5. Предварительное рассмотрение документов
100. После регистрации документа работниками службы делопроизводства осуществляется предварительное рассмотрение и направление поступившей корреспонденции руководству Главного управления на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресация документа соответствующему должностному лицу.
6. Порядок рассмотрения документов руководством Главного управления и доведения документов до исполнителей
101. Порядок рассмотрения документов руководством Главного управления определяется с учетом распределения обязанностей между Начальником и его заместителями.
102. Заместитель Начальника, получивший адресованную ему корреспонденцию по вопросам, не относящимся к его компетенции в соответствии с распределением обязанностей, направляет ее (со служебной запиской о причинах переадресации) заместителю Начальника, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе.
Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления заместителю министра или в структурное подразделение Главного управления, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного рабочего дня при сроке его исполнения менее 10 дней.
103. В случае если поступивший документ не требует исполнения (направлен для сведения или учета в работе), Начальник, его заместители, руководители структурных подразделений Главного управления ставят в системе МСЭД отметку об исполнении или создают к документу резолюцию для соответствующих работников Главного управления с указанием о направлении документа в дело.
7. Организация работы с исходящими документами
104. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.
Ответственность за составление и оформление документа, согласование проекта документа с заинтересованными государственными органами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Главного управления (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение Главного управления - исполнителя документа.
Проекты документов визируются (согласовываются) в МСЭД руководителем структурного подразделения Главного управления или его заместителем, при необходимости работниками других структурных подразделений Главного управления.
105. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
106. При представлении проекта документа на подпись министру или его заместителю проверяется наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению документа, правильность и полнота выполнения указаний по исполнению документа, наличие необходимых виз, наличие приложений.
Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки, повторного согласования и представления на подпись Начальнику или его заместителю.
107. В Главном управлении исходящие документы оформляются на бланках Главного управления и подписываются Начальником, или его первым заместителем, или заместителем в соответствии с распределением обязанностей.
108. Все исходящие документы Главного управления подлежат регистрации в соответствии с Инструкцией. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом Главного управления и на отправку не принимается.
8. Регистрация исходящих документов
109. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов, подписанных Начальником, или его первым заместителем, или заместителями, комплектности документов, соответствия количества экземпляров документов спискам рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
110. Регистрация исходящих документов производится в системе МСЭД автоматически нарастающим порядком в течение календарного года в соответствии с выбранной номенклатурой. Присвоенный системой номер и дата переносятся на бланк исходящего документа.
Регистрация исходящих документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем их подписания (утверждения) и предоставления подписанного письма на бланке (в случае необходимости).
9. Регистрация и прохождение внутренних документов
111. Внутренние документы (аналитические, докладные, служебные, пояснительные записки) готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах Главного управления с помощью системы МСЭД.
Объяснительные записки по личному составу и заявления не создаются в электронной форме и хранятся в личном деле работника Главного управления.
112. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.
113. Регистрация внутренних документов производится в системе МСЭД автоматически нарастающим порядком в течение календарного года в соответствии с выбранной номенклатурой.
10. Отправка документов
114. Документы отправляются почтовой связью, с помощью средств электрической связи, по системе МЭДО, а также нарочными.
Отправку документов почтовой связью, с помощью средств электрической связи осуществляет служба делопроизводства. Прием документов на отправку посредством почтовой связи осуществляется до 15.00, в пятницу и предпраздничные дни до 13.00.
По системе МЭДО осуществляется отправка документов только адресатам, осуществляющим обмен документами с Главным управлением по МЭДО.
Отправка документов нарочными, дублирование отправки документа, направленного почтой, на электронный адрес заявителя, отправка факсов осуществляется исполнителем. Документы, отправляемые с нарочным, передаются организациям-адресатам под расписку.
Мотивированное решение о способе доставки документа и форме почтового отправления (простая, заказная) принимает исполнитель.
115. Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов).
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
116. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются при наличии подписанного руководителем структурного подразделения списка рассылки. Копия списка рассылки при необходимости направляется всем указанным адресатам.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Главного управления, к отправке не принимаются.
117. Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
118. При отправке документа почтой работник службы делопроизводства осуществляет сортировку и вложение документа в конверт с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передачу документа на отправку в Отделение почтовой связи.
На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляется реестр, на котором делается отметка Отделением почтовой связи о получении корреспонденции.
119. Передачу факсограмм осуществляют работники структурных подразделений Главного управления.
120. Телеграммы на отправку за подписью Начальника или его заместителей принимаются работниками службы делопроизводства оформленными в соответствии с требованиями Инструкции по оформлению телеграмм.
Телеграммы составляются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается в отделение ОАО "Центральный телеграф", а второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле структурного подразделения Главного управления.
11. Работа исполнителя с документами
121. Организация работы с документами в структурных подразделениях Главного управления осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Начальника, его заместителей, руководителей структурных подразделений Главного управления.
Организация и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Главного управления осуществляется работником структурного подразделения, на которого возложено выполнение данных функций.
122. Руководители структурных подразделений Главного управления обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до исполнителей, контроль качества и своевременности исполнения документов по существу вопроса и сохранность документов.
При утрате сотрудником документа составляется акт, при необходимости назначается служебное расследование.
123. Документы с пометкой "Срочно" направляются на исполнение незамедлительно.
124. При наличии нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.
Ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.
Соисполнители несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю необходимых материалов в установленные руководством Главного управления или руководителем структурного подразделения Главного управления сроки.
125. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Главного управления или руководителям структурных подразделений Главного управления, подготовку к отправке.
126. При подготовке и оформлении документов исполнитель обязан:
в ответном письме указать ссылку на номер и дату документа, на который дается ответ;
проверить полноту оформления документа (правильность указания адресата и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также фамилии и номера телефона исполнителя);
на письмах, отправляемых в несколько адресов на бумажном носителе, отметить адрес того адресата, кому досылается данный экземпляр письма;
при отправке документа более чем в четыре адреса составить список его рассылки.
127. Исполнитель определяет вид доставки документа, необходимое количество экземпляров документа (при направлении документа в бумажной форме), тиражирует его (при необходимости) и передает документ в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
128. При временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь и др.) или в случае увольнения, перемещения, перевода по службе работники Главного управления обязаны передать все находящиеся у них документы на бумажном носителе, а также перенаправить находящиеся у них на рассмотрении в МСЭД электронные документы другому работнику по указанию своего непосредственного руководителя или руководства Главного управления.
129. В случае невозможности выполнения задания в установленные сроки исполнитель готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя, давшего поручение. Руководитель (или лицо, его замещающее) вправе принять решение о переносе срока исполнения, после чего новый срок исполнения документа фиксируется в системе МСЭД службой делопроизводства.
130. Сведения, содержащиеся в поступивших документах, могут использоваться исполнителем только в служебных целях в пределах исполняемых полномочий.
12. Особенности обращения с документами, изданиями и машинными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного доступа
131. Порядок обращения с документами, изданиями (книгами, журналами, брошюрами) и другими материальными носителями информации 3, содержащими информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами, а также государственными органами, являющимися обладателями информации, определяется настоящей Инструкцией.
132. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, изданиях и машинных носителях информации, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к разряду служебной информации ограниченного доступа, несут ответственность за обоснованность принятого решения.
При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа к нему, он учитывается как документ с грифом "Для служебного пользования".
133. Поступающая в Главное управление корреспонденция с пометкой "Для служебного пользования" принимается и вскрывается работниками службы делопроизводства. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером.
При поступлении поврежденного пакета или документа либо при обнаружении признаков несанкционированного вскрытия пакета и (или) несоответствия вложенных документов описи или приложению составляется акт (приложение 13), который прилагается к поступившим документам, а копия акта высылается отправителю документа.
В случаях когда повреждения пакета дают возможность ознакомиться с содержанием вложенного в него документа, об этом немедленно сообщается Начальнику, а пакет с документом сохраняется в неприкосновенности до принятия решения руководителем.
Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.
134. Регистрация документов, а также сопроводительных писем к изданиям с пометкой "Для служебного пользования" производится службой делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции к регистрации документов с тем отличием, что в МСЭД электронный образ документа (скан-образ) к регистрационной карточке не прикрепляется. При регистрации документа с пометкой "Для служебного пользования" в МСЭД автоматически добавляет к регистрационному номеру документа пометку "ДСП".
В журналах учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования" (приложение 14) производится соответствующая запись.
135. После регистрации входящие документы с пометкой "Для служебного пользования" представляются министру.
Решение руководителя по представленному документу фиксируется в резолюции. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ, предписываемые действия, порядок и сроки исполнения, подпись руководителя и дату. Ответственным за исполнение документа является лицо, которое указано в резолюции первым, если иное не оговорено особо.
136. Ответственному исполнителю документ с пометкой "Для служебного пользования" передается на исполнение под расписку в журнале учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования".
Дополнительно размноженные документы с пометкой "Для служебного пользования" подлежат обязательному учету.
137. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
Дела с пометкой "Для служебного пользования" подлежат полному оформлению.
138. Исходящие документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются в МСЭД службой делопроизводства, учитываются в журнале учета исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" (приложение 15).
Документ с пометкой "Для служебного пользования" должен иметь все необходимые реквизиты (приложение 16):
пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам;
на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, список рассылки, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, дата печатания документа.
139. При отправке документа с пометкой "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер, количество прилагаемых экземпляров и листов.
Если у отправителя не остается копий пересылаемых приложений, то в сопроводительном письме указывается: "только в адрес".
140. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения Главного управления, готовившего документ.
141. Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям нарочным, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении адресату.
Отправка документов с пометкой "Для служебного пользования" средствами факсимильной связи и по иным открытым каналам электронной передачи данных запрещается.
142. Внутренние документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются службой делопроизводства Главного управления в МСЭД и учитываются в журнале учета внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования" (приложение 17) в структурных подразделениях Главного управления.
Регистрационный номер и дата регистрации вручную проставляются в левом верхнем углу документа (на каждом экземпляре документа).
143. Учет исходящих, входящих, внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования" в структурных подразделениях Главного управления осуществляется по журналам учета документов с пометкой "Для служебного пользования", включенным в номенклатуру дел структурных подразделений Главного управления.
В журналах отражаются данные о прохождении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения. Листы журналов нумеруются, на оборотной стороне последнего листа делается заверительная надпись о количестве листов в журнале.
144. Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту о выделении дел и документов к уничтожению (приложение 18), о чем делается соответствующая отметка в МСЭД и журналах учета документов с пометкой "Для служебного пользования".
Уничтожение документов с пометкой "Для служебного пользования" производится путем измельчения с использованием специального оборудования, а машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, - путем стирания и (или) полного форматирования носителя информации, обеспечивающего невозможность восстановления информации.
145. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах и изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
146. Машинные носители информации (дискеты, флэш-накопители, жесткие магнитные диски, CD-ROM, DVD-ROM и так далее), содержащие служебную информацию ограниченного доступа, учитываются в структурных подразделениях Главного управления в журналах учета машинных носителей информации с проставлением в удобном для просмотра месте учетных реквизитов (учетный номер, дата регистрации, пометка "Для служебного пользования" и так далее).
147. Машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования" передаются другим исполнителям под расписку в журнале учета машинных носителей информации и уничтожаются по акту.
148. Контроль за порядком обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется службой делопроизводства.
149. Контроль за порядком обращения с машинными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется структурным подразделением Главного управления, на которое возложены обязанности по защите информации.
__________________________________
3 Фото-, кино-, видео- и аудиоматериалы, машинные носители информации и др.
13. Контроль исполнения документов
150. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов или поручений.
Контроль исполнения подразумевает под собой постановку на контроль, корректировку срока, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.
Контролю исполнения подлежат нормативные правовые акты и распорядительные документы, служебные и информационные документы с соответствующими резолюциями руководителей, протокольные поручения по итогам заседаний Правительства Московской области, оперативных совещаний и рабочих поездок, зафиксированные в документированных стенограммах или перечнях поручений, имеющие конкретные сроки выполнения или конечные результаты, обращения граждан и организаций.
Решение о постановке документа на контроль принимает Начальник или уполномоченное лицо.
151. В Главном управлении контроль исполнения документов и поручений, поручений по рассмотрению обращений граждан возлагается на службу делопроизводства.
Контроль исполнения в структурных подразделениях Главного управления осуществляет работник, на которого возложены функции ведения делопроизводства.
152. Организация контроля исполнения документов или поручений предусматривает:
получение информации о ходе исполнения документов или поручений;
обобщение и анализ поступающей информации, связанной с исполнением документа или поручения;
постановку, снятие с контроля, корректировку срока в соответствии с решением руководителя, давшего поручение.
Исполнители документов или поручений обеспечивают информирование лиц, на которых возложены полномочия по контрольной деятельности, о ходе исполнения документов или поручений.
153. Организация контрольной деятельности начинается с момента регистрации документа или поручения во МСЭД.
Ответственный исполнитель после получения поручения незамедлительно организует работу по его исполнению, определяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемых руководителю, давшему поручение, а также координирует и контролирует работу по исполнению поручения.
154. В целях информирования руководства Главного управления о состоянии исполнительской дисциплины службой делопроизводства подготавливается еженедельная справка о документах и поручениях, находящихся на исполнении, срок исполнения которых истекает в течение семи предстоящих дней, и о документах, срок исполнения которых истек.
155. Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
имеющие пометку "Незамедлительно" - в течение одного рабочего дня;
имеющие пометку "Весьма срочно" - в течение 2 дней;
имеющие пометку "Срочно" - в течение 3 дней;
имеющие пометку "Оперативно" - в течение 10 дней;
по запросам депутатов Московской областной Думы - не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации;
по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении;
по протестам прокурора - не позднее чем через 10 дней со дня его поступления; при исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста;
сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания (совещания).
Срок исполнения документа, если он не определен в тексте документа или резолюции должностного лица, устанавливается в 30 календарных дней (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты утверждения резолюции.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то данное поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Сроки рассмотрения обращений граждан и организаций определены законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.
156. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа или поручения, руководитель или должностное лицо, на которого возложено его исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Решение о продлении срока исполнения документа (поручения) принимается руководителем, давшим это поручение.
О дате изменения срока сообщается исполнителю.
157. Изменение срока исполнения постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области осуществляется по служебной записке на имя Губернатора Московской области.
158. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
159. Ответственный исполнитель до истечения срока исполнения поручения представляет руководителю, давшему поручение, доклад, содержащий информацию о результатах исполнения поручения (с приложением необходимых материалов, подтверждающих исполнение) и необходимости снятия с контроля.
О необходимости продления срока доклад необходимо представлять за три дня до истечения срока исполнения поручения с обоснованием и указанием планируемого срока исполнения.
Снятие с контроля документа или поручения осуществляется на основании решения руководителя, давшего поручения.
VIII. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению печатей и штампов
160. Под печатью понимается вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения подписей Начальника или уполномоченных им лиц.
161. В Главном управлении используются круглая гербовая и простые (негербовые) печати.
В Главном управлении имеется одна гербовая печать.
Порядок воспроизведения герба Московской области на печатях регламентируется Законом Московской области "О гербе Московской области".
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении, согласовании и утверждении документов, а также других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.
Диаметр круглой печати составляет 38 - 42 мм. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм.
В случае необходимости структурные подразделения могут иметь круглые простые печати и штампы, в которых может быть указано наименование структурного подразделения, назначение печати или штампа.
162. Макеты образцов печатей и штампов утверждаются Начальником по согласованию со службой делопроизводства.
163. Перечень должностных лиц, ответственных за использование и хранение печатей и штампов, утверждается Начальником.
164. Все печати и штампы регистрируются в журнале в отделе, к компетенции которого относятся вопросы обеспечения деятельности Главного управления, и выдаются руководителям подразделений или лицу, ответственному в подразделении за дальнейшее использование и хранение печати или штампа, под расписку.
Журнал имеет следующие реквизиты:
- дата получения;
- наименование штампа/печати;
- оттиск штампа/печати;
- место хранения;
- получатель печати (наименование подразделения, должность, фамилия и инициалы получившего);
- расписка в получении;
- примечание (отметки о возврате, передаче, уничтожении).
Журнал учета и выдачи печатей и штампов включается в номенклатуру дел отдела, к компетенции которого относятся вопросы обеспечения деятельности Главного управления.
165. В структурных подразделениях печати и штампы хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях осуществляет отдел, к компетенции которого относятся вопросы обеспечения деятельности Главного управления.
В случае утери печатей и штампов в структурных подразделениях составляется акт.
166. Изготовление и уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится в установленном порядке с участием работника службы делопроизводства.
IX. Документальный фонд в Главном управлении
1. Номенклатура дел
167. Формирование документального фонда Главного управления осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел (приказ Минкультуры РФ N 526) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приказ Минкультуры РФ N 526), формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив.
168. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о Главном управлении, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием и другими документами, регламентирующими деятельность Главного управления и порядок ее документирования, а также номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, типовыми, ведомственными и иными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Номенклатура дел утверждается приказом министра после ее согласования с центральной экспертной комиссией Главного управления не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
Один раз в 5 лет номенклатура дел согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Главного архивного управления Московской области в сфере архивного дела.
В случае изменения функций и (или) структуры Главного управления номенклатура дел подлежит согласованию с ЭПК Главного архивного управления Московской области в сфере архивного дела.
Вновь созданное структурное подразделение в Главном управлении обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить в службу делопроизводства.
Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, включается в номенклатуру дел Главного управления, находится в службе делопроизводства.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Главного управления. Названиями разделов номенклатуры дел Главного управления являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 1 октября текущего года) работником структурного подразделения, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается со службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения, и окончательный согласованный вариант передается в службу делопроизводства.
169. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); автор документа (Главное управление или указывается название отдела); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается для всех структурных подразделений единый и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов власти, затем - Московской области, распорядительные документы Главного управления, планово-отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно-контрольные документы, номенклатура дел.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы" или "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.
В номенклатуре дел каждого раздела и подраздела предусматриваются резервные номера для включения в течение календарного года дел, не предусмотренных номенклатурой.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.
По окончании делопроизводственного (календарного) года заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных за год в структурном подразделении (приказ Минкультуры РФ N 526). Сведения итоговой записи передаются в службу делопроизводства.
2. Формирование дел
170. Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в Главном управлении формируются службой делопроизводства и в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
171. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распоряжения и приказы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Утвержденные положения, инструкции, правила группируются вместе с документами, с которыми они утверждены. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов о командировках.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.
3. Оформление дел
172. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Дела оформляются при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи службы делопроизводства.
При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием: наименования структурного подразделения, индекса дела, заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной номенклатуре дел.
173. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
174. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела (приказ Минкультуры РФ N 526);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приказ Минкультуры РФ N 526);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекс, заголовок дела, дата, проставление номера тома и количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. По согласованию с ведомственным архивом на обложке дела карандашом проставляется номер описи и дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.
По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за ... годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям, актам) указывается число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, чернилами или тушью.
175. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
4. Составление описей дел
176. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приказ Минкультуры РФ N 526). На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений Главного управления составляются сотрудниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях, под руководством службы делопроизводства.
Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в службу делопроизводства. Описи, подготовленные структурными подразделениями Главного управления, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит служба делопроизводства и по которой передаются дела ГКУ ЦГАМО.
177. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливается ведомственным архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.п.
178. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел, подписывается руководителем структурного подразделения и передается в службу делопроизводства.
При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела.
В конце описи делается итоговая запись о количестве дел, опись подписывается составителем, согласовывается со службой делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.
179. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приказ Минкультуры РФ N 526) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии (далее - ЭК) Главного управления одновременно. Согласованные ЭК Главного управления акты утверждаются Начальником только после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московской области описей дел постоянного хранения. После этого в установленном порядке производится уничтожение дел, включенных в данные акты.
5. Хранение и использование документов в структурных подразделениях
180. С момента заведения и до передачи в службу делопроизводства документы хранятся по месту их формирования в дела.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, имеющие соответствующее поручение, обеспечивают сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия (выписка) которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.
181. Выдача дел из структурного подразделения другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. В ней указывается наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам другого структурного подразделения на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено в структурное подразделение, выдавшее документ.
Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения по актам, подписываемым Начальником или уполномоченным им лицом.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника с предоставлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника документа, подписываемого Начальником или уполномоченным лицом.
182. С целью предотвращения износа подлинников распоряжений или приказов создается фонд пользования - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.
183. Сотрудники структурных подразделений Главного управления несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.
184. Электронные документы являются составляющей частью архивного фонда Главного управления и хранятся в системе МСЭД.
6. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
185. Экспертиза ценности документов на бумажном носителе и электронных документов производится по одинаковым принципам, на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов), ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатуры дел Главного управления, типовых и примерных номенклатур дел, методических пособий и рекомендаций Министерства культуры Российской Федерации, Росархива и уполномоченного государственного органа Московской области в сфере архивного дела.
186. Экспертиза ценности документов в Главном управлении проводится при составлении номенклатуры дел Главного управления и при подготовке дел к передаче на постоянное хранение.
187. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в Главном управлении создается ЭК. ЭК создается приказом Начальника в количестве не менее трех человек.
188. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Главного управления, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
189. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Главного управления.
190. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
В каждом структурном подразделении Главного управления описи составляются ежегодно. Описи, подготовленные структурными подразделениями Главного управления, служат основой для подготовки сводной описи.
191. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в службе делопроизводства и передаются в отдел по утвержденному графику. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения по личному составу хранятся в кадровой службе.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в службу делопроизводства не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Главного управления по месту формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
192. Судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам дела выдаются во временное пользование в соответствии с федеральными законами на срок, не превышающий шести месяцев, на основании письменного разрешения Начальника.
193. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта об изъятии из дел подлинника.
X. Особенности работы с электронными документами
Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений регламентируется Положением об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, утвержденным распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2013 N 516-РГ "О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области", и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
194. Прием электронных документов из других органов власти и отправка электронных документов осуществляются в службе делопроизводства.
195. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
196. Для подтверждения подлинности электронных документов, исходящих из Главного управления, используются электронные цифровые подписи. Используемые электронные цифровые подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
197. При подготовке, согласовании, подписании внутренних электронных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и т.д.) электронная цифровая подпись не используется.
198. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылка адресату его копии на бумажном носителе не производится, за исключением документов, направляемых в федеральные органы государственной власти по системе МЭДО, и ответов на обращения граждан.
199. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел Главного управления. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.
200. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажных носителях.
201. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Главном управлении программно-технических средств и согласовываются с Главным архивным управлением Московской области.
202. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Начальником, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
203. В ГКУ ЦГАМО электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
|
Начальник Управления делами |
Т.Е. Ялтанская |
Приложение 1
к инструкции по делопроизводству
/- -\
| Герб |
| Московской |
| области |
\- -/
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВЕТЕРИНАРИИ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
___________ N __________
г. Москва
008303 *
|
Приложение 2
к инструкции по делопроизводству
/- -\
| Герб |
| Московской |
| области |
\- -/
НАЧАЛЬНИК
ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВЕТЕРИНАРИИ
ПРИКАЗ
___________ N __________
г. Москва
002739 *
|
Приложение 3
к инструкции по делопроизводству
/- -\
| Герб |
| Московской |
| области |
\- -/
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВЕТЕРИНАРИИ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Садовая-Триумфальная, д. 10/13, т/ф (495)518-92-10, (499)550-23-50
г. Москва, ГСП-4, 127994 e-mail: mosuprvet@bk.ru
|
|
------------- N ------------- на __________ от ____________ 057757 * |
Приложение 4
к инструкции по делопроизводству
Бланк поручений
(формат А6)
/-------------------------------------------------------\
| /- -\ |
| | Герб | |
| | Московской | |
| | области | |
| \- -/ |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| И.О. Фамилия|
| |
| "__" ___________ 20__ г. |
| к N ___________ |
\-------------------------------------------------------/
Приложение 5
к инструкции по делопроизводству
Образец журнала учета гербовых бланков
Журнал
учета гербовых бланков Главного управления ветеринарии
Московской области
|
Дата выдачи |
N бланков |
Ф.И.О. должностного лица, получившего бланки |
Подпись |
Примечание (информация о дате получения нового тиража бланков, о возврате и уничтожении испорченных бланков, дата акта об уничтожении) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 6
к инструкции по делопроизводству
Образец
листа рассылки документа
Лист рассылки документа
к N __________ от _________
|
N |
Кому (наименование организации с указанием почтового адреса или структурного подразделения, Ф.И.О. должностного лица) |
Кол-во экз. |
Способ отправления |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Должность исполнителя
проекта документа Подпись Ф.И.О.
Приложение 7
к инструкции по делопроизводству
Образец
оформления листа согласования
Проект представил:
Должность руководителя (подпись, дата) И.О. Фамилия
Проект согласовали:
Первый заместитель начальника
Главного управления ветеринарии
Московской области (подпись, дата) И.О. Фамилия
Заместитель начальника Главного
управления ветеринарии Московской
области (в соответствии с
распределением обязанностей) (подпись, дата) И.О. Фамилия
Начальник отдела правового
обеспечения (подпись, дата) И.О. Фамилия
Исполнитель:
Должность
(телефон) (подпись, дата) И.О. Фамилия
Приложение 8
к инструкции по делопроизводству
Образец
оформления продолжения листа согласования
Продолжение листа согласования
к проекту _______________________________________________
(заголовок документа)
Проект согласовал(и):
Должность руководителя (подпись, дата) И.О. Фамилия
Должность руководителя (подпись, дата) И.О. Фамилия
Должность руководителя (подпись, дата) И.О. Фамилия
Исполнитель:
Должность
(телефон) (подпись, дата) И.О. Фамилия
Приложение 9
к инструкции по делопроизводству
Образец
формы протокола заседания коллегии Главного управления ветеринарии
Московской области
Главное управление ветеринарии Московской области
ПРОТОКОЛ
заседания коллегии
______________________________________________________________
г. Москва, ул. Садовая-Триумфальная, д. 10/13, большой зал
29 сентября 2015 года N 2
Председатель: И.О. Фамилия
Секретарь: И.О. Фамилия
Присутствовали: И.О. Фамилия
члены коллегии (в алфавитном порядке)
Приглашенные: И.О. Фамилия
(в алфавитном порядке
с указанием должности
и наименования
организаций)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ходе строительства...
2. О кандидатах, представленных на присвоение почетных званий и
награждение.
1. СЛУШАЛИ:
Ф.И.О. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Ф.И.О. - краткая запись выступления
Ф.И.О. - краткая запись выступления
Заслушав и обсудив доклад о..., коллегия решила:
1. Информацию выступающих принять к сведению.
2. Отметить, что...
3.
и т.д.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
Заслушав и обсудив доклад о..., коллегия решила:
Решение N... прилагается.
Председатель коллегии _________________
Ф.И.О., подпись
Секретарь коллегии _________________
Ф.И.О., подпись
Приложение 10
к инструкции по делопроизводству
Образец формы решения Коллегии
Главного управления ветеринарии Московской области
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВЕТЕРИНАРИИ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РЕШЕНИЕ
Дата N __________
Название вопроса
Заслушав и обсудив ________________ по вопросу ______________
Коллегия решила:
1.
2.
3.
Председатель коллегии ____________________
Ф.И.О., подпись
Секретарь коллегии ____________________
Ф.И.О., подпись
Приложение 11
к инструкции по делопроизводству
Образец
оформления телеграммы
Телеграмма
(кому, адрес)
С уведомлением о получении
Текст телеграммы
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Должность руководителя (подпись) И.О. Фамилия
_________________________________________________________________________
Главное управление ветеринарии Московской области
127994, г. Москва, ул. Садовая-Триумфальная, д. 10/13, ГСП-4
18 ноября 2015 года
Исполнитель
Телефон
Приложение 12
к инструкции по делопроизводству
Образец оформления списка рассылки
Список рассылки к телеграмме
|
N |
Кому |
Почтовый адрес |
|
1. |
Губернатору Калужской области (фамилия, имя, отчество) |
248000, г. Калуга, пл. Старый Торг, д. 2 |
|
2. |
Губернатору Тульской области (фамилия, имя, отчество) |
300041, г. Тула, пр-т Ленина, д. 2 |
|
3. |
Губернатору Рязанской области (фамилия, имя, отчество) |
390000, г. Рязань, ул. Ленина, д. 30 |
Должность руководителя (подпись) И.О. Фамилия
И.О. Фамилия исполнителя
тел.
Приложение 13
к инструкции по делопроизводству
Образец формы акта об ошибочном направлении документов,
обнаружении повреждений почтового отправления,
отсутствии вложений в почтовом отправлении
Акт
г. _____________ "___" _________ 2016 г.
Основание: Инструкция Главного управления ветеринарии Московской
области по делопроизводству от ________ N _________ (далее - Инструкция).
Составлен комиссией в составе:
Должность И.О. Фамилия
Должность И.О. Фамилия
Должность И.О. Фамилия
В Главное управление ветеринарии Московской области ХХ.ХХ.ХХХХ
поступило письмо (указать вид почтового отправления: письмо, бандероль,
посылка) от (указывается адрес, название организации-отправителя, Ф.И.О.
руководителя) с исходящим регистрационным N ___ от "__" 20__ г.
При осмотре почтового отправления обнаружено:
1. Документ(ы) на имя ________________________________ (руководителя
государственного органа Московской области) в адрес Главного управления
ветеринарии Московской области присланы ошибочно.
2. Целостность бумажного пакета (перевязанного, не перевязанного) не
нарушена (нарушена частично, нарушена полностью, новое пакетирование
произведено отделением связи).
3. Отсутствие самого документа, отсутствие вложения _____ (указать,
какое вложение отсутствует).
В соответствии с Инструкцией такие документы не могут быть
зарегистрированы и подлежат возврату.
Акт составлен в 2 экземплярах:
Первый экземпляр - в дело N ______.
Второй экземпляр - корреспонденту почтового отправления.
Члены комиссии:
(подпись) И.О. Фамилия
(подпись) И.О. Фамилия
(подпись) И.О. Фамилия
Приложение 14
к инструкции по делопроизводству
Образец формы журнала учета входящих документов с пометкой
"Для служебного пользования"
Журнал
учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования"
в _______________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
______________________________________________________ Московской области
(наименование государственного органа)
Начат: " " 201 г.
Окончен: " " 201 г.
Левая страница:
|
N |
Дата поступления и номер документа |
Откуда поступил, дата и исходящий номер |
Наименование или краткое содержание документа |
|
1 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
3 |
|
|
|
Правая страница:
|
Номер экземпляра |
Кол-во листов |
Кому выдан документ (фамилия и инициалы) |
Роспись за получение документа, дата |
Роспись за возврат документа, дата |
Местонахождение документа (номер дела) |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 15
к инструкции по делопроизводству
Образец формы журнала учета исходящих документов с пометкой
"Для служебного пользования"
Журнал
учета исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования"
в ____________________________________________________ Московской области
(наименование государственного органа)
Начат: " " 201 г.
Окончен: " " 201 г.
Левая страница:
|
N |
Дата регистрации документа |
Регистрационный номер |
Наименование или краткое содержание документа |
|
1 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
3 |
|
|
|
Правая страница:
|
Кол-во экземпляров и листов экземпляра |
Местонахождение документа (номер дела) |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 16
к инструкции по делопроизводству
Образец оформления реквизитов документа с пометкой
"Для служебного пользования"
Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра
проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на
обложке и титульном листе издания, а также на первой странице
сопроводительного письма к таким документам.
Для служебного пользования
Экз. N
На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа
в левом нижнем углу проставляется количество отпечатанных экземпляров,
список рассылки, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона,
дата печатания документа.
Отп. 1 экз. - в адрес
Копия экз. N 1/1 - в дело
Исп. и отп. Иванов И.И.
8 498 602-00-33
27.03.2015
Отп. 1 экз. - в дело
Копия экз. N 1/1 - в адрес 1
Копия экз. N 1/1 - в адрес 2
Исп. и отп. Иванов И.И.
8 498 602-00-33
27.03.2015
Отп. 1 экз. - в дело
Копия экз. N 1/1-1/75 - согласно списку рассылки
Исп. и отп. Иванов И.И.
8 498 602-00-33
27.03.2015
Приложение 17
к инструкции по делопроизводству
Образец формы журнала учета внутренних документов с пометкой
"Для служебного пользования"
Журнал
учета внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования"
в ____________________________________________________ Московской области
(наименование государственного органа)
Начат: " " 201 г.
Окончен: " " 201 г.
Левая страница:
|
N |
Дата регистрации документа |
Регистрационный номер |
Наименование или краткое содержание документа |
|
1 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
3 |
|
|
|
Правая страница:
|
Кол-во экземпляров и листов экземпляра |
Местонахождение документа (номер дела) |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 18
к инструкции по делопроизводству
Образец формы акта о выделении к уничтожению документов с пометкой
"Для служебного пользования", не подлежащих хранению
Акт
о выделении к уничтожению документов с пометкой
"Для служебного пользования", не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы:
|
N |
Заголовок дела или групповой заголовок документов |
Дата дела или крайние даты дела |
Номера описей (номенклатур) за 20__ год |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи |
Количество дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части и номера статей по перечню) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего подлежит уничтожению ____________________________ дел и документов.
(цифрами и прописью)
__________________________________________________
__________________________________________________
(подписи, фамилии и инициалы лиц, составивших акт)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
от ________ N ________
Председатель ЭПК
_____________________________
(подпись, фамилия и инициалы)
Включенные в акт дела и документы сверены с записями в протоколе
ЭПК, акте и в учетных формах
_________________________________________________________________________
(подписи, фамилии и инициалы, дата)
Дела и документы полностью уничтожены путем _____________________________
___________________________________
(подписи, фамилии и инициалы, дата)
Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журналах учета
документов и в описях документов дел произведены.
___________________________________
(подписи, фамилии и инициалы, дата)
Приложение 19
к инструкции по делопроизводству
/- -\
| Герб |
|Московской| МСЭД
| области |
\- -/
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВЕТЕРИНАРИИ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Садовая-Триумфальная, д. 10/13, т/ф (495) 518-92-10, (499) 550-23-50
г. Москва, ГСП-4, 127006 e-mail: mosuprvet@bk.ru
_________________________________________________________________________
Должность адресата
И.О. Фамилия адресата
Заголовок к письму (необязательно)
Уважаемый(ая) Имя Отчество!
Здесь располагается текст письма...
При подготовке проектов писем необходимо руководствоваться
Инструкцией по делопроизводству, в которой подробно описаны правила
оформления всех реквизитов документов.
Если документ должен быть направлен адресату по системе МЭДО с
использованием электронной подписи (ЭП), то надпись "МСЭД" в правом
верхнем углу бланка необходимо удалить.
Приложение:
1. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Если приложение одно, номер не ставится. В отметке о наличии
приложения указывается количество листов и экземпляров: на 2 л. в 1 экз.
2. Если приложение отсутствует, необходимо выделить данную таблицу,
нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт "Удалить таблицу".
Должность И.О. Фамилия
И.И. Иванов
+7 498 123 45 67
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распоряжение Главного управления ветеринарии Московской области от 1 июня 2016 г. N РВ-492 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Главном управлении ветеринарии Московской области"
Текст распоряжения опубликован на сайте Главного управления ветеринарии Московской области (http://guv.mosreg.ru) 3 июня 2016 г.
Распоряжением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Московской области от 22 января 2025 г. N 19РВ-7 настоящий документ признан утратившим силу с 22 января 2025 г.