Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

21. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги

21.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- обработка и предварительное рассмотрение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- принятие решения о предоставлении (об отказе в предоставлении) муниципальной услуги;

- поиск и выявление архивных документов в соответствии с тематикой поступившего заявления;

- подготовка и оформление документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги (архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма), либо отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- выдача заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, либо отказа в предоставлении муниципальной услуги, в том числе через многофункциональный центр;

- обеспечение сохранности заявления о предоставлении муниципальной услуги и документов, необходимых для ее предоставления; копии документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, в течение срока, установленного действующим законодательством.

21.2. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении N 4 к Административному регламенту.

21.3. Прием и регистрация заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

21.3.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры по приему и регистрации заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является поступление заявления о предоставлении муниципальной услуги с приложением необходимых документов. Заявление может быть направлено:

- лично при обращении заявителя в многофункциональный центр;

- посредством технических средств Единого портала государственных и муниципальных услуг или Портала государственных и муниципальных услуг Московской области;

- почтовым отправлением.

21.3.2. Лицами, ответственными за прием и регистрацию заявлений и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются специалисты многофункционального центра и архивного отдела.

Прием заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, осуществляется в многофункциональном центре в соответствии с соглашением о взаимодействии между администрацией Ленинского муниципального района и уполномоченным многофункциональным центром.

21.3.3. При поступлении заявления и прилагаемых к нему документов посредством личного обращения заявителя (представителя заявителя) специалист многофункционального центра, ответственный за прием и регистрацию документов, осуществляет следующую последовательность действий:

- устанавливает соответствие личности заявителя документу, удостоверяющему личность;

- проверяет наличие документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя заявителя (в случае, если с заявлением обращается представитель заявителя);

- осуществляет сверку копий представленных документов с оригиналами, заверяет их подписью и печатью. В случае если представлены подлинники документов, снимает с них копии, заверяет подписью и печатью. Подлинники документов возвращает заявителю (за исключением документов, представление которых предусмотрено только в подлинниках);

- проверяет заявление и комплектность прилагаемых к нему документов на соответствие перечню документов, предусмотренных пунктом 11.1 настоящего Административного регламента;

- осуществляет прием заявления и документов и вручает расписку о приеме документов для предоставления муниципальной услуги;

- осуществляет регистрацию заявления и прилагаемых к нему документов в соответствии с Регламентом работы администрации района.

При отсутствии у заявителя, обратившегося лично, заполненного заявления или неправильном его заполнении специалист многофункционального центра, ответственный за прием документов, консультирует заявителя по вопросам заполнения заявления. В случае необходимости заявитель может обратиться за консультацией по вопросу заполнения заявления непосредственно в архивный отдел.

В случае поступления заявления о предоставлении муниципальной услуги и прилагаемых к нему документов (при наличии) в электронной форме посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг или Портала государственных и муниципальных услуг Московской области специалист многофункционального центра, ответственный за прием и регистрацию документов в электронном виде, осуществляет следующую последовательность действий:

- просматривает электронные образцы заявления и прилагаемых к нему документов, присваивает им статус "подано";

- проверяет полученные электронные образы заявления и прилагаемых к нему документов на предмет целостности, комплектности и соответствия перечню документов, предусмотренных пунктом 11.1 настоящего Административного регламента;

- фиксирует дату получения заявления и прилагаемых к нему документов;

- в случае, если заявление и документы, представленные в электронной форме, не заверены электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, направляет заявителю через личный кабинет уведомление о необходимости представить указанные документы, подписанные электронной подписью, а также представить в многофункциональный центр или в архивный отдел оригиналы документов (либо копии, заверенные в установленном законодательством Российской Федерации порядке), указанных в пункте 11.1 настоящего Административного регламента, в срок, не превышающий 5 календарных дней с даты получения заявления и прилагаемых к нему документов (при наличии) в электронной форме;

- в случае, если заявление о предоставлении муниципальной услуги и документы в электронной форме подписаны электронной подписью, направляет заявителю через личный кабинет уведомление о получении заявления и прилагаемых к нему документов.

21.3.4. Максимальный срок осуществления административной процедуры приема и регистрации документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, составляет 1 рабочий день со дня их поступления в многофункциональный центр.

Прием и регистрация документов, полученных в электронной форме через Единый портал государственных и муниципальных услуг или Портал государственных и муниципальных услуг Московской области, осуществляется в течение дня обращения.

21.3.5. Критерием принятия решения в рамках выполнения административной процедуры по приему и регистрации документов является наличие (отсутствие) заявления и приложенных к нему документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

21.3.6. Результатом выполнения административной процедуры по приему и регистрации документов в многофункциональном центре является передача заявления и прилагаемых к нему документов специалисту многофункционального центра, ответственному за обработку и предварительное рассмотрение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Специалист многофункционального центра, ответственный за организацию направления заявления и прилагаемых к нему документов в администрацию, организует передачу заявления и документов, представленных заявителем, в архивный отдел в соответствии с соглашением о взаимодействии между администрацией Ленинского муниципального района и многофункциональным центром.

21.3.7. Способом фиксации результата исполнения административной процедуры по приему и регистрации документов является опись принятых у заявителя документов или уведомление о принятии заявления и прилагаемых документов.

При обращении заявителя за получением муниципальной услуги в электронной форме специалист многофункционального центра, ответственный за прием и регистрацию документов, направляет на Единый портал государственных и муниципальных услуг или Портал государственных и муниципальных услуг Московской области посредством технических средств связи оповещение о завершении исполнения административной процедуры приема и регистрации документов с указанием результата осуществления указанной административной процедуры.

После приема и регистрации в многофункциональном центре заявление о предоставлении муниципальной услуги и прилагаемые к нему документы направляются в архивный отдел, где передаются на рассмотрение специалистам, ответственным за подготовку документов по муниципальной услуге.

21.4. Обработка и предварительное рассмотрение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

21.4.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры обработки и предварительного рассмотрения документов является поступление заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, специалисту архивного отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

21.4.2. Специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, осуществляет следующие действия:

- проверяет комплектность представленных заявителем документов по перечню документов, предусмотренных пунктом 11.1 Административного регламента;

- при отсутствии одного или более документов из числа документов, предусмотренных пунктом 11.1 настоящего Административного регламента, а также при выявлении несоответствия подлежащих представлению документов по форме или содержанию требованиям законодательства Российской Федерации и законодательства Московской области готовит проект решения об отказе в предоставлении и направляет его начальнику архивного отдела;

- при наличии полного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и при отсутствии выявленных в ходе предварительного рассмотрения заявления и прилагаемых к нему документов оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги переходит к осуществлению административной процедуры принятия решения о предоставлении (об отказе в предоставлении) муниципальной услуги.

21.4.3. Максимальный срок выполнения административной процедуры обработки и предварительного рассмотрения документов составляет 1 рабочий день.

21.5. Принятие решения о предоставлении (об отказе в предоставлении) муниципальной услуги.

21.5.1. Основанием для начала административной процедуры по принятию решения о предоставлении (об отказе в предоставлении) муниципальной услуги и оформлению результата предоставления муниципальной услуги заявителю является передача специалисту архивного отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги, пакета документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

21.5.2. Критерием принятия решения о предоставлении (об отказе в предоставлении) муниципальной услуги является наличие или отсутствие оснований, указанных в пункте 14 Административного регламента.

21.5.3. Специалисты архивного отдела, ответственные за предоставление муниципальной услуги, осуществляют следующую последовательность действий:

- проверяют заявление и прилагаемые к нему документы на наличие оснований, указанных в пункте 14 Административного регламента;

- проверяют достоверность предоставленных сведений.

По результатам рассмотрения заявления и прилагаемых к нему документов в предоставлении муниципальной услуги принимается решение о предоставлении (об отказе в предоставлении) муниципальной услуги.

В случае принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, подготавливает проект письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги с мотивированным обоснованием причин отказа и направляет его уполномоченному должностному лицу администрации района для подписания.

В случае принятия решения о предоставлении муниципальной услуги специалист отдела архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, переходит к поиску и выявлению архивных документов, необходимых для подготовки ответа заявителю.

21.5.4. При обращении заявителя за получением муниципальной услуги в электронной форме специалист архивного отдела направляет на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) или Портал государственных и муниципальных услуг Московской области посредством технических средств связи уведомление о завершении исполнения административной процедуры с указанием результата осуществления административной процедуры.

21.6. Поиск и выявление архивных документов в соответствии с тематикой поступившего заявления.

21.6.1. Основанием для начала административной процедуры по выявлению архивных документов в соответствии с тематикой запроса является передача специалисту архивного отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги, пакета документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

21.6.2. Специалисты архивного отдела, ответственные за предоставление муниципальной услуги, осуществляют следующую последовательность действий:

21.6.2.1. Анализ тематики поступившего заявления (запроса) и информации, содержащейся в приложенных к нему документах.

В результате анализа определяются:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в заявлении и необходимой для его исполнения.

21.6.2.2. Изучение комплекса справочников о составе и содержании архивных документов - научно-справочного аппарата архива (далее - НСА) с целью выявления архивных документов в соответствии с тематикой заявления.

21.6.2.3. В случае выявления архивных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, осуществляется их просмотр на предмет наличия в них сведений, указанных в заявлении.

21.6.2.4. В случае установления посредством изучения НСА отсутствия в архивном отделе документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, уточняется место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности. Для уточнения могут быть использованы печатные издания и справочные материалы, размещенные в сети Интернет.

21.6.3. Завершением процедуры по выявлению архивных документов в соответствии с тематикой запроса является принятие исчерпывающих мер по установлению наличия (отсутствия) архивных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и уточнению их возможного местонахождения.

21.7. Подготовка и оформление документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги (архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма), либо отказа в предоставлении муниципальной услуги.

21.7.1. Подготовку документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, осуществляет архивный отдел. Ответ подготавливается в виде архивной копии, архивной выписки, архивной справки, информационного письма, мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

21.7.2. Архивные выписки, архивные копии, архивные справки и информационные письма, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, оформляются согласно порядку, определенному подразделом 5.9 раздела 5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.

21.7.2.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

21.7.2.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архивного отдела составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архивный отдел выдает справку по данному вопросу.

21.7.2.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность архивных выписок удостоверяется подписью начальника архивного отдела и печатью архивного отдела.

21.7.2.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архивного отдела и подписью начальника архивного отдела.

21.7.2.5. При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе заявителя архивной справки, аналогичной ранее выданной, работник архивного отдела проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в соответствующих архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

21.7.3. Архивный отдел изготавливает для выдачи заявителю не более 4 экземпляров каждого вида документа (архивная выписка, архивная копия, архивная справка, информационное письмо), подготовленного по результатам исполнения его заявления.

21.7.4. Способом фиксации результата административной процедуры по подготовке и оформлению документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, является регистрация подписанных и заверенных печатью архивного отдела документов посредством внесения в Модуль оказания услуг для органов местного самоуправления Московской области (далее - Модуль ОУ) и уведомление заявителя.

21.8. Выдача заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, либо отказа в предоставлении муниципальной услуги, в том числе через многофункциональный центр.

21.8.1. Документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, могут быть получены заявителем:

- в многофункциональном центре;

- почтовой связью.

Возможность выбора способа получения документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, обеспечивается заявителям при подаче заявления в соответствии с п. 11.7 настоящего Административного регламента.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

28.1.2. Подготовленные по результатам предоставления муниципальной услуги документы передаются в МФЦ с курьером в срок, не превышающий 1 рабочего дня со дня подписания документа.

21.8.3. Документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в многофункциональный центр выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель расписывается на их копиях, указывая дату получения.

21.8.4. Невостребованные заявителями готовые документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, хранятся в течение 2 месяцев, после чего подлежат уничтожению, о чем делается соответствующая отметка на копии документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги.

21.9. Обеспечение сохранности заявления о предоставлении муниципальной услуги и документов, необходимых для ее предоставления; копии документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, в течение срока, установленного действующим законодательством.

21.9.1. Заявление о предоставлении муниципальной услуги и документы, необходимые для ее предоставления; копия документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, хранятся в архивном отделе в течение 5 лет.

21.9.2. Заявления и документы к ним формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел архивного отдела и Положением о делопроизводстве в администрации Ленинского муниципального района.

21.10. Рассмотрение заявления считается законченным, если по нему осуществлены все предусмотренные настоящим Административным регламентом административные процедуры, заявитель проинформирован о результатах рассмотрения, информация о результатах предоставления муниципальной услуги внесена в Модуль ОУ.