Приказ Министерства здравоохранения Московской области от 19 июня 2018 г. N 887 "Об утверждении Положения об архиве Министерства здравоохранения Московской области"

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", с Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", постановлением Губернатора Московской области от 20.01.2016 N 11-ПГ "Об утверждении правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области", распоряжением Министерства здравоохранения Московской области от 27.05.2016 N 14-Р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Московской области" приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Министерства здравоохранения Московской области.

Министр здравоохранения Московской области

Д.С. Марков

Утверждено

приказом Министерства

здравоохранения

Московской области

от 19.06.2018 г. N 887

Положение
об архиве Министерства здравоохранения Московской области

I. Общие положения

1. Документы Министерства здравоохранения Московской области (далее - Министерство), имеющие историческое и социальное значение, входят в состав Архивного фонда Московской области и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее - ГКУ МО ЦГАМО).

До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в Министерстве (не более 10 лет).

2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в процессе его деятельности и отнесенных к составу Архивного фонда Московской области и документов по личному составу.

3. Министерство обеспечивает своевременную передачу документов, образующихся в процессе деятельности Министерства и отнесенных к составу Архивного фонда Московской области, на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Московской области "Об архивном деле в Московской области, "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила), методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (далее - Росархив), Главного архивного управления Московской области (далее - Главархив Московской области), приказами, распоряжениями Министерства и настоящим Положением.

4. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов Министерства на хранение в ГКУ МО ЦГАМО, производятся силами и за счет средств Министерства.

5. За утрату и порчу документов, отнесенных к Архивному фонду Московской области, должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Организация и ведение архива возлагаются на сотрудников, ответственных за архив. Ответственность за хранение, учет и использование документов архива вменяется в функциональные обязанности этих сотрудников в соответствии с их должностными регламентами и инструкциями.

7. Сотрудники, ответственные за ведение архива, в своей работе руководствуются законодательными актами Российской Федерации, Московской области, приказами министра и распоряжениями Министерства, "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила), иными нормативными правовыми актами Росархива, методическими рекомендациями в области архивного дела и настоящим Положением.

8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство Министерства.

9. Доступ в архивохранилище Министерства имеют: министр и его заместители, начальник, заместитель начальника и сотрудники управления организационной и документационной работы, заведующий отделом документооборота и обеспечения основных мероприятий Министерства и при необходимости члены Центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) Министерства, а также другие сотрудники министерства в сопровождении ответственного за ведение архива.

10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляет ГКУ МО ЦГАМО.

II. Состав документов архива

11. Архив Министерства составляют:

11.1. Законченные делопроизводством документы Министерства постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

11.2. Научно-справочный аппарат к документам архива.

III. Задачи и функции архива

12. Основными задачами архива Министерства являются:

12.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения.

12.2. Учёт, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

12.3. Подготовка и своевременная передача документов, отнесенных к Архивному фонду Московской области, на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО с соблюдением требований, установленных Правилами.

12.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Министерства.

13. В соответствии с возложенными на него задачами, архив Министерства осуществляет следующие функции:

13.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения, в архивохранилищах.

13.2. Разрабатывает и согласовывает с ГКУ МО ЦГАМО графики представления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Главархива Московской области и передачи документов Министерства на постоянное хранение.

13.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЦЭК Министерства и ЭПК Главархива Московской области.

13.4. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых дел, периодически (не реже 1 раза в 10 лет) проводит проверку наличия дел в архиве.

13.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКУ МО ЦГАМО.

13.6. Организует использование документов, хранящихся в архиве:

информирует руководство и сотрудников Министерства о составе и содержании документов архива;

в установленном порядке выдает дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам, в установленном порядке выдает копии документов, архивные справки и архивные выписки.

13.7. Ежегодно к 1-му декабря представляет в ГКУ МО ЦГАМО паспорт архива по установленной форме.

13.8. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГКУ МО ЦГАМО документы Министерства, отнесенные к составу Архивного фонда Московской области.

IV. Права архива

Для выполнения возложенных на него задач и функций архив имеет право:

14. Представлять руководству Министерства в установленном порядке предложения к планам мероприятий по совершенствованию архивного дела в Министерстве;

15. Контролировать выполнение установленных правил архивной работы с документами в Министерстве;

16. Запрашивать от сотрудников Министерства сведения, необходимые для работы архива, с учётом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций

17. Требовать от структурных подразделений Министерства своевременной передачи в архив документов.

V. Организация работы архива

18. Работа архива организуется в соответствии с настоящим Положением.

19. Архив информирует руководство Министерства об итогах работы.

20. Архив проводит инструктаж структурных подразделений Министерства по вопросам архивного дела.

21. Архив проводит проверку организации и состояния хранения документов в делопроизводстве структурных подразделений Министерства.

22. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями Министерства.

23. По итогам работы составляется отчет о выполнении плана работы, плана-графика приема дел, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в план работы.

VI. Ответственность

24. Лицо, на которое возложены обязанности за ведение архива Министерства, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

25. Обязанности и ответственность работника, отвечающего за ведение архива, определяются должностным регламентом, утвержденным в установленном порядке.

26. Ответственность за хранение документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения, находящихся в отделах Министерства, несут заведующие отделов.