Приказ Дорожного агентства Республики Коми от 22 декабря 2014 г. N 637 "Об утверждении Положения о порядке рассмотрения обращений граждан в Дорожном агентстве Республики Коми"

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. N 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми", Регламентом Дорожного агентства Республики Коми, и в связи с вводом в эксплуатацию специального программного обеспечения автоматизированной системы "Обращения граждан", приказываю:

1. Утвердить Положение о порядке рассмотрения обращений граждан в Дорожном агентстве Республики Коми (далее - Агентство) согласно приложению.

2. Ввести в действие с 1 января 2015 г. Положение о порядке рассмотрения обращений граждан в Дорожном агентстве Республики Коми, утвержденное настоящим приказом.

3. Заместителям руководителя, начальникам структурных подразделений Агентства обеспечить строгое соблюдение требований Положения всеми сотрудниками Агентства.

4. С 1 января 2015 г. признать утратившим силу приказ Агентства от 16 мая 2013 г. N 189 "Об утверждении Положения о порядке рассмотрения обращений граждан, поступивших в Дорожное агентство Республики Коми".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела организационной работы и контроля Лебедева В.П.

Руководитель

Э.В. Слабиков

Положение
О порядке рассмотрения обращений граждан в Дорожном агентстве Республики Коми
(утв. приказом Дорожного агентства Республики Коми от 22 декабря 2014 г. N 637)

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет единый порядок рассмотрения, регистрации и учета обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - обращений) в Дорожном агентстве Республики Коми (далее - Агентство).

1.2. Настоящее Положение о порядке рассмотрения обращений граждан, поступивших в Дорожное агентство Республики Коми (далее - Положение), определяет порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан, контроля за их исполнением, организации личного приема граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. N 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми" и Регламентом Дорожного агентства Республики Коми.

1.3. К личным обращениям относятся изложенные в письменной, устной и электронной форме предложения, заявления, жалобы гражданина или индивидуальные и коллективные обращения граждан, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступившие:

- непосредственно от заявителей;

- через государственные органы;

- сторонние организации.

В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов, как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

1.4. Основные термины, используемые в настоящем Положении:

Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

1.5. В Агентстве рассматриваются письменные и устные обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными и республиканскими нормативными правовыми актами.

1.6. Рассмотрение обращений граждан осуществляется руководителем Агентства, заместителями руководителя Агентства, руководителями и специалистами структурных подразделений Агентства.

Централизованное делопроизводство по обращениям граждан осуществляет Отдел организационной работы и контроля.

1.7. Отдел организационной работы и контроля ежемесячно готовит статистическую и аналитическую информацию о характере обращений граждан и представляет ее руководителю Агентства. Анализ и обобщение обращений осуществляется по следующим направлениям:

- количество и характер рассмотренных обращений;

- поступление обращений из Администрации Президента Российской Федерации;

- полнота и своевременность рассмотрения обращений граждан.

Отдел организационной работы и контроля готовит ежегодную информацию о работе с обращениями граждан и представляет ее руководителю в виде служебной записки.

На информационном портале ССТУ.РФ Отдел организационной работы и контроля ежемесячно актуализирует сведения о рассмотрении обращений граждан, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации.

1.8. Все сотрудники Агентства, работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.9. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, результаты которого представляются руководителю Агентства.

1.10. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан руководителю структурного подразделения.

При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Агентстве исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан руководителю структурного подразделения.

1.11. Сотрудники Отдела организационной работы и контроля при необходимости оказывают методическую помощь специалистам, занимающимся рассмотрением обращений граждан.

II. Порядок регистрации и рассмотрения письменных обращений граждан

2.1. Организация работы по регистрации обращений граждан, поступающих в адрес руководителя, заместителей руководителя, структурных подразделений Агентства или Агентства (без указания должностного лица), осуществляется Отделом организационной работы и контроля.

2.2. Регистрация обращений граждан осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения.

2.3. Все поступившие обращения граждан подлежат обязательной регистрации и постановке на контроль в течение трех дней с момента их поступления в Агентство. В случае поступления обращений граждан в выходные или праздничные дни регистрация производится в первый рабочий день после выходных или праздничных дней.

2.4. Регистрация обращений граждан осуществляется в специальном программном обеспечении автоматизированной системы "Обращения граждан" (далее - АС "Обращения граждан").

2.5. В АС "Обращения граждан" вносятся сведения:

- регистрационный номер и дата регистрации;

- фамилия, имя, отчество автора обращения или наименование организации, направившей обращение гражданина;

- почтовый адрес;

- тематика обращения по классификатору;

- краткое содержание;

- резолюции;

- ответственный исполнитель;

- контрольный срок исполнения;

- дата и номер ответа на обращение гражданина;

- результаты рассмотрения;

- сканированный образ входящего обращения и ответа на него.

Данные о сути обращений граждан и результатах рассмотрения, внесенные в АС "Обращения граждан", должны быть конкретными и носить информативный характер.

2.6. При регистрации обращений граждан на лицевой стороне первого листа на свободном от текста месте проставляется учетный номер и дата регистрации.

В случае если обращение поступило в качестве приложения к сопроводительному письму из организации или от должностного лица, учетный номер проставляется на сопроводительном письме.

2.7. Регистрационный номер состоит из постоянного индекса номенклатуры дел, относящейся к обращениям граждан, после дроби - порядкового номера. Например: 02-23/25, где 02-23 - постоянный индекс, 25 - порядковый номер.

В определенных случаях к регистрационному номеру на документе могут быть добавлены буквенные индексы:

Кл - где буквенный индекс "Кл" - коллективное обращение (подписали два автора и более);

Ан - где буквенный индекс "Ан" - анонимное обращение (без указания фамилии).

2.8. Повторные обращения граждан регистрируются так же, как и первичные. При этом в учетных формах проставляется отметка "Повторное" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения или автор не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по разным вопросам повторными не являются.

2.9. Коллективные обращения граждан регистрируются в общем порядке, при этом в АС "Обращения граждан" проставляется отметка "коллективное" и вносятся первые две - три разборчиво указанные фамилии, первой указывается фамилия того автора, в адрес которого просят направить ответ.

2.10. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

2.11. Письменные обращения граждан, в которых не указаны фамилия автора и почтовый адрес (далее - анонимные обращения), по которому должен быть направлен ответ, регистрируются в общем порядке, в АС "Обращения граждан" в качестве автора проставляется отметка "анонимное".

Анонимное обращение рассматривается в общем порядке, ответ на него не дается.

Анонимные обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией, о чем в АС "Обращения граждан" делается соответствующая отметка.

Обращения граждан, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица или членам его семьи, а также текст которых не поддается прочтению, как правило, не рассматриваются и остаются без ответа, о чем сообщается гражданину (при наличии почтового адреса), направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

2.12. Обращения граждан, поступившие в адрес Агентства, рассматриваются руководителем Агентства и заместителями руководителя Агентства в течение одного рабочего дня.

2.13. Далее обращения граждан с резолюцией руководителя Агентства и (или) заместителей руководителя Агентства возвращаются в Отдел организационной работы и контроля для направления исполнителю.

2.14. Руководители структурных подразделений Агентства несут персональную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, их своевременное, качественное и объективное рассмотрение.

2.15. При рассмотрении обращений граждан принимаются следующие решения:

- о принятии обращения к рассмотрению или оставлении его без рассмотрения;

- о передаче обращения для рассмотрения или учета в другие государственные органы, органы местного самоуправления или организации по принадлежности.

2.16. Обращения граждан, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Агентства, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или организации по принадлежности, о чем в обязательном порядке уведомляются заявители.

Для этого исполнитель должен представить в течение 5 дней со дня регистрации в Агентстве в Отдел организационной работы и контроля соответствующие документы.

2.17. Если решение поставленных в обращениях граждан вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или организаций, копии обращений в течение семи дней направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных вопросов.

2.18. Обращения граждан, содержащие обжалование судебных решений, возвращаются заявителям, направившим обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.19. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение в организации или должностным лицам, решения или действия (бездействие) которых обжалуются.

2.20. В случае если рассмотрение обращений граждан поручается нескольким исполнителям, ответственным является исполнитель, который указан в резолюции первым.

2.21. По обращениям граждан, принятым к рассмотрению, в течение не более 25 дней со дня поступления обращения в Агентство исполнитель проводит проверку по указанным в обращении фактам, осуществляет сбор информации и документов, и представляет в Отдел организационной работы и контроля оригинал обращения и ответ на него с приложением всех материалов по рассмотренному вопросу.

2.22. Обращения граждан считаются рассмотренными, если разрешены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры по устранению указанных недостатков и в установленные сроки заявителям даны ответы.

2.23. Текст ответа составляется в официальном стиле без употребления служебных аббревиатур. Ответ на обращение гражданина должен содержать юридически обоснованную информацию по каждому изложенному в нем вопросу. При необходимости в ответе приводится ссылка на законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Республики Коми.

2.24. При рассмотрении обращений граждан, содержащих вопросы, на которые заявителям неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и в которых не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителями. О данном решении уведомляются граждане, направившие обращение. Переписка возобновляется, если основания, по которым она была прекращена, устранены.

2.25. Если ответ по существу поставленных в обращениях граждан вопросов не может быть дан без разглашения сведений, охраняемых законодательством Российской Федерации, в том числе составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителям, направившим обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленных в нем вопросов в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.26. Запрещается направлять заявителям ответы с исправлениями или ошибками (в том числе в реквизитах).

2.27. Ответы печатаются на бланках установленного образца и после регистрации направляются заявителям по почте.

2.28. Ответы на обращения регистрируются в АС "Обращения граждан". При этом регистрационный номер исходящего письма совпадает с регистрационным номером входящего документа.

2.29. Электронные обращения подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением. Ответы заявителям на их электронные обращения направляются по почтовому адресу (при наличии), а также по электронному адресу.

III. Сроки рассмотрения обращений граждан

3.1. Обращения граждан рассматриваются в следующие сроки:

направленные Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, членами Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Администрацией Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, депутатами Государственного Совета Республики Коми, федеральными и республиканскими органами исполнительной власти, другими государственными органами и требующие сообщения результатов рассмотрения обращений граждан в их адрес - в срок, указанный в поручении, либо в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации в Агентстве;

иные обращения граждан - в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации в Агентстве.

3.2. В тех случаях, когда требуется проведение углубленной проверки, истребование дополнительных материалов, срок рассмотрения обращений может быть продлен не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения заявителю сообщается в срок, указанный в поручении, либо в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации в Агентстве.

IV. Контроль за исполнением решений по обращениям граждан

4.1. Контроль за полным и своевременным рассмотрением обращений граждан в адрес руководителя Агентства, заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений Агентства и Агентства (без указания должностного лица) осуществляет Отдел организационной работы и контроля.

4.2. На контроль ставятся:

обращения граждан, направленные Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, членами Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Администрацией Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, депутатами Государственного Совета Республики Коми, и требующие сообщить результаты рассмотрения обращений граждан в их адрес;

обращения граждан, направленные иными федеральными и республиканскими органами исполнительной власти, другими государственными органами и требующими сообщить результаты рассмотрения обращений граждан в их адрес;

иные обращения граждан, подлежащие рассмотрению.

4.3. Снятие с контроля поручения по рассмотрению обращений граждан осуществляется:

- при представлении исполнителем копии ответа заявителю по существу обращения;

- при представлении исполнителем письменной информации о личной встрече с заявителем и решении вопросов, изложенных в обращении гражданина;

- при переадресации обращения гражданина в другой государственный орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, когда исполнителем представляется копия письма о направлении обращения по принадлежности и копия ответа заявителю.

4.4. Копии ответов о рассмотрении обращений граждан, поступивших в адрес руководителя Агентства и Агентства (без указания должностного лица), в обязательном порядке представляются в Отдел организационной работы и контроля для снятия с контроля. Отметка о снятии с контроля вносится в АС "Обращения граждан".

4.5. Информация об исполнении обращений граждан, направляемая в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Главы Республики Коми, Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, депутатов Государственного Совета Республики Коми подписывается руководителем Агентства либо должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя.

V. Хранение письменных обращений граждан и материалов, связанных с их рассмотрением

5.1. Рассмотренные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами формируются в дела и хранятся в Отделе организационной работы и контроля в соответствии с номенклатурой дел.

5.2. На обращениях граждан после принятия окончательного решения проставляется отметка "В дело".

5.3. Рассмотренные обращения граждан и все документы, относящиеся к его рассмотрению, формируются в отдельный блок документов. В случае повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

5.4. При формировании дел сотрудником Отдела организационной работы и контроля проверяется правильность оформления документов в дело, их полнота (комплектность). Нерассмотренные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дело подшивать запрещается.

Материалы по обращениям граждан подшиваются в дела в хронологическом порядке, исходя из даты регистрации ответа на обращение и хранятся в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

5.5. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.

VI. Личный прием граждан

6.1. Прием граждан руководителем Агентства и заместителями руководителя Агентства организуется по рабочим дням в соответствии с Регламентом Дорожного агентства Республики Коми, по предварительной записи согласно утвержденному Графику приема граждан по личным вопросам.

График
приема граждан по личным вопросам

Занимаемая должность	Дни приема
Руководитель	Последний четверг месяца
Первый заместитель руководителя по перспективному развитию отрасли	Первый четверг месяца
Заместитель руководителя по эксплуатации и сохранности имущественного комплекса	Второй четверг месяца
Заместитель руководителя по экономике и финансам	Третий четверг месяца

6.2. Запись граждан на личный прием осуществляется сотрудниками Отдела организационной работы и контроля по телефонам (8212) 31-41-69, 31-41-79.

6.3. При поступлении обращения гражданина о записи на личный прием, сотрудники отдела организационной работы и контроля вносят запись в карточку приема в АС "Обращения граждан".

В карточку приема вносятся сведения:

- регистрационный номер и дата регистрации;

- фамилия, имя, отчество посетителя;

- фамилия, имя, отчество должностного лица, ведущего прием;

- адрес посетителя;

- паспортные данные посетителя;

- тематика вопроса по классификатору;

- краткое содержание;

- результаты рассмотрения обращения.

Одновременно заполняется карточка личного приема граждан на бумажном носителе по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

6.4. В случае, если во время личного приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, к рассмотрению принимается письменное обращение гражданина (приложение N 2 к настоящему Положению).

6.5. В случае, если поставленные гражданином вопросы не входят в компетенцию Агентства, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие органы государственной власти, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема граждан.

6.6. Порядок проведения приема граждан включает:

- запись на прием;

- организацию приема;

- работу с письменными обращениями граждан, поступившими во время приема;

- организацию работы по документационному обеспечению приема.

Запись на прием осуществляется на основании письменных и устных заявлений граждан с изложением существа вопроса и в отдельных случаях - представлением необходимых для рассмотрения обращения документов.

При личном приеме гражданин обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность.

Если в ходе личного приема изложенные гражданином факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно. В остальных случаях заявителю дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в течение 30 дней с момента проведения приема.

При невозможности решения на личном приеме поставленных гражданином вопросов от него принимается письменное обращение, которое подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением. О принятии письменного обращения гражданина производится запись в карточке личного приема граждан в АС "Обращения граждан".

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ранее ему был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

Учет и контроль исполнения принятых решений по итогам личного приема граждан ведется в карточке приема в АС "Обращения граждан" с обязательным внесением сведений в карточку личного приема граждан на бумажном носителе.

Приложение N 1

                   ДОРОЖНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ

                     КОМИ РЕСПУБЛИКАСА ТУЙ АГЕНТСТВО

           УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН N _______

"____" __________ 20___ г.                            в ___ час. ___ мин.

Прием вел: ______________________________________________________________

ФИО гражданина: _________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Адрес гражданина: _______________________________________________________

_________________________________________________________________________

Место работы: ___________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Социальное положение: ___________________________________________________

Льготный состав: ________________________________________________________

Пол _____________________________________________________________________

Повторность обращения: ДА/Нет

Краткое содержание беседы: ______________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Отметка о получении письменного обращения во время приема:

_________________________________________________________________________

Резолюция: ______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Срок исполнения: ________________________________________________________

Результаты приема: ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Подпись лица, осуществившего прием:

________________________________ (__________________) ___________________

Приложение N 2

                                 Форма

                    письменного обращения заявителя

                                                             Руководителю

                                      Дорожного агентства Республики Коми

                                      ___________________________________

                                                                    (ФИО)

                                      ___________________________________

                                                   (ФИО заявителя, адрес)

                                      ___________________________________

                               ЗАЯВЛЕНИЕ

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

"___" __________ _____ г.                   __________/__________________

       (дата)                             (подпись) (расшифровка подписи)