Приложение N 1. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

Приложение N 1

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)
(утв. приказом Министерства Республики Коми имущественных и земельных отношений от 6 сентября 2016 г. N 313Д)

1. Настоящий Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее соответственно - Порядок, учетно-техническая документация) определяет порядок хранения и использования учетно-технической документации, включающий учет и комплектование учетно-технической документации.

2. Учетно-техническая документация должна храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату учетно-технической документации с соблюдением светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения в соответствии с положениями Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Основные правила).

3. Учетно-техническая документация размещается в порядке, обеспечивающем комплексное хранение и их оперативный поиск. В архиве организации, осуществляющей хранение учетно-технической документации, должен соблюдаться порядок расположения средств хранения в соответствии с Основными правилами.

4. Единицей хранения является инвентарное дело, сформированное по состоянию на 1 января 2013 года, на каждый объект технического учета (жилой дом, здания гражданского и производственного назначения, объект внешнего благоустройства, сооружение и другие объекты), представляющее собой систематизированную совокупность документов, связанных между собой по хронологическому признаку, и содержащее информацию об объекте капитального строительства.

5. Организацией, осуществляющей хранение, учет инвентарных дел проводится путем их регистрации в инвентарных книгах. Инвентарные номера инвентарным делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления. Инвентарные книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. После уничтожения инвентарного объекта по причине сноса, пожара, стихийного бедствия или по иным причинам запись об инвентарном номере объекта исключается из инвентарной книги, а основные показатели инвентарного дела заносятся в книгу учета уничтоженных дел или переданных в государственный архив с указанием причины, объясняющей причину погашения инвентарного дела.

6. Порядок учета и хранения инвентарных дел устанавливается организацией, заключившей с органом исполнительной власти Республики Коми, уполномоченным на осуществление полномочий в области хранения учетно-технической документации, договор хранения учетно-технической документации (далее - организация, осуществляющая хранение), порядок размещается на сайте такой организации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

7. Доступ в помещения, в которых осуществляется хранение учетно-технической документации, предоставляется работникам:

- организации, осуществляющей хранение;

- органа исполнительной власти Республики Коми, уполномоченного на осуществление полномочий в области хранения учетно-технической документации;

- иным лицам в случаях и порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

8. Выдача инвентарных дел (документации) проводится работником организации, осуществляющей хранение в соответствии с порядком, установленным такой организацией.

9. В целях проверки состава, состояния и сохранности учетно-технической документации организацией, осуществляющей хранение, ежегодно в срок не позднее 01 февраля года следующего за отчетным проводится инвентаризация учетно-технической документации, по результатам которой составляется акт, подлежащий направлению в орган исполнительной власти Республики Коми, уполномоченный на осуществление полномочий в области хранения учетно-технической документации.