Приложение N 1. Положение об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в Министерстве юстиции Республики Коми

Утверждено
приказом Министерства юстиции
Республики Коми
от 3 июня 2016 г. N 204-од
(приложение N 1)

Положение
об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в Министерстве юстиции Республики Коми

I. Общие положения

1. Положение об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в Министерстве юстиции Республики Коми (далее - Положение, Министерство) разработано в целях реализации Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ).

2. Настоящее Положение применяется также к письменным обращениям, представляющим собой запрос информации о деятельности Министерства, в той мере, в какой это не противоречит Федеральному закону от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

3. Регистрация обращений, поступивших по справочному сетевому телефонному узлу (ССТУ), осуществляется в специальном программном обеспечении Webagent. Порядок рассмотрения таких обращений устанавливается Методическими рекомендациями по рассмотрению запросов в устной форме и электронных сообщений, поступивших по справочным телефонам государственных органов и органов местного самоуправления, содержащимися в Сборнике методических рекомендаций и документов, в том числе в электронном виде, по работе с обращениями и запросами российских и иностранных граждан, в том числе юридических лиц, в приемных Президента Российской Федерации, в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденном подпунктом 2.1 пункта 2 протокола заседания рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций от 30 июля 2015 г. N 10 (далее - Сборник методических рекомендаций).

4. Организация регистрации рассмотрения обращений, поступивших в общероссийский день приема граждан, осуществляется в соответствии с настоящим Положением с учетом Методических рекомендаций по проведению общероссийского дня приема граждан, содержащемся в Сборнике методических рекомендаций. Специальное программное обеспечение для проведения общероссийского дня приема граждан устанавливается на рабочем месте министра, заместителя министра, а также лица, ответственного за регистрацию и учет обращений (далее - ответственное за регистрацию лицо).

II. Особенности работы по организации рассмотрения письменных обращений граждан

5. Все поступившие в Министерство письменные обращения в день поступления ответственным за регистрацию лицом регистрируются и ставятся на контроль исполнения в журнале регистрации письменных обращений (далее - журнал) по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.

6. Ведение журнала, указанного в пункте 5 настоящего Положения, осуществляется на бумажном носителе либо в виде электронного документа.

7. В случае ведения журнала в электронном виде страницы журнала распечатываются на бумажном носителе по мере необходимости (в том числе для проставления расписок в получении и иных отметок, которые не могут быть проставлены в электронном виде). Распечатанные на бумажном носителе страницы журнала подшиваются в специальный наряд, который ведётся в папке-скоросшивателе в течение календарного года. По окончании года журнал подшивается в обложку и оформляется в соответствии с правилами делопроизводства.

8. При регистрации в журнале на обращении проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.

9. При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение, и сообщается контактный телефон Министерства (телефон для справок по обращениям граждан).

10. Обращение, поступившее в Министерство по информационным системам общего пользования, в том числе через Интернет-приёмную Министерства, по электронной почте, ответственным за регистрацию лицом выводится на бумажный носитель в день его поступления, после чего такое обращение подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением.

11. Ответственное за регистрацию лицо ежедневно проверяет электронную почту Министерства на наличие поступивших обращений.

12. Обращение, поступившее по электронной почте в структурное подразделение Министерства, перенаправляется на электронную почту Министерства в день его поступления для регистрации и рассмотрения в порядке, установленном настоящим Положением.

13. При регистрации обращения в АС "Обращения граждан" ответственным за регистрацию лицом заполняется регистрационная карточка, в которой указываются:

1) порядковый номер поступившего обращения;

2) дата регистрации обращения;

3) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, направившего обращение;

4) почтовый адрес гражданина, его телефон при наличии;

5) тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс);

6) если обращение переадресовано в адрес Министерства, то указывается, откуда оно поступило, дата и исходящий номер сопроводительного письма;

7) отметка о повторности обращения, если при проверке на повторность будет выявлено, что обращение являлось повторным;

8) тип обращения (заявление, жалоба, предложение);

9) тема обращения в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

10) краткое содержание обращения;

11) срок рассмотрения обращения.

14. В день регистрации обращения в журнале ответственное за регистрацию лицо передает министру юстиции Республики Коми (далее - министр) обращение для наложения резолюции по его исполнению.

15. В случае, если обращение касается вопросов, которые курируются заместителем министра, обращение не позднее 1 календарного дня после его регистрации направляется экспедитором для передачи заместителю министра под роспись в журнале регистрации письменных обращений.

16. Министр либо первый заместитель министра, заместитель министра (далее вместе по тексту - заместители министра) в течение 3 календарных дней со дня регистрации обращения определяют, относится ли данное обращение к компетенции Министерства и:

1) в случае если обращение относится к компетенции Министерства, направляют поручение о рассмотрении обращения с указанием срока подготовки ответа в структурное подразделение Министерства, к компетенции которого отнесено рассмотрение соответствующего вопроса;

2) в случае если обращение не относится к компетенции Министерства, дают поручение о направлении обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, а также об уведомлении заявителя о переадресации обращения.

17. В день получения ответственным за регистрацию лицом обращения с резолюцией министра (заместителей министра) оно передается на исполнение должностному лицу, указанному в резолюции министра, заместителей министра (далее - исполнитель), под роспись в журнале регистрации письменных обращений.

18. В случае если поручение о рассмотрении обращения дано нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), то подлинник обращения ответственным за регистрацию лицом направляется структурному подразделению - ответственному исполнителю (указанному в поручении первым или отмеченным значком "*"), копии направляются структурным подразделениям - соисполнителям поручения.

19. Структурные подразделения - соисполнители поручения в указанный ответственным исполнителем срок направляют в адрес ответственного исполнителя свои предложения.

20. Исполнитель, получивший поручение о подготовке ответа на обращение, изучает обращение и материалы к нему, в том числе в целях установления обоснованности доводов заявителя и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов, и при необходимости запрашивает дополнительную информацию.

21. В случаях, если письменное обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, исполнитель направляет обращение в течение 7 календарных дней со дня его регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

22. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, исполнитель в течение 7 календарных дней со дня регистрации обращения направляет копии обращений в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

23. Обращение рассматривается в сроки, установленные статьей 12 Федерального закона N 59-ФЗ.

24. Особенности рассмотрения отдельных категорий обращений (анонимных обращений; жалоб на судебные решения; обращений, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи; обращений с нечитаемым текстом; обращений, содержащих вопросы, затрагивающие государственную или иную охраняемую законом тайну) определены статьей 11 Федерального закона N 59-ФЗ.

25. В случае если для исполнения поручения необходимо проведение проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен министром (заместителями министра), но не более чем на 30 календарных дней.

В этих целях начальник структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, не позднее чем за 3 календарных дня до истечения срока исполнения поручения представляет на имя министра (заместителей министра) служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.

26. В случае получения резолюции министра (заместителей министра) о продлении срока исполнения поручения в адрес заявителя направляется уведомление за подписью министра (заместителей министра) с указанием срока направления ответа на его обращение, копия уведомления передается ответственному за регистрацию лицу.

27. Продление срока рассмотрения обращения отражается ответственным за регистрацию лицом в журнале регистрации письменных обращений и в АС "Обращения граждан".

28. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, исполнитель в течение 3 календарных дней со дня получения поручения о подготовке ответа готовит служебную записку на имя министра (заместителей министра) о решении вопроса о целесообразности продолжения переписки с заявителем. Министр (заместители министра) в течение 3 календарных дней со дня получения указанной служебной записки принимает решение о целесообразности (нецелесообразности) продолжения переписки с заявителем, которое оформляется резолюцией.

29. В случае принятия решения о нецелесообразности продолжения переписки с заявителем исполнитель в течение 3 календарных дней со дня принятия такого решения направляет соответствующее уведомление заявителю.

30. В случае принятия решения о целесообразности продолжения переписки, обращение рассматривается в порядке, установленном настоящим Положением.

31. Ответ на обращение и в государственные органы печатается на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной в Министерстве.

32. В ответе в четкой, последовательной, краткой и исчерпывающей форме излагаются разъяснения по всем поставленным в обращении вопросам.

33. Ответ на обращение подписывается министром (заместителями министра) в соответствии с компетенцией.

34. Ответ на обращение, подписанный заместителем министра, не позднее 1 календарного дня доставляется экспедитором для регистрации в системе АС "Обращение граждан".

35. Ответственное за регистрацию лицо передает ответ на обращение в день подписания его министром (заместителями министра) экспедитору для отправки заявителю.

36. Экспедитор не позднее следующего рабочего дня с момента получения ответа на обращение направляет его адресату, копию ответа на обращение передает ответственному за регистрацию лицу для приобщения к обращению.

37. Ответ на обращение, поступившее в Министерство в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа ответственным за регистрацию лицом по адресу электронной почты, указанному в обращении, с распечаткой подтверждения направления электронного письма или в письменной форме, отправляется экспедитором по почтовому адресу, указанному в обращении. При отсутствии почтового адреса в обращении ответ на обращение направляется только в форме электронного документа.

38. В случае перенаправления обращения на рассмотрение в Министерство из Администрации Главы Республики Коми, органов государственной власти, одновременно запросивших предоставить информацию о результатах рассмотрения обращения, указанная информация с копией ответа на обращение заявителю направляется в соответствующий государственный орган.

III. Особенности работы по организации личного приема граждан

39. Личный прием граждан проводится министром и заместителями министра в своих рабочих кабинетах, а при выезде в муниципальные образования в Республике Коми на базе филиалов государственного казенного учреждения Республики Коми "Республиканская общественная приемная Главы Республики Коми".

40. Личный прием граждан министром и заместителями министра проводится согласно утвержденному графику приема граждан по личным вопросам.

41. Информация о графиках работы Министерства и приема граждан, справочных телефонах, адресах электронной почты и официального сайта Министерства размещается ответственным за регистрацию лицом на информационном стенде в помещениях Министерства и в сети Интернет на официальном сайте Министерства.

42. Предварительная запись граждан на личный прием осуществляется ответственным за регистрацию лицом при личном присутствии гражданина, по телефону или иным способом связи в журнале предварительной записи граждан на личный прием по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

43. Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению. Карточка личного приема заполняется в день личного приема.

44. При ведении личного приема министром (первым заместителем министра) карточка личного приема заполняется ответственным за регистрацию лицом.

45. При ведении личного приема заместителем министра карточка личного приема заполняется лицом, назначенным заместителем министра.

46. Личный прием граждан осуществляется в порядке, определенном Федеральным законом N 59-ФЗ.

IV. Организация контроля рассмотрения обращений граждан

47. Контроль за соблюдением сроков и порядка рассмотрения обращений осуществляется начальником структурного подразделения Министерства, которому дано поручение о рассмотрении обращения, путем оперативного выяснения хода рассмотрения обращений и подготовки ответа на обращения исполнителем.

48. Обращение (поручение о рассмотрении обращения), которое было переадресовано в другой орган или другому должностному лицу, снимается с контроля ответственным за регистрацию лицом в день направления уведомления заявителю о переадресации обращения.

49. Обращение (поручение о рассмотрении обращения) снимается с контроля ответственным за регистрацию лицом в день направления ответа на обращение заявителю.

50. Обращение (поручение о рассмотрении обращения), по которому был продлен срок исполнения, снимается с контроля ответственным за регистрацию лицом в день направления окончательного ответа на обращение заявителю.

51. Данные о снятии обращения (поручения о рассмотрении обращения) с контроля исполнения вносятся ответственным за регистрацию лицом в АС "Обращения граждан" в течение 1 календарного дня со дня направления ответа на обращение заявителю.

52. После снятия обращения с контроля на нем проставляется отметка "В дело", заверенная датой и подписью ответственного за регистрацию лица.

53. Документы с отметкой "В дело" формируются в рабочем порядке в течение календарного года и располагаются в хронологическом порядке.

54. При изменении состава документов дела с обращениями и материалами по нему (изъятии, включении документов, замены их копиями) делается соответствующая отметка ответственным за регистрацию лицом.

V. Организация хранения обращений граждан

55. Рассмотренные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами хранятся в приемной Министерства.

56. Обращения (предложения, заявления, жалобы, претензии), документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка) хранятся в течение 5 лет со дня направления ответа на обращение, за исключением обращений, содержащих сведения о недостатках, злоупотреблениях, коррупции, для которых установлен постоянный срок хранения.

57. В случае ликвидации Министерства обращения, сроки временного хранения которых не истекли, передаются на хранение в соответствующий государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством.

VI. Комиссия по работе с обращениями граждан в Министерстве юстиции Республики Коми

58. Комиссия по работе с обращениями граждан в Министерстве юстиции Республики Коми (далее - Комиссия) создается в целях совершенствования внесудебных форм защиты конституционных прав и законных интересов человека и гражданина Российской Федерации, повышения эффективности рассмотрения обращений граждан.

59. Работа Комиссии организуется на основе коллегиальности в решении вопросов, входящих в ее компетенцию.

60. Основными задачами Комиссии являются:

а) осуществление контроля за своевременностью, полнотой и качеством рассмотрения поставленных в обращениях вопросов и направления ответов на них;

б) внесение предложений министру о совершенствовании форм и методов работы с обращениями, устранении нарушений законодательства Российской Федерации;

в) обобщение и анализ вопросов, поставленных в обращениях, выработка мер, направленных на устранение причин, вызывающих повышенную активность обращения граждан в Министерство.

61. Комиссия имеет право вносить предложения по проведению служебных проверок по фактам оставления обращений граждан без ответов, нарушений сроков и порядка их рассмотрения.

62. Заседания Комиссии проводятся не реже одного раза в квартал.

63. Решения Комиссии принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну окончательное решение принимает председатель Комиссии. Особые мнения членов Комиссии отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

64. Решения Комиссии оформляются протоколом, который подписывается секретарем и утверждается ее председателем.

65. Секретарь Комиссии обеспечивает подготовку заседаний Комиссии, ведет делопроизводство Комиссии.