Приказ Министерства труда, занятости и социальной защиты Республики Коми от 21 июня 2016 г. N 1614 "Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве труда, занятости и социальной защиты Республики Коми"

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и в целях совершенствования работы с обращениями граждан и объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращений) и установления единого порядка последовательности при рассмотрении обращений, принятию по ним решений и подготовке ответов, а также порядка взаимодействия между структурными подразделениями, должностными лицами Министерства труда, занятости и социальной защиты Республики Коми при рассмотрении обращений, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве труда, занятости и социальной защиты Республики Коми (далее - Инструкция).

2. Возложить обязанности:

2.1. за надлежащие и своевременное оказание услуг в части организации делопроизводства по работе с обращениями и в соответствии с соглашением о порядке и условиях оказания услуг для обеспечения деятельности Министерства труда, занятости и социальной защиты Республики Коми (далее - Министерство) на государственное казённое учреждение Республики Коми "Центр обеспечения деятельности Министерства труда, занятости и социальной защиты Республики Коми";

2.2. по координации взаимодействия между структурными подразделениями Министерства, в рамках регистрации обращений граждан, формирования и учёта дел граждан, обратившихся в Министерство, разъяснению вопросов применения Инструкции и информирование о порядке рассмотрения обращений граждан в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Коми на сотрудника Министерства - ответственного за работу с обращениями граждан.

3. Ответственность за обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений возлагается на заместителей министра труда, занятости и социальной защиты Республики Коми, начальников структурных подразделений Министерства, руководителей территориальных органов исполняющих государственные функции Министерства в области опеки и попечительства, директоров государственных учреждений Республики Коми, в отношении которых Министерство осуществляет функции и полномочия учредителя.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

И.В. Семяшкин

Утверждена
Приказом Министерства труда, занятости
и социальной защиты Республики Коми
от 21 июня 2016 г. N 1614

Инструкция
об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве труда, занятости и социальной защиты Республики Коми

I. Общие положения

1.1. Инструкция об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве труда, занятости и социальной защиты Республики Коми (далее - Инструкция) определяет порядок организации рассмотрения обращений граждан, в Министерстве труда, занятости и социальной защиты Республики Коми (далее - Министерство).

1.2. Положения Инструкции распространяются на обращения граждан поступающие в Министерство в письменной форме, в форме электронного документа (далее - обращения), подлежащие рассмотрению в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон).

1.3. Должностные лица Министерства, осуществляющие рассмотрение обращений в соответствии с их должностными регламентами, несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность, в том числе за объективное, всестороннее и своевременное их рассмотрение, а также обеспечивают обработку персональных данных обратившихся в Министерство граждан в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных.

1.4. Делопроизводство по обращениям осуществляется сектором по режимно-секретной работе и обработке обращений.

1.5. Ответственность за организацию, соблюдение сроков рассмотрения обращений, состояние делопроизводства по обращениям в структурных подразделениях Министерства несут руководители структурных подразделений Министерства.

1.6. Обращения, поступившие в Министерство, подлежат обязательному приему и рассмотрению (ч. 1 ст. 9 Закона).

1.7. Основные термины, используемые в Инструкции:

1) обращение - направленное в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина;

2) предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению деятельности государства и общества в социально-экономической и иных сферах;

3) заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

4) жалоба - просьба заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

5) коллективное обращение - обращение двух или более лиц, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное организаторами или участниками митинга, собрания;

6) первичное обращение - обращение по вопросу, ранее не рассматривавшемуся в Министерстве, либо поступившее от лиц, ранее не обращавшихся в Министерство по уже рассматривавшемуся вопросу.

II. Порядок информирования граждан об организации рассмотрения обращений

2.1. Письменные обращения с доставкой по почте или курьером направляются по почтовому адресу Министерства: 167610, Республика Коми, г. Сыктывкар, Интернациональная ул., д. 174,

2.2. Приём письменных обращений при личном обращении граждан осуществляется по адресу: Республика Коми, г. Сыктывкар, Интернациональная ул., д. 174, кабинет N 9.

2.3. Обращения в форме электронного документа направляются путём заполнения специальной формы на официальном сайте Министерства (http://mintrudsoc.rkomi.ru/).

2.4. Обращения могут направляться факсом по телефонным номерам, указанным на официальном сайте Министерства.

2.5. Информирование граждан о факте поступления обращения, его входящих регистрационных реквизитах, наименовании структурного подразделения Министерства, ответственного за его исполнение, осуществляется сектором по режимно-секретной работе и обработке обращений:

понедельник, вторник, среда, четверг - с 9.00 до 17.30;

пятница - с 9.00 до 16.00;

обеденный перерыв - с 13.00 до 14.00.

2.7. Справочная информация о контактных телефонах структурных подразделений Министерства, почтовом адресе, факсе, месторасположении. Министерства размещена на официальном сайте Министерства.

2.8. Справочные, статистические и аналитические материалы, касающиеся работы с обращениями, размещаются в соответствующем разделе официального сайта Министерства.

2.9. График личного приема граждан размещается на информационных стендах, а также на официальном сайте Министерства.

III. Прием и регистрация обращений

3.1. Поступающие в Министерство письменные обращения принимаются должностными лицами отдела организационной и кадровой работы Государственного казённого учреждения Республики Коми "Центр обеспечения деятельности Министерства труда, занятости и социальной защиты Республики Коми" (далее - работники ГКУ РК "ЦОД Министерства") и передаются на первичное рассмотрение и регистрацию сотруднику Министерства - ответственному за работу с обращениями граждан.

3.2. Делопроизводство по обращениям, ведётся отдельно от общего делопроизводства Министерства.

3.3. При приёме обращений, поступивших в Министерство, работником ГКУ РК "ЦОД Министерства" - ответственным за обработку входящей корреспонденции проводятся следующие мероприятия:

1) проверяется правильность адресности корреспонденции;

2) вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов ' (разорванные документы подклеиваются);

3) поступившие с письмом приложения (копии паспорта, военного билета, трудовой книжки, пенсионного удостоверения, фотографии и другие) подкалываются под скрепку после листа(ов) с текстом обращения, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма должностным лицом, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются работниками ГКУ РК "ЦОД Министерства" на почту невскрытыми.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.5. Поступившие обращения регистрируются работником ГКУ РК "ЦОД Министерства" - ответственным за обработку входящей корреспонденции в течение 3-х дней с момента поступления в Министерство, в Журнале учёта передачи (отправки) обращений, который ведётся по форме, согласно приложению N 1 к Инструкции.

3.6. Передача обращений специалисту Министерства - ответственному за работу с обращениями для дальнейшей регистрации от работника ГКУ РК "ЦОД Министерства" - ответственного за обработку входящей корреспонденции осуществляется в день их поступления в Министерство и оформляется путём внесения соответствующей записи в Журнал учёта передачи (отправки) обращений, после сверки реквизитов письма, наличий указанных автором вложений и приложений.

3.7. Обращения, поступившие в Министерство по информационным системам общего пользования, распечатываются на бумажном носителе работником ГКУ РК "ЦОД Министерства" - ответственным за работу в системе электронного документооборота, после чего дальнейшая работа с ними ведётся в порядке, установленном пунктами 3.5. - 3.6. Инструкции.

3.8. Приём письменного обращения непосредственно от гражданина осуществляется специалистом Министерства - ответственным за работу с обращениями, при этом, по просьбе гражданина на втором экземпляре принятого обращения проставляется штамп, в котором указывается дата регистрации и входящий номер обращения, дополнительно сообщается контактный телефон Министерства.

3.9. Регистрация обращений в письменной форме и форме электронного документа осуществляется в течение 3-х дней с момента поступления в Министерство (п. 2 ст. 8 Закона) специалистом Министерства - ответственным за работу с обращениями граждан путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержания их обращений в автоматизированную систему учета (далее - АСУ).

3.10. На каждое поступившее в Министерство обращение заполняется отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) в которой указывается:

порядковый номер поступившего обращения;

дата регистрации обращения;

фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) гражданина, направившего обращение;

место проживания гражданина (город или район);

тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс);

если обращение переадресовано в адрес Министерства, то указывается, откуда оно поступило, дата и исходящий номер сопроводительного письма;

тип обращения (заявление, жалоба, предложение);

тема обращения в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

краткое содержание обращения;

контрольный срок рассмотрения обращения (п. 1, ст. 12 Закона).

3.11. На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу в свободном от текста поле проставляется штамп с указанием даты регистрации обращения в АСУ и регистрационного номера обращения.

3.12. Прошедшее регистрацию обращение в АСУ в день регистрации, в зависимости от содержания, передаётся министру труда, занятости и социальной защиты Республики Коми (далее - Министр) или заместителю министра труда, занятости и социальной защиты Республики Коми (далее - заместитель министра):

в случаях, когда обращение направляется для рассмотрения двум или нескольким структурным подразделениям Министерства, ответственным исполнителем является структурное подразделение Министерства или его должностное лицо, указанное в резолюции первым (далее соответственно - структурное подразделение - ответственный исполнитель). Он осуществляет сбор соответствующей информации от других исполнителей, указанных в резолюции (далее - структурное подразделение - соисполнитель), координацию их работы для подготовки ответа гражданину, а также ему предоставляется право инициативного запроса необходимой информации от других структурных подразделений Министерства, не указанных в качестве соисполнителей. Соисполнителям обращения сотрудником Министерства - ответственному за работу с обращениями граждан направляются копии обращения;

в случае если обращение или один из вопросов обращения не относится к компетенции Министерства, даётся поручение о направлении обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, а также об уведомлении заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения (п. 3 ст. 8 Закона).

3.13. Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

IV. Срок рассмотрения обращений

4.1. Обращения, поступившие в Министерство, рассматриваются в течение 30 календарных дней с даты их регистрации (п. 1 ст. 12 Закона). Если последний день срока исполнения обращения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

4.2. В исключительных случаях, а также в случае направления Министерством в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в учреждение, подведомственное Министерству, другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, Министр, его заместители вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней (п. 2 ст. 12 Закона).

4.3. Проект уведомления заявителю о продлении срока рассмотрения обращения с указанием причин продления представляется руководителю структурного подразделения Министерства, ответственному за рассмотрение обращения, не позднее 3-х дней до истечения срока рассмотрения обращения.

О продлении срока с указанием причин продления письменно уведомляются гражданин и орган, переславший обращение гражданина, если после рассмотрения обращения ему требуется представить копию ответа гражданину.

Письмо с уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения и, при необходимости, органа, переславшего обращение, является основанием для изменения структурным подразделением Министерства, ответственным за организацию работы с обращениями граждан, срока исполнения поручения в системе электронного документооборота.

V. Порядок рассмотрения обращений

5.1. Руководитель структурного подразделения, в соответствии с резолюцией Министра (заместителя министра), в тот же день принимает организационное решение о порядке дальнейшего рассмотрения обращения и подготовки ответа на обращение, даёт соответствующее поручение сотруднику структурного подразделения Министерства - исполнителю поручения (далее - исполнителю).

5.2. Исполнитель, получивший поручение о подготовке ответа на обращение, изучает обращение и материалы к нему, в том числе в целях установления обоснованности доводов заявителя и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.

5.3. В случае если структурным подразделением Министерства (Исполнителем) установлено, что вопросы, содержащиеся в обращении, относятся к компетенции другого структурного подразделения Министерства, обращение со служебной запиской о передаче его в другое структурное подразделение в день получения или на следующий рабочий день направляются Министру (заместителю министра) для подготовки поручения о рассмотрении обращения другим структурным подразделением.

5.4. При рассмотрении обращения, содержащего предложения, Исполнитель определяет, какие конкретные рекомендации содержатся в обращении.

В отношении каждого предложения Исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия. По результатам рассмотрения предложения гражданину готовится ответ. Если предложение не принято, гражданину разъясняются причины, по которым его предложение не может быть принято. Если предложение принято, то сообщается, в какой форме и в какие сроки оно будет реализовываться.

5.5. При рассмотрении обращения, содержащего заявление, Исполнитель выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц.

Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения запрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления. Если испрашиваемое действие не может быть совершено, приводятся соответствующие пояснения.

5.6. При рассмотрении обращения, содержащего жалобы, Исполнитель обязан определить обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Для этого Исполнитель:

определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов гражданина (других лиц);

проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям законодательства Российской Федерации или законодательства Республики Коми;

устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;

предлагает меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения, существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию предлагаемых мер.

5.7. В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению, в ответе гражданину указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), принимаемые способы защиты прав, свобод или законных интересов.

5.8. В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению, в ответе аргументировано даются разъяснения в отношении отсутствия оснований для восстановления и защиты прав, свобод и законных интересов граждан.

5.9. Запрещается делать письменные пометки на подлиннике обращения. Допускаются подчеркивание и выделение цветом отдельных участков текста, имеющих принципиальное значение и требующих особого внимания в ходе непосредственного рассмотрения обращения исполнителем.

5.10. В проекте окончательного ответа гражданину обобщается информация, полученная от всех структурных подразделений Министерства, соисполнителей по конкретному обращению, после чего проект ответа, передается на подпись Министру (заместителю министра).

Подготовленные письма (ответы, соответствующие запросы) основным исполнителем распечатываются в 2х экземплярах на бланке Министерства установленной формы и направляются на визирование и подписание вышестоящим должностным лицам (начальнику отдела, заместителю министра) для представления на подпись Министру (заместителю министра).

5.11. Перед подписанием ответа гражданину, второй экземпляр ответа согласовывается руководителем структурного подразделения Министерства. Руководитель структурного подразделения Министерства, подписавший ответ, несёт ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылок на нормативные правовые акты.

5.12. Согласование проекта ответа на обращение гражданина осуществляется исполнителем самостоятельно.

5.13. Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки) возвращаются ценным письмом вместе с ответом гражданину. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

VI. Порядок рассмотрения отдельных обращений

6.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией (ч. 1 ст. 11 Закона).

6.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения в Министерстве возвращается структурным подразделением - ответственным исполнителем гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения (ч. 2 ст. 11 Закона). При этом специалистом Министерства - ответственным за работу с обращениями граждан снимается копия обращения для последующего хранения его в архиве.

6.3. В случае, если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, оно может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. При этом гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом (ч. 3 ст. 11 Закона), а также направить указанное обращение для рассмотрения в соответствующий правоохранительный орган.

6.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, Исполнитель в течение 7 дней со дня регистрации обращения в Министерстве сообщает гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (ч. 4 ст. 11 Закона).

6.5. В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководство Министерства вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Министерство (ч. 5 ст. 11 Закона).

Данное решение Исполнитель оформляет в виде заключения (справки) и готовит проект письма в адрес гражданина, направившего обращение, в котором обосновывается причина прекращения переписки с ним.

6.6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений (ч. 6 ст. 11 Закона).

6.7. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе повторно направить обращение в Министерство либо его должностному лицу (ч. 7 ст. 11 Закона).

VII. Порядок завершения работы с обращением

7.1. Обращение считается рассмотренным, если гражданину дан письменный или устный, с согласия гражданина, ответ по существу поставленных в нем вопросов, направлены соответствующие запросы и уведомления, приняты необходимые решения и меры в соответствии с законодательством Российской Федерации (статья 10 Закона).

7.2. По характеру принятых решений по результатам рассмотрения обращения, последние могут быть классифицированы как:

"поддержанное" - предложение признано целесообразным, заявление или жалоба - обоснованными и подлежащими удовлетворению;

"принятие мер" - выполнение действий в соответствии с принятым по результатам рассмотрения обращения решением - "поддержано" по полному фактическому удовлетворению поставленных в обращении вопросов, то есть фактически реализованные предложения, фактически удовлетворенные заявления или жалобы;

"неподдержанное" - предложение признано нецелесообразным, заявление или жалоба - необоснованными и не подлежащими удовлетворению.

"разъяснённое" - по результатам рассмотрения предложения, заявления или жалобы гражданин проинформирован о порядке их реализации или удовлетворения.

К данной группе относятся также обращения, в которых обжалуется судебное решение, и обращения, ответ на которые по существу поставленных в них вопросов не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

7.3. Ответы на обращения, подписанные руководством Министерства и руководителями структурных подразделений Министерства, вместе с перепиской направляются специалисту Министерства - ответственному за работу с обращениями граждан для регистрации и отправки адресатам.

7.4. Специалист Министерства - ответственный за работу с обращениями граждан перед отправкой ответа, проверяет наличие подписей, виз, приложений к ответу, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента.

7.5. Ответ на обращение, поступившее в Министерство в форме электронного документа, направляется специалистом Министерства ответственным за работу с обращениями граждан на адрес электронной почты, указанному в обращении, используя компьютерную технику для сканирования ответа, переводя печатную форму в электронный вид (электронный образ).

7.6. Ответы (письма), для последующего конвертирования и отправки на почтовый адрес, указанный в обращении, специалистом Министерства - ответственным за работу с обращениями передаются работнику ГКУ РК "ЦОД Министерства" - ответственному за обработку исходящей корреспонденции под роспись в графе журнала учёта передачи (отправки) обращений.

7.7. Отправка писем на бумажном носителе осуществляется в дни отправки корреспонденции, в соответствии с договором с Управлением федеральной почтовой связи Республики Коми - филиалом ФГУП "Почта России".

7.8. После отправки ответа заявителю обращение списывается в дело.

7.9. Подлинники обращений, сопроводительные документы к ним, визовые копии ответов на обращения, а также другие документы, относящиеся к рассмотрению соответствующих обращений (в том числе подлинники зарегистрированных ответов, направленных по электронной почте), формируются и подшиваются специалистом Министерства - ответственным за работу с обращениями граждан в дела, которые хранятся в Министерстве в течение 5 лет с даты регистрации обращения.

7.10. Документы исполненных обращений в делах располагаются по принципу систематизации (по входящим регистрационным номерам).

7.11. Запрещается подшивать в дела обращения без принятого решения по ним.

VIII. Порядок организации и проведения личного приёма граждан

8.1. Личный приём граждан по вопросам, относящимся к полномочиям Министерства, проводится Министром и заместителями министра (далее - личный приём граждан) в своих рабочих кабинетах, а при выезде в муниципальные образования Республики Коми - в общественных приёмных Главы Республики Коми.

8.2. Информация о месте личного приёма граждан, а также об установленных для приёма днях и часах размещается на информационных стендах, находящихся в Министерстве, в местах, доступных для посетителей, а также на официальном сайте Министерства.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

8.4. Организацию личного приёма граждан в Министерстве осуществляют работники ГКУ РК "ЦОД Министерства", в компетенцию которых входит:

а) обеспечение предварительной записи на личный приём граждан по телефонным номерам, указанным на официальном сайте Министерства;

б) своевременного доведения до сведения граждан информации о месте, дате, времени проведении личного приёма, либо об их изменениях (уведомление граждан о переносе личного приёма осуществляется не позднее, чем за один день до назначенного дня);

в) получения не позднее чем за 3 рабочих дня до даты приема от структурных подразделений Министерства, осуществляющих рассмотрение обращения гражданина о личном приеме руководством Министерства, материалов необходимых для приема (краткая справка по обращению на имя Министра, заместителя Министра с изложением сути обращения и предлагаемых вариантов решения вопроса), а также при необходимости других материалов, позволяющих решить вопросы обращения в наиболее полном объёме.

г) представления специалисту Министерства - ответственному за работу с обращениями граждан информации о гражданах, записавшихся на личный приём, не позднее 3-х рабочих дней до даты приёма;

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

г) составление списков граждан записавшихся на личный приём, обеспечение встречи заявителей в Министерстве.

8.5. При поступлении устного обращения гражданина о записи на личный приём работник ГКУ РК "ЦОД Министерства", заполняет карточку личного приёма гражданина по форме согласно приложению N 2 к Инструкции, при этом он вправе уточнить мотивы обращения и суть вопроса.

8.6. Регистрация карточек личного приёма осуществляется специалистом Министерства - ответственным за работу с обращениями граждан в Журнале предварительной записи граждан на личный приём по форме согласно приложению N 3 к Инструкции.

8.7. Подготовка документов для личного приёма граждан возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства, к компетенции которых относятся вопросы, поставленные в обращении.

8.8. В случае если в назначенный день личного приёма Министр или его заместители отсутствуют на рабочем месте (командировка, болезнь), то личный приём по поручению Министра, его заместителей может быть перенесён на другой день. Информация о переносе личного приёма своевременно доводится до сведения граждан.

8.9. Для прохождения в административное здание Министерства, гражданин обеспечивается разовым пропуском, или вход осуществляется на основании списка граждан, подготовленного к личному приёму.

8.10. Личный приём граждан осуществляется в порядке очередности согласно предварительной записи.

8.11. При личном приёме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность (ч. 2 ст. 13 Закона).

8.12. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приёма гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приёма, о чём делается запись в карточке личного приёма гражданина. В остальных случаях даётся письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов (ч. 3 ст. 13 Закона).

8.13. Письменное обращение гражданина, принятое в ходе личного приёма, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Инструкцией. О принятии письменного обращения гражданина, производится запись в Карточке личного приёма гражданина.

8.14. В случае если в устном обращении гражданина, данном в ходе личного приёма, будут содержаться вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину даётся разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться, о чём делается соответствующая запись в Карточке личного приёма гражданина (ч. 5 ст. 13 Закона).

8.15. В ходе личного приёма гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов (ч. 6 ст. 13 Закона), о чём делается соответствующая запись в Карточке личного приёма гражданина.

8.16. Граждане, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, на личный приём не допускаются.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина, либо при совершении гражданином в ходе личного приема действий, нарушающих общественный порядок и представляющих угрозу жизни и здоровью окружающих, личный прием прекращается, вызывается сотрудник охраны Министерства, о чём делается соответствующая запись в Карточке личного приёма гражданина.

8.17. После окончания личного приёма письменные обращения (при наличии), заполненные должным образом карточки личного приёма граждан направляются в течение двух рабочих дней специалисту Министерства - ответственному за работу с обращениями граждан.

IX. Анализ обращений

9.1. В целях проведения мероприятий по внесению предложений, направленных на устранение недостатков, в том числе в области нормативного правового регулирования в установленной сфере деятельности вызывающих обоснованные жалобы заявителей, руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают учёт и анализ вопросов, содержащихся в обращениях, в том числе:

а) количество и виды рассмотренных обращений;

б) количество и характер решений, принятых по обращениям Министерством в пределах его полномочий;

в) количество и характер судебных споров с гражданами, а также сведения о принятых по ним судебных решениях в отношении дел, интересы по которым представляло структурное подразделение Министерства.

9.2. Указанная в пункте 9.1. Инструкции аналитическая информация по итогам работы с обращениями граждан за квартал, направляется руководителями структурных подразделений Министерства специалисту Министерства - ответственному за работу с обращениями граждан, в срок до 20 числа месяца следующего за отчётным периодом.

9.3. Специалист Министерства - ответственный за работу с обращениями граждан обобщает результаты работ структурных подразделений Министерства по итогам квартала и представляет соответствующий доклад Министру, в срок до 15 числа второго календарного месяца следующего за отчётным периодом.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

XI. Контроль за обеспечением порядка работы с обращениями

10.1. Контроль за обеспечением порядка работы с обращениями осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.

10.2. Контроль за рассмотрением обращений осуществляется руководителями структурных подразделений - ответственными исполнителями и структурными подразделениями - соисполнителями.

10.3. Обращения, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля, в день передачи специалисту Министерства - ответственному за работу с обращениями граждан окончательных ответов, оформленных Исполнителями соответствующим образом для их регистрации и направления заявителям и в органы, направившие обращения с контролем исполнения.

10.4. Данные о снятии обращения (поручения о рассмотрении обращения) с контроля вносятся специалистом Министерства - ответственным за работу с обращениями граждан в единую систему электронного документооборота.

10.5. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

10.6. Руководители структурных подразделений Министерства должны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения обращений, принимать меры по устранению причин нарушений.

10.7. Нарушения установленного порядка рассмотрения обращений, неправомерный отказ в их приёме, затягивание сроков рассмотрения, необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации, законодательство Республики Коми решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут в отношении виновных должностных лиц Министерства и ГКУ РК "ЦОД Министерства" ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1
к Положению о порядке рассмотрения
обращений граждан и организаций, поступивших
в Министерство труда, занятости и
социальной защиты Республики Коми

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте названия приложения допущена опечатка. Имеется в виду "Приложение N 1 к Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в Министерство труда, занятости и социальной защиты Республики Коми"

ЖУРНАЛ
учета приема (отправки) обращений граждан

N п/п*	Дата приёма обращения	Тип доставки обращения	Фамилия, инициалы заявителя	Подпись ответственного в приёме обращения для регистрации / количество листов	Исх. номер ответа, дата	Дата приёма ответа для отправки почтой, подпись ответственного
1	2	3	4	5	6	7

------------------------------

* Порядковый учетный номер указывается с нарастающим итогом в рамках отчетного периода.

Приложение N 2
к Положению о порядке рассмотрения
обращений граждан и организаций, поступивших
в Министерство труда, занятости и
социальной защиты Республики Коми

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте названия приложения допущена опечатка. Имеется в виду "Приложение N 2 к Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в Министерство труда, занятости и социальной защиты Республики Коми"

КАРТОЧКА
личного приема гражданина

            "____" ____________ 20__ г, N ______________

________________________________________________________________________

                  (Фамилия, имя, отчество гражданина)

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

             (Адрес места жительства гражданина, телефон)

Социальное положение:
Пол заявителя:	мужской / женский
Тип обращения:	заявление, жалоба, предложение (ненужное зачеркнуть)
Куда обращается:	Министерство труда, занятости и социальной защиты РК
Принято:	впервые / повторно (ненужное зачеркнуть)
Шифр по тематическому классификатору:

Краткое содержание обращения гражданина

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность (п. 2 ст. 13 ФЗ от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации")

Содержание принятого решения по обращению гражданина

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________   ___________  ________________________

(должность лица, производившего     (подпись)     (фамилия и инициалы)

       личный прием)

Приложение N 3
к Положению о порядке рассмотрения
обращений граждан и организаций, поступивших
в Министерство труда, занятости и
социальной защиты Республики Коми

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте названия приложения допущена опечатка. Имеется в виду "Приложение N 3 к Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в Министерство труда, занятости и социальной защиты Республики Коми"

ЖУРНАЛ
предварительной записи граждан на личный приём

N п/п*	Дата приема	Фамилия, имя, отчество гражданина	Краткое содержание обращения гражданина	Результат приема (принято обращение, разъяснено)	Кто принял	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

------------------------------

* Порядковый учетный номер указывается с нарастающим итогом в рамках отчетного периода.