Приложение 4. Порядок ведения, учета и хранения учетных дел государственных гражданских служащих Республики Коми, состоящих на учете для получения единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

Приложение 4
к Правилам предоставления
государственным гражданским
служащим Республики Коми
единовременной субсидии
на приобретение жилого помещения

Порядок
ведения, учета и хранения учетных дел государственных гражданских служащих Республики Коми, состоящих на учете для получения единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

1. Комиссия органа государственной власти Республики Коми, государственного органа Республики Коми для рассмотрения вопросов предоставления государственным гражданским служащим Республики Коми единовременной субсидии на приобретение жилого помещения по месту прохождения гражданской службы (далее соответственно - комиссия, государственный орган Республики Коми, гражданский служащий, единовременная выплата) после принятия государственным органом Республики Коми решения о постановке гражданского служащего на учет для получения единовременной выплаты формирует учетное дело.

2. В учетное дело включаются:

1) заявление гражданского служащего о принятии на учет для получения единовременной субсидии на приобретение жилого помещения;

2) выписка из домовой книги либо копия поквартирной карточки, либо иной документ, подтверждающий количество граждан, зарегистрированных в жилом помещении (при наличии регистрации по месту жительства);

3) копия финансового лицевого счета или иной документ, содержащий сведения о типе и характере жилого помещения (при наличии регистрации по месту жительства);

4) копия свидетельства о заключении (расторжении) брака;

5) копия (копии) свидетельства о рождении ребенка (детей);

6) копии правоустанавливающих документов на жилые помещения, принадлежащие гражданскому служащему и (или) членам его семьи на праве собственности и (или) занимаемые гражданским служащим и (или) членами его семьи по договору социального найма (при наличии таких документов);

7) справки с места работы о занимаемой должности, выданные каждому работающему члену семьи гражданского служащего не позднее чем за две недели до дня их представления в государственный орган Республики Коми;

8) справка образовательной организации, подтверждающая обучение ребенка по очной форме обучения, - для обучающихся в профессиональных образовательных организациях или образовательных организациях высшего образования по очной форме обучения;

9) документы (выписки из документов), содержащие сведения, предоставляемые органами и организациями, осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, учет объектов недвижимого имущества, о существующих и прекращенных правах гражданского служащего и членов его семьи на объекты недвижимого имущества;

10) документы (копии документов), подтверждающие факт установления инвалидности;

11) копии паспорта гражданского служащего и паспортов членов его семьи;

12) документы (копии документов) медицинских организаций, подтверждающие факт наличия тяжелой формы хронического заболевания, предусмотренной перечнем тяжелых форм хронических заболеваний, при которых невозможно совместное проживание граждан в одной квартире, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июня 2006 г. N 378 "Об утверждении перечня тяжелых форм хронических заболеваний, при которых невозможно совместное проживание граждан в одной квартире" (с указанием кода тяжелой формы хронического заболевания);

13) документы (копии документов), подтверждающие, что жилые помещения признаны в установленном законодательством Российской Федерации порядке не отвечающими установленным для жилых помещений требованиям;

14) копия документа, подтверждающего право на дополнительную площадь жилого помещения (в случаях, когда такое право предоставлено законодательством Российской Федерации);

15) выписки из протоколов заседаний комиссии;

16) копии решений (выписки из решений) государственного органа Республики Коми о постановке гражданского служащего на учет, о предоставлении гражданскому служащему единовременной выплаты, о снятии гражданского служащего с учета;

17) копии документов, подтверждающих изменение обстоятельств, послуживших основанием для принятия гражданского служащего на учет;

18) переписка с гражданским служащим по вопросу принятия на учет, предоставления единовременной выплаты, снятия с учета (при наличии);

19) справка с места прохождения гражданской службы члена семьи гражданского служащего о том, что он не состоит на учете для получения единовременной выплаты в государственном органе Республики Коми (при наличии);

20) запросы в государственные органы, органы местного самоуправления и организации для проверки сведений о наличии у гражданского служащего условий для постановки его на учет для получения единовременной выплаты и ответы на них (при наличии);

21) заявление гражданского служащего о снятии с учета (при наличии);

22) заявление гражданского служащего о передаче его учетного дела в государственный орган Республики Коми по новому месту прохождения гражданской службы;

23) копия приказа об увольнении гражданского служащего с гражданской службы (при наличии);

24) копия свидетельства о смерти гражданского служащего либо копия решения суда о признании его безвестно отсутствующим или умершим (при наличии);

25) копия решения государственного органа Республики Коми, в котором член семьи гражданского служащего проходил гражданскую службу, о постановке члена семьи гражданского служащего на учет (при наличии);

26) копия решения государственного органа Республики Коми, в котором член семьи гражданского служащего проходил гражданскую службу, о снятии члена семьи гражданского служащего с учета (при наличии);

27) копия решения (выписки из него) о принятии гражданского служащего на учет по прежнему месту прохождения гражданской службы (при наличии);

28) копия решения о снятии гражданского служащего с учета по прежнему месту прохождения гражданской службы (при наличии);

29) документы, подтверждающие возврат гражданским служащим остатка неиспользованной части единовременной выплаты (при наличии);

30) документы о взыскании с гражданского служащего единовременной выплаты, использованной не по целевому назначению (при наличии).

3. Документы, приобщенные к учетному делу, брошюруются, листы нумеруются, к учетному делу прилагается опись.

Копии документов, находящиеся в учетном деле, должны быть заверены в установленном порядке.

4. При оформлении лицевой стороны обложки учетного дела указываются номер дела, соответствующий порядковому номеру записи в Книге учета государственных гражданских служащих Республики Коми для получения единовременной выплаты, фамилия, имя, отчество гражданского служащего, СНИЛС гражданского служащего, дата и время (часы и минуты) постановки гражданского служащего на учет.

5. При снятии гражданского служащего с учета ведение учетного дела завершается. При этом на обложке дела указываются дата и основание снятия гражданского служащего с учета.

6. Учетные дела хранятся в месте, обеспечивающем их сохранность.

Учетные дела гражданских служащих, снятых с учета, хранятся отдельно от других учетных дел в течение 10 лет, после чего передаются в архив.

7. При ликвидации или реорганизации государственного органа Республики Коми учетные дела передаются государственному органу Республики Коми, которому в соответствии с законодательством переданы функции реорганизованного или ликвидированного государственного органа Республики Коми, а в случае отсутствия такого государственного органа Республики Коми - Администрации Главы Республики Коми.