I. Общие положения
1. Настоящий Порядок устанавливает требования к осуществлению постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 г. в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - учетно-техническая документация), предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений, а также взимания и возврата платы за их предоставление.
Учетно-техническая документация является собственностью Республики Марий Эл.
2. В настоящем Порядке применены следующие термины с соответствующими определениями:
учетно-техническая документация - технические паспорта, оценочная и иная хранившаяся по состоянию на 1 января 2013 г. в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-техническая документация об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное);
уполномоченный орган - орган исполнительной власти Республики Марий Эл, уполномоченный на осуществление постоянного хранения и использования учетно-технической документации, включая заключение договоров хранения учетно-технической документации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
архив - совокупность учетно-технической документации, находящейся на постоянном хранении в уполномоченном органе либо в организации, с которой уполномоченным органом заключен договор хранения учетно-технической документации;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, относящейся к учетно-технической документации, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
архиводержатель - уполномоченный орган либо организация, с которой уполномоченным органом заключен договор хранения учетно-технической документации;
архивохранилище - специально оборудованное здание (помещение), предназначенное для хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, недоступное для посторонних лиц, обеспечивающее предотвращение хищения, утраты или порчи архивных документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также отвечающее требованиям к сохранности документов;
инвентарный объект - объект капитального строительства, характеризующийся наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка), в том числе: жилой дом, отдельно стоящее здание, строение или сооружение, объект незавершенного строительства, комплекс зданий, строений и сооружений производственно-технологического назначения, а также отдельные помещения в составе здания (строения, сооружения), по которому проведены государственный технический учет и техническая инвентаризация;
единица хранения - инвентарное дело, представляющее собой систематизированную совокупность учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации изменений технических характеристик инвентарного объекта.
3. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется архиводержателем.
4. В целях обеспечения постоянного хранения, использования и предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений архиводержатель выполняет следующие функции:
обеспечивает сохранность учетно-технической документации в пределах всего срока хранения;
осуществляет учет и использование учетно-технической документации;
осуществляет проверку наличия и состояния учетно-технической документации;
осуществляет предоставление копий учетно-технической документации и сведений из них.
II. Состав учетно-технической документации, подлежащей хранению
5. Постоянному хранению в архивохранилище подлежат:
инвентарные дела на объекты капитального строительства, включающие в себя технические паспорта зданий, строений, сооружений и помещений;
регистрационные книги о праве собственности на объекты капитального строительства, помещения (сведения из архива до 1998 года);
учетно-техническая документация, содержащая копии правоустанавливающих документов, сведения об инвентаризационной, восстановительной, балансовой или иной стоимости объектов капитального строительства, помещений;
статистические отчеты о жилищном фонде;
книги учета инвентарных дел (реестров).
III. Порядок хранения учетно-технической документации
6. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в архивохранилищах.
7. Сохранность учетно-технической документации обеспечивается комплексом следующих мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии, в том числе:
предоставление и оборудование помещений для размещения учетно-технической документации (архивохранилищ) в соответствии с требованиями пунктов 8 и 9 настоящего Порядка;
размещение учетно-технической документации в архивохранилище и обеспечение условий ее хранения в соответствии с требованиями пунктов 10 и 11 настоящего Порядка;
проверка наличия и состояния учетно-технической документации в соответствии с требованиями пункта 12 настоящего Порядка.
8. В целях обеспечения сохранности учетно-технической документации архивохранилище должно быть изолированным, сухим и соответствовать требованиям противопожарной безопасности.
Не допускается использование под архивохранилище подвальных и цокольных помещений.
Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже третьего этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери в архивохранилище должны быть металлическими или обшитыми металлом и оборудованы запорами, а по окончании рабочего дня архивохранилище должно опечатываться.
9. Для размещения учетно-технической документации архивохранилище оборудуется металлическими или деревянными, обработанными специальным противопожарным составом стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел. Для хранения алфавитных и статистических карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками.
10. Инвентарные дела хранятся в папках с твердыми обложками, изготовленных из безвредных для хранения документов материалов, на боковую сторону папки делается надпись с указанием инвентарных номеров дел.
На обороте обложки инвентарного дела помещается опись содержащихся в нем документов в соответствии с делением по группам.
Планы больших форматов могут храниться отдельно в сброшюрованном виде.
Документы размерами, превышающими по высоте 41 см, могут храниться в горизонтальном положении.
Планшеты и иные планы, вычерченные на плотной чертежной бумаге большого формата (А0-A3), не перегибаются, а хранятся в тубусах или в развернутом виде в специальных папках соответствующего формата.
11. Хранящиеся в архивохранилище материалы должны быть оформлены в установленном порядке и размещаться на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.
12. Плановая проверка наличия и состояния учетно-технической документации проводится работниками уполномоченного органа либо архиводержателя в составе не менее двух человек не реже одного раза в три года.
13. В ходе проверки наличия и состояния учетно-технической документации:
устанавливается фактическое наличие единиц хранения в соответствии с записями о них в книгах учета инвентарных дел;
выявляются и устраняются недостатки при учете учетно-технической документации;
выявляется отсутствующая учетно-техническая документация либо документы, не относящиеся к учетно-технической документации;
выявляются и учитываются документы в учетно-технической документации, не прошедшие учет;
выявляется учетно-техническая документация, требующая профилактической либо реставрационно-профилактической обработки.
14. По результатам проверки при обнаружении отсутствующей учетно-технической документации, недостатков в учете либо обнаружении документов, не относящихся к учетно-технической документации либо не прошедших учет, составляется соответствующий акт. Указанные акты подписываются работниками, проводившими проверку, и утверждаются руководителем архиводержателя.
Выявленные неучтенные документы вшиваются в инвентарные дела.
15. Если проверкой наличия и состояния учетно-технической документации установлено отсутствие необходимых архивных документов из ее состава, организуется их розыск.
Розыск учетной технической документации либо архивных документов из ее состава, не обнаруженных в ходе проверки, организуется со дня выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно у архиводержателя, так и в других организациях.
На учетно-техническую документацию, не обнаруженную в ходе розыска, составляется акт об утрате учетно-технической документации, который утверждается руководителем архиводержателя и направляется в уполномоченный орган для принятия окончательного решения о снятии учетно-технической документации с учета.
16. Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель уполномоченного органа либо архиводержателя, осуществляющих их хранение, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
IV. Порядок использования и предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений
17. Учетно-техническая документация используется при:
осуществлении комплекса работ по определению местоположения, технической инвентаризации и учету текущих изменений технических и других характеристик инвентарных объектов;
предоставлении копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений.
18. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом.
Выдача сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации не должна нарушать прав и законных интересов собственников, владельцев (балансодержателей) объектов недвижимого имущества, а также интересов государства и его уполномоченных органов.
19. Копии учетно-технической документации и сведения, содержащиеся в них, предоставляются в виде:
архивной выписки;
копии учетно-технической документации либо заверенных копий документов, входящих в состав учетно-технической документации;
архивной справки, содержащей сведения, составленные на основании документов, находящихся в инвентарных делах.
20. Копии учетно-технической документации и сведения, содержащиеся в них, предоставляются любым заинтересованным физическим и юридическим лицам по их письменному заявлению, а также юридическим лицам, указанным в пунктах 31, 34 и 35 настоящего Порядка, в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее - заявители).
Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации по устным обращениям не предоставляются.
21. Заявление направляется в уполномоченный орган либо архиводержателю заявителем одним из следующих способов:
путем личного обращения;
посредством почтовой связи на бумажном носителе;
в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
22. В заявлении указываются:
наименование и адрес места нахождения инвентарного объекта, копии документов либо сведения по которому запрашиваются;
сведения о заявителе (паспортные данные физического лица, либо реквизиты юридического лица (наименование, адрес, ИНН), реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя соответствующего физического или юридического лица, а также в случае необходимости получения ответа по почте - почтовый адрес).
23. К заявлению должны быть приложены следующие документы:
для физических лиц:
копия Документа, удостоверяющего личность заявителя;
копия документа, удостоверяющего личность представителя заявителя, если с запросом обращается представитель заявителя;
документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя действовать от имени гражданина, в интересах которого направляется заявление и чьи персональные данные содержатся в учетно-технической документации;
копия платежного документа;
согласие на предоставление и обработку персональных данных заявителя и представителя заявителя, если с запросом обращается представитель заявителя, в соответствии с положениями Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";
для юридических лиц:
копия, документа, удостоверяющего личность представителя заявителя;
документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя действовать от имени юридического лица;
копия платежного документа, за исключением случаев бесплатного предоставления копий учетно-технической документации и сведений, содержащихся в них, установленных федеральными законами;
согласие на обработку персональных данных представителя заявителя в соответствии с положениями Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".
Копии документов представляются с одновременным предъявлением оригиналов. После сверки документов оригиналы возвращаются заявителю. В случае представления копий документов, верность которых засвидетельствована в установленном законодательством Российской Федерации порядке, предъявление оригиналов не требуется.
24. Обращение за получением копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений, а также предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений может осуществляться путем предоставления электронных документов, подписанных усиленной электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Такие документы признаются равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе.
25. В срок, не превышающий пятнадцати календарных дней со дня поступления заявления, уполномоченный орган либо архиводержатель предоставляет заявителю лично либо направляет заказным письмом с уведомлением по почте по адресу, указанному в заявлении, копии учетно-технической документации либо заверенные копии документов, входящих в состав учетно-технической документации; архивную выписку или архивную справку, содержащую запрашиваемую информацию, либо в письменной форме направляет ему уведомление об отказе в предоставлении копий учетно-технической документации или содержащихся в них сведений.
26. Заявителю может быть отказано в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации в случае, если:
заявление не соответствует требованиям, предусмотренным пунктом 22 настоящего Порядка, либо к заявлению не приложены документы, предусмотренные пункт
