Приказ Департамента государственной службы занятости населения Республики Марий Эл от 30 января 2015 г. N 11-П "Об утверждении Порядка организации работы с обращениями граждан в Департаменте государственной службы занятости населения Республики Марий Эл" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Департамента государственной службы занятости населения Республики Марий Эл
от 30 января 2015 г. N 11-П
"Об утверждении Порядка организации работы с обращениями граждан в Департаменте государственной службы занятости населения Республики Марий Эл"

С изменениями и дополнениями от:

11 декабря 2017 г.

В целях совершенствования работы и установления единого порядка ведения делопроизводства по обращениям граждан, поступающим в Департамент государственной службы занятости населения Республики Марий Эл, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок организации работы с обращениями граждан в Департаменте государственной службы занятости населения Республики Марий Эл (далее - Департамент).

2. Ответственность за учет, систематизацию, обобщение и хранение обращений возложить на отдел организационной работы и делопроизводства Департамента (Федотова Н.И.).

Ответственность за полноту и качество ответов по существу поставленных в обращениях вопросов, результаты рассмотрения обращений и принятие по ним мер возложить на начальников отделов Департамента.

3. Признать утратившими силу приказы Департамента:

от 4 марта 2013 г. N 21-П "Об утверждении Положения о рассмотрении обращений граждан, поступивших в Департамент государственной службы занятости населения Республики Марий Эл";

от 25 февраля 2014 г. N 32-П "О внесении изменений в приказ Департамента государственной службы занятости населения Республики Марий Эл от 4 марта 2013 г. N 21-П".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

А.П. Сычев

Утвержден
приказом ДГСЗН
Республики Марий Эл
от 30 января 2015 г. N 11-П

Порядок
организации работы с обращениями граждан в Департаменте государственной службы занятости населения Республики Марий Эл

С изменениями и дополнениями от:

11 декабря 2017 г.

1. Общие положения

1. Настоящий Порядок организации работы с обращениями граждан в Департаменте государственной службы занятости населения Республики Марий Эл (далее - Порядок) устанавливает положения, направленные на обеспечение реализации прав граждан на обращения в государственные органы и к должностным лицам, особенности организации работы с письменными обращениями граждан, поступающими в Департамент государственной службы занятости населения Республики Марий Эл (далее - Департамент), а также проведение личного приема граждан руководителем Департамента и уполномоченными на то лицами.

2. В работе с обращениями граждан должностные лица Департамента руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ), нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Конституцией и законами Республики Марий Эл, указами и распоряжениями Главы Республики Марий Эл, постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Марий Эл, Регламентом Правительства Республики Марий Эл, Положением о Департаменте, Регламентом внутренней организации Департамента, Порядком и должностными регламентами государственных гражданских служащих Республики Марий Эл в Департаменте.

3. Порядок распространяется:

на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами;

на правоотношения, указанные в Федеральном законе N 59-ФЗ.

4. Для целей Порядка используются основные термины, установленные статьей 4 Федерального закона N 59-ФЗ.

2. Особенности приема и регистрации письменных обращений граждан

5. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел Департамента.

6. Все обращения, поступившие в Департамент в письменной форме и в форме электронного документа (после перевода на бумажный носитель), а также документы, связанные с их рассмотрением, в целях учета подлежат обязательной регистрации в течение 3-х дней со дня поступления с записью в журнале регистрации обращений граждан (далее - журнал).

7. Должностное лицо, ответственное в Департаменте за прием обращений граждан, обязано:

проверить правильность адресования корреспонденции;

произвести сверку реестров на поступившую корреспонденцию;

вскрыть конверты, проверить поступившую корреспонденцию на безопасность вложения, наличие в них текста обращения и приложенных документов.

Бланки телеграмм подклеиваются на отдельные листы. К тексту письма подкалывается конверт. Приложенные к обращению документы подкалываются перед текстом письма. Разорванные обращения и документы склеиваются либо подклеиваются на отдельные листы. При отсутствии в конверте текста обращения составляется справка с текстом: "Письменного обращения к адресату нет". На вскрытые заказные письма с уведомлением, а также при отсутствии приложенных к обращению оригиналов документов (паспорта, свидетельства о регистрации акта гражданского состояния, трудовой книжки, сберегательной книжки, военного билета, документа, удостоверяющего статус либо льготный состав заявителя, ценных бумаг) составляется акт за тремя подписями в двух экземплярах, один из которых с сопроводительным письмом направляется автору обращения, а второй остается в деле с обращением.

Оригиналы документов, удостоверяющих личность, государственные награды и удостоверения к ним, документы об образовании (о квалификации), трудовые книжки и ценные бумаги возвращаются заявителям лично либо через органы местного самоуправления.

Ошибочно присланные письма (не по адресу) возвращаются на почту (экспедитору) невскрытыми. Служебные письма, то есть документы, отпечатанные на официальных бланках или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, в журнале не регистрируются, работа с ними осуществляется в порядке, установленном для служебного делопроизводства.

8. Перед регистрацией обращения проверяются на повторность.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со дня регистрации предыдущего обращения истек срок, установленный законодательством для рассмотрения и направления ответа.

Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока направления ответа на предыдущее обращение, являются первичными и регистрируются в журнале за тем же регистрационным номером с указанием - "второе", "третье" и так далее.

Обращения, поступившие от одного и того же автора, но по разным вопросам, не являются повторными.

Информация об изменениях:

Пункт 9 изменен. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

См. предыдущую редакцию

9. При регистрации обращения в правом нижнем углу первого листа на свободном от текста месте проставляется мастичный оттиск штампа, в котором указываются:

сокращенное официальное наименование Департамента;

регистрационный номер, состоящий из буквенно-цифрового шифра, в котором буквенный индекс означает: Ан - обращение, на которое ответ не дается в соответствии с пунктом 1 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ; Кл - обращения, подписанные двумя и более авторами, либо резолюции митингов и собраний (бесфамильные обращения); А... Я - первые буквы фамилии заявителя; цифры означают порядковый номер по журналу. Допускается регистрационный учет письменных обращений в электронном виде, аналогичный установленному порядку регистрации на бумажных носителях;

дата регистрации обращения.

10. На письменных обращениях граждан, поступивших в Департамент, в правом верхнем углу текста обращения проставляется мастичный оттиск штампа "Контроль".

11. Оригиналы письменных обращений, имеющие пометку "Подлежит возврату", подлежат возврату вместе с копией ответа заявителю в государственный орган, откуда они поступили, если в резолюции не указано иное.

3. Порядок рассмотрения обращений, особенности рассмотрения отдельных обращений

Информация об изменениях:

Пункт 12 изменен. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

См. предыдущую редакцию

12. В зависимости от содержащихся в обращении вопросов должностное лицо, осуществляющее предварительное рассмотрение обращения, в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации, должно принять одно из следующих решений:

а) вернуть обращение гражданину в случаях, предусмотренных Федеральным законом N 59-ФЗ;

б) направить письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного органа, в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о его переадресации в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона N 59-ФЗ;

в) направить копию обращения в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам в случае, если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц в соответствии с частью 4 статьи 8 Федерального закона N 59-ФЗ;

г) сообщить гражданину электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором в соответствии с частью 4 статьи 10 Федерального закона N 59-ФЗ размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении гражданина, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, возврату не подлежит;

д) передать обращение с приложенными к нему документами (при наличии - предыдущими обращениями автора по аналогичным вопросам) на рассмотрение руководителю Департамента либо одному из его заместителей в соответствии с распределением обязанностей между ними, для объективного, всестороннего и своевременного принятия решения по существу поставленных в обращении вопросов;

е) списать обращение "В дело" и направить его на архивное хранение в случаях, если:

в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ;

обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (с уведомлением заявителя о недопустимости злоупотребления правом);

текст обращения не поддается прочтению (с уведомлением заявителя о данном факте, при условии возможности прочтения его фамилии и почтового адреса (адреса электронной почты);

переписка по данному вопросу с гражданином прекращена (с уведомлением заявителя) по основаниям, указанным в части 5 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ;

ответ на обращение по существу поставленных в нем вопросов не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (с уведомлением заявителя);

текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, бессмысленный по содержанию (с уведомлением заявителя).

В случае, если письменное обращение содержит информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, должностное лицо, осуществляющее предварительное рассмотрение обращения, в течение 5 дней со дня регистрации направляет его в территориальный орган Федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ.

13. Поручения должностных лиц по обращениям граждан подлежат исполнению в соответствии с резолюцией в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в срок, указанный в резолюции;

без указания срока, но с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок;

с пометкой "незамедлительно" - в 5-дневный срок;

с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок;

с пометкой "безотлагательно" - в 15-дневный срок со дня подписания резолюции;

остальные - в 30-дневный срок со дня первичной регистрации обращения.

14. В случаях, предусмотренных Федеральным законом N 59-ФЗ, продление срока рассмотрения обращения, но не более чем на 30 дней, допускается только по письменному разрешению уполномоченного на то должностного лица, подписавшего резолюцию на обращение, с обязательным уведомлением заявителя.

Информация об изменениях:

Порядок дополнен пунктом 15. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

15. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в Департамент или должностному лицу Департамента в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в Департамент или должностному лицу Департамента в письменной форме. Кроме того, на поступившее обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, и частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 Федерального закона N 59-ФЗ на официальном сайте Департамента, находящемся в структуре официального интернет-портала Республики Марий Эл в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: http://www.mari-el.gov.ru/fgsn.

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

16. В случае, указанном в части 1 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ, оригинал обращения подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией не позднее 3-х дней со дня поступления в Департамент, дальнейшая работа с копиями таких обращений осуществляется в соответствии с Порядком.

4. Организация и проведение личного приема

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

17. В целях оперативного и эффективного рассмотрения обращений граждан в Департаменте проводится личный прием граждан.

Личный прием граждан в Департаменте проводится руководителем Департамента и уполномоченными им лицами - заместителями руководителя Департамента.

Личный прием граждан в Департаменте проводится в соответствии с требованиями Федерального закона N 59-ФЗ, Порядка организации работы с обращениями граждан в Администрации Главы Республики Марий Эл и в органах исполнительной власти Республики Марий Эл и Порядка.

Информация об изменениях:

Пункт 18 изменен. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

См. предыдущую редакцию

18. Личный прием граждан в Департаменте проводится по предварительной записи руководителем Департамента, заместителями руководителя Департамента по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента, - в дни, установленные графиком приема граждан в Департаменте (далее - график), утвержденном руководителем Департамента.

Информация о месте и времени приема граждан размещается на официальном сайте Департамента, находящемся в структуре официального интернет-портала Республики Марий Эл в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: http://www.mari-el.gov.ru/fgszn, на интернет-портале службы занятости населения Республики Марий Эл в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: http://www.mari-el.regiontrud.ru, а также на информационном стенде Департамента.

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

19. Предварительная запись на прием к руководителю Департамента, заместителям руководителя Департамента, ведется специалистами отдела организационной работы и делопроизводства ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) с 8 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.

Запись на прием ведется с учетом тематики обращений в соответствии с распределением обязанностей между заместителями руководителя Департамента и руководителем Департамента.

В случае, если число записавшихся превышает 10 человек, запись на прием прекращается.

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

20. К проведению личного приема могут привлекаться должностные лица Департамента, в должностные обязанности которых входят рассматриваемые вопросы.

В дни и часы, установленные для личного приема, граждане приглашаются на прием в порядке очередности. Преимущественным правом внеочередного приема пользуются беременные женщины, граждане с малолетними детьми, а также граждане, пользующиеся

льготами в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Марий Эл.

Лица, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, на личный прием не допускаются.

При нарушении посетителем общественного порядка и совершении других противоправных действий принимаются меры по их пресечению.

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

21. Содержание и результаты устного обращения заносятся в карточку личного приема гражданина (приложение N 1 к Порядку), которая ведется в Департаменте на бумажном носителе.

Карточка личного приема гражданина содержит сведения, отнесенные Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" к персональным данным обратившегося. Согласно правилам обработки персональных данных, граждане, пришедшие на личный прием, заполняют согласие на обработку персональных данных (приложение N 2 к Порядку).

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

22. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

23. В случае, если в ходе личного приема содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

24. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5. Особенности осуществления контроля

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

25. В целях защиты прав, свобод и законных интересов граждан, своевременного выявления и устранения причин их нарушения, обобщения и анализа содержания поступающих обращений должностные лица Департамента в пределах своей компетенции осуществляют контроль за соблюдением Порядка.

Информация об изменениях:

Нумерация пункта изменена. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

26. Текущий контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан осуществляется должностными лицами Департамента, давшими поручения по рассмотрению обращений, или уполномоченными на то лицами в соответствии с их должностными регламентами.

6. Ответственность

Информация об изменениях:

Пункт 27 изменен. - Приказ Департамента труда и занятости населения Республики Марий Эл от 11 декабря 2017 г. N 163-П

См. предыдущую редакцию

27. Ответственность за учет, систематизацию, обобщение и хранение обращений возложить на отдел организационной работы и делопроизводства Департамента.

Ответственность за полноту, качество, соблюдение сроков подготовки ответов по существу поставленных в обращениях вопросов, результаты рассмотрения обращений и принятие по ним мер возложить на начальников отделов Департамента.

Должностные лица Департамента, виновные в нарушении рассмотрения обращений граждан, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Марий Эл.

Приложение N 1
к Порядку организации работы
с обращениями граждан в
Департаменте государственной
службы занятости населения
Республики Марий Эл

Карточка личного приема гражданина N _____

"____" _________________ 20____ г

Ф.И.О. (при наличии) ______________________________________________

_________________________________________________________________

Адрес (почтовый или электронный) __________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Содержание обращения ____________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Уполномоченное лицо, осуществляющее личный прием (Ф.И.О., должность)

_________________________________________________________________

Принято письменное обращение "_____" ______________ 20____ г N______

Решение, принятое по устному обращению ___________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Примечание ______________________________________________________

Приложение N 2
к Порядку организации
работы
с обращениями граждан в
Департаменте
государственной службы
занятости населения
Республики Марий Эл

Согласие
на обработку персональных данных

Фамилия, имя, отчество (при наличии) _______________________________

_________________________________________________________________

Адрес ___________________________________________________________

E-mail ___________________________________________________________

Телефон _________________________________________________________

Документ, удостоверяющий личность: _______________________________

серия ______ номер __________ кем и когда выдан_____________________

_________________________________________________________________

В соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Наименование и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных: Департамент государственной службы занятости населения Республики Марий Эл.

Цель обработки персональных данных: своевременность, достоверность, полнота ответа по существу вопросов, поставленных на личном приеме.

Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие: фамилия, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес или адрес электронной почты, документ, удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан), номера контактных телефонов

Перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие: сбор, запись, систематизация, передача, накопление, хранение, доступ, уничтожение

Срок, в течение которого действует согласие: 5 лет

С порядком отзыва согласия на обработку персональных данных ознакомлен(а).

"_____" _____________ 201_ г.  ____________  _______________________

                                 (подпись)    (расшифровка подписи)