Постановление Администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" Республики Марий Эл от 6 декабря 2018 г. N 1287 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий и архивных выписок"

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий и архивных выписок" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества и доступности муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных копий и архивных выписок по документам, хранящимся в архивном отделе администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", созданном для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

1.2. Административный регламент регулирует порядок предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий и архивных выписок" (далее - муниципальная услуга), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур), порядок взаимодействия между должностными лицами, государственными и другими муниципальными архивами, органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.3. Заявителями являются:

физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства);

юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов местного самоуправления).

1.4. От имени заявителей могут выступать физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

1.5. Муниципальная услуга предоставляется администрацией городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - Администрация) в лице архивного отдела (далее - муниципальный архив), почтовый адрес и место нахождения: 424001, Республика Марий Эл, г. Йошкар-Ола, Ленинский пр-т, д. 27.

1.6. График работы Администрации:

понедельник - пятница - с 8.30 до 17-30, обеденный перерыв - с 12.30 до 13.30;

суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни - выходные дни;

продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, сокращается на один час - с 8.30 до 16.30.

Справочные телефоны для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги: 8 (362) 45-18-68, 8 (362) 45-11-61.

Адрес официального сайта Администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - официальный сайт Администрации): http://i-ola.ru.

Адрес электронной почты Администрации: admiola@i-ola.ru.

1.7. Сведения о местонахождении, графике работы Администрации и непосредственно муниципального архива, номерах справочных телефонов для получения информации по вопросам предоставления услуги, адресе электронной почты Администрации размещаются:

на официальном сайте Администрации;

на информационном стенде в помещении муниципального архива;

в республиканской государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Марий Эл";

в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

1.8. Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется:

на личном приеме у специалистов муниципального архива при личном обращении заявителя непосредственно в муниципальный архив;

по письменным обращениям заявителей, направленным по почтовому адресу Администрации, указанному в пункте 1.5 настоящего Административного регламента;

посредством использования средств телефонной связи, по справочному телефону, указанному в пункте 1.6 настоящего Административного регламента;

по обращениям заявителей в электронном виде, направленным на адрес электронной почты или официального сайта Администрации (раздел "Обращения граждан/Интернет-приемная"), указанные в пункте 1.6 настоящего Административного регламента;

в республиканской информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Марий Эл";

в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

в случае обращения заявителя за муниципальной услугой в территориально-распределительные отделения многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг в Республике Марий Эл (далее - МФЦ) информирование о порядке предоставления муниципальной услуги также осуществляют сотрудники МФЦ.

Информирование заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в устной, письменной форме, в электронном виде в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки (по почтовому адресу, адресу электронной почты), указанного в обращении заявителя.

1.9. Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, удобство и доступность получения информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность.

При ответах на устные обращения, поступившие на личном приеме или посредством телефонной связи, специалисты муниципального архива подробно и в вежливой (корректной) форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Ответ при личном обращении заявителя или обращении заявителя по телефону должен начинаться с информации о фамилии, имени, отчестве (при наличии) и должности специалиста муниципального архива, соответственно осуществляющего личный прием или принявшего телефонный звонок.

Ответы на письменные обращения и обращения в форме электронного документа даются в простой, понятной форме и должны содержать ответы на поставленные заявителем вопросы.

1.10. Личный прием при личном обращении заявителя в муниципальный архив осуществляется специалистами муниципального архива на их рабочих местах. Информирование заявителя на личном приеме у специалиста муниципального архива осуществляется в устной форме.

Информирование заявителя посредством использования средств телефонной связи осуществляется в устной форме, в процессе информирования даются ответы на поставленные заявителем вопросы.

Информирование по письменному обращению заявителя осуществляется в виде письменного ответа за подписью заместителя мэра города Йошкар-Олы, курирующего работу муниципального архива, который готовит специалист муниципального архива.

Информирование по обращению заявителя в форме электронного документа, направленному по электронной почте, осуществляется в форме электронного документа за подписью заместителя мэра города Йошкар-Олы, который готовит специалист муниципального архива.

Ответы на письменные обращения и обращения в форме электронного документа направляются по адресу, указанному заявителем в обращении.

1.11. Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги, предусмотренное пунктами 1.8-1.10 настоящего Административного регламента, осуществляется в следующие сроки:

на личном приеме при личном обращении заявителя - непосредственно в процессе личного приема, продолжительность которого не должна превышать 30 минут;

при обращении заявителя посредством использования средств телефонной связи - в процессе телефонного разговора, продолжительность которого не должна превышать 30 минут;

по письменным обращениям и обращениям, направленным посредством электронной почты, - в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации обращения в Администрацию.

1.12. Сведения о порядке получения заявителями информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, установленном пунктами 1.8 - 1.11 настоящего Административного регламента, размещаются:

на официальном сайте Администрации;

в республиканской информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Марий Эл" в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

на информационном стенде в помещении муниципального архива;

в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

1.13. На информационном стенде в помещении муниципального архива, официальном сайте Администрации, в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", кроме сведений, предусмотренных пунктами 1.7 и 1.12 настоящего Административного регламента, размещается следующая обязательная информация:

Административный регламент предоставления муниципальной услуги;

формы заявлений о предоставлении муниципальной услуги, предусмотренные приложениями 1-4 к настоящему Административному регламенту;

перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги; порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц Администрации.

1.14. Подготовку, размещение и поддержание в актуальном состоянии сведений, предусмотренных пунктами 1.7, 1.12, 1.13 настоящего Административного регламента, осуществляют специалисты муниципального архива.

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Выдача архивных справок, архивных копий и архивных выписок".

2.2. Муниципальную услугу предоставляет администрация городского округа "Город Йошкар-Ола".

Непосредственно муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (424001, Республика Марий Эл, г. Йошкар-Ола, Ленинский пр-т, д. 27, цокольный этаж, каб. N 4 и 5).

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

выдача архивной справки и (или) архивной выписки, архивной копии;

направление письма об отсутствии запрашиваемых сведений;

уведомление о направлении запроса на исполнение по принадлежности

в государственные архивы Республики Марий Эл, муниципальные архивы в Республике Марий Эл, другие органы и организации Республики Марий Эл;

письменный мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации в Администрации запроса заявителя. В исключительных случаях, в связи с необходимостью проведения объемной работы по поиску, анализу, обобщению, копированию архивных документов, продолжительными выходными и праздничными днями, установленными в законодательном порядке, Администрация вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, письменно уведомив заявителя о продлении срока предоставления муниципальной услуги.

В случае если окончание срока приходится на нерабочий день, то заявление подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

2.5. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в муниципальном архиве документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные архивы Республики Марий Эл, муниципальные архивы в Республике Марий Эл, другие органы и организации Республики Марий Эл, о чем уведомляется заявитель.

В случае отсутствия в муниципальном архиве сведений о месте хранения архивных документов ответы на запросы также даются в течение 5 дней со дня их регистрации.

2.6. Сроки прохождения отдельных административных процедур при предоставлении муниципальной услуги указаны в пунктах 3.1 - 3.34 настоящего Административного регламента.

2.7. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации;

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне";

Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

Постановление Правительства Российской Федерации от 7 июля 2011 г. N 553 "О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов";

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Закон Республики Марий Эл от 6 июля 2005 г. N 29-З "Об архивном деле в Республике Марий Эл";

Устав муниципального образования "Город Йошкар-Ола";

Положение об архивном отделе администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", утвержденное распоряжением администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" от 19 марта 2015 г. N 73-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации городского округа "Город Йошкар-Ола";

Настоящий Административный регламент.

2.8. Для получения муниципальной услуги заявитель представляет запрос на выдачу архивной справки, архивной выписки, архивной копии (далее - запрос) в Администрацию.

В случае, если заявитель - юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма организации, подписанного ее руководителем;

в случае, если заявитель - физическое лицо, запрос заполняется рукописным (чернилами или пастой синего или черного цвета) или машинописным способом.

В запросе указываются следующие обязательные реквизиты:

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя (уполномоченного им лица) (для физического лица);

название органа (организации) (для юридического лица);

полный почтовый адрес заявителя; электронный адрес заявителя (при наличии);

фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, о котором запрашиваются сведения;

перечень запрашиваемых сведений; хронология запрашиваемой информации;

способ получения сведений (лично, посредством почтовой связи); дата составления запроса; личная подпись заявителя.

В случае, если запрос заполнен машинописным способом, заявитель дополнительно в нижней части запроса разборчиво от руки указывает полностью свою фамилию, имя и отчество (при наличии).

Заявитель оформляет запрос в виде анкеты-заявления о предоставлении необходимой информации в единственном экземпляре (приложения 1-4 к настоящему Административному регламенту).

2.9. Заявитель представляет запрос в Администрацию путем:

личного обращения;

направления почтой или с использованием электронных каналов связи в адрес Администрации;

направления обращения на официальный сайт Администрации (раздел "Обращения граждан/Интернет-приемная");

через МФЦ;

через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" или "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Марий Эл".

2.10. Заявитель вправе приложить к запросу копии документов (трудовой книжки, свидетельств и других документов), содержащих дополнительные и уточняющие сведения, способствующих исполнению запроса.

2.11. Для получения сведений, отнесенных к конфиденциальной информации, заявитель дополнительно к запросу представляет:

документ, удостоверяющий личность заявителя;

документ, дающий право на получение сведений, отнесенных к конфиденциальной информации (письменное нотариально заверенное разрешение субъекта персональных данных; документ, подтверждающий прямые родственные связи, завещание и др.);

документ, подтверждающий полномочия заявителя (официальное письмо, служебное удостоверение, доверенность, приказ, распоряжение).

2.12. При обращении посредством почтовой или электронной связи заявитель направляет запрос в виде анкеты-заявления о предоставлении необходимой информации или произвольной формы (содержащий обязательный перечень сведений, указанных в пункте 2.8 настоящего Административного регламента) о предоставлении необходимой информации.

2.13. При обращении через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" или "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Марий Эл" заявитель заполняет размещенные там анкеты-заявления о предоставлении необходимой информации для направления запросов.

2.14. Администрация, в соответствии с пунктами 1, 2 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" не вправе требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

2.15. Документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций и которые пользователь вправе представить, не имеется.

2.16. Администрация не вправе требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении Администрации, государственных органов, органов местного самоуправления, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Марий Эл, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". Заявитель вправе представить указанные документы и информацию по собственной инициативе;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги, связанных с обращением в государственные органы, иные органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг в городском округе "Город Йошкар-Ола".

2.17. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является отказ от предоставления документов и сведений, указанных в пунктах 2.8, 2.11 настоящего Административного регламента.

2.18. Оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги не имеется.

2.19. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения;

отсутствие в запросе фамилии и почтового адреса заявителя;

отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

текст запроса не поддается прочтению, в этом случае запрос не рассматривается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

в запросе содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными запросами, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В этом случае заместитель мэра города Йошкар-Олы, или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в муниципальный архив, с уведомлением заявителя о данном решении.

недостоверность сведений, содержащихся в представленных документах.

2.20. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведений о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, не имеется.

2.21. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.22. В случае необходимости проставления апостиля на архивной справке, архивной копии, архивной выписке с заявителя взимается государственная пошлина.

Размер и порядок уплаты государственной пошлины установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

В соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ.

На основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля заявитель, обратившийся за проставлением апостиля, уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

Согласно подпункту 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых в соответствии с международными договорами Российской Федерации, а также по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.

2.23. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, предусматривающих взимание платы, не имеется.

2.24. Время ожидания заявителя в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.

2.25. Регистрация запроса заявителя осуществляется в течение трех дней с момента поступления запроса в Администрацию.

2.26. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации о социальной защите инвалидов.

Помещение для предоставления муниципальной услуги должно быть организовано в виде отдельного кабинета с рабочими местами специалистов муниципального архива, оборудованными компьютерной техникой с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающими и сканирующими устройствами; обозначаются

информационными табличками с указанием номеров кабинетов, фамилий, имен, отчеств, наименований должностей специалистов муниципального архива.

В помещениях, в которых предоставляется муниципальная услуга, для ожидания приема заявителей оборудуются места, имеющие стулья, столы для возможности оформления документов, доступные места общего пользования (санузел) и гардероб.

2.27. В месте ожидания предоставления муниципальной услуги размещается информационный стенд с информацией о предоставлении муниципальной услуги, указанной в пунктах 1.7, 1.12, 1.13 настоящего Административного регламента.

Размещаемая на информационном стенде информация должна быть подготовлена в понятной и удобной для восприятия форме.

2.28. При организации рабочего места специалиста муниципального архива и места для приема заявителей должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода специалиста муниципального архива и заявителя из помещения.

2.29. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

наличие возможности получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги и о ходе ее предоставления в электронном виде, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

возможность получения муниципальной услуги различными способами, указанными в пункте 2.9 настоящего Административного регламента;

минимальное количество взаимодействий заявителя с должностными лицами Администрации, в том числе муниципального архива при предоставлении муниципальной услуги - не более двух административных действий (подача запроса на предоставление муниципальной услуги, и получение результата предоставления муниципальной услуги);

ограничение времени ожидания в очереди приема запроса на предоставление муниципальной услуги и получения результата предоставления муниципальной услуги 15 минутами;

2.30. Показателями качества муниципальной услуги являются:

отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей;

соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;

соблюдение специалистами муниципального архива требований Административного регламента.

2.31. Предоставление муниципальной услуги в МФЦ осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в соответствии с которыми предоставление государственной услуги осуществляется после однократного обращения заявителя с соответствующим запросом, а взаимодействие с муниципальным архивом, предоставляющим муниципальную услугу, осуществляется МФЦ без участия заявителя в соответствии с нормативными правовыми актами и соглашением о взаимодействии.

2.32. Предоставление муниципальной услуги в электронной форме осуществляется с использованием информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры, в том числе федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

На указанном портале имеется доступ к формам анкет-заявлений о предоставлении необходимой информации для направления запросов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, их заполнение и представление в электронной форме в муниципальный архив, предоставляющий муниципальную услугу, осуществление мониторинга хода предоставления муниципальной услуги.

Обращение за получением муниципальной услуги, а также предоставление муниципальной услуги могут осуществляться с учетом электронных документов, подписанных электронной подписью (с использованием в том числе универсальной электронной карты) в соответствии с требованиями Федерального закона от 4 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Электронные документы, подписанные электронной подписью (с использованием в том числе универсальной электронной карты), признаются равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе, за исключением случаев, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлен запрет на обращение за получением муниципальной услуги в электронной форме.

При определении особенностей предоставления муниципальной услуги в электронной форме указывается перечень классов средств электронной подписи, которые допускаются к использованию при обращении за получением муниципальной услуги, оказываемой с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, и определяются на основании утверждаемой федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Федеральной службой безопасности Российской Федерации модели угроз безопасности информации в информационной системе, используемой в целях приема обращений за получением муниципальной услуги и (или) предоставления такой услуги.

2.33. Результат предоставления муниципальной услуги по желанию заявителя может быть направлен заявителю электронной связью, обеспечивающей при необходимости конфиденциальность, если в запросе был указан адрес электронной почты.

2.34. Информация о ходе предоставления муниципальной услуги по желанию заявителя может быть направлена в электронной форме на его электронный адрес в случае, если в запросе был указан адрес электронной почты.

3.2. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса в Администрацию, оформленного в соответствии с пунктами 2.8, 2.12, 2.13 настоящего Административного регламента.

3.3. Запрос может быть доставлен заявителем лично, либо его представителем, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, либо любыми другими способами, указанными в пункте 2.9 настоящего Административного регламента.

В случае личного обращения заявителей (приход в Администрацию) прием заявлений, а также выдача результата предоставления муниципальной услуги производится специалистами муниципального архива в рабочие дни по следующему графику:

3.4. При поступлении запроса посредством электронных каналов связи, либо через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" или "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Марий Эл" запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке аналогично запросу, полученному на бумажном носителе.

3.5. Поступившие запросы юридических лиц регистрируются специалистами отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации, запросы физических лиц регистрируются специалистами сектора по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации. Регистрация заявлений осуществляется в течение трех дней со дня поступления. Срок исполнения административной процедуры не должен превышать 15 минут.

3.6. При регистрации запросу присваивается соответствующий регистрационный номер и дата регистрации с фиксированием данных в регистрационно-контрольных формах. В случае, если заявитель обратился с несколькими запросами по разным вопросам, каждое обращение регистрируется отдельно.

3.7. Все запросы, поступившие в муниципальный архив, учитываются в журнале учета запросов о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов с целью создания справочно-информационной базы по информированию заявителей о ходе рассмотрения и исполнения муниципальной услуги, внутреннего контроля за сроками исполнения запросов.

3.8. Основанием для начала административной процедуры является передача зарегистрированного запроса начальнику архивного отдела Администрации. Зарегистрированный запрос передается должностным лицом Администрации, ответственным за прием и регистрацию, начальнику архивного отдела (в его отсутствие - должностному лицу, исполняющему его обязанности) не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации.

3.9. Начальник архивного отдела (в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности) в течение рабочего дня определяет должностное лицо, ответственное за исполнение запроса.

3.10. По результатам рассмотрения начальником архивного отдела (в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим его обязанности) запрос с резолюцией в течение 1 дня передается должностному лицу муниципального архива, ответственному за его исполнение (далее - исполнитель).

3.11. Основанием для начала административной процедуры является передача исполнителю зарегистрированного и рассмотренного начальником архивного отдела (в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим его обязанности) запроса.

3.12. Исполнитель проводит анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся справочно-поисковых средств (архивных справочников) в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

В ходе анализа определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

место хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождения, адрес государственного архива Республики Марий Эл, муниципального архива в Республике Марий Эл, органа и организации Республики Марий Эл, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности (в случае отсутствия в муниципальном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса).

3.13. По итогам анализа тематики запроса исполнитель принимает решение:

о возможности исполнения запроса;

о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственные архивы Республики Марий Эл, другие муниципальные архивы в Республике Марий Эл, другие органы и организации Республики Марий Эл при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса, и информирует об этом заявителя;

об отказе заявителю в предоставлении запрашиваемых сведений при наличии оснований, предусмотренных пунктом 2.19 настоящего Административного регламента.

3.14. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 дня.

3.15. Основанием для начала административной процедуры является выявление по имеющимся справочно-поисковым средствам, содержащим сведения о местах хранения документов, местонахождении архивных документов в государственных архивах Республики Марий Эл, другом муниципальном архиве в Республике Марий Эл, другом органе или организации Республики Марий Эл.

3.16. Исполнитель готовит:

сопроводительное письмо о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственный архив Республики Марий Эл, другой муниципальный архив в Республике Марий Эл, другой орган или организацию Республики Марий Эл;

письмо с уведомлением заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственные архивы Республики Марий Эл, другие муниципальные архивы в Республике Марий Эл, другие органы и организации Республики Марий Эл.

3.17. В случае, если запрос заявителя требует исполнения несколькими организациями, должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит сопроводительные письма о направлении в соответствующие организации копии запроса.

3.18. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 день.

3.19. Основанием для начала административной процедуры является принятие исполнителем решения о возможности исполнения запроса. В результате принятого решения, указанного в пункте 3.13 настоящего Административного регламента, исполнитель осуществляет подготовку ответов заявителям.

3.20. По итогам исполнения запроса исполнитель оформляет:

архивную справку и (или), архивную выписку и (или) архивную копию. В необходимых случаях составляется сопроводительное письмо;

письмо с уведомлением заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственные архивы Республики Марий Эл, другие муниципальные архивы в Республике Марий Эл, другие органы и организации Республики Марий Эл;

письмо об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес заявителя;

письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.21. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью муниципального архива.

Архивная справка оформляется на бланке письма Администрации с обозначением названия информационного документа "Архивная справка" и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается заместителем мэра города Йошкар-Олы, заверяется гербовой печатью, проставляется номер и дата составления.

Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

3.22. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью заместителя мэра города Йошкар-Олы и гербовой печатью. Подчистки и помарки в архивных выписках не допускаются.

Архивная выписка оформляется на бланке письма Администрации с обозначением названия информационного документа "Архивная выписка", проставляется номер и дата составления и адресуется непосредственно заявителю.

3.23. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью муниципального архива и подписью специалиста муниципального архива. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью.

В архивной копии исправления, подчистки и помарки не допускаются.

3.24. На основании положений Гаагской конвенции 1961 года архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие конвенцию, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.25. Апостиль на архивных справках, архивных копиях, архивных выписках проставляет Министерство культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл.

3.26. Подготовленный исполнителем письменный ответ заявителю, указанный в пункте 3.20 настоящего Административного регламента, оформляется на бланке письма Администрации, проставляется номер и дата составления и подписывается заместителем мэра города Йошкар-Олы.

3.27. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 20 дней.

3.28. Отправка заявителям писем с уведомлением о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственные архивы Республики Марий Эл, другие муниципальные архивы в Республике Марий Эл, другие органы и организации Республики Марий Эл осуществляется в день направления запроса на исполнение по принадлежности способом, соответствующим способу поступления запроса заявителя в муниципальный архив:

почтовым отправлением на адрес заявителя,

на электронный адрес заявителя,

через МФЦ,

через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" или "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Марий Эл".

3.29. Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий, писем осуществляется в зависимости от способа выдачи, указанного заявителем в запросе на выдачу архивной справки, архивной выписки, архивной копии.

В случае указания заявителем в запросе на выдачу архивной справки, архивной выписки, архивной копии способа выдачи результата муниципальной услуги при личном обращении архивные справки, архивные выписки и архивные копии, письмо об отсутствии запрашиваемых сведений выдаются заявителю в муниципальном архиве или в МФЦ (в случае подачи запроса в МФЦ) при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке.

В случае указания заявителем в запросе на выдачу архивной справки, архивной выписки, архивной копии способа выдачи результата муниципальной услуги почтовым отправлением архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления заявителям, проживающим на территории Российской Федерации и в государствах - участниках СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

3.30. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в МИД России.

3.31. При поступлении запроса через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" или "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Марий Эл" дополнительно в единый личный кабинет заявителя на Едином портале государственных и муниципальных услуг посредством региональной информационной системы "Полтава - Госуслуги" направляется электронная копия архивной справки, архивной выписки, архивной копии или ответа об отсутствии запрашиваемых сведений.

3.32. Подготовленные муниципальным архивом архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Министерство культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

3.33. Предоставление муниципальной услуги считается законченным, если по запросу заявителя приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

3.34. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 день.

4.1. Текущий контроль за соблюдением должностными лицами Администрации последовательности действий, определенных административными процедурами предоставления муниципальной услуги, а также принятием решений осуществляется заместителем мэра города Йошкар-Олы путем проведения проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

4.2. Для обеспечения текущего контроля используется служебная корреспонденция Администрации, устная и письменная информация должностных лиц Администрации, предоставляющих муниципальную услугу.

4.3. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие требования о восстановлении или защите нарушенных прав или законных интересов заявителей при получении ими муниципальной услуги.

Периодичность проведения плановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги устанавливается в соответствии с утверждаемым главой администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - мэр города Йошкар-Олы) планом работы Администрации на текущий год.

Внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги проводятся в случаях наличия обращения заявителя о несоблюдении или неисполнении должностными лицами муниципального архива положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.

4.4. Проверка предоставления муниципальной услуги проводится на основании распоряжения Администрации, в котором указываются предмет и срок ее проведения, уполномоченные на ее проведение должностные лица Администрации. По результатам проверки предоставления муниципальной услуги непосредственно после ее завершения составляется акт проверки с отражением фактов и обстоятельств, выявленных в рамках предмета проверки.

4.5. Должностные лица Администрации несут ответственность в соответствии с федеральными законами за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе за несоблюдение или неисполнение положений настоящего Административного регламента, и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.

Должностные лица Администрации несут ответственность за нарушение порядка предоставления муниципальной услуги на основании статьи 18.3 Закона Республики Марий Эл от 4 декабря 2002 г. N 43-3 "Об административных правонарушениях в Республике Марий Эл".

Персональная ответственность должностных лиц Администрации закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

4.6. Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций является самостоятельной формой контроля и осуществляется путем направления обращений в Администрацию, а также путем обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги должностными лицами муниципального архива в досудебном (внесудебном) порядке в соответствии с разделом V настоящего Административного регламента, а также в судебном порядке.

4.7. В случае поступления обращений граждан, их объединений и организаций, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива, по решению мэра города Йошкар-Олы проводится проверка с целью контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги, а также выявления и устранения нарушений прав заявителей должностными лицами муниципального архива.

4.8. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности и принимаются меры по устранению выявленных нарушений.