Постановление Избирательной комиссии Ленинградской области от 1 марта 2017 г. N 170/1253 "О Положении об архиве Избирательной комиссии Ленинградской области"

Во исполнение п. 1.1 постановления Правительства Ленинградской области от 1 апреля 2005 года N 83 "Об обеспечении сохранности архивных документов" и п. 1.5. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526,

Избирательная комиссия Ленинградской области

постановляет:

1. Утвердить согласованное с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного управления Ленинградской области прилагаемое Положение об архиве Избирательной комиссии Ленинградской области.

2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Леноблизбиркома в сети "Интернет" и в сетевом издании Избирательной комиссии Ленинградской области.

Председатель Избирательной комиссии Ленинградской области

М. Е. Лебединский

Секретарь Избирательной комиссии Ленинградской области

С. М. Ганина

Положение
об архиве Избирательной комиссии Ленинградской области
(утв. Постановлением Избирательной комиссии Ленинградской области
от 1 марта 2017 г. N 170/1253)

1. Общие положения

1.1. Документы Избирательной комиссии Ленинградской области (далее - Комиссия) имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на государственное хранение в государственное казённое учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (ГКУ ЛОГАВ).

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в течение срока 10 лет, установленного Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Комиссии.

1.2. Комиссия обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с архивными правилами, утвержденными в установленном порядке, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Комиссии. За утрату и порчу документов, а также нарушение правил хранения комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должностные лица Комиссии несут ответственность в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.3. Архив создан для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение.

Комиссия обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Ответственным за архив является работник отдела по работе с территориями и ведению делопроизводства Комиссии, в должностном регламенте которого закреплено данное направление работы.

1.5. В своей работе ответственный за архив руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Комиссии, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами Архивного управления Ленинградской области, настоящим Положением, планами, утверждаемыми Комиссией, и отчитывается о своей работе перед председателем Комиссии.

1.6. Контроль за работой вышеуказанного работника осуществляет секретарь Избирательной комиссии Ленинградской области.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу Комиссии.

2.3. Личные дела уволенных сотрудников Комиссии.

3. Задачи работника, ответственного за архив

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением установленных требований;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами вышеуказанный работник осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Комиссии, обработанные в соответствии с установленными требованиями;

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с Архивным управлением Ленинградской области графики представления описей на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Комиссии и ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. Организует использование документов:

информирует руководство и работников Комиссии о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии;

3.2.7. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

3.2.8. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства;

3.2.9. Ежегодно подготавливает для представления в Архивное управление Ленинградской области сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.10. Подготавливает для передачи в установленном порядке на хранение в ГУ ЛОГАВ документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций работник, ответственный за архив, имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Комиссии.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность заведующего архивом

5.1. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.