Вход
Приказ Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга от 26 декабря 2018 г. N 268 "Об инструкции по делопроизводству в Комитете по социальной политике Санкт-Петербурга"
В соответствии с пунктом 2 распоряжения Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга"
приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Комитете по социальной политике Санкт-Петербурга.
2. Признать утратившими силу:
приказ Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга от 15.03.2012 N 47 "Об инструкции по делопроизводству в Комитете по социальной политике Санкт-Петербурга";
приказ Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга от 18.01.2013 N 03 "О внесении изменений в приказ Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга от 15.03.2012 N 47".
3. Контроль за выполнением приказа остается за председателем Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга.
|
Председатель Комитета |
А.Н. Ржаненков |
Утверждена
приказом Комитета
по социальной политике
Санкт-Петербурга
от 26.12.2018 N 268
Инструкция
по делопроизводству в Комитете по социальной политике Санкт-Петербурга
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Комитете по социальной политике Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами в Комитете по социальной политике Санкт-Петербурга (далее - Комитет) и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению контроля исполнения документов и подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию.
Инструкция разработана в соответствии с:
Федеральным законом от 02.05.2016 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон N 59-ФЗ);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. "Система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).
Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.12.2013 N 1102 "О работе исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и государственных учреждений Санкт-Петербурга по переходу на электронный документооборот";
Регламентом Правительства Санкт-Петербурга от 15.12.2005 N 208-рп "Об обеспечении сохранности архивных документов и подготовке их к передаче на государственное хранение";
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "Регламентом" имеется в виду "Распоряжение"
Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной приказом Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп;
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Установленные Инструкцией требования и порядок работы с документами являются обязательными при организации делопроизводства в Комитете.
1.4. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на Отдел документационного, материально-технического и информационного обеспечения Комитета (далее - Отдел документационного обеспечения).
1.5. В Комитете устанавливается следующая система делопроизводства, по которой в отделе документационного обеспечения Комитета осуществляется:
подготовка, оформление, регистрация и рассылка правовых актов Комитета;
прием документов, поступающих в Комитет; регистрация документов, адресованных Комитету;
рассмотрение документов, адресованных председателю Комитета, первому заместителю (заместителям) председателя Комитета и направление их исполнителям по принадлежности вопросов;
отправка исходящих документов;
информационно-справочная работа по прохождению документов;
техническое оформление (печатание) документов и их хранение;
делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;
в структурных подразделениях Комитета осуществляется рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно структурным подразделениям.
1.6. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, письменных и устных обращений граждан, контроль исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).
1.7. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.
1.8. Порядок работы с документами с грифом "Для служебного пользования" устанавливается в соответствии с правилами работы с документами "Для служебного пользования".
1.9. Порядок прохождения документов и организации контроля за исполнением документов изложен в разделах Инструкции 7,10,11.
1.10. Сотрудники Комитета (далее - сотрудники) несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, в случае утраты документов немедленно докладывают руководителю структурного подразделения Комитета.
1.11. При уходе сотрудника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения Комитета.
2. Общие требования к оформлению документов
Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Комитете, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.
2.1. Требования к оформлению реквизитов документов
2.1.1. Герб Санкт-Петербурга
На бланках документов, подготавливаемых в Комитете, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.
Изображение герба Санкт-Петербурга помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами Комитета на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
2.1.2. Код формы Комитета
Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа и состоит из слов: "Форма по ОКУД" и цифрового кода.
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
2.1.3. Наименование Комитета - автора документа
Наименование Комитета является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть председатель Комитета, первый заместитель (заместители) председателя Комитета, структурные подразделения Комитета.
Официальное название Комитета на бланках документов оформляется в виде:
Правительство Санкт-Петербурга
Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга
Сокращенное наименование Комитета не используется.
Если автором документа является структурное подразделение или должностное лицо, его наименование указывается и располагается ниже наименования Комитета.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги и располагать на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагается ниже наименования вышестоящей организации.
2.1.4. Наименование структурного подразделения Комитета - автора документа
Если автором документа является структурное подразделение Комитета, его наименование указывается и располагается ниже наименования Комитета.
Бланки структурных подразделений Комитета должны быть разработаны в соответствии с Распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 02.12.2003 г. N 6-рп "Об утверждении образцов бланков и печатей с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и герба Санкт-Петербурга" и согласованы с секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга в установленном порядке.
2.1.5. Наименование должностного лица Комитета - автора документа
Наименование должностного лица Комитета - автора документа используется на бланках должностных лиц и располагается под наименованием Комитета. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
Бланки должностных лиц Комитета должны быть разработаны в соответствии с Распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 02.12.2003 г. N 6-рп "Об утверждении образцов бланков и печатей с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и герба Санкт-Петербурга" и согласованы с секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга в установленном порядке.
2.1.6. Справочные данные о Комитете
Справочные данные о Комитете включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, адрес электронной почты, сетевой адрес.
Новгородская ул., д. 20, Санкт-Петербург, 191144
Телефон: 576-24-61, факс: 576-24-60
E-mail: ksp@gov.spb.ru
https://www.gov.spb.ru
2.1.7. Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименование Комитета, наименование структурного подразделения, наименование должности).
2.1.8. Дата документа
Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.
Документы, изданные двумя и более исполнительными органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 22.11.2018;
словесно-цифровым способом: 22 ноября 2018 года
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру (от 1 до 9), при цифровом способе записи обязательно.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.
2.1.9. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который в зависимости от документа может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) дела по номенклатуре дел, буквенным обозначением наименования документа.
Регистрации подлежат все создающиеся в Комитете документы, а также документы, поступающие от других исполнительных органов, организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Примерным перечнем в соответствии с приложением N 1 к Инструкции. Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.1.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, заключение), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.
2.1.11. Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок.
Место составления (издания) в документе не указывается, если оно включено в состав наименования исполнительного органа.
Например: Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга
Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями.
2.1.12. Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу), на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в Комитете грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна"), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Например:
Для служебного пользования
Экз. N 1
2.1.13. Адресат
Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок).
Адресатом документа могут быть исполнительный органы государственной власти Российской Федерации и Санкт-Петербурга, их структурные подразделения и должностные лица, организации и граждане.
При адресовании документа исполнительному органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Комитет по информатизации
и связи
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, его инициалы указываются после фамилии.
Например:
Главе администрации
Московского района
Санкт-Петербурга
Ушаков В.Н.
При адресовании документа в несколько однородных исполнительных органов или в несколько структурных подразделений одного исполнительного органа их следует указывать обобщенно в дательном падеже.
Например:
Администрациям районов
Санкт-Петербурга
Допустимо выделение реквизита "адресат" целиком или только ФИО адресата полужирным шрифтом.
Например:
Главе администрации
Московского района
Санкт-Петербурга
Ушаков В.Н.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
Документы печатаются в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний) экземпляр документа, который остается в деле отправителя.
При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.
При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (далее - Правила), а также Реестром наименований элементов улично-дорожной сети (за исключением автомобильных дорог федерального значения), элементов планировочной структуры, расположенных на территории Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 N 117.
В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об исполнительном органе"):
наименование адресата;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений в соответствии с приложением N 29);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.
Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
Например:
|
От кого: Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга Откуда: Новгородская ул., 20 Санкт-Петербург, 191144 |
|
|
|
Кому: Федеральное архивное агентство Куда: Софийская наб., д. 34, стр. 1, г. Москва, 115035 |
Если письмо адресуется исполнительному органу, в реквизите "Адресат" указывается его наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Жилищный комитет
пл. Островского, д. 11
Санкт-Петербург, 191023
Адрес не проставляется на документах, направляемых должностным лицам органов государственной власти Российской Федерации, должностным лицам исполнительных органов Санкт-Петербурга, подведомственных Комитету учреждений, а также при переписке между структурными подразделениями Комитета (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
Например:
Председателю
Комитета по культуре
Санкт-Петербурга
Сухенко К.Э.
При адресовании документа должностному лицу указывают наименование исполнительного органа, фамилию и инициалы, адрес (при необходимости); при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Председателю
Комитета по культуре
Санкт-Петербурга
Сухенко К.Э.
Невский пр., д. 40,
Санкт-Петербург, 191186
Иванову В.П.
пр. Ветеранов, д. З, кв.5,
Санкт-Петербург, 198253
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Например:
Комитет по информатизации и связи
kis@gov.spb.ru
2.1.14. Гриф утверждения документа
Утверждение документа - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг исполнительных органов, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, вступает в силу только с момента его утверждения.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты утверждения.
Например:
Утверждаю
Председатель
Комитета по социальной
политике Санкт-Петербурга
Личная подпись А.Н. Ржаненков
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Утверждаю Утверждаю
Председатель Комитета Председатель
по информатизации и связи Комитета по социальной
политике Санкт-Петербурга
Личная подпись Д.П. Чамара Личная подпись А.Н. Ржаненков
Дата Дата
При утверждении документа (устава, инструкции, положения, правил) постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждено, Утверждены) и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера. Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению представлен в приложении N 2 к Инструкции.
Например:
Утверждено
распоряжением
Комитета по социальной
политике Санкт-Петербурга
от 04.07.2018 N 15
Наименование Комитета, включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.
При наличии грифа утверждения документа реквизит "Дата документа" может отсутствовать.
2.1.15. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Допустимо выделение реквизита "заголовок к тексту" полужирным шрифтом.
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено,
например:
О подготовке проекта договора
Заголовок составляет автор документа. Допускается отсутствие заголовка к текстам писем небольшого объема (4-5 строк).
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Заголовок к тексту печатается с прописной буквы, с одинарным межстрочным интервалом.
В распоряжениях, приказах, издаваемых Комитетом, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопросы: о чем? (о ком?),
например:
О создании рабочей группы
по подготовке справочника
что? чего? (кого?),
например:
Должностной регламент главного специалиста
Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не находились на разных строках.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Ключевое слово заголовка к приложению печатается отдельной строкой прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и т.д.) через один межстрочный интервал. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста), выделяются полужирным шрифтом.
Точка в конце заголовка не ставится.
Например
Состав
Рабочей группы Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга
2.1.16. Текст документа
Текст документа должен быть составлен на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различные толкования.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть больше четырех.
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилии.
Допускается выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
2.1.17. Отметка о приложении
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, справках, актах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам).
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля.
Если приложение названо в тексте, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):
Приложение: 1. Положение об отделе документационного, материально-технического и информационного обеспечения на 3 л. в 1 экз..2.Состав рабочей группы на 4 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Договор от 31.03.2007 N 17 и приложение к нему, на 11 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывается. Количество экземпляров указывается одним из двух способов в зависимости от того, имеется ли ссылка на приложение в тексте:
Приложение: в 2 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о приложении имеет следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагается слово "Приложение" и указываются наименование распорядительного документа в дательном падеже, его дата и регистрационный номер.
В случае двух и более приложений они нумеруются с использованием знака N.
Например:
Приложение N 2
к распоряжению председателя
Комитета по социальной политике
от 14.01.2018 N 8-рг
2.1.18. Гриф согласования документа
Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных другим исполнительным органом, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Например:
Согласовано
Председатель
Комитета по социальной политике
Личная подпись А.Н. Ржаненков
09.02.2018
Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, то оформляется по следующей форме:
Согласовано
Протоколом ЭК
Комитета по социальной политике
Санкт-Петербурга
от 31.10.2018 N 10
Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования оформляется следующим образом:
Лист согласования
Положение о...
Согласовано Согласовано
Председатель Председатель
Комитета по социальной политике Архивного комитета
Санкт-Петербурга Санкт-Петербурга
Личная подпись А.Н. Ржаненков Личная подпись С.А. Соколов
17.05.2018 17.05.2018
2.1.19. Виза
Согласование документа оформляется визой согласования документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица Комитета с содержанием проекта документа. Проект документа визируется исполнителем и заинтересованными в издании документа должностными лицами.
Виза включает должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи и дату подписания.
Например:
Председатель
Комитет по социальной
политике Санкт-Петербурга
Личная подпись А.Н. Ржаненков
15.01.2018
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
Допускается полистное визирование документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования, при этом указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Председатель
Комитета по социальной политике
Санкт-Петербурга
Личная подпись А.Н. Ржаненков
15.01.2018
При этом замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
2.1.20. Подпись
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа, под отметкой о наличии приложения.
Например:
Начальник отдела
социальной защиты инвалидов Личная подпись Н.П. Богуш
При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется следующим образом:
Начальник отдела социальной
защиты граждан пожилого возраста Личная подпись М.Н. Моисеева
Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Например:
Начальник отдела социальной
защиты граждан пожилого возраста Личная подпись М.Н. Моисеева
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Начальник отдела социальной
защиты инвалидов Личная подпись Н.П. Богуш
Начальник отдела социальной
защиты граждан пожилого возраста Личная подпись М.Н. Моисеева
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и, как правило, секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Начальник отдела социальной
защиты инвалидов Личная подпись Н.П. Богуш
Начальник отдела социальной
защиты граждан пожилого возраста Личная подпись М.Н. Моисеева
Секретарь комиссии Личная подпись П.А Карпушев
Члены комиссии Личная подпись Е.Г Скобелева
Личная подпись Л.В. Трондина
Фамилии членов комиссии располагаются, как правило, по алфавиту.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Начальник отдела социальной Начальник отдела социальной
защиты инвалидов защиты граждан пожилого возраста
Личная подпись Н.П. Богуш Личная подпись М.Н. Моисеева
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.
Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде.
Например:
Исполняющий обязанности
Начальник отдела социальной
защиты граждан пожилого возраста Личная подпись М.Н. Моисеева
2.1.21. Отметка об электронной подписи
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба в соответствии с действующим законодательством.
2.1.22. Печать
Оттиск печати с изображением герба Санкт-Петербурга ставится на документах Комитета, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством. Примерный перечень видов документов представлен в приложении N 3.
Оттиск печати без изображения герба, воспроизводящий наименование Комитета и текст "Для документов" и имеющий узкое функциональное назначение, проставляется на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов, за исключением документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.
Оттиск печати проставляется так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.
На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается "МП") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.
2.1.23. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. При адресовании документов иногородним организациям в отметке об исполнителе возможно проставление кода Санкт-Петербурга для упрощения связи.
Например:
Трондина Людмила Васильевна, отдел документационного обеспечения, главный специалист (812)576-24-83, trondina@ksp.gov.spb.ru
или
Издан приказ от 01.04.2007 N 12
"О создании экспертной комиссии"
В дело N 07-150
Личная подпись Л.В. Трондина
12.04.2018
2.1.24. Отметка о заверении копии
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия, созданная взамен утраченного или поврежденного документа, имеет юридическую силу подлинника и называется дубликатом. Дубликат, как правило, выдается по просьбе заинтересованных организаций, граждан.
На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.
При заверении соответствия копии документа подлиннику (включая ксерокопию) следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "ВЕРНО", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.
Например:
Верно
Начальник отдела социальной
защиты граждан пожилого возраста Личная подпись М.Н. Моисеева
21.11.2018
На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в Комитете, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии".
Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делаются проколы, через которые пропускается нить, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5x6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью.
Например:
|
|
В данном документе прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов Верно Начальник отдела социальной защиты инвалидов Личная подпись Н.П. Богуш "__"____________ 20____ г. МП |
|
Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.
2.1.25. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в Комитет, номер документа (индекс по номенклатуре дел и очередной порядковый номер), дату поступления документа (при необходимости - время поступления).
2.1.26. Резолюция
Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом в соответствии с его полномочиями по замещаемой должности и распределением обязанностей в Комитете и содержит указание об исполнении данного документа.
В резолюции определяются структурные подразделения Комитета или должностные лица, которым дается указание по исполнению документа.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, предварительно согласовав его с другими исполнителями.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата.
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием даты регистрационного номера документа, к которому резолюция относится.
Работник, ответственный за ведение делопроизводства Комитета, вносит содержание резолюции руководителя, сведения об исполнителях и сроках исполнения переданного на бумажном носителе документа в его электронную карточку.
Резолюция на документ, поступивший на рассмотрение в электронном виде посредством системы электронного документооборота, оформляется в подсистеме "Кодекс: Управление документами". При этом в электронной карточке документа производится назначение исполнителя путем выбора его из классификатора (списка исполнителей), устанавливается срок исполнения документа (дата) и в поле "Резолюция" впечатывается (выбирается из списка) текст указания (поручения).
Если поступивший документ носит информационный характер, в поле "без возврата" электронной карточки документа делается соответствующая отметка ("V").
Резолюция адресуется конкретному лицу (не структурному подразделению). Если ответственные за вопрос, изложенный в документе, руководитель структурного подразделения и (или) специалист, находятся в составе структурного подразделения, назначается только один исполнитель - руководитель данного структурного подразделения, непосредственно подчиненный автору резолюции.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций только лицам, непосредственно им подчиненным.
2.1.27. Отметка о контроле
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков.
Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, установленными правовыми актами Российской Федерации или Санкт-Петербурга, распорядительным документом Комитета или резолюцией председателя Комитета, первым заместителем Комитета, заместителем председателя Комитета.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль" на верхнем поле документа.
2.1.28. Отметка о направлении документа в дело
Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает следующие элементы: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, расшифровки подписи, даты. Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Комитета, в котором исполнен документ.
Например:
Отправлен факс 05.04.2018
В дело N 11-13
Ведущий специалист
Отдела документационного, материально-
технического и информационного обеспечения
Личная подпись Л.В. Трондина
17.05.2018
2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование
2.2.1. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты документов указаны в приложении N 4 к Инструкции.
2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).
Бланки формата АЗ могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).
Бумага, применяемая для изготовления бланков формата А4 и А5, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высшего сорта.
На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Бланки документов могут изготавливаться как типографским способом, так и при помощи средств вычислительной техники.
2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов.
При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Схема расположения реквизитов документов и границ зон приведена в приложении N 5 Инструкции.
2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. Для учета бланков на них могут проставляться типографским способом или вручную учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.
2.2.5. В Комитете используются следующие виды бланков документов:
общий бланк (приложение N 6);
продольные бланки приказа, распоряжения (приложение N 8);
угловые бланки протокола, акта (приложение N 9, 10)
2.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга
2.3.1. Изготовление бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга осуществляется в соответствии с Законом Санкт-Петербурга "О детальном описании официальных символов Санкт-Петербурга и порядке их использования" от 13.05.2003 года N 165-23 и распоряжением Правительства Санкт-Петербурга "Об утверждении образцов бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и герба Санкт-Петербурга" от 02.12.2003 N 6-рп.
2.3.2. В Комитете используются электронные шаблоны бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга, соответствующие образцам гербовых бланков Комитета, согласованных Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.
2.3.3. Ответственность за соответствие используемых электронных шаблоны бланков установленным требованиям к их оформлению, несут работники Комитета, подготавливающие проект документа.
3. Текст документа
3.1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.
Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.
Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами.
К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение, которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения в скобках или в примечании. Следует избегать неоправданного употребления иноязычных слов.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с действующим законодательством или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, содержащего ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при необходимости).
Например:
В соответствии с Федеральным законом от 02.06.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.
В тексте документа инициалы располагаются всегда после фамилии.
В распорядительных документах (постановление, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю").
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах употребляется форма множественного числа: "решили", "постановили".
3.2. Распоряжения и приказы (далее - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование органа, издающего правовой акт (Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга), название вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись. Образцы оформления документов представлены в приложении N 8-9 к Инструкции.
Правовые акты печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размера N 12 через 1-1,5 межстрочных интервала.
3.3. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога О или Об (о чем правовой акт) и печатается с прописной буквы с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
3.4. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст правового акта может иметь преамбулу, распорядительную и заключительную части.
Преамбула в приказе завершается словом приказываю.
Слово приказываю печатается отдельной строкой, полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек и отделяется от преамбулы и распорядительной части акта 1-1,5 межстрочным интервалом.
При отсутствии преамбулы текст, правового акта может начинаться с глагола повелительного наклонения.
3.5. Если правовым актом утверждается документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим
образом: "Утвердить Положение о ......
3.6. Пункт, о признании действующих правовых актов, утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу".
Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием
даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.
3.7. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.
3.8. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль его выполнения.
Например:
Контроль за выполнением распоряжения возложить на первого заместителя председателя Комитета Колосову Г.В.
или
Контроль за выполнением приказа остается за председателем Комитета.
Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов. Листы приложений имеют самостоятельную нумерацию, которая начинается со второго листа приложения.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга" и печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Комитет по социальной
политике Санкт-Петербурга
А.Н. Ржаненков
Порядок подготовки и оформления правовых актов Комитета определен п. 3 Регламента Комитета, утвержденного приказом Комитета Санкт-Петербурга от 24.03.2009 N 47.
Подготовка правовых актов Правительства Санкт-Петербурга и Губернатора Санкт-Петербурга производится в соответствии с Регламентом Правительства Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 N 100.
3.9. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах.
Протоколы заседаний Комитета: герб Санкт-Петербурга, наименование исполнительного органа, наименование вида протокола, дату заседания (совещания), номер протокола, место заседания (совещания), время начала и окончания заседания (совещания), фамилии, инициалы и должности председательствующего, присутствующих, повестку дня, перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков и выступающих, а также принятых решений. Протокол подписывается председательствующим, датой протокола заседания (совещания) считается дата его проведения.
Протоколы делятся на краткие и полные.
Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, если ход заседания (совещания) стенографируется; оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.
Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия.
В разделе "ПРИСУТСТВОВАЛИ" при количестве участников более пяти человек, как правило, указывается общее количество приглашенных, список которых прилагается к протоколу. При количестве участников до пяти человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий в алфавитном порядке и инициалов, а также должностей.
В протоколе заседания Комитета в разделе "ПРИСУТСТВОВАЛИ" указываются присутствовавшие на заседании члены. В разделе "ПОВЕСТКА ДНЯ" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем?", например: "Об итогах...", "О деятельности...".
Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня заседания (совещания). Разделы строятся по единой схеме:
1. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ...
2. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ и т.д.
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилия, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "Текст доклада (сообщения, информации) прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности лиц, выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня, без текста докладов и выступлений. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.
В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на заседании (совещании) решений указанием сроков исполнения и ответственных за исполнение поручения.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании).
После подписания протоколы регистрируются, тиражируются и рассылаются организациям или должностным лицам согласно списку рассылки протокольным сектором отдела документационного обеспечения Секретариата. Образец оформления протокола представлен в приложении N 10 к Инструкции.
3.10. Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты, события или действия.
Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию руководителя.
Поводы для составления акта могут быть различными (акты ликвидации, списания, инвентаризации, несчастных случаев и др.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются".
Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.
3.11. Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста. Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.
Руководители структурных подразделений и исполнительных органов несут полную ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной информации и правильность ссылок на нормативные правовые акты, указываемые в письме.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
При подготовке ответа на письмо, содержащее несколько вопросов, решение которых входит в компетенцию различных организаций, необходимо направить письма-поручения в каждую организацию отдельно для самостоятельного решения поставленных в письме вопросов с последующим информированием автора письма.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.
В деловой переписке возможно изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.).
При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются:
Уважаемый Сергей Петрович!
Уважаемый господин Титов!
Уважаемая госпожа Петровская!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность.
Текст письма, как правило, не должен превышать одной-двух машинописных страниц.
Визы согласования оформляются в нижней части последнего листа письма на экземпляре, который остается в Комитете.
3.12. Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Правила оформления таблиц представлены в приложении N 11 к Инструкции.
Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах.
Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на:
цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);
текстовые (содержат только текст);
смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа).
Структура таблицы представлена ниже:
из головки (шапки), боковика и прографки.
Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования признаков.
Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы).
Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и столбца, и строки.
|
Головка (шапка) таблицы | ||||
|
Заголовок строк |
Заголовок граф |
Заголовок граф |
||
|
Подзаголовок графы |
Подзаголовок графы |
Подзаголовок графы |
Подзаголовок графы |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Подзаголовки строк |
Строка |
Строка |
Строка |
Строка |
|
Строка |
Строка |
Строка |
Строка |
|
|
Строка |
Строка |
Строка |
Строка |
|
|
Боковик |
Прографка (графы) |
|||
При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.
Логичность построения таблицы означает следующее:
расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике);
правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса.
Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг и т.д.).
Справа над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.
4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж
4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны от имени председателя Комитета, оформляются на гербовых бланках писем:
Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга.
Текст документа, как правило, печатается на русском языке.
4.2. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города.
Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами через 1 интервал.
Например:
ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ
ХАРАЛЬДУ V,
КОРОЛЮ НОРВЕГИИ
г. Осло
Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
4.3. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны, предусматриваются следующие реквизиты:
4.3.1. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страны назначения.
Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.
Например:
American national Social Institute
15 noth 32nd Street
NEW YORK, N.Y. 12148
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес. Например:
Mr.AWidmar, Chairman,
D.Coke and Son Ltd
LONDON SWK48C
ENGLAND
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Например:
Mr.Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pi.
(servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
4.3.2. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.
4.3.3. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
4.3.4. Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
Например:
"Уважаемый господин Блэк!", "Уважаемая госпожа Смит!".
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
В тексте писем, содержащих предложения о сотрудничестве, организации встреч, приеме делегаций и т.п., должна содержаться информация для адресата об ответственном исполнителе с указанием наименования исполнительного органа; должности, фамилии, имени, отчества; контактного телефона; адреса электронной почты.
4.3.5. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.
4.3.6. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.
Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.
4.3.7. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
4.4. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами.
Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности:
инициалы и фамилия адресата или название фирмы;
название улицы (площади, шоссе и т.п.);
номер дома;
номер квартиры;
название города;
название штата;
название страны;
почтовый индекс;
повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в Соединенные Штаты Америки).
Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Образцы оформления конвертов международных почтовых отправлений и международных почтовых отправлений в Соединенные Штаты Америки.
Адрес на конверте печатается в той же последовательности, что и адрес над текстом письма. Возможно рукописное написание адреса на конверте.
4.5. Необходимо указывать должность адресата, чтобы письмо не было воспринято как личное и в случае отсутствия адресата конверт был вскрыт другим сотрудником.
5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств
5.1. Техническое оформление (печатание) документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств.
Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:
единый стиль оформления документа;
соблюдение установленных размеров полей;
четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;
правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;
правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;
одинаковые абзацные отступы;
правильное оформление таблиц.
5.2. Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
5.3. Правовые акты и документы Комитета изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники в виде файлов текстового процессора в форматах *.docx, *.doc, *.rtf, в виде файлов электронной таблицы в форматах *.xls, *.xlsx.
Правовые акты и документы Комитета печатаются шрифтом Times New Roman размера N 12-14 через один межстрочный интервал.
5.4. Текст документов, размещаемый на бланках формата А4, А5 и А6, печатается через один межстрочный интервал.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 1,25 см.
В строке между словами не допускается наличия больших пробелов.
5.5. Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках.
5.6. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
Например:
Согласовано (1,5 интервала)
Председатель
Комитета по социальной политике
Ржаненков А.Н. (1,5 интервала)
5.7. При печатании текста документа следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.
5.8. Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:
цифры одного числа;
инициалы и фамилию;
число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 руб.);
знаки "N", "§", "%" при цифрах, к которым они относятся;
однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;
слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).
Не допускается оставлять отрицание "не" в конце строки.
Например:
решение Коллегии
не выполнено....
5.9. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г" перед его названием не употребляется, например:
Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург.
5.10. Числа, в написании которых используется более четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы.
5.11. Количественные числительные не имеют падежных наращений.
В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре.
Например:
в двух экземплярах;
1- я очередь;
2- й этаж;
на 1, 2 и 3-й линиях.
В текстах документов рекомендуется способ записи цифр от 1 до 10 словесный, а от 10 и далее - цифровой.
5.12. Перечисления в тексте документа выделяются абзацами без проставления дефиса или других знаков.
5.13. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Ключевое слово заголовка печатается отдельной строкой прописными буквами.
Например:
План
мероприятий по подготовке к выставке Комитета по социальной политике или:
Образец
удостоверения к нагрудному знаку
"За заслуги в развитии социальной сферы
Санкт-Петербурга"
Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не находились на разных строках.
5.14. Реквизит "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа письма и печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля полужирным шрифтом. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.
Например:
Председателю
Комитета по здравоохранению
Дубине М.В.
Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается полужирным шрифтом центрированным способом.
Например:
Уважаемый Иван Петрович!
5.15. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.
Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочным интервалом.
5.16. Слово "Приложение" печатается с соблюдением отступа от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков). После слова "Приложение" ставится двоеточие. Название приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
5.17. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом ("ПЕРЕЧЕНЬ", "СПИСОК", "СОСТАВ" и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов выделяются полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.
5.18. Реквизит "Подпись" отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Реквизит "Подпись" печатается полужирным шрифтом. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
5.19. Фамилия и номер телефона исполнителя на письмах за подписью председателя Комитета печатаются в левом нижнем углу оборотной стороны первого листа документа, на документах за подписью других должностных лиц - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
5.20. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу могут проставляться колонтитулы, содержащие номер оператора и наименование файла. При внесении последующих правок в отпечатанный документ исполнителю необходимо указать колонтитулы этого документа.
5.21. При печатании документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и без добавления каких-либо графических значков.
6. Особенности оформления документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи
6.1. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.
Телеграмма отправляется в том случае, когда отправление документа почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса и составляется в соответствии с приложением N 30 к Инструкции.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и оформлена в соответствии с образцом оформления телеграммы. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметку о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дату регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя.
Служебный заголовок составляет сотрудник связи, принимающий телеграмму для передачи.
Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.
Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указываются должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер" или "НР", "Ваш" или "На Ваш".
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков пунктуации, например: точка - "ТЧК", запятая - "ЗПТ", двоеточие - "ДВТЧ", тире - "ТИРЕ", кавычки - "КВЧ", скобки - "СКВ", восклицательный знак - "ВСКЛ", вопросительный знак - "ВПРС".
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки "N", "-", "+" и другие следует писать словами: номер или "НР", "минус", "плюс".
Телеграмма составляется с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований.
Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.
Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.
В подписи должны быть указаны инициалы и фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму.
В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.
Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.
Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.
Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.
6.2. Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или должны быть написаны шариковой ручкой, контрастными чернилами.
6.3. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания).
Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем и регистрируется в структурном подразделении, ответственном за ее передачу. После передачи текста телефонограмма хранится в том же структурном подразделении до истечения предельных сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте телефонограммы, как правило, должно быть не более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения:
исходящий номер и дата телефонограммы;
текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;
должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;
должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;
входящий номер телефонограмм.
6.4. Электронное сообщение - это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@".
Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.
В информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - Интернет) допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:
СОМ - коммерческие организации;
EDU - учебные и научные заведения;
GOV - правительственные учреждения;
MIL - военные организации;
NET - сетевые узлы Интернета;
ORG - прочие организации.
Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.
Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.
7. Организация документооборота
Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
7.1. Прием и обработка поступающих в Комитет документов осуществляются сотрудниками Отдела документационного обеспечения. Примерный перечень документов, неподлежащих регистрации представлен в приложении N 1 к Инструкции.
Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой; через почтовое отделение; нарочными, курьерами; организациями и гражданами (через окно приема документации);
с использованием факсимильной, телеграфной связи; с использованием электронной почты.
Документы, доставленные фельдъегерской службой или через почтовое отделение, передаются сотруднику Отдела документационного обеспечения под роспись согласно реестрам.
При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересыпаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
При обнаружении недостачи документов сотрудниками Отдела документационного обеспечения составляется акт об отсутствии документов или других вложений в поступившем конверте (пакете, бандероли) в двух экземплярах: 1-й экземпляр с сопроводительным письмом посылается отправителю документов, 2-й экземпляр остается в секторе служебной документации.
Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, рваные, нечитаемые и др.) не принимаются и возвращаются исполнителю с указанием причины возврата.
Документы, адресованные председателю Комитета и руководителям структурных подразделений, передаются через адресные ячейки Отдела документационного обеспечения. Сотрудник, ответственный за получение документов в структурном подразделении, самостоятельно записывает в журнале приема-передачи документов дату получения документа, номер документа, подпись и ее расшифровку. Ошибочно поступившие документы должны быть возвращены в сектор служебной документации незамедлительно.
При передаче заказного почтового отправления сотрудник сектора служебной документации записывает его штрихкодовый идентификатор в регистрационных формах (журнал, реестр) и передает под роспись адресату.
Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, регистрируются как поступившие в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем. О документе, требующем срочного исполнения, оперативно докладывается председателю Комитета начальником Отдела документационного обеспечения с последующей его передачей сотрудника Отдела документационного обеспечения для регистрации.
Документы на иностранных языках, поступившие в Комитет, направляются для перевода текстов в Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга. Датой регистрации является день поступления перевода текста документа из Комитета по внешним связям Санкт-Петербурга в Комитет.
Документы, адресованные в Комитет, принимаются сотрудником Отдела документационного обеспечения с проставлением штампа на обороте первого листа документа и указанием даты приема документа и личной подписи сотрудника, принявшего документ.
На документах, поступивших после 16 часов текущего дня (в пятницу - после 15 часов), проставляется регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
Документы, которые сотрудники Комитета получили, минуя регистрацию в Отдел документационного обеспечения, подлежат обязательной регистрации.
Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.
Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.
Регистрация документов в секторе служебной документации осуществляется средствами автоматизированной системы "Кодекс: Служебная корреспонденция", подсистема "Потоковое сканирование", входящей в состав ЕСЭДД. К электронной карточке с атрибутами документа с помощью подсистемы "Потоковое сканирование" присоединяется электронный образ документа. Сканированию не подлежат графические изображения, документы в прошитом и сброшюрованном виде, документы объемом более 100 листов.
Нумерация документов осуществляется в пределах календарного года.
При регистрации документа регистрационный штамп и штрихкод с указанием наименования организации, входящего номера и даты регистрации, как правило, проставляются: штрихкод - в правом верхнем углу, регистрационный штамп - в правом нижнем углу первого листа документа.
Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, считаются повторными, им присваивается входящий номер первичной регистрации документа с добавлением признака повторности.
Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись автора (далее - ЭЦП).
Документ передается на исполнение со штампом "ЭЦП верна" и подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭЦП, в случае не подтверждения подлинности ЭЦП исходящего документа он отправляется исполнителю.
7.2. Документы на бумажных носителях, адресованные председателю Комитета, после регистрации в Отделе документационного обеспечения поступают к председателю Комитета, рассматриваются председателем комитета и направляются исполнителям по принадлежности вопросов.
Поручение об исполнении документа дается в форме резолюции. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение документа считается сотрудник, указанный в резолюции первым (ответственный исполнитель).
После рассмотрения документ возвращается в Отдел документационного обеспечения для фиксации резолюции в регистрационных формах ЕСЭДД и передачи исполнителям. Оригинал документа с резолюцией направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям - копии.
Ответственный исполнитель организует сбор необходимой информации и готовит обобщенный ответ, предварительно согласовав его с остальными исполнителями. К обобщенному ответу ответственный исполнитель должен приложить подлинник документа с поручением.
Документ с резолюцией, полученной на приеме у должностного лица, подлежит регистрации в Отделе документационного обеспечения. Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.
Срок исполнения документа устанавливается с учетом срока, указанного организацией, направившей документ, и сроков, установленных законодательством, и исчисляется в календарных днях со дня поступления (регистрации) документа.
Если срок исполнения документа не указан в поручении, то это означает, что его исполнение предусмотрено в течение одного месяца (30 календарных дней). В случае если окончание срока приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Если исполнитель считает, что исполнение документа не входит в его компетенцию, то он обязан в двухдневный срок вернуть документ в Отдел документационного обеспечения с объяснением причины возврата.
Оригинал документа со штампом "Подлежит возврату" исполнитель обязан вернуть в месячный срок после исполнения в Отдел документационного обеспечения вместе с информацией об его исполнении.
После завершения работы с документом исполнитель списывает его "В дело" и возвращает в Отдел документационного обеспечения.
Ответственность за сохранность документа несет его исполнитель.
7.3. Организация работы с исходящими документами включает следующее: составление проекта документа, печатание, согласование, подписание, утверждение (в случае необходимости), регистрацию, отправку.
Представляемый на подпись председателю документ должен быть завизирован всеми исполнителями, ответственными за его подготовку, с расшифровкой их подписей и указанием контактного телефона.
К ответу на входящий документ исполнитель должен приложить подлинник указанного документа.
Письма, подписанные председателем, заместителя председателя регистрируются в Отделе документационного обеспечения и отправляются адресату, как правило, в день их подписания или на следующий рабочий день.
Исходящим номером документа-ответа на входящий документ является регистрационный номер входящего документа. Инициативное письмо регистрируется исходящим номером в соответствии с номенклатурой дел.
Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки.
Выдача оригинала подписанного документа на руки допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, указанных в документе. В этом случае на копии документа делается запись о выдаче его на руки, дате получения, ставится подпись получателя с ее расшифровкой, указывается контактный телефон.
7.4. Зарегистрированные в Отделе документационного обеспечения документы передаются на исполнение в структурные подразделения и под роспись в журнале приема-передачи документов. Сотрудник, ответственный за получение документов, записывает в журнале приема-передачи документов дату получения документов, перечисляет их входящие номера (при наличии у документа признака повторности входящего номера необходимо дополнительно к входящему номеру указать в скобках исходящий номер этого документа),
Принимая документ на отправку, сотрудник Отдела документационного обеспечения проверяет правильность его оформления: наличие обязательных реквизитов и приложений, если они указаны в документе. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.
Для оперативной предпраздничной рассылки поздравительных открыток установлены следующие сроки их поступления в Отдел документационного обеспечения: при отправке через отделение почтовой связи - не позднее чем за пять дней до наступления праздничной даты; при отправке фельдъегерской связью - не позднее чем за два дня; при отправке телеграфом - за сутки.
Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в общий конверт.
Документы, не адресованные в Комитет, раскладываются в адресные ячейки, предназначенные для обмена документами между государственными учреждениями, находящихся в ведении Комитета. Сотрудники, ответственные за получение этих документов, самостоятельно записывают номера документов в журнал приема-передачи документов.
Оформление отправки документов осуществляется средствами автоматизированной системы "Кодекс: Служебная корреспонденция", подсистемы "Экспедиция", входящей в состав ЕСЭДД.
Сотрудники структурных подразделений Комитета, участвующие в процессе создания, регистрации, исполнения и хранения документов, несут ответственность за их сохранность.
8. Регистрация обращений граждан, порядок и сроки их рассмотрения
8.1. Делопроизводство по обращениям граждан (далее - обращения) ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается в Комитете на Отдел документационного обеспечения.
8.2. Все поступившие в Комитет обращения первоначально поступают в Отдел документационного обеспечения, который в день их поступления сотрудник проверяет правильность доставки, производит вскрытие конвертов, проверяет целостность вложений и в расконвертованном виде вместе с конвертом передает сотрудникам для регистрации.
Все обращения, поступившие непосредственно в структурные подразделения, должны быть в тот же день переданы для регистрации.
Отдел документационного обеспечения регистрирует обращения в течение трех дней с момента их поступления в Комитет.
8.3. При регистрации обращения заполняется регистрационная карта с приложением электронного образа документа.
Входящий регистрационный номер обращения состоит из регистрационного номера заявителя, порядкового номера обращения заявителя, года регистрации обращения, а также из порядковых номеров исходящих и входящих документов, связанных с обращением, например: N ОБ-134-2/18-0-1, где:
ОБ - префикс, обозначающий, что текст автора является обращением;
134 - регистрационный номер заявителя;
2 - порядковый номер обращения заявителя;
18 - год регистрации обращения;
0 - порядковый номер входящих документов, связанных с обращением;
1 - порядковый номер исходящих документов, связанных с обращением.
Обращения в форме электронного документа направляются гражданами при помощи сервиса "Электронная приемная" на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга в Интернете.
8.4. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается, обращение списывается "В дело" согласно справке приложения N 7 к Инструкции. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
8.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, в течение семи дней со дня регистрации возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данных судебных решений.
8.6. Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, могут не рассматриваться по существу поставленных в них вопросов, при этом гражданам, направившим обращения, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
8.7. В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по компетенции, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.
8.8. Регистрация обращений производится в ЕСЭДД.
8.9. Все зарегистрированные обращения проверяются сотрудниками Отдел документационного обеспечения.
Повторным обращением считается второе обращение от одного и того же лиц по одному и тому же вопросу.
Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан), направленные им (ими) в различные адреса, а затем поступившие соответственно в структурные подразделения, учитываются под регистрационным номером первого обращения.
8.10. В случае если в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что:
указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу;
гражданин предупреждался о возможности принятия решения о безосновательности очередного обращения и прекращении с ним переписки.
Данное решение принимается заместителями председателя.
О принятом решении уведомляется гражданин в течение 30 дней с момента регистрации обращения.
8.11. Поступившие в Комитет обращения, рассмотрение которых относится к компетенции иных исполнительных органов, после регистрации направляются Отделом документационного обеспечения по реестрам (под расписку) в соответствующие исполнительные органы по принадлежности вопросов для их решения и ответа авторам.
Срок рассмотрения обращений исчисляется с даты регистрации обращений в Отделе документационного обеспечения.
8.12. Сотрудники Отела документационного обеспечения несут в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее сотрудникам исполнительных органов и заявителям по их запросам.
8.13. Обращение, рассмотрение которого не относится к компетенции Комитета, в течение семи дней со дня регистрации направляется по компетенции в соответствующий орган, либо соответствующему должностному лицу, либо в учреждение и организацию, осуществляющие публично значимые функции, и их должностным лицам с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
При направлении обращения по компетенции подлинник обращения направляется в соответствующий орган, либо соответствующему должностному лицу, либо в указанные учреждения и организации.
Копии обращений, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня получения направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности и для сведения в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.
8.14. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
В случае если в соответствии с этим запретом невозможно направление обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
8.16. Рассмотрение поступивших непосредственно в структурные подразделения обращений и принятие по ним решений (например, о направлении конкретным исполнителям) осуществляется руководителями указанных подразделений, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать трех рабочих дней со дня регистрации обращений в службе делопроизводства соответствующего структурного подразделения.
Результаты рассмотрения обращений руководителями отражаются в резолюциях, которые оформляются в соответствии с Инструкцией.
8.17. Все рассмотренные руководителями соответствующих исполнительных органов обращения возвращаются для фиксации информации, содержащейся в резолюциях, соответственно в Отдел документационного обеспечения, откуда они передаются согласно резолюции исполнителям.
8.18. Если исполнение поручения по обращению было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное в резолюции первым.
В этом случае сотрудник Отдела документационного обеспечения снимает с подлинника обращения и резолюции к нему необходимое количество копий и направляет их соисполнителям, а сам подлинник обращения и резолюцию к нему направляет ответственному исполнителю.
8.19. Если в резолюции к обращению указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее, чем за пять дней до наступления срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю информацию, в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся к их компетенции.
8.20. Срок рассмотрения исполнителями обращений, исполнения поручений по ним не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращений в Отделе документационного обеспечения. Сроки рассмотрения запросов и обращений депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга определяются законами Санкт-Петербурга. Срок рассмотрения обращений не должен превышать 15 дней с момента регистрации документа.
8.21. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение.
Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 60 дней со дня регистрации обращения.
В случае если окончание срока рассмотрения обращения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день. Обращения, срок исполнения по которым истекает на Новогодних каникулах, должны быть исполнены в последний рабочий день уходящего года.
8.22. Ответы из структурных подразделений по исполнению поручений, содержащихся в резолюциях к обращениям, зарегистрированным в Отделе документационного обеспечения.
Если обращение (исполнение поручения по нему) было взято на контроль, то снять это обращение с контроля может должностное лицо, давшее поручение.
8.23. Ответ на обращение должен содержать информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено,
например:
Ваше письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д.; Ваше письмо рассмотрено по поручению Губернатора Санкт-Петербурга и т.д.;
информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;
информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов, с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты; в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;
аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов.
Ответы на обращения граждан подписываются председателем Комитета и его заместителями.
Копии ответов на обращения, содержащие сведения о коррупции, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности и для сведения в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга одновременно с ответом заявителю.
8.24. Исполнители несут персональную ответственность за правильность, полноту и надлежащее оформление в соответствии с законодательством и Инструкцией ответов, направляемых гражданам.
8.25. Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в отдел документационного обеспечения где вся информация вводится в базу данных ЕСЭДЦ.
Сотрудники отдела документационного обеспечения проверяют все подготовленные проекты ответов на соответствие требованиям пункта 8.23 Инструкции. В случае несоответствия требованиям пункта 8.23 Инструкции подготовленные ответы возвращаются исполнителю на доработку (без продления срока исполнения).
8.26. На бланках ответов на обращение проставляются дата отправки и регистрационный номер обращений. Исходящим номером ответа на обращение является входящий регистрационный номер обращения.
Подлинники ответов направляются в отдел документационного обеспечения, который осуществляет отправку ответов гражданам.
Копии ответов подшиваются отделом приема обращений Управления в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
8.27. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.
Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется заявителю сотрудником Отдела документационного обеспечения Комитета самостоятельно с использованием специализированного адреса электронной почты "....@ksp.gov.spb.ru".
Ответ с протоколом отправки электронной почты передается в дело в Отдел документационного обеспечения.
Ответ на обращение гражданина, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, может быть размещен на официальном сайте Комитета в Интернете "Обращения граждан".
Ответ на коллективное обращение граждан направляется лицу, указанному в обращении в качестве получателя ответа или представителя коллектива граждан, подписавших коллективное обращение. Если получатель ответа в коллективном обращении не определен, ответ направляется на имя гражданина, чья фамилия в коллективном обращении указана первой, с пометкой "для сведения созаявителей (заинтересованных лиц)".
8.28. Исполнительные органы представляют ежеквартально в Управление по работе с обращениями граждан не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, отчет о работе с обращениями по установленной форме, а также предложения по совершенствованию этой работы.
Обобщение и анализ информации о результатах рассмотрения обращений и принятых по ним мерах, заключения и отчеты с соответствующими выводами и предложениями готовятся Управлением по работе с обращениями граждан и выносятся на рассмотрение Губернатора Санкт-Петербурга и вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, а также доводятся до сведения членов Правительства Санкт-Петербурга.
9. Личный прием граждан
9.1. Организацию приема граждан (далее - Прием) председателем Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга (далее - Комитет) обеспечивает Отдел документационного обеспечения.
9.2. Организация приема граждан включает в себя:
предварительную запись граждан на прием к председателю Комитета;
организационное обеспечение Приема;
регистрацию и обеспечение объективного рассмотрения обращения граждан.
9.3. Личный прием председателя Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга проводится в установленном порядке (2-й четверг месяца):
Запись на прием осуществляется при личном обращении и предъявлении паспорта по адресу: 4-й подъезд Смольного, (812)576-60-94.
Запись на прием граждан в Комитете осуществляется при личном обращении по телефону: (812)576-27-89.
9.4. В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса, содержащегося в обращении гражданина, не относится к компетенции председателя Комитета.
9.5. Учет устных обращений осуществляет Отдел документационного обеспечения в автоматизированной системе ЕСЭДД.
9.5.1. Решение, принятое председателем или заместителями председателя Комитета, либо уполномоченными им должностными лицами на личном приеме гражданина, заносится в карточку личного приема граждан согласно приложению N 28 к Инструкции, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям (далее - поручения), подписывается должностным лицом, проводившим личный прием, и после регистрации работником, ответственным за ведение делопроизводства Комитета направляется исполнителю.
9.5.2. Поручения записываются в карточки личного приема граждан и ставятся на контроль.
9.5.3. Поручения должны исполняться в срок, установленный в поручении. В случае, если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо истребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней.
9.5.4. Сроки выполнения поручений могут быть продлены должностным лицом, установившим срок его исполнения.
Информация о продлении сроков исполнения поручений фиксируется в ЕСЭДД.
9.5.5. Ответы на обращения, подготовленные в соответствии
с поручениями, анализируются сотрудниками отдела использования документов, проектной и организационной работы Комитета, и направляются должностному лицу, давшему поручение.
9.5.6. Поручение снимается с контроля в случаях, если:
вопрос решен;
исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение, согласно с доводами исполнителя.
Одновременно со снятием поручения с контроля в ЕСЭДД делается отметка об исполнении.
9.6. Личный прием не проводится или прекращается в случаях, если:
гражданин осуществляет видео и (или) аудиозапись личного приема без согласия должностного лица, проводящего личный прием;
гражданин имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения, или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии;
гражданин нарушает общественный порядок, оскорбляет должностных лиц, проводящих личный прием, угрожает насилием либо иными опасными действиями.
9.7. Решение, принятое председателем Комитета на личном приеме гражданина, оформляется в виде резолюции, содержащее поручение исполнителям (далее - поручения), подписывается председателем Комитета, и после регистрации в Отделе документационного обеспечения направляется исполнителю.
9.8. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комитета, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
9.9. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
9.10. Сроки выполнения поручений могут быть продлены только председателем Комитета, установившим срок исполнения.
Информация о продлении сроков исполнения поручений фиксируется в автоматизированной системе ЕСЭДД.
9.11. Поручение снимается с контроля в случаях, если:
вопрос решен;
исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и председатель Комитета согласен с доводами исполнителя.
Одновременно со снятием поручения с контроля в автоматизированной системе ЕСЭДД делается отметка об исполнении.
9.12. Организация приема граждан заместителями председателя Комитета возлагается на секретарей.
10. Организация работы с правовыми актами
10.1. Поступившие в Комитет правовые акты, принятые федеральными органами государственной власти, Законодательным Собранием Санкт-Петербурга, органами государственной власти Ленинградской области, органами государственной власти иных субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления в Санкт-Петербурге (далее в настоящем разделе - правовые акты), регистрируются в Отделе документационного обеспечения.
10.2. В Отделе документационного обеспечения правовые акты проходят первичную регистрацию с указанием вида акта, даты его принятия (издания) и номера, а также регистрационного номера и даты поступления (регистрации).
10.3. Отдел документационного обеспечения оформляет лист ознакомления с документом, передает документы председателю Комитета для ознакомления, формирования поручений по исполнению и указания о контроле.
10.4. Поручения председателя Комитета фиксируются в ЕСЭДД, исполнителям направляется копия правового акта с листом ознакомления для исполнения.
10.5. Правовой акт сканируется сотрудниками Отдела документационного обеспечения и по электронной почте направляется всем сотрудникам Комитета для исполнения (ознакомления).
10.6. После осуществления рассылки правовой акт помещается в соответствующее дело для дальнейшего хранения.
11. Организация контроля за исполнением документов и согласованием правовых актов
11.1. Основной целью системы контроля является обеспечение высокой эффективности работы Комитета на основе систематической проверки хода исполнения распоряжений, правовых актов и других документов, поступающих от Правительства Санкт-Петербурга.
Приказов и документов руководителей Комитета, и принятии своевременного решения и мер по безусловному их выполнению в установленные сроки.
11.2. Контроль за исполнением всех документов, организационных и правовых актов, поступающих в Комитет или издающихся в Комитете, осуществляется Отделом документационного обеспечения и руководителями структурных подразделений по принадлежности.
11.3 Согласно Регламенту Правительства Санкт-Петербурга и Регламенту работы Комитета контролю подлежит исполнение следующих видов документов:
законов Санкт-Петербурга;
постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга;
постановлений и распоряжений Правительства Санкт-Петербурга;
распоряжений и приказов Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;
поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Санкт-Петербурга, совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга, в протоколах совещаний Губернатора Санкт-Петербурга с вице-губернаторами Санкт-Петербурга и протоколах совещаний с главами администраций районов Санкт-Петербурга;
письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по служебной документации;
письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по контролю за рассмотрением законопроектов в Законодательном Собрании Санкт-Петербурга;
письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по депутатским запросам и обращениям членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, поступивших в установленном порядке;
письменных обращений граждан, на которых имеется резолюция Губернатора Санкт-Петербурга или вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первого заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальника Секретариата, заместителя начальника Секретариата.
11.4. Контроль исполнения организационных и правовых актов включает:
постановку на контроль;
контроль за сроками исполнения;
непосредственную проверку хода исполнения;
проверку качества исполнения;
учет и анализ результатов исполнения.
11.5. Контроль осуществляется с помощью контрольных карт, полученных из сектора контроля Секретариата. Поручение становится на контроль до его направления исполнителям. В ЕСЭДЦ контрольные документы обозначаются значком "К". Отправка контрольных карт исполнителям может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Контрольные карты с отчетами о проделанной работе заверяются подписью председателя Комитета.
11.6. Контроль осуществляется с помощью контрольных карт. Контрольные карты заполняются в одном экземпляре на каждое контролируемое задание для конкретного исполнителя.
11.7. В сектор контроля для постановки на контроль поступают:
из протокольного сектора - правовые акты Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, поручения, содержащиеся в протоколах совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга с главами администраций районов Санкт-Петербурга; распоряжения и приказы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;
из сектора служебной документации - поручения Губернатора Санкт-Петербурга по служебной документации;
из отдела приема обращений граждан - письма, на которых имеется резолюция Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальника Секретариата или заместителя начальника Секретариата.
Часть информации из базы данных контроля, касающаяся заданий, исполнителем в которых является Комитет, через агент обмена вводится в базу данных автоматизированной системы контроля исполнения документов Комитета.
11.8. Контрольные карты принимаются Отделом документационного обеспечения, распечатываются и направляются исполнителям в соответствии с резолюцией председателя Комитета на документе, который поставлен на контроль.
11.9. Предупреждение о наступлении сроков исполнения осуществляется с помощью справки предупредительного контроля, которая направляется исполнителям не реже 2-х раз в месяц. Справка содержит сведения о мероприятиях, сроки которых истекли и о мероприятиях, которые должны быть исполнены в течение предстоящих 15 дней.
11.10. В случае, если исполнение распорядительных документов возложено на 2-х и более исполнителей, ответственность за исполнение несет основной исполнитель, указанный в документе первым, если нет других указаний.
11.11. Исполнитель обязан не позднее, чем за 2 рабочих дня до наступления срока исполнения, представить в Отдел документационного обеспечения соответствующую контрольную карту в двух экземплярах с информацией о выполнении задания, с приложением копии документа (если исполнение документировалось). Контрольная карта должна быть завизирована руководителем структурного подразделения.
11.12. В случае, если срок исполнения контрольной карты попадает на выходной день, то карта должна поступить в Отдел документационного обеспечения не позднее четверга.
11.13. Контрольная карта с представленной информацией направляется Отделом документационного обеспечения в Управление по работе с обращениями граждан для рассмотрения и принятия одного из следующих решений:
о снятии с контроля;
о возвращении материалов и контрольной карты для надлежащего выполнения;
об установлении нового срока исполнения или контроля.
11.14. В исключительных случаях при неисполнении или неполном исполнении по объективным причинам поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, организационных актах Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, допускается однократный перенос сроков их исполнения при условии наличия резолюции вице-губернатора
11.15. Документы, в которых срок исполнения не указан, исполняются в течение 30 дней со дня издания документа или даты наложения резолюции. Перечень типовых сроков исполнения документов приводится в приложении N 12 к Инструкции.
11.16. Документы, имеющие в тексте штамп "ВЕСЬМА СРОЧНО", исполняются в течение 24 часов.
11.17. Документы, имеющие в тексте штамп "СРОЧНО", исполняются в трехдневный срок.
11.18. Документы, имеющие в тексте отметку "ОПЕРАТИВНО", исполняются в десятидневный срок.
11.19. Документы, имеющие в тексте отметку "ЕЖЕКВАРТАЛЬНО" исполняются до последнего дня последнего месяца отчетного квартала.
11.20. Документы, имеющие в тексте отметку "ЕЖЕМЕСЯЧНО" исполняются до последнего дня отчетного месяца.
11.21. Документы, имеющие в тексте отметку "ПОСТОЯННО" исполняются до 28 декабря года, следующего за отчетным.
11.22. Депутатские запросы подлежат исполнению в сроки, указанные законодательством.
11.23. Контроль за сроками и качеством рассмотрения писем граждан, поступивших в Комитет, осуществляется посредством мониторинга исполнительской дисциплины, который отражен в отчетах, формируемых средствами ЕСЭДД.
11.24. Если последний день срока исполнения документа (задания) приходится на нерабочий день, то документ (задание) подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
11.25. Сроки исполнения заданий могут изменяться должностными лицами или органами, установившими сроки исполнения.
11.26. Срок исполнения поручений, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, исчисляется в календарных днях со дня вступления указанных актов в силу.
12. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию
12.1. Номенклатура дел
12.1.1. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве. Форма оформления номенклатуры дел Комитета и структурных подразделений представлена в приложении N 13 к Инструкции.
12.1.2. Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях и содержит полный перечень всех дел, заводимых структурными подразделениями.
12.1.3. В номенклатуру дел структурных подразделений, осуществляющих организационно-техническое обеспечение деятельности коллегиальных совещательных органов (комиссий, советов и т.д.), включаются документы, образующиеся в ходе работы указанных органов.
12.1.4. Сводная номенклатура дел Комитета составляется отделом документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Так же оформляются номенклатуры дел структурных подразделений.
12.1.5. Сводная номенклатура дел составляется не реже чем один раз в пять лет, визируется начальником отдела документационного обеспечения и согласовывается с Архивным комитетом Санкт-Петербурга (далее - Архивный комитет), а затем утверждается председателем Комитета. В случае коренного изменения структуры Комитета номенклатура дел составляется заново независимо от срока предыдущего согласования, а при отсутствии изменений - автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
12.1.6. При составлении новой сводной номенклатуры дел Комитета номенклатуры дел структурных подразделений должны быть сданы в отдел документационного обеспечения до 1 ноября текущего года.
12.1.7. Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в сводную номенклатуру дел.
12.1.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Комитета являются наименования структурных подразделений. После утверждения сводной номенклатуры дел Комитета структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов из сводной номенклатуры дел для использования в работе.
12.1.9. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке:
В первой графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении цифрового обозначения (кода) этого структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индекс дела обозначается арабскими цифрами, например: 07-15, где 07 - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 15 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
Во вторую графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Используется следующая последовательность наименований дел:
организационно-распорядительная документация;
плановая документация;
отчетная документация;
документация, относящаяся к решению вопросов основной деятельности;
документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;
документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;
номенклатура дел структурного подразделения;
резервные номера.
Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих организаций, документация своего руководства.
Так, сначала в номенклатуре дел указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства.
Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, например, "разные материалы", "общая переписка" и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.
В номенклатуру дел могут включаться заголовки дел с грифом "Для служебного пользования" (далее - "ДСП"), журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".
Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);
автор документа (название организации, структурного подразделения);
корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);
вопрос или краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на то, что документ представлен копией.
Состав элементов заголовка дела, располагаемый в принятой последовательности, определяется характером документов, помещенных в деле.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия).
Например:
"Журнал учета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".
При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке.
Например:
"Протоколы и стенограммы заседаний Комитета".
Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются разновидности документов, из которых будет формироваться дело.
Например:
"Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.)".
Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Например:
"Протоколы заседаний Комитета и документы к ним".
Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций.
Например:
"Переписка с гражданами о выдаче архивных справок".
Для внутренних документов используется краткое название организации либо структурного подразделения или приводится общее видовое название:
"Протоколы заседаний Комитета".
При указании в заголовке дела корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:
"Переписка с Росархивом о...";
"Переписка с международными организациями о...".
Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:
"Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров".
Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:
"Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства".
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
"Распоряжения председателя Комитета по вопросам основной деятельности за 2006 год".
В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:
"Планы на октябрь-декабрь 2006 года";
"Сводный баланс доходов и расходов за II квартал 2006 года".
Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке дела указывается их номер (шифр):
"Личные карточки (форма Т-2)".
В заголовке дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией:
"Распоряжения председателя Комитета. Копии"
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Третья графа "Количество единиц хранения" заполняется в конце календарного года.
В четвертой графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 06.10.2000 (далее - Перечень).
При включении в номенклатуру дел заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне, срок их хранения устанавливается Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета по представлению экспертной комиссии Комитета (далее - ЭК).
Пятая графа "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение, месте хранения.
По окончании года в утвержденную номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в соответствующем году в Комитете Санкт-Петербурга по форме согласно приложению N 14 к Инструкции.
12.2. Формирование дел
Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных).
Дела в структурных подразделениях формируются децентрализованно, то есть в структурных подразделениях - управлениях, отделах, секторах и т.д.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
1. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
2. В дело включается один экземпляр каждого документа.
3. Каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
4. В дело помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовку дела по номенклатуре дел.
5. В дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий).
6. Дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2".
7. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам).
8. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
9. В дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении.
10. При необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая и подшивается в дело.
11. При оформлении дел запрещается использовать фломастер, цветовыделитель, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем ПВА.
12. Не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.
12.3. Группировка отдельных категорий документов
При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:
1. Нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
2. Положения, инструкции, правила и другие документы, являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.
3. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела их располагают по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно.
4. Постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания.
5. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака. Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний могут формироваться в отдельные дела.
6. Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускается разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дело документов, подлежащих возврату.
7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, подшивается в дело 2004 года, а не 2005 года; план на 2006 год, составленный в 2005 году, - в дело 2006 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.
8. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы Правительства Санкт-Петербурга и их заявления и жалобы по личным вопросам. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке.
9. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в Комитет, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям.
10. Договоры, соглашения (постоянного хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций.
11. Законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных сотрудников) формируются на каждое лицо, замещавшее государственную должность Санкт-Петербурга, или лицо, замещавшее должность государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в Комитете (далее - должность гражданской службы), отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности:
опись документов, имеющихся в личном деле;
собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
дополнение к анкете;
автобиография;
копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания;
сведения о полученных доходах и принадлежащем на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера;
справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы;
справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;
медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий;
документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
письменное заявление о назначении на государственную должность Санкт-Петербурга или о поступлении на государственную гражданскую службу Санкт-Петербурга и назначении на должность гражданской службы;
копия акта о назначении на государственную должность Санкт-Петербурга или о поступлении на государственную гражданскую службу Санкт-Петербурга и назначении на должность гражданской службы;
экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;
копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга;
копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
копии решений о поощрении и о наложении дисциплинарного взыскания (в случае, если оно не снято и не отменено);
копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
заявление об освобождении от государственной должности Санкт-Петербурга или от должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении с государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;
копия акта об освобождении от государственной должности Санкт-Петербурга или от должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении с государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;
копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
копия запроса о передаче личного дела в случае назначения на иную должность в другом государственном органе;
лист ознакомления с личным делом;
лист-заверитель дела.
К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления.
12. Законченные в делопроизводстве личные дела сотрудников, замещавших должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (осуществлявших техническое обеспечение деятельности Комитета), личные дела помощников депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также личные дела помощников членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации формируются отдельно, документы группируются в хронологической последовательности.
13. Личные карточки на уволенных сотрудников формируются в дело по году увольнения, внутри дела - по фамилиям в алфавитном порядке. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.
14. Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Лицевые счета внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности лицевых счетов необходимо в конце календарного года делать распечатку единого лицевого счета за полный календарный год отдельно на каждого сотрудника (с помощью лазерного принтера на бумаге высшего сорта). Запрещается формирование дела с использованием ежемесячных расчетных листков взамен единого лицевого счета.
15. Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу-вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в отдел документационного обеспечения дел с документами постоянного и долговременного хранения их необходимо переформировать в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.
12.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в отдел документационного обеспечения для дальнейшего хранения. Порядок и сроки приема документов согласовываются с отделом документационного обеспечения.
Дела временного хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту сотрудниками этих структурных подразделений в установленном порядке.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, и включает следующее:
проведение экспертизы ценности документов; оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Подготовленные к сдаче дела постоянного хранения и по личному составу проверяются сотрудником отдела документационного обеспечения Секретариата. Все выявленные при приеме недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены сотрудником структурного подразделения, сдающим дела.
12.5. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов постоянного хранения и документов по личному составу в структурных подразделениях осуществляется членами ЭК и сотрудниками структурных подразделений для установления научной, исторической и практической значимости документов.
Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:
отбор документов постоянного хранения для подготовки к передаче в отдел документационного обеспечения для дальнейшего хранения;
отбор документов временного хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности").
Отбор документов постоянного хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсограммы, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
12.6. Оформление дела
Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению сотрудниками структурных подразделений перед их передачей на хранение в отдел документационного обеспечения Комитета.
Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:
переплет дела; лист;
составление внутренней описи документов;
нумерация листов дела;
составление листа-заверителя дела (приложение N 16);
оформление обложки дела.
Все листы дела, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации листов дела запрещается.
При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например, 1а; 16.
В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
Лист-заверитель составляется в конце дела на отдельном листе. Лист-заверитель составляется по установленной форме, представленной в приложении N 16 к Инструкции, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, то он наклеивается в конце дела за верхнюю часть листа, на внутренней стороне обложки.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа.
Сложенный лист формата А3, А2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографии, вырезки, выписки и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверение личности, трудовая книжка, военный билет) эти документы вкладываются в конверт.
Внутренняя опись документов в деле составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Которая представлена в приложении N 15 к Инструкции. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем описи. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документа, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и новый лист-заверитель.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от остальных документов и в листе-заверителе указываются через знак "+".
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Документы, составляющие дело, подшиваются через четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дела.
Дела постоянного хранения и дела по личному составу должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.
12.7. Оформление обложки дела
Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному оформляются по установленной форме согласно приложению N 17 к Инструкции.
На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:
перед наименование Комитета выносится наименование государственного архива, источником комплектования которого является Санкт-Петербургское казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга";
наименование Комитета: Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга;
наименование структурного подразделения, где оформлялось дело;
индекс дела;
номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;
заголовок дела;
дата дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела.
Наименования организации и структурного подразделения приводятся полностью в именительном падеже.
Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество в именительном падеже.
На обложке дел постоянного хранения и дел по личному составу предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут приняты на государственное хранение дела Комитета.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации (структурного подразделения), а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома.
Например:
"Распоряжения Комитета по социальной политике, N 1-100, т. 1".
На обложке дела указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.
Например:
09.04.2018
Даты дела не указываются на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов и распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено, а не даты издания приказов о приеме и увольнении.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год (годы)".
Например:
[не ранее 2001 г.];
[не ранее апреля - не позднее мая 1998 г.];
[не ранее 25] июня 2003 г.;
15 [января] 2002 г.;
16 августа [1999 г.];
[22 сентября 2003 г.?].
Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, черными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.
Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.
12.8. Составление и оформление описей и актов
Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. Формы описей представлены в приложениях N 18, 19, 20, 21, 22
Опись - это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, предназначенный для учета и раскрытия их содержания.
Описи составляются отдельно на следующие виды дел:
дела постоянного хранения (приложение N 18, 19);
дела временного (свыше десяти лет) хранения (приложение N 20, 21);
дела по личному составу (приложение N 22).
Описи дел структурных подразделений составляются сотрудниками этих структурных подразделений в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел документационного обеспечения, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в структурном подразделении.
При составлении описи необходимо учитывать следующие требования:
1. Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.
2. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации дел в описи - валовой). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером.
3. Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и заголовку дела в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, сначала полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", другие сведения указываются полностью. На каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется.
4. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годового раздела описи дел за последующие годы делается ссылка: "документы за данный год см. также в разделе описи за ...год, дело N...", которая помещается после последнего заголовка в описи. Эта особенность оговаривается в предисловии к описи.
5. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
6. Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д.
12.8.1. Опись дел постоянного хранения
На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Комитета.
В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях.
В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.
Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.
Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в соответствующий годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.
К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и о структуре Комитета за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы описи; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.
Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу.
В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.
12.8.2. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения
В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях.
Порядок внесения заголовков в годовой раздел указанной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения.
При необходимости к годовому разделу указанной описи составляются оглавление, список сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется в двух экземплярах.
12.8.3. Опись дел по личному составу
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу. Порядок заполнения граф в указанной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются с учетом следующей последовательности:
приказы по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Указанные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела, личные карточки вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, личная карточка и систематизируются по алфавиту.
На личные дела государственных гражданских служащих (далее - личные дела) составляется отдельная опись.
После личных дел в опись включаются документы о приеме-передаче личных дел уволенных в год составления описи (при их наличии). Документы о приеме-передаче личных дел (акты, переписка и др.) формируются в хронологическом порядке по дате выдачи личных дел. В опись личных дел включаются документы о приеме-передаче личных дел без указания количества листов в деле, так как это дело будет окончательно закрыто и пронумеровано только при сдаче его на государственное хранение. Особенности формирования документов приема-передачи личных дел оговариваются в предисловии к описи. При отправке личных дел почтовым отправлением к личному делу составляется сопроводительное письмо с двумя экземплярами акта приема-передачи, один из которых должен быть возвращен после подписания его запрашиваемой организацией. Личные дела отправляются ценным письмом с уведомлением о вручении.
Независимо от того, что личные дела хранятся в течение десяти лет в Управлении кадров и государственной службы Комитета, опись личных дел представляется в ЦГА Санкт-Петербурга на согласование через три года после увольнения государственных гражданских служащих.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется в трех экземплярах, подписывается составителем описи и сотрудником Управления кадров и государственной службы Комитета, согласовывается с ЭПМК ЦГА и утверждается председателем Комитета.
При необходимости проведения справочной работы документы хранятся в структурных подразделениях.
12.8.4. Акт об утрате документов
При обнаружении утраты документов в структурном подразделении организуется розыск данных документов сотрудниками указанного структурного подразделения. Если розыск не даст результатов, то сотрудники структурного подразделения, в котором обнаружена утрата документов, составляют акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, утверждаемый председателем Комитета по форме, которая представлена в приложении N 23 к Инструкции.
12.8.5. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению
Акты о выделении к уничтожению рассматриваются ЭК Комитета одновременно с описями на дела, документы постоянного хранения и по личному составу, либо после утверждения (согласования) описей ЦЭПМК (ЭПМК ЦГА СПб). Форма акта представлена в приложении N 24 к Инструкции и.
После составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу производится отбор документов с истекшими сроками хранения для уничтожения.
Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, находятся в структурных подразделениях до истечения срока хранения, после чего самостоятельно уничтожаются сотрудниками этих структурных подразделений по акту, который согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения. Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2014 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2020 года.
12.9. Порядок выдачи дел и использования документов, находящихся на хранении
Исходя из целей работы с документами дела выдаются:
во временное пользование сотрудникам структурных подразделений;
во временное пользование представителям других организаций. Форма акта о выдаче дел во временное пользование представлена в приложении N 26 к Инструкции.
Выдача находящихся на хранении дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений производится на основании письменного запроса, подписанного руководителем структурного подразделения. Выдача дел без запроса не допускается.
Выдача дел сотрудникам структурных подразделений для подготовки и выдачи справок по запросам организаций, учреждений, предприятий и граждан производится под роспись в карте-заместителе дела.
Выдача дел во временное пользование представителю другой организации производится на основании письма данной организации с разрешения председателем Комитета и оформляется актом о выдаче дел во временное пользование, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в подразделении, где хранятся документы, другой экземпляр выдается получателю.
При выдаче дела постоянного хранения, дела по личному составу на место выданного дела вкладывается карта-заместитель дела.
Выдача заверенных копий документов, находящихся на хранении в Комитете, производится только по письменному запросу, подписанному руководителем структурного подразделения. Структурные подразделения могут выдавать копии только тех документов, автором которых является Комитет. Заверенная копия документа выдается под роспись. При выдаче копии документа в деле делается отметка на листе выданных документов.
Учреждениям, организациям, предприятиям выдаются официально заверенные копии документов в одном экземпляре на основании письменного запроса только по вопросам, затрагивающим интересы обратившейся за заверенной копией организации, если нет установленных ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах.
На основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, граждан - на основании заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов, сотрудники структурных подразделений выдают необходимые справки по документам, сформированным в этих структурных подразделениях, независимо от места их хранения. Справки составляются на основании документов, относящихся к вопросу заявления.
В справках приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справках выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в текстах справок при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращенных названий.
К справкам могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в справке.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
При отсутствии документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо, в котором указываются причины отсутствия документов и даются необходимые рекомендации, куда следует обратиться за справкой.
Справки и копии заверенных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом. Справки и копии заверенных документов могут выдаваться под роспись на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством. Получатель справки или копии заверенных документов расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в деле, с указанием данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя.
Гражданам предоставляется возможность ознакомиться в отделе документационного обеспечения с копиями документов, непосредственно затрагивающих права и свободы граждан, если нет установленных ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах.
12.10. Порядок передачи документов
12.10.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов при ликвидации или реорганизации Комитета и упразднении или преобразовании его структурных подразделений регулируется правовыми актами согласно приложению N 25 к Инструкции.
12.10.2. При ликвидации Комитета: документы постоянного хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в ЦГА Санкт-Петербурга по акту приема-передачи документов на постоянное хранение по форме согласно приложению N 27 к инструкции;
документы по личному составу должны быть переданы в государственное учреждение "Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга" по акту приема-передачи;
документы с не истекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи.
Передача документов осуществляется ликвидационной комиссией. В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга.
12.10.3. При упразднении или преобразовании структурного подразделения:
документы постоянного хранения должны быть переданы в Отдел документационного обеспечения по акту приема-передачи документов;
документы с не истекшими временными сроками хранения должны быть переданы при упразднении - в отдел документационного обеспечения, при преобразовании - другому структурному подразделению в соответствии с его компетенцией по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов, оформленных отдельно за каждый год;
документы с истекшими сроками хранения должны быть уничтожены сотрудниками упраздненного (преобразованного) структурного подразделения в установленном порядке.
Приложение N 1 к п. 2.1.9
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Примерный перечень
видов документов, не подлежащих регистрации
1. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки.
3. Дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией.
4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.
5. Документы без подписи, а также документы, поступившие без соответствующих сопроводительных писем.
6. Документы с пометкой "лично".
7. Копии счетов на оплату.
8. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.
Приложение N 2 к п. 2.1.14
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Примерный перечень
видов документов, подлежащих утверждению
1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические задания и т.д.).
3. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
4. Номенклатуры дел.
5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; численности сотрудников и т.д.).
6. Описи дел.
7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.).
8. Перечни (должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определенные льготы и т.д.).
9. Планы (производственные; строительно-монтажных работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, ученого совета.
10. Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).
11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).
12. Расценки на производство работ.
13. Сметы (расходов, использования средств; на капитальное строительство и т.д.).
14. Структура и штатная численность.
15. Штатные расписания и изменения к ним.
16. Уставы организаций.
17. Формы унифицированных документов.
18. Тарифные ставки.
Приложение N 3 к п. 2.1.22
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Примерный перечень
видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением государственного герба Российской Федерации или герба Санкт-Петербурга
1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах.
3. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).
4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).
5. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
6. Командировочные удостоверения.
7. Описи дел.
8. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями.
9. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
10. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; на перевод валюты; на импорт и т.д.).
11. Учредительные документы организаций.
12. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).
13. Сметы расходов.
14. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы.
15. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
16. Удостоверения.
17. Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение N 4 к п. 2.2.
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Реквизиты документов
|
N п/п |
Наименование реквизита документа |
Код реквизита документа |
|
1 |
2 |
3 |
|
1 |
Герб Санкт-Петербурга |
01 |
|
2 |
Код формы документа |
02 |
|
3 |
Наименование Комитета - автора документа |
03 |
|
4 |
Наименование структурного подразделения Комитета - автора документа |
04 |
|
5 |
Наименование должностного лица - автора документа |
05 |
|
6 |
Справочные данные о Комитете |
06 |
|
7 |
Наименование вида документа |
07 |
|
8 |
Дата документа |
08 |
|
9 |
Регистрационный номер документа |
09 |
|
10 |
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа |
10 |
|
11 |
Место составления (издания) документа |
11 |
|
12 |
Гриф ограничения доступа к документу |
12 |
|
13 |
Адресат |
13 |
|
14 |
Гриф утверждения документа |
14 |
|
15 |
Заголовок к тексту |
15 |
|
16 |
Текст документа |
16 |
|
17 |
Отметка о приложении |
17 |
|
18 |
Гриф согласования документа |
18 |
|
19 |
Виза |
19 |
|
20 |
Подпись |
20 |
|
21 |
Отметка об электронной подписи |
21 |
|
22 |
Печать |
22 |
|
23 |
Отметка об исполнителе |
23 |
|
24 |
Отметка о заверении копии |
24 |
|
25 |
Отметка о поступлении документа |
25 |
|
26 |
Резолюция |
26 |
|
27 |
Отметка о контроле |
27 |
|
28 |
Отметка о направлении документа в дело |
28 |
Приложение N 5 к п. 2.2.3.
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Схема расположения реквизитов документов и границ зон
ГАРАНТ:
Графический объект не приводится
Приложение N 6 к п. 2.2.5.
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Угловой бланк комитета
Правительство Санкт-Петербурга
Комитет по социальной
политике Санкт-Петербурга
Новгородская уд., 20, Санкт-Петербург, 191144
Тел. (812) 576-24-61, Факс (812) 576-24-90
E-mail:"ksp@gov.spb.ru
На N_______________от___________________
Приложение N 7 к п. 8.4
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Форма справки о результате рассмотрения обращения
Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга
Справка
По обращению________________________________________________________
входящий N___________________________ от____________________________
Данная справка составлена по результатам рассмотрения поступившего
обращения и проведенной разъяснительной беседы "___"_______ 201__ г.
Организации сообщено:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Письменного ответа _____________________________________ не требует.
Прошу обращение снять с контроля.
Исполнитель
"__"____________ 201___
Приложение N 8 к п. 2.2.5
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Правительство Санкт-Петербурга
Комитет по социальной политике
Санкт-Петербурга
Приказ
_______________________ N_________________
О....
1 |
инт.
|
2-3 инт. |
----- В соответствии с...
10мм
1 инт.|
Приказываю:
--------- 1 -------
Левое поле инт| 1. Утвердить положение... Правое
30 мм поле
15мм
1 инт| 2. Контроль за выполнением...
|
3 инт |
1 инт| Председатель Комитета А.Н. Ржаненков
|
Нижнее поле не менее 20 мм
Приложение N 9 к п. 2.2.5
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Правительство Санкт-Петербурга
Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга
Распоряжение
_______________________ N_________________
О....
1 |
инт.
|
2-3 инт. |
---- В целях...
10мм 1. Создать рабочую Санкт-Петербурга - 2019".
2. Контроль за выполнением распоряжения возложить
-------- 3 инт| -----------
Левое поле | Правое поле
30мм 15мм
1 инт| Председатель Комитета А.Н. Ржаненков
|
Нижнее поле не менее 20 мм
|
|
Приложение N 10 к п. 2.2.5, 3.9
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Правительство Санкт-Петербурга
Комитет по социальной политике
Санкт-Петербурга Утверждаю
Председатель
_____________N______________ Комитета по социальной политике
_________________А.Н. Ржаненков
"__"___________________ 2018 г.
Протокол
N Санкт-Петербурга
Заседание аттестационной комиссии
Заседание началось в 14-00 (каб. 4087)
Председатель
Секретарь
Присутствовали
Повестка дня:
1. Слушали:
1. Выступили:
1. Решили:
2. Слушали:
2. Выступили:
2. Решили:
Заседание закончилось в 16:00
|
| 3 интервала
|
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Приложение N 11 к п.3.12
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Правила
оформления приложений в виде таблиц
В целях правильного оформления материалов, представленных в виде таблиц, необходимо соблюдать требования, изложенные в настоящем приложении.
Общие понятия, относящиеся к оформлению таблиц, приводятся в пункте 3.12 настоящей инструкции.
1. Оформление заголовка таблицы
Тематический заголовок определяет тему и содержание таблицы. Он нужен для того, чтобы можно было легко ориентироваться в содержании таблицы, не обращаясь к основному тексту. Тематический заголовок таблицы должен быть точным, кратким, соответствовать содержанию и назначению таблицы.
Тематический заголовок располагается над таблицей, выделяется полужирным шрифтом Times New Roman размера N 12, точка в конце заголовка не ставится. Ключевые слова заголовка пишутся прописными буквами и выделяются отдельной строкой. Сокращение слов в заголовках не допускается. Заголовок центрируется с разбивкой текста на логически осмысленные фрагменты.
Например:
Показатели
Исполнительской дисциплины
Комитета по социальной политике за 2017 год
2. Оформление таблицы
Структура таблицы представлена в пункте 3.12 настоящей инструкции. Верхняя часть таблицы, содержащая обобщенные наименования показателей (головка (шапка) таблицы), печатается центрированным способом без сокращений полужирным шрифтом размера N 12. В исключительных случаях в одной таблице допускается использование шрифта меньшего размера для размещения объемного текста. При оформлении заголовков граф допустимы переносы и общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м и т.д.)
Заголовки граф следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. В одноярусной таблице все заголовки пишутся с прописной буквы.
Например:
|
N п/п |
Наименование мероприятия |
Срок проведения |
Ответственный за проведение мероприятия |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
В двух- и многоярусной головке (шапке) таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.
Например:
|
N п/п |
Наименование мероприятия |
Срок исполнения |
Источник и объем финансирования |
Исполнитель работ |
|
|
из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб. |
из прочих источников, тыс. руб. |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Подзаголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.
Например:
|
N п/п |
Наименование мероприятия |
Объем финансирования по годам |
Всего |
||||
|
Период финансирования мероприятий | |||||||
|
2013 г. |
2014 г. |
2015 г. |
2016 г. |
2017 г. |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Графа "Номер по порядку" обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы; графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике; заголовок графы оформляется в виде: N
п/п.
Нумерация граф проставляется в таблице во всех случаях. При этом нумерация граф печатается центрированным способом полужирным шрифтом.
В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. В конце текстовой части точка не ставится. Внутри текста знаки препинания расставляются по правилам современного русского языка. Текст каждой позиции боковика выравнивается по левому краю.
Расположение текста в строках боковика должно быть логически завершенным, то есть таким, чтобы тесно связанные между собой словосочетания и элементы, а также пояснения в скобках не находились на разных строках.
В боковике после слов "ИТОГО", "ВСЕГО" двоеточие не ставится.
Заголовок "ИТОГО" относится к строке с частным итогом, а заголовок "ВСЕГО" - к строке с общим итогом, включающим частные итоги. Эти заголовки принято выделять полужирным шрифтом прописными буквами.
При расположении чисел в графах таблицы необходимо соблюдать следующие требования.
Числовые значения располагают в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки - под десятками, сотни - под сотнями и т.д.
Например:
|
Прибыль, млн. руб. |
Уровень рентабельности, |
|
% | |
|
3 999 |
17,2 |
|
844 |
7,3 |
|
13 887 |
22,8 |
В случае одновременного употребления целых и дробных десятичных чисел к целым числам добавляется через запятую необходимое количество нулей.
Например:
|
|
250,12 15,01 150,00 1,10 254,34 |
Одинаковые текстовые элементы и числа, повторяющиеся в графах, кавычками и другими знаками заменять нельзя.
Цифровые и текстовые значения в строках располагаются на уровне первой или центральной строки боковика. При отсутствии сведений в соответствующей строке проставляется тире.
Например:
|
N п/п |
Наименование мероприятия |
Срок исполнения |
Источник и объем финансирования |
Исполнитель работ |
|
|
из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб. |
из прочих источников, тыс. руб. |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
1. |
Создание условий для повышения безопасности дорожного движения детей и подростков |
||||
|
1.1 |
Разработка и реализация адресной программы установки дорожных знаков, светофорных постов, "лежачих полицейских" вблизи школьных и дошкольных учреждений, детских поликлиник, учреждений дополнительного образования |
2016 г. 2017 г. |
13300.0 18500.0 |
- |
Комитет по транспорту Комитет по образованию |
|
1.2 |
Обеспечение первоклассников катафотами, фликерами или скотч-лайтами |
2016 г. 2017 г. |
1485.0 1485.0 |
- |
Комитет по образованию |
|
2. Улучшение качества обучения детей правилам дорожного движения и навыкам безопасного поведения на дороге | |||||
|
2.1 |
Разработка региональной программы основ безопасности жизнедеятельности с включением обязательного изучения правил дорожного движения в 1-9-х классах и ее внедрение в общеобразовательные учреждения |
2015 - 2017 гг. |
34,2 |
- |
Комитет по образованию |
|
2.2 |
Разработка и внедрение в дошкольные образовательные учреждения программы обучения навыкам безопасного поведения на дороге |
2015 - 2017 гг. |
12,0 |
- |
Комитет по образованию |
|
2.3 |
Разработка учебного плана для учреждений дополнительного образования, работающих с детьми по обучению правилам дорожного движения |
2015 - 2017 гг. |
1,3 |
- |
Комитет по образованию |
В зависимости от объема словесный текст в строках может располагаться по центру или смещаться к левому краю.
Например:
При использовании одинаковой единицы измерения во всех графах таблицы единица измерения ставится в сокращенном виде в скобках над правым верхним углом таблицы.
Например:
|
(тыс. руб.) | |||||||||||||||
|
N п/п |
Наименование мероприятия |
Объем финансирования по годам |
Объем финансирования в период с 2004 по 2016 гг. |
||||||||||||
|
2004 г. |
2005 г. |
2006 г. |
2007 г. |
2008 г. |
2009 г. |
2010 г. |
2011 г. |
2012 г. |
2013 г. |
2014 г. |
2015 г. |
2016 г. |
|||
|
1 |
Погашение кредитов |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
7,65 |
7,65 |
7,65 |
7,65 |
7,65 |
7,65 |
7,65 |
7,65 |
7,65 |
7,67 |
76,52 |
|
2 |
Выплата процентов, комиссий и других обязательны х платежей |
0,09 |
1,24 |
4,78 |
5,61 |
5,06 |
4,47 |
3,89 |
3,32 |
2,75 |
2,16 |
1,59 |
1,01 |
0,43 |
36,40 |
|
|
Всего |
0,09 |
1,24 |
4,78 |
13,26 |
12,71 |
12,12 |
11,54 |
10,97 |
10,40 |
9,81 |
9,24 |
8,66 |
8,10 |
112,92 |
3. Сноски и примечания
Сноска - это дополнительный поясняющий текст, помещенный под таблицей и связанный с ней значком сноски ( *(1)).
Текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Если к тексту таблицы имеется несколько примечаний, то они выносятся после таблицы под заголовком "Примечания", после которого ставится двоеточие и по порядку под номерами перечисляются все примечания. Если примечание единственное, то оно выносится после таблицы под заголовком "Примечание", после которого ставится точка и излагается текст примечания без нумерации.
Например:
|
Наименование должности обслуживающего персонала учреждения |
Общая численность обслуживаемых лиц |
||||
|
до 100 |
101-200 |
201-300 |
301-400 |
401-500 |
|
|
Заведующий прачечной*, рабочий по стирке и ремонту спецодежды, кастелянша, швея |
6 |
8 |
12 |
15 |
17 |
Приложение N 12 к п 11.15
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Перечень
типовых сроков исполнения документов
|
N п/п |
Вид документа |
Срок исполнения |
Основание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1 |
Парламентский запрос (запрос Совета Федерации, Государственной Думы) |
Не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок |
Часть 3 статьи 13 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" |
|
2 |
Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы (депутатскому запросу) |
Не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок |
Часть 3 статьи 14 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" |
|
3 |
Представление Счетной палаты Российской Федерации |
В течение 30 дней со дня внесения представления в объект аудита (контроля) |
Часть 4 статьи 26 Федерального закона "О Счетной палате Российской Федерации" |
|
4 |
Протест прокурора на противоречащий закону правовой акт |
Не позднее чем в 10-дневный срок с момента его поступления, а в случае принесения протеста на решение представительного (законодательного) органа субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления на ближайшем заседании |
Часть 2 статьи 23 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации" |
|
5 |
Межведомственные запросы о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг |
5 рабочих дней со дня получения запроса |
Часть 3 статьи 7.2 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" |
|
6 |
Жалоба на нарушение порядка предоставления государственной или муниципальной услуги |
15 рабочих дней со дня регистрации жалобы |
Часть 6 статьи 11.2 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"; постановление Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и ее должностных лиц" (вместе с Правилами подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и ее должностных лиц) |
|
7 |
Жалоба на отказ органа, предоставляющего государственную услугу, его должностного лица, многофункционального центра, его должностного лица, работника, привлекаемой организации, ее работника в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и (или) ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений |
5 рабочих дней со дня регистрации |
Пункт 15 постановления Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и ее должностных лиц" (вместе с Правилами подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и ее должностных лиц) |
|
8 |
Письменное обращение гражданина |
30 дней со дня регистрации (в исключительных случаях продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней) |
Пункты 1, 2 статьи 12 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" |
|
9 |
Письменное обращение гражданина о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции |
20 дней со дня регистрации |
Пункт 1.1 статьи 12 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" |
|
10 |
Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица в связи с рассмотрением обращений граждан |
15 дней |
Часть 2 статьи 10 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" |
|
11 |
Запрос информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления |
30 дней со дня регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации (с возможным продлением срока рассмотрения обращения не более чем на 15 дней) |
Статья 18 Федерального закона "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" |
|
12 |
Запрос, не относящийся к деятельности государственного органа или органа местного самоуправления, в которые он направлен |
В течение 7 дней со дня регистрации запроса (в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации) |
Статья 18 Федерального закона "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" |
|
13 |
Запрос органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля |
Не более 5 рабочих дней со дня поступления |
Пункт 4 Правил направления запроса и получения на безвозмездной основе, в том числе в электронной форме, документов и (или) информации органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля при организации и проведении проверок от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, в рамках межведомственного информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 18.04.2016 N 323 |
|
14 |
Запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации |
Не позднее 15 дней со дня получения запроса (если в самом запросе не установлен иной срок) |
Часть 2 статьи 34 Федерального конституционного закона "Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации" |
|
15 |
Заключение Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации |
Месячный срок |
Статья 35 Федерального конституционного закона "Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации" |
|
16 |
Обращение Общественной палаты |
В течение 30 дней со дня его регистрации (в исключительных случаях продление срока рассмотрения не более чем на 30 дней) |
Часть 1, 2 статьи 17 Федерального закона "Об Общественной палате Российской Федерации" |
|
17 |
Запрос Общественной палаты Российской Федерации |
Не позднее чем через 30 дней со дня получения запроса (в исключительных случаях, по решению Общественной палаты, - не позднее чем через 14 дней) |
Часть 3 статьи 24 Федерального закона "Об Общественной палате Российской Федерации" |
|
18 |
Запрос Общественной палаты субъекта Российской Федерации |
Не позднее чем через 30 дней со дня получения запроса (в исключительных случаях продлевается не более, чем на 30 дней) |
Часть 2 статьи 12 Федерального закона "Об общих принципах организации и деятельности общественных палат субъектов Российской Федерации" |
Приложение N 13 к 12.1.1
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Комитет по социальной Утверждена
Политике Санкт-Петербурга приказом Комитета по социальной
Номенклатура дел политике Санкт-Петербурга
на________________год от_______________ N____________
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения и номер статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Начальник отдела
документационного,
материально-технического
и информационного обеспечения
Комитета по социальной политике ________ _____________________
Санкт-Петербурга (Подпись) (Расшифровка подписи)
Виза лица, ответственного
за хранение документов ________ _____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Согласовано Согласовано
Протокол ЭК Протокол ЦЭПМК
Комитета по социальной политике Архивного комитета Санкт-Петербурга
Санкт-Петербурга
от_______________ N____________ от_________________ N__________
Принятые сокращения:
ЭК - экспертная комиссия
ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия
Приложение N 14 к п. 12.1.9
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в ___________ году
в Комитете по социальной политике Санкт-Петербурга
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
Начальник отдела документационного,
материально-технического
и информационного обеспечения
Комитета по социальной политике ________ _____________________
Санкт-Петербурга (Подпись) (Расшифровка подписи)
Дата
Итоговые сведения переданы
в архив
Наименование должности лица,
передавшего сведения _________ ____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Дата
Приложение N 15 к 12.6
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Внутренняя опись
документов дела N________
|
N п/п |
Регистрационный индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________ документов
(Цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи______________________________
(Цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела __________ _______________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Дата
Приложение N 16 к п. 12.6
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Лист-заверитель дела N____________
В деле подшито и пронумеровано_____________________________листов
(Цифрами и прописью)
с N__________ по N____________, в том числе:
литерные номера листов_________________________________;
пропущенные номера листов_______________________________
+ листов внутренней описи______________________________.
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
работника ___________ ______________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Дата
Приложение N 17 к п. 12.7
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
ЦГА СПб
Фонд N_______________
Опись N______________
Дело N_______________
Санкт-Петербургское Государственное казенное учреждение
"Центральный государственный архив Санкт-Петербурга"
Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Дело N________ Том N________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(заголовок дела)
____________________________________________________________________
(крайние даты)
На _______________ листах
Хранить__________________
ЦГА СПб
Фонд N_______________
Опись N______________
Дело N_______________
Приложение N 18 к п. 12.8.
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Председатель Комитета по социальной Утверждаю
политике Санкт-Петербурга
Председатель
Комитета по социальной
Фонд N_________ политике Санкт-Петербурга
Опись N_________________ ___________А.Н. Ржаненков
дел постоянного хранения "__"___________
за ___________ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Название раздела | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________________дел,
(Цифрами и прописью)
с N_____________ по N_________________, в том числе:
литерные номера:___________________________________________________,
пропущенные номера:_________________________________________________
Наименование должности
составителя описи ____________ _________________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
документов ____________ _______________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Согласовано Утверждено
Протокол ЭК Протокол ЦЭПМК
Комитета по социальной Архивного комитета Санкт-Петербурга
политике Санкт-Петербурга
от__________ N___________ от__________ N___________
Принятые сокращения:
ЭК - экспертная комиссия
ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия
Приложение N 19 к п. 12.8,
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Председатель Комитета по социальной Утверждаю
политике Санкт-Петербурга
Председатель
Комитета по социальной
Фонд N_________ политике Санкт-Петербурга
Опись N_________________ ___________А.Н. Ржаненков
электронных дел документов "__"___________
постоянного хранения
за ___________ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Объем, Мб |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________________дел,
(Цифрами и прописью)
с N_____________ по N_________________
объемом____________________Мб.
Наименование должности
составителя описи ____________ _________________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
документов ____________ _______________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Согласовано Утверждено
Протокол ЭК Протокол ЦЭПМК
Комитета по социальной Архивного комитета Санкт-Петербурга
политике Санкт-Петербурга
от__________ N___________ от__________ N___________
Принятые сокращения:
ЭК - экспертная комиссия
ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия
Приложение к Описи N_____________
электронных дел, документов
постоянного хранения
за_______________год
Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного
дела:*
N ед. хр. по описи_______________ Индекс дела___________
Заголовок дела______________________________________________________
|
Дата документа |
Регистрационный номер документа |
Наименование документа |
Объем, Мб |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
составителя описи ____________ _________________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
_______________________
* Составляется на каждое электронное дело
Приложение N 20 к п. 12.8.
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Председатель Комитета по социальной Утверждаю
политике Санкт-Петербурга
Председатель
Комитета по социальной
Фонд N_________ политике Санкт-Петербурга
Опись N_________________ ___________А.Н. Ржаненков
дел временных (свыше 10 лет) "__"___________
сроков хранения
за ___________ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________________дел,
(Цифрами и прописью)
с N_____________ по N_________________, в том числе:
литерные номера:___________________________________________________,
пропущенные номера:_________________________________________________
Наименование должности
составителя описи ____________ _________________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
документов ____________ _______________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Согласовано
Протокол ЭК
Комитета по социальной
политике Санкт-Петербурга
от__________ N___________
Принятые сокращения:
ЭК - экспертная комиссия
Приложение N 21 к п. 12.8.
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Председатель Комитета по социальной Утверждаю
политике Санкт-Петербурга
Председатель
Комитета по социальной
Фонд N_________ политике Санкт-Петербурга
Опись N_________________
электронных дел документов ___________А.Н. Ржаненков
дел временных (свыше 10 лет) "__"___________
сроков хранения
за_______________год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Объем, Мб |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________________дел,
(Цифрами и прописью)
с N_____________ по N_________________
объемом____________________Мб.
Наименование должности
составителя описи ____________ _________________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
документов ____________ _______________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Согласовано
Протокол ЭК
Комитета по социальной
политике Санкт-Петербурга
от__________ N___________
Принятые сокращения:
ЭК - экспертная комиссия
Приложение к Описи N_____________
электронных дел, документов
электронных дел, документов
дел временных (свыше 10 лет)
сроков хранения
за_______________год
Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного
дела:*
N ед. хр. по описи_______________ Индекс дела___________
Заголовок дела______________________________________________________
|
Дата документа |
Регистрационный номер документа |
Наименование документа |
Объем, Мб |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
составителя описи ____________ _________________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
_______________________
* Составляется на каждое электронное дело
Приложение N 22 к п. 12.8.
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Председатель Комитета по социальной Утверждаю
политике Санкт-Петербурга
Председатель
Комитета по социальной
Фонд N_________ политике Санкт-Петербурга
Опись N_________________
дел по личному составу ___________А.Н. Ржаненков
за_______________год "__"___________
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________________дел,
(Цифрами и прописью)
с N_____________ по N_________________, в том числе:
литерные номера:___________________________________________________,
пропущенные номера:_________________________________________________
Наименование должности
составителя описи ____________ _________________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Наименование должности
работника сектора государственной
службы, кадров и мобилизационной
работы Комитета _____________ _____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Согласовано Согласовано
Протокол ЭК Протокол ЦЭПМК
Комитета по социальной ЦГА Санкт-Петербурга
политике Санкт-Петербурга
от__________ N___________ от__________ N___________
Принятые сокращения:
ЭК - экспертная комиссия
ЭПМК - Экспертно-проверочная методическая комиссия Центрального государственного архива Санкт-Петербурга
Приложение N 23 к п. 12.8.
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Председатель Комитета по социальной Утверждаю
политике Санкт-Петербурга
Председатель
Акт Комитета по социальной
________N_________ политике Санкт-Петербурга
об утрате документов ___________А.Н. Ржаненков
"__"___________
Фонд_____________________________________________________________
(Название фонда)
В результате _____________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже дел, предпринятые исполнительным органом
государственной власти Санкт-Петербурга меры по розыску дел
положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным
снять с учета:
|
N п/п |
Опись N |
Единиц хранения N |
Заголовок единиц хранения |
Крайние даты |
Количество листов (объем, Мб) |
Предполагаемые причины отсутствия |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого __________________________________________ единиц хранения.
(Цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено
следующими единицами хранения:______________________________________
(Номера единиц хранения и их групповые заголовки)
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
документов ____________ _______________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Согласовано* Согласовано
Протокол ЦЭПМК Протокол ЭК Комитета по социальной
Архивного Комитета политике Санкт-Петербурга
Санкт-Петербурга
от__________ N___________ от__________ N___________
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
документов ____________ _______________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
_______________
* Если не обнаружены дела постоянного хранения.
Принятые сокращения:
ЭК - экспертная комиссия
ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия
Приложение N 24 к п. 12.8.
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Председатель Комитета по социальной Утверждаю
политике Санкт-Петербурга
Председатель
Акт Комитета по социальной
________N_________ политике Санкт-Петербурга
___________А.Н. Ржаненков
"__"___________
О выделении к уничтожению архивных
документов, не подлежащих хранению
На основании_____________________________________________________
(Название и выходные данные перечня документов с
указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы__________________________
(Наименование исполнительного
органа государственной власти
Санкт-Петербурга)
|
N п/п |
Заголовок дела (групповой заголовок документов) |
Годы |
Количество единиц хранения |
Сроки хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________ единиц хранения______________годы.
(Цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за___________годы утверждены ЦЭПМК
Архивного комитета Санкт-Петербурга (протокол от___________ N______)
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
документов ____________ _______________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Согласовано
Протокол ЭК Комитета по социальной
политике Санкт-Петербурга
от__________ N___________
Наименование должности лица,
ответственного за хранение документов _________ ____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Документы в количестве_____________________единиц хранения
на бумажном носителе весом__________________кг сданы на уничтожение
на электронном носителе сданы на уничтожение________________________.
(Способ уничтожения)
Наименование должности работника
сдавшего документы ___________ _____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Дата
Приложение N 25 к п. 12.10.1
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Утверждаю Утверждаю
Председатель Комитета по социальной Директор Санкт-Петербургского
политике Санкт-Петербурга государственного казенного
учреждения "Центральный
государственный архив
Санкт-Петербурга"
_____________________А.Н. Ржаненков ______________ О.Н. Шемчук
(Подпись) (Подпись)
"__"_____________ "__"_____________
Гербовая печать Гербовая печать
Акт
_____________N_____________
приема-передачи архивных
документов на хранение
____________________________________________________________________
(Основание передачи)
_______________________________________________________________сдал,
(Название передаваемого фонда)
____________________________________________________________________
(Наименование организации, передающей документы )
____________________________________________________________________
(Наименование организации, принимающей документы)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за
____________ годы и справочный аппарат к ним
|
N п/п |
Заголовок дела (групповой заголовок документов) |
Годы |
Количество единиц хранения |
Сроки хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого принято _____________________________ единиц хранения за годы.
(Цифрами и прописью)
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность_________ ____________ Должность_________ ______________
(Подпись) (Расшифровка (Подпись) (Расшифровка
подписи) подписи)
"___"________________ "___"______________
Фонду присвоен номер________________________________________________
Изменения в учетные документы внесены
Должность ___________ ________________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
"___"________________
Приложение N 26 к п. 12.9
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга
Акт
_______________N______________
о выдаче дел во временное пользование
_____________________________________
(Наименование организации, ее адрес,
почтовый индекс, кому выдаются дела)
Основание___________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела________________________________________
Выдаются следующие единицы хранения:
|
N п/п |
Номер описи |
Номер единицы хранения |
Заголовок единиц хранения |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего выдается ____________________________________ единиц хранения,
(Цифрами и прописью)
срок возвращения______________.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное
пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий,
выписок и справок, не публиковать документы без разрешения Архивного
комитета Санкт-Петербурга, выдавшего дела.
Получатель обязуется вернуть дела в указанный в настоящем акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты
или повреждения полученных во временное пользование дел.
Председатель Наименование должности руководителя
Комитета по социальной организации-получателя
политике Санкт-Петербурга
Личная подпись А.Н. Ржаненков Личная подпись ФИО
Выдал дела по поручению руководства
Должность лица, выдавшего дела Подпись ФИО
Дата
Принял дела по поручению руководства
Должность лица, выдавшего дела Подпись ФИО
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности
Сдал по поручению руководства организации-получателя
Должность лица, выдавшего дела Подпись ФИО
Дата
Принял по поручению руководства
Должность лица, выдавшего дела Подпись ФИО
Дата
Приложение N 27 к п. 12.10.2
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Утверждаю Утверждаю
Наименование должности руководителя Наименование должности
структурного подразделения Комитета руководителя структурного
по социальной политике подразделения Комитета
Санкт-Петербурга, передающего по социальной политике
документы на хранение Санкт-Петербурга, принимающего
документы на хранение
___________ _______________________ __________ __________________
(Подпись) (Расшифровка подписи) (Подпись) (Расшифровка подписи)
Дата Дата
Акт
__________N_____________
приема-передачи документов
В связи с упразднением (преобразованием)_________________________
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения Комитета, передающего
документы на хранение)
передает, а_________________________________________________________
(наименование структурного подразделения Комитета, принимающего
документы на хранение) принимает на хранение документы постоянного
хранения за__________годы.
|
N п/п |
Заголовок дела |
Дата дела |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Итого принято_______________________________________единиц хранения.
(Цифрами и прописью)
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименования должностей лиц, Наименования должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
__________ ____________________ _________ _____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи) (Подпись) (Расшифровка подписи)
Дата Дата
Приложение N 28 к п. 9.5.1
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Карточка
личного приема граждан
в Комитете по социальной политике Санкт-Петербурга
Дата обращения_____________
Дата приема________________
"__"__________ 20___ г. N______________
|
Фамилия, имя, отчество заявителя |
Должностное лицо, ведущее прием |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Место жительства, телефон |
Результаты рассмотрения |
|
|
|
|
|
|
|
Категория заявителя |
|
|
|
|
|
|
|
|
Содержание обращения |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Я,_________________________________________________________, выражаю
(Фамилия, имя, отчество заявителя)
согласие на предоставление мне устного ответа в ходе личного приема
по существу поставленных в устном обращении вопросов. Письменного
ответа не требуется.
____________________________________________________________________
(Дата) (Подпись заявителя) (Расшифровка подписи)
Я,_________________________________________________________, выражаю
(Фамилия, имя, отчество заявителя)
согласие на видео-и или аудиопротоколирование личного приема.
____________________________________________________________________
(Дата) (Подпись заявителя) (Расшифровка подписи)
Приложение N 29 к п. 2.1.13
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Образец
оформления конверта международных почтовых отправлений
|
Адрес отправителя: |
|
||
|
Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга Новгородская ул., д. 20, |
|
|
|
|
Санкт-Петербург, Россия, 191144 Russia | |||
|
|
Адрес получателя: Corinne Lemallier 5 rue Marineau Paris France 72004 Франция |
||
Образец
Оформления конверта международных почтовых отправлений в Соединенные Штаты Америки
|
Адрес отправителя: |
|
||
|
Комитет по социальной политике Санкт-Петербурга Новгородская ул., д. 20, |
|
|
|
|
Санкт-Петербург, Россия, 191144 Russia | |||
|
|
PETER J.BURSENOS 12603 DENMARK DRIVE APT 556 HERNDON VA 22071-9945 UNITED STATES OF AMERIKA США |
||
Приложение N 30 к п. 6.1
инструкции по делопроизводству
Комитета по социальной политике
Образец
оформления телеграммы
Телеграмма
Главе Новоржевского района
Псковской области
Т А Федоровой
улица Германа дом 35
город Новоржев
Псковская область
181340
Уважаемая Тамара Андреевна ВСКЛ
Сердечно поздравляю Вас лично и всех жителей Новоржева с 230-летием со дня его основания ТЧК
|
Председатель комитета по социальной |
.А.Н.Ржаненков |
-------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------
Новгородская., д. 20,
Санкт-Петербург, 191144
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приказ Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга от 26 декабря 2018 г. N 268 "Об инструкции по делопроизводству в Комитете по социальной политике Санкт-Петербурга"
Настоящий приказ вступает в силу с 26 декабря 2018 г.
Текст приказа официально опубликован не был