Распоряжение Комитета по информатизации и связи Санкт-Петербурга от 28 декабря 2018 г. N 347-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по информатизации и связи"

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Комитете по информатизации и связи.

2. Признать утратившими силу:

распоряжение Комитета по информатизации и связи от 25.11.2004 N 6-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Комитета по информатизации и связи";

распоряжение Комитета по информатизации и связи от 17.02.2015 N 8-р "О соблюдении правил оформления документов Комитета по информатизации и связи";

распоряжение Комитета по информатизации и связи от 25.01.2017 N 12-р "О внесении изменений в распоряжение Комитета по информатизации и связи от 25.11.2004 N 6-р";

распоряжение Комитета по информатизации и связи от 31.08.2018 N 226-р "О внесении изменений в распоряжение Комитета по информатизации и связи от 25.11.2004 N 6-р";

распоряжение Комитета по информатизации и связи от 19.09.2018 N 246-р "О внесении изменений в распоряжение Комитета по информатизации и связи от 25.11.2004 N 6-р".

3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на первого заместителя председателя Комитета по информатизации и связи Тумарева В.М.

Председатель Комитета

Д.П. Чамара

Утверждена
распоряжением Комитета
по информатизации и связи
от 28.12.2018 N 347-р

Инструкция
по делопроизводству в Комитете по информатизации и связи

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Комитете по информатизации и связи (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы со служебной документацией в Комитете по информатизации и связи (далее - Комитет).

1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, организации приема граждан, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем граждан к дальнейшему хранению и использованию в Комитете.

1.3. В основу Инструкции положена Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденная распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп.

1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).

1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.

1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей.

1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.8. Работники Комитета несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают председателю Комитета или его заместителю об утрате документов.

1.9. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию председателя Комитета или его заместителя.

1.10. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.

1.11. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляет Организационный сектор Комитета (далее - Организационный сектор), Архивный комитет Санкт-Петербурга и Администрация Губернатора Санкт-Петербурга в соответствии с их компетенцией.

2. Общие требования к оформлению документов

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Комитете, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности Комитета, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), а также в соответствии с Инструкцией.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

2.1.1. Герб Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в Комитете, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с законодательством Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

2.1.2. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

2.1.3. Наименование исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга - автора документа

Наименование Комитета по информатизации и связи является собирательным обозначением автора документа.

Если документ подготавливается Комитетом совместно с иными исполнительными органами, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования исполнительных органов следует печатать на чистом листе бумаги и располагать на одном уровне.

2.1.4. Справочные данные об исполнительном органе

Справочные данные о Комитете включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.1.5. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, ответов на обращения граждан, располагается под реквизитами автора документа.

2.1.6. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные двумя и более исполнительными органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 года.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру (от 1 до 9), при цифровом способе записи обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

2.1.7. Регистрационный номер документа

Регистрации в ЕСЭДД подлежат все создающиеся в Комитете документы, а также документы, поступающие от других исполнительных органов и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 1 к Инструкции).

В процессе регистрации документы подлежат оцифровке (сканированию), в отношении каждого документа заполняется регистрационная карточка в ЕСЭДД, документу присваивается регистрационный номер.

Регистрационный номер поступившего документа или инициативного документа, например, 15-01-XX-YY-234/18-0, 15-02-XX-YY-234/18-0, состоит из следующих значений:

"15" - номер Комитета в соответствии со структурой исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, определенной постановлением Губернатора Санкт-Петербурга от 31.05.2012 N 36-пг;

"01" - номер, присваиваемый поступившему документу;

"02" - номер, присваиваемый инициативному документу;

"ХХ-YY" - код номенклатуры дела;

"234" - порядковый номер документа. В очередном году регистрация документов начинается с первого номера;

"/18" - указатель года регистрации документа;

"-0" - счетчик ответов.

Регистрационный номер приказа Комитета или распоряжения Комитета, например, "296-р", "296-п", состоит из следующих значений:

"296" - порядковый номер документа. В очередном году регистрация документов начинается с первого номера;

"п" - указание на то, что регистрируемый документ является приказом;

"р" - указание на то, что регистрируемый документ является распоряжением.

Регистрационный номер служебной записки, устного поручения председателя, например, "45-С/18", "45-У/18", состоит из следующих значений:

"45" - порядковый номер документа. В очередном году регистрация документов начинается с первого номера;

"С" - указание на то, что регистрируемый документ является служебной запиской;

"У" - указание на то, что регистрируемый документ является устным поручением председателя;

"/18" - указатель года регистрации документа.

Делопроизводство по обращениям граждан, поступающим в Комитет, ведется в соответствии с положениями раздела 9 Инструкции.

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами, присваивается исполнительным органом, являющимся основным исполнителем документа.

2.1.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, заключение), и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.1.9. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок.

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями.

2.1.10. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу), на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в Комитете грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и закреплены в нормативном акте Комитета. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна"), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

Для служебного пользования

Экз. N 1

Документы с грифом ограничения доступа не подлежат регистрации в ЕСЭДД. Делопроизводство в отношении указанных документов ведется отдельно от основного делопроизводства.

2.1.11. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок).

Адресатом документа может быть исполнительный орган, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

При адресовании документа исполнительному органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Администрация Губернатора

Санкт-Петербурга

Секретариат

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, его инициалы указываются после фамилии.

Например:

Председателю

Законодательного Собрания

Санкт-Петербурга

Макарову В.С.

При адресовании документа в несколько однородных исполнительных органов или в несколько структурных подразделений одного исполнительного органа их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрациям районов

Санкт-Петербурга

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.

При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (далее - Правила), а также Реестром наименований элементов улично-дорожной сети (за исключением автомобильных дорог федерального значения), элементов планировочной структуры, расположенных на территории Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 N 117.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об исполнительном органе"):

наименование адресата;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется исполнительному органу, в реквизите "Адресат" указывается его наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Комитет по благоустройству Санкт-Петербурга

Караванная ул., д. 9, литера А,

Санкт-Петербург, 191023

При адресовании документа должностному лицу указывают наименование исполнительного органа, фамилию и инициалы, почтовый адрес; при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Председателю Архивного комитета

Санкт-Петербурга

Соколову С.А.

Таврическая ул., д. 39,

Санкт-Петербург, 191015

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Комитет по информатизации

и связи

kis@gov.spb.ru

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: (по списку).

2.1.12. Гриф утверждения документа

Утверждение документа - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг исполнительных органов, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, вступает в силу только с даты его утверждения.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты утверждения.

Например:

Утверждаю

Председатель Комитета

по информатизации и связи

Личная подпись Д.П. Чамара

17.05.2018

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Утверждаю	Утверждаю
Председатель Жилищного комитета	Председатель Комитета по информатизации и связи
Личная подпись В.В. Шиян	Личная подпись Д.П. Чамара
17.05.2018	17.05.2018

При утверждении документа (устава, инструкции, положения, правил) постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждено, Утверждены) и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера. Например:

Утвержден
распоряжением Комитета
по информатизации и связи
от 22.05.2014 N 60-р

Наименование исполнительного органа, включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, содержится в приложении N 2 к Инструкции.

2.1.13. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), что?

Например:

О создании аттестационной комиссии;

Должностной регламент главного специалиста.

2.1.14. Текст документа

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. Отдельные правила написания официальных наименований приведены в приложении N 3 к Инструкции. В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилии.

В подписи документа инициалы ставятся перед фамилией.

2.1.15. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, справках, актах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам).

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля.

Если приложение названо в тексте, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):

Приложение:

1. Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 27.04.2010 N 450 "О Комитете по информатизации и связи" на 17 л. в 1 экз.

2. Распоряжение Комитета по информатизации и связи от 16.11.2011 N 66-р "Об утверждении Регламента Комитета по информатизации и связи" на 28 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Договор от 31.03.2018 N 27 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывается. Количество экземпляров указывается одним из двух способов в зависимости от того, имеется ли ссылка на приложение в тексте:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о приложении имеет следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, дополнительно может указываться объем в байтах.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", выравнивается по левому краю и указываются данные распорядительного документа в дательном падеже (его вид, дата и регистрационный номер). Например:

Приложение N 2
к распоряжению Комитета
по информатизации и связи
от 31.12.2014 N 316-р

Если распорядительный документ имеет только одно приложение, то оно не нумеруется. При наличии двух и более приложений они нумеруются с использованием знака N.

2.1.16. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных исполнительными органами, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Согласовано

Председатель

Комитета по информатизации

и связи

Личная подпись Д.П. Чамара

17.05.2018

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, то оформляется по следующей форме:

Согласовано

Письмо Комитета

по информатизации и связи

от 09.02.2018

N 17-02-1245/04-0-0

Лист Согласования
Положение о ...

Согласовано	Согласовано
Председатель Комитета финансов Санкт-Петербурга	Председатель Комитета по информатизации и связи
Личная подпись А.А. Корабельников	Личная подпись Д.П. Чамара
14.04.2018	14.04.2018

При согласовании проектов документов в электронном виде в ЕСЭДД формируется лист согласования документа, являющийся неотъемлемой частью документа. На нем отображаются визы согласования документа. В случае подписания (согласования, утверждения) электронного документа несколькими должностными лицами штампы электронной подписи размещаются на листе согласования последовательно сверху вниз и по центру относительно границ листа.

2.1.17. Виза

Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа. Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица исполнительного органа с содержанием проекта документа.

Проект документа визируется исполнителем и заинтересованными в издании документа должностными лицами.

Виза включает должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи и дату подписания.

Например:

Заместитель председателя

Комитета по информатизации и связи

Личная подпись А.А. Никольский

25.02.2018

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Председатель Комитета

по информатизации и связи

Личная подпись Д.П. Чамара

25.02.2018

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.1.18. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа, под отметкой о наличии приложения.

Председатель Комитета

по информатизации и связи

Личная подпись

Д.П. Чамара

При использовании бланка документа этот же реквизит оформляется следующим образом:

Председатель Комитета

Личная подпись

Д.П. Чамара

Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Временно исполняющий обязанности Губернатора Санкт-Петербурга

Личная подпись

А.Д. Беглов

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Председатель

Комитета финансов

Санкт-Петербурга

Личная подпись А.А. Корабельников

Председатель

Комитета по информатизации

и связи

Личная подпись Д.П. Чамара

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Заместитель председателя Комитета по информатизации и связи Начальник Управления инфраструктурных технологий	Личная подпись	А.А. Соколов
и развития интеграционных систем Комитета по информатизации и связи	Личная подпись	А.Г. Кашин

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	Д.П. Чамара
Заместитель председателя комиссии	Личная подпись	В.М. Тумарев
Секретарь комиссии	Личная подпись	А.В. Лаюшка
Члены комиссии:	Личная подпись	А.Р. Алексеев
	Личная подпись	И.В. Бушихин

Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде.

Например:

Временно исполняющий обязанности председателя Комитета по информатизации и связи

Личная подпись

О.В. Решетова

2.1.19. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба Санкт-Петербурга в соответствии с действующим законодательством.

Например:

Председатель Комитета по информатизации и связи

Герб

Санкт-Петербурга

Документ подписан Электронной подписью Сертификат 00000000 Владелец Чамара Денис Петрович Действительное 01.01.2018 по 31.12.2018

Д.П. Чамара

2.1.20. Печать

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба Санкт-Петербурга (далее - гербовая печать) ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.

Проставление гербовой печати осуществляется на документах в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 4 к Инструкции.

Оттиск печати без изображения герба проставляется на копиях документов, направляемых за пределы исполнительного органа, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов, за исключением документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

Оттиск печати проставляется так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается "МП") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.

2.1.21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его телефона. При адресовании документов иногородним организациям в отметке об исполнителе возможно проставление кода Санкт-Петербурга для упрощения связи.

Например:

Никулин А.В.

(812)576-45-59

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием структурного подразделения, должности и электронным адресом исполнителя.

Например:

Никулин Алексей Владимирович, Правовой отдел, главный специалист-юрисконсульт (812) 576-45-59, nikulin@kis.gov.spb.ru

Отметка об исполнителе может печататься шрифтом меньшего размера.

2.1.22. Отметка о заверении копии

На копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "ВЕРНО", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.

Верно

Начальник Отдела по вопросам государственной службы и кадров Комитета по информатизации и связи	Личная подпись	В.Н. Паршин
26.01.2018

На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в исполнительном органе, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии".

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делаются проколы, через которые пропускается нить, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5x6 см) с заверительной надписью, которая затем заверяется печатью.

Например:

В данном документе прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов

ВЕРНО

Начальник Отдела по вопросам государственной службы и кадров Комитета по информатизации и связи

Личная подпись В.Н. Паршин

"___"_____________ 2018 г.

МП

Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

Копия электронного документа представляется в виде копии на бумажном носителе, заверенной в порядке, установленном в настоящем пункте, с указанием, в какой государственной информационной системе Санкт-Петербурга хранится электронный документ.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"), заверяются электронной подписью руководителя исполнительного органа или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в электронной форме.

Копии электронных документов, представляемых на физически обособленных носителях информации, высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование государственной информационной системы Санкт-Петербурга, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием формата файла;

объем каждого файла в байтах.

При этом на физически обособленном носителе информации или на прикрепляемом к нему листе указывается: "Приложение к письму от (дата) N...".

Для представления в другой исполнительный орган, физическому лицу копия электронного документа направляется с сопроводительным письмом (в электронной форме, если копия представляется по сети "Интернет", или на бумажном носителе, если копия представляется на физически обособленном носителе) с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ, наименования документа, его даты и номера (при его наличии), имени файла, формата файла и объема в Мб, даты изготовления копии (при необходимости в сопроводительном письме указывается иная информация об электронном документе).

2.1.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Комитет содержит наименование исполнительного органа, из которого поступил документ, или наименование его структурного подразделения, номер документа, дату поступления документа (при необходимости - время поступления).

Регистрация электронного документа производится посредством ЕСЭДД ответственным сотрудником Организационного сектора Комитета, который проверяет смысловую и логическую целостность атрибутов документа.

В случае обнаружения в полученном электронном документе ошибок: атрибуты карточки не соответствуют содержанию текста документа, не указаны исходящий номер, дата, листаж, краткое содержание, нет полного вложения документа и т.д. такой электронный документ не регистрируется, а корреспонденту получателем направляется уведомление об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

После завершения регистрации электронного документа отправителю автоматически направляется уведомление с номером и датой регистрации документа.

Порядок регистрации и рассмотрения служебной документации в Комитете описан в разделе 7 Инструкции.

2.1.24. Резолюция

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа.

В резолюции определяются исполнительный орган, структурные подразделения или должностные лица, которым дается указание по исполнению документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, расшифровка подписи, дата.

Например:

	Сидоровой О.А. Жукову П.К.
	Прошу подготовить проект распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга по данному вопросу к 24.07.2018
	Личная подпись (Расшифровка подписи)
	17.05.2018

В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, предварительно согласовав его с другими исполнителями.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата.

При создании резолюции, содержащей указание нескольким исполнителям, указывается ответственный исполнитель, в случае если ответственный исполнитель не определен, ответственным исполнителем является тот исполнитель, который указан в резолюции первым.

Определение исполнителей по документам, поступившим в Комитет, осуществляется в соответствии с компетенцией структурных подразделений Комитета, подчиняющихся непосредственно председателю Комитета, либо в соответствии с распределением обязанностей между заместителями председателя Комитета по информатизации и связи, утвержденным приказом Комитета по информатизации и связи от 11.05.2018 N 45-п "О распределении обязанностей между заместителями председателя Комитета по информатизации и связи", в случае если деятельность структурного подразделения Комитета находится в ведении заместителя председателя Комитета.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием даты и регистрационного номера документа, к которому резолюция относится.

Электронный документ, поступивший в Комитет, направляется по резолюции председателя Комитета в структурные подразделения Комитета либо заместителям председателя Комитета.

При формировании резолюции на электронный документ исполнитель содержащегося в ней поручения определяется путем выборки из глобального классификатора, согласно которому подсистема ЕСЭДД определяет маршрут направления электронного документа.

При формировании резолюции по документу в ЕСЭДД используется электронная подпись. Если лицо, формирующее резолюцию, имеет усиленную квалифицированную электронную подпись, то резолюция подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, в иных случаях - простой электронной подписью.

Резолюция подписывается автоматически при сохранении ее в ЕСЭДД. Для подписанной резолюции в базе данных устанавливается признак "ЭП".

При отображении резолюции в ЕСЭДД, если она имеет признак "ЭП", пользователю отображается соответствующий значок электронной подписи.

2.1.25. Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, установленными правовыми актами Российской Федерации, Санкт-Петербурга, а также распоряжением Комитета по информатизации и связи от 17.03.2017 N 17-р "Об установлении сроков исполнения документов в Комитете по информатизации и связи" и резолюцией руководителя.

Электронные документы, содержащие поручения Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, подлежат направлению исполнителям только после дополнения электронной карточки документа признаком централизованного контроля "К" и другими атрибутами контрольного поручения ("Важно", "Очень важно").

Сектор контроля Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга может направлять исполнителям дополнительную информационную электронную контрольную карту поручения, имеющую ссылку на основной документ.

2.1.27. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает следующие элементы: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, расшифровки подписи, даты. Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Комитета, в котором исполнен документ.

Например:

Отправлен факс 05.05.2004

В дело N 01-23

Главный специалист Отдела закупок

Личная подпись В.М. Ширков

05.05.2018

или

Издан приказ от 01.04.2018 N 12-п "О создании комиссии" В дело N 07-04
Главный специалист Финансово-бухгалтерского отдела
Личная подпись	В.В. Смирнова
12.04.2018

При формировании отметки об исполнении документа (отчета по резолюции) в ЕСЭДД индекс дела по номенклатуре дел указывается ответственным исполнителем либо, в случае если ответственный исполнитель не определен, исполнителем, который указан в резолюции первым.

2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование

2.2.1. Бланк документа набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты документов указаны в приложении N 5 к Инструкции.

2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Бланки формата АЗ могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).

Бумага, применяемая для изготовления бланков формата А4 и А5, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высшего сорта.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Документы длительного (свыше 10 лет) хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки документов могут изготавливаться как типографским способом, так и при помощи средств вычислительной техники.

2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов. Схема применения углового расположения реквизитов и границ зон на бланке формата А4 приведена в приложении N 6 к Инструкции.

При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. Для учета бланков на них могут проставляться типографским способом или вручную учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.

2.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга

Образцы бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки) документов исполнительных органов и структурных подразделений исполнительных органов разрабатываются Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и утверждаются Правительством Санкт-Петербурга.

В Комитете используется электронный вид гербовых бланков.

3. Текст документа

3.1. Общие требования к составлению текста документа

Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.

В докладе, представляемом на имя Президента Российской Федерации, должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения. Размер доклада не может превышать 2-3 страниц формата А4. К докладу прилагаются копии принятых во исполнение поручения документов и при необходимости - информационно-аналитические материалы.

Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок (при необходимости).

Например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов"..."

В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.

Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.

3.2. Порядок оформления правовых актов

3.2.1. Правовые акты Комитета (далее - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование органа или должностного лица, издающего правовой акт, название вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись.

3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога "о" или "об" (о чем правовой акт).

3.2.3. Если правовым актом утверждается документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о ... ".

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения согласно пункту 2.1.12 Инструкции.

3.2.4. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу ...".

Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

3.2.5. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.

3.2.6. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль за его выполнением, например:

"3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя председателя Комитета по информатизации и связи Соколова А.А.".

3.2.7. Электронные копии правовых актов рассылаются в соответствии со списком рассылки посредством ЕСЭДД.

3.3. Распоряжение (приказ) Комитета

Распоряжение (приказ) Комитета оформляется на бланке Комитета в электронном виде.

Образец оформления распоряжения Комитета по основной деятельности представлен в приложении N 7 к Инструкции, приказа Комитета по основной деятельности - в приложении N 8 к Инструкции. Образцы углового и продольного бланка Комитета представлены в приложениях N 9, 10 соответственно.

Обязательными реквизитами распоряжения (приказа) являются наименование Комитета, название вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подпись.

Текст распоряжения (приказа) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст распоряжения (приказа) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

Преамбула приказа заканчивается словом "приказываю", которое печатается полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек.

3.4. Таблица

Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют:

на цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

на текстовые (содержат только текст);

на смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа).

Структура таблицы представлена ниже.

Головка (шапка) таблицы
Заголовок строк	Заголовок граф		Заголовок граф
Заголовок строк	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
Боковик	Прографка (графы)

Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки.

Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования показателей.

Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы).

Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и графы, и строки.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

расположение текстовой содержательной части таблицы в прографке (не в головке или боковике);

правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, подзаголовков нижнего яруса головки (шапки) - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.

Графы таблицы должны быть пронумерованы.

При составлении номенклатуры дел Комитета головка (шапка) таблицы повторяется на каждом листе документа.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа, кроме случаев, когда подзаголовки грамматически подчинены заголовку. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг).

Справа над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят. Правила оформления приложений в виде таблиц даны в приложении N 11 к Инструкции.

4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж

4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны оформляются на гербовых бланках писем Комитета.

Текст документа, как правило, печатается на русском языке.

При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города.

Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма. Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ ХАРАЛЬДУ V,

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением".

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

4.2. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны иными должностными лицами, предусматриваются следующие реквизиты:

4.2.1. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

American National Social Institute

15 Noth 32nd Street

NEW YORK, N.Y. 12148

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес. Например:

Mr. A.Widmar, Chairman,

D.Coke and Son Ltd

LONDON SWK 48C

ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

Mr. Luis Serrano Correcher

34 Calle Alcala 6a p1.

(servicio de prenca)

MADRID 28071

ESPANA

4.2.2. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

4.2.3. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

4.2.4. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

4.2.5. Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "С наилучшими пожеланиями".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

4.2.6. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

4.2.7. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

4.2.8. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля.

4.3. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности:

инициалы и фамилия адресата или название фирмы;

название улицы (площади, шоссе и т.п.);

номер дома;

номер квартиры;

название города;

название штата;

название страны;

почтовый индекс;

повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в США).

Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Образец оформления конверта международных почтовых отправлений дан в приложении N 26 к Инструкции.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адрес указывается один раз - в письме. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя можно было прочесть через окно конверта.

Адрес на конверте печатается в той же последовательности, что и адрес над текстом письма. Возможно рукописное написание адреса на конверте.

Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие способ отправки:

REGISTERED - ЗАКАЗНОЕ;

AIR MAIL-АВИА;

EXPRESS DELIVERY (MAIL) - СО СРОЧНОЙ ДОСТАВКОЙ;

POSTE RESTANTE - ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ.

Если письмо посылается лично адресату, то на конверте после фамилии адресата необходимо поставить гриф "ЛИЧНО" ("PRIVATE", "PERSONAL", "CONFIDENTINAL").

Для того чтобы письмо не было воспринято как личное, и в случае отсутствия адресата конверт мог бы вскрыть другой ответственный сотрудник, необходимо указывать должность адресата.

5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств

5.1. Печатание документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств.

5.2. Правовые акты и документы Комитета изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники.

5.3. Документы изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники в виде файлов текстового процессора в форматах *.docx, *.doc, *.rtf, в виде файлов электронной таблицы в форматах *.xls, *.xlsx.

Правовые акты и документы исполнительного органа печатаются шрифтом Times New Roman размера N 12 через один межстрочный интервал.

5.4. Текст документов, размещаемый на бланках формата А4, А5 и А6, печатается через один межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

5.5. Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках.

5.6. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через I межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

Согласовано

(1,5 интервала)

Председатель

Комитета по информатизации и связи

(межстрочный интервал)

_________________________Д.П. Чамара

(1,5 интервала)

5.7. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

5.8. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги, имеющих собственную нумерацию и систему сокращений.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом:

Состав
комиссии Комитета по информатизации и связи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности

Председатель комиссии
Соколов Андрей Александрович	- заместитель председателя Комитета по информатизации и связи
Члены комиссии:
Громов Дмитрий Николаевич	- начальник Отдела закупок Комитета по информатизации и связи
Козлов Виктор Алексеевич	- начальник отдела инфраструктурных и технологических ресурсов Управления инфраструктурных технологий и развития интеграционных систем Комитета по информатизации и связи
(и далее алфавитном порядке) Секретарь комиссии
Савенко Андрей Владимирович	- ведущий специалист отдела защиты информации и противодействия техническим разведкам Управления информационной безопасности и технической защиты информации Комитета по информатизации и связи

5.9. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала, например:

Чамара

Денис Петрович

- председатель Комитета по информатизации и связи

Громов

Дмитрий Николаевич

- начальник Отдела закупок Комитета по информатизации и связи

5.10. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:

Председатель Комитета

по информатизации и связи

Личная подпись

Д.П. Чамара

5.11. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.

5.12. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

5.13. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков):

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "приказываю", "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Прописными буквами, полужирным шрифтом и в разрядку печатаются слова: "приказываю", "постановляю", "ПОСТАНОВЛЯЕТ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

5.14. При печатании документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.

5.15. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу могут проставляться колонтитулы, содержащие номер оператора и наименование файла.

5.16. При внесении последующих правок в отпечатанный документ исполнителю необходимо указать колонтитулы этого документа.

5.17. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 1 см. В строке между словами не допускается наличие больших пробелов.

5.18. Проекты документов, подготовленные с использованием средств электронно-вычислительной техники в структурных подразделениях, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов.

5.19. Перечисления в тексте документа выделяются абзацами без проставления дефиса или других знаков.

5.20. При печатании документов следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.

Числа, в написании которых используется больше четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы по три цифры в каждом.

Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 рублей);

знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;

слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не рекомендуется делать более четырех переносов подряд в конце расположенных одна под другой строк.

Не рекомендуется оставлять часть слова "не" в начале строки и отрицание "не" в конце строки, например:

... граждане

не хотят ... ,

...многие не

хотят ....

5.21. Количественные числительные не имеют падежных наращений.

В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре. Например:

в двух экземплярах;

1-я очередь;

2-й этаж;

на 1, 2 и 3-й линиях.

5.22. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например: Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург.

5.23. Служебные письма оформляются на бланках установленного образца.

Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочного интервала, например:

Председателю Комитета

по здравоохранению

Дубине М.В.

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал. Фамилия отделяется от адреса 1,5 межстрочного интервала, например:

Иванову И.П.

ул. Ленина, д. 6, кв. 22,

г. Псков, 301264

Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый Иван Петрович!

Слово "Приложение" печатается (отделяется от текста 2 межстрочными интервалами) с отступом "0" от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Название приложения печатается через один межстрочный интервал.

6. Особенности оформления документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи

6.1. Документы, передаваемые по факсимильной связи

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации (текстов, таблиц, графиков, рисунков, чертежей, фотографий и т.д.) с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле).

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (письмо, договор, протокол и т.д.). '

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными чернилами.

6.2. Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Обязательные реквизиты телефонограммы - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

При отсутствии бланков телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего

телефонограмму;

дата, номер телефонограммы;

время передачи;

текст телефонограммы;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

6.3. Сообщения, передаваемые электронной почтой

Электронное сообщение - это документ, переданный электронной почтой по системе связи между электронно-вычислительными машинами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @, например: kis@gov.spb.ru.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети "Интернет" допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ - коммерческие организации;

EDU - учебные и научные заведения;

GOV - правительственные учреждения;

MIL - военные организации;

NET - сетевые узлы Интернет;

ORG - прочие организации.

Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

7. Порядок прохождения документов в Комитете

7.1. Порядок регистрации и рассмотрения документов в Комитете

7.1.1. Регистрация документов - это фиксация фактов поступления документов в Комитет или отправки их из Комитета путем проставления на документе регистрационного индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах ЕСЭДД.

Запись сведений о документе в ЕСЭДД производится путем заполнения электронной регистрационной карты с приложением электронного образа документа.

7.1.2. Прием, регистрация документов в Комитете осуществляется сотрудниками Организационного сектора посредством ЕСЭДД, межведомственного электронного документооборота либо почты.

При приеме и отправке документов проверяется правильность их оформления: адресование, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.).

Сотрудник Организационного сектора проверяет документы на соответствие пунктам 2.1.14, 2.1.15, 2.1.18, 2.1.21, 3.1, 5.1-5.23 Инструкции.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

7.1.3. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция, требующая учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях (как создаваемая в Комитете, так и поступающая из других организаций).

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа, а также все без исключения документы, поступающие из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.

7.1.4 Регистрация документов в Организационном секторе осуществляется в соответствии с номенклатурой дел Комитета посредством ЕСЭДД.

Структура регистрационного номера документа указана в пункте 2.1.7 Инструкции.

Если документ поступил на бумажном носителе, сотрудник Организационного сектора заполняет электронную регистрационную карту документа, печатает штрих-код с указанием регистрационного номера и даты регистрации документа и формирует электронный образ документа.

7.1.5. Зарегистрированные служебные документы рассматриваются председателем Комитета и направляются исполнителям только после фиксации информации, содержащейся в резолюциях, в ЕСЭДД.

7.1.6. Руководители структурных подразделений Комитета рассматривают документы и передают их исполнителям.

7.1.7. Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, устанавливаются председателем Комитета с учетом срока, установленного организацией, направившей документ, и сроков, установленных действующим законодательством и правовыми актами Комитета. Сроки исполнения таких документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления (регистрации).

7.1.8. Документы с реквизитом "Для служебного пользования" направляются для рассмотрения в соответствии с правилами работы с документами, имеющими реквизит "Для служебного пользования".

7.2. Порядок прохождения исходящих документов

Организация работы с исходящими документами включает составление проекта документа, печатание документа, согласование документа, подписание документа, утверждение (в случае необходимости) документа, регистрацию документа, отправку документа.

Представляемый на подпись Губернатору Санкт-Петербурга проект документа должен быть согласован с вице-губернатором Санкт-Петербурга, непосредственно координирующим и контролирующим деятельность Комитета.

К проекту ответа на входящий документ исполнитель должен приложить подлинник указанного документа с поручением, при наличии соисполнителей поручения - письма соисполнителей.

В случае если исполнение поручения предполагает последующее направление доклада или письма за подписью вице-губернатора Санкт-Петербурга, в комплекте документов, направленных вице-губернатору Санкт-Петербурга, должен содержаться проект доклада или письма адресату (заявителю, Губернатору Санкт-Петербурга и т.д.) на бланке вице-губернатора Санкт-Петербурга.

Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки.

Выдача оригинала подписанного документа на руки допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, указанных в документе. В этом случае на копии документа делается запись о выдаче его на руки, дате получения, ставится подпись получателя с ее расшифровкой, указывается контактный телефон.

7.3. Порядок отправки документов

7.3.1. Исходящим документам (кроме ответов на письма граждан) в соответствии с номенклатурой дел Комитета присваиваются посредством ЕСЭДД самостоятельные регистрационные номера.

7.3.2. Отправка документов в Комитете осуществляется сотрудниками Организационного сектора посредством ЕСЭДД, межведомственного электронного документооборота, почтой, либо передачи в сектор служебной документации отдела документационного обеспечения Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

При наличии оригинала документа на бумажном носителе отправка исходящих документов осуществляется почтой, либо посредством передачи в сектор служебной документации отдела документационного обеспечения Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

8. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию

8.1. Номенклатура дел

8.1.1. Номенклатура дел Комитета (далее - номенклатура дел) представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве.

8.1.2. Номенклатура дел разрабатывается в Комитете и содержит полный перечень всех дел, заводимых структурными подразделениями.

8.1.3. В номенклатуру дел структурных подразделений, осуществляющих организационно-техническое обеспечение деятельности коллегиальных совещательных органов (комиссий, советов), включаются документы, образующиеся в ходе работы указанных органов.

8.1.4. Номенклатура дел составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений и оформляется по форме согласно приложению N 12 к Инструкции. Так же оформляется номенклатура дел структурных подразделений.

8.1.5. Номенклатура дел составляется не реже чем один раз в пять лет и согласовывается с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - ЦЭПМК Архивного комитета), а затем утверждается председателем Комитета. В случае коренного изменения структуры исполнительного органа номенклатура дел составляется заново независимо от срока предыдущего согласования, а при отсутствии изменений - автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

8.1.6. Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в номенклатуру дел.

8.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

8.1.8. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке.

В первой графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении цифрового обозначения (кода) этого структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индекс дела обозначается арабскими цифрами, например: 07-15, где 07 - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 15 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Во вторую графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки.

Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к решению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

номенклатура дел структурного подразделения;

резервные номера.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих исполнительных органов, документация соответствующего исполнительного органа.

Сначала в номенклатуре дел указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами соответствующего исполнительного органа.

Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, например "разные материалы", "общая переписка", а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.

В номенклатуру дел могут включаться заголовки дел с грифом "Для служебного пользования" (далее - гриф "ДСП"), журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);

автор документа (название исполнительного органа, структурного подразделения);

корреспондент (название исполнительного органа, которому адресуют и от которого получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на то, что документ представлен копией.

Состав элементов заголовка дела, располагаемый в указанной последовательности, определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия).

Например:

"Штатное расписание Комитета по информатизации и связи, изменения к нему";

"Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга (копии)".

При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке.

Например:

"Протоколы и стенограммы заседаний Научного совета по информатизации Санкт-Петербурга".

Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются разновидности документов, из которых будет формироваться дело.

Например:

"Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки)".

Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Например:

"Протоколы заседаний Общественного совета при Комитете по информатизации и связи и документы к ним".

Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одного или нескольких исполнительных органов.

Например:

"Переписка с гражданами о выдаче архивных справок".

Для внутренних документов используется краткое название исполнительного органа либо структурного подразделения или приводится общее видовое название:

"Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".

При указании корреспондента в заголовке дела используется конкретное наименование исполнительного органа или обобщенное видовое название без конкретного перечисления.

"Переписка с Росархивом о...";

"Переписка с международными организациями о...".

Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:

"Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров".

Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

"Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства".

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

"Распоряжения Комитета по информатизации и связи по вопросам основной деятельности за 2017 год".

В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

"Бизнес-планы на октябрь-декабрь 2017 года";

"Сводный баланс доходов и расходов за II квартал 2017 года".

Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке дела указывается их номер (шифр):

"Личные карточки (форма Т-2)".

В заголовке дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией:

"Распоряжения Комитета по информатизации и связи. Копии".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Третья графа "Количество дел" заполняется в конце календарного года.

Электронные дела на тома (части) на разделяются. Все электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело.

В четвертой графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

При включении в номенклатуру дел заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне, срок их хранения устанавливается ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга по представлению экспертной комиссии Комитета (далее - ЭК).

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Пятая графа "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение, месте хранения.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. По окончании года в утвержденную номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в соответствующем году в исполнительном органе, составляется по форме согласно приложению N 13 к Инструкции.

8.2. Формирование дел

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовкам дел, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных).

Дела в структурных подразделениях Комитета формируются децентрализованно, то есть в каждом структурном подразделении Комитета.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

8.2.1. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

8.2.2. В дело включается один экземпляр каждого документа.

8.2.3. Каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

8.2.4. В дело помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовку дела по номенклатуре дел.

8.2.5. В дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в исполнительном органе, документы выборных органов и их постоянных комиссий).

8.2.6. Дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2".

8.2.7. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

8.2.8. В дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении.

8.2.9. При необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая и подшивается в дело.

8.2.10. При оформлении дел запрещается использовать фломастер, цветовыделитель, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем ПВА.

8.2.11. Не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

8.3. Группировка отдельных категорий документов

При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:

8.3.1. Нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

8.3.2. Положения, инструкции, правила и другие документы, являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

8.3.3. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируются в дело, внутри дела их располагают по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки), формируются отдельно.

8.3.4. Постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания.

8.3.5. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий, протоколы заседаний исполнительного органа, протоколы собраний). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний могут формироваться в отдельные дела.

8.3.6. Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускается разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дело документов, подлежащих возврату.

8.3.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2014 год, составленный в 2015 году, подшивается в дело 2014 года, а не 2015 года; план на 2016 год, составленный в 2015 году, - в дело 2016 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

8.3.8. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы Правительства Санкт-Петербурга и их заявления и жалобы по личным вопросам. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке.

8.3.9. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки), поступающие в исполнительный орган, группируются в самостоятельные дела по каждому исполнительному органу или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям.

8.3.10. Договоры, соглашения (постоянного хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, исполнительных органов.

8.3.11. Законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее - государственный гражданский служащий) отдельно, документы группируются в последовательности в соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773 "О Типовом положении о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга".

8.3.12. Личные карточки на уволенных работников формируются в дело по году увольнения, внутри дела - по фамилиям в алфавитном порядке. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.

8.3.13. Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Лицевые счета внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности лицевых счетов необходимо в конце календарного года делать распечатку единого лицевого счета за полный календарный год отдельно на каждого работника (с помощью лазерного принтера на бумаге высшего сорта). Запрещается формирование дела с использованием ежемесячных расчетных листков взамен единого лицевого счета.

8.3.14. Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления.

8.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу в течение трех лет остаются в структурных подразделениях Комитета для справочной работы, а затем сдаются в Организационный сектор Комитета, который осуществляет дальнейшее хранение этих документов.

Дела временного хранения хранятся в структурных подразделениях Комитета и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту работниками этих структурных подразделений Комитета в установленном порядке. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комитета, и включает следующее:

проведение экспертизы ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

8.5. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертизе ценности подлежат все документы независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов постоянного хранения и документов по личному составу в структурных подразделениях Комитета осуществляется членами ЭК и работниками структурных подразделений Комитета для установления научной, исторической и практической значимости документов.

Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом Комитета по информатизации и связи от 22.09.2014 N 116-п создана постоянно действующая экспертная комиссия Комитета (далее - ЭК).

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсограммы, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Перечень видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в Комитете по информатизации и связи осуществляется в форме электронных документов, согласован пунктом 7 протокола Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного комитета Санкт-Петербурга от 25.04.2014 N 6.

8.6. Оформление дела

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче из структурных подразделений Комитета на архивное хранение и подлежат оформлению и описанию.

Оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:

подшивку и переплет документов дела;

составление внутренней описи документов дела согласно приложению N 14 к Инструкции (при необходимости);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела согласно приложению N 15 к Инструкции;

оформление обложки дела.

Все листы дела, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации листов дела запрещается.

При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам.

Например:

1а; 1б.

В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Лист-заверитель составляется в конце дела на отдельном листе. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, то он наклеивается в конце дела за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа.

Сложенный лист формата А3 или А2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографии, вырезки, выписки) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверение личности, трудовая книжка, военный билет) эти документы вкладываются в конверт.

Внутренняя опись документов в деле составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем описи. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документа, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и новый лист-заверитель.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от остальных документов и в листе-заверителе указываются через знак "+".

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов и после утверждения описи дел.

Документы, составляющие дело, подшиваются через четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дела.

Дела постоянного хранения и дела по личному составу должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.

8.7. Оформление обложки дела

Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме согласно приложению N 16 к Инструкции.

На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

наименование государственного архива - Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга";

наименование исполнительного органа - Комитет по информатизации и связи;

наименование структурного подразделения Комитета, где оформлялось дело;

индекс дела; номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Наименование Комитета и его структурного подразделения приводятся полностью в именительном падеже. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество в именительном падеже.

На обложках дел постоянного хранения и дел по личному составу предусматривается место для наименования государственного архива - Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга", в который будут приняты на государственное хранение дела Комитета.

При изменении наименования Комитета (структурного подразделения Комитета) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение Комитета) на обложке дела указывается новое наименование Комитета (структурного подразделения Комитета), а прежнее наименование Комитета (структурного подразделения) заключается в скобки.

При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома.

Например:

"Распоряжения Комитета по информатизации и связи N 1-100, т. 1".

На обложке дела указывается дата дела - год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.

Например:

09.04.2018

Дата дела не указывается на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как она отражается в заголовке дела.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов и распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Например:

(не ранее 2009 г.); (не ранее апреля - не позднее мая 2008 г.); (не ранее 25) июня 2009 г.; 15 (января) 2008 г.; 16 августа (2007 г.); (22 сентября 2003 г.?).

Если в дело включены документы (например приложение), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год (годы)".

Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, черными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.

8.8. Составление и оформление описей и актов

Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Опись - это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, предназначенный для учета и раскрытия их содержания.

Описи составляются отдельно на следующие виды дел:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений исполнительного органа составляются работниками этих структурных подразделений в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в структурном подразделении исполнительного органа.

При составлении описи необходимо соблюдать следующие требования:

систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации дел в описи - валовой). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и заголовку дела в номенклатуре дел;

заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годового раздела описи дел за последующие годы делается ссылка: "документы за данный год см. также в разделе описи за .... год, дело N...:", которая помещается после последнего заголовка в описи за данный годовой раздел. Эта особенность оговаривается в предисловии к описи;

в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера);

графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям Комитета в соответствии с актом передачи, наличии копий.

8.8.1. Опись дел постоянного хранения

На основе описей дел структурных подразделений исполнительного органа составляется годовой раздел сводной описи дел исполнительного органа.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях Комитета. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению N 17 к Инструкции.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в соответствующий годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и о структуре Комитета за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы описи; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных организациях или вышестоящих исполнительных органах; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются, хранятся в папках.

После утверждения годового раздела ЦЭПМК Архивного комитета опись утверждается председателем Комитета, затем три экземпляра описей в бумажной форме и один экземпляр описей в электронной форме передаются в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга", а один экземпляр описи в бумажной и электронной форме остается в Комитете.

Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения. Опись электронных дел документов постоянного хранения оформляется согласно приложению N 18 к Инструкции.

8.8.2. Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

В годовой раздел сводной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях Комитета.

Порядок внесения заголовков в годовой раздел указанной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Годовой раздел сводной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляется по форме согласно приложению N 19 к Инструкции.

При необходимости к годовому разделу указанной описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляется в двух экземплярах.

Отдельные описи могут составляться на единицы хранения электронных дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения по форме согласно приложению N 20 к Инструкции.

8.8.3. Опись дел по личному составу

Годовой раздел описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению N 21 к Инструкции. Порядок заполнения граф в указанной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела, личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, личная карточка, и систематизируются по алфавиту.

На личные дела государственных гражданских служащих (далее - личные дела) составляется отдельная опись.

После личных дел в опись включаются документы о приеме-передаче личных дел уволенных в год составления описи (при их наличии). Документы о приеме-передаче личных дел (акты, переписка) формируются в хронологическом порядке по дате выдачи личных дел. В опись личных дел включаются документы о приеме-передаче личных дел без указания количества листов в деле, так как это дело будет окончательно закрыто и пронумеровано только при сдаче его на государственное хранение. Особенности формирования документов приема-передачи личных дел оговариваются в предисловии к описи.

Независимо от того, что личные дела хранятся в течение 10 лет в Отделе по вопросам государственной службы и кадров Комитета, опись личных дел представляется в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга" на согласование через три года после увольнения государственных гражданских служащих.

Годовой раздел описи дел по личному составу составляется в трех экземплярах, подписывается составителем указанной описи и сотрудником Отдела по вопросам государственной службы и кадров Комитета, согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга" и утверждается председателем Комитета.

8.8.4. Акт об утрате документов

При обнаружении утраты документов в структурном подразделении Комитета организуется розыск данных документов работниками указанного структурного подразделения. Розыск документов организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. Если розыск не даст результатов, то работники структурного подразделения Комитета, в котором обнаружена утрата документов, составляют акт об утрате документов, утверждаемый председателем Комитета. Акт об утрате документов оформляется согласно приложению N 22 к Инструкции в четырех экземплярах. К акту об утрате документов прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная работником структурного подразделения Комитета, производившим розыск документов.

8.8.5. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

После составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и дел по личному составу производится отбор документов с истекшими сроками хранения для уничтожения.

Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, находятся в структурных подразделениях Комитета до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее - акт о выделении к уничтожению), который согласовывается с ЭК, оформляется согласно приложению N 23 к Инструкции и утверждается председателем Комитета.

Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт о выделении к уничтожению под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт о выделении к уничтожению. Так, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2011 году, могут быть включены в акт о выделении к уничтожению, который будет составлен не ранее 01.01.2015, с пятилетним сроком хранения - не ранее 01.01.2017.

8.9. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации

8.9.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов при ликвидации или реорганизации Комитета и упразднении или преобразовании структурных подразделений Комитета регулируется действующим законодательством.

8.9.2. При ликвидации Комитета:

документы постоянного хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга" по акту приема-передачи архивных документов на хранение, оформленному согласно приложению N 24 к Инструкции (далее - акт приема-передачи);

документы по личному составу должны быть переданы на хранение в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга" по акту приема-передачи в соответствии с приложением N 24 к Инструкции;

документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению отдельно за каждый год, подготовленных ликвидационной комиссией Комитета;

документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации Комитета, уничтожаются ликвидационной комиссией Комитета.

Передача документов осуществляется ликвидационной комиссией Комитета. В состав ликвидационной комиссии Комитета должны входить представители соответствующих государственных архивов Санкт-Петербурга.

9. Организация работы с письмами и обращениями граждан

9.1. Делопроизводство по обращениям граждан (далее - обращения), поступающим в Комитет, ведется отдельно от других видов делопроизводства в подсистеме "Письма и обращения граждан" ЕСЭДД и возлагается на Организационный сектор.

9.2. Все поступившие в Комитет обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента их поступления в подсистеме "Письма и обращения граждан" ЕСЭДД.

При регистрации обращения заполняется регистрационная карта с приложением электронного образа документа

9.3. В обращении гражданином в обязательном порядке указывается либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляется обращение, либо фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагается суть предложения, заявления или жалобы, ставится личная подпись и дата.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к обращению документы и материалы либо их копии.

9.4. В отношении зарегистрированных обращений после их рассмотрения председателем Комитета либо по его поручению первым заместителем председателя Комитета, заместителями председателя Комитета принимается решение о направлении обращения для рассмотрения и подготовки ответа в соответствующие структурные подразделения Комитета, которое оформляется в виде резолюции в подсистеме "Письма и обращения граждан" ЕСЭДД.

9.4.1. Регистрационный номер обращения, например: "OB-XX-YY-123-456/16-0", состоит из следующих значений:

"ОБ" - указание на то, что типом документа является обращение;

"XX-YY" - код номенклатуры дела;

"123" - номер, присваиваемый гражданину, который сохраняется для каждого гражданина в очередном году;

"456" - порядковый номер обращения. В очередном году нумерация обращений начинается с первого номера.

"/18" - указатель года регистрации обращения;

"-0" - счетчик ответов.

9.4.2. При подготовке ответа на обращение Комитетом в случае необходимости запрашивается информация от исполнительных органов и организаций (далее - запрос). Запрос и ответ на него регистрируются в подсистеме "Письма и обращения граждан" ЕСЭДД.

Регистрационный номер запросов и ответов на них, например: "ОБ-ХХ-YY-123-456/18-0-1" (запрос 1), "OБ-XX-YY-123-456/18-0-2" (запрос 2), "ОБ-ХХ-YY-123-456/18-1-1" (ответ 1 на запрос 1), "ОБ-ХХ-YY-123-456/18-2-1" (ответ 2 на запрос 1), состоит из следующих значений:

"OБ-XX-YY-123-456/18" - формируется в соответствии с пунктом 9.4.1 Инструкции;

"-0-1" и "-0-2" (третье значение после дроби) - счетчик запросов;

"-1-1" и "-2-1" (второе значение после дроби) - счетчик ответов на запрос.

9.4.3. Регистрационный номер ответов на обращения, например: "ОБ-ХХ-YY-123-456/18-1", "ОБ-ХХ-YY-123-456/18-2", состоит из следующих значений:

"OB-XX-YY-123-456/18" - формируется в соответствии с пунктом 9.4.1 Инструкции;

"-1", "-2" - счетчик ответов на обращение.

При регистрации к ответам на обращения относятся следующие документы:

уведомление гражданина о перенаправлении его обращения по принадлежности вопроса;

сопроводительное письмо о перенаправлении обращения в другой исполнительный орган или организацию по принадлежности вопросов;

промежуточный ответ на обращение;

окончательный ответ на обращение;

ответ на обращение от исполнительных органов или организаций, представленный в Комитет для сведения.

9.5. Обращения, адресованные в Комитет в форме электронного документа, направляются гражданами исключительно при помощи сервиса "Электронная приемная", размещенного на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга. Доступ к указанному сервису также обеспечивается из раздела "Контактная информация" официального сайта Комитета.

Обращение, поступившее в Комитет в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Инструкцией и Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

9.6. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается, обращение списывается "В дело". Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

9.7. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, в течение семи дней со дня регистрации обращения возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данных судебных решений.

9.8. Комитет при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

9.9. В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по компетенции, о чем в течение семи дней со дня регистрации такого обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

9.10. Все зарегистрированные обращения проверяются на повторность поступления. При поступлении повторных обращений исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Повторными обращениями считаются обращения от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

В случае поступления обращений одного и того же гражданина (групп граждан) с одинаковым текстом обращения, но направленных в Комитет из разных организаций, указанным обращениям присваиваются разные регистрационные номера.

9.11. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель исполнительного органа, уполномоченное на то лицо либо должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что:

указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу;

гражданин предупреждался о возможности принятия решения о безосновательности очередного обращения и прекращении с ним переписки.

О принятом решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

9.12. Обращение, содержание вопросов и решение которых не относится к компетенции Комитета, в течение семи дней со дня регистрации обращения направляется по компетенции в соответствующий орган, либо соответствующему должностному лицу, либо в учреждение и организацию, осуществляющие публично значимые функции, и их должностным лицам с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

При направлении обращения по компетенции подлинник обращения направляется в соответствующий орган, либо соответствующему должностному лицу, либо в указанные учреждения и организацию.

Копии обращений, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня их получения направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности и для сведения в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

9.13. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае если в соответствии с этим запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

9.14. Рассмотрение поступивших в Комитет обращений и принятие по ним решений о направлении конкретным исполнителям осуществляется председателем Комитета, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать трех рабочих дней со дня регистрации обращений.

9.15. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен председателем Комитета либо уполномоченным на то лицом, но не более чем на 30 дней, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 60 дней со дня регистрации обращения.

В случае если окончание срока рассмотрения обращения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

9.16. Ответ на обращение должен содержать:

информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено;

информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;

информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов, с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты, в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов.

9.17. Подготовку ответов на обращения осуществляют руководители структурных подразделений Комитета в соответствии со своей компетенцией.

Руководители структурных подразделений Комитета несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с действующим законодательством.

Ответы на обращения подписываются председателем Комитета, уполномоченным на то лицом.

Копии ответов на обращения, содержащие сведения о коррупции, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности и для сведения в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга одновременно с ответом заявителю.

9.18. Рассмотренные обращения и оформленные в двух экземплярах ответы на обращения со всеми относящимися к ним материалами передаются в Организационный сектор, который вводит всю информацию в подсистему "Письма и обращения граждан" ЕСЭДД.

Один экземпляр ответа на обращения подлежит обязательному визированию сотрудником Комитета, ответственным за его подготовку.

9.18-1. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.

Ответ на обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, может быть размещен на веб-странице исполнительного органа официального сайта Администрации Санкт-Петербурга, а также на официальном сайте Комитета.

В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на веб-странице Комитета официального сайта Администрации Санкт-Петербурга, а также на официальном сайте Комитета, гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

Ответ на коллективное обращение граждан направляется лицу, указанному в обращении в качестве получателя ответа или представителя коллектива граждан, подписавших коллективное обращение. Если получатель ответа в коллективном обращении не определен, ответ направляется на имя гражданина, чья фамилия в коллективном обращении указана первой, с пометкой "для сведения созаявителей (заинтересованных лиц)"

9.19. Организационный сектор проверяет подготовленные проекты ответов на соответствие требованиям пункта 9.16 Инструкции. В случае несоответствия требованиям пункта 9.16 Инструкции подготовленные ответы возвращаются исполнителю на доработку (без продления срока исполнения).

9.20. На бланках ответов на обращение ставятся дата отправки и регистрационный номер ответа на обращение.

9.21. Организационный сектор представляет ежеквартально в Управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга следующие отчеты:

не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным, отчет в электронном виде, требование о представлении которого установлено Планом мероприятий по внедрению принципов и механизмов открытого правительства в деятельность исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 15.10.2012 N 1108;

не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, ежеквартальный отчет о работе с обращениями граждан, а также предложения по совершенствованию этой работы, в порядке, установленном Регламентом Правительства Санкт-Петербурга, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 N 100.

не позднее 2 числа месяца, следующего за отчетным, в соответствии с Методическими рекомендациями по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в приемных Президента Российской Федерации, в федеральных органах государственной власти, в органах государственной власти субъектов Российской Федерации, в иных государственных органах и в органах местного самоуправления, утвержденными подпунктом 2.1 решения рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций (протокол заседания N 9 от 19.02.2015).

9.22. Сектор инновационного развития и информационно-аналитического взаимодействия Комитета на основании ежеквартальных отчетов, полученных от Организационного сектора Комитета обеспечивает размещение на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга, на официальном сайте Комитета информацию в соответствии с Перечнем информации о деятельности иных исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, размещаемой в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 29.06.2011 N 864.

9.23. Информационно-аналитические справки о работе Комитета с обращениями граждан ежеквартально готовятся Организационным сектором и доводятся до сведения председателя Комитета.

9.24. Оригиналы обращений граждан и копии ответов на них хранятся в Организационном секторе в течение трех лет, после чего передаются в установленном порядке в архив.

9.25. Организационный сектор осуществляет контроль за соблюдением структурными подразделениями Комитета, подведомственными Комитету государственными казенными учреждениями и государственными унитарными предприятиями действующего законодательства при работе с обращениями.

9.26. Организационный сектор осуществляет анализ деятельности структурных подразделений Комитета при работе с обращениями, готовит заключения и отчеты с соответствующими выводами и предложениями и вносит их на рассмотрение председателю Комитета.

10. Организация контроля за исполнением документов

10.1. Контролю подлежит исполнение правовых и организационных актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга (письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга, поручений, содержащихся в протоколах заседании Правительства Санкт-Петербурга и совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга), а также правовых актов Комитета, письменных поручений председателя Комитета и поручений, содержащихся в протоколах заседаний с участием председателя Комитета.

10.2. Контроль за исполнением и организацией исполнения правового акта Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга или Комитета осуществляет должностное лицо Комитета, которому дано соответствующее указание председателем Комитета.

Если поручение дано нескольким должностным лицам Комитета, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или определенное председателем Комитета.

10.3. Руководители структурных подразделений Комитета назначают ответственных по контролю исполнителей, которые обеспечивают сбор, обработку и подготовку информации о ходе и результатах исполнения правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга и Комитета.

В структурных подразделениях Комитета обеспечивается необходимый учет находящихся на контроле документов. Учет документов, находящихся на контроле, в компьютерной базе данных осуществляет ответственный сотрудник Комитета.

10.4. Учет и контроль фактического исполнения правовых и организационных актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга и Комитета осуществляет начальник Организационного сектора Комитета, который направляет исполнителям поручений контрольные карты установленной формы.

Еженедельно отчет о состоянии исполнения документов и исполнительской дисциплины направляется председателю Комитета начальником Организационного сектора.

10.5. Поручения, содержащиеся в правовых и организационных актах Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга и Комитета с конкретными сроками исполнения, должны исполняться в установленные сроки, без указания конкретных сроков - в течение одного месяца. Поручения с грифом "срочно" должны исполняться в течение трех дней.

10.6. В исключительных случаях допускается однократный перенос сроков исполнения поручений, содержащихся в правовых и организационных актах, при неисполнении или неполном исполнении по объективным причинам поручений:

Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга - решение о переносе сроков исполнения по представлению председателя Комитета принимается Губернатором Санкт-Петербурга, вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первым заместителем руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга или по их поручению начальником Секретариата;

председателя Комитета - решение о переносе сроков исполнения принимает председатель Комитета с учетом предложений должностных лиц, на которых возложен контроль за исполнением соответствующих актов.

10.7. Снятие с контроля исполненных правовых и организационных актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга производится Секретариатом и на основании информации, представленной руководителями структурных подразделений Комитета или ответственными за исполнение, о полном исполнении организационного акта или отдельного поручения, содержащегося в нем.

10.8. Лица, на которых возложено исполнение правовых и организационных актов Комитета, несут ответственность за их неисполнение в соответствии с действующим законодательством.

11. Личный прием граждан

11.1. Личный прием граждан проводится председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами.

11.2. Прием граждан осуществляется помещениях Комитета, обеспечивающих доступность для заявителей с ограниченными физическими возможностями, общественную и пожарную безопасность, недопущение разглашения сведений, содержащихся в устных обращениях, а также отвечающих санитарно-эпидемиологическим требованиям (далее - приемные), в том числе в режиме видео-конференц-связи и иных видов связи.

Личный прием граждан председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами проводится по предварительной записи.

Общероссийский день приема граждан проводится ежегодно, 12 декабря, в День Конституции Российской Федерации. Примерный порядок проведения общероссийской дня приема граждан определен Методическими рекомендациями по проведению общероссийского дня приема граждан, утвержденными Администрацией Президента Российской Федерации 28.09.2017 N А1-3936о, протокол заседания от 28.09.2017 N 14.

Региональный день приема граждан, приуроченный к Дню города - Дню основания Санкт-Петербурга, проводится ежегодно в третий понедельник мая с 12 часов 00 минут до 20 часов 00 минут, в порядке, установленном постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 18.07.2018 N 575 "Об утверждении Порядка проведения регионального дня приема граждан Российской Федерации исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга".

Начальник Организационного сектора осуществляет по справочным телефонам консультирование граждан о личном приеме.

11.3. Организацию приема граждан председателем либо уполномоченными им должностными лицами обеспечивает Организационный сектор.

Организация личного приема граждан включает в себя:

составление графика личного приема граждан председателем Комитета либо уполномоченными ими должностными лицами и обеспечение его соблюдения;

предварительную запись граждан на личный прием к председателю Комитета либо уполномоченным им должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов;

участие в проводимых председателя Комитета либо уполномоченными им должностными лицами личных приемах граждан и их документационное обеспечение;

осуществление контроля за выполнением решений, принятых лицом, проводившим личный прием граждан.

11.4. Предварительная запись граждан на личный прием к председателю Комитета либо уполномоченным им должностным лицам осуществляется начальником Организационного сектора в целях объективного и всестороннего рассмотрения вопросов, поставленных гражданином, и проработки возможных вариантов их решения.

К рассмотрению принимаются письменные заявления граждан о записи на личный прием к председателю Комитета либо уполномоченным им должностным лицам, содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции Комитета.

Предварительная запись гражданина на личный прием не производится в случаях, если:

отсутствует письменное заявление о записи на личный прием;

в указанном заявлении отсутствует информация, предусмотренная в абзаце втором настоящего пункта;

решение поставленного гражданином вопроса не входит в компетенцию Комитета (с разъяснением гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться);

по поставленному гражданином вопросу ему ранее давались мотивированные ответы и в ходе предварительной записи на личный прием он не приводит новых доводов или обстоятельств;

гражданин обжалует судебное решение;

у гражданина отсутствуют документы на представление интересов граждан, в чьих интересах он обратился с заявлением о предварительной записи на личный прием.

11.5. Для принятия решения председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами о проведении личного приема гражданина начальник Организационного сектора, формируют дело, в которое включают заявление гражданина о записи на личный прием, переписку по предыдущим обращениям гражданина, хранящуюся в Комитете; правовые акты; справки организаций, рассматривавших обращение; и иные документы по данному вопросу.

На основании полученных материалов принимается одно из следующих решений:

о проведении личного приема гражданина;

об отказе в проведении личного приема.

О проведении личного приема сотрудники Организационного сектора информируют граждан.

В случае принятия решения об отказе в проведении личного приема лицом, рассматривающим заявление о записи на личный прием, дается письменный ответ по существу поставленных в заявлении вопросов.

11.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

11.7. В приемной осуществляется видео- и(или) аудиопротоколирование личного приема граждан.

При несогласии гражданина с видео- и(или) аудиопротоколированием личного приема личный прием проводится без видео- и(или) аудиопротоколирования, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема граждан.

Видео- и(или) аудиозапись личного приема гражданином может осуществляться исключительно с согласия должностного лица, проводящего личный прием,

11.8. Личный прием не проводится, а начатый личный прием прекращается в случаях, если:

гражданин осуществляет видео- и(или) аудиозапись личного приема без согласия должностного лица, проводящего личный прием;

гражданин имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии;

гражданин нарушает общественный порядок, оскорбляет должностных лиц, проводящих личный прием, угрожает насилием либо иными опасными действиями.

11.9. Организационный сектор представляет в Управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга:

не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, ежеквартальный отчет о работе с обращениями граждан, а также предложения по совершенствованию этой работы в порядке, установленном Регламентом Правительства Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 N 100;

не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным, отчет в электронном виде, требование о предоставлении которого установлено Планом мероприятий по внедрению принципов и механизмов открытого правительства в деятельность исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 15.10.2012 N 1108.

11.10. Решение, принятое председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами на личном приеме гражданина, заносится в карточку личного приема граждан согласно приложению N 25 к Инструкции, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям (далее - поручения), подписывается должностным лицом, проводившим личный прием, и после регистрации в Организационном секторе направляется исполнителю.

11.11. Поручения записываются в карточки личного приема граждан и ставятся на контроль.

11.12. Поручения должны исполняться в срок, установленный в поручении. В случае если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо истребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней.

11.13. Сроки выполнения поручений могут быть продлены должностным лицом, установившим срок его исполнения, либо по его поручению начальником Организационного сектора.

Информация о продлении сроков исполнения поручений фиксируется в ЕСЭДД.

11.14. Ответы на обращения, подготовленные в соответствии с поручениями, анализируются сотрудниками Организационного сектора и направляются должностному лицу, давшему поручение.

В случае если ответ на обращение не отвечает требованиям пункта 9.16 Инструкции, сотрудники Организационного сектора возвращают исполнителю ответ для доработки.

11.15. Поручение снимается с контроля в случаях, если:

вопрос решен;

исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение, согласно с доводами исполнителя.

Одновременно со снятием поручения с контроля в ЕСЭДД делается отметка об исполнении.

11.16. В целях информирования должностных лиц о состоянии и характере обращений граждан и представителей организаций сотрудники Организационного сектора готовят статистические справки о количестве граждан, принятых председателем Комитета либо уполномоченными ими должностными лицами, а также о выполнении поручений должностных лиц по рассмотрению обращений (ежемесячные, ежеквартальные, годовые).

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Примерный перечень
видов документов, не подлежащих регистрации

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

3. Дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией.

4. Документы без подписи, а также документы, поступившие без соответствующих сопроводительных писем.

5. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.

6. Документы с пометкой "Лично".

7. Копии счетов на оплату.

8. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки, благодарственные письма и телеграммы.

9. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.

10. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Примерный перечень
видов документов, подлежащих утверждению

1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; о ликвидации исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга).

2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические задания).

3. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка).

4. Методические рекомендации, методические указания и методики.

5. Номенклатуры дел.

6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; численности

работников).

7. Описи дел.

8. Отчеты (о производственной деятельности, командировках).

9. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы).

10. Планы (производственные; строительно-монтажных, внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, ученого совета).

11. Положения (о Комитете по информатизации и связи; о структурном подразделении Комитета по информатизации и связи; о премировании).

12. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок).

13. Расценки на производство работ.

14. Регламенты.

15. Сметы (расходов, использования средств; на капитальное строительство).

16. Структура и штатная численность.

17. Тарифные ставки.

18. У ставы организаций.

19. Формы унифицированных документов.

20. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Отдельные правила
написания официальных наименований

1. Написание наименований органов власти

1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Санкт-Петербурга:

Правительство Санкт-Петербурга;

Законодательное Собрание Санкт-Петербурга.

1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях совещательных, консультативных и иных органов при Губернаторе Санкт-Петербурга, Правительстве Санкт-Петербурга:

Противоэпизоотическая комиссия при Правительстве Санкт-Петербурга;

Совет по инвестициям при Губернаторе Санкт-Петербурга.

1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга:

Управление делами;

Секретариат.

1.4. Наименования отделов, секторов, входящих в состав управлений, иных структурных подразделений пишутся со строчной буквы:

отдел документационного обеспечения Секретариата.

При отсутствии полного названия слова "управление", "комиссия", употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.

1.5. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях органов государственной власти Санкт-Петербурга:

Комитет финансов Санкт-Петербурга;

Служба государственного строительного надзора и экспертизы Санкт-Петербурга;

Администрация Губернатора Санкт-Петербурга,

но:

администрация Выборгского района Санкт-Петербурга.

2. Написание наименований организаций

2.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее - организации) единичного типа:

Дом книги;

Санкт-Петербургский государственный институт культуры.

Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации.

2.2. Название организационно-правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:

акционерное общество "Восток";

публичное акционерное общество "Газпром";

санкт-петербургское государственное унитарное предприятие "Ленсвет".

3. Написание названий документов

С прописной буквы пишется первое слово в следующих видах законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, принятых органами государственной власти, а также в названиях указанных видов документов:

Конституция Российской Федерации;

Указ Президента Российской Федерации от 17.04.2017 N 171 "О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций";

Устав Санкт-Петербурга;

Закон Санкт-Петербурга "Об административных правонарушениях";

но:

постановление Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 N 100 "Об утверждении Регламента Правительства Санкт-Петербурга".

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Примерный перечень
видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба Санкт-Петербурга

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах).

3. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические задания).

5. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта).

6. Командировочные удостоверения.

7. Описи дел.

8. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями).

9. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные: сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; на перевод валюты; на импорт).

11. Учредительные документы организаций.

12. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

13. Сметы расходов.

14. Справки (архивные; лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы).

15. Спецификации (изделий, продукции).

16. Удостоверения.

17. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Реквизиты документов

N п/п	Наименование реквизита	Код реквизита документа
1	2	3
1	Герб Санкт-Петербурга	01
2	Код формы документа	02
3	Наименование исполнительного органа - автора документа	03
4	Наименование структурного подразделения исполнительного органа - автора документа	04
5	Наименование должностного лица - автора документа	05
6	Справочные данные об исполнительном органе	06
7	Наименование вида документа	07
8	Дата документа	08
9	Регистрационный номер документа	09
10	Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа	10
11	Место составления (издания) документа	И
12	Гриф ограничения доступа к документу	12
13	Адресат	13
14	Гриф утверждения документа	14
15	Заголовок к тексту	15
16	Текст документа	16
17	Отметка о приложении	17
18	Гриф согласования документа	18
19	Виза	19
20	Подпись	20
21	Отметка об электронной подписи	21
22	Печать	22
23	Отметка об исполнителе	23
24	Отметка о заверении копии	24
25	Отметка о поступлении документа	25
26	Резолюция	26
27	Отметка о контроле	27
28	Отметка о направлении документа в дело	28

Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Схема
применении углового расположении реквизитов и границ зон на бланке формата А4

Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

                      Правительство Санкт-Петербурга

                     Комитет по информатизации и связи

                             Распоряжение

____________________                                  N_____________

 О внесении изменения в распоряжение

Комитета по информатизации и связи

от 30.06.2017 N 150-р

   1. Внести изменение в распоряжение Комитета по информатизации и связи

от 30.06.2017 N 150-р "Об утверждении Перечня отдельных видов товаров,

работ, услуг, в отношении которых устанавливаются потребительские

свойства (в том числе характеристики качества) и иные характеристики,

имеющие влияние на цену отдельных видов товаров, работ, услуг, Комитета

по информатизации и связи", изложив приложение к распоряжению в редакции

согласно приложению к настоящему распоряжению.

   2. Контроль за выполнением распоряжения остается за председателем

Комитета по информатизации и связи.

Председатель Комитета                               Д.П. Чамара

Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

                      Правительство Санкт-Петербурга

                     Комитет по информатизации и связи

                                   Приказ

____________________                                  N_____________

Об утверждении Порядка мониторинга

оценки  эффективности деятельности

Комитета по информатизации и связи

приказываю:

   1. Утвердить Порядок проведения мониторинга оценки эффективности

деятельности Комитета по информатизации и связи.

   2. Контроль за выполнением приказа остается за исполняющим обязанности

председателя Комитета по информатизации и связи.

Председатель Комитета                               Д.П. Чамара

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

   Правительство Санкт-Петербурга

     Комитет по информатизации

               и связи

   Смольный, Санкт-Петербург, 191060

Тел.(812) 576-7123, Факс (812) 576-73-45

        E-mail: kis@gov.spb.ru

        http: //www.gov/spb.ru

________________________________________

На N_______________ от__________________

Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

                  Правительство Санкт-Петербурга

                 Комитет по информатизации и связи

                Смольный, Санкт-Петербург, 191060;

              Тел.(812) 576-7123, Факс (812) 576-73-45

            E-mail:kis@gov.spb.ru http: //www.gov/spb.ru

Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Правила
оформления приложений в виде таблиц

В целях правильного оформления материалов, представленных в виде таблиц, необходимо соблюдать требования, изложенные в настоящих Правилах.

Общие понятия, относящиеся к оформлению таблиц, приводятся в подразделе 3.4 Инструкции.

1. Оформление заголовка таблицы

Тематический заголовок определяет тему и содержание таблицы. Он должен быть точным, кратким, соответствовать содержанию и назначению таблицы.

Тематический заголовок располагается над таблицей, выделяется полужирным шрифтом Times New Roman размера N 12, точка в конце заголовка не ставится. Ключевые слова заголовка пишутся прописными буквами и выделяются отдельной строкой. Сокращение слов в заголовках не допускается. Заголовок центрируется с разбивкой текста на логически осмысленные фрагменты.

Например:

Сводный расчет
стоимости Территориальной программы государственных гарантий оказания гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи в Санкт-Петербурге на 2018 год

Недопустимо оформлять заголовки таблиц следующим образом:

2. Оформление таблицы

Структура таблицы представлена в подразделе 3.4 Инструкции. Верхняя часть таблицы, содержащая обобщенные наименования показателей (головка (шапка) таблицы), печатается центрированным способом без сокращений полужирным шрифтом размера N 12. В исключительных случаях в одной таблице допускается использование шрифта меньшего размера для размещения объемного текста. При оформлении заголовков граф допустимы переносы и общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м и т.д.).

Заголовки граф следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. В одноярусной таблице все заголовки пишутся с прописной буквы.

Например:

N п/п	Наименование спортивного мероприятия	Срок проведения	Ответственный за проведение мероприятия
1	2	3	4

В двух- и многоярусной головке (шапке) таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Например:

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Источник и объем финансирования		Исполнитель работ
N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб.	из прочих источников, тыс. руб.	Исполнитель работ
1	2	3	4	5	6

Подзаголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.

Например:

N п/п	Наименование мероприятия	Объем финансирования по годам					ВСЕГО
		Период финансирования мероприятий
		2013 г.	2014 г.	2015 г.	2016 г.	2017 г.
1	2	3	4	5	6	7	8

Графа "Номер по порядку" обязательна. Заголовок графы оформляется в виде: N
п/п.

Нумерация граф проставляется в таблице во всех случаях на каждом листе. При этом нумерация граф печатается центрированным способом полужирным шрифтом.

Если таблица расположена на двух и более листах, то головка (шапка) таблицы на втором и последующем листах не повторяется.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. В конце текстовой части точка не ставится. Внутри текста знаки препинания расставляются по правилам современного русского языка. Текст каждой позиции боковика выравнивается по левому краю.

Расположение текста в строках боковика должно быть логически завершенным, то есть таким, чтобы тесно связанные между собой словосочетания и элементы, а также пояснения в скобках не находились на разных строках.

В боковике после слов "ИТОГО", "ВСЕГО" двоеточие не ставится.

Заголовок "ИТОГО" относится к строке с частным итогом, а заголовок "ВСЕГО" - к строке с общим итогом, включающим частные итоги. Эти заголовки принято выделять полужирным шрифтом прописными буквами.

При расположении чисел в графах таблицы необходимо соблюдать следующие требования.

Числовые значения располагают в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки - под десятками, сотни - под сотнями и т.д.

Например:

Прибыль, млн руб.	Уровень рентабельности, %
3 999	17,2
844	7,3
13 887	22,8

В случае одновременного употребления целых и дробных десятичных чисел к целым числам добавляется через запятую необходимое количество нулей.

Например:

250,12

15,01

150,00

1,10

Одинаковые текстовые элементы и числа, повторяющиеся в графах, кавычками и другими знаками не заменяются.

Цифровые и текстовые значения в строках располагаются на уровне первой или центральной строки боковика. При отсутствии сведений в соответствующей строке проставляется тире.

Например:

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Источник и объем финансирования		Исполнитель работ
N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб.	из прочих источников, тыс. руб.	Исполнитель работ
1	2	3	4	5	6
1. Создание условий для повышения безопасности дорожного движения детей и подростков
1.1	Разработка и реализация адресной программы установки дорожных знаков, светофорных постов, "лежачих полицейских" вблизи школьных и дошкольных учреждений, детских поликлиник, учреждений дополнительного образования	2016 г. 2017 г.	13300.0 18500.0		Комитет по транспорту Комитет по образованию
1.2	Обеспечение первоклассников катафотами, фликерами или скотч-лайтами	2016 г. 2017 г.	1485.0 1485.0	-	Комитет по образованию
2. Улучшение качества обучения детей правилам дорожного движения и навыкам безопасного поведения на дороге
2.1	Разработка региональной программы основ безопасности жизнедеятельности с включением обязательного изучения правил дорожного движения в 1-9-х классах и ее внедрение в общеобразовательные учреждения	2015-2017 гг.	34,2		Комитет по образованию
2.2	Разработка и внедрение в дошкольные образовательные учреждения программы обучения навыкам безопасного поведения на дороге	2015-2017 гг.	12,0		Комитет по образованию
2.3	Разработка учебного плана для учреждений дополнительного образования, работающих с детьми по обучению правилам дорожного движения	2015-2017 гг.	1,3		Комитет по образованию

В зависимости от объема словесный текст в строках может располагаться по центру или смещаться к левому краю.

Например:

N п/п	Наименование образовательного учреждения	Район Санкт-Петербурга	Адрес образовательного учреждения	Год постройки	Площадь, кв. м
1	2	3	4	5	6
1	Государственное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа N 117 Выборгского района	Выборгский	пр. Пархоменко, д. 17	1959 г.	3917,9
2	Государственное дошкольное образовательное учреждение Детский сад N 1 Кронштадтского района	Кронштадтский	г. Кронштадт, Посадская ул., д. 43	До 1917 г.	1091,4
	Всего				5009,3

При использовании одинаковой единицы измерения во всех графах таблицы единица измерения ставится в сокращенном виде в скобках над правым верхним углом таблицы.

Например:

(тыс, руб.)

N п/п	Наименование мероприятия	Объем финансирования по годам							Объем финансирования в период с 2010 по 2016 гг.
N п/п	Наименование мероприятия	2010 г.	2011 г.	2012 г.	2013 г.	2014 г.	2015 г.	2016 г.	Объем финансирования в период с 2010 по 2016 гг.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Погашение кредитов	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,67	53,57
2	Выплата процентов, комиссий и других обязательных платежей	3,89	3,32	2,75	2,16	1,59	1,01	0,43	15,15
	Всего	11,54	10,97	10,4	9,81	9,24	8,66	8,1	68,72

3. Сноски и примечания

Текст сноски - это поясняющий текст, помещенный под таблицей и связанный с ней значком сноски (*).

Текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Если к тексту таблицы имеется несколько примечаний, то они выносятся после таблицы (после текста сноски) под заголовком "Примечания", после которого ставится двоеточие и по порядку под номерами перечисляются все примечания. Если примечание единственное, то оно выносится после таблицы под заголовком "Примечание", после которого ставится точка и излагается текст примечания без нумерации.

Например:

Наименование должности обслуживающего персонала учреждения	Общая численность обслуживаемых лиц
Наименование должности обслуживающего персонала учреждения	до 100	101-200	201-300	301-400	401-500
Заведующий прачечной*, рабочий по стирке и ремонту спецодежды, кастелянша, швея	6	8	12	15	17

* При численности обслуживаемых лиц свыше 500 может вводиться должность заведующего прачечной.

Примечания:

1. Должность заведующего прачечной устанавливается при наличии прачечной и за счет штатной численности рабочих по стирке и ремонту спецодежды.

2. При наличии двух прачечных штатная численность устанавливается для каждой прачечной отдельно.

Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Комитет

по информатизации и связи

Утверждаю

Номенклатура дел

Председатель Комитета по информатизации и связи

на _____________ год

______________________Д.П. Чамара

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник

Организационного сектора

Комитета

по информатизации и связи

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол ЭК

Комитета по информатизации и связи

Протокол ЦЭПМК

Архивного комитета Санкт-Петербурга

от_____________N________________

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в году в Комитете по информатизации и связи

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник

Организационного сектора

Комитета

по информатизации и связи

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Дата
Итоговые сведения переданы в архив Комитета по информатизации и связи

Наименование должности
лица, передавшего сведения
	(Подпись)	(Расшифровка подписи)
Дата

Принятое сокращение.

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия

Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Внутренняя опись
документов дела N__________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого____________________________________________________документов.

                      (Цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи__________________________________

                                          (Цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                   __________  ______________________

                                    (Подпись)  (Расшифровка подписи)

Дата

Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

            Лист-заверитель дела N___________

В деле прошито и пронумеровано____________________________листа (ов)

                                 (Цифрами и прописью)

литерные номера листов______________________________________________

пропущенные номера листов___________________________________________

листов внутренней описи ____________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего лист-заверитель дела   _________  _____________________

                                    (Подпись)  (Расшифровка подписи)

Дата

Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга" архив Санкт-Петербурга
Фонд N	Опись N	Дело N

                         Санкт-Петербургское

                государственное казенное учреждение

          "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга"

                  Комитет по информатизации и связи

____________________________________________________________________

              (Наименование структурного подразделения)

                      Дело N________   Том N___________

              _________________________________________________

                                (Заголовок дела)

              _________________________________________________

                                  (Крайние даты)

Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение

"Центральный государственный архив Санкт-Петербурга"

Фонд N

Опись N

Дело N

Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

         Комитет                         Утверждаю

по информатизации и связи

                                         Председатель Комитета

Фонд N____________                       по информатизации и связи

ОПИСЬ N_________________

дел постоянного хранения

за___________________год                 _______________Д.П. Чамара

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено ________________________________дел

                                    (Цифрами и прописью)

с N___________ по N___________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________,

пропущенные номера:__________________________________

Наименование должности

составителя описи             _________    _____________________

                              (Подпись)    (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                     _____________  _____________________

                                  (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Согласовано                              Утверждено

Протокол ЭК                              Протокол ЦЭПМК

Комитета по информатизации и связи       Архивного комитета

                                         Санкт-Петербурга

от_____________N_________________        от_____________N___________

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

         Комитет                         Утверждаю

по информатизации и связи

                                         Председатель Комитета

Фонд N____________                       по информатизации и связи

ОПИСЬ N_________________

электронных дел документов

постоянного хранения                      _______________Д.П. Чамара

за ____________год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела


					...

В данный раздел описи внесено ________________________________дел

                                    (Цифрами и прописью)

с N_________________ по N___________________, в том числе:

(Цифрами и прописью)    (Цифрами и прописью)

Объемом _____________________Мб.

Наименование должности

составителя описи             _________    _____________________

                              (Подпись)    (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                     _____________  _____________________

                                  (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Согласовано                              Утверждено

Протокол ЭК                              Протокол ЦЭПМК

Комитета по информатизации и связи       Архивного комитета

                                         Санкт-Петербурга

от_____________N_________________        от_____________N___________

Приложение к описи N_________

электронных дел, документов

постоянного хранения

за__________год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного

дела:*

N ед. хр. по описи________________ Индекс дела___________________

Заголовок дела __________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности

составителя описи             _________    _____________________

                              (Подпись)    (Расшифровка подписи)

________________

* Составляется на каждое электронное дело.

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

УТВЕРЖДАЮ

         Комитет                         Утверждаю

по информатизации и связи

                                         Председатель Комитета

Фонд N____________                       по информатизации и связи

ОПИСЬ N_________________

дел временных (свыше 10 лет)             _______________Д.П. Чамара

срок хранения

за ____________год

В данный раздел описи внесено ________________________________дел

                                    (Цифрами и прописью)

с N___________ по N___________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________,

пропущенные номера:__________________________________

Наименование должности

составителя описи             _________    _____________________

                              (Подпись)    (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                     _____________  _____________________

                                  (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол ЭК

Комитета по информатизации и связи

от_____________N_________________

Принятое сокращение.

ЭК - экспертная комиссия

Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

         Комитет                         Утверждаю

по информатизации и связи

                                         Председатель Комитета

Фонд N____________                       по информатизации и связи

ОПИСЬ N_________________

электронных дел документов               _______________Д.П. Чамара

временных (свыше 10 лет)

срок хранения

за ____________год

В данный раздел описи внесено ________________________________дел

                                    (Цифрами и прописью)

с N_________________ по N___________________, в том числе:

(Цифрами и прописью)    (Цифрами и прописью)

Объемом _____________________Мб.

Наименование должности

составителя описи             _________    _____________________

                              (Подпись)    (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                     _____________  _____________________

                                  (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол ЭК

Комитета по информатизации и связи

от_____________N_________________

Приложение к описи N_________

электронных дел, документов

временных (свыше 10 лет)

срок хранения

за ____________год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного

дела:*

N ед. хр. по описи________________ Индекс дела___________________

Заголовок дела __________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности

составителя описи             _________    _____________________

                              (Подпись)    (Расшифровка подписи)

________________

* Составляется на каждое электронное дело.

Принятое сокращение.

ЭК - экспертная комиссия

Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

         Комитет                         Утверждаю

по информатизации и связи

                                         Председатель Комитета

Фонд N____________                       по информатизации и связи

ОПИСЬ N_________________

дел  по личному составу                  _______________Д.П. Чамара

за ____________ год

В данный раздел описи внесено ________________________________дел

                                    (Цифрами и прописью)

с N___________ по N___________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________,

пропущенные номера:__________________________________

Наименование должности

составителя описи             _________    _____________________

                              (Подпись)    (Расшифровка подписи)

Начальник Отдела по вопросам

государственной службы и кадров

Комитета по информатизации и связи _________  _____________________

                                   (Подпись)  (Расшифровка подписи)

Согласовано                            Согласовано

Протокол ЭК                            Протокол ЭПМК

Комитета по информатизации и связи     СПб ГКУ "Центральный

                                       государственный архив

                                       Санкт-Петербурга"

от_____________N_________________      от_____________N_____________

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

Приложение N 22
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

          Комитет                         Утверждаю

по информатизации и связи

           Акт                            Председатель Комитета

_____________N____________                по информатизации и связи

   об утрате документов

                                          _______________Д.П. Чамара

Фонд N______________________________________________________________

                             (Название фонда)

   В результате _____________________________ установлено отсутствие

в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые Комитетом по информатизации

и связи меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи

с чем считаем возможным снять с учета:

N п/п	Опись N	Единиц хранения N	Заголовок единиц хранения	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

Итого _____________________________________________ единиц хранения.

                   (Цифрами и прописью)

   Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено

следующими единиц хранения:_________________________________________

                   (Номера единиц хранения и их групповые заголовки)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                     _____________  _____________________

                                  (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Согласовано                            Согласовано

Протокол ЦЭПМК                         Протокол ЭК

Архивного комитета Санкт-Петербурга    Комитета по информатизации и

                                       связи

от_____________N_________________      от_____________N_____________

Изменение в учетные документы внесены.

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                     _____________  _____________________

                                  (Подпись)   (Расшифровка подписи)

_______________________

* Если не обнаружены дела постоянного хранения.

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

Приложение N 23
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Комитет

          Комитет                         Утверждаю

по информатизации и связи

           Акт                            Председатель Комитета

_____________N____________                по информатизации и связи

 о выделении к уничтожению

документов не подлежащих хранению         _______________Д.П. Чамара

   На основании_____________________________________________________

          (Название и выходные данные перечня документов с указанием

                              сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы Комитета по информатизации

и связи.

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Количество единиц хранения	Строки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого:____________________ единиц хранения за__________________годы.

     (Цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за____годы утверждены ЦЭПМК Архивного

комитета Санкт-Петербурга (протокол N___________ от______________).

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                     _____________  _____________________

                                  (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица ответственного за хранение

Согласовано

Протокол ЭК

Комитета по информатизации и связи

от_____________N_________________

Документы в количестве________________________единиц хранения:

на бумажном носителе весом____________кг сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение______________________

                                             (Способ уничтожения)

Наименование должности

работника, сдавшего документы      ___________ ______________________

                                     (Подпись) (Расшифровка подписи)

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника,

внесшего изменения

в учетные документы                __________ ______________________

                                    (Подпись) (Расшифровка подписи)

Дата

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия

Приложение N 24
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Утверждаю                              Утверждаю

Председатель                           Директор Санкт-Петербургского

Комитета по информатизации и связи     государственного казенного

                                       учреждения "Центральный

                                       государственный архив

                                       Санкт-Петербурга"

______________________Д.П. Чамара      __________________О.Н. Шемчук

___________________(Гербовая печать)   ____________(Гербовая печать)

"___"_______________ года              "___"_______________ года

         Акт

__________N_____________

приема-передачи архивных

 документов на хранение

____________________________________________________________________

                       (Основание передачи)

_______________________________________________________________сдал,

                    (Название передаваемого фонда)

____________________________________________________________________

          (Наименование организации, передающей документы)

____________________________________________________________________

        (Наименование организации, принимающей документы)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии за

__________годы и справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5

Итого _____________________________________________ единиц хранения.

                   (Цифрами и прописью)

Прием произвели:                        Передачу произвели:

Должность________ ____________________  Должность__________ ____________

        (Подпись) (Расшифровка подписи)           (Подпись) (Расшифровка

                                                              подписи)

Дата                                      Дата

Фонду присвоен номер________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность__________ _____________________

          (Подпись) (Расшифровка подписи)

Дата

Приложение N 25
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Карточка
личного приема граждан

Фамилия, имя, отчество заявителя	Должностное лицо, ведущее прием


Место жительства, телефон
	Результаты рассмотрения
Категория заявителя


Содержание обращения



	-

Я,__________________________________________________выражаю согласие

           (Фамилия, имя, отчество заявителя)

на предоставление мне устного ответа в ходе личного приема по существу

поставленных в устном обращении вопросов. Письменного ответа не

требуется.

_________   __________________      _____________________

  (Дата)    (Подпись заявителя)     (Расшифровка подписи)

Я,__________________________________________________выражаю согласие

           (Фамилия, имя, отчество заявителя)

на видео- и (или) аудиопротоколирование личного приема.

_________   __________________      _____________________

  (Дата)    (Подпись заявителя)     (Расшифровка подписи)

Приложение N 26
к Инструкции по делопроизводству
в Комитете по информатизации и связи

Образец
оформления конверта международных почтовых отправлений

Адрес отправителя: Марченко Т.Л. Тверская ул., д. 9, кв. 187, Москва, Россия, 103009 Russia


		Адрес получателя: Corinne Lemallier 5 rue Marineau Paris France 72004 Франция

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.