Приказ Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга от 28 декабря 2018 г. N 69-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга
от 28 декабря 2018 г. N 69-п
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга"

Приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга.

2. Признать утратившими силу:

приказ Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга от 02.06.2014 N 51-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга";

приказ Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга от 30.03.2015 N 41-п "О внесении изменений в приказ Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга от 02.06.2014 N 51-п";

приказ Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга от 30.08.2018 N 41-п "О внесении изменений в приказ Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга от 02.06.2014 N 51-п".

3. Контроль за выполнением приказа возложить на первого заместителя председателя Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга Москаленко В.Н.

Председатель Комитета

И.Д. Филиппов

Утверждена
приказом Комитета
по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга
от 28 декабря 2018 года N 69-п

Инструкция
по делопроизводству Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы со служебной документацией в Комитете по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга (далее - Комитет).

1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем граждан к дальнейшему хранению и использованию в Комитете.

1.3. Методическое руководство Комитетом и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляют Администрация Губернатора Санкт-Петербурга и Архивный комитет Санкт-Петербурга в соответствии с их компетенцией.

1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).

1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.

1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей.

1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.8. Работники Комитета несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают председателю Комитета об утрате документов.

1.9. При уходе работника Комитета в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию председателя Комитета, первого заместителя председателя Комитета, заместителя председателя Комитета.

1.10. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.

2. Общие требования к оформлению документов

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Комитете, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности Комитета, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), а также в соответствии с Инструкцией.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

2.1.1. Герб Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в Комитете, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с законодательством Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

2.1.2. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

2.1.3. Наименование Комитета - автора документа

Наименование Комитета является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть председатель Комитета, первый заместитель председателя Комитета, заместитель председателя Комитета.

Сокращенное наименование Комитета приводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении о Комитете. Сокращенное наименование указывается в скобках и помещается ниже полного наименования или за ним.

Если документ подготавливается совместно двумя и более исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительный орган), то он составляется не на бланках. В этом случае наименования исполнительных органов следует печатать на чистом листе бумаги и располагать на одном уровне.

2.1.4. Наименование структурного подразделения Комитета - автора документа

Если автором документа является структурное подразделение Комитета, его наименование указывается и располагается ниже наименования Комитета.

2.1.5. Наименование должностного лица - автора документа

Наименование должностного лица - автора документа используется на бланках должностных лиц и располагается под наименованием Комитета. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

2.1.6. Справочные данные о Комитете

Справочные данные о Комитете включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.1.7. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименование Комитета, наименование структурного подразделения, наименование должности).

2.1.8. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные двумя и более исполнительными органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 года.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру (от 1 до 9), при цифровом способе записи обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

2.1.9. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который в зависимости от документа может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) дела по номенклатуре дел, буквенным обозначением наименования документа.

Регистрации подлежат все создающиеся в Комитете документы, а также документы, поступающие от других исполнительных органов и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 1 к Инструкции).

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами, состоит из регистрационных номеров документов каждого из этих исполнительных органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, заключение), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.1.11. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок.

Место составления (издания) в документе не указывается, если оно включено в состав наименования Комитета.

Например: Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга.

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями.

2.1.12. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу), на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в Комитете грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна"), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

Для служебного пользования Экз. N 1

2.1.13. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок).

Адресатом документа может быть исполнительный орган, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

При адресовании документа исполнительному органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Администрация Губернатора Санкт-Петербурга Секретариат

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, его инициалы указываются после фамилии.

Например:

Председателю Законодательного Собрания Санкт-Петербурга В.С. Макарову

При адресовании документа в несколько однородных исполнительных органов или в несколько структурных подразделений одного исполнительного органа их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов Санкт-Петербурга

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.

При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (далее - Правила), а также Реестром наименований элементов улично-дорожной сети (за исключением автомобильных дорог федерального значения), элементов планировочной структуры, расположенных на территории Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 N 117.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об исполнительном органе"):

наименование адресата;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется исполнительному органу, в реквизите "Адресат" указывается его наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Комитет по благоустройству Санкт-Петербурга Караванная ул., д. 9, литера А, Санкт-Петербург, 191023

При адресовании документа должностному лицу указывают наименование исполнительного органа, фамилию и инициалы, почтовый адрес; при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

	Председателю Архивного комитета Санкт-Петербурга
	Соколову С.А.
	Таврическая ул., д. 39, Санкт-Петербург, 191015
	Калинину И.П.
	Садовая ул., д. 5, кв.12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Комитет по информатизации и связи kis@gov.spb.ru

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: (по списку).

2.1.14. Гриф утверждения документа

Утверждение документа - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг исполнительных органов, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, вступает в силу только с даты его утверждения.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова Утверждаю (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты утверждения.

Например:

	Утверждаю Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга
	Личная подпись	И.Д. Филиппов
	17.05.2018

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Утверждаю Председатель Жилищного комитета			Утверждаю Председатель Комитета по экономической
Личная подпись	В.В. Шиян		политике и стратегическому
17.05.2018			планированию Санкт-Петербурга
			Личная подпись	И.Д. Филиппов
			17.05.2018

При утверждении документа (устава, инструкции, положения, правил) постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждено, Утверждены) и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера.

Например:

Утверждено распоряжением Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга от 02.04.2018 N 5-р

Наименование Комитета, включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, содержится в приложении N 2 к Инструкции.

2.1.15. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?) что?

Например:

О создании аттестационной комиссии;

Должностной регламент главного специалиста.

2.1.16. Текст документа

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. Отдельные правила написания официальных наименований приведены в приложении N 3 к Инструкции. В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилии.

В подписи документа инициалы ставятся перед фамилией.

2.1.17. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, справках, актах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, государственным контрактам (договорам), планам, отчетам).

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля.

Если приложение названо в тексте, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):

Приложение:	1. Положение об Общественном совете при Комитете по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга на 3 л. в 1 экз.
	2. Состав Общественного совета при Комитете по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

Договор от 31.03.2018 N 27 и приложение к нему, всего на 11 л. 1 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывается. Количество экземпляров указывается одним из двух способов в зависимости от того, имеется ли ссылка на приложение в тексте:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о приложении имеет следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, дополнительно может указываться объем в байтах.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", выравнивается по левому краю и указываются данные распорядительного документа в дательном падеже (его вид, дата и регистрационный номер).

Например:

Приложение N 3 к распоряжению Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга от 10.03.2018 N 8-р

Если распорядительный документ имеет только одно приложение, то оно не нумеруется. При наличии двух и более приложений они нумеруются с использованием знака N.

2.1.18. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных Комитетом. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова согласовано, должности лица, которым согласован документ, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

	Согласовано
	Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга
	Личная подпись	И.Д. Филиппов
	10.03.2018

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, то оформляется по следующей форме:

	Согласовано
	Письмо Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга
	от 26.02.2018 N 01-18-1025/17-1-1

Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования оформляется следующим образом:

Лист согласования Положение о...
Согласовано			Согласовано
Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому			Председатель Комитета финансов Санкт-Петербурга
планированию Санкт-Петербурга			Личная подпись	А.А. Корабельников
Личная подпись	И.Д. Филиппов		14.05.2018
14.05.2018

2.1.19. Виза

Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа. Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица Комитета с содержанием проекта документа.

Проект документа визируется исполнителем и заинтересованными в издании документа должностными лицами.

Виза включает должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи и дату подписания.

Например:

	Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга
	Личная подпись	И.Д. Филиппов
	14.04.2018

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Допускается полистное визирование документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования, при этом указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

	Замечания прилагаются
	Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга
	Личная подпись	И.Д. Филиппов
	14.04.2018

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.1.20. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа, под отметкой о наличии приложения.

Например:

Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому
планированию Санкт-Петербурга	Личная подпись	И.Д. Филиппов

При использовании бланка документа этот же реквизит оформляется следующим образом:

Председатель Комитета

Личная подпись

И.Д. Филиппов

Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга	Личная подпись	И.Д. Филиппов

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга			Председатель Комитета по государственному заказу Санкт-Петербурга
			Личная подпись	Д.И. Сачков
			14.05.2018
Личная подпись	И.Д. Филиппов
14.05.2018

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Первый заместитель
председателя Комитета	Личная подпись		В.Н. Москаленко
Начальник Административного
управления Комитета	Личная подпись	Р.В. Пинус

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе комиссии.

Например:

Председатель
комиссии	Личная подпись	И.Д. Филиппов
Заместитель
председателя
комиссии	Личная подпись	В.Н. Москаленко
Секретарь
комиссии	Личная подпись	И.О. Кучеренок
Члены комиссии:	Личная подпись	Р.Р. Жемалдинова
	Личная подпись	Е.А. Карпова

Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде.

Например:

Исполняющий обязанности председателя Комитета по экономической политике и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга	Личная подпись	Ю.Ю. Казанцева

2.1.21. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба Санкт-Петербурга в соответствии с действующим законодательством.

Например:

Председатель Комитета	Герб Санкт-Петербурга	Документ подписан электронной подписью
по экономической
политике и		Сертификат 00000000
стратегическому		Владелец Филиппов Иван Дмитриевич
планированию Санкт-Петербурга		Действительно с 08.08.2017 по 31.12.2018	И.Д. Филиппов

2.1.22. Печать

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба Санкт-Петербурга (далее - гербовая печать) ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.

Проставление гербовой печати осуществляется на документах в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 4 к Инструкции.

Оттиск печати без изображения герба проставляется на копиях документов, направляемых за пределы Комитета, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов, за исключением документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

Оттиск печати проставляется так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается "МП") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.

2.1.23. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его телефона. При адресовании документов иногородним организациям в отметке об исполнителе возможно проставление кода Санкт-Петербурга для упрощения связи.

Например:

Кучеренок И.О.

(812)576-00-32

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием структурного подразделения, должности и электронным адресом исполнителя.

Например:

Виноградова Наталья Олеговна, главный специалист-юрисконсульт Юридического отдела (812)576-31-09, n.vinogradova@cedipt.spb.ru

Отметка об исполнителе может печататься шрифтом меньшего размера.

2.1.24. Отметка о заверении копии

На копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "ВЕРНО", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.

Например:

Верно
Заместитель начальника организационного отдела Административного управления Комитета
26.04.2018	Личная подпись	И.О. Кучеренок

На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в исполнительном органе, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии".

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делаются проколы, через которые пропускается нить, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 56 см) с заверительной надписью, которая затем заверяется печатью.

Например:

В данном документе прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов Верно Заместитель начальника организационного отдела Административного управления
Личная подпись		И.О. Кучеренок
"___" ______________ 2018 г.
МП

Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

Копия электронного документа представляется в виде копии на бумажном носителе, заверенной в порядке, установленном в настоящем пункте, с указанием, в какой государственной информационной системе Санкт-Петербурга хранится электронный документ.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"), заверяются электронной подписью председателя Комитета или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в электронной форме.

Копии электронных документов, представляемых на физически обособленных носителях информации, высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование государственной информационной системы Санкт-Петербурга, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием формата файла;

объем каждого файла в байтах.

При этом на физически обособленном носителе информации или на прикрепляемом к нему листе указывается: "Приложение к письму от (дата) N...".

Для представления в другой исполнительный орган, физическому лицу копия электронного документа направляется с сопроводительным письмом (в электронной форме, если копия представляется по сети "Интернет", или на бумажном носителе, если копия представляется на физически обособленном носителе) с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ, наименования документа, его даты и номера (при его наличии), имени файла, формата файла и объема в Мб, даты изготовления копии (при необходимости в сопроводительном письме указывается иная информация об электронном документе).

2.1.25. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Комитет содержит наименование Комитета или наименование его структурного подразделения, номер документа (индекс по номенклатуре дел и очередной порядковый номер), дату поступления документа (при необходимости - время поступления).

2.1.26. Резолюция

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа.

В резолюции определяются исполнительный орган, структурные подразделения или должностные лица, которым дается указание по исполнению документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, расшифровка подписи, дата.

Например:

	Домашовой Н.В. Сафроновой Ю.С. Прошу подготовить проект распоряжения Комитета к 24.06.2018
	Личная подпись	Расшифровка подписи
	17.05.2018

В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, предварительно согласовав его с другими исполнителями.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата A6 с указанием даты и регистрационного номера документа, к которому резолюция относится.

2.1.27. Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, установленными правовыми актами Российской Федерации или Санкт-Петербурга, распорядительным документом и (или) резолюцией руководителя.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль".

2.1.28. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает следующие элементы: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, расшифровки подписи, даты. Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Комитета, в котором исполнен документ.

Например:

	Отправлен факс 05.04.2018 В дело N 01-22 Главный специалист организационного отдела Административного управления
	Личная подпись	Р.Р. Жемалдинова
	05.04.2018

или

	Издан приказ от 17.03.2018 N 9-п "Об экспертной комиссии Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга" В дело N 01-140 Главный специалист организационного отдела Административного управления
	Личная подпись	Р.Р. Жемалдинова
	12.04.2018

2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование

2.2.1. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты документов указаны в приложении N 5 к Инструкции.

2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов A4 (210297 мм) и A5 (148210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов A3 (297420 мм) и A6 (105148 мм).

Бланки формата A3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата A6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).

Бумага, применяемая для изготовления бланков формата A4 и A5, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высшего сорта.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Документы длительного (свыше 10 лет) хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки документов могут изготавливаться как типографским способом, так и при помощи средств вычислительной техники.

2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов. Схема применения углового расположения реквизитов и границ зон на бланке формата A4 приведена в приложении N 6 к Инструкции.

При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. Для учета бланков на них могут проставляться типографским способом или вручную учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.

2.3. Требования к бланку Комитета

2.3.1. Образцы бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки) документов Комитета разрабатываются Комитетом и согласовываются с Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

3. Текст документа

3.1. Общие требования к составлению текста документа

Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.

Документы, направляемые за рубеж, могут составляться на языке страны адресата.

Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок (при необходимости).

Например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов"

В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.

Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.

В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст документа излагается от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах слова "решили", "постановили" и т.п. употребляются в форме множественного числа.

Оформление рукописного текста документа должно соответствовать установленным требованиям. Текст должен быть четким и разборчивым. Не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

3.2. Порядок оформления и рассылки правовых актов

3.2.1. Правовые акты Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга и иных исполнительных органов (далее - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование органа или должностного лица, издающего правовой акт, название вида документа, дату, номер документа, заголовок к тексту, подпись.

3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога "о" или "об" (о чем правовой акт).

3.2.3. Если правовым актом утверждается документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о...".

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения согласно пункту 2.1.14 Инструкции.

3.2.4. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу...".

Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

3.2.5. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.

3.2.6. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль за его выполнением, например:

"6. Контроль за выполнением распоряжения возложить на первого заместителя председателя Комитета Москаленко В.Н."

3.2.7. Электронные копии правовых актов рассылаются в соответствии со списком рассылки посредством ЕСЭДД.

3.3. Распоряжение (приказ) Комитета

Распоряжение (приказ) Комитета оформляется на гербовом бланке установленного образца.

Обязательными реквизитами распоряжения (приказа) являются наименование Комитета, название вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подпись.

Текст распоряжения (приказа) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст распоряжения (приказа) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

Преамбула приказа заканчивается словом "приказываю", которое печатается полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек.

Образец оформления приказа представлен в приложении N 7 к Инструкции.

Образец оформления распоряжения представлен в приложении N 8 к Инструкции.

3.4. Таблица

Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют:

на цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

на текстовые (содержат только текст);

на смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа).

Структура таблицы представлена ниже.

Головка (шапка) таблицы
Заголовок строк	Заголовок граф		Заголовок граф
	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
Боковик	Прографка (графы)

Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки.

Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования показателей.

Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы).

Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и графы, и строки.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

расположение текстовой содержательной части таблицы в прографке (не в головке или боковике);

правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, подзаголовков нижнего яруса головки (шапки) - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.

Графы таблицы должны быть пронумерованы.

При составлении номенклатуры дел Комитета головка (шапка) таблицы повторяется на каждом листе документа.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа, кроме случаев, когда подзаголовки грамматически подчинены заголовку. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг).

Справа над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят. Правила оформления приложений в виде таблиц даны в приложении N 9 к Инструкции .

4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж

4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны от имени Комитета, оформляются на гербовом бланке Комитета.

Текст документа, как правило, печатается на русском языке.

При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города.

Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.

Например:

Его Величеству

Харальду V,

Королю Норвегии

г. Осло

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением".

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

4.2. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны иными должностными лицами, предусматриваются следующие реквизиты:

4.2.1. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

American National Social Institute 15 Noth 32nd Street NEW YORK, N.Y. 12148 USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес.

Например:

Mr. A.Widmar, Chairman, D. Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

Mr. Luis Serrano Correcher 34 Calle Alcala 6a pl. (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA

4.2.2. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

4.2.3. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

4.2.4. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

4.2.5. Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "С наилучшими пожеланиями".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

4.2.6. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

4.2.7. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

4.2.8. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля.

4.3. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности:

инициалы и фамилия адресата или название фирмы;

название улицы (площади, шоссе и т.п.);

номер дома;

номер квартиры;

название города;

название штата;

название страны;

почтовый индекс;

повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в США).

Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Образец оформления конверта международных почтовых отправлений дан в приложении N 10 к Инструкции.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адрес указывается один раз - в письме. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя можно было прочесть через окно конверта.

Адрес на конверте печатается в той же последовательности, что и адрес над текстом письма. Возможно рукописное написание адреса на конверте.

Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие способ отправки:

REGISTERED - Заказное;

AIR MAIL - Авиа;

EXPRESS DELIVERY (MAIL) - Со срочной доставкой;

POSTE RESTANTE - До востребования.

Если письмо посылается лично адресату, то на конверте после фамилии адресата необходимо поставить гриф "Лично" ("PRIVATE", "PERSONAL", "CONFIDENTINAL").

Для того чтобы письмо не было воспринято как личное и в случае отсутствия адресата конверт мог бы вскрыть другой ответственный сотрудник, необходимо указывать должность адресата.

5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств

5.1. Печатание документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств.

Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:

единый стиль оформления документа;

четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

соблюдение установленных размеров полей;

правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;

одинаковые абзацные отступы;

правильное построение таблиц.

5.2. Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

5.3. Правовые акты и документы Комитета изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники в виде файлов текстового процессора в форматах *.docx, *.doc, *.rtf, в виде файлов электронной таблицы в форматах *.xls, *.xlsx.

Правовые акты и документы Комитета печатаются шрифтом Times New Roman размера N 14 через один межстрочный интервал.

5.4. Текст документов, размещаемый на бланках формата A4, A5 и A6, печатается через один межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

5.5. Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках.

5.6. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

Согласовано (1,5 интервала)

Председатель

Комитета по экономической политике

и стратегическому планированию

Санкт-Петербурга (межстрочный интервал)

И.Д. Филиппов (1,5 интервала)

5.7. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

5.8. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги, имеющих собственную нумерацию и систему сокращений.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (Перечень, список, состав и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом:

Состав
Координационного совета

Председатель
Митянина Анна Владимировна	- вице-губернатор Санкт-Петербурга
Заместитель председателя
Иванов Иван Иванович	- председатель Комитета
Члены совета:
Петрова Нина Сергеевна (и далее в алфавитном порядке)	- начальник Управления...

5.9. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала, например:

Москаленко Валерий Николаевич	- первый заместитель председателя Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга
Пинус Роман Викторович	- начальник Административного управления Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

5.10. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:

Начальник Административного управления Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга
	Р.В. Пинус

5.11. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.

5.12. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

5.13. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков):

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "приказываю", "постановляет", "слушали", "выступили", "решили", "предлагаю";

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Прописными буквами, полужирным шрифтом и в разрядку печатаются слова: "приказываю", "постановляет".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

5.14. При печатании документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.

5.15. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу могут проставляться колонтитулы, содержащие номер оператора и наименование файла.

5.16. При внесении последующих правок в отпечатанный документ исполнителю необходимо указать колонтитулы этого документа.

5.17. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 1 см. В строке между словами не допускается наличие больших пробелов.

5.18. Проекты документов, подготовленные с использованием средств электронно-вычислительной техники в структурных подразделениях Комитета, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов.

5.19. Перечисления в тексте документа выделяются абзацами без проставления дефиса или других знаков.

5.20. При печатании документов следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.

Числа, в написании которых используется больше четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы по три цифры в каждом.

Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: "1 сентября", "150 рублей");

знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;

слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не рекомендуется делать более четырех переносов подряд в конце расположенных одна под другой строк.

Не рекомендуется оставлять часть слова "не" в начале строки и отрицание "не" в конце строки, например:

... граждане хотят...;

... многие не хотят... .

5.21. Количественные числительные не имеют падежных наращений.

В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре.

Например:

в двух экземплярах;

1-я очередь;

2-й этаж;

на 1, 2 и 3-й линиях.

5.22. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например:

Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Великий Новгород, Кейптаун, Магдебург.

5.23. Служебные письма оформляются на бланках установленного образца.

Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочного интервала, например:

	Председателю Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга
	Филиппову И.Д.

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал. Фамилия отделяется от адреса 1,5 межстрочного интервала, например:

	Иванову И.П.
	ул. Ленина, д. 6, кв.22, г. Псков, 301264

Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый Иван Петрович!

Слово "Приложение" отделяется от текста 2 межстрочными интервалами. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Название приложения печатается через один межстрочный интервал.

6. Особенности оформления документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи

6.1. Телеграмма

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и оформлена в соответствии с образцом оформления телеграммы согласно приложению N 11 к Инструкции.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дату регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой).

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указываются должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер НР", "Ваш" или "На Ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКВ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: "номер" или "НР", "минус", "плюс" и т.д.

Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований.

Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

В подписи должны быть указаны фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.

Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.

Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.

6.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации (текстов, таблиц, графиков, рисунков, чертежей, фотографий и т.д.) с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле).

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (письмо, договор, протокол и т.д.).

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными чернилами.

6.3. Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Обязательные реквизиты телефонограммы - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

При отсутствии бланков телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

должность, инициалы, фамилия, номер телефона работника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия, номер телефона работника, принявшего телефонограмму;

дата, номер телефонограммы;

время передачи;

текст телефонограммы;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

6.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой

Электронное сообщение - это документ, переданный электронной почтой по системе связи между электронно-вычислительными машинами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @, например:

gubernator@gov.spb.ru

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети "Интернет" допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

COM - коммерческие организации;

EDU - учебные и научные заведения;

GOV - правительственные учреждения;

MIL - военные организации;

NET - сетевые узлы Интернета;

ORG - прочие организации.

Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

7. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию

7.1. Номенклатура дел

7.1.1. Номенклатура дел Комитета (далее - номенклатура дел) представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве.

7.1.2. Номенклатура дел разрабатывается в Комитете и содержит полный перечень всех дел, заводимых структурными подразделениями Комитета.

7.1.3. В номенклатуру дел структурных подразделений Комитета, осуществляющих организационно-техническое обеспечение деятельности коллегиальных совещательных органов (комиссий, советов), включаются документы, образующиеся в ходе работы указанных органов.

7.1.4. Номенклатура дел составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений Комитета и оформляется по форме согласно приложению N 12 к Инструкции . Также оформляется номенклатура дел структурных подразделений Комитета.

7.1.5. Номенклатура дел составляется не реже чем один раз в пять лет и согласовывается с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - ЦЭПМК Архивного комитета), а затем утверждается председателем Комитета. В случае коренного изменения структуры Комитета номенклатура дел составляется заново независимо от срока предыдущего согласования, а при отсутствии изменений - автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.6. Вновь созданное структурное подразделение Комитета в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в номенклатуру дел.

7.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений Комитета.

7.1.8. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке.

В первой графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении Комитета цифрового обозначения (кода) этого структурного подразделения Комитета и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индекс дела обозначается арабскими цифрами, например: 07-15, где 07 - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 15 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Во вторую графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки.

Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к решению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

номенклатура дел структурного подразделения;

резервные номера.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих исполнительных органов, документация Комитета.

Сначала в номенклатуре дел указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами Комитета.

Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, например: "разные материалы", "общая переписка", а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.

В номенклатуру дел могут включаться заголовки дел с грифом "Для служебного пользования" (далее - гриф "ДСП"), журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);

автор документа (название Комитета, структурного подразделения Комитета);

корреспондент (название исполнительного органа, которому адресуют и от которого получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на то, что документ представлен копией.

Состав элементов заголовка дела, располагаемый в указанной последовательности, определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия).

Например:

"Журнал учета выдачи удостоверений";

"Протоколы заседаний Общественного совета при Комитете по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга".

При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке.

Например:

"Протоколы и стенограммы заседаний Совета по инвестициям при Губернаторе Санкт-Петербурга".

Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются разновидности документов, из которых будет формироваться дело.

Например:

"Документы, представляемые в судебные органы и полицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки)".

Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Например:

"Протоколы заседаний коллегии Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга и документы к ним".

Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одного или нескольких исполнительных органов.

Например:

"Переписка с гражданами о выдаче архивных справок".

Для внутренних документов используется краткое название Комитета либо структурного подразделения Комитета или приводится общее видовое название:

"Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".

При указании корреспондента в заголовке дела используется конкретное наименование исполнительного органа или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

"Переписка с Росархивом о...";

"Переписка с международными организациями о...".

Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:

"Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров".

Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

"Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства".

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

"Распоряжения Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга по вопросам основной деятельности за 2017 год".

В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

"Бизнес-планы на октябрь-декабрь 2017 года";

"Сводный баланс доходов и расходов за II квартал 2017 года".

Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке дела указывается их номер (шифр):

"Личные карточки (форма Т-2)".

В заголовке дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией:

"Распоряжения Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга. Копии".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Третья графа "Количество дел" заполняется в конце календарного года.

Электронные дела на тома (части) на разделяются. Все электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело.

В четвертой графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

При включении в номенклатуру дел заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне, срок их хранения устанавливается ЦЭПМК Архивного комитета по представлению экспертной комиссии Комитета (далее - ЭК).

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Пятая графа "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение Комитета, месте хранения.

По окончании года в утвержденную номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в соответствующем году в Комитете, составляется по форме согласно приложению N 13 к Инструкции.

7.2. Формирование дел

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовкам дел, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных).

Дела в структурных подразделениях Комитета формируются децентрализованно, то есть в каждом структурном подразделении Комитета.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

7.2.1. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

7.2.2. В дело включается один экземпляр каждого документа.

7.2.3. Каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

7.2.4. В дело помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовку дела по номенклатуре дел.

7.2.5. В дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в Комитете, документы выборных органов и их постоянных комиссий).

7.2.6. Дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т.1", "т.2".

7.2.7. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

7.2.8. В дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении.

7.2.9. При необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая и подшивается в дело.

7.2.10. При оформлении дел запрещается использовать фломастер, цветовыделитель, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем ПВА.

7.2.11. Не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

7.3. Группировка отдельных категорий документов

При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:

7.3.1. Нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

7.3.2. Положения, инструкции, правила и другие документы, являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

7.3.3. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируются в дело, внутри дела их располагают по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки), формируются отдельно.

7.3.4. Распоряжения и приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания.

7.3.5. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий, протоколы заседаний Комитета, протоколы собраний). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний могут формироваться в отдельные дела.

7.3.6. Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускается разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дело документов, подлежащих возврату.

7.3.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, подшивается в дело 2004 года, а не 2005 года; план на 2006 год, составленный в 2005 году, - в дело 2006 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

7.3.8. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы Правительства Санкт-Петербурга и их заявления и жалобы по личным вопросам. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке.

7.3.9. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки), поступающие в Комитет, группируются в самостоятельные дела по каждой подведомственной организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям.

7.3.10. Договоры, соглашения (постоянного хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, исполнительных органов.

7.3.11. Законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее - государственный гражданский служащий) отдельно, документы группируются в последовательности в соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773 "О Типовом положении о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга" .

7.3.12. Личные карточки на уволенных работников формируются в дело по году увольнения, внутри дела - по фамилиям в алфавитном порядке. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.

7.3.13. Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Лицевые счета внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности лицевых счетов необходимо в конце календарного года делать распечатку единого лицевого счета за полный календарный год отдельно на каждого работника (с помощью лазерного принтера на бумаге высшего сорта). Запрещается формирование дела с использованием ежемесячных расчетных листков взамен единого лицевого счета.

7.3.14. Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления.

7.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу в течение трех лет остаются в структурных подразделениях Комитета для справочной работы, а затем сдаются в организационный отдел Административного управления Комитета, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов.

Дела временного хранения хранятся в структурных подразделениях Комитета и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту работниками этих структурных подразделений Комитета в установленном порядке. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комитета, и включает следующее:

проведение экспертизы ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

7.5. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертизе ценности подлежат все документы независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов постоянного хранения и документов по личному составу в структурных подразделениях Комитета осуществляется членами ЭК и работниками структурных подразделений Комитета для установления научной, исторической и практической значимости документов.

Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.

Для проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:

отбор документов постоянного хранения для подготовки к передаче в структурные подразделения Комитета, осуществляющие дальнейшее хранение;

отбор документов временного хранения (до 10 лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Комитета;

выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности").

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсограммы, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

7.6. Оформление дела

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче из структурных подразделений Комитета на архивное хранение и подлежат оформлению и описанию.

Оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:

подшивку и переплет документов дела;

составление внутренней описи документов дела согласно приложению N 14 к Инструкции (при необходимости);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела согласно приложению N 15 к Инструкции ;

оформление обложки дела.

Все листы дела, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации листов дела запрещается.

При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам.

Например:

1а; 1б.

В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Лист-заверитель составляется в конце дела на отдельном листе. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, то он наклеивается в конце дела за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа.

Сложенный лист формата A3 или A2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографии, вырезки, выписки) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверение личности, трудовая книжка, военный билет) эти документы вкладываются в конверт.

Внутренняя опись документов в деле составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем описи. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документа, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и новый лист-заверитель.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от остальных документов и в листе-заверителе указываются через знак "+".

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы, составляющие дело, подшиваются через четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дела.

Дела постоянного хранения и дела по личному составу должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.

7.7. Оформление обложки дела

Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме согласно приложению N 16 к Инструкции .

На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

наименование государственного архива;

наименование Комитета;

наименование структурного подразделения Комитета, где оформлялось дело;

индекс дела;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Наименования Комитета и его структурного подразделения приводятся полностью в именительном падеже. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество в именительном падеже.

На обложках дел постоянного хранения и дел по личному составу предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут приняты на государственное хранение дела Комитета.

При изменении наименования Комитета (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование Комитета (структурного подразделения), а прежнее наименование Комитета (структурного подразделения) заключается в скобки.

При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома.

Например:

"Распоряжения Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга N 1-100, т.1".

На обложке дела указывается дата дела - год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.

Например:

09.04.2018

Дата дела не указывается на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как она отражается в заголовке дела.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов и распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Например:

(не ранее 2009 г.); (не ранее апреля - не позднее мая 2008 г.); (не ранее 25) июня 2009 г.; 15 (января) 2008 г.; 16 августа (2007 г.); (22 сентября 2003 г.?).

Если в дело включены документы (например приложение), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год (годы)".

Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, черными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.

7.8. Составление и оформление описей и актов

Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Опись - это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, предназначенный для учета и раскрытия их содержания.

Описи составляются отдельно на следующие виды дел:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений Комитета составляются работниками этих структурных подразделений в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в организационный отдел Административного управления, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в структурном подразделении Комитета.

При составлении описи необходимо соблюдать следующие требования:

систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации дел в описи - валовой). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и заголовку дела в номенклатуре дел;

заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годового раздела описи дел за последующие годы делается ссылка: "документы за данный год см. также в разделе описи за .... год, дело N...", которая помещается после последнего заголовка в описи за данный годовой раздел. Эта особенность оговаривается в предисловии к описи;

в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера);

графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям Комитета в соответствии с актом передачи, наличии копий.

7.8.1. Опись дел постоянного хранения

На основе описей дел структурных подразделений Комитета составляется годовой раздел сводной описи дел Комитета.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях Комитета. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению N 17 к Инструкции .

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в соответствующий годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и о структуре Комитета за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы описи; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных организациях или вышестоящих исполнительных органах; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются, хранятся в папках.

После утверждения годового раздела ЦЭПМК Архивного комитета опись утверждается председателем Комитета, затем три экземпляра описей в бумажной форме и один экземпляр описей в электронной форме передаются в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга" (далее - ЦГА СПб), а один экземпляр описи в бумажной и электронной форме остается в Комитета.

Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения. Опись электронных дел документов постоянного хранения оформляется согласно приложению N 18 к Инструкции.

7.8.2. Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

В годовой раздел сводной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях Комитета.

Порядок внесения заголовков в годовой раздел указанной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Годовой раздел сводной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляется по форме согласно приложению N 19 к Инструкции.

При необходимости к годовому разделу указанной описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляется в двух экземплярах.

Отдельные описи могут составляться на единицы хранения электронных дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения по форме согласно приложению N 20 к Инструкции.

7.8.3. Опись дел по личному составу

Годовой раздел описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению N 21 к Инструкции. Порядок заполнения граф в указанной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела, личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, личная карточка, и систематизируются по алфавиту.

На личные дела государственных гражданских служащих (далее - личные дела) составляется отдельная опись.

После личных дел в опись включаются документы о приеме-передаче личных дел уволенных в год составления описи (при их наличии). Документы о приеме-передаче личных дел (акты, переписка) формируются в хронологическом порядке по дате выдачи личных дел. В опись личных дел включаются документы о приеме-передаче личных дел без указания количества листов в деле, так как это дело будет окончательно закрыто и пронумеровано только при сдаче его на государственное хранение. Особенности формирования документов приема-передачи личных дел оговариваются в предисловии к описи.

Независимо от того, что личные дела хранятся в течение 10 лет в Отделе государственной службы и кадров Комитета, опись личных дел представляется в Архивный комитет Санкт-Петербурга на согласование через три года после увольнения государственных гражданских служащих.

Годовой раздел описи дел по личному составу составляется в трех экземплярах, подписывается составителем указанной описи и работником Отдела государственной службы и кадров Комитета, согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией ЦГА СПб и утверждается председателем Комитета.

7.8.4. Акт об утрате документов

При обнаружении утраты документов в структурном подразделении Комитета организуется розыск данных документов работниками указанного структурного подразделения. Розыск документов организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. Если розыск не даст результатов, то работники структурного подразделения Комитета, в котором обнаружена утрата документов, составляют акт об утрате документов, утверждаемый председателем Комитета. Акт об утрате документов оформляется согласно приложению N 22 к Инструкции в четырех экземплярах. К акту об утрате документов прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная работником структурного подразделения Комитета, производившим розыск документов.

7.8.5. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

После составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и дел по личному составу производится отбор документов с истекшими сроками хранения для уничтожения.

Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, находятся в структурных подразделениях Комитета до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее - акт о выделении к уничтожению), который согласовывается с ЭК, оформляется согласно приложению N 23 к Инструкции и утверждается председателем Комитета.

Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт о выделении к уничтожению под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт о выделении к уничтожению. Так, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2011 году, могут быть включены в акт о выделении к уничтожению, который будет составлен не ранее 01.01.2015, с пятилетним сроком хранения - не ранее 01.01.2017.

7.9. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации

7.9.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов при ликвидации или реорганизации Комитета и упразднении или преобразовании структурных подразделений Комитета регулируется действующим законодательством.

7.9.2. При ликвидации Комитета:

документы постоянного хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в ЦГА СПб по акту приема-передачи архивных документов на хранение, оформленному согласно приложению N 24 к Инструкции (далее - акт приема-передачи);

документы по личному составу должны быть переданы на хранение в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга" по акту приема-передачи в соответствии с приложением N 24 к Инструкции;

документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению отдельно за каждый год, подготовленных ликвидационной комиссией Комитета;

документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации Комитета, уничтожаются ликвидационной комиссией Комитета.

Передача документов осуществляется ликвидационной комиссией Комитета. В состав ликвидационной комиссии Комитета должны входить представители соответствующих государственных архивов Санкт-Петербурга.

8. Регистрация обращений граждан, порядок и сроки их рассмотрения

8.1. Делопроизводство по обращениям граждан (далее - обращения) ведется организационным отделом Административного управления Комитета.

8.2. Все поступившие в Комитет обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента их поступления.

При регистрации обращения заполняется регистрационная карта с приложением электронного образа документа.

8.3. Входящий регистрационный номер обращения состоит из регистрационного номера заявителя, валового номера документа, года регистрации обращения, а также из порядковых номеров исходящих и входящих документов, связанных с обращением, например: N ОБ-217-450/17-0-1, где:

ОБ - префикс, обозначающий, что текст автора является обращением;

217 - регистрационный номер заявителя;

450 - валовый номер документа;

17 - год регистрации обращения;

0 - порядковый номер входящих документов, связанных с обращением;

1 - порядковый номер исходящих документов, связанных с обращением.

Обращения в форме электронного документа направляются гражданами при помощи сервиса "Электронная приемная" на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет").

8.4. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается, обращение списывается "В дело". Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

8.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, в течение семи дней со дня регистрации обращения возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данных судебных решений.

8.6. Комитет и должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

8.7. В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение по компетенции, о чем в течение семи дней со дня регистрации такого обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

8.8. Регистрация обращений производится в ЕСЭДД.

8.9. Все зарегистрированные обращения проверяются на повторность поступления.

Повторными обращениями считаются обращения от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан), направленные им (ими) в различные адреса, а затем поступившие в Комитет, учитываются под регистрационным номером первого обращения.

8.10. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета, первый заместитель председателя Комитета, заместитель председателя Комитета вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что:

указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу;

гражданин предупреждался о возможности принятия решения о безосновательности очередного обращения и прекращении с ним переписки.

О принятом решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

8.11. Поступившие в Комитет обращения, рассмотрение которых относится к компетенции иных исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, после регистрации направляются в соответствующие исполнительные органы государственной власти Санкт-Петербурга по принадлежности для разрешения вопросов и ответа авторам.

Обращения, поступившие в Комитет из отдела приема обращений Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - отдел приема обращений Управления), должны рассматриваться в порядке и в сроки, установленные Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп.

Срок рассмотрения обращений исчисляется с даты регистрации обращений в отделе приема обращений Управления.

8.12. Организационный отдел Административного управления Комитета несет в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам Комитета и заявителям по их запросам.

8.13. Обращение, содержание вопросов и решение которых не относится к компетенции Комитета либо должностного лица, в течение семи дней со дня регистрации обращения направляется по компетенции в соответствующий орган, либо соответствующему должностному лицу, либо в учреждение и организацию, осуществляющие публично значимые функции, и их должностным лицам с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

При направлении обращения по компетенции подлинник обращения направляется в соответствующий орган, либо соответствующему должностному лицу, либо в указанные учреждение и организацию.

Копии обращений, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня их получения направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности и для сведения в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

8.14. В случае если на обращении поставлен штамп "Подлежит возврату", обращение при ответе подлежит возврату.

8.15. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае если в соответствии с этим запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

8.16. Рассмотрение поступивших в Комитет обращений и принятие по ним решений (например, о направлении конкретным исполнителям) осуществляется председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета ежедневно по рабочим дням и не должно превышать двух рабочих дней со дня регистрации обращений в организационном отделе Административного управления Комитета.

8.17. Если исполнение поручения по обращению было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное в резолюции первым.

8.18. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, но не более чем на 30 дней, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 60 дней со дня регистрации обращения.

В случае если окончание срока рассмотрения обращения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

8.19. Ответы на обращения даются в письменном виде.

Если обращение (исполнение поручения по нему) было взято на контроль, то снять это обращение с контроля может должностное лицо, давшее поручение по обращению.

8.20. Ответ на обращение должен содержать:

информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено, например: Ваше письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д.; Ваше письмо рассмотрено по поручению Губернатора Санкт-Петербурга;

информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;

информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты, в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов.

8.21. Исполнители несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством.

Ответы на обращения подписываются председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета.

Копии ответов на обращения, содержащие сведения о коррупции, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности и для сведения в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга одновременно с ответом заявителю.

8.22. Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в организационный отдел Административного управления Комитета, где вся информация вводится в базу данных ЕСЭДД.

Работники организационного отдела Административного управления Комитета проверяют подготовленные проекты ответов на соответствие требованиям пункта 8.20 Инструкции. В случае несоответствия требованиям пункта 8.20 Инструкции подготовленные ответы возвращаются исполнителю на доработку (без продления срока исполнения).

8.23. На бланке ответа на обращение ставятся дата отправки и регистрационный номер обращения. Исходящим номером ответа на обращение является входящий регистрационный номер обращения.

Организационный отдел Административного управления Комитета осуществляет отправку подлинников ответов гражданам.

8.24. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.

Ответ на обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, может быть размещен на веб-странице Комитета официального сайта Администрации Санкт-Петербурга, а также на официальном сайте Комитета в сети "Интернет".

В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на веб-странице Комитета официального сайта Администрации Санкт-Петербурга, а также на официальном сайте Комитета в сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

Ответ на коллективное обращение граждан направляется лицу, указанному в обращении в качестве получателя ответа или представителя коллектива граждан, подписавших коллективное обращение. Если получатель ответа в коллективном обращении не определен, ответ направляется на имя гражданина, чья фамилия в коллективном обращении указана первой, с пометкой "для сведения созаявителей (заинтересованных лиц)".

8.25. Комитет представляет ежеквартально в Управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, отчет о работе с обращениями по установленной форме, а также предложения по совершенствованию этой работы.

Информационно-аналитические справки о работе Комитета с обращениями граждан ежеквартально готовятся организационным отделом Административного управления и доводятся до сведения председателя Комитета.

9. Личный прием граждан

9.1. Личный прием граждан проводится:

работниками организационного отдела Административного управления Комитета;

председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, начальниками структурных подразделений Комитета.

9.2. Прием граждан осуществляется в специальных помещениях - приемных Комитета, обеспечивающих доступность для заявителей с ограниченными физическими возможностями, общественную и пожарную безопасность, недопущение разглашения сведений, содержащихся в устных обращениях, а также отвечающих санитарно-эпидемиологическим требованиям (далее - приемные), в том числе в режиме видео-конференц-связи и иных видов связи.

Личный прием граждан работниками организационного отдела Административного управления Комитета проводится ежедневно по рабочим дням в соответствии с режимом работы Комитета.

Личный прием граждан председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, начальниками структурных подразделений Комитета проводится по предварительной записи.

Работники организационного отдела Административного управления Комитета осуществляют по справочным телефонам консультирование граждан о личном приеме.

9.3. Организацию приема граждан председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, начальниками структурных подразделений Комитета обеспечивает организационный отдел Административного управления Комитета.

Организация личного приема граждан включает в себя:

составление графика личного приема граждан председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, начальниками структурных подразделений Комитета и обеспечение его соблюдения;

предварительную запись граждан на личный прием к председателю Комитета, первому заместителю председателя Комитета, заместителю председателя Комитета, начальникам структурных подразделений Комитета, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов;

участие в проводимых председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, начальниками структурных подразделений Комитета личных приемах граждан и их документационное обеспечение;

осуществление контроля за выполнением решений, принятых лицом, проводившим личный прием граждан.

9.4. Предварительная запись граждан на личный прием к председателю Комитета, первому заместителю председателя Комитета, заместителю председателя Комитета, начальникам структурных подразделений Комитета осуществляется заместителем начальника организационного отдела Административного управления Комитета в целях объективного и всестороннего рассмотрения вопросов, поставленных гражданином, и проработки возможных вариантов их решения.

К рассмотрению принимаются письменные заявления граждан о записи на личный прием к председателю Комитета, первому заместителю председателя Комитета, заместителю председателя Комитета, начальникам структурных подразделений Комитета, содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции Комитета.

Предварительная запись гражданина на личный прием не производится в случаях, если:

отсутствует письменное заявление о записи на личный прием;

в указанном заявлении отсутствует информация, предусмотренная в абзаце втором настоящего пункта;

решение поставленного гражданином вопроса не входит в компетенцию Комитета (с разъяснением гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться);

по поставленному гражданином вопросу ему ранее давались мотивированные ответы и в ходе предварительной записи на личный прием он не приводит новых доводов или обстоятельств;

гражданин обжалует судебное решение;

у гражданина отсутствуют документы на представление интересов граждан, в чьих интересах он обратился с заявлением о предварительной записи на личный прием.

9.5. Для принятия решения председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, начальниками структурных подразделений Комитета о проведении личного приема гражданина работники организационного отдела Административного управления Комитета формируют дело, в которое включают заявление гражданина о записи на личный прием, переписку по предыдущим обращениям гражданина, хранящуюся в Комитете; правовые акты; справки организаций, рассматривавших обращение; и иные документы по данному вопросу.

На основании полученных материалов принимается одно из следующих решений:

о проведении личного приема гражданина;

об отказе в проведении личного приема гражданина.

О проведении личного приема организационный отдел Административного управления Комитета информирует граждан.

В случае принятия решения об отказе в проведении личного приема лицом, рассматривающим заявление о записи на личный прием, дается письменный ответ по существу поставленных в заявлении вопросов.

9.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема граждан. В таком случае исполнитель составляет справку, в которой должны быть отражены сведения, перечисленные в пункте 8.20 Инструкции.

9.7. В приемной осуществляется видео- и (или) аудиопротоколирование личного приема граждан.

При несогласии гражданина с видео- и (или) аудиопротоколированием личного приема личный прием проводится без видео- и (или) аудиопротоколирования, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема граждан.

Видео- и (или) аудиозапись личного приема гражданином может осуществляться исключительно с согласия должностного лица, проводящего личный прием.

9.8. Личный прием не проводится, а начатый личный прием прекращается в случаях, если:

гражданин осуществляет видео- и (или) аудиозапись личного приема без согласия должностного лица, проводящего личный прием;

гражданин имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения, или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии;

гражданин нарушает общественный порядок, оскорбляет должностных лиц, проводящих личный прием, угрожает насилием либо иными опасными действиями.

9.9. Учет устных обращений осуществляется в ЕСЭДД.

9.10. Решение, принятое председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, начальниками структурных подразделений Комитета на личном приеме гражданина, заносится в карточку личного приема граждан согласно приложению N 25 к Инструкции , оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям (далее - поручения), подписывается должностным лицом, проводившим личный прием, и после регистрации в организационном отделе Административного управления Комитета направляется исполнителю.

9.11. Поручения записываются в карточки личного приема граждан и ставятся на контроль.

9.12. Поручения должны исполняться в срок, установленный в поручении. В случае если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо истребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней.

9.13. Сроки выполнения поручений могут быть продлены организационным отделом Административного управления Комитета по поручению председателя Комитета, первого заместителя председателя Комитета, заместителя председателя Комитета, должностного лица, установившего срок исполнения поручения.

Информация о продлении сроков исполнения поручений фиксируется в ЕСЭДД.

9.14. Ответы на обращения, подготовленные в соответствии с поручениями, анализируются работниками организационного отдела Административного управления Комитета и направляются должностному лицу, давшему поручение.

В случае если ответ на обращение не отвечает требованиям пункта 8.20 Инструкции, работник организационного отдела Административного управления Комитета возвращает исполнителю ответ для доработки.

9.15. Поручение снимается с контроля в случаях, если:

вопрос решен;

исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение, согласно с доводами исполнителя.

Одновременно со снятием поручения с контроля в ЕСЭДД делается отметка об исполнении.

9.16. В целях информирования должностных лиц о состоянии и характере обращений граждан и представителей организаций работники организационного отдела Административного управления Комитета готовят статистические справки о количестве граждан, принятых председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета, заместителем председателя Комитета, руководителями структурных подразделений Комитета, а также о выполнении поручений должностных лиц по рассмотрению обращений (ежемесячные, ежеквартальные, годовые).

10. Порядок прохождения документов и организации контроля за исполнением документов

10.1. Документы на бумажных носителях, документы, поступившие по электронной почте или по ЕСЭДД, адресованные председателю Комитета, первому заместителю председателя Комитета, заместителю председателя Комитета, после регистрации поступают заместителю начальника организационного отдела Административного управления Комитета для рассмотрения и принятия решения о направлении их председателю Комитета, первому заместителю председателя Комитета, заместителю председателя Комитета (далее - соответствующие должностные лица) по принадлежности вопросов. Поручение соответствующего должностного лица об исполнении документа дается в форме резолюции, при этом при наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение документа считается работник Комитета, указанный в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель).

10.2. Ответственный исполнитель организует сбор необходимой информации и готовит обобщенный ответ, предварительно согласовав его с остальными исполнителями. Ответ должен содержать указание на соответствующее обращение либо поручение. К обобщенному ответу ответственный исполнитель должен приложить подлинник документа с поручением (документа-запроса).

10.3. Отметка о контроле содержит сведения о постановке документа на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

10.4. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом, индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.

10.5. Контролю подлежит исполнение правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, организационных актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга (письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Санкт-Петербурга и совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга), письменных поручений вице-губернатора Санкт-Петербурга, непосредственно координирующего и контролирующего деятельность Комитета (далее - курирующий вице-губернатор Санкт-Петербурга), поручений, содержащихся в протоколах совещаний с участием курирующего вице-губернатора Санкт-Петербурга, правовых актов Комитета, письменных поручений председателя Комитета, первого заместителя председателя Комитета, заместителя председателя Комитета, поручений, содержащихся в протоколах совещаний с участием председателя Комитета, первого заместителя председателя Комитета, заместителя председателя Комитета, а также подготовка ответов Комитета на запросы и обращения, сроки на рассмотрение которых установлены законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга. На указанных документах ставится гриф "Контроль" в соответствии с резолюцией.

10.6. Контроль и организацию исполнения правового акта Комитета осуществляет должностное лицо, указанное в правовом акте.

Контроль за исполнением и организацию исполнения отдельных поручений, содержащихся в правовых и организационных актах Комитета, осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения Комитета, которому дано поручение.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или определенное в резолюции.

10.7. Общий контроль за исполнением указанных в пункте 10.5 Инструкции правовых и организационных актов осуществляет организационный отдел Административного управления Комитета.

Организационный отдел Административного управления Комитета ежемесячно направляет председателю Комитета, первому заместителю председателя Комитета, заместителю председателя Комитета, руководителям структурных подразделений Комитета справки предупредительного контроля о ходе выполнения указанных в пункте 10.5 правовых и организационных актов, а также отчеты о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Комитета - председателю Комитета.

10.8. Поручения, содержащиеся в правовых и организационных актах Комитета, с конкретными сроками исполнения должны исполняться точно в установленные сроки, без указания конкретных сроков - в течение одного месяца. Поручения с грифом "Оперативно" должны исполняться в течение семи дней, с грифом "Срочно" - в течение трех дней, с грифом "ВЕСЬМА Срочно" - в течение двадцати четырех часов.

10.9. В исключительных случаях при невыполнении или неполном выполнении по объективным причинам поручений, содержащихся в правовых и организационных актах Комитета, решение о переносе сроков принимает должностное лицо, давшее поручение.

10.10. После завершения работы с документом исполнитель направляет отчет в ЕСЭДД своему непосредственному руководителю, давшему поручение, с указанием информации об исполнении и с приложением копии направленного ответа.

10.11. Снятие с контроля исполненных правовых и организационных актов Комитета производится заместителем начальника организационного отдела Административного управления Комитета.

10.12. Должностные лица, на которых в порядке, установленном пунктом 10.6 Инструкции, возложен контроль за исполнением правовых и организационных актов, несут ответственность за их неисполнение или ненадлежащее исполнение в соответствии с действующим законодательством.

10.13. Если срок исполнения документа не указан в поручении, то это означает, что его исполнение предусмотрено в течение 30 календарных дней. В случае если окончание срока приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Поручения без указания конкретных сроков исполнения, содержащиеся в правовых и (или) организационных актах Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, должны исполняться в течение двух недель.

10.14. Если исполнитель считает, что исполнение документа не входит в его компетенцию, то он должен перенаправить данный документ по принадлежности вопроса либо вернуть документ соответствующему должностному лицу, давшему поручение, либо в организационный отдел Административного управления Комитета с объяснением причины возврата.

10.15. Если указанный срок истек, то исполнитель остается ответственным за исполнение поручения в соответствии с первоначальной резолюцией соответствующего должностного лица.

10.16. Ответственность за сохранность подлинника документа несет ответственный исполнитель. После завершения работы с документом исполнитель списывает его "В дело" и возвращает в организационный отдел Административного управления Комитета.

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Примерный перечень
видов документов, не подлежащих регистрации*

1. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки, благодарственные письма и телеграммы.

3. Дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией.

4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.

5. Документы без подписи, а также документы, поступившие без соответствующих сопроводительных писем.

6. Документы с пометкой "Лично".

7. Копии счетов на оплату.

8. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.

9. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

10. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

_________________

* Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Примерный перечень
видов документов, подлежащих утверждению

1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; о ликвидации Комитета).

2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические задания).

3. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка).

4. Номенклатура дел.

5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; численности работников).

6. Описи дел.

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определенные льготы).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, ученого совета).

10. Положения (о Комитете; о структурном подразделении Комитета; о премировании).

11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок).

12. Расценки на производство работ.

13. Сметы (расходов, использования средств; на капитальное строительство).

14. Структура и штатная численность.

15. Штатные расписания и изменения к ним.

16. Уставы организаций.

17. Формы унифицированных документов.

18. Тарифные ставки.

19. Методические рекомендации, методические указания и методики.

20. Регламенты.

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Отдельные правила
написания официальных наименований

1. Написание наименований органов власти

1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Санкт-Петербурга:

Правительство Санкт-Петербурга;

Законодательное Собрание Санкт-Петербурга.

1.2. С прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные в названиях совещательных, консультативных и иных органов при Губернаторе Санкт-Петербурга, Правительстве Санкт-Петербурга:

Противоэпизоотическая комиссия при Правительстве Санкт-Петербурга;

Совет по инвестициям при Губернаторе Санкт-Петербурга.

1.3. С прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга:

Управление делами;

Секретариат.

1.4. Наименования отделов, секторов, входящих в состав управлений, иных структурных подразделений пишутся со строчной буквы:

отдел документационного обеспечения Секретариата.

При отсутствии полного названия слова "управление", "комиссия", употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.

1.5. С прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные в названиях органов государственной власти Санкт-Петербурга:

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга;

Служба государственного строительного надзора и экспертизы Санкт-Петербурга;

Администрация Губернатора Санкт-Петербурга,

но:

администрация Выборгского района Санкт-Петербурга.

2. Написание наименований организаций

2.1. С прописной буквы пишутся первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее - организации) единичного типа:

Дом книги;

Санкт-Петербургский государственный институт культуры.

Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации.

2.2. Название организационно-правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:

акционерное общество "Восток";

публичное акционерное общество "Газпром".

3. Написание названий документов

С прописной буквы пишется первое слово в следующих видах законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, принятых органами государственной власти, а также в названиях указанных видов документов:

Конституция Российской Федерации;

Указ Президента Российской Федерации от 17.04.2017 N 171 "О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций";

Устав Санкт-Петербурга;

Закон Санкт-Петербурга "Об административных правонарушениях в Санкт-Петербурге".

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Примерный перечень
видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением государственного герба Российской Федерации или герба Санкт-Петербурга

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах).

3. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические).

5. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта).

6. Командировочные удостоверения.

7. Описи дел.

8. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями).

9. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные: сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; на перевод валюты; на импорт).

11. Учредительные документы организаций.

12. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

13. Сметы расходов.

14. Справки (архивные; лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы).

15. Спецификации (изделий, продукции).

16. Удостоверения.

17. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Реквизиты документов

N п/п	Наименование реквизита документа	Код реквизита документа
1	2	3
1	Герб Санкт-Петербурга	01
2	Код формы документа	02
3	Наименование исполнительного органа - автора документа	03
4	Наименование структурного подразделения исполнительного органа - автора документа	04
5	Наименование должностного лица - автора документа	05
6	Справочные данные об исполнительном органе	06
7	Наименование вида документа	07
8	Дата документа	08
9	Регистрационный номер документа	09
10	Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа	10
11	Место составления (издания) документа	11
12	Гриф ограничения доступа к документу	12
13	Адресат	13
14	Гриф утверждения документа	14
15	Заголовок к тексту	15
16	Текст документа	16
17	Отметка о приложении	17
18	Гриф согласования документа	18
19	Виза	19
20	Подпись	20
21	Отметка об электронной подписи	21
22	Печать	22
23	Отметка об исполнителе	23
24	Отметка о заверении копии	24
25	Отметка о поступлении документа	25
26	Резолюция	26
27	Отметка о контроле	27
28	Отметка о направлении документа в дело	28

Принятое сокращение.

Исполнительный орган - исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга.

Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Схема
применения углового расположения реквизитов и границ зон на бланке формата A4

ГАРАНТ:

Графический объект не приводится

Принятые сокращения:

исполнительный орган - исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга;

структурное подразделение - структурное подразделение исполнительного органа.

Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Образец оформления приказа

ГАРАНТ:

Графический объект не приводится

Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Образец оформления распоряжения

ГАРАНТ:

Графический объект не приводится

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Правила
оформления приложений в виде таблиц

В целях правильного оформления материалов, представленных в виде таблиц, необходимо соблюдать требования, изложенные в настоящих Правилах.

Общие понятия, относящиеся к оформлению таблиц, приводятся в подразделе 3.4 настоящей Инструкции.

1. Оформление заголовка таблицы

Тематический заголовок определяет тему и содержание таблицы. Он должен быть точным, кратким, соответствовать содержанию и назначению таблицы.

Тематический заголовок располагается над таблицей, выделяется полужирным шрифтом Times New Roman размера N 14, точка в конце заголовка не ставится. Ключевые слова заголовка пишутся прописными буквами и выделяются отдельной строкой. Сокращение слов в заголовках не допускается. Заголовок центрируется с разбивкой текста на логически осмысленные фрагменты.

Например:

Сводный расчет

стоимости Территориальной программы государственных гарантий

оказания гражданам Российской Федерации

бесплатной медицинской помощи в Санкт-Петербурге

на 2018 год

Недопустимо оформлять заголовки таблиц следующим образом:

Сводный расчет стоимости Территориальной

программы государственных гарантий оказания гражданам Российской

Федерации бесплатной медицинской помощи

в Санкт-Петербурге на 2018 год

2. Оформление таблицы

Структура таблицы представлена в подразделе 3.4 настоящей Инструкции. Верхняя часть таблицы, содержащая обобщенные наименования показателей (головка (шапка) таблицы), печатается центрированным способом без сокращений полужирным шрифтом размера N 14. В исключительных случаях в одной таблице допускается использование шрифта меньшего размера для размещения объемного текста. При оформлении заголовков граф допустимы переносы и общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м и т.д.).

Заголовки граф следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. В одноярусной таблице все заголовки пишутся с прописной буквы.

Например:

N п/п	Наименование спортивного мероприятия	Срок проведения	Ответственный за проведение мероприятия
1	2	3	4

В двух- и многоярусной головке (шапке) таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Например:

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Источник и объем финансирования		Исполнитель работ
			из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб.	из прочих источников, тыс. руб.
1	2	3	4	5	6

Подзаголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.

Например:

N п/п	Наименование мероприятия	Объем финансирования по годам					Всего
		Период финансирования мероприятий
		2013 г.	2014 г.	2015 г.	2016 г.	2017 г.
1	2	3	4	5	6	7	8

Графа "Номер по порядку" обязательна. Заголовок графы оформляется в виде: N п/п.

Нумерация граф проставляется в таблице во всех случаях на каждом листе. При этом нумерация граф печатается центрированным способом полужирным шрифтом.

Если таблица расположена на двух и более листах, то головка (шапка) таблицы на втором и последующем листах не повторяется.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. В конце текстовой части точка не ставится. Внутри текста знаки препинания расставляются по правилам современного русского языка. Текст каждой позиции боковика выравнивается по левому краю.

Расположение текста в строках боковика должно быть логически завершенным, то есть таким, чтобы тесно связанные между собой словосочетания и элементы, а также пояснения в скобках не находились на разных строках.

В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Заголовок "Итого" относится к строке с частным итогом, а заголовок "Всего" - к строке с общим итогом, включающим частные итоги. Эти заголовки принято выделять полужирным шрифтом прописными буквами.

При расположении чисел в графах таблицы необходимо соблюдать следующие требования.

Числовые значения располагают в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки - под десятками, сотни - под сотнями и т.д.

Например:

Прибыль, млн руб.		Уровень рентабельности, %
3999		17,2
844		7,3
13887		22,8

В случае одновременного употребления целых и дробных десятичных чисел к целым числам добавляется через запятую необходимое количество нулей.

Например:

250,12
15,01
150,00
1,10

Одинаковые текстовые элементы и числа, повторяющиеся в графах, кавычками и другими знаками не заменяются.

Цифровые и текстовые значения в строках располагаются на уровне первой или центральной строки боковика. При отсутствии сведений в соответствующей строке проставляется тире.

Например:

N п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения	Источник и объем финансирования		Исполнитель работ
			из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб.	из прочих источников, тыс. руб.
1	2	3	4	5	6
1. Создание условий для повышения безопасности дорожного движения детей и подростков
1.1	Разработка и реализация адресной программы установки дорожных знаков, светофорных постов, "лежачих полицейских" вблизи школьных и дошкольных учреждений, детских поликлиник, учреждений дополнительного образования	2016 г. 2017 г.	13300,0 18500,0	-	Комитет по транспорту Комитет по образованию
1.2	Обеспечение первоклассников катафотами, фликерами или скотч-лайтами	2016 г. 2017 г.	1485,0 1485,0	-	Комитет по образованию
2. Улучшение качества обучения детей правилам дорожного движения и навыкам безопасного поведения на дороге
2.1	Разработка региональной программы основ безопасности жизнедеятельности с включением обязательного изучения правил дорожного движения в 1-9-х классах и ее внедрение в общеобразовательные учреждения	2015 - 2017 гг.	34,2	-	Комитет по образованию
2.2	Разработка и внедрение в дошкольные образовательные учреждения программы обучения навыкам безопасного поведения на дороге	2015 - 2017 гг.	12,0	-	Комитет по образованию
2.3	Разработка учебного плана для учреждений дополнительного образования, работающих с детьми по обучению правилам дорожного движения	2015 - 2017 гг.	1,3	-	Комитет по образованию

В зависимости от объема словесный текст в строках может располагаться по центру или смещаться к левому краю.

Например:

N п/п	Наименование образовательного учреждения	Район Санкт-Петербурга	Адрес образовательного учреждения	Год постройки	Площадь, кв. м
1	Государственное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа N 117 Выборгского района	Выборгский	пр. Пархоменко, д. 17	1959 г.	3917,9
2	Государственное дошкольное образовательное учреждение Детский сад N 1 Кронштадтского района	Кронштадтский	г. Кронштадт, Посадская ул., д. 43	До 1917 г.	1091,4
3	Государственное общеобразовательное учреждение гимназия N 66 Приморского района Санкт-Петербурга	Приморский	Аэродромная ул., д. 13, корп.2, литера А	1975 г.	1770,1
	Всего				6779,4

При использовании одинаковой единицы измерения во всех графах таблицы единица измерения ставится в сокращенном виде в скобках над правым верхним углом таблицы.

Например:

(тыс. руб.)
N п/п	Наименование мероприятия	Объем финансирования по годам													Объем финансирования в период с 2004 по 2016 гг.
		2004 г.	2005 г.	2006 г.	2007 г.	2008 г.	2009 г.	2010 г.	2011 г.	2012 г.	2013 г.	2014 г.	2015 г.	2016 г.
1	Погашение кредитов	0,00	0,00	0,00	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,65	7,67	76,52
2	Выплата процентов, комиссий и других обязательных платежей	0,09	1,24	4,78	5,61	5,06	4,47	3,89	3,32	2,75	2,16	1,59	1,01	0,43	36,40
	Всего	0,09	1,24	4,78	13,26	12,71	12,12	11,54	10,97	10,40	9,81	9,24	8,66	8,10	112,92

3. Сноски и примечания

Текст сноски - это поясняющий текст, помещенный под таблицей и связанный с ней значком сноски (*).

Текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Если к тексту таблицы имеется несколько примечаний, то они выносятся после таблицы (после текста сноски) под заголовком "Примечания", после которого ставится двоеточие и по порядку под номерами перечисляются все примечания. Если примечание единственное, то оно выносится после таблицы под заголовком "Примечание", после которого ставится точка и излагается текст примечания без нумерации.

Например:

Наименование должности обслуживающего персонала учреждения	Общая численность обслуживаемых лиц
	до 100	101-200	201-300	301-400	401-500
Заведующий прачечной*, рабочий по стирке и ремонту спецодежды, кастелянша, швея	6	8	12	15	17

* При численности обслуживаемых лиц свыше 500 может вводиться должность заведующего прачечной.

Примечания:

1. Должность заведующего прачечной устанавливается при наличии прачечной и за счет штатной численности рабочих по стирке и ремонту спецодежды.

2. При наличии двух прачечных штатная численность устанавливается для каждой прачечной отдельно.

Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Образец
оформления конверта международных почтовых отправлений

Адрес отправителя:
Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга Вознесенский пр., д. 16 Санкт-Петербург, Россия, 190000 Russia
		Адрес получателя:
		Corinne Lemallier 5 rue Marineau Paris France 72004 Франция

Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Образец
оформления телеграммы

Телеграмма
Главе Новоржевского района Псковской области Федоровой Т. А. Улица Германа дом 35 Город Новоржев Псковская область 181340
Уважаемая Тамара Андреевна вскл
Сердечно поздравляю Вас лично и всех жителей Новоржева с 235-летием со дня его основания тчк От души желаю дальнейшего развития и процветания вашему городу зпт здоровья зпт счастья и благополучия всем горожанам тчк Уверен зпт что прочные добрососедские отношения между Псковской областью и Санкт-Петербургом будут и впредь крепнуть и развиваться тчк
Председатель комитета По экономической политике И стратегическому планированию
Санкт-Петербурга	И. Д. Филиппов
Санкт-Петербург 190000

Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Утверждаю Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

"

"

20

г.

Номенклатура дел

на

год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения и номер статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности работника Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Согласовано

Согласовано

Протокол ЭК Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Протокол ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга

от

N

от

N

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в Комитете
По срокам хранения	Всего			В том числе
				переходящих			с отметкой "ЭПК"
1	2			3			4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого
Наименование должности работника Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга
			(Подпись)			(Расшифровка подписи)
Дата
Итоговые сведения переданы в архив Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга
Наименование должности лица, передавшего сведения
			(Подпись)			(Расшифровка подписи)
Дата

Принятое сокращение.

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия.

Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Внутренняя опись документов дела N ________

N п/п

Регистрационный индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого

документов.

(Цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

(Цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Дата

Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Лист-заверитель дела N ___________

В деле подшито и пронумеровано

(Цифрами и прописью)

листов

с N

по N

, в том числе:

литерные номера листов

;

пропущенные номера листов

+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности лица, составившего лист-заверитель дела

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Дата

Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Дело N

Опись N

Фонд N

Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга"

Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение

"Центральный государственный архив Санкт-Петербурга"

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Дело N

Том N

(Заголовок дела)

(Крайние даты)

На

листах

Хранить

Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга"

Фонд N

Опись N

Дело N

Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Утверждаю Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

"

"

20

г.

Фонд N

Опись N

дел постоянного хранения

за

год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

В данный раздел описи внесено

дел

(Цифрами и прописью)

с N

по N

, в том числе:

литерные номера:

,

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Наименование должности лица, ответственного за хранение документов

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Согласовано

Утверждено

Протокол ЭК Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Протокол ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга

от

N

от

N

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Утверждаю Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

"

"

20

г.

Фонд N

Опись N

электронных дел документов постоянного хранения

за

год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено

дел

с N

по N

,

(Цифрами и прописью)

(Цифрами и прописью)

объемом

Мб.

Наименование должности составителя описи

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Наименование должности лица, ответственного за хранение документов

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Согласовано

Утверждено

Протокол ЭК Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Протокол ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга

от

N

от

N

Приложение к описи N

электронных дел, документов постоянного хранения

за

год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела*:

N ед. хр. по описи

Индекс дела

Заголовок дела

Дата документа

Регистрационный номер документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование должности составителя описи

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

______________

* Составляется на каждое электронное дело.

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Утверждаю Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

"

"

20

г.

Фонд N

Опись N

дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

за

год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено

дел

(Цифрами и прописью)

с N

по N

, в том числе:

литерные номера:

,

пропущенные номера:

.

Наименование должности составителя описи

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Наименование должности лица, ответственного за хранение документов

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол ЭК Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

от

N

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Утверждаю Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

"

"

20

г.

Фонд N

Опись N

электронных дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения

за

год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено

дел

с N

по N

,

(Цифрами и прописью)

(Цифрами и прописью)

объемом

Мб.

Наименование должности составителя описи

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Наименование должности лица, ответственного за хранение документов

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол ЭК Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

от

N

Приложение к описи N

электронных дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения

за

год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела*:

N ед. хр. по описи

Индекс дела

Заголовок дела

Дата документа

Регистрационный номер документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование должности составителя описи

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

_____________

* Составляется на каждое электронное дело.

Принятое сокращение:

ЭК - экспертная комиссия.

Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Утверждаю Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

"

"

20

г.

Фонд N

Опись N

дел по личному составу

за

год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено

дел

(Цифрами и прописью)

с N

по N

, в том числе:

литерные номера:

,

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Наименование должности работника Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Согласовано

Утверждено

Протокол ЦЭПМК ЦГА СПб

Протокол ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга

от

N

от

N

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия;

ЦГА СПб - Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга."

Приложение N 22
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Утверждаю Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

"

"

20

г.

Акт

N

об утрате документов

Фонд N

(Название фонда)

В результате

установлено отсутствие

в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые Комитетом по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

N п/п

Опись N

Единиц хранения N

Заголовок единиц хранения

Крайние даты

Количество листов (объем, Мб)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7

Итого

единиц хранения.

(Цифрами и прописью)

Содержание утраченных документов может быть частично восполнено

следующими единицами хранения:

(Номера единиц хранения и их групповые заголовки)

Наименование должности лица, ответственного за хранение документов

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Согласовано

Согласовано*

Протокол ЭК Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Протокол ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга

от

N

от

N

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности лица, ответственного за учет и хранение документов

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

_____________

* Если не обнаружены дела постоянного хранения.

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

Приложение N 23
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Комитет по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

Утверждаю Председатель Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

"

"

20

г.

Акт

N

о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

На основании

(Название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

N п/п

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Годы

Количество единиц хранения

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого

единиц хранения за

годы

(Цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за

годы утверждены ЦЭПМК

Архивного комитета Санкт-Петербурга (протокол от

N

).

Наименование должности лица, ответственного за хранение документов

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Согласовано

Протокол ЭК Комитета по экономической политике и стратегическому планированию Санкт-Петербурга

от

N

Документы в количестве

единиц хранения:

на бумажном носителе весом

кг сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение

.

(Способ уничтожения)

Наименование должности работника, сдавшего документы

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

дата

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

Приложение N 24
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Утверждаю

Утверждаю

Председатель Комитета

Директор СПб ГКУ ЦГА СПб

по экономической политике

и стратегическому планированию

Санкт-Петербурга

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Дата

Гербовая печать

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Дата

Гербовая печать

Акт

N

приема-передачи архивных документов на хранение

(Основание передачи)

(Название передаваемого фонда)

сдал,

(Наименование организации, передающей документы)

(Наименование организации, принимающей документы)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии за

годы и справочный аппарат к ним:

N п/п

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество единиц хранения

Примечание

1

2

3

4

5

Итого принято

единиц хранения.

(Цифрами и прописью)

Передачу произвели:

Прием произвели:

Должность

Должность

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Дата

Дата

Фонду присвоен номер

Изменения в учетные документы внесены

Должность

(Подпись)

(Расшифровка подписи)

Дата

Приложение N 25
к Инструкции по делопроизводству
Комитета по экономической политике
и стратегическому планированию
Санкт-Петербурга

Карточка личного приема граждан

"

"

20

г.

N

Фамилия, имя, отчество заявителя

Должностное лицо, ведущее прием

Место жительства, телефон

Результаты рассмотрения

Категория заявителя

Содержание обращения

Я,

, выражаю

(Фамилия, имя, отчество заявителя)

согласие на предоставление мне устного ответа в ходе личного приема по существу поставленных в устном обращении вопросов. Письменного ответа не требуется.

(Дата)

(Подпись заявителя)

(Расшифровка подписи)

Я,

, выражаю

(Фамилия, имя, отчество заявителя)

согласие на видео- и (или) аудиопротоколирование личного приема.

(Дата)

(Подпись заявителя)

(Расшифровка подписи)