Приказ Управления по делам архивов Республики Адыгея от 20 декабря 2007 г. N 32-п "Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Управления по делам архивов Республики Адыгея и ведении его личного дела"

Во исполнение Федерального закона от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных"

приказываю:

Утвердить Положение об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Управления по делам архивов Республики Адыгея и ведении его личного дела согласно приложению.

Начальник Управления по делам архивов Республики Адыгея

А.У. Снахова

Утверждено
приказом Управления
по делам архивов
Республики Адыгея
от 20 декабря 2007 г. N 32-п

Положение
об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Управления по делам архивов Республики Адыгея и ведении его личного дела

1. Настоящим Положением об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Управления по делам архивов Республики Адыгея (далее соответственно гражданский служащий, Управление) и ведении его личного дела (далее - Положение) определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных гражданского служащего, а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 42 Федерального закона от 27.07.2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Закон о гражданской службе), Федеральным законом от 27.07.2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных), Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2. Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Положением.

3. Начальник Управления обеспечивает защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

4. Начальник Управления определяет лицо, уполномоченное на обработку и иное использование персональных данных гражданских служащих, обеспечивающий обработку персональных данных, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера в соответствии с требованиями Закона о гражданской службе, Закона о персональных данных и других нормативных правовых актов Российской Федерации, и несущий ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение требований режима защиты этих персональных данных (далее - ответственное лицо).

5. При обработке персональных данных гражданского служащего ответственное лицо обязано соблюдать следующие требования:

а) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

б) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные Законом о гражданской службе, Законом о персональных данных и другими федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

в) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

г) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральными законами;

д) в случае подтверждения факта недостоверности персональных данных гражданского служащего ответственное лицо на основании документов, представленных гражданским служащим, или иных необходимых документов вносит соответствующие изменения в персональные данные.

6. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих и электронных носителях, гражданский служащий имеет право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных Законом о персональных данных, а именно:

- предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц;

- обработка персональных данных, в том числе персональных данных, полученных в результате оперативно-розыскной деятельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;

в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Закона о гражданской службе. Гражданский служащий при отказе ответственного лица исключить или исправить его персональные данные имеет право заявить в письменной форме начальнику Управления о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие.

Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

г) требовать от должностного лица, ответственного за кадровую работу в Управлении уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные его персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие начальника Управления или ответственного лица при обработке и защите персональных данных гражданского служащего.

7. Приказом начальника Управления утверждается перечень должностных лиц Управления, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих данных.

8. Личное дело гражданского служащего ведется должностным лицом, ответственным за кадровую работу в Управлении.

В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу (далее - гражданская служба), ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности Управления.

9. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданского служащего, иные сведения, содержащиеся в личном деле гражданского служащего, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

10. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Республики Адыгея в Управлении (далее - должность гражданской службы);

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия приказа государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии приказов Управления о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия приказа Управления об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Республики Адыгея;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Республики Адыгея (иного классного чина, квалификационного разряда);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв Управления, а также об исключении его из кадрового резерва Управления;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

11. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Адыгея.

12. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Указанное ответственное лицо обеспечивает защиту персональных данных от несанкционированного доступа и копирования.

13. В обязанности лица, ответственного за кадровую работу в Управлении входит:

а) приобщение документов, указанных в пунктах 10 и 11 настоящего Положения, к личному делу гражданского служащего;

б) обеспечение сохранности личного дела гражданского служащего;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личном деле гражданского служащего, в соответствии с Законом о гражданской службе, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением;

г) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

д) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям.

14. Ответственное лицо выполняет функции по защите персональных данных от несанкционированного доступа и копирования, в том числе от записи конфиденциальной информации на отчуждаемые и мобильные носители информации.

15. Личные дела гражданских служащих хранятся в шкафах, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.

16. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы по письменному запросу.

17. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.

18. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного настоящим Положением.