Приложение N 3. Положение об архиве Постоянного представительства Республики Адыгея при главе администрации Краснодарского края

Приложение N 3
Утверждено
Приказом от 12 февраля 2018 г. N 8

Положение
об архиве Постоянного представительства Республики Адыгея при главе администрации Краснодарского края

1. Общие положения

1.1. Документы Постоянного представительства Республики Адыгея при главе администрации Краснодарского края (далее - Постоянное представительство), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение составляют государственную часть Архивного фонда Республики Адыгея и Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Республики Адыгея "Национальный архив Республики Адыгея" (далее - ГКУ РА "Нацархив"). До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах установленных федеральными и республиканскими законами "Об архивном деле" хранятся в архиве Постоянного представительства.

1.2. Постоянное представительство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Республики Адыгея и Российской Федерации, образующихся в ходе его деятельности и передачу этих документов на государственное хранение. Все работы связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Постоянного представительства. За утрату и порчу документов Архивного фонда Республики Адыгея и Российской Федерации должностные лица Постоянного представительства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Постоянном представительстве для хранения документов Архивного фонда Республики Адыгея и Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив. Постоянное представительство обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив Постоянного представительства возглавляется лицом, ответственным за ведение архива.

1.5. В своей работе архив Постоянного представительства руководствуется Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 г. N 125, Положением об Архивном Фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. N 552, Законом Республики Адыгея "Об административных правонарушениях" от 19.04.2004 г. N 215, Законом Республики Адыгея "Об архивном деле в Республике Адыгея" от 26.07.2006 г. N 19, приказами Официального представителя Республики Адыгея при главе администрации Краснодарского края (далее - Официальный представитель), нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, ГКУ РА "Нацархив", настоящим положением.

1.6. Контроль за деятельностью архива осуществляет Официальный представитель.

1.7. Организационно-методическое руководство за деятельностью архива Постоянного представительства осуществляет ГКУ РА "Нацархив".

2. Состав документов архива

2.1. С момента заведения и до передачи в архив Постоянного представительства дела хранятся по месту их формирования. Сотрудники Постоянного представительства обязаны обеспечить сохранность документов.

2.2. В архив поступают:

2.2.1. Законченные делопроизводством Постоянного представительства документы постоянного хранения, образовавшиеся в ходе деятельности Постоянного представительства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2.2. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документов, состав которых предусмотрен разделом 2.2.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов в Архивный фонд Республики Адыгея и Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным архивным агентством.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Постоянного представительства.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы Постоянного представительства обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ГКУ РА "Нацархив" графики представления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Управления по делам архивов Республики Адыгея.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии (далее - ЭК) Постоянного представительства и ЭПК Управления.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

3.2.5. Организует использование документов:

- информирует руководство и сотрудников Постоянного представительства, учреждения о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования;

- выполняет запросы Постоянного представительства и граждан, выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК.

3.2.7. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку их к передаче в архив Постоянного представительства.

3.2.8. Ежегодно представляет в ГКУ РА "Нацархив" сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт).

3.2.9. Подготавливает документы и в установленном порядке передает на хранение в ГКУ РА "Нацархив".

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами Постоянного представительства.

4.2. Запрашивать от сотрудников Постоянного представительства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность за архив

5.1. Лицо, ответственное за ведение архива несет ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей.