Приложение N 2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Постоянного представительства Республики Адыгея при главе администрации Краснодарского края

Приложение N 2
Утверждено
Приказом от 12 февраля 2018 г. N 8

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии Постоянного представительства Республики Адыгея при главе администрации Краснодарского края

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия Постоянного представительства Республики Адыгея при главе администрации Краснодарского края (далее - ЭК) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче документов на государственное хранение в Государственное казенное учреждение Республики Адыгея "Национальный архив Республики Адыгея" (далее - ГКУ РА "Нацархив"), включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Постоянного представительства Республики Адыгея при главе администрации Краснодарского края (далее - Постоянное представительство).

1.2. ЭК является совещательным органом, ее решения фиксируются в протоколах и вступают в силу после их утверждения Официальным представителем Республики Адыгея при главе администрации Краснодарского края (далее - Официальный представитель).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и Республики Адыгея об архивном деле и архивном фонде, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации, приказами Официального представителя, настоящим Положением.

1.4. Положение о ЭК согласовывается с экспертно-методической комиссией ГКУ РА "Нацархив" (далее - ЭМК) и утверждается Официальным представителем.

1.5. Состав ЭК определяется Официальным представителем и оформляется приказом.

2. Задачи Комиссии

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки дел к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение в ГКУ РА "Нацархив".

3. Функции Комиссии

3.1. Организация и проведение ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения.

3.2. Осуществление методического руководства работой:

- по экспертизе ценности документов Постоянного представительства;

- по подготовке их к архивному хранению;

- по разработке номенклатуры дел.

3.3. Содействие и методическая помощь специалистам Постоянного представительства по инициативному документированию с целью создания устной и письменной истории Постоянного представительства.

3.4. Рассмотрение, вынесение на утверждение, согласование, представление:

3.4.1. на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Республики Адыгея, (далее - ЭПК Управления) с последующим утверждением (согласованием):

- описи дел постоянного хранения (ежегодно);

- описи дел по личному составу (ежегодно);

- описи дел временного хранения (свыше 10 лет);

- номенклатуры дел Постоянного представительства (впервые; далее один раз каждые пять лет; при изменении структуры или функции Постоянного представительства):

- инструкции по делопроизводству Постоянного представительства (впервые; при следующих изменениях);

3.4.2. на согласование ЭМК ГКУ РА "Нацархив":

- номенклатуры дел Постоянного представительства (при незначительном изменении в составе заводимых дел);

- положения об ЭК Постоянного представительства (впервые; при последующих изменениях);

- положения об архиве Постоянного представительства (впервые; при последующих изменениях);

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

- акты проверки наличия и состояния дел Постоянного представительства постоянного хранения и по личному составу (один раз в три года);

- акты о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- паспорт архива Постоянного представительства (ежегодно).

3.4.3. На рассмотрение ГКУ РА "Нацархив" предложений об определении сроков хранения, не предусмотренных перечнем.

3.4.4. На утверждение Постоянного представительства всех документов, указанных в пп. 3.4.1-3.4.3.

3.5. Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в Постоянном представительстве.

3.6. Проведение консультаций для сотрудников Постоянного представительства по вопросам работы с документами, участие в проведении мероприятий по повышению квалификации.

4. Права комиссии

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Давать рекомендации сотрудникам Постоянного представительства по вопросам в пределах своей компетенции;

4.2. Запрашивать от работников Постоянного представительства:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного срока хранения:

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

4.3. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей ГКУ РА "Нацархив", других организации;

4.4. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы;

5. Организация работы Комиссии

5.1. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже чем 2 раза в год.

5.2. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседаниях не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседания ЭК протоколируются, протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК. Решение ЭК вступают в силу после утверждения Официальным представителем.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и специалисты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагаются на секретаря ЭК.