Приложение N 1. Анкета состояния организации делопроизводства и ведомственного архива

Приложение N 1
к Положению о смотре-конкурсе
"Лучший ведомственный
архив - 2017"

Анкета
состояния организации делопроизводства и ведомственного архива

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                 (название медицинской организации)

Ответственный за архив

Фамилия, имя, отчество	Занимаемая должность	Образование	Стаж работы в ведомственном архиве

N п/п	Вопросы анкеты	Сведения
1	2	3
	1. Нормативные правовые акты
1	Инструкция по ведению делопроизводства, дата и номер приказа об утверждении
2	Номенклатура дел учреждения, дата утверждения
3	Дата последнего согласования номенклатуры дел с государственным, муниципальным архивом
4	Приказ о создании экспертной комиссии (ЭК), его дата и номер, количество членов ЭК
5	Положение об экспертной комиссии, дата и номер приказа об утверждении, дата согласования с государственным, муниципальным архивом
6	Количество протоколов экспертной комиссии (ЭК) за год
7	Положение об архиве, дата и номер приказа об утверждении, дата согласования с государственным, муниципальным архивом
8	Дата и номер приказа о назначении ответственного лица за ведение делопроизводства
9	Дата и номер приказа о назначении ответственного лица за архив
10	Дата и номер приказа о назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства и архив в структурных подразделениях
	2. Оформление документов и формирование дел
1	Наличие необходимых реквизитов при оформлении документов текущего делопроизводства (полностью/частично)
2	Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (в соответствии, в основном, частично)
3	Проведение экспертизы ценности документов специалистами структурных подразделений (да/нет)
	3. Комплектование архива
1	Наличие распорядительного документа о сроках передачи дел в ведомственный архив (дата и номер приказа)
2	Передача дел в ведомственный архив в упорядоченном состоянии (да/нет/частично)
3	Наличие описей дел (актов) при передаче документов в ведомственный архив (да/нет)
4	Описи дел постоянного хранения (по какой год утверждены ЭПК при министерстве культуры Краснодарского края)
5	Описи дел по личному составу (по какой год согласованы ЭПК при министерстве культуры Краснодарского края, муниципальным архивом)
	4. Обеспечение сохранности архивных документов
1	Площадь помещения ведомственного архива (в кв. метрах)
2	Загруженность ведомственного архива (в процентах)
3	Характеристика помещения ведомственного архива: N этажа, сухое, сырое, светлое, темное
4	Освещение (наличие герметичных плафонов)
5	Отопление: центральное, отсутствует, другое
6	Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
7	Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
8	Наличие первичных средств пожаротушения (их количество и своевременность зарядки огнетушителей)
9	Двери ведомственного архива (металлические, обитые металлом, комбинированные, деревянные, пластиковые)
10	Наличие решёток на окнах при наличии окон (распашные, глухие)
11	Наличие запасного выхода из ведомственного архива (да/нет)
12	Картонирование дел (да/нет, процент картонирования)
13	Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные
14	Шкафы: металлические, деревянные
15	Наличие топографирования (да/нет/частично)
16	Проверка наличия и состояния документов (проводится: да/нет, периодичность проведения, наличие актов проверки)
17	Порядок опечатывания ведомственного архива, наличие инструкции о порядке опечатывания (да/нет)
18	Наличие инструкции о порядке вскрытия ведомственного архива и работе архива в условиях ЧС (да, нет, дата утверждения)
19	Наличие дел в розыске (да/нет, если есть - количество дел, за какие годы)
20	Аварийные ситуации (да/нет, если были - указать причину и дату)
	5. Учет архивных документов
1	Книга учета поступления и выбытия документов (да/нет, указать крайние даты)
2	Наличие полного комплекта (3 экз.) описей дел постоянного хранения (да/нет, указать за какие годы)
3	Наличие полного комплекта (3 экз.) описей дел по личному составу (да/нет, указать за какие годы)
4	Акты приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив; за какие годы
5	Акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, за какие годы
6	Паспорт архива (да/нет, за какие годы)
7	Дело фонда (да/нет, состав документов)
	6. Использование архивных документов
1	Выдача справок социально-правового характера, количество справок за год
2	Порядок выдачи дел из ведомственного архива: наличие журнала учета выдачи дел во временное пользование и порядка выдачи дел

Председатель комиссии:		расшифровка подписи
Члены комиссии:		расшифровка подписи
		расшифровка подписи
		расшифровка подписи
		расшифровка подписи