Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в министерстве физической культуры и спорта Краснодарского края

Приложение N 1
Утверждены
приказом министерства физической
культуры и спорта Краснодарского края
от 11 мая 2018 г. N 548

Правила
обработки персональных данных в министерстве физической культуры и спорта Краснодарского края

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации", далее - Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации"), от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" (далее - Федеральный закон "О противодействии коррупции"), Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлениями Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 года N 781 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 21 марта 2012 года N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами", от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (далее - постановление Правительства Российской Федерации N 1119), Законом Краснодарского края от 31 мая 2005 года N 870-КЗ "О государственной гражданской службе Краснодарского края".

1.2. Настоящие Правила устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере обработки персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

1.3. Министерство физической культуры и спорта Краснодарского края (далее - министерство) на основании Федерального закона "О персональных данных" как оператор персональных данных организует и осуществляет в соответствии с настоящими Правилами обработку персональных данных, определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

1.4. Обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе.

1.5. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

1.6. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

1.7. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

1.8. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных.

1.9. Понятия и термины, используемые в настоящих Правилах, применяются в том значении, в котором они установлены законодательством в области персональных данных.

2. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства в сфере персональных данных

К процедурам, направленным на выявление и предотвращение нарушений законодательства в сфере персональных данных, относятся:

осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленных Федеральным законом "О персональных данных";

оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения настоящих Правил;

ознакомление государственных гражданских служащих министерства, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных лиц.

3. Цели обработки персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных и категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в министерстве

3.1. Обработка персональных данных производится в министерстве в целях осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на министерство функций, полномочий и обязанностей.

3.2. Обработка персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений возлагается на отдел правовой и кадровой работы (далее также - кадровая служба).

Обработка персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений осуществляется в отношении следующих категорий субъектов:

государственные гражданские служащие Краснодарского края, замещающие в министерстве должности государственной гражданской службы Краснодарского края (далее - гражданских служащих);

лица, претендующие на замещение в министерстве должностей государственной гражданской службы Краснодарского края;

лица, состоящие в кадровом резерве министерства;

руководители государственных учреждений, подведомственных министерству;

лица, претендующие на замещение должностей руководителей государственных учреждений, подведомственных министерству.

Содержание обрабатываемых персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений определяется утвержденным в министерстве для этих целей Перечнем персональных данных.

Обработка персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений осуществляется без согласия субъекта персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями федеральных законов "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

На основе персональных данных гражданских служащих кадровая служба формирует и ведет, в том числе на электронных носителях, реестр гражданских служащих.

3.3. Обработка персональных данных в связи с осуществлением министерством государственных функций и полномочий возлагается на отдел организационной работы, отдел развития видов спорта, аккредитации и спортивной классификации, отдел развития учреждений и контроля стандартов спортивной подготовки, отдел организации и проведения особо значимых мероприятий, отдел контрольно-ревизионной работы и контрактной службы.

Обработка персональных данных в связи с осуществлением министерством государственных функций и полномочий осуществляется в отношении следующих категорий субъектов:

граждане, подавшие обращение в министерство;

лица, не состоящие в служебных (трудовых) отношениях с министерством, взаимодействие с которыми осуществляется в рамках реализации полномочий министерства, обеспечения работы комиссий, координационных и совещательных органов, рабочих групп с участием министерства;

лица, выступающие от имени контрагентов по государственным контрактам, заключаемым министерством.

3.4. В связи с осуществлением государственных функций и полномочий подлежат обработке персональные данные субъектов в рамках:

организации приема граждан, обеспечения рассмотрения устных и письменных обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции министерства;

межведомственного взаимодействия, обеспечения работы комиссий, координационных и совещательных органов, рабочих групп;

осуществления функций учредителя подведомственных государственных учреждений, контроля и координации их деятельности;

осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд министерства;

рассмотрения документов и материалов, представленных в целях награждения (поощрения) лиц, не состоящих в служебных (трудовых) отношениях с министерством;

рассмотрения документов и материалов, представленных в целях осуществления ежемесячных выплат лицам, не состоящим в служебных (трудовых) отношениях с министерством, в рамках реализации государственных программ Краснодарского края;

присвоения, лишения, восстановления спортивных разрядов и квалификационных категорий спортивных судей;

осуществления государственной аккредитации региональных общественных организаций или структурных подразделений (региональных отделений) общероссийской спортивной федерации для наделения их статусом региональных спортивных федераций;

осуществления контроля финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных министерству;

проведения физкультурных и спортивных мероприятий; формирования и обеспечения спортивных сборных команд Краснодарского края;

подтверждения данных о присвоении значка Всероссийского спортивного комплекса (ГТО);

ведения отчетности по реализации индивидуальной программы реабилитации;

организации допуска ответственных лиц на спортивные объекты. Содержание обрабатываемых персональных данных в связи с осуществлением министерством государственных функций и полномочий определяется утвержденным в министерстве для этих целей Перечнем персональных данных.

Обработка персональных данных в связи с осуществлением государственных функций и полномочий осуществляется без согласия субъекта персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями федеральных законов "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", "О противодействии коррупции", "О государственной гражданской службе Российской Федерации", и иными нормативными правовыми актами, определяющими осуществление государственных функций в установленной сфере ведения министерства.

3.5. Обработка персональных данных гражданского служащего в министерстве осуществляется с соблюдением следующих требований:

обработка персональных данных осуществляется в целях соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, противодействия коррупции, а также содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Краснодарского края, в обучении и должностном росте, обеспечении личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, сохранности принадлежащего ему имущества и имущества министерства, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. Получение персональных данных у третьей стороны осуществляется только с письменного согласия гражданского служащего;

запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты осуществляется за счет средств краевого бюджета, выделенных на обеспечение деятельности министерства;

передача персональных данных третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных законодательством.

3.6. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации - к сведениям, составляющим государственную тайну.

3.7. Размещение сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих, членов их семей на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и предоставление указанных сведений общероссийским средствам массовой информации производится в порядке, утвержденном соответствующим нормативным правовым актом Краснодарского края.

3.8. Обработка персональных данных осуществляется лицом (лицами), уполномоченным(и) приказом министерства на обработку персональных данных и несущим(и) ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных (далее - лицо, уполномоченное на обработку персональных данных).

3.9. Лицо, уполномоченное на обработку персональных данных, обязано:

знать и выполнять требования законодательства в области персональных данных;

соблюдать требования настоящих Правил;

обрабатывать только те персональные данные, к которым получен доступ в силу исполнения служебных обязанностей;

прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей в случае расторжение с ним служебного контракта;

информировать лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в министерстве, о фактах нарушения правил обработки персональных данных, о попытках несанкционированного доступа к ним.

Лицу, уполномоченному на обработку персональных данных, запрещается:

разглашать известные ему персональные данные;

использовать сведения, содержащие персональные данные, в неслужебных целях, а также в служебных целях - при ведении переговоров по телефонной сети, в открытой переписке, статьях и выступлениях;

передавать персональные данные по незащищенным каналам связи (телетайп, факсимильная связь, электронная почта) без использования сертифицированных средств криптографической защиты информации;

выполнять на дому работы, связанные с использованием персональных данных, выносить документы и другие носители информации, содержащие персональные данные, за пределы места (помещения) их хранения; нарушать режим защиты персональных данных.

3.10. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем:

получения оригиналов необходимых документов;

копирования оригиналов документов;

внесения сведений в учетные формы (на материальных и электронных носителях);

формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

формирования и обработки персональных данных в ходе реализации полномочий в сфере противодействия коррупции;

внесения персональных данных в установленном порядке в информационную(ые) систему(ы), используемую(ые) в министерстве (при наличии).

При сборе персональных данных лицо, уполномоченное на обработку персональных данных, обязано разъяснить субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить такие данные по типовой форме разъяснения, утвержденной приказом министерства.

3.11. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством в области персональных данных, о государственной гражданской службе, статьей 88 Трудового кодекса Российской Федерации.

3.12. Обработка персональных данных в министерстве осуществляется в соответствии с утверждённым Перечнем персональных данных, обрабатываемых в министерстве физической культуры и спорта Краснодарского края в связи с реализацией служебных или трудовых отношений, а также в связи с осуществлением государственных функций.

3.13. Обработка персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах министерства осуществляется с соблюдением требований к защите персональных данных, установленных постановлением Правительства Российской Федерации N 1119.

Перечень информационных систем персональных данных утверждается приказом министерства.

3.14. Гражданским служащим, имеющим право осуществлять обработку персональных данных в информационной(ых) системе(ах), предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе. Доступ к прикладным программным подсистемам предоставляется в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих.

Информация может вноситься как в автоматическом режиме, так и в ручном режиме, при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

Безопасность персональных данных при их обработке в министерстве обеспечивается с помощью мер, определенных статьей 19 Федерального закона "О персональных данных".

4. Сроки обработки и хранения персональных данных, порядок их уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

4.1. Срок обработки персональных данных определяется целями такой обработки. Обработка персональных данных (за исключением хранения) прекращается по достижению цели обработки.

4.2. Хранение персональных данных осуществляется на материальных и электронных носителях с ограниченным доступом к ним.

Хранение персональных данных на материальных носителях и обеспечение их защиты от несанкционированного доступа осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации N 687 в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, в том числе утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

4.3. Сведения из личного дела гражданского служащего включаются в реестр гражданских служащих в министерстве и хранятся в базе данных государственной информационной системы, используемой в целях информационного обеспечения гражданской службы Краснодарского края в соответствии со статьей 44.1 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", с обеспечением защиты от несанкционированного доступа и копирования.

4.4. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством о персональных данных.

Уничтожение персональных данных производится путем осуществления действий, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной(ых) системе(ах) персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Начальник отдела правовой и кадровой работы министерства физической культуры и спорта Краснодарского края

А.С. Шувалов