Приложение. Методические рекомендации по формированию, утверждению и работе команд проектов или программ

Приложение

Утверждены приказом
департамента инвестиций и
развития малого и среднего
предпринимательства Краснодарского края
от 24 сентября 2018 г. N 125

Методические рекомендации
по формированию, утверждению и работе команд проектов или программ

1. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации по формированию, утверждению и работе команд проектов или программ (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии Положением об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края (далее - Положение) и функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края (далее - Функциональная структура), утвержденными постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 12 марта 2018 года N 98 "Об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края".

1.2. Понятия, используемые в методических рекомендациях, соответствуют терминам и определениям, приведенным в Положении.

1.3. Настоящие методические рекомендации разработаны в целях:

установления единого подхода к формированию команд проектов или программ;

повышения эффективности межведомственного взаимодействия участников проектов или программ;

обеспечения качества процессов управления изменениями, рисками и проблемными вопросами проектов или программ.

2. Формирование команды проекта или программы

2.1. При формировании команды проекта или программы рекомендуется учитывать необходимость включения в нее специалистов, работающих в рамках организационно-штатных структур исполнительных органов государственной власти Краснодарского края (далее - ОИВ), государственных учреждений Краснодарского края и иных юридических лиц. Таким образом, организационно-ролевая структура управления проектом или программой не обязательно должна соответствовать штатному расписанию ОИВ либо иных юридических лиц.

2.2. Процедура формирования организационно-ролевой структуры и команды проекта или программы предусмотрена разделом 7 Положения.

2.3. При формировании команды проекта или программы рекомендуется использовать матричный подход.

Матричный подход предполагает назначение представителей ОИВ в команду проекта или программы не на весь период реализации проекта или программы, а только на время, необходимое для выполнения конкретных задач, при этом указанные сотрудники не освобождаются от выполнения своих обязанностей в рамках должностного регламента.

2.4. Для построения эффективной организационной структуры с использованием матричного подхода руководителю проекта или программы рекомендуется выполнить следующие условия:

1) обеспечить поддержку руководителя ОИВ в реализации проекта или программы с применением механизмов проектного управления;

2) обеспечить поддержку руководителей иных ОИВ по вопросам участия их сотрудников в проектах или программах (не препятствовать работе в составе команд проектов или программ иных ОИВ);

3) в кратчайшие сроки определить и согласовать с представителем нанимателя (работодателем) загрузку участников проекта или программы;

4) обеспечить регулярное, систематическое взаимодействие участников проекта или программы. Например, назначить регулярный сбор команды проекта или программы в установленный день для обмена информацией о проделанной работе.

2.5. Формирование состава команды проекта или программы осуществляется руководителем проекта или программы в соответствии с пунктом 7.5 Положения по форме согласно приложению N 1 к настоящим методическим рекомендациям.

2.6. В команду проекта или программы целесообразно включать государственных гражданских служащих Краснодарского края, работников государственных учреждений Краснодарского края или иных физических лиц:

включенных в проектный резерв (в приоритетном порядке);

включенных в федеральный резерв управленческих кадров (письмо Председателя Правительства Российской Федерации от 26 июля 2018 года N ДМ-П6-4671);

обладающих сертификатами в сфере управления проектами (IPMA, PMI, PRINCE2, ПМ СТАНДАРТ и иные);

получивших дополнительное профессиональное образование в сфере управления проектами;

прошедших курсы, семинары или иные обучающие мероприятия по управлению проектами (при наличии подтверждающих документов).

Эффективность команды следует определять как соотношение результата решенной задачи и совокупности усилий, направленных на создание команды и руководство.

2.7. При формировании команды проекта или программы руководителю проекта или программы рекомендуется дополнительно учитывать такие личностные характеристики членов команды как:

умение работать в условиях неопределенности;

успешный опыт работы в других проектных мероприятиях;

умение налаживать деловые коммуникации;

инициативность, предприимчивость и честолюбие;

исполнительность и ориентированность на результат;

профессиональная компетентность (в области реализации проекта или программы);

возможность исполнять мероприятия проекта или программы в установленные сроки, с учетом профессионального опыта и полномочий по текущей деятельности;

возможность принятия членом команды проекта или программы модели двойного подчинения - непосредственному руководителю ОИВ и руководителю проекта;

способность к анализу, планированию и моделированию;

активность, высокая работоспособность.

3. Утверждение команды проекта или программы

3.1. В целях обеспечения исполнения сроков формирования и утверждения состава команды проекта или программы, определенных протоколом заседания соответствующего проектного комитета, рекомендуется:

инициатору проекта или программы проработать с представителями ОИВ и представителями нанимателя (работодателя) вопросы участия представителей советующих ОИВ в проекте или программе в качестве членов команды проекта или программы, в том числе назначения на проектные роли и исполнение функций в проекте, до подготовки заявки на открытие проекта или программы;

руководителю проекта или программы направить потенциальным членам команды проекта или программы заявку на открытие проекта или программы, а также материалы, подготовленные к заседанию проектного комитета по вопросу открытия проекта или программы - в течение двух рабочих дней с даты проведения заседания соответствующего проектного комитета, на котором принято решение об открытии проекта или программы.

3.2. Состав команды проекта или программы (за исключением руководителя) утверждается функциональным заказчиком проекта или программы в соответствии со сроками, определенными разделом 7 Положения.

3.3. Внесение изменений в состав команды проекта или программы осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями по управлению изменениями проектов или программ, утверждаемыми приказом департамента инвестиций и развития малого и среднего предпринимательства Краснодарского края.

4. Организация работы команды проекта или программы

4.1. Управленческая группа проекта или программы в пределах, установленных Функциональной структурой, осуществляет контроль реализации проекта или программы в пределах установленной компетенции.

4.2. Управление командой проекта или программы - процесс координации и контроля деятельности членов команды проекта или программы в ходе реализации проекта или программы, обеспечения эффективной коммуникации в проекте или программе, в том числе при решении проблемных вопросов проекта или программы, управление изменениями и рисками проекта или программы.

4.3. Оперативное управление командой проекта или программы осуществляет руководитель проекта или программы. Его основная задача - достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод указанного проекта или программы в рамках бюджета проекта или программы в соответствии со сроками осуществления данного проекта или программы и с заданными требованиями к качеству.

Руководитель проекта или программы осуществляет функции, предусмотренные Функциональной структурой, а также иные функции:

формирует единое видение проекта или программы всеми членами команды проекта или программы;

ставит задачи по проекту или программе, обозначает сроки их выполнения;

контролирует выполнение поставленных задач на каждом этапе, при необходимости, оказывает содействие;

обеспечивает принятие согласованных решений членами команды проекта или программы по проблемным вопросам и рискам проекта или программы;

обеспечивает эффективное взаимодействие команды проекта или программы;

способствует выстраиванию доверительных отношений в команде проекта или программы по вопросам, связанным с реализацией проекта или программы;

организует постоянную коммуникацию членов команды проекта или программы.

Основная задача участников проекта или программы - обеспечить реализацию проекта или программы в соответствии с планами и иными документами проекта или программы, поручениями и указаниями руководителя проекта или программы и своевременно отчитаться о результатах выполнения.

4.4. Признаки эффективного формирования команды:

цели и задачи проекта или программы объединяют участников команды проекта или программы;

руководитель проекта или программы обладает чертами не только формального, но и неформального лидера;

в коллективе царит уважение и позитивный настрой, конфликты носят конструктивный характер и быстро улаживаются;

ошибки возникают, корректируются, сделанные выводы исключают повторения ошибок;

команда осознает потребителя и заказчика проектного продукта и точно ориентирована на удовлетворение их запросов;

проблемы не остаются без разрешения, а командные навыки позволяют находить оптимальные выходы;

высокая мотивация членов команды на решение задач.

4.5. С целью обеспечения возможности четкого и конкретного распределения ролей и ответственности в проекте или программе рекомендуется формирование "матрицы ответственности".

По вертикали перечисляют работы или функциональные области проекта или программы, по горизонтали - список участников из команды управления проектом или программой. На пересечении расставляются буквы, соответствующие некой легенде, например: О ответственный, И - исполнитель, С - согласует, К - консультирует и так далее. Буквы могут быть разные, но две из них в любом случае должны быть. По каждой задаче может быть назначен только один ответственный и должен быть как минимум один исполнитель.

4.6. Для обеспечения эффективной коммуникации в команде проекта или программы руководителю проекта или программы рекомендуется разрабатывать матрицу коммуникаций проекта или программы (по образцу согласно приложению N 2 к настоящим методическим рекомендациям).

4.7. Руководителю проекта или программы рекомендуется определять день сбора команды проекта или программы (далее - проектный день) не реже 2 раз в месяц, а также время и место проведения сбора.

4.8. В проектный день команда проекта или программы рассматривает следующие вопросы:

о ходе реализации мероприятий проекта или программы, в том числе прохождение контрольных точек;

причины и последствия реализации мероприятий проекта или программы с нарушением установленных сроков, неисполнение бюджета проекта или программы;

анализ возникших проблем и рисков, обсуждение предложений по их решению;

планы реализации проекта или программы на следующий период с учетом принятых решений.

Основная часть решений по проекту или программе рассматривается и согласовывается в проектный день.

4.9. В случае необходимости обсуждения неотложных вопросов реализации проекта или программы, по решению руководителя проекта или программы, куратора проекта или программы может быть организовано дополнительное совещание команды проекта или программы.

4.10. Решения, принятые в проектный день, вносятся администратором проекта или программы в протокол совещания команды проекта или программы. Руководитель проекта или программы контролирует исполнение протокольных решений.

4.11. Члены команды проекта или программы:

реализуют мероприятия проекта или программы в соответствии со сроками, установленными в паспорте проекта или программы, а также сводном и рабочем планах;

выполняют поручения руководителя проекта или программы, данные в рамках реализации проекта или программы;

своевременно извещают руководителя проекта или программы о проблемах и рисках, а также предлагают руководителю проекта или программы варианты решения проблем и минимизации рисков;

обеспечивают эффективное взаимодействие в команде проекта или программы;

поддерживают постоянную обратную связь при решении проблемных вопросов.

4.12. Руководитель проекта или программы совместно с командой проекта или программы принимает решения по проблемным вопросам. В случае если проблемный вопрос невозможно урегулировать на уровне команды проекта или программы, руководитель проекта или программы выносит его на рассмотрение куратора проекта или программы.

5. Управление заинтересованными сторонами проекта или программы

5.1. Управление заинтересованными сторонами проекта или программы осуществляется в целях выявления возможных зон воздействия заинтересованных сторон на проект или программу путем выявления основных лиц, групп и организаций, имеющих прямые или косвенные интересы в проекте или программе, и происходит при помощи формирования и ведения реестра заинтересованных сторон.

5.2. Реестр заинтересованных сторон проекта или программы - документ, включающий перечень, оценку и классификацию заинтересованных сторон проекта или программы. Реестр заинтересованных сторон указывается в разделе 8 паспорта проекта.

5.3. Реестр заинтересованных сторон формируется на стадии инициирования проекта или программы.

5.4. В процессе подготовки и реализации проекта или программы руководителю проекта или программы рекомендуется назначить ответственного за ведение реестра заинтересованных сторон проекта или программы и обеспечение свободного доступа к нему членов команды проекта.

5.5. Формирование реестра заинтересованных сторон проекта или программы осуществляется в соответствии с пунктом 2.10 методических рекомендаций по подготовке и защите паспорта проекта, утвержденных приказом департамента инвестиций и развития малого среднего предпринимательства Краснодарского края от 17 июля 2018 года N 98 "Об утверждении формы паспорта проекта и методических рекомендаций по подготовке и защите паспорта проекта".

5.6. Реестр заинтересованных сторон проекта или программы подлежит актуализации на протяжении всего жизненного цикла проекта или программы по мере изменения влияния заинтересованных сторон проекта или программы на проект или программу.

5.7. Руководителю проекта или программы целесообразно обеспечивать процесс управления заинтересованными сторонами проекта или программы посредством:

регулярного информирования заинтересованных сторон о состоянии проекта или программы, о достижении промежуточных и итоговых результатов (совещания, информационная рассылка по электронной почте, проектный день);

организации обратной связи от заинтересованных сторон и учета их мнения при принятии решений по проекту или программе (анкетирование, совещания).

По решению руководителя проекта или программы с заинтересованными сторонами могут согласовываться документы календарного планирования, запросы на изменения проекта или программы.

По итогам завершения проекта или программы в архив проекта или программы вносятся сведения, материалы и выводы по проекту или программе с учетом мнения заинтересованных сторон.

Заместитель руководителя департамента инвестиций и развития малого среднего предпринимательства Краснодарского края, начальник отдела проектного управления

С.А. Герих